“Funciones y manejo físico de los
inventarios”
Instituto Tecnológico de Veracruz
Administración de las operaciones I
Grupo: 5X3C
Hora: 08:00-09:00
Ingeniería industrial
Alumno: Espejo Quero Kevin
No. control: 20020817
Asesor: Luis Manuel Villanueva Rivera
VERACRUZ, VER. A 18 DE MAYO DEL 2023
18-5-2023
Funciones del Almacén
Almacén: Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía.
La formulación de una política de inventario para un departamento de almacén depende de la
información respecto a tiempos de adelantes, disponibilidades de materiales, tendencias en los
precios y materiales de compras, es la fuente mejor de esta información
Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, se deben establecer
resguardos físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño de uso innecesario debido
a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos de rotación de inventarios defect uosos y
a robos. Los registros de deben mantener, lo cual facilitan la localización inmediata del os artículos.
Función de los Almacenes:
Los inventarios o stocks, definidos como una provisión de materiales con el objeto de facilitar la
continuidad del proceso productivo y la satisfacción de los pedidos de consumidores y clientes, se
presentan prácticamente en cualquier organización, y en particular, en las empresas industriales,
sean estas pequeñas, medianas o grandes.
Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo
tipo de almacenes:
• Recepción de materiales en el almacén.
• Registro de entradas y salidas del almacén.
• Almacenamiento de materiales.
• Mantenimiento de materiales y de almacén.
• Despacho de materiales.
• Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de
contabilidad.
Función de las Existencias:
Garantizar el abastecimiento e inválida los efectos de:
• Retraso en el abastecimiento de materiales.
• Abastecimiento parcial
• Compra o producción en totales económicos.
• Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.
Manejo Físico de Inventarios
Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación o confirmación de la existencia de
los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una estadística
física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los
ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales.
Algunas empresas le dan el nombre de inventario físico porque se trata de una estadística física o
palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la existencia
registradas en las FE.
El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo física de la
empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario se hace en toda la empresa;
en la bodega, en las secciones, en el depósito, entre otras.
El inventario físico es importante por las siguientes razones:
1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las existencias
físicas (cantidad real en existencia).
2. Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores
monetarios.
3. Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para efectos de
balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio fiscal.
La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:
1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcrito en el libro de
inventario, conforme la legislación.
2. El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del
material y la aproximación del consumo real.
Recepción Inventarios
La recepción de mercancías es el proceso en el cual los productos adquiridos a un proveedor llegan
al almacén para ser clasificados, controlados y, posteriormente, ubicados en este.
La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un transportador común, es la
misma. Si el material se recibe de cualquier otra fuente u otro departamento de la compañía, las
actividades de construcción, el procedimiento será el mismo.
Importancia
La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que una gran
parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada, la recepción total bajo
un departamento único, las excepciones principales son aquellas grandes empresas con plantas
múltiples. La recepción está estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el 70% de
los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de compra.
Proceso
1. Al recibir un envío, se le someterá a verificación para comprobar si está en orden y en
buenas condiciones, si el recipiente está dañado o no se recibió el número de paquetes
requeridos. Se debe hacer la observación correspondiente inmediatamente y no se podrá
dar recibo de conformidad por el envío, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte
es aéreo, marítimo o terrestre, como se podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo
resultante sobre envíos ocultos.
2. El material que recibe una instalación de la compañía también debe ser sometido a una
inspección preliminar, antes de introducirles en el área de almacenamiento, en el caso de
que en la inspección inicial se detecte materiales de calidad inferior o en malas condiciones
se le debe rechazar.
Sección de recepción e inspección de materiales.
Este subdepartamento tiene la responsabilidad de recibir los envíos autorizados, inspeccionar el
contenido, llenar los formatos adecuados y transportar los artículos a los almacenes.
Funciones
1. Recibe e inspecciona los artículos y verifica las cantidades con la orden de compra y la
boleta de empaquetamiento.
2. Prepara informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y devoluciones a los
vendedores.
3. Prepara una guía de recepción para distribución a varios departamentos.
4. Entrega la mercadería a los almacenes.
Organización Inventarios
Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan
sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace
casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc.
Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación,
normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las
existencias de la empresa.
1. Catalogación: Significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir ninguno. La
catalogación permite la presentación conjunta de todos los artículos proporcionando una idea
general de la colección.
2. Simplificación: Significa la reducción de la gran diversid ad de artículos empleados con una
misma finalidad, cuando existen dos o más piezas para un mismo fin, se recomienda la
simplificación favorece la normalización.
3. Especificación: significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato,
tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contará con más informaciones sobre
el artículo y menos dudas con respecto de su composición y características. La especificación
facilita las compras del artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material
que se comprara. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del
producto, etc.
4. Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas
aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.
5. Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los
materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace
que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos
de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencia.
En una gran mayoría de las empresas industriales, el almacén de productos terminados se encuent ra
bajo la dirección del departamento de ventas; los almacenes de materias primas y materiales
indirectos bajo la de producción, y las refacciones y herramientas balo la jefatura de
mantenimiento.
La administración moderna ha hecho desparecer esta división por su falta de integración en todo
el sistema de abastecimiento, producción y distribución. Se puede pensar que un director de ventas
y otro de producción no saben administrar ni controlar los almacenes. Como tampoco tienen el
tiempo para hacerlo si sus actividades específicas están encaminadas a su especialidad.
El sistema logístico de abastecimiento, al almacenamiento, producción y distribución ahora se
coloca bajo una sola cabeza que coordina de manera integral a las operaciones productivas de la
empresa industrial.
En esta dirección maneja las necesidades del mercado, a las capacidades de la planta, a las
existencias de cada almacén y los medios de distribución ya si lleva un control completo de la
inversión en los inventarios, con un mínimo de riesgo de faltantes.
Despacho de Inventarios
El despacho es el acto de enviar una determinada mercancía a un destino final, tiene inmersas una
serie de actividades tales como: seleccionar el vehículo, embalajes, ubicación en muelle de carga,
personal y equipos de cargue, ubicación de la mercancía, facturas y remisiones, documentos de
viaje e instrucciones de ruta, sellos de seguridad y entrega al transportador.
Al despacho como tal no se le ha dado la importancia y peso que debiese, pero en realidad es la
realización de la entrega planeada en una venta y la forma como nuestro producto sale de nuestro
poder a ubicarse en las manos del cliente.
Mediante el despacho estamos contribuyendo a que el ciclo de nuestro producto sea ágil y
mostrando esta presteza podemos dar certeza de la eficiencia de toda una organización.
La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe:
• Ser trasladada con el medio mecánico adecuado.
• Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión, una factura o una factura
remisión
• Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercancía con el documento
de salida.
• Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacén de material
auxiliar, con suficiente anticipación.
Mantenimiento de Registros de Inventarios
Las empresas, independientemente de si son manufactureras o industriales, requieren un sistema
de inventarios para registrar las cantidades de mercancías existentes y para establecer el costo de
la mercancía vendida. Existen básicamente dos sistemas para llevar a cabo los registros de
inventario: el sistema periódico y el sistema perpetuo.
Sistema periódico de inventarios: con el sistema de inventario periódico el costo de los artículos
vendidos se determina al final del periodo contable cuando se realiza un conteo físico del
inventario existente. El proceso de conteo del inventario físico existente se puede realizar una o
dos veces durante el año, no obstante, la mayoría de las empresas siempre lo realizan al finalizar
el periodo contable. Este sistema no lleva un registro diario de las unidades vendidas o en
inventario.
Sistema perpetuo de inventarios: con el sistema de inventario perpetuo se llevan registros
continuos, corrientes y diarios del inventario y del costo de los artículos vendidos. Este sistema
muestra de manera permanente la mercancía disponible en el inventario y permite desarrollar un
adecuado control sobre las existencias por parte de los administradores. En este sistema, el costo
de ventas se determina cada vez que se realiza una venta.
El sistema perpetuo permite un registro actualizado del inventario, no obstante, no elimina la
necesidad de realizar un recuento físico del inventario.
Las Cuentas físicas del inventario (arqueo) deben realizarse cuando menos una vez por año a nivel
general o por muestreo para verificar la precisión de los registros computarizados y establecer la
denominada contracción del inventario, que son las diferencias en las existencias ocasionadas por
robo, daños, perdida u obsolescencia de las mercancías.
Métodos de valuación de inventarios.
Independientemente del sistema de inventarios adoptado por una empresa, los costos de los
artículos individuales se deben determinar mediante un método de valuación de inventarios.
Existen tres métodos principales para la valuación de inventarios que han sido generalmente
aceptados en las prácticas contables de diferentes países: PEPS, UEPS y promedio ponderado.
PEPS: primeras en entrar, primeras en salir. Este método supone que el inventario que se adquirió
con anterioridad se vende (consume) primero, por tal razón, el inventario final está compuesto por
las ultimas unidades compradas. En economías en donde los precios aumentan continuamente,
PEPS, generalmente muestra la mayor utilidad bruta.
