CURSO: ACTIVIDADES BÁSICAS DE

ALMACÉN 1

MODULO 2:
Características básicas del almacén

CONTENIDOS:

1. LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

2. LOGÍSTICA DEL ALMACENAMIENTO

3. CLASIFICACIÓN DE ALMACENES

4. FUNCIONES DE ALMACÉN

5. FUNCIÓN DE EXPEDICIÓN Y PREPARACIÓN DE PEDIDOS

6. PRINZIPALES ZONAS DEL ALMACÉN

7. RECEPCIÓN Y REGISTRO DE MERCANCÍAS

 INTRODUCCIÓN

El módulo anterior fue una primera toma de contacto y pudimos ver qué es un mozo
de almacén. A partir de ahora, nos centraremos más en el funcionamiento de los
almacenes y aprenderemos nuevos términos que serán importantes en este trabajo.
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1. LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

Una cadena de abastecimiento no es más que todas las actividades relacionadas con
la transformación de un bien, desde la materia prima hasta el consumidor final, muchas
veces nos llega a nuestras manos un producto, sin darnos cuenta que ha pasado por un
proceso para que llegue a ser el producto que tenemos, ese proceso es el que
conocemos como cadena de abastecimiento.
Además una compañía que produce bienes forma parte de un eslabón en la cadena
de abastecimiento.

Los siguientes son los actores en la cadena de abastecimiento:

 PROVEEDORES
Elemento inicial de la cadena de Abastecimiento, se definen como las personas física
u organizaciones que habitual o periódicamente ofrece, distribuye, vende, arrienda o
concede el uso o disfrute de bienes, productos y servicios.
 Un proveedor certificado permitirá ofrecer productos con los requerimientos
necesarios por el fabricante y permitirá asegurar su calidad y el tiempo de entrega en el
momento y lugar adecuado.

 FABRICANTES
Un fabricante se dedica a transformar materia prima para la construcción de un 3

producto.
La fábrica se dedica a elaborar productos o servicios que se encuentran regidos por
los requerimientos y especificaciones de los clientes.
La fábrica es parte esencial en la calidad en la elaboración de productos terminados.

 DISTRIBUIDORES
Es aquella persona u organización que se encarga de distribuir los productos
terminados en los puntos de venta que tienen contacto consumidor final.

Es una parte vital de la cadena de abastecimiento debido a que una inadecuada

manipulación del producto puede anular todo el proceso de calidad realizado en la
fábrica.

 DETALLISTAS
Es un Comerciante que vende al por menor o detal una mercancía. Es el punto de
contacto directo con el cliente o consumidor final, por esto es necesario ofrecer un
óptimo servicio y una presentación adecuada del producto a ofrecer.

 CLIENTES O CONSUMIDOR
Es la persona u organización que adquiere, realiza o disfruta de bienes, productos o
servicios. Parte vital de la cadena de abastecimiento, debido a que estos son la razón de
ser del negocio.
 2. LOGÍSTICA DEL ALMACENAMIENTO

 DEFINICIÓN:
Almacenamiento son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de
mercancía. Son manejados a través de una política de inventario. Esta función controla
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físicamente y mantiene todos los artículos inventariados.
Al elaborar la estrategia de almacenamiento se deben definir de manera coordinada
el sistema de gestión del almacén y el modelo de almacenamiento.

 PRINCIPIOS DE ALMACENAJE
Siempre se deben tener en cuenta las siguientes reglas generales o Principios de
Almacenaje:
El almacén NO es un ente aislado, independiente del resto de las funciones de la
empresa. En consecuencia, su planificación deberá ser acorde con las políticas generales
de ésta e insertarse en la planificación general para participar de sus objetivos
empresariales.
Las cantidades almacenadas se calcularán para que los costos que originen sean
mínimos; siempre que se mantengan los niveles de servicios deseados.
La disposición del almacén deberá ser tal que exija los menores esfuerzos para su
funcionamiento; para ello deberá minimizarse:

- Espacio empleado: utilizando al máximo el volumen de almacenamiento

disponible.
- Tráfico interior: que depende de las distancias a recorrer y de la frecuencia con
que se produzcan los movimientos.
- Movimientos: tendiendo al mejor aprovechamiento de los medios disponibles
y a la utilización de cargas completas.
- Riesgos: debe considerarse que unas buenas condiciones ambientales y de
seguridad incrementan notablemente la productividad del personal.
 Por último, un almacén debe ser lo más flexible posible en cuanto a su estructura e
implantación, de forma que pueda adaptarse a las necesidades de evolución en el
tiempo.

3. CLASIFICACIÓN DE ALMACENES 5

Actualmente, casi todas las actividades empresariales requieren la existencia de

almacenes. Partiendo de que los tipos de almacenes tienen una serie de características
diferentes, podemos clasificarlos y agruparlos bajo una serie de criterios.

A continuación mostramos los más significativos:

- Almacén de productos terminados: En este almacén se guardan las existencias

hasta ser vendidas.
- Almacén de materias primas: En este almacén se depositan las materias primas,
que están en espera antes de incorporarse al proceso productivo.
- Almacén interior: este almacén se encuentra en el interior del edificio o nave
de la empresa, son los más comunes.
- Almacén exterior: Este tipo de almacén se encuentra en el exterior de los
centros, normalmente vallados y señalizados (por ejemplo, almacén de chatarra
de coches).
- Almacén principal: Suelen ser grandes almacenes de los que disponen las
empresas para guardar la mayor parte de su producción a la espera de ser
librada. Suele estar ubicado en la sede de la empresa.
 - Almacén satélite: Son almacenes que son propiedad de la empresa o están
alquilados. La función de estos almacenes es proveer de producto aquellos
puntos de consumo lejanos de la sede de la empresa o del almacén principal.
- Almacén temporal: Es un tipo de almacén en el cual la mercancía no se guarda
ni se almacena durante largo tiempo. De hecho, la rotación del producto sito en
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este tipo de almacén suele ser muy elevada. Se usa más como centro logístico
de intercambio de transportes que como almacén en sí.

4. FUNCIONES DE UN ALMACÉN

Todo almacén dependiendo de la clase, del tipo de productos, etc. desempeña estas
funciones:
1. Recepción de productos: abarca el conjunto de tareas que se realizan antes de la
llegada de los productos al almacén, desde la entrada hasta después de su llegada. La
recepción se divide en estas fases: antes de la llegada, llegada de los productos y
después de la llegada.

2. Almacenaje y manutención: el almacenaje es la actividad principal que se realiza en

el almacén y consiste en mantener con un tratamiento especializado los productos,
sistemáticamente y con un control a largo plazo.

La manutención se refiere a la función que desempeñan los operarios del almacén,

empleando los equipos e instalaciones para manipular y almacenar productos con el fin
de alcanzar una serie de objetivos estipulados.

3. Preparación de pedidos: proceso conocido también por el término inglés picking y

se refiere principalmente a la separación de una unidad de carga de un conjunto de
productos.

4. Expedición: consiste en el acondicionamiento de los productos con el fin de que éstos

lleguen en perfecto estado y en las condiciones de entrega y transporte pactadas con el
cliente.
5. Organización y control de las existencias: dependerá del número de referencias a
almacenar, de su rotación, del grado de automatización e informatización de los
almacenes.

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Planificación y Organización

Recepción Almacén Movimiento

Información

5. FUNCIÓN DE EXPEDICIÓN Y PREPARACIÓN DE

PEDIDOS

 PREPARACIÓN DE CARGA PARA SU EXPEDICIÓN.

La preparación de carga o de pedidos, principalmente consiste, en la recogida o
selección de artículos o mercancía del lugar donde estén almacenados para
transportarlos a las zonas de consolidación o preparación de carga, y posteriormente
cargarlos en vehículos de transporte para hacer llegar la mercancía al cliente.
A este procedimiento se le denomina “picking” y consta de dos actividades
principales:
a) La recogida de cada una de las mercancías solicitadas por el cliente y
b) La consolidación o agrupación de todas ellas en uno o varios embalajes para su
envío.
 Hay que distinguir dos aspectos.
- Cuando se recoge unidades de carga completas (no picking).
- Cuando la unidad de carga se tiene que dividir o romper (picking).

Para entender mejor el concepto de picking vamos a poner un ejemplo:

Supongamos que un camión con refrescos debe estar listo con su pedido para
comenzar su repartición, entonces se debe comenzar un proceso desde ubicar las
secciones donde se encuentran los paquetes de refrescos, y juntar varios hasta llenar
una isla o lote que conforma el pedido.
Una botella de refresco es parte del pedido, al igual que una caja, un lote y un pack de
refrescos, que en conjunto conforman el pedido final.
  SISTEMAS DE PREPARACIÓN DE PEDIDOS.
Existen dos formas de realizar la preparación de pedidos:
1. Hombre a Producto (In situ).
2. Producto a Hombre (Estaciones de Picking).

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1. Hombre a Producto:
Sigue siendo el procedimiento más habitual en la preparación de pedidos, y
consiste en que el operario o preparador se dirige a la mercancía que debe coger, es
decir, se traslada hacía donde están los productos.
La persona sabe dónde dirigirse ya que previamente se le proporciona un listado
del pedido (packing-list), donde aparecen los artículos, cantidades del pedido y
ubicación en el almacén.
El preparador puede realizar el proceso de recoger la mercancía de varias formas:
Picking de bajo nivel, Picking de alto nivel, o/y estanterías de picking.
 2. Producto a Hombre:

En los almacenes donde hay una alta rotación de artículos y existe un número
considerable de referencias, la mercancía va hacía el preparador. Todo esto se realiza
con sistemas automáticos y robotizados, como pueden ser los rodillos o bandas
automáticas.
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El preparador no se desplaza, sino que la mercancía le llega (según el pedido) y
coge la mercancía y las introduce en contenedores específicos para la preparación de
pedidos. A esta zona se le denomina estaciones de picking.

 HERRAMIENTAS EN LA PREPARACIÓN DE PEDIDOS.

La principal herramienta en la preparación de pedidos son las nuevas tecnologías,
principalmente un Software de Gestión de Almacenes (SGA), en comunicación con los
ERP´s de la empresa los cuales permiten tener de forma óptima el inventario, conocer
la ubicación exacta y cantidades de los artículos dentro de un almacén, aspectos que
hacen mucho más fácil la funciones de picking (preparación de pedidos).

Estas herramientas tecnológicas le guían al trabajador en la preparación de pedidos

cuando debe desplazarse hacia donde está la mercancía (hombre-producto), y le obligan
a confirmar y comprobar la validez de todas las órdenes que ejecuta.
 Las nuevas tecnologías nos presentan productos para la función de PICKING
HOMBRE-PRODUCTO:
- Terminales de Radiofrecuencia: La radio
frecuencia es un sistema que guía al operario,
en tiempo real, de todas las operaciones u
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órdenes que debe realizar en el almacén,
disminuyendo los desplazamientos,
aumentando la productividad y minimizando
los posibles errores.

- Terminales de Picking por voz: Los operarios pueden indicar sus operaciones a
través de la voz, y recibirlas del mismo modo, todo ello en tiempo real.

- Terminales de Picking guiado por luz: Es el sistema que guía visualmente al

operario hacia las ubicaciones donde está almacenada una determinada
mercancía para la preparación de los pedidos.

En el sistema de picking donde la mercancía va hacía el operario (Producto a

Hombre) las tecnología utilizadas son:
Pantallas de Sistema de Gestión, Dispositivos de Picking por luz, Básculas,
Etiquetadoras…
Este sistema de preparación de pedidos suele encontrarse en Almacenes
Automatizados que permiten a los operarios minimizar sus desplazamientos, puesto que
la estructura se encarga de mover los productos de forma automática.
 Citamos algunos materiales y equipos empleados en este tipo de almacenes:
utilizan equipos robotizados para la manipulación de la mercancía, como los
transelevadores de bultos, carrules o patermóstes, sistemas de manutención
automáticos (rodillos, elevadores, bandas…) y clasificadores (sorters).

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6. PRINZIPALES ZONAS DEL ALMACÉN

 ZONA DE DESCARGA
Es el recinto donde se realizan las tareas de descarga de los vehículos que traen la
mercancía procedente de los proveedores, principalmente y de las devoluciones que
realizan los clientes. En este recinto se encuentran los muelles que ocupan tanto la parte
interna como la parte externa del almacén.

 ZONA DE CONTROL DE ENTRADA

Una vez descargada la mercancía esta se traslada a un recinto donde se contrasta lo
que ha llegado con los documentos correspondientes a lo solicitado en primer lugar se
realiza un control cuantitativo en el que se comprueba el número de unidades que se
han recibido bien sean paletas, bultos, cajas, etc. posteriormente se hace un control
cuantitativo para conocer el estado en que se encuentra la mercancía, el nivel de
calidad, etc.

 ZONA DE ENVASADO O REENVASADO

Encontraremos esta zona en aquellos almacenes en los que se refiere a volver a
envasar o repaletizar en unidades de distinto tamaño las cargas recibidas, por exigencia 13

del sistema de almacenaje por razones de salubridad o simplemente para etiquetar los
productos recibido.

 ZONA DE CUARENTENA
Solo algunos almacenes tienen esta zona. En ella se depositan los productos que por
sus características especiales la normativa exige que pasen unos análisis previos al
almacenamiento para conocer si están en buen estado o no.
Hasta que no se realicen esas pruebas el producto no se puede tocar ni almacenar.
Una vez haya superado los controles necesarios se procederá a su almacenamiento
definitivo.
Los almacenes que suelen disponer de esta zona son los que almacenan productos
farmacéuticos y agroalimentarios.

 ZONA DE ALMACENAMIENTO
Se denomina zona de almacenamiento al espacio donde se almacenan los productos
hasta el momento en que se extraen para proceder a su expedición.

 ZONA DE CONSOLIDACIÓN
Este espacio está destinado a reunir el conjunto de tareas y producto variados
correspondientes a un mismo pedido.

 ZONA DE EMBALAJE PARA LA EXPEDICIÓN

En esta zona se produce al embalaje del conjunto de mercancías dispuestas para ser
servidas al cliente. Este embalaje puede ser manual o bien se puede realizar a través de
equipos automatizado.
  ZONA DE CONTROL DE SALIDA
En este recinto se verifica que las mercancías relacionadas en el pedido se
corresponden con las referencias que se han preparado para servir al cliente y si la
cantidad de productos coincide con la solicitada la tarea de control se puede agilizar
mediante la incorporación a los productos de etiquetas provistas de código de barras
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(EAN).

 ZONA DE ESPERA
Esta zona se reserva en algunos almacenes para hacer frente a diversos improvistos
tales como la rapidez o lentitud en la preparación de las mercancías que pueden
ocasionar adelantos o retrasos a la hora de cargar los medios de transporte o el retraso
del transportista en el momento de carga.

 ZONA TÉCNICA
Es la zona destinada a cargar las baterías de los medios de transporte interno y la
zona de mantenimiento de las carretillas.

 ZONA ADMINISTRATIVA
Es el espacio destinado a las oficinas del almacén donde encontramos al responsable
del almacén a los administrativos, la centralista para la recepción y realización de
llamadas telefónicas. Es el espacio para atender a los transportistas.

 ZONA DE SERVICIOS
Esta zona estará destinada a cubrir ciertas necesidades del personal que trabaja en
el almacén allí encontramos los vestuarios y aseos, el comedor, la zona de descanso, la
sala de reuniones etc.
 7. RECEPCIÓN Y REGISTRO DE MERCANCÍAS

Un almacén es un depósito de mercancías, un lugar en el que conservar y

mantenerlas en perfectas condiciones.
La actividad en el almacén supone un flujo continuo de materiales lo que, a su vez
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conlleva una actividad administrativa necesaria para un correcto control y
funcionamiento.
En este punto vamos a ver los elementos necesarios para la recepción y registro de
mercancías en un almacén.
Veremos cuáles son los principales documentos y justificantes que reflejan la
entrada de materiales o productos independientemente de si proceden de proveedores,
de otros almacenes o de diferentes secciones la propia empresa.
Siempre que un material se cambia de un lugar a otro dentro del almacén, o sale de
éste, es requisito indispensable la existencia de un documento que refleje dicho
movimiento. La actividad del almacén se refleja, por tanto, en justificantes, órdenes o
partes de trabajo.

 DOCUMENTOS QUE JUSTIFICAN LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN UN

ALMACÉN

- Pedido, emitido por la empresa y enviado al proveedor.

- Registro de pedidos emitidos.
- Hoja de solicitud de mercancías entre almacenes o entre secciones de la empresa.
- Albarán o nota de entrega, documento que se recibe junto con la mercancía.
- Hoja de recepción: es un documento de carácter interno orientado a dejar constancia
de los pedidos y mercancías recibidas en el almacén. Debe contener los siguientes
campos de datos de información:
 Número de pedido.
 Albarán o nota de entrega.
 Resultado del control de cantidad y calidad.
 Almacén o sección de destino.
 Descripción y código de la mercancía.
 Cantidad recibida, cantidad solicitada y cantidad pendiente de recibir.
  ACTIVIDADES DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS EN EL ALMACÉN

- Cotejar las mercancías recibidas teniendo a mano el albarán y el pedido.

- Comprobar daños o desperfectos en las mercancías llegadas al almacén.
- Acondicionar y etiquetar las unidades de almacenaje.
- Almacenamiento de la mercancía, teniendo en cuenta la ubicación asignada a cada 16

producto.
- Comprobación del estatuto de cuarentena de los productos recibidos.
- Recepción de artículos devueltos por clientes.

 ETIQUETADO Y CODIFICACIÓN DE MERCANCÍAS

La trazabilidad en un almacén es
necesaria para conocer la ubicación y
trayectoria de los productos y mercancías
a lo largo de la cadena de suministro.
Cada producto o unidad de carga debe
llevar una etiqueta con información
legible y registrada mediante un código de
barras para facilitar su lectura mediante
un escáner u otros medios.
Siempre que un producto llega a la recepción del almacén, y antes de ser
almacenado en la ubicación que le corresponda, éste debe ser etiquetado con un código
de identificación interna que facilite información detallada del mismo.
El código de barras es el sistema de identificación de productos más extendido y
fiable en la actualidad.

Distinguimos los siguientes tipos de etiquetas según la información que se recoja:

- Etiquetas de contenido: Describen la mercancía que contiene el bulto o
paquete.

- Etiquetas de manipulación o uso: Indican la forma de almacenar, transportar o

manipular la mercancía así como la peligrosidad del producto, si procede.
 - Etiquetas de procedencia y destino: Informan al medio de transporte del lugar
o almacén de origen (almacén de carga) y el lugar o almacén de destino
(almacén de descarga).

Para que la trazabilidad de las mercancías en un almacén sea perfecta, es requisito 17

necesario la colaboración de todo el personal implicado en la cadena de suministro.

El flujo físico de mercancías y el flujo de información deben ir de la mano para
asegurar que la actividad del almacén funcione correctamente.