Servicio Nacional De Aprendizaje Sena
Yaidith Patricia Olascuaga Arrieta
EVIDENCIA: Informe "Administración Documental
Instructora: LUZ MARCELA TORRES MORALES
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL
Ficha 2970700
Introducción:
En este informe se detalla el procedimiento paso a paso para la
gestión eficiente de documentos en un entorno de trabajo. Se cubrirá
desde la recepción inicial hasta la distribución o embalaje final de los
documentos, asegurando una organización efectiva y una trazabilidad
adecuada.
1. Registro de entrada carta:
Recibida la carta, quedarán registradas y archivadas las personas que
intervienen en la actividad de la empresa: proveedores, distribuidores,
administraciones públicas, entidades financieras… es decir, aquellas
personas que aportan información de actualidad para la empresa.
A estas comunicaciones se les asigna un número que servirá de
referencia y se hará constar en el registro de correspondencia
Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:
Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a
continuación:
2. Registro de salida carta:
Una vez que se ha redactado la carta o comunicación, se debe
verificar su precisión y prepararla para su publicación
Actividad: al menos un original y una copia. Ambos deben estar
registrados y
sellados con el mismo sello.
El sello debe incluir:
• número de registro
• fecha
• dirección de recepción
-Original: envío por mensajería
-Copia: archivo como prueba interna de envío de correspondencia
Formato del registro de salida
3. Correspondencia interna En las medianas y grandes empresas,
además del registro de entrada y salida, también se lleva el registro
para comunicación interna. Según el volumen de comunicaciones y el
organigrama de la empresa, éste podría ser: único o existir tantos
como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de
entrada y salida)
Ejemplos de registro de correspondencia: RECEPCIÓN, ENVÍO Y
REGISTRO DE
CORRESPONDENCIA
Este procedimiento consiste en recibir/entregar correspondencia
(cartas, guías, formularios, correspondencia interna) y luego
suscribirse al sistema de gestión de correspondencia en un entorno
WEB desarrollado para tal fin.
Correspondencia Recibida
Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de
Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas
de Información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso de que el
departamento de origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el
procedimiento manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información
para su conocimiento, registro y asignación de la tarea.
Registro en el Sistema
El Centro Coordinador del Sistema de Información registrará la
correspondencia recibida en el Sistema WEB ya su vez designará en
el sistema a la persona o personas encargadas de realizar la solicitud.
El número correspondiente de correo recibido se registrará en el
documento para su posterior seguimiento.
Correspondencia enviada
Elaboración Cada empleado del Centro de Sistemas de Información
prepara su propia correspondencia, hoja de ruta y correspondencia en
general, ya que el departamento no tiene una secretaria asignada.
Únicamente los documentos relativos a adquisiciones, facturación o
solicitud de licencia o excedencia, deberán ser aprobados por el
Coordinador del Centro de Sistemas de Información.
Los deberán estar numerados correlativamente, impresos en papel
membrete y expedidos en ejemplares múltiples.
Entrega
La entrega del correo también es función y responsabilidad de cada
empleado de System Center en colaboración con el asistente de
medio tiempo asignado al departamento, quien entregará el
documento original al departamento de destino y lo sellará como
copia.
Registro en el sistema
Una vez enviado el mensaje, el Coordinador del Centro de Sistemas
de Información registra el documento enviado en el Sistema de
Gestión de Correspondencia, registrando el número correspondiente
emitido por el sistema superior a la copia del correo que se envía.
Archivo de la correspondencia
Una vez registrada la correspondencia saliente, el Coordinador de
C.S.I. entregará una copia al asistente para que la deposite en el
archivo respectivo
Conclusión:
La implementación efectiva de este proceso garantiza una gestión
documental eficiente y organizada, desde la recepción inicial hasta la
distribución o embalaje final de los documentos. La adecuada
documentación y registro en cada etapa aseguran la trazabilidad y el
acceso rápido a la información cuando sea necesario.
