Conceptos básicos de Excel
Los documentos de Excel se denominan “libros” y están divididos en “hojas”.
La hoja de cálculo es el espacio de trabajo. Excel 2007 comparte la misma
interfaz deotros programas de la suite Office 2007, por lo tanto,
encontraremos el Botón de Office y la Cinta de opciones, organizada en
fichas y grupos.
Elementos de una hoja de cálculo:
1. Filas: espacios horizontales de la hoja de cálculo. Se identifican connúmeros
. Cada hoja de cálculo de Excel 2007 tiene 1.048.576 filas.
2. Celda: es la unidad de trabajo de la hoja de cálculo. Es la intersecciónde un
a columna con una fila. Se identifica con la letra de la columna yel número d
e la fila, como por ejemplo, A1.
3. Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa.
4. Columnas: espacios verticales de la hoja de cálculo. Se identifican conletras
. Cada hoja de cálculo de Excel 2007 tiene 16.384 columnas.
5. Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa (celdaseleccion
ada). A la izquierda de la Barra de fórmulas se encuentra unasistente para in
sertar funciones.
6. Controlador de relleno: es un pequeño punto de color negro que seencuen
tra en la esquina inferior derecha de la celda seleccionada.Cuando acercamo
s el mouse al controlador de relleno, el puntero tomala forma de un cruz neg
ra fina y pequeña. El controlador de relleno esmuy útil para copiar fórmulas
y rellenar rápidamente datos en unaplanilla.
7. Etiquetas: las etiquetas identifican a las hojas de cálculo. Si hacemosclic co
n el botón secundario del mouse sobre la etiqueta podemoscambiarle el nom
bre, el color, y otras acciones que veremos másadelante.
8. Insertar hoja de cálculo: de forma predeterminada, Excel 2007presenta 3
hojas de cálculo, pero desde este ícono podemos agregarmás.
Otros conceptos básicos
- Rango de celdas: cuando seleccionamos más de una celda hablamosde un “rango
”, por ejemplo, A1:B5 significa que estamos afectando unrango formado por 10 cel
das, ya que los dos puntos (:) significan“hasta”. En cambio, si nombramos a un r
ango A1;B5, afectamos solo2 celdas (A1 y B5), ya que el punto y coma (;) signifi
ca “y”. Másadelante, cuando veamos funciones, comprenderemos mejor esteconcep
to.
- Alineación predeterminada de texto y números: de formapredeterminada, los
caracteres de texto se alinean a la izquierda, y losnúmeros a la derecha. Excel reco
noce como números a los númerosenteros, decimales, fechas y horas. Es decir, que
pueden ser utilizadosen operaciones de cálculo.
Ejercicio 1: rellenar datos automáticamente
1. Abra un nuevo libro de Excel.
2. En la celda A1 ingrese el número 1.
3. Seleccione la celda A1 y desde el controlador de relleno, haga clic yarrastre hast
a la celda A5.
4. En la celda B1 ingrese el número 1.
5. Seleccione la celda B1 y desde el controlador de relleno, haga clic yarrastre hast
a la celda B5, mientras mantiene presionada la teclaCtrl.
6. En la celda C1 ingrese la palabra EXCEL.
7. Seleccione la celda C1 y desde el controlador de relleno, haga clic yarrastre hast
a la celda C5.
8. En la celda D1 ingrese EXCEL 2007.
9. Seleccione la celda D1 y desde el controlador de relleno, haga clic yarrastre hast
a la celda D5.
10 En la celda E1 ingrese EXCEL 2007.
11 Seleccione la celda E1 y desde el controlador de relleno, haga clic yarrastre hasta
la celda E5, mientras mantiene presionada la teclaCtrl.
12 En la celda F1 ingrese la fecha de hoy.
13 Seleccione la celda F1 y desde el controlador de relleno, haga clic yarrastre hasta
la celda F5.
14 En la celda G1 ingrese la fecha de hoy.
15 Seleccione la celda G1 y desde el controlador de relleno, haga clic yarrastre hast
a la celda G5, mientras mantiene presionada la teclaCtrl.
OBSERVE QUÉ SUCEDIÓ EN CADA CASO Y SAQUE SUS PROPIASCONCLUSIONES.
Cambie el nombre de la Hoja 1 por EJERCICIO 1. Para ello, puede hacerdoble
clic sobre la etiqueta y reemplazar el texto, o hacer clic con el botónsecundario sobr
e la etiqueta y seleccionar la opción Cambiar nombre delmenú contextual.
Ejercicio 2: otra forma rápida de rellenar datos
1. Pase a la Hoja2
2. Seleccione el rango A1:B5
3.Escriba EXCEL 2007 (se escribirá en la celda A1. Asegúrese que el rangopermanezca
seleccionado)
4. Presione simultáneamente las teclas Ctrl y Enter.
5. ¿QUÉ PASÓ?
6. Cambie el nombre a Hoja 2 por EJERCICIO 2
Ejercicio 3: eliminar hojas
1. Haga clic con el botón secundario del mouse sobre la etiqueta de laHoja3 y en el me
nú contextual elija la opción Eliminar.
2. Guarde el libro en su carpeta (se guardarán TODAS las hojas) comoEJERCICIOS 1-
2-3
Operaciones de cálculo en Excel
Para Excel, una fórmula es una ecuación que nos permite realizar cálculos con los
valores que tenemos ingresados en la hoja de cálculo. Para que Excel identifique
que estamos solicitando que realice un cálculo, toda fórmula debe comenzar con el
signo = (igual).
Para relacionar en una fórmula los distintos valores que vamos a utilizar en un cálculo,
tenemos que usar operadores. Los operadores básicos de Excel son:
+ SUMA
- RESTA
* MULTIPLICACIÓN
/ DIVISIÓN
En una fórmula podemos usar valores constantes, como por ejemplo, =5+2. El resultado
será, por supuesto, 7; sin embargo, si tuviéramos que cambiar esos valores, el resultado
será siempre 7. En cambio, si en la fórmula utilizamos referencias a las celdas que
contienen los valores, el resultado se modificará automáticamente cada vez que
cambiemos alguno o ambos valores. Por ejemplo, si en las celdas A1 y B1 ingresamos
valores constantes y los utilizamos en una fórmula para calcular la suma, podemos
escribir =A1+B1 y de este modo, si modificamos cualquiera de esos valores, el
resultado se ajustará automáticamente a los valores que encuentre en las celdas a las que
se hace referencia en la fórmula.
Cálculos combinados
Cuando en una misma fórmula tenemos que realizar diferentes tipos de cálculo, Excel
resolverá las operaciones dentro de la fórmula con un determinado orden de prioridad,
siguiendo el criterio matemático de separación en términos. De este modo, el resultado
de =3+4+5/3 es 8,67que resulta de:
Si necesitamos obtener otro tipo de resultado, podemos introducir paréntesis en la
fórmula, para indicarle a Excel que primero debe realizar los cálculos que se encuentran
dentro de ellos. De este modo, el resultado de =(3+4+5)/3 es 4, que resulta de:
Orden de prioridad
El orden de prioridad que aplica Excel para realizar los cálculos básicos que encuentra
en una misma fórmula es:
1º) Cálculos entre paréntesis
2º) Multiplicación y división
3º) Suma y resta
