ACTIVIDAD 7
Jonathan Kevin Cazorla
Organización y Sistemas
Realizar los siguientes Flujogramas de los siguientes procesos de trabajo:
PROCESO NO 1 – PAGO A PROVEEDORES
1. El Gerente de Administración y Finanzas elabora y entrega toda la documentación
un día antes del pago a proveedores al Gerente General.
2. Revisa toda la documentación el Gerente General y devuelve al Gerente de
Administración y Finanzas con la aprobación respectiva.
3. El Gerente General firma los cheques, el día destinado al pago de los proveedores
4. El Gerente de Administración y Finanzas alista toda la documentación y entrega al
Auxiliar Contable.
5. El Auxiliar Contable realiza el pago a los proveedores, quienes deben emitir la
factura y/ recibo como constancia del pago.
6. Una vez que el Auxiliar Contable realiza los pagos, entrega factura y/o recibo al
Contador para que adjunte el comprobante respectivo de egreso para su archivo.
Observaciones Del Proceso
En el proceso de pago a proveedores se hizo una observación, en la cual se pudo ver que
el día de pago, el Gerente General tiene que firmar los cheques de los proveedores el día
que revisa la documentación que el Gerente de Administración y Finanzas entrega.
Esto provoca que el Gerente de Administración y Finanzas pierda tiempo esperando que
los cheques sean firmados y al mismo tiempo los proveedores tengan que esperar por el
pago.
También se observa que el proveedor no firma ningún documento que compruebe que la
deuda fue pagada.
Soluciones a los problemas
El día previo al pago, cuando Gerencia revisa la documentación que envía el Gerente de
Administración y Finanzas, no solo debe revisar la información, sino también firmar los
cheques el mismo día, el no hacerlo ocasiona pérdida de tiempo y malestar por parte de los
proveedores.
Como no existe un documento que compruebe el pago a proveedores, es necesario crear
una planilla de pago de proveedores, la cual debe ser firmada por los mismos al efectuarse
la cancelación.
PROCESO NO 2 - PAGO A TRANSPORTISTAS INDEPENDIENTES
1. El transportista se dirige con el contador, para que este efectúela Nota de liquidación
correspondiente por sus servicios.
2. El contador exige la copia de boletas de pesos que se emite cuando se realiza la
recepción del producto, posteriormente con la placa, el nombre del transportista y la
procedencia del grano se procede a la verificación de datos, con cada nota de
recepción, luego se realiza el cálculo manual del monto a cancelar, descontando
además los anticipos por combustible o lubricantes.
3. Con la nota de liquidación al transportista, este pasa por caja donde se realiza su
pago y se entrega el recibo del pago correspondiente.
4. La cajera pasa al auxiliar contable, la copia del recibo para su archivo.
PROCESO NO 3 – PAGO A CONTRATISTAS
1. El técnico agrícola elabora la planilla de pago a contratistas, la información debe
contener el nombre del contratista, cantidad de hectáreas limpiadas, precio por
hectárea, descuentos y monto total a pagar.
2. Esta planilla es remitida al Gerente de Producción para su verificación
3. El Gerente de Producción verifica la planilla observando que no tenga ninguna
anormalidad. Si fuera observada se la devuelve al técnico agrícola para su
corrección volviendo de esta manera al primer paso del proceso.
4. Si no tuviera observación se envía al Gerente de Administración y Finanzas para
que elabore el cheque, que es enviado a la Gerencia General adjuntando la planilla
para su revisión y firma.
5. La Gerencia General, revisa la planilla, firma el cheque lo remite a la cajera para que
realice el pago correspondiente al contratista.
6. La cajera realiza el pago y el respectivo comprobante del mismo, el cual es firmado
por el contratista dejando una copia para su archivo.
