Términos y Condiciones de Uso

Servicio Office 365 para Aprendices

Por la cual se establecen términos y condiciones para el uso y aprovechamiento de cuentas de

correo electrónico y servicios conexos adscritos bajo dominio @soy.sena.edu.co para los Aprendices
del SENA en carreras técnicas.

1. Descripción del servicio Office 365 para aprendices del SENA.

Apreciado usuario - aprendiz, el ecosistema de colaboración de Microsoft Office 365 con dominio
@soy.sena.edu.co para Aprendices del SENA que ofrece el Servicio Nacional de Aprendizaje en
adelante SENA tiene como función principal prestar a los aprendices herramientas para la
comunicación, el intercambio de información y la generación de valor agregado en los procesos de
formación.

Por medio de este servicio, el SENA brindará a los aprendices en formación en programas auxiliar, 1
operario, técnico o tecnológico en las modalidades presencial o virtual, acceso a servicios de
colaboración y comunicación en la nube para apoyar y facilitar la formación del talento humano
frente a la demanda el sector empresarial del país, potenciando el uso de las TIC en los procesos
formativos y desarrollando capacidades en el capital humano.

El servicio por medio de las herramientas que pone a disposición de sus usuarios su misión, visión,
objetivos y las funciones que corresponden a su objeto social. Al igual que los productos, servicios,
programas y en general información relacionada con la gestión que adelanta.

El SENA no persigue ningún lucro, ganancia o interés comercial con la información que se gestiona
en la plataforma, ni de los diferentes productos y servicios que son parte de este ecosistema de
colaboración, a los cuales se accede a través de SOFIA Plus (senasofiaplus.edu.co) y
https://login.microsoftonline.com.

Todos los productos y servicios que ofrece el SENA son gratuitos y no se utiliza ningún tipo de
intermediarios para acceder a ellos, por favor denuncie este tipo de irregularidades.

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 2. Términos y Condiciones:

El Servicio de Microsoft Office 365 con dominio @soy.sena.edu.co para Aprendices del SENA tiene
por objeto facilitar el flujo curricular y el acceso a la información del SENA como Entidad pública del
nivel nacional. El uso de este servicio y su contenido está sujeto a las condiciones de uso que más
adelante se expondrán. Las personas, en adelante “Usuarios - Aprendices” al acceder, navegar o
usar el ecosistema de Microsoft Office 365, reconocen que han leído, entendido y se obligan a
cumplir con estos términos y condiciones cumpliendo con todas las leyes y reglamentos aplicables.
Si el Usuario - Aprendiz no está de acuerdo con estos términos y condiciones de uso o con cualquier
disposición de la Política de Privacidad, le sugerimos que se abstenga de acceder o navegar por este
Servicio.

2.1. Aceptación de términos:

La prestación del servicio Office 365 con dominio @soy.sena.edu.co para Aprendices del SENA, es
de carácter libre y gratuito para los usuarios y se rige por los términos y condiciones que se incluyen
a continuación, los cuales se entienden como conocidos y aceptados por los Usuarios - Aprendices
del servicio, el uso de los datos personales del usuario se encuentran sujetos a la Política de
Protección de Datos Personales del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA.
2
El SENA se reserva el derecho de revisar y modificar de manera unilateral estos términos y
condiciones de uso o la información contenida en el servicio de Office 365 con dominio
@soy.sena.edu.co para Aprendices del SENA, en cualquier momento y sin aviso previo, mediante la
actualización de este anuncio. También puede realizar mejoras o cambios en los servicios descritos
en este servicio en cualquier momento y sin previo aviso.

La información contenida en el servicio Office 365 con dominio @soy.sena.edu.co para Aprendices
del SENA es pública en los términos señalados en la Ley 1712 de 2014. Por tanto, toda la información
que se publique puede ser accedida por cualquier persona que la requiera.

2.2. Derechos de propiedad intelectual y lineamientos de autorización de

uso sobre los contenidos
El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, es titular de todos los derechos de uso sobre el software
del servicio Office 365 con dominio @soy.sena.edu.co para Aprendices del SENA, así como de los
derechos de propiedad industrial e intelectual referidos a los contenidos que en ella se incluyan,
además se reserva todos los derechos de autor, incluidos los no mencionados en este documento.

La propiedad intelectual sobre los contenidos del servicio Office 365 con dominio @soy.sena.edu.co
para Aprendices del SENA (textos, gráficos, logos, animaciones, sonidos y bases de datos, entre
otros) o bien pueden hacer parte del patrimonio del SENA o, en su caso, su titularidad es de terceros
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que autorizaron el uso de estos en el servicio Office 365 con dominio @soy.sena.edu.co para
Aprendices del SENA o es información pública que se rige por las leyes de acceso a la información
pública colombianas. Los textos y elementos gráficos que constituyen en los servicios de Office 365,
así como su presentación y montaje, o son titularidad exclusiva del SENA o ésta ostenta los derechos
de explotación necesarios.

Algunos de los materiales del servicio Office 365 con dominio @soy.sena.edu.co para Aprendices
del SENA portal Web pueden estar protegidos por derechos de autor cuando así sea mencionado
en el contenido. Por tanto, cualquier uso no autorizado, así como el incumplimiento de los términos,
condiciones o avisos contenidos en ella, puede violar la normatividad nacional vigente al respecto.
En todo caso el SENA al hacer uso de estas imágenes hará referencia a las fuentes oficiales de las
mismas.

El Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, Establecimiento Público del Orden Nacional, con
domicilio principal en la ciudad de Bogotá, se permite informar que en cumplimiento de la Ley
Estatutaria 1581 del 2012, por la cual se estable el ‘Régimen General de Protección de Datos’ y el
Decreto Reglamentario 1377 del 2013”, demanda respetuosamente su autorización para que de
manera libre, previa, clara, expresa, voluntaria y debidamente informada permita a la Entidad
recolectar, recaudar, almacenar, usar, procesar, compilar, intercambiar con otras Entidades
Públicas, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que serán suministrados y que se 3
incorporen en nuestras bases de datos. Esta información es y será utilizada en el desarrollo de las
funciones propias de la Entidad. A continuación, se mencionan algunos de los usos que se podría
realizar con la información del Usuario - Aprendiz:

Tabla 1 Posibles usos a los datos personales del Usuario - Aprendiz

• El aprendiz debe respetar los derechos de autor en los materiales, trabajos, proyectos y
demás documentos entregados y/o generados en el proceso formativo.
• No se permite la copia no autorizada de material protegido por derechos de autor que incluye,
sin limitarse a, digitalización y distribución de imágenes o fotografías de cualquier origen
(revistas, libros, páginas Web, etcétera), digitalización y distribución de música, audio o video,
distribución e instalación de software de los cuales ni el SENA ni el usuario tengan la licencia
final de uso.
• Se prohíbe el envío de contenido que altere o atente contra los derechos de cualquier
persona, empresa o institución protegidos por derechos de autor, patentes o cualquier otra
forma de propiedad intelectual.
• Intercambio de información con el Departamento de Prosperidad Social DPS de todos aquellos
jóvenes pertenecientes al programa de Jóvenes en Acción
• Consulta de datos de identificación con la Registraduría Nacional del Estado Civil.

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 • Consulta de datos de identificación con la Unidad Administrativa Especial de Migración
Colombia.
• Reportes estadísticos de ejecución de los procesos de formación al Ministerio de Educación
Nacional.
• Intercambio de información con entidades de seguridad, control y veeduría del Estado.
• Intercambio de información con programas de empleabilidad de las Agencias Públicas de
Empleo del Estado.
• Promoción de Programas Especiales ofrecidos por el SENA para incentivar el acceso a
estrategias de formación como articulación con la educación media, ampliación de cobertura,
cadenas de formación, formación virtual y a distancia, estrategias para la disminución de la
deserción académica y programas de emprendimiento y empresarismo a través de las
unidades de emprendimiento, tecnoparques y centros de formación.
• Acceso y promoción de Programas de Formación Virtual y de Bilingüismo.
• Acceso a las convocatorias para Contratos de aprendizaje.
• Solicitud de información requerida por una autoridad competente.

Así mismo, es necesario que recuerde que usted como titular de sus datos personales tiene derecho
a:

1.2 Solicitar prueba de su autorización. 4

2.2 Ser informado sobre el uso que se le está dando a sus datos personales.
3.2 Presentar reclamaciones ante cualquier autoridad competente, en especial ante la
Superintendencia de Industria y Comercio, por la violación de las leyes y regulaciones de
protección de datos personales.
4.2 Revocar su autorización al procesamiento de datos personales, o a solicitar la eliminación
de sus datos personales, cuandoquiera que la autoridad competente haya determinado
que las partes autorizadas al procesamiento han violado las normas relevantes.
5.2 Acceder, sin ningún costo, a sus datos personales que ha sido procesados.
6.2 El usuario acepta que el SENA inserte en todos los mensajes que se generen la siguiente
cláusula de declinación de responsabilidades:

“Los servicios de Office 365 con dominio @soy.sena.edu.co para Aprendices del SENA son soportados
tecnológicamente por © Microsoft y ofrecidos por el Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA de manera
gratuita a los aprendices matriculados carreras técnicas (auxiliar, técnico, tecnólogo, profundización técnica,
especialización tecnológica, operario) en las modalidades presencial o virtual. Las opiniones que contenga este
mensaje son exclusivas de su autor y no representan la opinión del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA o de
sus autoridades. El receptor deberá verificar posibles virus informáticos que tenga el correo o cualquier anexo,

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razón por la cual el SENA no es responsable de los daños causados por cualquier virus o información que sea
transmitida en correos electrónicos de cuentas con dominio @soy.sena.edu.co.

Los contenidos, textos, imágenes, archivos enviados en este mensaje son responsabilidad exclusiva del
remitente y no reflejan ni comprometen de ninguna manera a la Entidad. No se autoriza el uso de esta
herramienta para el intercambio de correos masivos, cadenas o spam, ni de mensajes ofensivos, de carácter
político, sexual o religioso, con fines de lucro, con propósitos delictivos o cualquier otro mensaje que se
considere indebido o que vaya en contra de la Ley.”

2.3. Licencias asignadas y entregadas

El servicio Office 365 con dominio @soy.sena.edu.co para Aprendices del SENA, dispone de dos tipos
de licencia:

2.3.1 Microsoft A5 for students use benefit la cual incluye acceso a aplicaciones
como: Office 365, Exchange (correo electrónico), OneDrive, Teams entre otras,
como parte del beneficio otorgado al SENA por los derechos de uso vigentes
del licenciamiento Microsoft, en este modelo el Usuario - Aprendiz podrá hacer
uso e instalación de las aplicaciones ofimáticas en los dispositivos personales,
una vez el Usuario - Aprendiz culmine su proceso de formación con éxito se
cambia la licencia a Microsoft A1 for students.
2.3.2 Microsoft A1 for students la cual incluye acceso a Exchange, OneDrive entre 5
otras aplicaciones que se habilitaran de acuerdo con la disponibilidad del
recurso en la Entidad para uso en edición online (no permite la instalación local
de las aplicaciones ofimáticas), tener presente que este servicio estará
habilitado solo por año.

Con el fin de definir procesos de transición de acuerdo con los cambios de estado de formación
entre “matriculado” y “certificado” los dos modelos son homologados en igualdad de condiciones
en cuanto a acceso a aplicaciones para facilitar los procesos de asignación de licencias.

3. Información y sitios web de terceros.

El servicio Office 365 para Aprendices del SENA puede contener enlaces o acceso a sitios Web y
contenidos de otras personas o entidades, sin embargo, no se hace responsable de su contenido,
no controla, no refrenda, ni garantiza el contenido incluido en dichos sitios, tampoco se
responsabiliza del funcionamiento o accesibilidad de las páginas web vinculadas; ni sugiere, invita o
recomienda la visita a las mismas, en consecuencia no será responsable del resultado obtenido,
incluidos los cambios o actualizaciones realizados en el servicio enlazado o la exactitud o integridad
de la información que se proporciona allí.

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En consecuencia, los “Aprendices-Usuarios” aceptan que el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
no es responsable de ningún contenido, enlace, recurso o servicio asociado a las aplicaciones del
servicio Office 365 para Aprendices del SENA en un sitio de un tercero, ni será responsable de
ninguna pérdida o daño de cualquier tipo que se derive del uso que se realice de los contenidos de
terceros.

Office 365 para Aprendices del SENA proporciona los enlaces para su conveniencia y la existencia
de estos en nuestros sitios web, esto no implica que el SENA apruebe o mantenga relaciones
contractuales vigentes con las organizaciones o compañías a la que se enlaza, a sus productos o
servicios y viceversa para las organizaciones o compañías que se enlacen a los servicios del Office
365 para Aprendices del SENA.

4. Aviso legal
4.1. El Servicio nacional de Aprendizaje SENA, se reserva el derecho de modificar, complementar
o suspender total o parcialmente la aplicación y el contenido que se genere por el uso del
servicio Office 365 para Aprendices del SENA.
4.2. El SENA, se reserva el derecho de cambiar los términos y condiciones de Uso en cualquier
momento, con vigencia inmediata a partir del momento que sean actualizas las aplicaciones
adscritas al servicio Office 365 para Aprendices del SENA. 6
4.3. Se considerará que los Ciudadanos-Usuario han leído y aceptado los términos y condiciones
de uso para usar, acceder, descargar, instalar, obtener o brindar información hacia las
aplicaciones adscritas al servicio Office 365 para Aprendices del SENA.
4.4. El Ciudadano – Usuario declara que es consciente de que el contenido insertado en las
aplicaciones adscritas al servicio Office 365 para Aprendices del SENA es de exclusiva
responsabilidad de cada una de las entidades que lo publican.
4.5. El uso que el Ciudadano–Usuario haga del servicio Office 365 para Aprendices del SENA
queda bajo su única responsabilidad se rechaza toda responsabilidad por la disponibilidad,
oportunidad, seguridad y calidad de las aplicaciones relacionadas u otros productos,
servicios e información obtenidos a través de estas, no somos responsables de la precisión
o la fiabilidad de cualquier información o consejo transmitido a través de ellas.
4.6. Los sitios vinculados por enlace a las aplicaciones del servicio Office 365 para Aprendices
del SENA no están sometidos al control del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, por lo
que ésta no se responsabiliza del contenido de sitios vinculados ni de enlaces incluidos en
estas.

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 5. Aviso de privacidad
De conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y los
deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o las normas que las modifiquen, deroguen o subroguen,
el servicio Office 365 con dominio @soy.sena.edu.co para Aprendices del SENA, adopta la Política
de Tratamiento de Datos Personales del Servicio Nacional de Aprendizaje, con el objeto de proteger
la privacidad de la información personal que obtenga o llegare a obtener a través de este, al igual
que preservar la confidencialidad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación
restringida de esta información que reposa en sus bases de datos. Al utilizar el servicio Office 365
con dominio @soy.sena.edu.co para Aprendices del SENA, usted reconoce y acepta que el servicio
y sus aplicaciones adscritas pueden acceder a la información de su cuenta, y preservarla, así como
divulgar cualquier contenido asociado a dicha cuenta, si fuese necesario por razones legales, o bien
si se considera de buena fe que el acceso, la conservación o la divulgación de dichos datos es
razonablemente necesario para: (a) cumplir con leyes, regulaciones, procesos legales o solicitudes
gubernamentales exigibles, (b) aplicar las condiciones, incluida la investigación de posibles
infracciones de las mismas, (c) detectar, prevenir o de cualquier modo abordar casos o situaciones
de fraude, seguridad o cuestiones técnicas (incluyendo, sin limitarse a ello, el filtro de spam) o (d)
proteger contra todo daño inminente los derechos, propiedad o seguridad del Servicio Nacional de
Aprendizaje, sus usuarios y el público en la manera prevista o permitida por la ley. El SENA informa 7
al Aprendiz–Usuario que la información solicitada y otorgada de manera libre y voluntaria por el
Ciudadano–Usuario tiene como finalidad llevar el registro de participación ciudadana, el futuro
envió de información relacionada con la prestación de los servicios académicos que ofrece el SENA,
enviar notificaciones de actualización de este de acuerdo con los intereses indicados por el usuario
al momento de registrarse.

El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA se reserva el derecho a distribuir el contenido que usted
envíe, publique o muestre a través del servicio Office 365 con dominio @soy.sena.edu.co para
Aprendices del SENA, así como a utilizarlo en relación con cualquier otro servicio ofrecido por el
SENA. Para conocer más sobre la Política de Tratamiento de Datos Personales, lo invitamos a
ingresar al sitio web

1640727966_DO-POL-006Politicadeprotecciondedatospersonales.pdf.pdf (sena.edu.co)

En donde se encuentra presentada, publicada y aprobada ante el Comité Institucional de Gestión y

Desempeño de la Entidad. Teniendo en cuenta el Acuerdo 13 de 2019, por medio del cual se aprueba
la Política General de Protección de Datos Personales en el SENA, y se dictan otras disposiciones.

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El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, se reserva el derecho de modificar las Políticas de
Confidencialidad y Protección de Datos que a continuación se detallan a fin de adaptarlas a nuevos
requerimientos legislativos, jurisprudenciales, técnicos o todos aquellos que le permitan brindar
mejores y más oportunos servicios y contenidos informativos, por lo cual se aconseja revisar estas
normas periódicamente. Igualmente, se reserva el derecho a rechazar la admisión, publicación o
transmisión de cualquier contenido a su discreción. Así mismo se dispone que:

• La utilización de la cuenta @soy.sena.edu.co debe tener fines estrictamente relacionados

con los procesos de formación de la Entidad y de comunicación entre aprendices,
instructores y la Entidad. Por tratarse de un servicio administrado por el SENA, no podrá
ser utilizado por terceros.

• El uso inapropiado de los recursos tecnológicos puede exponer al SENA a riesgos como
ataque de virus, compromiso de las redes, sistemas y bases de datos, problemas de índole
jurídico regionales, nacionales e internacionales. Por esta razón, el usuario responsable del
mal uso deberá responder ante la Entidad y las autoridades competentes por los daños y
perjuicios que se generen.

8
6. Derechos, deberes y prohibiciones de los Aprendices –
Usuarios
A continuación, se enlistan los derechos, deberes y prohibiciones a los Aprendices – Usuarios de la
cuenta de correo @soy.sena.edu.co, los cuales son de obligatorio cumplimiento:

6.1. El Usuario - Aprendiz es responsable de generar copias de respaldo (backups) de la

información de los mensajes en sus carpetas de correo, agenda de direcciones
electrónicas, e información contenida en las aplicaciones del servicio Office 365
plataforma.
6.2. El Usuario - Aprendiz debe realizar uso frecuente de la cuenta @soy.sena.edu.co.
de carácter obligatorio, dado que la falta de uso puede conllevar a la suspensión o
eliminación por parte de la Entidad.
6.3. El Usuario - Aprendiz debe asegurarse de cambiar de manera periódica su
contraseña a través de los servicios de Sofia Plus, por lo menos una vez al mes.
6.4. El Usuario - Aprendiz debe garantizar que antes de enviar un mensaje, este se revise
a modo de texto que lo compone, destinatarios y pertinencia con el fin de corregir
posibles errores de ortografía, forma y contenido.

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6.5. El Usuario - Aprendiz garantiza que toda información personal que registra al
momento de la creación y configuración de la cuenta @soy.sena.edu.co es verídica,
y no ha incluido datos falsos o simulados. Es claro que la inclusión de este tipo de
información puede conllevar a la suspensión y/o eliminación definitiva de la cuenta.
6.6. El Usuario - Aprendiz en estado (Matriculado) en programas de carreras técnicas en
las modalidades presencial o virtual reciben la licencia Microsoft 365 A5 for
Students Use Benefit.
6.7. El Usuario - Aprendiz una vez finalice el ciclo de formación y se certifique recibirá
un cambio de licencia Microsoft A1 for students y se mantendrá durante un año. El
aprendiz acepta que este es un servicio que se presta temporalmente mientras se
encuentra vigente en un programa de formación con las condiciones ya
establecidas.
6.8. El Usuario - Aprendiz entiende que la cuenta es un servicio temporal y será
desactivada, por lo tanto, deberá tener la copia de seguridad de la información que
considere al día.
6.9. El Usuario – Aprendiz, entiende que dado que la cuenta de correo con dominio
@soy.sena.edu.co es temporal, no debe ser utilizada como cuenta principal para
que le envíen recordatorios de claves, ni inscripciones, dado que cuando se termine
el beneficio no se tendrá acceso a la misma.
9
6.10. El Usuario - Aprendiz no debe introducir en las aplicaciones del servicio Office 365
para Aprendices del SENA, información de carácter ofensivo o agraviante o que
contenga amenazas, u otros programas perjudiciales o mecanismos para captar o
distorsionar información contenida en las aplicaciones del servicio.
6.11. El Usuario - Aprendiz no podrá cargar, publicar, enviar mensaje de correo
electrónico, transmitir o de otro modo proporcionar contenido ilícito, nocivo,
abusivo, hostil, difamatorio, discriminatorio, vulgar e injurioso, o cargar contenidos
que puedan generar dificultades en la operación del servicio Office 365 para
Aprendices del SENA.
6.12. El Usuario - Aprendiz se abstendrá de realizar declaraciones falsas o de otro modo
erróneas de su vinculación con una persona física o jurídica o almacenar datos
personales o de otros usuarios con los fines descritos como prohibición en el
enunciado anterior.
6.13. El Usuario - Aprendiz no debe enviar a través de los servicios ofrecidos bajo el
dominio @soy.sena.edu.co virus informáticos o programas de uso mal
intencionado, o que violen términos de licenciamiento de terceros.

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 7. Política de Seguridad y Privacidad de la Información
La información que se publica servicio Office 365 con dominio @soy.sena.edu.co para Aprendices
del SENA es suministrada por Microsoft Colombia que conforman los diferentes servicios y
aplicaciones del ecosistema de colaboración y productividad, las cuales se deben abstener de
publicar información clasificada como pública clasificada o publica reservada que generen,
obtengan, adquieran, transformen o controlen con ocasión de la información que solicite o llegare
a solicitar. En aquellos casos en los cuales el Usuario - Aprendiz publique libre y voluntariamente en
el servicio Office 365 con dominio @soy.sena.edu.co para Aprendices del SENA cualquier
información adicional a la solicitada que tenga el carácter de clasificada, se entenderá que ha
consentido la revelación de esta en los términos señalados en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014.
En el mismo sentido, si la información que sea publicada por las entidades es sujeta a reserva o
clasificada, los usuarios deberán hacer las reclamaciones respectivas ante las entidades que
indicaron dicha información en los términos señalados en la Ley 1712 de 2014.

El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA a través del servicio Office 365 con dominio
@soy.sena.edu.co para Aprendices recopilara la información conforme a lo señalado por la Ley 1712
de 2014 en lo relacionado con información reservada y clasificada. Es posible que la información
que recopilamos en nuestro servicio web (por ejemplo: el nombre del dominio, las búsquedas
10
realizadas, las páginas visitadas y la duración de la sesión del usuario) se combinen para analizar
estadísticamente el tráfico y nivel de utilización del servicio Office 365 con dominio
@soy.sena.edu.co para Aprendices. Esta información se recopila para mejorar el rendimiento de
nuestras plataformas.

Algunas aplicaciones adscritas al servicio Office 365 con dominio @soy.sena.edu.co para Aprendices
pueden utilizar cookies para preservar la información de sesión y guardar las características del
navegador. Las cookies no se utilizan para acceder a información personal ni para controlar sus
acciones. Las cookies utilizadas por el servicio Office 365 con dominio @soy.sena.edu.co para
Aprendices son ficheros enviados a un navegador por medio de un servidor web para registrar las
actividades del usuario en la página y permitirle una navegación más fluida y personalizada. El
usuario tiene la posibilidad de configurar su navegador para impedir la entrada de éstas, bloquearlas
o, en su caso, eliminarlas. Para utilizar estos servicios a nivel Web, no resulta necesario que el
usuario permita la descarga o instalación de cookies.

Para conocer más sobre la Política de Seguridad del SENA, lo invitamos a ingresar al sitio web

1640303125_DO-POL-001_POLITICADESEGURIDADYPRIVACIDADDELAINFORMACIONv03.docx.pdf
(sena.edu.co)

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Política la cual se encuentra presentada, publicada y aprobada ante el Comité Institucional de
Gestión y Desempeño de la Entidad. Teniendo en cuenta el Acuerdo 13 de 2019, por medio del cual
se aprueba la Política General de Seguridad y Privacidad de la Información en el SENA, y se dictan
otras disposiciones. En su Artículo 14.

El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, se reserva el derecho de modificar las políticas de

Confidencialidad y Protección de Datos que a continuación se detallan a fin de adaptarlas a nuevos
requerimientos legislativos, jurisprudenciales, técnicos o todos aquellos que le permitan brindar
mejores y más oportunos servicios y contenidos informativos, por lo cual se aconseja revisar estas
normas periódicamente. Igualmente, se reserva el derecho a rechazar la admisión, publicación o
transmisión de cualquier contenido a su discreción.

8. Política de Seguridad y Privacidad de la Información

Los servicios y aplicaciones brindados bajo las cuentas con dominio @soy.sena.edu.co. son un
beneficio ofrecido de manera gratuita a los aprendices en formación en programas auxiliar,
operario, técnico y tecnológico en las modalidades presencial, virtual y a distancia. El uso que se
haga de este servicio y sus herramientas debe ser orientado a la comunicación, intercambio de
información y generación de valor agregado en los procesos de formación. En ningún momento se
autoriza el uso de las aplicaciones @soy.sena.edu.co. para propósitos diferentes al educativo, por 11
lo cual, el propietario de la cuenta será responsable de la información contenida y en el uso que
haga de la cuenta que le haya sido asignada. El servicio de Microsoft 365 incluye aplicaciones de
correo, mensajería instantánea, almacenamiento en nube y demás aplicaciones de la plataforma
que el Sena disponga para los aprendices.

8.1. Correo electrónico – Outlook @soy.sena.edu.co:

El correo electrónico es una herramienta de comunicación que se dispone como complemento al
proceso de formación y aprendizaje del aprendiz el cual se brinda a través de la aplicación Outlook
y tiene las siguientes condiciones, alcance y límites de uso:

8.1.1 La asignación de usuario (nickname) se genera de forma automática con la

información que reporta el Sistema de Gestión Educativa y no es posible
generar cambios, a menos que el usuario (nickname) asignado vulnere sus
derechos fundamentales.
8.1.2 La cuenta de correo electrónico @soy.sena.edu.co es institucional y de uso
exclusivamente para fines educativos, académicos y/o de investigación.
8.1.3 El Usuario - Aprendiz debe respetar las cuentas de correo de otros usuarios
durante la comunicación o interacción que se tenga.

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8.1.4 El Usuario - Aprendiz debe asegurarse de establecer una contraseña segura. No
debe compartir ni su usuario ni contraseña con otras personas, debido a que el
buen uso del correo y sus herramientas está bajo total responsabilidad del
propietario de la cuenta.
8.1.5 El Usuario - Aprendiz debe utilizar siempre el campo "asunto" a fin de resumir
el tema del mensaje.
8.1.6 El Usuario - Aprendiz podrá enviar mensajes para máximo 50 destinatarios por
correo.
8.1.7 El Usuario - Aprendiz podrá enviar mensajes de máximo de 20 MB en archivos
adjuntos por mensaje. Enviar mensajes a más destinatarios o con peso más
grande, puede ocasionar que el mensaje no llegue a su destinatario o implicarlo
en la inclusión en listas de correo no deseado.
8.1.8 El Usuario - Aprendiz podrá hacer uso del calendario únicamente para fines
académicos.
8.1.9 El Usuario - Aprendiz no podrá enviar, reenviar ni responder mensajes de tipo
“spam”, cadenas de correo o cualquier otro esquema de "pirámide" de
mensajes, intercambio de correos masivos, mensajes ofensivos o
discriminatorios hacia usuarios internos o externos de la Entidad, contenido de
tipo político, sexual, religioso, con propósitos delictivos o cualquier otro
12
mensaje que se considere indebido o que vaya en contra de la Ley.
8.1.10 El Usuario - Aprendiz no podrá enviar ni responder cadenas de mensajes
sospechosos que pretendan recolectar información sensible del usuario, para
evitar ser una víctima de phishing.
8.1.11 El Usuario - Aprendiz no podrá enviar mensajes masivos que comprometan la
reputación u honra de la Entidad o de alguno de sus miembros.
8.1.12 El servicio de correo electrónico ofrecido bajo las cuentas con dominio
@soy.sena.edu.co. no pueden ser utilizadas para generar contenidos o
herramientas con fines de lucro personal, comerciales o financieros. Tampoco
para promocionar productos, sitios web o servicios ajenos a la actividad
académica.
8.1.13 Las cuentas de correo electrónico @soy.sena.edu.co. no deben ser utilizadas
para efectos de plagio de actividades académicas
8.1.14 El Usuario - Aprendiz con cuenta de correo electrónico @soy.sena.edu.co. no
debe leer correo ajeno ni generar o enviar correos electrónicos a nombre de
otra persona sin autorización o suplantándola.
8.1.15 El Usuario - Aprendiz no debe subscribirse a listas de pornografía o listas
comerciales que generan correo electrónico no deseado.

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 8.1.16 Se prohíbe el uso de los servicios de correos electrónicos a través de las cuentas
@soy.sena.edu.co. con el fin de realizar cualquier tipo de acoso, difamación,
calumnia, con intención de intimidar, insultar o cualquier otra forma de
actividad hostil.
8.1.17 Los usuarios con cuentas de correo electrónico @soy.sena.edu.co. no deben
utilizar el presente dominio con la finalidad de efectuar procedimientos de
registro de datos vía web, cuya finalidad sea la descarga directa o acceso a
software y/o servicios de tipo propietario, gratis, trial, warez, temporal, etc. Sin
la debida autorización de dicho servicio por parte de la Entidad.
8.1.18 La capacidad para el servicio del Buzón en cada cuenta de correo electrónico
habilitada es de 50 GB.
8.1.19 El Usuario - Aprendiz que cuenta con licenciamiento A5 puede descargar la
aplicación de Outlook para escritorio.
8.1.20 El Usuario - Aprendiz con licencia A1 pueden utilizar la versión de Outlook en
Web.

8.2. Herramientas de mensajería:

El servicio de Microsoft 365 utiliza Microsoft Teams como la herramienta de mensajería instantánea
que permite tener una comunicación fluida entre instructores y aprendices y tiene las siguientes
13
condiciones, alcance y límites de uso:
8.2.1 La cuenta de Teams con domino @soy.sena.edu.co es de uso institucional y
exclusivamente para fines educativos, académicos y/o de investigación.
8.2.2 El Usuario - Aprendiz debe garantizar que la comunicación con otros usuarios
debe ser respetuosa en todo momento que se tenga interacción directa o
indirecta.
8.2.3 El Usuario - Aprendiz no podrá enviar, reenviar ni responder mensajes de tipo
“spam”, cadenas o cualquier otro esquema de "pirámide" de mensajes.
8.2.4 El Usuario - Aprendiz debe evitar reproducir mensajes ofensivos o
discriminatorios hacia usuarios internos o externos de la Entidad, contenido de
tipo político, sexual, religioso, con propósitos delictivos o cualquier otro
mensaje que se considere indebido o que vaya en contra de la Ley.
8.2.5 El Usuario - Aprendiz no podrá enviar ni responder cadenas de mensajes
sospechosos que pretendan recolectar información sensible del usuario, para
evitar ser una víctima de phishing.
8.2.6 El Usuario - Aprendiz tiene prohibido el envío de mensajes masivos que
comprometan la reputación u honra de la Entidad o de alguno de sus miembros.
8.2.7 El Usuario - Aprendiz no tiene permitido el uso de los servicios de Teams a través
de las cuentas @soy.sena.edu.co. con el fin de realizar cualquier tipo de acoso,
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 difamación, calumnia, con intención de intimidar, insultar o cualquier otra
forma de actividad hostil.
8.2.8 El Usuario - Aprendiz se debe abstener en lo posible de escribir o responder
mensajes de correo o Teams con letras sostenidas en mayúscula, debido a que
su uso generalizado puede ser mal visto por otros usuarios.
8.2.9 El Usuario - Aprendiz podrá acceder a grabaciones de sesiones una vez cuente
con los permisos que genere previamente el instructor.
8.2.10 Un equipo de Teams debe ser para uso netamente académico, sin embargo, la
fuente principal para la interacción de trabajos y notas debe ser el LMS
habilitado por el SENA.
8.2.11 Las conversaciones en grupo deben ser para fines académicos y se recomienda
no sobrepasar 150 miembros en la conversación.
8.2.12 Un mensaje de Chat debe tener un tamaño máximo de 28 KB; es un límite
aproximado, ya que incluye el mensaje en sí (texto, vínculos a imágenes, etc.),
las @menciones y las reacciones.
8.2.13 Una llamada directa (no programada por calendario) puede agregar hasta 20
usuarios.
8.2.14 Únicamente se pueden enviar hasta 10 archivos adjuntos por mensaje.
8.2.15 Un usuario puede ser miembro de hasta 1.000 equipos.
14
8.2.16 Un equipo puede tener hasta 100 propietarios.
8.2.17 Se recomienda un límite máximo de 23.000 miembros por equipo.
8.2.18 Un Canal privado dentro de un equipo puede tener hasta 250 miembros.
8.2.19 Los equipos y canales deben tener nombres relacionados al fin para el cual
fueron creados, no están permitidos caracteres especiales en el nombre
8.2.20 Las grabaciones de las reuniones realizadas en Teams quedaran almacenadas
en el OneDrive del usuario que inicié la grabación, el almacenamiento de está
dependerá del espacio disponible para ese usuario.
8.2.21 Se pueden realizar reuniones de hasta 1000 personas con interacción.
8.2.22 El vínculo de una reunión programada expira 60 días después de la ocurrencia
de la reunión.
8.2.23 El evento en directo puede realizarse para 10.000 asistentes y solo será
habilitado por decisión del Sena ya que esté tipo de reuniones tiene limitantes
a nivel de institución
8.2.24 Se debe evitar crear grupos de conversaciones en Teams con personas que no
deseen pertenecer al grupo, el uso de este debe ser netamente para fines
académicos.
8.2.25 Todo equipo creado en Teams tendrá un espacio en SharePoint, la capacidad
de almacenamiento dependerá de las limitaciones en el mismo.
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 8.2.26 Un bloc de notas de clase puede ser utilizado hasta por 300 usuarios.
8.2.27 El módulo de tareas para cada equipo de clase es de hasta 300 usuarios, razón
por la cual se recomienda el uso de esté como actividad complementaria,
siendo el LMS la principal herramienta para este fin.
8.2.28 Se puede ejecutar Teams a través del navegador o descargando la aplicación de
escritorio o móvil.
8.2.29 Funcionalidades como dar o solicitar control están limitadas únicamente al uso
a través de aplicación de escritorio.
8.2.30 Toda grabación de una reunión se debe realizar una vez haya sido anunciada a
los demás participantes y se podrá iniciar en caso de que todos estén de
acuerdo.
8.3. Herramientas de almacenamiento:
Los servicios dispuestos por Microsoft Office 365 para aprendices cuentan con plataformas para
almacenar y compartir archivos en línea OneDrive y SharePoint, estás herramientas se ponen a
disposición del aprendiz con fines netamente educativos con el fin de apoyar y complementar su
proceso de aprendizaje y las cuales tiene las siguientes condiciones, alcance y límites de uso:

8.3.1 El uso de OneDrive está destinado para fines educativos, académicos y/o de
investigación., se prohíbe utilizar este medio de almacenamiento para uso
15
personal, comerciales o financieros.
8.3.2 OneDrive es considerado como un espacio del aprendiz y para el aprendiz, toda
información que se comparta desde aquí debe realizarse con personas
específicas.
8.3.3 La información guardada en OneDrive y SharePoint es únicamente para fines
educativos asociados al proceso de aprendizaje.
8.3.4 Los servicios de almacenamiento disponen de fabrica 1TB de los cuales se
habilitará al Usuario - Aprendiz 50GB, con el fin de poder realizar la transición
de licenciamiento al cambiar el estado de formación de “matriculado” a
“certificado”.
8.3.5 El Usuario - Aprendiz cuenta con un límite de almacenamiento de 50GB, del cual
es responsable de su uso y depuración. Este límite de almacenamiento podrá
cambiar en cualquier momento debido a: condiciones técnicas en el servicio y/o
términos y condiciones del fabricante.
8.3.6 SharePoint en una herramienta de almacenamiento compartido, orientado a la
comunidad, su límite es variable dependiendo de la cantidad de usuarios activos
y es administrado por el SENA.
8.3.7 Los equipos de Teams consumen espacio de SharePoint.

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8.3.8 Al utilizar el cliente de escritorio la sincronización de OneDrive y SharePoint es
responsabilidad del estudiante, se debe validar que el agente no genere
errores, así como tener presente que al eliminar un archivo sincronizado esté
se elimina de la nube y demás equipos sincronizados.
8.3.9 Se debe limitar el uso de archivos compartidos al interior de la organización
8.3.10 Cargar archivos en nube tendrá un límite por el tamaño de cada archivo, es
importante no superar los límites de almacenamiento.
8.3.11 No se generan vistas previas PDF para archivos de más de 100 MB.
8.3.12 Hay un límite de 50.000 elementos que se pueden compartir en una carpeta y
en cualquier subcarpeta.
8.3.13 Los archivos TMP temporales no se sincronizarán con OneDrive.
8.3.14 Estos nombres no están permitidos para archivos o carpetas: lock, CON, PRN,
AUX, NUL, COM0 - COM9, LPT0 - LPT9, _vti_, desktop.ini, cualquier nombre de
archivo a partir de ~$.
8.3.15 Los archivos que usa el equipo local, como desktop.ini en Windows o .ds_store
en macOS, normalmente no se sincronizan. Si estos archivos se cargan en
OneDrive durante una migración en la aplicación de sincronización eliminará la
copia en la nube y dejará la copia local.
8.3.16 No puede sincronizar la vista compartido conmigo agrupando archivos desde
16
un OneDrive para el trabajo o la escuela web.
8.3.17 Los servidores proxy autenticados no son compatibles con OneDrive.
8.3.18 Si ve el mensaje de error "La configuración de proxy requiere autenticación" o
el código de error 0x8004de42 al intentar iniciar sesión en OneDrive,
compruebe que no está usando un proxy autenticado para conectarse a
OneDrive.
8.3.19 Hay límites en el número de cuentas que se pueden firmar y sincronizar
simultáneamente. Cada dispositivo tiene permitido un máximo de un OneDrive
para la cuenta de hogar y nueve OneDrive para cuentas de trabajo o escuela.
En el caso de los dispositivos MacOS, solo una sola cuenta empresarial de la
misma organización puede estar sincronizada en un momento determinado.
8.3.20 La ruta de acceso de archivo descodificada completa, incluido el nombre de
archivo, no puede contener más de 400 caracteres para OneDrive, OneDrive
para el trabajo o la escuela y SharePoint en Microsoft 365. El límite se aplica a
la combinación de la ruta de acceso de carpeta y el nombre de archivo después
de la decodificación.
8.3.21 OneDrive requiere una cuenta de Microsoft activa o una cuenta profesional o
educativa. El PC también debe contar con determinados sistemas operativos y

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 los requisitos del sistema de archivos. Obtén más información sobre los
requisitos del sistema de OneDrive
8.3.22 No está permitido almacenar o compartir material dañino, ofensivo,
discriminatorio hacia usuarios internos o externos de la entidad, contenido de
tipo político, sexual, religioso, que induzca a la prostitución o vulneración de los
derechos de los menores de edad con propósitos delictivos o cualquier otro
mensaje que se considere indebido o que vaya en contra de la Ley.
8.3.23 OneDrive cuenta con una papelera en la cual permanecen los archivos hasta 30
días después de su eliminación con posibilidad de restaurar, en caso de eliminar
el archivo de la papelera esté no estará disponible para recuperar.
8.3.24 Restricciones y limitaciones de OneDrive se relacionan en el siguiente archivo
Restricciones y limitaciones en OneDrive y SharePoint (microsoft.com)

8.4. Otras Herramientas y condiciones generales:

Las licencias de Microsoft que el SENA dispone para sus aprendices son para ser usadas
específicamente en apoyo a su proceso de aprendizaje, las herramientas que el SENA habilite o
deshabilite para sus usuarios se realizaran de acuerdo con las capacidades de la plataforma y de
acuerdo con el criterio que determine la entidad. El buen uso de todas las herramientas de
17
colaboración se debe dar bajo los términos de respeto y sin sobrepasar los límites establecidos por
la ley y el reglamento del aprendiz.
8.4.1 El Usuario - Aprendiz debe usar las herramientas y los contenidos de forma
diligente, correcta y lícita.
8.4.2 El Usuario - Aprendiz no puede suprimir, eludir, o manipular el copyright
(derechos de autor) y demás datos que identifican los derechos del Servicio
Nacional de Aprendizaje – SENA.
8.4.3 El Usuario - Aprendiz no tiene permitido emplear los contenidos y, en particular,
la información de cualquier otra clase obtenida a través del Servicio Nacional
de Aprendizaje – SENA - o de los servicios, productos y programas para emitir
publicidad. El Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA - no será responsable por
el uso indebido que hagan los usuarios de las herramientas y los contenidos
entregados por el SENA para su proceso de aprendizaje.
8.4.4 Estas condiciones serán gobernadas por las leyes de la República de Colombia,
en los aspectos que no estén expresamente regulados en ellas.
8.4.5 La prestación del servicio de Microsoft 365 tiene una duración indefinida. Sin
embargo, la Entidad podrá dar por terminada o suspender la prestación de este
servicio en cualquier momento. En caso de que se llegue a presentar esta

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 situación, el Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA - informará previamente
sobre el hecho, para evitar mayores traumatismos.

9. Alcance y límites de la responsabilidad del Servicio Nacional de

Aprendizaje – SENA
El servicio de Microsoft Office 365 para aprendices cuenta con alcance y limites los cuales son
responsabilidad del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA y los cuales describe a continuación:

9.1 En todo caso y sin excepción, cada usuario estará registrado con una única cuenta
@soy.sena.edu.co., por lo cual no es procedente la creación de cuentas de carácter
genérico, con excepción de las cuentas de soporte técnico que la Oficina de
Sistemas del SENA defina.
9.2 La asignación o retiro de la licencia de O365 a los aprendices se realizará bajo las
siguientes condiciones:
Licencia Microsoft Office 365 A5 for students use Benefit: Aprendices en
estado (Matriculado) que hayan iniciado su formación en el Ciclo I 2021 y ciclos
siguientes en carreras técnicas en las modalidades presencial o virtual.
Una vez finalice el ciclo de formación y se certifique el aprendiz, la licencia 18
cambia a A1 for student y se mantendrá durante un año.
Licencia Microsoft Office 365 A1 for students: Aprendices con ciclo de
formación finalizado y en estado (Certificado) contará con acceso a esté
beneficio durante un año.
Retiro de Licencia Se da por finalizado el servicio de colaboración con las
licencias Microsoft por:
o Retiro voluntario
o Aplazado
o Cancelado académico
El SENA como institución tiene la potestad de modificar la distribución y uso de
tipo de licenciamiento acorde a la necesidad en cuanto a tipo de licencia
asignada y la duración de esta.
9.3 Todos los datos relacionados a la información del usuario están almacenados en un
servidor del SENA en Colombia, lugar donde están custodiados con mecanismos
avanzados de seguridad informática, con el objetivo de evitar el acceso no
autorizado por parte de terceros a su información.
9.4 Los servicios de correo, Teams y OneDrive bajos el dominio @soy.sena.edu.co.
puede ser configuradas en dispositivos móviles, sin embargo, es responsabilidad de
cada usuario hacerlo en un dispositivo de uso exclusivamente personal.
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 9.5 El beneficio de la descarga de Office se dará únicamente para los usuarios que
tengan las licencias tipo A5, el uso de este software será netamente para uso con
fines académicos por lo cual se prohíbe la comercialización de este.
9.6 Toda información o contenido que sea transmitido por las cuentas
@soy.sena.edu.co, son responsabilidad exclusiva del propietario de la cuenta, por
lo que dichos contenidos no reflejan la opinión del SENA ni comprometen de
ninguna manera a la Entidad.
9.7 El SENA no será responsable por ningún daño directo e indirecto, que incluya sin
limitaciones, daños por pérdida de datos u otras pérdidas tangibles o intangibles.
9.8 El SENA, en caso de uso no permitido del correo electrónico, suministrará la
información del usuario al ente de control y vigilancia que lo requiera para algún
tipo de investigación por uso no apropiado del servicio.

10 Contacto para asuntos relacionados con

términos y condiciones
De acuerdo con el Estatuto de la Formación Profesional del SENA (Acuerdo 008 de 1997), la
formación profesional integral gratuita que imparte la Entidad se orienta al desarrollo de
conocimientos técnicos, tecnológicos y de actitudes y de valores para la convivencia social, que le 19
permiten a la persona desempeñarse en una actividad productiva. Esta formación implica el dominio
operacional e instrumental de una ocupación determinada, la apropiación de un saber técnico y
tecnológico integrado a ella, y la capacidad de adaptación dinámica a los cambios constantes de la
productividad; la persona así formada es capaz de integrar tecnologías, moverse en la estructura
ocupacional, plantear y solucionar creativamente los problemas y saber hacer en forma eficaz. La
persona que recibe la formación profesional integral del SENA se certifica en competencias.

Por lo anterior lo anterior se indica que se podrá radicar, hacer seguimiento y consultar según la
gravedad del evento o novedad sobre el servicio Office 365 con dominio @soy.sena.edu.co para
Aprendices del SENA, mediante opinión del usuario, resolver sus dudas y atender sus quejas y
sugerencias; a través del sistema (Peticiones, Quejas, Reclamos y sugerencias) del SENA. Para
conocer más sobre como efectuar dicho contacto, lo invitamos a ingresar al sitio web para
Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias en:
https://oficinavirtualderadicacion.sena.edu.co/oficinavirtual/radicar.waformularioradicar.aspx
https://www.sena.edu.co/es-co/ciudadano/Paginas/pqrs.aspx, así mismo puede conocer nuestros
canales de atención en:
https://www.sena.edu.co/es-co/transparencia/Paginas/mecanismosContacto.aspx

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Recuerde que no está permitido prestar u ofrecer la cuenta @soy.sena.edu.co. a personas no
autorizadas. La cuenta es exclusiva del aprendiz y es intransferible. De llegar a presentarse este tipo
de situaciones el SENA tomará las medidas necesarias.

11 Reglamento de aprendiz
El correcto uso de las herramientas que dispone el Servicio Nacional de Aprendizaje SENA para
apoyar el proceso de aprendizaje de la Comunidad Educativa se describe en el Reglamento del
Aprendiz del Servicio Nacional de Aprendizaje – Sena.

Lo invitamos a consultar el Reglamento en:

Reglamento_del_Aprendiz_del_Servicio_Nacional_de_Aprendizaje–SENA.pdf

12 Ley y jurisdicción aplicable

Las condiciones generales que regulan el uso del servicio Office 365 con dominio @soy.sena.edu.co
para Aprendices se rigen por las leyes de la República de Colombia.

Cualquier disputa o conflicto que se genere entre el Usuario y el Servicio Nacional de Aprendizaje
SENA, por el ingreso y/o uso de los servicios que allí se prestan, se llevará ante los jueces de la 20
República de Colombia y será resuelto de acuerdo con las leyes de la República de Colombia sin
tener efecto el conflicto con otras leyes de otros países o su estado de residencia actual.

Si, por alguna razón, la corte de la Jurisdicción competente considera inaplicable alguna cláusula o
parte de las condiciones informadas en los términos y condiciones señalados en alguna parte del
presente documento el resto de las condiciones generales conservan su fuerza obligatoria, carácter
vinculante y continuarán aplicándose en su total efecto.

Para cualquier efecto legal o judicial, el lugar de las presentes condiciones es la ciudad de Bogotá,
República de Colombia, y cualquier controversia que surja de su interpretación o aplicación se
someterá a los jueces de la República de Colombia.

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