Reclasificacion de gastos no dedusibles y IVA

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¿Sería el proceso de clasificación de gastos no deducibles? ¿Eso lo lleva tú? No, eso sí ya lo
lleva... No estoy seguro si la Generalitat de esa parte de gastos no deducibles o... Porque
mayormente no, eso ya lo contabiliza la Gerencia de Control de Pagos. Ajá, ¿y el IVA? El IVA
también lo contabilizan ellas. Ok.

Bueno, entonces, siendo así, yo creo que ya termino contigo. Ok, hasta luego. Hasta luego,
gracias.

¿Aló? Aló. Ajá, cuéntame, Javier. Ajá, bueno, ya terminamos con las retenciones tanto del
IVA como impuestos sobre la renta.

Ahorita, bueno, deberíamos seguir con reclasificación de gastos no deducibles. Lo que es

propiamente la reclasificación ahorita en estos momentos lo lleva es contabilidad y
administración. En un momento lo llevó planificación, impuestos nacionales y municipales,
pero ya eso lo realiza contabilidad.

Nosotros lo utilizamos solamente a nivel de declaración, cuando estamos organizando la

conciliación de renta para tomar saldos. Pero propiamente las reclasificaciones las hace
contabilidad y administración. Ok.

Este, entonces, ok, este proceso directamente de contabilidad. Ajá, y si saltamos a IVA, ¿sí lo
lleva ustedes? IVA, sí. Ok.

Con IVA, como te estaba comentando Leiner, ¿sí? Nosotros monitoreamos la cuenta
contable y lo que aparece en sistema. Propiamente lo que es contabilizar el IVA depende del
área receptora del proceso, ¿sí? Ok. Bien sea control de pago, bien sea medios de pagos
electrónicos, que son los que como que reciben lo que genera la retención del IVA.

Ok, entiendo. ¿Cuáles serían directamente las entradas de este proceso? ¿De cuál proceso
exactamente? Del IVA. ¿La entrada de IVA en cuanto a la retención me dices tú? Sí.

Ok, las entradas son medios de pagos electrónicos y control de pago. Ok. ¿Y las salidas?
Sería administración y el señal.

Ok, pero ¿ustedes entregan algún tipo de reporte, algún tipo de archivo? De IVA nosotros
generamos los libros de compra y los libros de ventas como tal, ¿sí? El libro de venta como
tal sería lo que nosotros llamamos IVA cuenta de terceros. Sí, que son proveedores del
extranjero o son más que todo proveedores del extranjero, que nosotros nacionalizamos el
gasto y declaramos a cuenta de terceros. Ok.

¿Cuáles son los recursos, los materiales, personal que necesitan para llevar a cabo este
proceso? Estamos hablando de lo que son equipos o de lo que es el sistema como tal.
Equipos y personas. Y bueno, sistemas también, o sea, que esté involucrado dentro de este
proceso.

¿Para el proceso qué necesito yo? ¿Tener el acceso al sistema financiero, al sistema
contable del banco, un equipo, conexión a internet? Ok. ¿Dentro de algún tipo de
contingencia que hayan tenido sobre este proceso? No sé si se han visto afectados o cómo
lo han solventado. Cuando hemos tenido, por lo menos en la pandemia, que se nos
presentaron problemas para las declaraciones, para lo que fue el pago como tal, se
generaron, para poder cumplir con los pagos generábamos, emitíamos cheques de gerencia,
y se iba a pagar directamente a la taquilla.

Se llevaba planillo y se pagaba directamente a taquilla. A una taquilla que tiene asignado el
SEMIA en la sede. Ok.

¿Estas cosas existen algún tipo de amenaza que podría afectar este proceso? O sea, aparte
de que ya hemos hablado de las puertas eléctricas y demás. El problema que se puede
presentar es alguna falla a nivel de sistema, del sistema financiero del banco, aparte de los
ya acostumbrados a lo que es el internet, el sistema eléctrico normal como tal. Ok.

De acaso, ¿con qué frecuencia inicia este proceso? Lo que es IVA se hace en declaraciones
quincenales. Ok. Prácticamente podemos decir que se trabaja semanalmente, porque
tenemos que esperar que las áreas que procesan, pues, hagan sus procesos internos, hagan
sus contabilidades, y nosotros podemos tomar la información.

Verificar, por lo menos en la parte de retenciones, IVA, se hace un muestreo, se toma un

muestreo, se piden fotocopias de las facturas, se verifica que se hayan aplicado
correctamente las retenciones, que cumpla o no cumpla la factura con los deberes formales,
y procedemos a hacer el cuadre, la revisión del cuadre y la declaración. ¿Y cuál es el
volumen de transacciones o de operaciones que ustedes revisan semanalmente? El
muestreo como tal se toma un promedio entre 10, 15 pagos. Ya el volumen de transacción
por IVA, sí, ya es un poquito más alto.

Hemos tenido libros con un promedio como de 152 líneas, de 200 líneas, cada línea es un
pago. Ok. Entonces tomamos muestreo dependiendo de qué tan amplio sea el archivo,
podemos tomar 20 facturas, 15 facturas, para verificar que se esté cumpliendo la norma
completa como tal.

¿Y qué tiempo le podemos realizar a todo este proceso? Se le puede dedicar, que te digo yo,
como tres horas, tres horas por semana en la revisión del muestreo. Ok. Ahora, por ejemplo,
volvemos al caso de que se va la luz.

¿Cuánto tiempo podrías operar? ¿O hay forma de hacerlo de manera manual? Si yo ya tengo
la información, yo ya bajé mi contabilidad, mis datos, mis montos contables, y ya tengo el
archivo como tal, sí lo puedo trabajar manualmente. Lo que pasa es que por el volumen,
pues trabajamos con, es con una hoja de Excel, tendríamos que trabajarlo, tendríamos que
trabajarlo con contingencia, con energía eléctrica. Porque yo puedo hacer la revisión de la
factura como tal manualmente, pero ya la revisión de todo el reporte como tal,
obligatoriamente la tendría que hacer por Excel, porque sería extremadamente tedioso
hacerla de forma manual.

Entiendo. Si tienes que ir a ese sitio alterno, ¿qué necesitas para poder seguir trabajando?
Tener, tener mis saldos contables, tener la información que me envían las agencias, y un
equipo con un, con un computador tengo. Ok, ¿y a nivel de aplicación? Sí, tendría que
reportar, sí, tendría que tener igual el acceso a internet.
Ok, ¿y a nivel de las aplicaciones que utilices, algún acceso a algún sistema? A nivel de
retenciones, Iván, nosotros tenemos un aplicativo a nivel interno, que es como que me
genera el archivo, él me genera, él como que me toma toda la información de la S400, de lo
que son los pagos, y me lo, me lo organiza en un archivo. Pero es un aplicativo interno del
banco. Ok.

Ok. Ahora, si por algún motivo no se puede, no se puede realizar este proceso, ¿cuál sería,
cómo se debería efectuarlo? Yo tengo, este, por calendario el CNM anualmente publica las
fechas topes en que yo puedo declarar. Ok.

No, si me, si quedo extemporánea, pues tengo sanciones pecuniarias, son multas, multas las
que, las que tendríamos que cancelar. Esto sería en caso de una fiscalización del CNA. Ok.

En este caso, de este proceso, ¿con qué otras áreas está relacionado el problema? A nivel de
ingresar información, medios de pagos electrónicos y control de pagos. A nivel de salida de
información, sería con control de pagos, con administración y el CNA. Ok.

Este, además de las auditorías, ¿CNA tiende a fiscalizar este proceso? CNA solamente.
Auditorías, auditorías tanto internas como externas y CNA. Ok.

¿Esto solo lo llevas tú o tienes más personas que te apoyen? Las retenciones de IVA las
maneja, lo que es IVA, retenciones, declaraciones y retención de impuestos sobre la renta
las maneja Leyner. Y yo que le doy el visto bueno, la aprobación final, como jefe del área,
como gerente. Ok.

Y si él no estuviese, en algún momento, ¿hay otra persona que podría encargarse de eso? Yo
misma. Ok. ¿Qué capacitación requiere el personal para ejecutar esto que veo? Bueno, Excel
básico, conocimientos contables básicos y lo que es normas de facturación, un poco de
basamiento legal a lo que es las retenciones, lo que son las bases, los hechos imponibles
para aplicar las retenciones.

Ok. ¿Y cuánto tiempo más o menos lleva una persona aprender todo este proceso? Yo le
pongo un promedio de como de tres meses. Ok.

¿También en este caso sería puro firmática lo que necesita? Sí. Ok. No sé si, porque yo te
estaba comentando que nosotros utilizamos mucho lo que es el sistema financiero, pero no
sé si tiene relevancia de que mucha de esa información, cuando nosotros generamos lo que
llamamos reportes o los listados caen en una carpeta que se maneja también a través del
sistema.

Son como unas carpetas destinos que tiene cada área para ir archivando como todos esos
reportes. Ahora, ¿ustedes entran a esas carpetas a través de alguna aplicación o a través del
mismo Windows llegan a esa aplicación? No, es lo que nosotros aquí le dicen el navigator,
¿sí? Es como un ícono que tenemos para ingresar a todo lo que generan los listados en el
AS400, nuestro sistema financiero. Es como una salida de impresión, por decirlo así, ¿sí? Me
va almacenando todo lo que yo mando a generar a través del sistema financiero.
Ellos caen como en esa salida de impresión, él me mantiene ahí como ese archivo. Nos
tienen que autorizar para ingresar a esas carpetas y sacar esos reportes que nosotros
hacemos como esos listados. ¿Esta aplicación, todos ahí en el área tienen acceso? Sí, sí,
porque por cada impuesto, pues, prácticamente hay una carpeta dentro de esa aplicación.

Lo que me genera, lo que te comentaba en el primer impuesto, ¿sí? Cuando liquidación de

créditos me genera el fulano reporte que yo te dije que a veces no me salía, yo puedo
ingresar por esa carpeta, yo debo de ingresar a esa carpeta para pedir ese reporte. Ok,
ahora, ¿este es una aplicación que lo utiliza todo el banco o solo ciertas áreas? Ciertas áreas.
Ok, ¿entre esas áreas estaría, además de ustedes? Está créditos, está, bueno, hasta donde
sé, trabajamos con créditos, creo que contabilidad también la tiene, contabilidad general.

Creo que la maneja Fidex. Pero toda área que de repente genere un reporte por el sistema
del banco debe de llegar a esa carpeta. Y ellos tienen como una administración por
departamento, por área, cada quien tiene su carpeta.

Y cada quien tiene su autorización definida para entrar a determinar. ¿Y este sistema se ha
caído alguna vez? ¿Ha tenido algún tipo de inconveniente? No, hasta donde yo recuerde,
no. Ok, ahora, este conocimiento, ¿si esto es un desarrollo interno o es aplicación de un
tercero? No, es interna, es interna porque creo que va vinculado con el… ¿Algo? Creo que es
interno porque va vinculado directamente con el sistema contable del banco.

Ok, ok, perfecto. Ajá, dentro de este proceso, ¿existe algo que se puede realizar de manera
manual en caso de contingente? En el IVA, si yo pude descargar la información del AS-400,
yo lo puedo trabajar manualmente por Excel. Hablamos manualmente con el cuadro de
Excel.

Ok. Si lo puedo trabajar. ¿Y cuánto tiempo podrías hacer esa labor sin necesidad de entrar a
las aplicaciones o sistemas? Pues no se nos ha presentado el caso, no te sabría dar un plazo,
un tiempo a utilizar.

Ok. ¿Sabe si este proceso se encuentra documentado? Debe de estar documentado, pero
tendría que ver si le hicieron las últimas actualizaciones. Pero sí está documentado, sé que
está documentado, sí.

¿Estás al tanto si también hay procesos de cautividad de negocio o de recuperación de

desastres para este proceso? No estoy segura. Deberían de estar, pero no sé con qué, qué
tan actualizados estén. Ok.

¿Estarías de acuerdo si nos tomamos un descanso de 10 minutos y continuamos? Claro, por

supuesto, no hay problema. Perfecto. Entonces, a las 10.
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