Plan Único de Cuentas (PUC)
El plan único de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones
económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia
de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y
comparabilidad.
El plan único de cuentas está compuesto por un catálogo de cuentas y la
descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben
observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones
económicas.
La codificación del Catálogo de Cuentas está estructurada sobre la base de los
siguientes niveles:
● Clase:
El primer dígito
● Grupo:
Los dos primeros dígitos
● Cuenta:
Los cuatro primeros dígitos
● Subcuenta:
Los seis primeros dígitos
Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las
clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de ganancias o pérdidas o
estado de resultados y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.
● DINÁMICA Y DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS
➔ Descripciones:
Expresan o detallan los conceptos de las diferentes clases, los grupos y las cuentas
incluidas en el catálogo e indican las operaciones que deben registrarse en cada
una de las cuentas.
➔ Dinámicas:
Señalan la forma en que deben utilizarse las cuentas y los diferentes movimientos
contables que las afectan.
NOTA: Las descripciones y dinámicas que aparecen transcritas a continuación,son
las contenidas en el Decreto Reglamentario 2650 de 1993, con las modificaciones y
adiciones efectuadas por los decretos 2894 de 1994, 2116 de 1996 y 95 de 1997.
NOTA: En cada uno de los capítulos para cada cuenta se desarrollarán las
dinámicas correspondientes con el fin de dar mayor claridad y entendimiento sobre
el tema.
Artículo 15. Descripciones y dinámicas. A las dinámicas contenidas en el plan único
de cuentas se adicionan, cuando a ello hubiere lugar, movimientos débitos o
créditos por concepto de daciones en pago, donaciones, permutas,
compensaciones, sustituciones, resolución de contratos, retiro o utilización de
activos para el consumo, ajustes por diferencia en cambio y aplicación de
provisiones, siempre y cuando representen hechos económicos cuyo registro
cumpla las normas o principios de contabilidad generalmente aceptados
PUC Virtual
La principal funcionalidad de puc.com.co es contar con un sistema que permite
consultar la descripción y dinámica de las cuentas que conforman el PUC para
comerciantes, descrito en el Decreto Reglamentario 2650 de 1993.
El objetivo de este sitio es facilitar la consulta de las diferentes cuentas; para lo cual
se hace uso de una caja de texto, en donde se puede hacer dos tipos de
búsquedas:
1. Ingresar directamente el número de la cuenta (el código).
2. Escribir una parte del nombre de la cuenta.
En el primer caso, la respuesta del buscador será mostrar directamente la
descripción de la cuenta escrita. Mientras que en el segundo caso, la caja de
búsqueda mostrará sugerencias de aquellas cuentas que tienen en el nombre la
palabra ingresada.
Otro modo de observar la información de una cuenta es ir directamente a su página
escribiendo el código después de la dirección puc.com.co, así: puc.com.co/[aquí el
número de la cuenta]. De manera que si deseamos estudiar el tratamiento de la
cuenta Bancos (código 1110)
1. ACTIVO
Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles
e intangibles de propiedad del ente económico, que, en la medida de su utilización,
son fuente potencial de beneficios presentes o futuros. Comprende los siguientes
grupos: el disponible, las inversiones, los deudores, los inventarios, las propiedades,
planta y equipo, los intangibles, los diferidos, los otros activos y las valorizaciones.
Las cuentas que integran esta clase tendrán saldo de naturaleza débito, con
excepción de las provisiones, las depreciaciones, el agotamiento y las
amortizaciones acumuladas, que serán deducidas, de manera separada, de los
correspondientes grupos de cuentas. El Ente económico deberá ajustar sus activos
de acuerdo con el Sistema Integral de Ajustes por Inflación Mensual o anualmente,
de conformidad con lo previsto en las disposiciones legales vigentes.
● DISPONIBLE
Comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o
parcial con que cuenta el ente económico y puede utilizar para fines generales o
específicos, dentro de los cuales podemos mencionar la caja, los depósitos en
bancos y otras entidades financieras, las remesas en tránsito y los fondos
● Descripción: Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que
cuenta el ente económico, tanto en moneda nacional como extranjera,
disponible en forma inmediata.
Dinámica
Débitos
➔ Por las entradas de dinero en efectivo y los cheques recibidos por cualquier
concepto, tanto en moneda nacional como en moneda extranjera;
➔ Por los sobrantes en caja al efectuar arqueos;
➔ Por el mayor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio
representativa del mercado, y
➔ Por el valor de la constitución o incremento del fondo de caja menor
● Créditos
➔ Por el valor de las consignaciones diarias en cuentas corrientes bancarias o
de ahorro;
➔ Por el valor de la negociación de divisas;
➔ Por los faltantes en caja al efectuar arqueos;
➔ Por el menor valor resultante al convertir las divisas a la tasa de cambio
representativa del mercado;
➔ Por la reducción o cancelación del monto del fondo de caja menor, y
➔ Por el valor de los pagos en efectivo, en los casos que, por necesidades del
ente económico, se requieran.
Las diferencias que se presenten al efectuar arqueos se contabilizarán en las
subcuentas 136530 -responsabilidades-, cuando sean faltantes en caja o 238095
-otros- si se trata de sobrantes en caja.
La descripción y dinámica descritas en la reglamentación, sólo van hasta las
cuentas. De manera que para saber cómo tratar las subcuentas, hay que observar
el comportamiento de la cuenta superior.
En este caso; la subcuenta: "110510 Cajas menores" está dentro de
la cuenta 1105 Caja
● INVENTARIOS
Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos
renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformación,
consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los
negocios del ente económico. Se incorporan entre otras las siguientes cuentas:
materias primas, productos en proceso, obras de construcción en curso, cultivos en
desarrollo, productos terminados, semovientes, materiales, repuestos y accesorios,
así como inventarios en tránsito.
● MERCANCÍAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA
● Descripción
Registra el valor de los bienes adquiridos para la venta por el ente económico que
no sufren ningún proceso de transformación o adición y se encuentran disponibles
para su enajenación.
Dinámica
Débitos
➔ Por el costo de la mercancía comprada;
➔ Por el valor de los ajustes por sobrantes resultantes de la toma física de
inventario;
➔ Por el costo de las mercancías devueltas al ente económico;
➔ Por el valor del inventario final al cierre del ejercicio, cuando el ente
económico utiliza el sistema periódico.
Créditos
➔ Por el costo de la mercancía vendida;
➔ Por el valor de las mercancías devueltas a los proveedores;
➔ Por el valor de los ajustes originados en faltantes o mercancía dada de baja;
➔ Por la merma en elementos susceptibles de evaporarse o disminuirse,
siempre que ésta obedezca a causas naturales;
➔ Por el valor de las mercancías destinadas al consumo interno del ente
económico, y
➔ Por el valor del inventario inicial al cierre del ejercicio, cuando el ente
económico utiliza el sistema periódico.
La descripción y dinámica descritas en la reglamentación, solo van hasta las
cuentas. De manera que para saber cómo tratar las subcuentas, hay que observar
el comportamiento de la cuenta superior.
En este caso; la subcuenta: "143599 Ajustes por inflación" está dentro de la cuenta
1435 Mercancías no fabricadas por la empresa
● PASIVO
Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contraídas por
el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en
dinero, bienes o en servicios. Comprende las obligaciones financieras, los
proveedores, las cuentas por pagar, los impuestos, gravámenes y tasas, las
obligaciones laborales, los diferidos, otros pasivos, los pasivos estimados,
provisiones, bonos y papeles comerciales. Las cuentas que integran esta clase
tendrán siempre saldos de naturaleza crédito. Los pasivos expresados en moneda
extranjera el último día del mes o año, se ajustaron con base en la tasa de cambio
representativa del mercado a esa fecha, registrando tal ajuste como un mayor valor
del pasivo con cargo a los resultados del ejercicio, salvo cuando deba activarse. Los
pasivos en UPAC (hoy UVR) o con pacto de reajuste registrados en el último día del
periodo se ajustaron con base en la cotización de la UPAC (hoy UVR) para esa
fecha o en el respectivo pacto de reajuste, contabilizando como mayor valor del
pasivo, con cargo a los resultados del ejercicio, salvo cuando deba activarse.
❖ PROVEEDORES
Comprende el valor de las obligaciones a cargo del ente económico, por concepto
de la adquisición de bienes y/o servicios para la fabricación o comercialización de
los productos para la venta, en desarrollo de las operaciones relacionadas
directamente con la explotación del objeto social, tales como, materias primas,
materiales, combustibles, suministros, contratos de obra y compra de energía. Las
obligaciones con proveedores representadas en moneda extranjera o con pacto de
reajuste se deben ajustar de acuerdo con las disposiciones legales vigentes
● COMPAÑÍAS VINCULADAS
● Descripción
Registra el valor de las obligaciones que tiene el ente económico con compañías
vinculadas o asociadas por concepto de adquisición de elementos, materiales,
materias primas, equipos, suministro de servicios, contratación de obras, etc., para
el desarrollo del objeto social.
Dinámica
Créditos
➔ Por el valor de la factura;
➔ Por el valor de las cuentas de cobro por concepto de prestación de servicios
y suministro de elementos;
➔ Por el valor de las notas crédito recibidas, y
➔ Por el valor del ajuste por diferencia en cambio o pacto de reajuste, si fuere
del caso.
Débitos
➔ Por el valor del abono o cancelación de la factura;
➔ Por el valor de las notas débito que se envíen, y
➔ Por el ajuste negativo por diferencia en cambio de los saldos en
➔ moneda extranjera.
● OBLIGACIONES LABORALES
Comprende el valor de los pasivos a cargo del ente económico y a favor de los
trabajadores, ex trabajadores o beneficiarios, originados en virtud de normas
legales, convenciones de trabajo o pactos colectivos, tales como: salarios por pagar,
cesantías consolidadas, primas de servicios, prestaciones extralegales e
indemnizaciones laborales
● PRESTACIONES EXTRALEGALES
● Descripción
Registra las sumas adeudadas por el ente económico a sus trabajadores por
concepto de prestaciones extralegales, es decir, de aquellas originadas en pactos
colectivos o convenciones de trabajo.
Dinámica
Créditos
➔ Por el valor de las prestaciones causadas en favor de los trabajadores.
Débitos
➔ Por el valor de los pagos realizados
La descripción y dinámica descritas en la reglamentación, solo van hasta las
cuentas. De manera que para saber cómo tratar las subcuentas, hay que observar
el comportamiento de la cuenta superior.
En este caso; la subcuenta: "253005 Primas" está dentro de la cuenta 2530
Prestaciones extralegales
● PATRIMONIO
Agrupa el conjunto de las cuentas que representan el valor residual de comparar el
activo total menos el pasivo externo, producto de los recursos netos del ente
económico que han sido suministrados por el propietario de los mismos, ya sea
directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios. Comprende
los aportes de los accionistas, socios o propietarios, el superávit de capital,
reservas, la revalorización de patrimonio, los dividendos o participaciones
decretados en acciones, cuotas o partes de interés social, los resultados del
ejercicio, resultados de ejercicios anteriores y el superávit por valorizaciones
Esta clase agrupa las cuentas que representan el producto del activo total menos el
pasivo externo, producto de los recursos netos de la empresa entregados por los
socios.
● INGRESOS
Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que
percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial
en un ejercicio determinado. Mediante el sistema de causación se registran como
beneficios realizados y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos
los causados y no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el
derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro.
Al final del ejercicio económico las cuentas de ingresos se cancelarán con abono al
grupo 59 - ganancias y pérdidas-. Los ingresos se registran en moneda funcional, es
decir en pesos, de suerte que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad
de medida deben ser reconocidas en moneda funcional utilizando la tasa de
conversión, tasa de cambio o UPAC (hoy UVR) aplicable a la fecha de su
ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los genera. Los ingresos
se clasifican en operacionales y no operacionales.
Agrupan las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que
percibe el ente económico en el desarrollo del giro nacional de sus actividades
comerciales en un ejercicio determinado.
● GASTOS
Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que
incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un
ejercicio económico determinado. Mediante el sistema de causación se registrará
con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes
de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo,
aunque no se haya hecho efectivo el pago.
Al final del ejercicio económico las cuentas de gastos se cancelarán con cargo al
grupo 59 -ganancias y pérdidas-. Los gastos se registran en moneda nacional, es
decir en pesos, de suerte que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad
de medida deben ser reconocidos en moneda funcional, utilizando la tasa de
conversión, tasa de cambio UPAC (hoy UVR) (aplicable en la fecha de su
ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los genera. Los gastos se
clasifican en operacionales y no operacionales.
Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que
incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un
ejercicio económico determinado, mediante un sistema de causación se registrará
con cargo a las cuentas del estado de resultado los gastos causados pendientes de
pago.
● COSTOS DE VENTA
Agrupa las cuentas que representan la acumulación de los costos directos e
indirectos necesarios en la elaboración de productos y/o prestación de los servicios
vendidos, de acuerdo con la actividad social desarrollada por el ente económico, en
un periodo determinado. Al final del ejercicio económico, los saldos de las cuentas
de costo de ventas se cancelarán con cargo a la cuenta 5905 -ganancias y pérdidas.
● COSTOS DE PRODUCCIÓN O OPERACIÓN
Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las erogaciones y cargos
asociados clara y directamente con la elaboración o la producción de los bienes o la
prestación de servicios, de los cuales un ente económico obtiene sus ingresos.
Comprende los siguientes grupos: materia prima, mano de obra directa, costos
indirectos y contratos de servicios. Las cuentas que integran esta clase tendrán
siempre saldo de naturaleza débito, los cuales al finalizar el periodo (mes), deberán
cancelarse contra las cuentas del grupo 14 -inventarios-, tanto en proceso como en
producto terminado, según sea el caso, para aquellos entes que utilizan como
método de contabilización el sistema de inventario permanente. El ente económico
que utilice el sistema de inventario periódico, registrara en esta clase el valor de la
mano de obra directa (grupo 72), los costos indirectos sin incluir los materiales
indirectos (grupo 73) y los costos en contratos de servicios (grupo 74), los cuales al
final del ejercicio se cancelarán contra las cuentas de inventarios (grupo 14) y/o
costo de ventas o de prestación de servicios (grupo 61). También se registran en
esta clase, para efectos de control, los costos correspondientes a las otras ventas
registradas en la cuenta 4205.
● CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
Agrupa las cuentas que reflejan hechos o circunstancias de los cuales se pueden
generar derechos afectando la estructura financiera del ente económico.
Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro utilizadas para efectos del
control interno de activos, información gerencial o control de futuras situaciones
financieras, así como para conciliar las diferencias entre los registros contables de
los activos y las declaraciones tributarias.
● CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS
Agrupa las cuentas que registran los compromisos o contratos que se relacionan
con posibles obligaciones y que por tanto puedan llegar a afectar la estructura
financiera del ente económico. Igualmente, se incluyen aquellas cuentas de registro
utilizadas para efectos de control interno de pasivos y patrimonio, información
gerencial o control de futuras situaciones financieras, así como para conciliar las
diferencias entre los registros contables de los pasivos y patrimonio y las
declaraciones tributarias
