UNIDAD 1: EL ENFOQUE SISTÉMICO

ENFOQUE DE SISTEMAS: método de investigación, una forma de pensar. Se basa principalmente en la visión de no
ser reduccionista en su análisis. Es un medio fundamental para solucionar problemas de cualquier tipo.

TGS (TEORIA GENERAL DE SISTEMAS)

- Surgió entre 1950 y 1968 con los trabajos de Ludwig Von Bertalanffy.
- Afirma que las propiedades de los sistemas no pueden describirse significativamente en término de sus
elementos separados. La comprensión de los sistemas se da cuando se estudian globalmente, involucrando
todas las interdependencias de sus partes.
- No da respuestas absolutas, sino que permite la formulación de teorías y formulaciones conceptuales.

OBJETIVO: representar cada organización de manera comprensiva y objetiva. Impulsar el desarrollo de una
terminología general que permita describir las características, funciones y comportamientos sistémicos.

Premisas:

1) Los sistemas existen dentro de otros sistemas (un sistema puede formarse de subsistemas o puede ser parte de
un suprasistema).
2) Los sistemas son abiertos, ya que realizan intercambios con su ambiente.
3) Las funciones de un sistema dependen de su estructura.

SISTEMA: conjunto de partes interrelacionados para el cumplimiento de un objetivo. No cumplen su objetivo, sino
que siempre están tendiendo a lograrlo.

Propiedades

OBJETIVO: todos los sistemas tienen un propósito. Los elementos y las relaciones definen una distribución que trata
siempre de alcanzar un objetivo.

Totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras. Hay una
relación de causa-efecto.

Características:

 Complejidad
- Simples: pocos elementos, sin influencia en la determinación y control del sistema
- Complejo: efecto a la distancia y dependencia a las causas iniciales.
 Sinergia: fenómeno que surge de las interacciones entre las partes o componentes de un sistema. El todo no es
igual a la suma de sus partes.
 Homeostasis: Equilibrio dinámico entre las partes del sistema, esto es, la tendencia de los sistemas a adaptarse
con el equilibrio de los cambios internos y externos del ambiente.
 Entropía: Tendencia que tienen los sistemas al desgaste o desintegración. La máxima probabilidad de los
sistemas es su progresiva desorganización y, finalmente, su homogeneización con el ambiente.
 Equifinalidad: Se refiere al hecho que un sistema vivo a partir de distintas condiciones iniciales y por distintos
caminos llega a un mismo estado final. No importa el proceso que reciba, el resultado es el mismo.
 Adaptabilidad: propiedad de aprender y modificar un proceso. Para que sea adaptable tiene que ser fluido en el
intercambio con el medio ambiente,

TIPOS DE SISTEMAS (Taxonomía)

Según su constitución:
  Físicos o concretos: equipos, maquinaria, objetos o cosas reales los componen. En términos tecnológicos
podría hablarse del Hardware.
 Abstractos: conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las
personas. Es el software.

Según su naturaleza:

 Cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente. Son herméticos.

 Abiertos: intercambia energía y materia con el ambiente, son adaptativos.

Parámetros de un sistema: entradas, procesos, salidas y retroalimentación. Son constantes arbitrarias.

- Input: recursos del ambiente.

- Caja Negra: interior del sistema.
- Límites: línea que separa al sistema de su entorno.
- Output: corriente de salidas o resultados.
- Feedback: proceso mediante el cual el sistema recolecta información.
- Contexto: ambiente en el que se desenvuelve el sistema.
- Subsistema: conjunto de elementos y relaciones que responden a estructuras dentro de un sistema mayor.

La ORGANIZACIÓN es un conjunto de subsistemas relacionados, entre los cuales existen interconexiones que
permiten explicar el funcionamiento de la organización en términos de relaciones causa- efecto.

 Es un sistema abierto ya que intercambia información, materiales y energía con el medio ambiente.

Sistema organizacional_ propiedades:

Morfogénesis: el sistema organizacional tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas, su
constitución y estructura mediante un proceso cibernético que brinda a sus miembros comparaciones de resultados
deseados con obtenidos y detectar errores para corregirlos.

Fronteras o Límites: es la línea que demarca lo que está dentro y fuera del sistema. Una frontera consiste en una
línea cerrada alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energía,
información) con el sistema. Varían en cuanto al grado de permeabilidad, que definirá el grado de apertura del
sistema en relación al ambiente.

Interdependencia de las partes: Un cambio en una de las partes del sistema, afectará a las demás. Las interacciones
internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonomía.
SISTEMA ADMINISTRATIVO: red de procedimientos relacionados de acuerdo con un esquema integrado,
tendientes al logro de fines.

 Conjunto integrado de los procedimientos necesarios para concretar en actividades los objetivos de una
empresa y además generar información para el control de los resultados alcanzados.

Elementos:

 Flujo de trabajo: base del sistema, acciones físicas que hay que realizar.
 Flujo de información: la operación genera datos que capturados y procesados originan información que sirve
para tomar decisiones.
 Información: materia prima de la administración inseparable para la toma de decisiones de control, existencia
de productos, precios, etc
 Personas: son quienes desempeñan las tareas y operaciones en ambos flujos, realizan funciones específicas
comerciales, productivas, financieras, contables, capturan, procesan y transmiten la info.
 Tecnología: conjunto de máquina, herramientas, equipos, instalaciones y medios de comunicación para realizar
las tareas del trabajo y procesar la info.

El Analista de Sistemas Administrativos es el que entiende de Necesidad Organizacional como de Tecnología y Uso de
Herramientas para el Análisis y el Diseño de dicho S.A.

SUBSISTEMAS: partes interrelacionadas que trabajan dependientes e independientes a la par con otro
subsistema para lograr un subsistema.

Según la teoría de sistemas la organización se concibe como un conjunto de subsistemas relacionados, entre los
cuales existen interconexiones clave que permiten explicar el funcionamiento de la organización en términos de
relaciones entre las partes, causas y efectos, estímulos y respuestas, así como vínculos permanentes con el exterior.

 Las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas.

 Debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en torno de la primacía de interés
por la consecución de determinado tipo de meta sistemática.
 Las características de la organización deben ser definidas por la especie de situación en que necesita operar.

 COMPRAS: Conjunto de operaciones administrativas, que le permiten a la organización adquirir un bien o

servicio, de acuerdo a las necesidades de abastecimiento que surjan de los diferentes sectores de la empresa.
Alcance: Abarca todas las operaciones que van desde que se detecta la necesidad de adquisición, hasta que el
bien ingresa a la empresa y es contabilizado.

 VENTAS: Conjunto de operaciones administrativas que le permiten a la organización interactúan con sus
clientes, con quienes trata de comercializar sus productos y/o servicios, mediante canales de distribución.
Alcance: Abarca desde que se concreta la transacción con el cliente (solicitud de vta., recepción del pedido) hasta la
registración correspondiente.

 PAGOS: Conjunto de operaciones necesarias para cancelar una obligación contraída, hacia un 3ero.
Alcance: Abarca todas las operaciones desde el momento que se percibe la necesidad de abonar una obligación,
hasta que los valores que se cancelan son entregados al acreedor y se obtiene el comprobante de pago

 COBROS: Conjunto de operaciones necesarias para percibir los derechos adquiridos por la empresa originados
por las ventas y representados por una cuenta o documento a cobra.
Alcance: Abarca desde que Cobranzas detecta que un crédito puede ser cobrado (a partir de Vencimiento de factura)
y hasta que los valores percibidos ingresan a la empresa (entregando comprobante al cliente). Luego se contabiliza

 PRODUCCIÓN: Conjunto de operaciones administrativas necesarias para obtener un producto terminado (nuevo
para la organización) a partir de insumos que conforman la materia prima.
Alcance: Abarca todas las op. Desde la decisión de elaboración de los productos hasta la obtención de los productos
y su correspondiente registración.

DIAGRAMA DE TELA DE ARAÑA: es una técnica visual que se utiliza para aportar ideas con la que se puede
organizar ideas o conceptos de forma lógica. Sirve para obtener información general y completa

Elementos:

- Se emplean conceptos, colores, imágenes, etc

- Todo lo que sirva para desglosar contenidos

CONSTRUCCIÓN:

1) Se comienza con una idea o un tema principal que se escribe en el centro del dibujo dentro de un círculo.
Representa el cuerpo de la araña
2) Las ideas subordinadas nacen del centro. Las patas de la araña
3) Para más detalles se establecen conexiones entre ideas. La tela

Beneficios

- Pensar de forma rápida

- Visualizar ideas, conceptos, de forma clara
- Fácil de comprender por mostrar en detalle la estructura del pensamiento
- Mejora la atención porque permite concentrarse en un tema amplio
- Mejora la creatividad
- Mejora la memoria.

UNIDAD 2: CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO: conjunto de reglas y normas de procedimiento que regulan el funcionamiento

administrativo de una organización con el propósito de preservar el patrimonio de la misma de los posibles errores o
maniobras fraudulentas que pueden afectarlo.

 Previene la pérdida de recursos

 Apoya a la institución a lograr sus metas de desempeño
 Ayuda a asegurar que la institución cumpla con leyes y regulaciones, evitando sanciones y otras consecuencias.
 Ayuda a la institución ir a dónde quiere ir evitando fallas y sorpresas en el camino.

Elementos:

- La estructura organizativa: se establece quienes son responsables del diseño de la estructura y de la

normalización de procedimientos, y quienes deberán controlar esas especificaciones.
- Procedimiento estándar: depende de la propiedad del procedimiento y su adecuada aplicación.
- La capacidad del personal: personal calificado para desempeñarse en el diseño previsto.
OBJETIVOS:

- Operacionales: referente a la utilización eficaz y eficiente de los recursos de la entidad

- Información financiera: referente a la preparación y publicación de estados financieros contables.
- Cumplimiento: al cumplimiento por parte de la entidad de las leyes y normas que le sean aplicables.

Generales:

- Ejecutar las operaciones de manera ordenada, ética, económica, eficiente y efectiva

- Satisfacer las obligaciones de responsabilidad
- Cumplir con las leyes y regulaciones
- Salvaguarda de recursos contra perdida por desperdicio, abuso, fraude.

ETAPAS:

1) Análisis de los procesos de la Entidad. Con el objeto de comprender el flujo de las actividades realizadas en
el curso normal de las operaciones del negocio.
2) Identificar los riesgos y controles. Con el objeto de identificar su vinculación con la información que se
genera.
3) Hacer una evaluación sobre el diseño y la efectividad de los controles. Visto desde el punto de vista del
impacto que pudiera generar una posible deficiencia en el sistema de control interno.

NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

0. Formación de un “Ambiente de Control”: da la certeza de que ninguna operación importante quede sin
controlar, y que este hecho sea conocido por los distintos integrantes de la organización.
1. Evitar “Zonas disputadas” o “Tierras de nadie”: la falta de definiciones clara son generadores de conflicto y la
caída de la moral del personal afectado.
2. Formalización de Operaciones por escrito: a través de distintos tipos de documentos o formularios que las
contengan y describan adecuadamente.
3. Autorización de Operaciones: establecer quién puede autorizar cada operación, y los rangos de importes para
los cuales la autorización es válida.
4. Separación de funciones: Control cruzado por oposición de intereses: jamás ocurrirá que una sola persona o
sector tenga a su cargo el cumplimiento total de una tarea.
5. Pre-numeración (de imprenta) de los formularios utilizados: se recomienda la pre-numeración de todos los
formularios que utilice la empresa, incluso aquellos que sean de uso interno.
6. Control numérico de formularios en las distintas áreas receptoras: Esto permite asegurarnos de que ningún
ejemplar se ha perdido en el camino.
7. Control de Correlatividad numérico-cronológica: verificar que la fecha de un formulario emitido es similar o
posterior a la del número precedente.
8. Existencia de Determinadas Funciones: Operativas, de Control y de Asesoramiento
9. Análisis de Riesgos/Cobertura de Seguros/Análisis de su Conveniencia: no es recomendable la contratación de
seguros, sino que hay que analizar su conveniencia de contratación, con la finalidad de salvaguardar en forma
más positiva el patrimonio y no dejar desprotegida a la organización frente a un posible siniestre.
10. Dependencia entre sectores: El sector que ejerce control no debe depender del sector controlado
11. Revalorización de la función de archivo: es muy importante porque la información bien archivada es
adecuadamente recuperada en el momento oportuno.
12. Custodia de Formularios sin utilizar: los talonarios de diversos formularios sin utilizar deberían ser guardados en
un lugar cerrado y bajo la responsabilidad de un funcionario de jerarquía ajeno al manejo de fondos
13. Rotación interna del personal afectado a áreas sensibles: prevenir los efectos indeseables derivados de la
permanencia de personas en áreas sensibles durante periodos prolongados.
14. Evitar rotación interna acelerada del personal: la rotación alta no es un buen signo puede estar mostrando una
situación anómala que afecta de forma negativa al personal
15. Registraciones claras, adecuadas y al día: la registración de operaciones debe hacerse de forma cronológica y
con el grado de detalle que exige la ley, y debe encontrarse permanentemente actualizada para permitir el
normal ejercicio contable y de control.
16. Mecanismos o canales para reclamos de los clientes: la gerencia podría conocer mejor los inconvenientes
operativos de las distintas áreas de la empresa expuestas a brindar servicios a clientes, y disponer los
mecanismos de corrección que se estimen necesarios.

CONTROL DE LAS OPERACIONES

Las operaciones básicas por el hecho de ser frecuentes y repetitivas permiten ser normalizadas. El control interno es
el encargado de garantizar que las operaciones que reflejan la contabilidad hablan de la verdadera situación del
negocio, que se minimicen las posibilidades de errores y fraude, y que se respeten los procedimientos que se han
implantado a través de manuales de instrucciones.

La base del control interno es la división del trabajo, una operación básica que puede ser subdividida en varias
partes, nunca debe ser realizada por una sola persona. Para que pueda llevarse a cabo será necesario programar la
operación básica instruyendo y capacitando al personal para su ejecución. Será factible establecer un control por
oposición o automático entre las personas. Al haber mayor control sobre el desarrollo de las operaciones, se
intensifica el control sobre las registraciones y los datos que pueden extraerse de la contabilidad serán más
confiables.

LOS PAGOS

 Pago a proveedores por correspondencia: Enviando un cheque al domicilio del proveedor/acreedor, la

constancia se obtendrá cuando el acreedor envíe el correspondiente recibo.
 Pago a cobradores del proveedor: el cheque es retenido en la empresa hasta tanto se presente el proveedor a
cobrarlo. El recibo probatorio se obtiene cuando se efectúa el pago.
 Pago en oficinas del proveedor: el cheque es llevado directamente a las oficinas del proveedor y en el mismo
momento se obtiene el recibo.
 Pago en bancos: deben ser efectuadas directamente en la institución bancaria, la que se encarga de acreditar el
importe en la cuenta del acreedor. Suele efectuarse para pagos de servicios públicos, cuando el proveedor
encarga la cobranza de documentos al banco o cuando se descuentan documentos firmados por la empresa.
 Pago por medio de bancos: el deudor encarga al banco el pago de las facturas, en este caso el deudor debe
confeccionar un listado con pagos a efectuar a sus acreedores. El banco libera órdenes de pago y el importe
total de todos los pagos es debitado en la Cuenta Corriente del deudor.
 Pago en efectivo de gastos menores: se utiliza un fondo fijo, del que se extrae el dinero necesario para gastos
menores, que serán pagados contra la presentación de los comprobantes correspondientes. Puede ocurrir que
se retire contra vales cuando no se sabe concretamente cuánto se va a gastar, con la obligación de rendir
cuentas del dinero extraído.

DE LA PRODUCCIÓN

Se destacan las normas que están vinculadas con el control de stock.

 Existencia de inventarios permanentes o registros contables apropiados: si no se pueden llevar inventarios

permanentes es necesario que los registros contables estén organizados de manera que permitan el mejor
control posible. Para ello se debe posibilitar la consulta de ingresos por rubro entre fechas para correlacionar lo
gastado con los volúmenes de producción.
 Realización de inventarios físicos: para que sean efectivos deben ser realizados de forma sorpresiva y por
personas ajenas a quienes llevan el registro de stock o tienen la custodia de los bienes.
 Custodia de las existencias: debe estar bajo la responsabilidad de una sola persona, a quien se le deben otorgar
todas las posibilidades para que su responsabilidad no exceda el límite de sus posibilidades. Las condiciones del
 local deben ser tales que no produzcan deterioro en las mercaderías y no posibiliten la extracción no autorizada
de las mismas.
 Documentación de todo movimiento de existencia: toda entrada o salida de bienes del almacén debe estar
amparada por un comprobante básico. El parte de requisición debe estar firmado por una persona con
atribuciones para formular el pedido a almacenes. Es conveniente que los documentos estén numerados para
su mejor control.
 Ajustes de inventario: deben estar plenamente justificados y autorizados por una persona ajena al movimiento
de materiales, se deben registrar con formularios específicos o utilizando los mismos que se utilizan para salida
de materiales colocándoles una leyenda identificadora que aclare ajuste de inventario.
 Fijación de stock máximos y mínimos: cuando el stock desciende hasta el mínimo deberá hacerse un pedido de
reposición. En algunos casos el pedido de reposición está relacionado con el punto óptimo de compra.

COBRANZAS

Tiene como origen la existencia de un derecho representado en una cuenta o un documento a cobrar, y como
resultado la percepción de dinero o algún título representativo de dinero. También suele interpretarse como
cobranza a la documentación de una deuda o al hecho de descontar un documento en el banco.

 Cobranza por cobradores: personal de la empresa va a cobrar al domicilio del cliente.

 Cobranza en cajas: el cliente se traslada hasta la empresa para realizar el pago
 Cobranza por correspondencia: el deudor envía por correspondencia el importe, que normalmente se recibe en
un cheque.
 Cobranza por repartidores: es realizada por el mismo repartidor que envía la empresa
 Cobranza por agencias: el cliente es visitado en su casa, la empresa encarga la cobranza a una agencia dedicada
exclusivamente a prestar este servicio.
 Cobranza por depósito bancario: el deudor efectúa el pago depositando el importe en la cuenta corriente del
acreedor.
 Cobranza de documentos por medio de un banco: la empresa encarga al banco la cobranza del documento, el
banco avisa al librador la fecha de vencimiento. De efectuarse el cobro el dinero es depositado en la cuenta del
cliente, sino el banco puede realizar el protesto.
 Cobranza de exportaciones: cuando el deudor reside en el extranjero la cobranza se efectúa por medio de
bancos. Suele usarse la operación de crédito documentario y en menor grado la de remesas. El crédito se
produce sobre la cuenta corriente del acreedor y el banco comunica la cobranza efectuada.

Control:
 Utilización de recibos prenumerados: es conveniente que los recibos estén prenumerados y en un talonario con
dos copias de cada uno.
 Liquidación inmediata de las cobranzas: cuando las cobranzas se realizan fuera de la empresa, los fondos deben
llegar a la empresa diariamente, en este caso la caja actúa como banco. Salvo en caso de viajantes, quienes
deberán realizar depósitos o transferencias desde los bancos del interior.
 Control de los valores recibidos por correspondencia: el peligro de esta forma de cobranza es que no se emiten
recibos en el momento de percibir los valores. La correspondencia será abierta por Secretaría y allí se
confecciona una planilla con el detalle de los valores percibidos y puede hacerse el recibo o desviar a Cobranzas
la tarea de realizar los recibos. Los valores llegarán a la caja con una copia del recibo.
 Concesión de descuentos por pronto pago: no deben ser autorizados por quien efectúa la cobranza y emite el
recibo. Es recomendable que estén autorizados sobre el original del recibo. En caso de la cobranza por
cobradores o sus variantes, puede admitirse que quien realiza la cobranza realice el descuento, pero debe estar
debidamente documentado.
 Endoso restrictivo de cheques recibidos: es necesario que cuando se recibe el cheque se le inserte en su parte
posterior la leyenda “Únicamente para ser depositado en cta. XX “.
 Cheques a fecha: no deben ser aceptados, ya que, si se produce el fallecimiento del librador antes de la fecha
del cheque, el mismo no podrá cobrarse. En este caso es aconsejable aceptar solo los cheques de pago diferido
en los que consta la fecha de libramiento del mismo lo que garantiza el traslado de la responsabilidad de pago a
 los herederos del deudor. Para aceptar un cheque en estas condiciones debe intervenir un funcionario
responsable.
 Transferencia de dinero o valores: deben hacerse de manera que quede documentado. Implica una descarga
para quien entrega el dinero y una responsabilidad para quien lo recibe. Es conveniente que intervengan el
menor número de personas posibles y que se remitan por correo o fax copias de los comprobantes bancarios
que acrediten el depósito.
 Custodia de documentos a cobrar: no deben quedar en poder de quien efectúa el cobro o recibo de los fondos.
Es conveniente que queden en manos de personas que no tengan acceso a las disponibilidades. Podrían ser
custodiados por Cobranzas, quienes los entregarán a los cobradores o a la caja en la fecha de vencimiento. Una
alternativa conveniente es depositarlos en custodia en la entidad bancaria con la que se opera.
 Depósito íntegro he inmediato de las cobranzas: es conveniente que diariamente se realice un depósito total
de la cobranza y a la vez un cheque para el retiro de los fondos que se necesiten, respetando las normas de
control interno para pagos.

DIAGRAMA DE INTERDEPENDENCIA SECTORIAL

Muestra los distintos sectores que están involucrados en el circuito del proceso analizado. Solo se grafican sectores y
procesos, con breves comentarios. No se detallan soportes de info ni los controles.

Se utilizan cuando en la etapa de diagnóstico se ha establecido como posible o necesaria una modificación total o
reemplazo del sistema o procesos actuales.

- Se utiliza para resaltar los sectores involucrados, la secuencia del proceso y el flujo de información.
- Se avalúa la posibilidad del cambio y si se acuerda, se recomienda el cambio estructural.
- Si es aceptado, será pertinente idear en su totalidad un nuevo sistema, diferente al vigente. El modelo nuevo
será un cursograma detallado.

Elementos para su construcción:

 Un cuadro con columnas, cada una de las cuales es encabezada por el nombre del sector.
 Rectángulos representativos de las operaciones que se desarrollan en cada sector. Cuando son heterogéneas se
pueden diferencias usando más de un rectángulo dentro de cada columna.
 Cada rectángulo podrá incluir la descripción de la operación o del soporte utilizado.
 Líneas de interconexión entre los rectángulos, que representan el traslado de info e indican la secuencia en que
se realizan las operaciones.

EJEMPLO: CIRCUITO DE VENTA.

LA EMPRESA SINERCO S.A. MUESTRA EL SIGUIENTE CIRCUITO ADMINISTRATIVO

Las ventas realizadas por los vendedores son registradas en formulario Solicitud de pedido por triplicado, las
bonificaciones otorgadas son pautadas entre los vendedores y los clientes. Los vendedores envían el original y una
copia de la Solicitud a gerencia de ventas, archivan el triplicado definitivamente. La gerencia de ventas procede a
valorizar según lista de precios y luego envían el documento a créditos para su evaluación. Créditos evalúa las
solicitudes teniendo en cuenta la situación comercial del cliente. Si se rechaza se deja constancia de las causas y se
devuelve al gerente de ventas, si son aceptadas se registran, consignan montos y se envían al gerente de ventas.
Gerencia de ventas registra las solicitudes aceptadas en la ficha del cliente dejando constancia el pedido, luego envía
el original a depósitos y archiva el duplicado. Luego archiva las solicitudes rechazadas, avisa al cliente con formulario
de no disponibilidad de crédito.

Deposito al recibir el original de la solicitud las ordena por fecha de emisión y prepara los pedidos. Existe un fichero
de artículos con el stock de existencia de cada uno. Luego de preparar el pedido, se registra en la solicitud la
cantidad entregada y se anotan los artículos no disponibles para solicitar su producción posterior. Se actualiza el
fichero del stock, se emiten los remitos por triplicado y se envía a transportes en original y copia y el triplicado a
facturación junto con el original de la solicitud de pedido. Transporte posee tres repartidores quienes reciben el
remito y la mercadería para entregar al cliente. El repartidor entrega el remito original y la mercadería y retiene el
duplicado firmado por el cliente. Luego lo entrega al jefe de transporte quien lo envía a contaduría para su archivo.
Cuando facturación recibe los remitos y las solicitudes de pedido verifica la existencia de las diferencias entre el
remito y las solicitudes, si existen se efectúan las correcciones. Luego inicia el proceso de facturación basado en la
solicitud. Se emiten las facturas por triplicado las que se distribuyen: original para el cliente, duplicado para cuentas
corrientes y triplicado se archiva definitivamente. Con el duplicado de la factura cuentas corrientes confecciona el
asiento y la envía a contaduría. Quien luego de efectuar el asiento contable archiva el comprobante definitivamente.

UNIDAD 3: PROCEDIMIENTOS

CURSOGRAMAS: representación gráfica de los procedimientos o rutinas administrativas. Son una analogía
sintética de ellas, dibujadas mediante convenciones preestablecidas.

Se utilizan generalmente para representar gráficamente las rutinas o procedimientos administrativos de una
organización ya que permite mostrar sintéticamente la secuencia de las acciones que se realizan con la finalidad de
satisfacer los cometidos propuestos por dicha organización.

Estructura y procedimientos

Los procedimientos administrativos “transitan”, a través de las estructuras. Por eso cualquier modificación en los
aspectos estructurales puede aparejar cambios en los procedimientos y viceversa.
Ventajas:

- Facilitan la apreciación en conjunto del procedimiento

- Permite analizar un procedimiento y detectar problemas en su ejecución,
- Permite diseñar propuestas de cambio al procedimiento vigente,
- Comparar realidades administrativas en diferentes momentos históricos

ISOMORFÍA: Abundan los casos en que las relaciones estructurales de un sistema son similares o aún idénticas a las
de otro sistema.

De los modelos: construir modelos similares al modelo original, esto con el fin de aumentar o mejorar el desempeño
de un sistema.

1) Circuito observable en el mundo real

2) Modelo en prosa con lenguaje hablado o escrito
3) Modelo gráfico. Cursograma (símbolos, reglas de sintáxis).

Sistema De Graficación

 Código ASME: Desarrollado por la Sociedad Norteamericana de Ingenieros Mecánicos, para procedimientos
de tipo industrial.
 ASA: La American Standard Asociation (ASA), símbolos estandar para la descripción y análisis de problemas
de procesamiento de información
 IRAM: El Instituto Argentino de Racionalización de Materiales (IRAM) desarrolló normas que regulan la
representación gráfica de los procedimientos administrativos.

CLASIFICACIÓN DE LOS SÍMBOLOS

 Inicial: parten de éste, pero no llegan a él.

 Medio: parten y también llegan a él
 Final: llegan a él, pero no habrá salida de él

Presentación Multicolumnar
LÍNEAS Y FLECHAS

Traslado físico del elemento portador de la información. La flecha indica el sentido de la

circulación.

Traslado de la información sin soporte físico, es decir sin el desplazamiento físico de los elementos
que intervienen en el procedimiento

Cruce de líneas y flechas. Como la primera. La secunda NO.

OPERACIONES Indica operación básica administrativa. Toda acción de elaboración, modificación o incorporación de
información o decisión. (cuando no se puede utilizar otro).

Siglas que deben estar en la cartilla de símbolos del cursograma. Por ejemplo:

E - Emisión A-Archivar

V - Verificación

C – Consulta

CONTROL

Toda acción de verificación de acuerdo a especificaciones preestablecidas:

OPERACIÓN Y CONTROL

Puede ocurrir que en el mismo momento se efectúen una operación y un control

ALTERNATIVA O DECISIÓN: los distintos cursos de acción que puede presentar un procedimiento administrativo. Se
utiliza para indicar que en el procedimiento pueden originarse distintos cursos de acción

Alternativa simple Alternativa Múltiple

DEMORA: detención transitoria del procedimiento en espera de un acontecimiento determinado.

Demora Breve Demora Prolongada

- D FS: demora hasta fin de semana

- D 15D: demora de 15 días
- D FM: demora hasta fin de mes.
- D 7D: demora de 7 días.
- D FD: demora hasta fin del día

DOCUMENTOS: elemento portador de información.

Documento Propio Doc por original y 19 copias

Documento Ajeno Multidocumentos

DESGLOSE: cuando en determinado momento, si bien los ejemplares de documentos llegan juntos, deben ser
separados para diferentes propósitos o para ser enviados a diferentes lugares o áreas.

Ej:

ARCHIVO DE DOCUMENTOS: almacenamiento sistemático en forma temporaria o definitiva de elementos portadores

de información (formulario y archivo magnéticos).

Archivo Transitorio Archivo Definitivo

BANCO DE DATOS: archivos a los cuales incorporamos información sin soporte físico, “ficheros” o “banco de datos”.

DESTRUCCIÓN: eliminación de la información, ya sea que se destruya o no el elemento portador de la misma.

Destrucción de Destrucción de Destrucción de Banco

Archivos Documentos de Datos

RUTINA “NO RELEVADA” O “NO RELEVANTE”: conjunto de acciones que se deconocen o que no interesa representar
o conocer.

CONECTORES: nexo o unión entre procedimientos o procesos.

En hoja 4 sigue el conector A

De hoja 1 viene el conector A

EJEMPLO: Narrativa Circuito Inscripción Alumno a Final

Los alumnos pueden inscribirse desde las fechas establecidas por cronograma y publicadas y hasta 48hs hábiles
antes de la fecha correspondiente a cada mesa de final. Las fechas de las mesas son establecidas por los Jefes de
división, almacenándose dicha información en el archivo informático Mesas dat que se encuentra disponible antes
de fecha de habilitación para la inscripción.

El circuito comienza cuando un alumno se presenta al sector habilitado para la inscripción y completa un formulario
donde figura el número de legajo, apellido y nombres, código de carrera, nombre de carrera, códigos de asignaturas
a las cuales se quiere presentar y los nombres de cada asignatura. El dto. De alumnos verifica que se esté dentro del
periodo valido para la inscripción a cada asignatura consultando el archivo Mesas Dat, si esto no es así, se rechaza la
inscripción, de lo contrario se lo inscribe para rendir el final como libre o como regular, según la condición del
alumno en esa asignatura, que se encuentra en el archivo Mat.Alum.dat. Otro control que se realiza antes de
inscribirlo es que tenga las correlativas aprobadas, para esto se consulta el archivo informático Correlat. Dat. Y
Mat.Alum.Dat y que la asignatura a la que se pretende presentar no la tenga aprobada, también consultando el
ultimo archivo. Las inscripciones se registran en el archivo informático Inscrip.Dat. Los formularios de inscripción que
presenta el alumno se sella como procesado y se archiva, antes se le agrega en cada renglón un código de
procesamiento: R(inscripto como regular), L (inscripto como Libre), NP (no procesado porque estar fuera de
periodo), NPC(no procesado por falta de correlativa), NPA(no procesado por tener aprobada). Luego se emite un
certificado de inscripción al alumno, con las asignaturas en las que se inscribió con la condición de cada una. Un dia
antes de la fecha de cada final se imprime el acta de examen y se remite al sector Apoyo a la docencia para que se
encarguen de entregar las actas a los profesores cuando corresponda.

Cartilla de símbolos Cartilla de siglas

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
 Conjunto de normas, reunidas en un cuerpo orgánico, que explican el desarrollo de los procesos administrativos.
 El documento contiene la descripción detallas de las actividades secuenciales o paralelas que deben seguirse en
la realización de las funciones de una unidad administrativa.

Utilidad:
- Permite conocer el funcionamiento interno
- Permiten la estimulación al puesto y al adiestramiento y capacitación del personal
- Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema
- Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria
- Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno
- Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Permiten a las empresas guiar y administrar sus operaciones, estrategias y flujos de trabajo hacia resultados
óptimos, como mantener los estándares de calidad y eficiencia.

OBJETIVOS:

 Establecer de manera clara y comprensiva para todos los miembros de una plantilla de trabajo, los pasos a
seguir, procedimientos a cumplir y resultados a obtener al realizar una actividad dentro de la org.
 A través de estas herramientas es posible crear un paradigma de trabajo que regule las operaciones dentro de tu
empresa y que asegure que se obtendrán los resultados esperados.

Características:

- Tiene como fin estandarizar acciones, por lo que debe ser un documento de consulta disponible para todos.
- Debe incluir un análisis comprensivo del procedimiento, que ofrezca soluciones a varias situaciones.
- No puede ser descriptivo, sino prescriptivo, por lo que debe exponer lineamientos y no solo sugerencias de
acción.
- Debe establecer los límites de acción de los colaboradores y las responsabilidades en el seguimiento de
protocolos.
- Son documentos escritos. Deben estar adaptados para sus conocimientos técnicos, lenguajes y niveles de
comprensión analítica.
- Deben contener cierta información estructurada de acuerdo con las necesidades de la empresa.

COMPOSICIÓN
1) Identificación:
- Logotipo de la org.
- Nombre oficial
- Denominación y extensión
- Lugar y fecha de elaboración
- Número de revisión
- Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
- Clave de la forma:
a) Siglas de la org
b) Siglas de la unidad administrativa
c) Número de la forma (con guion entre las siglas y el número)

2) Prologo y/o Introducción:

- Prologo: presentación que hace del manual alguna autoridad de la org y es del más alto nivel jerárquico.
- Introducción: exposición de lo que es el manual, su estructura, propósitos, aplicación y necesidad de mantenerlo
vigente.
3) Índice: relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.
4) Contenido: lista de procedimientos que integran el contenido del manual.
5) Objetivo: explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.
6) Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos: esfera de acción que cubren los procedimientos.
7) Responsables: unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos.
8) Políticas o normas de operación: criterios o lineamientos generales de acción.
9) Concepto: palabras o términos de carácter técnico que se emplean.
10) Procedimiento: presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial de cada operación.
11) Diagramas de Flujo: representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones.
12) Formularios o Impresos: formas impresas que se utilizan.
13) Glosario de términos: lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de
elaboración de los manuales de procedimientos.

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES ADMINISTRATIVOS

1) DISEÑO DEL PROYECTO: los datos tienen que asentarse con exactitud y objetividad.
Responsables:

- Debe asignarse a un coordinador general

- Equipo técnico que lo auxilia, integrado por personas con un buen manejo de las relaciones humanas.

 Delimitación del universo de estudio: Deben evaluar el nivel técnico requerido para el manejo de los contenidos,
las cargas de trabajo y la jerarquía de necesidades de acuerdo con las prioridades de la org.
 Estudio preliminar: para conocer los procesos, funciones y actividades que se realizan en el área donde se va a
actuar.
 Fuentes de información: personas y mecanismos donde se puede obtener información de donde pueden
obtenerse datos para la investigación. (instituciones, archivos, directivos y empleados, clientes y/o usuarios,
mecanismos de info.

2) PREPARACIÓN DEL PROYECTO: una vez recabados los documentos preliminares, el documento de partida
quedará integrado:
 Naturaleza: tipo de manual.
 Alcance: área de influencia
 Justificación: necesidad del manual.
 Antecedentes: manuales anteriores.
 Objetivos: ruta para orientar los cursos de acción.
 Estrategia: actividades o iniciativas para elaborarlo
 Recursos: humanos, materiales y tecnológicos.
 Costo
 Resultados: beneficios que se esperan obtener
 Info complementaria: material e investigaciones.
PROGRAMA DE TRABAJO: Debe especificar:

- Identificación: nombre del manual.

- Responsables: unidad o grupo que tendrá a cargo la elaboración.
- Área: estructura orgánica.
- Clave: numero progresivo de las actividades.
- Fases: orden secuencial.
- Calendario: fechas para el inicio y terminación de cada fase.
- Representación gráfica: cuadros e imágenes.
- Formato: presentación del programa.
- Reportes de avance: seguimiento de las acciones.
- Periodicidad: tiempo para informar avances.

3) PRESENTACIÓN DEL PROYECTO A AUTORIDADES COMPETENTES:

A los participantes: para depurar el contenido del proyecto, perfeccionar sus parámetros y determinar su viabilidad
operativa. Es necesario presentarlo en:

a) Áreas que intervendrá directamente en su aplicación.

b) Área responsable del manejo de los recursos económicos.
c) Áreas de la organización.
Al responsable de su Autorización: el proyecto debe someterse a la aprobación del titular de la org. Una vez
autorizado, debe divulgarse entre todos los niveles jerárquicos.

4) CAPTACIÓN DE DATOS: debe obtener una lista del personal que va a participar en el levantamiento de los
datos.
 Capacitación del personal: una vez integrado el equipo debe capacitársele, en todo el proceso que seguirá
para preparar el manual. Cuando el equipo sea numeroso, se deberán formar equipos distribuyendo a cada
uno en actividades diferentes.
 Levantamiento de los datos: los esfuerzos de recopilación deben enfocarse en el registro de hechos que
permitan conocer y analizar datos útiles para el manual.

Técnicas para recabar info:

- Investigación documental
- Observación directa
- Consulta a sistemas de información
- Cuestionario
- Entrevista (con objetivo claro, anticipar la distribución del trabajo, concertar previa cita, atender al compromiso).

5) INTEGRACIÓN DE DATOS: una vez que se cuenta con los datos de las áreas involucradas en la elaboración del
manual se deben ordenar y sistematizar para preparar su análisis: resguardo, clasificación, antecedentes, sit
actual.
Análisis De Datos: se deben revisar los datos que se captaron y debe efectuarse desde dos perspectivas.

a) De Examen: conocer, describir, descomponerlo, examinarlo, ordenar cada elemento, definir las relaciones,
identificar y explicar su comportamiento.
b) De Evaluación: objetivos, estrategias, estructura orgánica, funciones, procedimientos, equipo, control.

Técnicas De Apoyo Al Análisis: Comprende los recursos técnicos que se emplean para examinar la información
obtenida y están directamente relacionadas con el origen del proyecto, así como con la formación técnica del líder o
responsables.

6) PREPARACIÓN DEL MANUAL: el coordinador general debe convocar a todos los miembros del o de los
equipos de trabajo para revisar el contenido y presentación de cada apartado.
  Validación: la información debe presentarse a las personas entrevistadas para que firmen de conformidad
en un espacio específico.
 Estructuración: el equipo técnico debe reunirse las veces que sean necesarios para compaginar e integrar el
proyecto final del manual

a) Formulación de Recomendaciones: se convierten las conclusiones y observaciones en propuestas específicas. La

elaboración de un manual relaciona aspectos como: redefinición de objetivos, reorientación de estrategias,
modificación de estructuras, resignación de recursos.
b) Elaboración del Informe: los resultados deben incluirse en un informe. Es necesario presentar el informe de
manera explícita y con un lenguaje exento de tecnicismo. Un informe consta de: introducción, cuerpo o parte
principal, conclusiones y recomendaciones, apéndices o anexos.
c) Presentación del Manual para su Aprobación: cuando el manual ha quedado estructurado, el coordinador
general debe someterlo a la aprobación de las instancias procedentes: a los niveles directivos, al órgano de
gobierno, a otros niveles jerárquicos.
d) Reproducción del Manual: una vez que el equipo responsable de la elaboración del manual haya recabado e
integrado las observaciones sugeridas en los diferentes niveles de decisión, se debe coordinar con la unidad que
maneja los recursos económicos para reproducirlo para su distribución e implementación.
- Carátula: tiene como objetivo su identificación a través de los sig elementos: nombre oficial de la organización,
logotipo oficial, nombre genérico del manual en relación con su contenido, nombre de la unidad administrativa
responsable de su elaboración.
e) Implementación del manual: traducir las propuestas y recomendaciones en acciones específicas para elevar la
productividad, mejorar la coordinación, agilizar el trabajo y homogeneizar el conocimiento de la dinámica y
componentes organizacionales.
f) Métodos de implementación: Están estrechamente relacionados con elementos de las estructuras tales como:
Tipo de manual, cobertura, naturaleza jurídica y tamaño de la organización, recursos asignados, personal de
apoyo, cultura organizacional y entorno.
g) Difusión del Manual: definir un programa para la presentación del manual; también se pueden llevar a cabo
reuniones de sensibilización y se deben emprender campañas de difusión mediante revistas, boletines, folletos,
paneles, etc.
h) Revisión y Actualización: La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de su información,
por lo que es necesario mantenerlos actualizados por medio de revisiones periódicas.

Mecanismos de seguimiento y evaluación: Son aquellos que ponen en práctica con la finalidad de establecer los
flujos adecuados para que la información administrativa llegue ágil y claramente a las áreas y niveles que las
necesiten.

CIRCUITO DE COMPRAS
Comprende un conjunto de operaciones administrativas cuyo objetivo es el de permitir a la organización adquirir un
bien o servicio de acuerdo a las necesidades de aprovisionamiento que surjan en los diferentes sectores de la
empresa.

MODALIDADES:

 COMPRAS NORMALES: se incluyen la adquisición de los productos de consumo repetitivo y necesario para el
correcto desarrollo de las actividades
- Compra de materias primas, y de productos que pueden almacenarse para ser utilizados durante periodos
predeterminados.

 COMPRAS MAYORES: incluyen la adquisición de bienes de reposición poco frecuentes. (rodados, maquinarias,
instalaciones, muebles y útiles).
 COMPRAS MENORES: adquisición de bienes en forma ocasional, de poco valor y en pequeñas cantidades.
- Su necesidad aparece cuando se debe utilizar.
- Suelen ser abonadas en efectivo con el fondo fijo disponible.

 IMPORTACIONES: cuando el proveedor reside en otro país.

- Deben tenerse en cuenta los seguros de transportes y seguros de cambios.
- Hay que considerar que el proveedor suele exigir la apertura de un crédito y se requiere intermediación del
banco.
- Interviene la aduana como organismo de contralor para el ingreso de las mercaderías (depósitos fiscales).

1) Separación de funciones de oficina de compras: quienes realicen la operación de compras deben estar
separados funcionalmente de quienes manejan los bienes y la registración de los mismos.
2) Iniciación del trámite de compra: por escrito y respaldada por una requisición de un funcionario responsable.
- Artículos con Stock: almacenes debe emitir pedido de reposición.
- Artículos sin stock cada sector emitía formulario de solicitud de compra.
- Límite de autorización de compras: precisos y relacionados con el nivel jerárquico.
3) Obtención de Cotizaciones: el pedido de cotización se realiza por escrito. cuando se trate de compras de
mediana importancia pueden realizarse consultas telefónicas.
4) Colocación del pedido: es conveniente fijar atribuciones entre funcionarios de distintos niveles (si la operación
no supera un importe la decisión podrá ser tomada por un determinado nivel).
5) Nivel de Compra: La cantidad de artículos demandados debe estar de acuerdo con el nivel de consumo.
6) Control de la mercadería recibida: Incluye cantidad y calidad. La encargada de recibir es recepción, quien debe
tener copia de la Orden de Compra lo que permitirá conocer la cantidad a recibir.
7) Constitución de Seguros: si las mercaderías viajan por cuenta y riesgo de la empresa, en transporte propio o de
terceros, deben estar aseguradas. (siempre que el costo no sea excesivo en relación al costo de la mercadería).

CIRCUITO DE VENTAS: conjunto de operaciones administrativas que le permiten a la organización interactuar

con sus clientes, con quienes trata de comercializar sus productos y/o servicios, mediante los correspondientes
canales de distribución.

Operaciones mediante las cuales una empresa transfiere a otra o a un consumidor final, un bien o presta un servicio,
y recibe a cambio un precio pactado.

MODALIDADES

 VENTAS EN MOSTRADOR: El cliente es atendido en un local destinado a las ventas, donde generalmente los
productos son expuestos y allí se concreta la transacción.
 VENTAS A TRAVÉS DE VENDEDORES- CORREDORES: los vendedores (personal de la organización) ofrecen los
productos directamente a los clientes, o potenciales clientes. Suelen ser por zonas geográficas.
 VENTAS TELEFÓNICAS, POR CORREO, POR INTERNET: el comprador generalmente se dirige al vendedor para
solicitar precios y condiciones.
 EXPORTACIONES

1) Realización y aprobación de las ventas: las condiciones de ventas, créditos y precios deben estar avaladas por
un funcionario responsable.
2) Documentación respaldatoria: Todo el flujo de productos debe estar avalado por el correspondiente
comprobante, lo que a su vez facilitará los posteriores controles.
3) Control de la facturación de las ventas: Generalmente el sector Contaduría realiza los controles cruzados,
controlando Remitos contra Facturas, verificando precios y cálculos efectuados en los sectores de Almacenes y
Facturación.

UNIDAD 4: METODOLOGÍA- CICLO DE VIDA CLÁSICO

METODOLOGÍA: descripción lógica y secuencial de pasos para cumplir con la tarea y disposición de técnicas y
herramientas utilizables para tal fin.

- Permite programar el desarrollo del proyecto en términos de tiempos, recursos y de la estimación del costo.
- Organizar y distribuir las tareas, pasos a seguir y a cumplir.
- Coordinar la participación del usuario.
- Controlar los tiempo y tareas ejecutadas

Bases Metodológicas para Definición de Proyectos

1. Una adecuada formulación de los requerimientos en el mandato.

2. Objetivo del proyecto: tiene 3 variables (servicio esperado, presupuesto, tiempo disponible).
3. Metodología de desarrollo: concepto, etapas, tareas.
4. Planificación: asignación de recursos, plan de trabajo.
5. Subdivisión de proyectos: anteproyectos/subproyectos.
6. La administración: de pen proyectos y riesgos.
7. El control: de proyectos.
8. La evaluación: de proyectos.

Etapas del Ciclo Clásico

Ciclo de Vida del Recomendado

FASE ETAPA RESULTADOS

Objetivo y Alcance del proyecto ESTUDIO Plan de Trabajo
Planificación PRELIMINAR
Investigación Detallada RELEVAMIENTO Información, sistema vigente
Evaluación sistema/requerim ANÁLISIS Diagnóstico
Diseño Global y Detallado DISEÑO Diseño Teórico y Físico
Preparación de Implementación INSTRUMENTACIÓN Software, Formularios y Manuales
Planificación, Entrenamiento, IMPLEMENTACIÓN Conversión del sistema vigente al
Puesta en Marcha candidato
Seguimiento y Mantenimiento SEGUIMIENTO Y CONTROL Ajuste al nuevo sistema

ETAPAS DE ANÁLISIS
1) ESTUDIO PRELIMINAR Y PLANEAMIENTO: el responsable del proyecto deberá establecer claramente el
objetivo y el alcance de la tarea por realizar y a partir de ahí, el plan de acción que se desarrollará con indicación
de tiempos y de recursos disponibles
 Examen Preliminar: se establecerá un acuerdo acerca d objetivos y alcances del mandato
 Planeamiento: se define el plan de trabajo, el cronograma con las indicaciones de las etapas del proyecto.

Herramientas de planificación:
- GANTT: este permite programar en el tiempo la asignación de actividades entre los recursos existentes y
posibilitar el control posterior respecto del cumplimiento de plazos.
- CPM/PERT: también llamado diagrama de redes, tienen la finalidad de establecer la correlación en el tiempo el
cumplimiento de un proyecto compuesto por diferentes tareas que tienen una correlación determinada, esto
implica que deben terminar una/s tarea/s para realizar la siguiente.

2) RELEVAMIENTO O INVESTIGACIÓN: etapa de búsqueda e investigación de la realidad existente en materia de

sist. Adms, con el fin de detectar los problemas y obtener elementos para el proceso de análisis y diseño.

Modalidades:

 Por puestos de trabajo/áreas funcionales.

 Por procedimientos.
 A través de un instrumento.

Comprende distintas tareas q implican distintas técnicas, de uso alternativo, tales como:

- Documentación y bibliografía técnica.

- Encuestas
- Entrevistas
- Cuestionarios
- Observación directa

3) DIAGNÓSTICO: instrumento metodológico que a partir de determinados métodos nos ayuda a reconocer e
interpretar los problemas más relevantes.
- Evaluación y análisis de los hechos
- Se analizan los elementos disponibles, obteniéndose las primeras conclusiones sobre el rediseño de los
procedimientos o su mantenimiento y la necesidad o no del mejoramiento de los métodos.

Diagnostico Organizacional: proceso en el que un observador explicará las experiencias que tiene una organización y
de su forma de operar. Se observan los diferentes procesos que tienen lugar en la organización y puede distinguir el
poder, las comunicaciones, la toma de decisión.

- Supone la aplicación de criterios o esquemas de distinción en una observación configuradora de lo observado

para trazar los límites de la organización o subsistema dentro de la misma.
- Implica una descripción realizada por el observador.
- Puede servir como instrumento válido en la comunicación científica y para que a partir de él se pueda implantar
un proceso de cambio.

Tipificación General:

a) Diagnóstico Divulgable: todo lo que se vuelque en el diagnostico corresponde a lo que en realidad sucede en
la organización, y además todo el mundo sabe, conoce.
 El público destinario es todos los integrantes de la org.
b) Diagnostico Confidencial: lo ideal sería que todo lo que esté acá corresponda a algo más complejo de tratar,
de encarar, de describir
 Como el público destinatario es exclusivamente el Gerente Gral. o representante que nos ha contratado,
podemos colocar cosas más grosas.
c) Diagnostico Verbal: no es un diagnostico sino, una charla, conversación con el contratante.
 Lo que se diga implica cuestiones más de peso a nivel organizacional, sobre lo que tal vez no existan pruebas.

DISEÑO: se elabora la solución final y la mejor alternativa.

- Delimita el campo que abracará todo el sistema
- Definición de los objetivos, componentes y costos de nuevos sistemas
- Definición sintética
- Utilización de esquemas con entradas, procesos y salidas.

1) Diseño Detallado
 Se plasma luego de la aprobación del diseño global.
 Elaboración de cursogramas, diagramas de flujo del nuevo sistema, manuales de procedimientos, formularios,
archivos, etc.
 Desarrollo del software.
 Finaliza cuando todo está a disponibilidad del usuario.

2) Desarrollo o Instrumentación
- Actividades a cargo de especialistas.
- Diagramación de sistemas, especificaciones de programas, definición de los contenidos de los archivos.
- Herramientas: diagramas en bloques, codificación de programas, compilación de programas, depuración de
errores, pruebas individuales de programas, corrección de errores, prueba completa del programa.
- Preparación y ejecución de la prueba piloto y de la prueba operativa.
- Simulación de los procesos del sistema.
- Conjunto de casos representativos del total de casos posibles.
- La prueba piloto incluye: comprobación de programas más todos los trabajos de preparación y control de
procesos e interconexión de archivos (datos creados).
- Prueba operativa: utiliza datos reales.

3) Implementación
- Instalación del nuevo procedimiento.
- Organización del planeamiento de la implementación.
- Preparación, desarrollo de tareas previas.
- Conversión.
- Puesta en marcha.

4) Seguimiento y Control
- Para solucionar los problemas de la implementación y de la interpretación y consolidar el sistema.
- Modificaciones por el paso del tiempo.
- El seguimiento persigue el propósito de consolidar el sistema implementado.
- Se identifican puntos débiles y fuertes.
- Se realizará una evaluación operacional: valorar la forma en que funciona el sistema.
- Impacto organizacional: identificación y medición de los beneficios para la organización.

5) Post implementación- Auditoría

Se determinará:

- La eficacia: si el nuevo sistema cumple con los objetivos.

- Evaluación de resultados: si la relación costo/beneficios se mantiene.
- Mecanismos de control.

Oportunidades de estudios de factibilidad:

1) Pre-factibilidad operativa (antes del ciclo)

2) Al finalizar la instancia de análisis (se conoce la emp.)
3) Al finalizar el diseño global y antes del diseño detallado (antes de diseñar en más profundidad)
4) Al finalizar el desarrollo (tengo todos los datos)

AUDITORIA
- Garantiza que los sistemas respondan a las demandas de la organización.
- Pistas de auditoría.
- Verificación de la vigencia del sistema en aplicación.
- Verificación del grado del cumplimiento de los objetivos.
- Verificación de la inalterabilidad del sistema.

DIAGRAMAS DE PROCESO: Es un modelo esquemático que representa un sistema administrativo de una

organización, no concentrado en un lugar o sector, sino discurriendo por todos aquellos donde la información
ramifica y fijando los límites solo en función de la conveniencia de quien efectúa el análisis.

- Se utilizan en la etapa de relevamiento y en la de diagnóstico.

- Los diagramas de procesos son la representación gráfica de los procesos y son una herramienta de gran valor
para analizar los mismos y ver en qué aspectos se pueden introducir mejoras.
- Lo más importante para representar gráficamente un proceso es identificar el Inicio y el Fin del proceso. Esto
debe ser acordado por el grupo de trabajo

Muestra:

 Los sectores, personas o equipos que actúan como emisores y/o receptores de información.
 Los límites fijados por el analista basado en conveniencia de interrelación y no en el hecho de parcializar el
análisis a un sector o sectores en particular.
 Los procesos a que son sometidos los datos o mensajes, incluyendo no solo las operaciones típicas sino también
las de captación, transmisión, control, y conservación de datos.
 Los soportes físicos donde la información queda materializada.
 Una breve descripción de la naturaleza de los procesos graficados.

Función:

 Son herramientas al servicio del analista

 Sirven al logro de los fines
 Representan sistemas para localizar problemas, intentar subsanarlos y lograr un funcionamiento más eficiente

Tipos:

1) Actuales: representan un sistema real y esquematiza el modelo

2) Propuestos: plantean una idealidad o sea sirven de elemento ordenador para el que construye un sistema.

Elementos:

 Procesos o actividades. Representados como rectángulos, se refieren a una acción en un proceso de negocios.
Son, posiblemente, los elementos más importantes de un diagrama de procesos, los que aparecen siempre, y
por eso deben describirse de forma clara y concisa. Deben ser descritos con una frase única de verbo y
sustantivo.
 Subprocesos. Estos están representados como un rectángulo con líneas dobles en cada lado. Son partes de
procesos padre; así, normalmente forman parte de otros más complejos y sirven para asignar tareas más simples
al diagrama de flujo.
 Nodos de decisión. Están representados mediante un diamante y son nodos en los que, dependiendo de la
respuesta, el árbol se dirige hacia un camino u otro. Generalmente, responden a la decisión de “sí” o “no”.
 Conectores. Gráficamente, son pequeños círculos o cuadros conectores que se etiquetan utilizando letras.
Aseguran que todos los procesos están conectados de forma lógica y correcta en varias páginas.
 Líneas de flecha. Su función es mantener la coherencia y claridad en un diagrama de procesos. Se dibujan hacia
una u otra dirección, normalmente representando el camino por el que fluirá el diagrama.
 Terminadores. Están representados por un rectángulo con esquinas curvas. Aparecen al inicio y al final de un
diagrama de flujo, e indican la finalización de un diagrama.

¿Cómo hacer un buen diagrama?

1) Determinar los componentes del proceso. En este paso se aclaran cuáles son los parámetros de entrada al
proceso y sus salidas, así como las actividades que se desarrollan en el mismo.
2) Ordenar las actividades. Dado que el diagrama de procesos es un flujo, es necesario ordenar las actividades para
saber cuáles van primero.
3) Elegir los símbolos adecuados según el tipo de tarea para que cualquier usuario pueda diferenciar los distintos
elementos que forman el diagrama.
4) Hacer la conexión entre actividades, para lo cual se utilizan flechas y líneas de puntos o continuas.
5) Indicar el comienzo y el final de cada proceso. Aunque pueda parecer trivial e irrelevante, lo cierto es que este
es un punto importante para establecer límites de cara a los propietarios de los procesos, gerentes y
supervisores.
6) Revisar el diagrama de procesos y asegurarse de que su representación gráfica es la adecuada para lo que se
quiere reflejar.

Las bifurcaciones en los procesos y lo que se llaman "bucles" o reprocesos son fuente de ineficiencias y un buen
elemento para ser analizado por los grupos de mejora.