UNIDAD “Elementos del Sistema
de Información Contable”
TEMAS:
1. Las Cuentas. Concepto, estructura, clasificación.
2. El Plan de Cuentas y el Manual de Cuentas.
3. Los principios de la partida doble. Teoría del débito
y el crédito.
4. Los registros contables mínimos. Requisitos
legales.
Cátedra Contabilidad - TUGRRHH - Año 2023
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CUENTAS
• Elementos utilizados para la Registración Contable.
• La información a suministrar por la contabilidad, se obtiene de agregar
hechos homogéneos y acumular datos necesarios, en lo que
denominamos Cuentas.
Conceptos:
• Herramienta o instrumento por medio del cual se vale la contabilidad para
expresar las variaciones patrimoniales ( y/o ) de los actos
administrativos, hechos ciertos y eventuales, cuantitativa y
cualitativamente considerados. (Chilkowski)
• Conjunto de anotaciones relacionadas con el mismo objeto. (F. Newton)
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ELEMENTO DE LAS CUENTAS:
La cuenta se compone de tres partes inseparables e indispensables:
• Nombre o denominación: debe representar claramente que
contiene. Características a cumplir para ello:
• Claridad: reflejar lo que representa.
• Precisión: concreta, breve y específica, evitando falsas interpretaciones.
• Uniformidad: representar operaciones similares con igual
denominación.
• Racionalidad: coincidir con la naturaleza de lo que representa.
• Parte descriptiva: señala el momento o fecha de la operación y la
naturaleza del acto o hecho que registra.
• Parte numérica: parte cuantitativa de la operación que registra.
Elementos de las cuentas:
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La parte numérica de la cuenta tiene dos lados: Izquierdo el DEBE y Derecho
el HABER, y por comparación surge de un tercer lado: el SALDO, que indicará
en cualquier momento el estado de dicha cuenta.
Comparando el debe y el haber podrá surgir un SALDO:
DEUDOR: si el DEBE > HABER
ACREEDOR: si el DEBE < HABER
NULO: DEBE = HABER
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CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS:
Por su naturaleza: segrega las cuentas en áreas que describen la totalidad de
las operaciones que permutan, modifican o regularizan el patrimonio,
describen transitoriamente determinados movimientos, o bien ponen de
manifiesto la existencia de hechos contingentes que pueden llegar a
beneficiar o comprometer a la empresa.
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CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS:
El Sistema Patrimonial describe, estudia y enuncia las reglas para
medir los componentes del patrimonio. Determina la medida y
composición del patrimonio, describe las variaciones y algunas
contingencias. Funciona sobre la ecuación fundamental.
1) Cuentas Patrimoniales: Muestran la medida y composición del
Patrimonio y sus variaciones en el tiempo. Se subdividen en:
Conjunto de bienes tangibles e intangibles que la empresa
Cuentas del
tiene a favor. Ejj.: Caja, Mercadería, Rodados, etc.
Activo
Cargas u obligaciones que gravan el Activo y operan como
Cuentas del fuentes de financiación ajenas a la empresa, significando el
Pasivo derecho de los acreedores. Ej.: Proveedores, Préstamos
bancarios, etc.
Cuentas del Representan los recursos propios de los dueños, el derecho de
Patrimonio los propietarios. Ej.: Capital, Resultado del Ejercicio, etc.
Neto
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CLASIFICACION DE LAS CUENTAS:
2) Cuentas de Resultados: Manifiestan cuales son las causas de las
variaciones cuantitativas (positivas y negativas) producidas en el
Patrimonio Neto. Son transitorias, ya que actúan durante el período para
ser canceladas al cierre del mismo contra la cuenta patrimonial
Resultado del Ejercicio, cuyo saldo indicará el resultado neto del ejercicio
el cual podrá ser:
Resultado Muestra las variaciones positivas del P. N., aumentándolo.
Positivo Ej.: Ingresos por ventas, Donaciones recibidas, etc.
Resultado Muestra las variaciones negativas del P. N., disminuyéndolo.
Negativo Ej.: Costo de mercadería vendida, Intereses pagados, etc.
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CLASIFICACION DE LAS CUENTAS:
3) Cuentas de movimiento: Cuentas intermedias, de carácter transitorio,
que actúan informativamente durante el ejercicio, cancelando su saldo,
por lo menos al fin de un período (mensual o anual) contra otra cuenta
integral (de Activo o Pasivo) o diferencial (del P. N., de Resultados positivo
o negativo).
Cancelables en cuentas diferenciales:
Cuenta de movimiento: Cancelable con la cuenta:
Ventas al contado
Ventas en cuenta corriente Venta de mercadería
Devoluciones de ventas
Cancelables en cuentas integrales:
Cuenta de Movimiento Cancelable con la Cuenta
Perez Deudor por Venta
Basi Deudor por Venta Deudores por Ventas
Ramirez Deudor por venta
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CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS:
4) Cuentas de regularización Patrimonial: Tienen por objeto ajustar o
exhibir el patrimonio, ya sea midiéndolo o mostrándolo con mayor
claridad, teniendo signo contrario a la cuenta del Activo, Pasivo o
Patrimonio Neto que regulariza.
Cuentas regularizadoras Tienen saldo contrario a las de Activo, es decir
del Activo acreedor. Ej.: Intereses positivos a devengar,
regulariza el rubro Créditos por Ventas;
Amortizaciones de Bs. de Uso, regulariza al rubro
Bienes de Uso.
Tienen saldo contrario a las de Pasivo, es decir
Cuentas regularizadoras
que es deudor. Utilizadas para mostrar con mayor
del Pasivo
precisión las obligaciones. Ej.: Intereses negativos a
devengar, regulariza el rubro Deudas comerciales.
Cuentas regularizadoras Tienen saldo contrario a las del Patrimonio Neto.
del Patrimonio Neto Ej.: Ajuste de Resultados de Ejercicios Anteriores
(A.R.E.A.)
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PLAN DE CUENTAS:
Conceptos:
o Constituye el diagrama completo y detallado del sistema de
cuentas de una empresa.
Debe ser estructurado teniendo en cuenta las posibilidades futuras
de incorporar nuevas cuentas o quitar algunas de ellas, ya que al
margen de las modificaciones de pequeños factores de detalle,
mantendrá su estructura global inalterable, con el ánimo de facilitar
comparaciones, sin alterar la uniformidad y no perdiendo por ello la
elasticidad.
o Es la ordenación sistemática de la totalidad de las cuentas que
integran el sistema contable.
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PLAN DE CUENTAS:
Finalidad y contenido del plan de cuentas:
Las finalidades fundamentales son:
• Servir de base para diseñar el sistema contable;
• Servir de base para efectuar análisis y comparaciones;
• Ser útiles para la confecciones de los Estados Contables.
Su contenido describirá la totalidad de las cuentas utilizadas en la
empresa.
Requisitos que debe reunir todo plan de cuentas:
• Integridad: debe ser completo (contener todas las cuentas necesarias de
acuerdo a las necesidades de información de la empresa).
• Flexibilidad: debe permitir introducir nuevas cuentas.
• Sistematicidad: las cuentas deben ordenarse de acuerdo a un
criterio que les de una estructura organizada.
• Homogeneidad: debe agrupar las cuentas siguiendo un criterio
uniforme.
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PLAN DE CUENTAS:
Factores a considerar en la formación del plan de cuentas:
• La actividad de la empresa: industrial, comercial o de servicio;
• La forma jurídica de la empresa: S.A., S.R.L., S.H.;
• Normas contractuales o estatutarias;
• Disposiciones legales y fiscales;
• Organización administrativa, división de tareas;
• La dimensión de la empresa (si tendrá o no sucursales);
• La naturaleza de los recursos de la empresa (naturaleza de sus bienes
de cambio y bienes de uso) y los gravámenes que los afectan
(hipoteca, prenda);
• Forma en que opera la empresa (compras y ventas al contado o a
crédito);
• El tipo de proceso contable establecido (si se utiliza una contabilidad
centralizada o no);
• Necesidades de Información.
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PLAN DE CUENTAS:
Codificación del plan de cuentas:
Se asigna a cada cuenta, y a cada grupo principal de ellas, una
referencia que consiste en un número o letras (o una combinación
de ambos) y que las individualiza. Ello nos permite (en muchas
ocasiones) reemplazar el nombre o título de la cuenta por su
correspondiente “código”.
El empleo de los códigos facilita el proceso de anotaciones, sobre
todo en los registros de grandes empresas, donde su utilidad es
mayor.
Finalidad de la codificación del plan de cuentas: identificar las
cuentas con mayor facilidad.
Existen varios sistemas de codificación, pero el que más utilizado es el
numérico decimal, ya que permite intercalar cuentas a medida que
se amplían las necesidades de la empresa.
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PLAN DE CUENTAS:
Los pasos a seguir para aplicarlo son:
Primer paso: Asignar número a las cuentas
recompuestas: Tercer paso: numera las cuentas
1. activo colectivas:
2. pasivo 1. Activo
3. patrimonio neto 1.1. Caja y Bancos
4. ingresos 1.1.1. Caja
5. gastos 1.1.2. bancos
6. de movimiento
7. de orden Cuarto paso: codifica las cuentas
simples:
Segundo paso: trabaja con los rubros: 1. Activo
1. Activo 1.1. Caja y Bancos
1.1. Caja y bancos 1.1.1. Caja
1.2. Inversiones 1.1.1.1. Caja
1.3. Créditos 1.1.1.2. Fondo Fijo
1.4. Bienes de cambio 1.1.2. Bancos
1.1.2.1. Banco XX cuenta corriente
1.1.2.2. Banco ZZ cuenta corriente
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MANUAL DE CUENTAS:
o Cuando al Plan de Cuentas se le agregan por escrito las normas
de procedimiento, el conjunto de dichas normas forma el Manual
de Cuentas.
oContiene las instrucciones necesarias para la utilización de las
cuentas que forman parte del sistema contable. Además debería
contener:
o Explicación de cada cuenta del plan;
o Controles periódicos a practicar sobre el saldo de cada cuenta;
o Cómo se contabilizan las operaciones;
o Listado de asientos repetitivos;
o Modelos de asientos típicos.
El estudio minucioso de cada cuenta se realiza a través de una
técnica basada en el siguiente cuestionario:
¿Qué REPRESENTA LA CUENTA?
¿Cuál es su SALDO?
¿Cuándo se DEBITA?
¿Cuándo se ACREDITA?
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MANUAL DE CUENTAS:
Ejemplos de cuentas de activo:
CAJA:
Representa el dinero en efectivo que se posee, se incluye normalmente los cheques
corrientes recibidos de tercero.
Saldo deudor. Patrimonial del Activo.
Se debita: Cuando recibimos dinero o cheques corrientes ya sea por la venta al contado
de mercadería o servicios, o cobros de clientes.
Se acredita: Cuando por algún concepto se efectúan pagos en efectivo o depósitos.
MERCADERÍAS:
Representa los bienes que posee la empresa destinado a la venta habitual
Saldo deudor. Patrimonial del Activo.
Se debita: Al adquirirse las mercaderías, ante las devoluciones de mercaderías vendidas.
Se acredita: Al venderse las mercaderías, ante las devoluciones de compras y al
entregarlas en consignación.
Ejemplo de una cuenta de pasivo:
PROVEEDORES:
Representa todas aquellas deudas por adquisición en cuenta corriente de bienes o
servicios que hacen al giro habitual de la empresa.
Saldo Acreedor Patrimonial del Pasivo.
Se acredita: Al efectuarse compra de mercaderías o servicios en cuenta corriente.
Se debita: Al cancelar la obligación total o parcialmente.
TEORIA DEL DÉBITO Y DEL CRÉDITO
Una transacción puede provocar efectos que impliquen aumentos o
disminuciones en los distintos elementos de la Igualdad Contable, los
cuales se dividirán en dos secciones, una para anotar los aumentos
y otra las disminuciones, una sección se denomina DEBE y la otra
HABER.
Siendo, la Igualdad Contable Dinámica:
ACTIVO + RDOS. NEGATIVOS = PASIVO + CAPITAL + RDOS.
POSITIVOS
Los aumentos y disminuciones se anotan de la siguiente manera:
❖ Si la transacción afecta a algunos de los términos que se
encuentran a la izquierda de la igualdad, sus aumentos de
anotarán en el DEBE y sus disminuciones en el HABER.
❖ Si la transacción afecta a algunos de los términos que se
encuentran a la derecha de la igualdad, sus aumentos de
anotarán en el HABER y sus disminuciones en el DEBE.
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TEORIA DEL DÉBITO Y DEL CRÉDITO
• Las anotaciones que se realizan en el DEBE se llaman Débitos y
la cuenta utilizada decimos que se Debita.
• Las anotaciones que se realizan en el HABER se llaman Créditos
y la cuenta utilizada decimos que se Acredita.
Las diferencias entre las anotaciones en el Debe y en el Haber de
cada partida, determinan su SALDO.
❖ Cuando los débitos > créditos, la cuenta tiene saldo DEUDOR
❖ Cuando los créditos > débitos, la cuenta tiene saldo ACREEDOR
❖ Cuando los débitos = créditos, la cuenta tiene saldo CERO, es
decir que está saldada.
Por ende, podemos decir que las partidas ubicadas a la izquierda de
la Igualdad tienen SALDO DEUDOR y las ubicadas a la derecha
tienen SALDO ACREEDOR. Ocurriendo lo contrario con las cuentas
regularizadoras.
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TEORIA DEL DÉBITO Y DEL CRÉDITO
En resumen:
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MÉTODO DE LA PARTIDA DOBLE:
PARTIDA: denominación o nombre de una cuenta seguida de una
cantidad.
CARACTERISTICAS:
Partida doble: método de registración contable a través del cual las
anotaciones relacionadas a los hechos económicos se realizan por
medio de asientos contable conformados por dos partes.
Bases de fundamento:
• Las cuentas están divididas en dos secciones para asentar
separadamente los aumentos y disminuciones: DEBE y HABER.
• Al registrar cada operación, se debe anotar al mismo tiempo en el
Debe y en el Haber (de una o varias cuentas), de modo que la
suma de los débitos sea igual a la de los créditos (efecto
balanceante de los elementos de la Ecuación Patrimonial)
LAS SUMAS DE LAS PARTIDAS ASENTADAS EN EL DEBE ES
IGUAL A LA SUMA DE LAS PARTIDAS ASENTADAS EN EL
HABER.
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MÉTODO DE LA PARTIDA DOBLE:
Fundamento Técnico: está dado por la Ecuación Estática y Dinámica
del patrimonio.
Fundamento Legal: Art. 321 del Código Civil y Comercial.
Principios fundamentales del Método de la Partida Doble:
1. Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor.
2. No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor.
3. Todo valor que entra debe ser equivalente al que sale.
4. Todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma
cuenta.
5. Las pérdidas se debitan, las ganancias se acreditan.
La técnica contable actual se basa en los aumentos y disminuciones
de las cuentas, según su naturaleza:
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LIBROS DE COMERCIO
REGISTROS CONTABLES: medios físicos que permiten dejar evidencia de
las anotaciones contables realizadas, de forma tal que dichas evidencias
permitan:
▪ Almacenar datos a utilizar en el armado de los Informes Contables,
▪ Exponer las registraciones contables que se realizaron,
▪ Facilitar la verificación de Organismos de Control (AFIP, BCRA, CNV,
SSN, etc.), y
▪ Mostrar cómo se registraron determinados actos jurídicos u otra
información requerida en juicios.
Es fundamental que los registros permitan no solamente almacenar los
datos, sino hacerlo en forma lo suficientemente ordenada como para poder
identificarlos individualmente en caso de necesidad. Cualquiera sea el
sistema integrado de registros que se utilice, debe respetarse la cronología
de las entradas por cuestiones de carácter legal.
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CLASIFICACIÓN DE LOS REGISTROS
CONTABLES:
▪ Desde el punto de vista legal: El Código Civil y Comercial (CCyC) establece en
su Artículo 320º la obligación de llevar contabilidad a “las personas jurídicas
privadas y a quienes realizan una actividad económica organizada o son titulares
de una empresa o establecimiento comercial, industrial, agropecuario o de
servicios”. Quedando excluidas las personas humanas que desarrollan
profesiones liberales o actividades agropecuarias no organizadas en forma de
empresa.
▪ En este sentido, el art. 325º establece que estos registros contables deben ser
llevados en forma cronológica, actualizada, en idioma y moneda nacional.
Registros indispensables (Art. 322º):
a) diario;
b) inventario y balances;
c) aquellos que corresponden a una adecuada integración de un sistema de
contabilidad y que exige la importancia y la naturaleza de las actividades a
desarrollar;
d) los que en forma especial impone este Código u otras leyes.
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CLASIFICACIÓN DE LOS REGISTROS
CONTABLES:
▪ Desde el punto de vista contable: existen libros en los cuales se
individualizan en detalle los componentes de operaciones homogéneas y
luego sus totales mensuales se trasladan al libro central, volcados por
totales generales. El resto de los datos que no son repetitivos y no tienen
mucho volumen se registran en forma individual en el libro central. Por
ende tenemos:
• Libros principales: registros llevados en forma sintética o global (Diario,
Inventario y Balance, Mayor).
• Libros auxiliares: registros llevados en forma analítica o detallada (Subdiarios
de Caja, de Ventas, Mayor Auxiliar de Clientes, etc.). En los que se anotan
detalladamente las operaciones repetitivas de un mismo tipo, que luego se
resumen en forma mensual en el libro principal.
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LOS REGISTROS CONTABLES:
• LIBRO DIARIO: registro cronológico e histórico de todas las operaciones de la
empresa, día a día, de acuerdo al orden en que se fueron efectuando.
Cada operación en él, referente a una operación realizada, constituye un asiento, y
cumple dos funciones fundamentales:
* Presenta la secuencia cronológica de las transacciones de la empresa, y
* proporciona los datos resumidos de cada operación.
• SUBDIARIO: registro cronológico auxiliar que muestra la información que debería
exponerse en el diario, pero que por practicidad se segregan en este libro,
realizando agrupaciones homogéneas por tipo de operación. Registra operaciones
o actividades que toda empresa realiza habitualmente y en forma repetitiva.
Existen:
* Subdiarios de compras,
* Subdiarios de ventas,
* Subdiarios de caja,
* Subdiarios de movimientos bancarios.
Las anotaciones se realizan directamente de la documentación respaldatoria. Las
registraciones cronológicas se realizan en subdiarios, y en el diario aparecen los
asientos resúmenes mensuales con cifras globales.
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LOS REGISTROS CONTABLES:
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES: registra el detalle valorizado de todos los
bienes y derechos a favor de la empresa, así como de sus obligaciones,
determinando por diferencia el capital de la empresa. Además de la transcripción de
los Estados Contables Básicos e información complementaria conforme lo establece
el siguiente artículo:
ARTÍCULO 326.- Estados contables. Al cierre del ejercicio quien lleva contabilidad
obligada o voluntaria debe confeccionar sus estados contables, que comprenden
como mínimo un estado de situación patrimonial y un estado de resultados que
deben asentarse en el registro de inventarios y balances.
A diferencia del Libro Diario, este registro NO puede llevarse por medios mecánicos o
informáticos, es decir que se realiza en forma impresa o a mano en el libro.
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LOS REGISTROS CONTABLES:
• MAYOR Y MAYORES AUXILIARES: registros sistemáticos o temáticos, que
contienen las registraciones ordenadas por unidad temática (las cuentas).
El pase de los asientos del libro diario al libro mayor es meramente la acumulación
de cada cuenta en un solo lugar. Implica la reclasificación ordenada por cuenta de las
registraciones del libro diarios. El mayor permite resumir el movimiento total operativo
de cada cuenta, ordenado cronológicamente.
Existen dos tipos de cuentas:
✔ Sintéticas: aquellas que agrupan conjuntos de elementos (Ej.: deudores por
ventas, proveedores, etc.), Se emplean los mayores.
✔ Analíticas: aquellas que brindan un mayor nivel de detalle de las sintéticas
(Ej.: c/u de los deudores por ventas, de los proveedores, etc.). Se
emplean los submayores (o mayores auxiliares).
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Bibliografía de la Unidad
Material de lectura:
● ARÉVALO, Alberto; (1982); “Elementos de Contabilidad General”; Buenos Aires;
Argentina; Ediciones Macchi. Capítulo 12 y 13: “Métodos de registración” y “La partida
doble”.
● OSTENGO, H; (2007); “El sistema de información contable : como parte de un sistema
integrado de información para la toma de decisiones y el control”; Buenos Aires;
Argentina; Editorial OSMAR D. BUYATTI. Capítulos 16-18 y 23-25.
● PAHLEN ACUÑA, R. y otros; (2000) “Teoría contable aplicada”; Buenos Aires; Ediciones
MACCHI. Unidad I “Los entes y el sistema de información contable” y Unidad II: “La
información contable”.
Normativas:
● Código Civil y Comercial. Libro primero: Parte general. Título IV: Hechos y actos jurídicos.
Sección 7ma "Contabilidad y Estados Contables" (Artículos 320-331) Link para acceder
