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PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS PRO-GEM-110-003
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Versión 20
OBJETIVO PROCEDIMIENTO:
Realizar las auditorias internas a los procesos de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, con el fin de evaluar la gestión de los mismos, identificando oportunidades de mejora, para que el responsable del proceso formule un plan
de mejoramiento, cuando haya lugar a ello. Lo anterior, con el fin de fortalecer el Sistema de Control Interno y lograr el cumplimiento de los objetivos misionales de la Entidad.
ALCANCE:
Este procedimiento aplica para las auditorías internas a realizar de gestión a realizar en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. Inicia con la elaboración y aprobación del Plan Anual de Auditorías de la vigencia, de acuerdo a los
roles establecidos, y finaliza con el seguimiento respectivo al Plan de Mejoramiento.
ACTIVIDADES:
ID ACTIVIDAD ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIA
1 Elaborar Plan Anual de Auditorías Elaborar el Plan Anual de auditorías, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Jefe Oficina Control Interno Plan Anual de Auditoría que será presentado para aprobación del Comité
1. Análisis de riesgos de los procesos. Institucional de Coordinación de Control Interno de la Superintendencia.
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada
https://suiteve.supervigilancia.gov.co/suiteve/doc/usrdoc?soa=34&mdl=doc&_sveVrs=964820220830&&docId=1901 1/11
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Versión 20
2. Informes de seguimiento de la Oficina de Control Interno.
3. Informes de auditoría internas y externas.
4. Seguimiento a planes de mejoramiento.
5. Informe de Evaluación del Sistema de Control Interno, MECI-FURAG.
6. Evaluación al Sistema de Gestión de Calidad y,
7. Evaluación al Sistema de Control Interno Contable; además,
Manuales e instructivos, Normas internas y externas, Resultado de indicadores y Actas de
Comités.
En reunión de la Oficina de Control Interno, se analizan los anteriores aspectos, se
priorizan los procesos a evaluar durante la vigencia de acuerdo con el nivel de riesgo y la
metodología dispuesta por el DAFP y se elabora el Programa Anual de Auditorías para la
vigencia, que designa el auditor responsable de ejecutar cada auditoria y demás informes
de ley, el cronograma y los recursos para su desarrollo y la programación general de la
Oficina.
2 Presentar el Plan en Comité para Presentar ante el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno el Plan Anual Comité Institucional de Plan Anual de Auditorías aprobado
Aprobación de Auditorias para su aprobación. En la misma reunión, de ser necesario se realizarán Coordinación de Control Lista de asistencia
los ajustes requeridos al plan. Interno Acta de reunión del Comité Institucional de Coordinación de Control
Interno de la Superintendencia.
* Si se requiere realizar modificaciones al Plan de Auditorías, pasar a Actividad 3.
* Si no se requieren ajustes, pasa a Actividad 6.
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada
https://suiteve.supervigilancia.gov.co/suiteve/doc/usrdoc?soa=34&mdl=doc&_sveVrs=964820220830&&docId=1901 2/11
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Versión 20
Cuando se requieran modificaciones al Plan Anual de Auditoria, se debe citar a Comité
Institucional de Coordinación de Control Interno, para su aprobación.
Programa Anual de Auditorías Modificado. Formato FOR-GEM-110-001
* Si se trata de una inclusión/exclusión de una auditoría, dentro del plan generado, pasa a Jefe Oficina de Control
3 Modificar Plan Anual de Auditorías
Actividad 4. Interno
Acta del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.
* Si se trata de cambio de fecha de la auditoría, o del informe de auditoría, pasa a
Actividad 5.
Se presenta modificación sobre el plan generado ante comité de Coordinación del
Programa Anual de Auditorías Modificado. Formato FOR-GEM-110-001
Modificar Actividades del Plan Sistema de Control Interno. Jefe Oficina de Control
4
Anual de Auditorías Interno
Acta del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.
Pasa a Actividad 6.
Se firma el nuevo plan actualizado, con los ajustes requeridos. Programa Anual de Auditorías Modificado. Formato FOR-GEM-110-001
Modificar Fechas de Plan Anual de Jefe Oficina de Control
5
Auditoría Interno
Pasa a Actividad 6. Acta del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno.
6 Divulgar Plan Anual de Auditorías Una vez aprobado, comunicar el Plan Anual de Auditorías aprobado a los líderes de los Jefe Oficina Control Interno Correo de divulgación masivo a todos los servidores de la Entidad.
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada
https://suiteve.supervigilancia.gov.co/suiteve/doc/usrdoc?soa=34&mdl=doc&_sveVrs=964820220830&&docId=1901 3/11
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procesos y servidores públicos de la Oficina de Control Interno, así como a todos los
servidores de la Entidad.
Activa Procedimiento Comunicaciones Internas y Externas.
Elaborar Plan de Auditoría del El auditor interno asignado para los diferentes procesos, define el objetivo, alcance, Profesional Oficina Control
7 Proyecto Formato código FOR-GEM-110-002, Plan de Auditoría Interna
Proceso a Auditar criterios, procedimientos, tiempos y asignación de recursos. Interno
El jefe de Control Interno revisa que las actividades definidas sean coherentes con el
Plan. Formato código FOR-GEM-110-002 Plan de Auditoría Interna. Correo
Verificar si Plan de Auditoría del
8 Jefe Oficina Control Interno Electrónico o Memorando informando al responsable del proceso auditado
Proceso es Válido
* Si hay ajustes que se deben realizar, pasa a la Actividad 9. sobre el Plan de Auditoría Interna.
* Si no hay ajustes, pasa a la Actividad 10.
Se realizan los ajustes correspondientes, de acuerdo a las observaciones del Jefe de
Formato código FOR-GEM-110-002 Plan de Auditoría Interna. Correo
Realizar Ajustes al Plan de Control Interno. Profesional Oficina Control
9 Electrónico o Memorando informando al responsable del proceso auditado
Auditoría del Proceso Interno
sobre el Plan de Auditoría Interna.
Pasa a Actividad 8.
10 Aprobar Plan de Auditoría de Aprobar Plan de Auditoría del Proceso Jefe Oficina Control Interno Formato código FOR-GEM-110-002 Plan de Auditoría Interna
Proceso
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada
https://suiteve.supervigilancia.gov.co/suiteve/doc/usrdoc?soa=34&mdl=doc&_sveVrs=964820220830&&docId=1901 4/11
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Versión 20
11 Comunicar al Líder del Proceso a Comunicar el Plan Anual de Auditorías aprobado al equipo de profesionales de la Oficina Jefe Oficina Control Interno Correo Electrónico o Memorando informando al responsable del proceso
Auditar de Control Interno, así como a todos los servidores de la Entidad. auditado sobre el Plan de Auditoría Interna.
Jefe Oficina de Control
Determinar objetivo, alcance, procedimientos, técnicas de auditoría tiempo y asignación
12 Planear la Auditoria Interno / Profesional Oficina Carpeta física de la Auditoría.
de recursos.
Control Interno
En esta etapa se desarrollan las siguientes actividades:
Reunión de inicio o apertura
Solicitud de información
Profesional Oficina Control
13 Ejecutar Auditoría Interna Determinación de la muestra de auditoría Carpeta física y magnética del expediente de la Auditoría.
Interno
Papeles de trabajo
Diseño de las pruebas de auditoría
Desarrollo de observaciones (Se pueden establecer reuniones previas y comunicaciones
preliminares del trabajo de auditoría)
Reunión de cierre
Elaborar Informe Preliminar de la Una vez finalizada la etapa de ejecución de la auditoría, el auditoría elabora un informe Profesional Oficina Control Formato código FOR-GEM-110-009, Informe Preliminar de Auditoría
14
Auditoría preliminar y lo presenta al Jefe de la Oficina de Control Interno para revisión. Interno Interna.
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada
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Versión 20
15 Revisar Informe de Auditoría Revisión del Informe de Auditoría, y solicitud de ajustes Jefe Oficina Control Interno Formato código FOR-GEM-110-009, Informe Preliminar revisado de
Auditoría Interna.
* Si se requiere realizar ajustes al Informe, pasa a la Actividad 16.
* Si no se requieren ajustes, pasa a la Actividad 17.
Realizar los ajustes correspondientes, según las observaciones del Jefe de Control
Realizar Ajustes a Informe de Interno. Profesional Oficina Control Formato código FOR-GEM-110-009, Informe Preliminar revisado de
16
Auditoría Interno Auditoría Interna.
Pasa a Actividad 15.
Aprobar y Remitir Informe a Líder Enviar el informe preliminar de auditoria mediante correo electrónico o memorando al líder Memorando o correo electrónico enviando el Informe Preliminar al
17 Jefe Oficina Control Interno
de Proceso del proceso evaluado, una vez sea aprobado por el Jefe de la Oficina de Control Interno responsable del proceso auditado.
Análisis del informe preliminar y formulación de las respectivas observaciones por parte
del responsable del proceso auditado, si hay lugar a ellas. El término para que el
responsable del proceso auditado presente dichas observaciones es de tres (3) días
18 Análisis del Informe de Auditoría hábiles contados a partir del día siguiente al envío del informe preliminar. Líder de Proceso Memorando o correo electrónico con las observaciones del auditado.
* Si hay observaciones del informe de Control Interno, pasa a Actividad 16.
* Si no hay observaciones del Informe, pasa a Actividad 20.
19 Realizar Retroalimentación al El Líder del Proceso remite por correo las observaciones del informe de la Auditoría. Líder de Proceso Memorando o correo electrónico con las observaciones del auditado.
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada
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Versión 20
Informe de Auditoría
Pasa a Actividad 16.
Elaborar memorando de remisión del informe final de auditoria interna al Superintendente
20Remitir Informe Final de Jefe y/o Profesional Oficina
20 y al responsable del proceso auditado, con copia a Jefe de la Oficina Asesora de Memorando remitiendo el Informe Final de Auditoría.
Auditoría Control Interno
Planeación y/o Coordinador(a) de Mejoramiento Institucional.
Por medio de Memorando, la Oficina de Control Interno, remite solicitud para que el Líder
del Proceso genere el respectivo Plan de Mejoramiento. El líder del proceso cuenta con
15 días hábiles para la elaboración y remisión a la Oficina de Control Interno.
21. Solicitar Plan de Mejoramiento Jefe y/o Profesional Oficina
21 En caso de que al día 12, la OCI no ha recibido el plan de mejoramiento, pasar a Memorando Solicitud Plan de Mejoramiento
a Líder de Proceso Control Interno
Actividad 22.
Si dentro de los 12 días el Líder del Proceso entrega el Plan de Mejoramiento, pasa a la
Actividad 26.
22 22. Realizar Recordatorio a Líder Se comunica por correo electrónico al Líder del Proceso que debe remitir Plan de Jefe y/o Profesional Oficina Correo Electrónico reiterando el envío del plan de mejoramiento solicitado
de Proceso Mejoramiento. Control Interno
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Privada
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Pasado los 15 días, se verifica nuevamente si el líder del proceso remitió Plan de
Mejoramiento
* Si no ha entregado Plan de Mejoramiento dentro del tiempo establecido, se da plazo
23. Verificar Cumplimiento Jefe y/o Profesional Oficina
23 máximo de 8 días, desde el vencimiento de los 15 días, para la entrega. Correo Electrónico reiterando el envío del plan de mejoramiento solicitado
Oportuno de la Entrega del Plan Control Interno
* Si dentro de los 15 días el Líder del Proceso entrega el Plan de Mejoramiento, pasa a la
Actividad 26.
Pasados 8 días, desde el cumplimiento de los 15 días, se verifica desde la Oficina de
Control Interno si el Líder del Proceso finalmente remitió Plan de Mejoramiento.
Verificar Cumplimiento de la Jefe y/o Profesional Oficina
24 * Si el Líder del Proceso no remite Plan de Mejoramiento, pasa a Actividad 25. Correo electrónico
Entrega Control Interno
* Si, dentro del mes, el Líder del Proceso entrega el Plan de Mejoramiento, pasa a la
Actividad 26.
25 Proyectar Memorando a Se proyecta memorando a la Secretaría General informando el incumplimiento en la Jefe y/o Profesional Oficina Memorando a la Secretaría General
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Privada
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Versión 20
Secretaría General por entrega del Plan de Mejoramiento, por parte del Líder del Proceso, para proceder con las Control Interno
Incumplimiento acciones disciplinarias a que haya lugar.
Activa Procedimiento Disciplinario Ordinario.
Fin de Procedimiento
Realizar Seguimiento e Informe a La Oficina de Control Interno realizará un informe de seguimiento semestral a los planes Jefe y/o Profesional Oficina
26 Informe de Seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento Interno.
Planes de Mejoramiento de mejoramiento, derivados de las auditorías internas de gestión. Control Interno
NORMATIVIDAD:
Ley 87 de 1993; Decreto 1083 de 2015
Decreto 338 de 2019
Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano
Norma Técnica de Calidad Colombiana NTC - ISO 19011
Guía de Auditoria para Entidades Públicas vigente
Decreto 1083 de 2015
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
Privada
https://suiteve.supervigilancia.gov.co/suiteve/doc/usrdoc?soa=34&mdl=doc&_sveVrs=964820220830&&docId=1901 9/11
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Decreto 648 de 2017
Decreto 1499 de 2017 y demás Decretos reglamentarios en materia de Control Interno que se expidan.
GLOSARIO:
- ALCANCE DE LA AUDITORÍA: El alcance de la auditoría incluye el proceso o procedimiento a auditar y el período objeto de auditoría sobre el cual se realizará el análisis.
- AUDITADO: Es el líder responsable del proceso objeto de auditoría.
- AUDITORIA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar el cumplimiento o incumplimiento de los criterios de la evaluación.
- AUDITORÍA INTERNA: Es aquella donde se verifican las actividades de los procesos al interior de la entidad.
- AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD: Es aquella que permite evidenciar el cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad en la Entidad.
- AUDITOR: Persona con la competencia para realizar una auditoría. Los auditores se suelen dividir en: Auditor Líder, Auditor Acompañante y Auditor Observador.
- AUDITOR LÍDER: Persona calificada para dirigir y realizar auditorías, es decir, es el responsable de la dirección y conducción de la auditoría interna.
- CLIENTE DE LA AUDITORIA: Organización o persona que solicita una auditoría.
- COMITÉ INSTITUCIONAL DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO: Órgano conformado por la Alta Dirección, cuyo secretario técnico es el jefe de al Oficina de Control Interno, responsable del direccionamiento y evaluación continua del
Sistema de Control Interno en la entidad. Cumple con las funciones señaladas en las normas de control interno específicas sobre el tema.
- CRITERIOS DE AUDITORIA: Conjunto de políticas, directrices, normas o requisitos que serán objeto de verificación durante la auditoría.
- EQUIPO AUDITOR: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.
- EXPERTO TECNICO: Persona que aporta conocimiento o experiencia específicos al equipo auditor.
- EVIDENCIA DE LA AUDITORIA: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que resulta pertinente para contrastar contra los criterios de auditoría y que son verificables.
- HALLAZGO DE LA AUDITORIA: Es el resultados de comparar la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría o norma aplicable. Debe describir concretamente que fue lo que se encontró y cual es la norma o criterio que
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Privada
https://suiteve.supervigilancia.gov.co/suiteve/doc/usrdoc?soa=34&mdl=doc&_sveVrs=964820220830&&docId=1901 10/11
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se cumple o incumple. Los Hallazgos suelen clasificarse en: 1) Conformidades, 2) No Conformidades y 3) Observaciones u Oportunidades de Mejora.
- INFORME DE AUDITORIA: Es el documento en el cual se indican los resultados obtenidos en la auditoria. Se elabora inicialmente un informe preliminar el cual es motivo de discusión con los auditados para reducir, ampliar o eliminar algunos
hallazgos del informe, para así, emitir el informe final que se remitirá al responsable del proceso auditado y al Superintendente. El informe debe contener todos y cada uno de los aspectos señalados en el formato correspondiente de "Informe de
Auditoría Interna".
- NAGAS: Normas de Auditoria generalmente aceptadas. Son los principios fundamentales de auditoría a los que deben ajustarse los auditores durante el proceso de la auditoria.
- PLAN DE AUDITORIA: Descripción del objetivo, alcance, responsables, actividades y cronograma para el desarrollo de una auditoría específica.
- PLAN ANUAL DE AUDITORIA: Conjunto de auditorías, informes internos y externos, y demás programación general de las actividades de la Oficina de Control Interno para la vigencia, en el cual se determina el responsable de cada actividad y el
tiempo en el que debe ejecutarla. El Plan anual debe ser aprobado por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Superintendencia.
DOCUMENTOS RELACIONADOS:
Código de Ética del Auditor
Plan anual de auditoria
Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
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