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Manual de Contratación Del Fondo de Servicios Educativos Instituto José Antonio Galán Floridablanca - Santander

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INSTITUTO JOSE ANTONIO GALAN

Educamos en libertad, compromiso y tolerancia

MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL FONDO DE FECHA DE EMISION
SERVICIOS EDUCATIVOS 31/01/2024
GAF-P05-D04 VERSION 06

MANUAL DE CONTRATACIÓN DEL FONDO

DE SERVICIOS EDUCATIVOS INSTITUTO
JOSÉ ANTONIO GALÁN FLORIDABLANCA –
SANTANDER.

Aprobado mediante acuerdo 004 del Consejo Directivo el 16 de mayo de 2019 y ratificado
según acta 001 del Consejo Directivo de fecha 25 de enero del 2024

Contenido
CAPITULO I - DISPOSICIONES GENERALES .................................................................................................... 5
ARTICULO 1: OBJETIVOS DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN. ................................................................................ 5
ARTICULO 2: NATURALEZA JURÍDICA DEL INSTITUTO JOSÉ ANTONIO GALÁN Y UBICACIÓN EN LA
ESTRUCTURA DEL ESTADO. ........................................................................................................................................ 5
ARTICULO 3: GESTIÓN CONTRACTUAL. ..................................................................................................................... 6
ARTICULO 4: DESTINATARIOS Y PARTICIPES DEL PROCESO CONTRACTUAL. .................................................. 6
ARTÍCULO 5: OBLIGATORIEDAD. ................................................................................................................................ 7
ARTÍCULO 6: FUNDAMENTO LEGAL ............................................................................................................................ 7
ARTÍCULO 7: PRINCIPIOS CONTRACTUALES............................................................................................................ 7
ARTICULO 8: COMPETENCIA PARA CONTRATAR...................................................................................................... 8
ARTÍCULO 9: RESPONSABILIADAD CONTRACTUAL. ................................................................................................ 8
ARTÍCULO 10: CONFLICTO DE INTERESES. 8
ARTÍCULO 11: PROHIBICION DE LA CONTRATACION DIRECTA EN PERIODO ELECTORAL. ................... 9
ARTÍCULO 12: MODALIDADES DE SELECCIÓN: ......................................................................................................... 9
ARTÍCULO 13: PUBLICACIÓN........................................................................................................................................ 9
ARTÍCULO 14: CONTENIDO DE LA INVITACION PUBLICA EN CARTELERA. ......................................................... 10
ARTÍCULO 15: USO DE HERRAMIENTAS ELECTRONICAS PARA LA GESTION CONTRACTUAL. ........... 10
CAPITULO II PLANEACIÓN................................................................................................................................... 11
ARTICULO 16: PLANEACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL: ....................................................................... 11
ARTICULO 17: PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. - PAA ........................................................................................ 11
ARTICULO 18: ELABORACION Y CONTENIDO DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.................................. 11
ARTICULO 19: PUBLICACION- PAA: ......................................................................................................................... 12
ARTICULO 20: EJECUCION- PAA: ............................................................................................................................. 12
ARTICULO 21: SOLICITUD DE CONTRATACION ...................................................................................................... 12
ARTICULO 22: ADMINISTRACION DE LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO .......................................................... 12
ARTICULO 23: ESTUDIOS PREVIOS: .......................................................................................................................... 13
ARTICULO 23.1: ELEMENTOS MÍNIMOS DEL ESTUDIO PREVIO.............................................................................. 13
ARTICULO 24: DOCUMENTOS DEL PROCESO CONTRACTUAL.............................................................................. 15
ARTICULO 24.1: LAS GARANTÍAS QUE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA CONTEMPLA EXIGIR EN EL
PROCESO DE CONTRATACIÓN. ................................................................................................................................. 15
ARTICULO 24.2: DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. ................................................................................................ 16
ARTICULO 24.3: AUTORIZACIONES Y/O LICENCIAS O PERMISOS. ........................................................................ 16
Sede A: Calle 56 N° 14-46 Reposo. Tel: 6076791346. Sede B: Calle 58ª N° 13ª -10 Alares. Tel: 3115421595
Página WEB: www.institutojoseantoniogalan.com - [email protected]
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ARTICULO 24.4: AUTORIZACION EXPRESA DEL CONSEJO DIRECTIVO PARA CONTRATAR. ............................ 16
ARTICULO 24.5.: REQUISITOS MINIMOS HABILITANTES JURIDICOS APLICABLES A TODO PROCESO
CONTRACTUAL. ........................................................................................................................................................... 16
ARTICULO 24.5.1: PARA PERSONAS NATURALES EN CASO DE SUMINISTRO, COMPRA O PRESTACIÓN ...... 16
DE SERVICIOS A TODO COSTO (diferentes a personales o profesionales), son: ................................................... 16
ARTICULO 24.5.2: PARA PERSONAS NATURALES QUE VAN A PRESTAR SERVICIOS PERSONALES O
PROFESIONALES, SON: .............................................................................................................................................. 17
ARTICULO 23.5.3: LOS REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES PARA PERSONAS JURÍDICAS SON: ................. 17
ARTICULO 25: DESARROLLO COMUNICACIONAL CON LOS OFERENTES. ......................................................... 18
ARTICULO 26: PROCEDIMIENTOS DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN DE CONTRATACIÒN. ............... 18
ARTICULO 27: URGENCIA MANIFIESTA. .................................................................................................................... 19
ARTICULO 27.1: PROCEDIMIENTO PARA CELEBRAR CONTRATACIÓN EN URGENCIA MANIFIESTA .............. 19
ARTICULO 28: SUPERVISION Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DE LOS CONTRATOS ....................... 20
ARTICULO 29: COMUNICACIÓN ENTRE LA ENTIDAD Y SUS CONTRATISTAS ..................................................... 20
ARTÍCULO 30: ETAPA DE DESARROLLO .................................................................................................................. 21
ARTICULO 31: DOCUMENTO CONTRACTUAL. ........................................................................................................ 21
ARTICULO 31.1: CLAUSULAS ESENCIALES. ............................................................................................................. 21
ARTÍCULO 32: PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO ................................................................. 23
ARTÍCULO 33: TIPOS DE CONTRATOS ..................................................................................................................... 23
ARTICULO 34: MANEJO CONTRACTUAL EXCEPCIONAL ........................................................................................ 25
ARTÍCULO 35: PRÓRROGA DEL PLAZO DEL CONTRATO ....................................................................................... 25
ARTÍCULO 36: SUSPENSIÓN Y REINICIO DEL CONTRATO ...................................................................................... 25
ARTÍCULO 37: CESIÓN DEL CONTRATO:.................................................................................................................. 26
ARTÍCULO 38: SUPERVISIÖN Y/O INTERVENTORIA ................................................................................................. 26
ARTÍCULO 38.1: FUNCIÓN DE LOS INTERVENTORES Y/O SUPERVISORES: ......................................................... 26
ARTÍCULO 38.2: CON RESPECTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES OBJETO DEL
CONTRATO ................................................................................................................................................................... 27
ARTÍCULO 38.3: CON RESPECTO A LA EJECUCIÓN IDÓNEA Y OPORTUNA DEL OBJETO DEL
CONTRATO ................................................................................................................................................................... 27
ARTÍCULO 38.4: CON RESPECTO AL SEGUIMIENTO PERMANENTE DE LA EJECUCIÓN DEL
CONTRATO EN SUS DIFERENTES ETAPAS .............................................................................................................. 27
CAPITULO IV. LIQUIDACIÓN............................................................................................................................... 29
ARTÍCULO 39: ETAPA DE LIQUIDACIÓN .................................................................................................................... 29
ARTÍCULO 39.1 LIQUIDACION DE LOS CONTRATOS: .............................................................................................. 29

ARTÍCULO 39.2: EL ACTA DE LIQUIDACIÓN DEBERÁ CONTENER: ........................................................................ 29

ARTÍCULO 40: MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO ............................................... 29
CAPITULO VI. REFORMA, DEROGACIÓN Y AJUSTES DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN ............... 30
ARTÍCULO 41: CAMBIOS ............................................................................................................................................ 30
ARTÍCULO 42: VIGENCIA:............................................................................................................................................ 30
ARTÍCULO 43: COMPONENTES: ............................................................................................................................... 30
ARTÍCULO 44: SOCIALIZACION:................................................................................................................................. 30

CAPITULO I - DISPOSICIONES GENERALES

ARTICULO 1: OBJETIVOS DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN.

El presente Manual de Contratación tiene por objeto adoptar los principios, competencias y
procedimientos para la celebración de contratación inferior a 20 SMLV y, en general, las reglas
que rigen el INSTITUTO JOSE ANTONIO GALAN, encaminadas a asegurar la
transparencia, eficiencia y eficacia, economía, promoción de la competencia, rendición
de cuentas, manejo del Riesgo y publicidad, en las etapas preparatoria, precontractual o de
selección del contratista, contractual y post-contractual.

De igual forma contiene los partícipes del proceso contractual y los responsables al interior de la
entidad de la Gestión Contractual.

El presente Manual de Contratación debe establecer l a s directrices y estándares para

simplificar y homogenizar las actividades que se desarrollan en las diferentes etapas del
proceso contractual, en la planeación y celebración de contratos que requiera E L INSTITUTO
JOSE ANTONIO GALAN para el cumplimiento de sus funciones, metas y objetivos
institucionales.

ARTICULO 2: NATURALEZA JURÍDICA DEL INSTITUTO JOSÉ ANTONIO GALÁN Y UBICACIÓN EN LA

ESTRUCTURA DEL ESTADO.

EL INSTITUTO JOSE ANTONIO GALAN DE FLORIDANBLANCA, q u e mediante número

0347 de octubre 11 de 2004 se concedió Licencia de funcionamiento reconocimiento de carácter
Oficial, modificada por la Resolución 3580 del 31 de agosto de 2016 emanada de la Secretaría de
Educación Municipal – Floridablanca Santander, población atendida MIXTA, para prestar el
servicio de Educación Formal en los niveles de PREESCOLAR, SECUNDARIA Y NIVEL MEDIA
TECNICA CON ESPECIALIDAD EN MERCADEO expedido por la Secretaria de Educación Municipal
de Floridablanca Santander.

EL INSTITIUTO JOSE ANTONIO GALA DEL MUNICIPIO DE FLORIDABLANCA, se

encuentra facultado legalmente para ofrecer programas de formación Formal en los niveles de
Preescolar: grado Transición; Educación Básica Primaria: grados 1° 2° 3° 4° 5°; Educación Básica
Secundaria: Grados 6° 7° 8° 9° Educación Media Académica , jornada Diurna y Media Técnica
Grados 10° 11° Especialidad ventas de productos y servicios y para prestar servicio de educación
formal en adultos y jóvenes extra edad en los niveles de Básica, modelo flexible Ciclos Lectivos
Especiales Integrados CLEI 1 (GRADOS 1° 2° 3° ); CLEI 2 (Grados 4° 5°) CLEI 3 (Grados 6° 7°)
Sede A: Calle 56 N° 14-46 Reposo. Tel: 6076791346. Sede B: Calle 58ª N° 13ª -10 Alares. Tel: 3115421595
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CLEI 4 (8° 9°) CLEI 5 (GRADO 10°) Y CLEI 6 (GRADO 11°) carácter ACADEMICO Jornada
NOCTURNA.

ARTICULO 3: GESTIÓN CONTRACTUAL.

El Instituto José Antonio Galán, por regla general, es una entidad sujeta al Estatuto General de
Contratación -EGC- En consecuencia, la gestión contractual se llevará a cabo de conformidad
con las reglas y principios establecidos en la ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007, la ley 1447
de 2011, el decreto 1082 de 2015 y siguiendo las directrices establecidas por Colombia Compra
Eficiente en los Manuales Guías y Circulares que expida sobre el particular.

Adicionalmente, podrá celebrar contratos y convenios que no se encuentran enmarcados dentro

de los procedimientos correspondientes al Sistema de Compras Públicas, siguiendo los
lineamientos que el Instituto José Antonio Galán establezca junto con los procesos y
procedimientos que se formalicen en el sistema de Gestión de Calidad y aprobados por el
Consejo Directivo mediante Acuerdos.

El presente manual proporciona algunas directrices internas para que el INSTITUTO JOSE
ANTONIO GALAN - adelante sus procesos de contratación, con el propósito de adquirir
los bienes y servicios que necesita para cumplir la misión encomendada, así como para para
realizar una adecuada labor de vigilancia respecto de los contratos suscritos.

En este contexto, a continuación, se describen los aspectos generales que deberán observarse
durante la gestión contractual del INSTITUTO JOSE ANTONI GALAN, con el á n i m o de
garantizar la satisfacción oportuna de las necesidades identificadas, y el uso de los recursos de
manera eficiente.

ARTICULO 4: DESTINATARIOS Y PARTICIPES DEL PROCESO CONTRACTUAL.

Son destinatarios de este Manual todos los servidores públicos, personal administrativo y
docente, asesores y Contratistas del INSTITITO JOSE ANTONIO GALAN, así como los
Proponentes, organismos de control, la ciudadanía y en general todos los intervinientes en los
procesos contractuales, de acuerdo a lo dispuesto en el presente manual y en las normas legales
que así lo establezcan.
Serán participes del proceso contractual:

Entidades Estatales Colombia

Compra Oferentes Contratistas Supervisores interventores Sociedad
Régimen Leyes Eficiente Civil
Especial 80 y 1150

ARTÍCULO 5: OBLIGATORIEDAD.

El presente Manual de Contratación es de estricto y obligatorio cumplimiento para los

sujetos mencionados en el artículo anterior.

Los servidores públicos y Contratistas que intervengan en el proceso contractual, que

contravengan lo aquí dispuesto se harán acreedores a las sanciones penales, fiscales y
disciplinarias del caso.

ARTÍCULO 6: FUNDAMENTO LEGAL

El contenido del presente Manual se fundamenta en los lineamientos y parámetros señalados por el
Estatuto de Contratación Estatal, esto es, la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de
2011, Ley 1437 de 2011, el Decreto 0019 de 2012, el Decreto 1510 de 2013, manuales y guías a
través de las cuales se pronuncie de Colombia compra eficiente, las directivas presidenciales, y
todas las normas que lo modifican, complementan o adicionan, las cuales forman parte integral de
este documento.

Según lo establecido en la Ley 80 de 1993, a la contratación estatal le son aplicables las

disposiciones comerciales y civiles pertinentes, en aquellas materias no reguladas por la misma
y su fundamento responde a criterios de racionalidad en el uso de los recursos atendiendo la
austeridad en el gasto público.

Son normas aplicables al presente Manual de Contratación y se entienden incorporadas en el

mismo, todas aquellas que con posterioridad a la entrada en vigencia del mismo se expidan.
De igual forma, hacen parte integral del presente Manual de Contratación las guías, manuales,
circulares y demás lineamientos que expida la Agencia Nacional de Contratación– Colombia Compra
Eficiente.

ARTÍCULO 7: PRINCIPIOS CONTRACTUALES.

El presente Manual se regirá por los siguientes principios contractuales de conformidad con los
postulados de la función administrativa y el articulo 17 del decreto 1791 del 2008.

Transparencia. Todas las actuaciones contractuales que se realicen con dinero de los
Fondos de Servicios Educativos deben desarrollarse aplicando el principio de transparencia
que propende por la igualdad de los interesados en los procesos de contratación, la
objetividad, neutralidad y claridad de las reglas o condiciones establecidas para la
presentación de ofertas, la motivación expresa, precisa y detallada de la selección de
propuestas y la escogencia objetiva del contratista idóneo que ofrezca la propuesta más
favorable para los intereses de la institución educativa. Para tal fin, la institución debe
utilizar reglas claras, precisas, objetivas y por ende, observables por todos los interesados.
Dichos procedimientos deben garantizar que la persona o entidad escogida, lo fue, por
Sede A: Calle 56 N° 14-46 Reposo. Tel: 6076791346. Sede B: Calle 58ª N° 13ª -10 Alares. Tel: 3115421595
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cuanto ofreció los mejores bienes, los más eficientes servicios y las condiciones más
apropiadas y beneficiosas para la entidad.
Economía. Del principio de economía se desprende que los procesos de selección y la
ejecución de los contratos deben ir dirigidos a lograr las metas establecidas en el Plan de
Desarrollo Municipal y en el Proyecto Educativo Institucional de manera eficiente y eficaz,
optimizando el uso de los recursos públicos y evitando trámites dilatorios.
Publicidad. La totalidad de las actuaciones que realicen dentro de los procesos de contratación
deben ser dadas a conocer a la comunidad en general a través de los distintos mecanismos
previstos en la ley, como comunicaciones, notificaciones y publicaciones en SECOP; a fin de que
sean vinculantes y puedan ser controvertidas por sus destinatarios. Los documentos
contractuales que elaboren las instituciones educativas y que estén relacionados con el régimen
especial de los Fondos de Servicios Educativos deben ser publicados en la página web de la
institución educativa.
Responsabilidad. Las personas que administren recursos de los Fondos de Servicios
Educativos en desarrollo de sus funciones son responsables fiscal, disciplinaria y penalmente
por sus acciones u omisiones. Los intervinientes en las distintas etapas de los procesos de
contratación responden por sus actuaciones y omisiones antijurídicas. Los contratistas a su vez
responderán cuando formulen propuestas en las que se fijen condiciones económicas y de
contratación artificialmente bajas con el propósito de obtener la adjudicación de un contrato,
por haber ocultado al contratar, inhabilidades, incompatibilidades o prohibiciones o por haber
suministrado información falsa.

ARTICULO 8: COMPETENCIA PARA CONTRATAR.

La competencia para celebrar los actos y contratos en la Institución Educativa con cargo a los
recursos del Fondo de Servicios Educativos le corresponderá al ordenador del gasto de
conformidad con los artículos 4 y 6 del Decreto 4791 de 2008 en consonancia con la Ley 715 de
2001 artículo 13 inciso 3 y dentro de los límites y las condiciones que fija el presente Manual de
Contratación.

ARTÍCULO 9: RESPONSABILIADAD CONTRACTUAL.

El ordenador del gasto, los miembros del Consejo Directivo, los servidores públicos intervinientes
en el proceso y los contratistas que prestan el servicio de apoyo a la gestión de la contratación,
responderán por sus actuaciones y omisiones contrarios a los principios de la contratación
pública y responderán civil, penal, fiscal, disciplinaria y patrimonialmente, si fuere del caso. Por
virtud de la Ley 734 de 2002 la responsabilidad disciplinaria y fiscal se extiende en determinado
grado a los particulares que contratan con el Estado.

ARTÍCULO 10: CONFLICTO DE INTERESES.

En los procesos contractuales que adelante EL INSTITUTO JOSE ANTONIO GALAN DE

FLORIDABLANCA SANTANDER, se considera que se presenta conflicto de intereses cuando
existe un “interés” particular y directo en el mismo, que puede generar conflicto entre el
servidor público, la entidad y el proponente o Contratista.
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El “interés” particular y directo debe tener la capacidad de afectar el sentido de la decisión, de

forma especial respecto de las personas involucradas en el proceso de selección, de su cónyuge, de
un pariente suyo en los grados señalados por la ley o de sus socios de derecho o de hecho;
generándose el conflicto de intereses por no manifestar el impedimento por esa situación personal
o familiar en el trámite del proceso contractual.

Los servidores públicos que se encuentren en cualquiera de las situaciones enunciadas, deberán
abstenerse de firmar, autorizar, aprobar o suscribir los actos relacionados con el proceso
contractual a su cargo y poner en conocimiento de Rector(a) los hechos constitutivos del
conflicto de intereses.

El (la) RECTOR(a), decidirá si se presenta o no el conflicto de intereses. En caso afirmativo,

relevará al funcionario o colaborador implicado de sus funciones y designará para las
mismas, el respectivo remplazo.

ARTÍCULO 11: PROHIBICION DE LA CONTRATACION DIRECTA EN PERIODO ELECTORAL.

De conformidad con lo establecido en la Ley 996 de 2005, la Institución Educativa no podrá

hacer uso de la modalidad de selección de contratación directa ni de contratación inferior a 20
smlmv dentro de los cuatro (4) meses anteriores a las elecciones presidenciales, por lo tanto,
de requerir realizar una contratación en esta época deberá realizarla a través de invitación
pública y demás modalidades que aplican tal modalidad. Para las demás elecciones distintas a
las presidenciales, incluidas las elecciones atípicas, podrá celebrarse contratación directa y
contratación inferior a 20 smlmv, pero no celebrar contratos o convenios interadministrativos
cuando ejecuten recursos públicos, dentro de los cuatro (4) meses anteriores a tales elecciones.
Entiéndase por contratación directa, toda aquella contratación que se realiza sin convocatoria o
invitación pública.

ARTÍCULO 12: MODALIDADES DE SELECCIÓN:

De conformidad con el artículo 13 de la Ley 715 de 2001, el Decreto 4791 de 2008 y el presente
Manual de Contratación; La contratación se realizará sobre las bases del derecho privado en
concordancia con el código civil, el código del comercio, los postulados de la función pública y
las demás leyes concordantes. Ver articulo 26

ARTÍCULO 13: PUBLICACIÓN.

Con el fin de dar cumplimiento a los principios de publicidad y transparencia la Institución

Educativa publicará sus procesos contractuales así:
1. Se publicará en la Página web institucional, con constancia manifiesta de la trazabilidad de los
actos contractuales por un término de un (1) día hábil.
2. Se publicará en el SECOP (I o II) todos los procesos contractuales inferiores a 20 smlmv
como actividad contractual en la modalidad de régimen especial, de acuerdo con lo establecido
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por Colombia compra eficiente.

Cuando la Entidad Estatal ejecute recursos públicos, debe publicar en el SECOP (I o II según
corresponda) Todos los documentos del proceso; en caso contrario debe publicar en el SECOP
I o II según corresponda) los datos de adjudicación y ejecución de contratos, en términos
previstos en el literal (g) del artículo 11 de la ley 1712 de 2014.

En caso de que exista información sometida a reserva en los términos que establece la ley, la
misma no debe publicar en el SECOP.

Parágrafo: En caso de presentarse inconvenientes en la institución educativa en relación con la

página web, se deberá informar a la entidad territorial mediante oficio de la presunta falla y al
moderador- administrador de la página para que realice los ajustes respectivos. Por tal motivo se
deberá hacer uso de la cartelera institucional en el mismo término utilizado en la página
institucional.

ARTÍCULO 14: CONTENIDO DE LA INVITACION PUBLICA EN CARTELERA.

a. El objeto a contratar.
b. Valor estimado del contrato Y disponibilidad.
c. La modalidad de selección que se utilizará.
d. Tipo de contrato y plazo estimado.

ARTÍCULO 15: USO DE HERRAMIENTAS ELECTRONICAS PARA LA GESTION CONTRACTUAL.

La Institución Educativa implementara el uso de herramientas informáticas para la gestión

contractual, las cuales se encuentran enfocadas en resolver las necesidades propias de la
contratación institucional, así como para realizar un control sobre las tareas y/o actividades
que se deben realizar en las etapas precontractual, contractual y pos contractual. La
Institución permite el acceso de los ciudadanos, veedurías ciudadanas y posibles oferentes a
sus procesos contractuales estableciendo una entrada directa a los avisos de convocatoria de
los diferentes procesos contractuales y a los contratos suscritos. También se encuentra para
su consulta, el presente Manual de contratación de la Institución y toda la información para
la realización de la supervisión de los contratos.

CAPITULO II PLANEACIÓN

ARTICULO 16: PLANEACIÓN DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL:

Para realizar la planificación se deberán establecer las políticas para la operación del proceso
contractual con fundamento en la normativa vigente para la adquisición, contratación,
supervisión e interventoría de los bienes, servicios y obra pública en la Institución. El rector
será quien ejecuta el presupuesto y deberá ceñirse a lo dispuesto y aprobado en el Plan Anual
de Adquisiciones de conformidad con lo establecido en el Presupuesto, el Flujo de Caja y el Plan
de Mejoramiento Institucional con el fin de dar cumplimiento a los Artículos 5, 6, 10 y 11 del
Decreto 4791 de 2008.

Esta planeación, por regla general, deberá realizarse en el último trimestre de cada año con el
fin de determinar los contratos que se suscriban para la siguiente vigencia con una proyección
de ejecución que no deberá superar el 31 de Diciembre de cada año.

ARTICULO 17: PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES. - PAA

Es el documento en donde se proyectan los bienes, servicios y obras que requiere contratar la
Institución Educativa para la respectiva vigencia y sirve como herramienta para adelantar el
seguimiento a la satisfacción de las necesidades y a sus niveles de servicio. Es el mismo
programa general de compras al que se refiere el parágrafo 1 del artículo 11 del Decreto 4791
de 2008, el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el
plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. La planeación de las
adquisiciones se fundamenta en el Plan de Mejoramiento Institucional y el Plan Operativo Anual,
el Presupuesto Anual y el Flujo de Caja, guardando estricta coherencia con estos, pasando de
ser proyecciones, hasta finalmente llegar al detalle completo de las necesidades que se
registran en los estudios previos de cada proceso contractual.

ARTICULO 18: ELABORACION Y CONTENIDO DEL PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES.

La elaboración del Plan Anual de Adquisiciones –PAA -estará bajo el liderazgo del Rector de la
institución con base en la información que le suministre cada dependencia. El – PAA - se debe
actualizar cada vez que las circunstancias externas o la coyuntura política, económica o social,
implique ajustes en cuanto a las necesidades inicialmente identificadas y los procesos
contractuales y contratos inicialmente programados por la institución Educativa.

La condición para el inicio de cada proceso contractual o la suscripción de un contrato bajo la

modalidad de contratación Régimen especial, es que el PAA- se encuentre actualizado. Esa
verificación estará a cargo de la dependencia solicitante quién deberá reportarla a la
dependencia Administrativa y Financiera para que realice la actualización antes de hacer la
correspondiente solicitud de contratación.

Para su preparación, se tendrá en cuenta información de diferentes fuentes históricas, bases de

Colombia Compra Eficiente ha dispuesto para los partícipes del Sistema Guía para elaborar PAA,
con su respectivo formato. Información que se encuentra disponible en
http:www.colombiacompra.gov.co

ARTICULO 19: PUBLICACION- PAA:

La Institución Educativa debe publicar su Plan Anual de Adquisiciones y las actualizaciones del
mismo en su página web y en el SECOP I o II.

ARTICULO 20: EJECUCION- PAA:

Las personas encargadas en la Institución Educativa de la ejecución del Plan de Adquisiciones

Anual son el Rector y el(a) pagador(a) o tesorero. Todo proceso contractual que se inicie deberá
estar incluido en este (parágrafo 1 artículo 11 Decreto 4791 de 2008), de lo contrario deberá
seguirse el procedimiento para su inclusión y luego de modificarlo a través de Acuerdo del
Consejo Directivo se podrá proceder a realizar el proceso de contratación.

ARTICULO 21: SOLICITUD DE CONTRATACION

Una vez identificada la necesidad e incluida en el PAA, el Rector procede a solicitar a la

Subdirección Administrativa y Financiera, Los estudios del sector y estudios del mercado
(propuestas de oferentes) Una vez la Subdirección Administrativa y Financiera avale la solicitud,
le corresponde a la dependencia solicitante solicitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal
– CDP – a la Subdirección Administrativa y Financiera, así como elaborar los estudios previos,
identificando los requisitos habilitantes, de acuerdo con los lineamientos establecidos por
Colombia Compra Eficiente en la guía y los criterios de evaluación de las propuestas.
En los casos que sean definidos por el Consejo Directivo, la selección de contratistas estará a
cargo de un comité asesor externo que será designado por el Rector de la institución educativa,
antes de la apertura del proceso de selección.

ARTICULO 22: ADMINISTRACION DE LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO

El Rector de la entidad educativa, expedirá el registro presupuestal del contrato. Una vez el
contrato será registrado, se numerará y pasará a archivo y se designará al supervisor del contrato.
La custodia de los documentos del proceso, una vez se realiza la solicitud de contratación, quedará
en pagaduría. La elaboración de los documentos contractuales, su expedición, publicación y
archivo, estarán a cargo del Grupo para la Gestión Contractual de la institución. Las
comunicaciones, actas y documentos que se suscriban durante la ejecución del contrato, deberán
ser enviados por el supervisor del contrato para su archivo en el expediente contractual.

ARTICULO 23: ESTUDIOS PREVIOS:

Antes de iniciar cualquier trámite contractual la Rectoría elaborará los análisis sobre la
necesidad del bien o servicio que se requiera de acuerdo con el Plan de Adquisiciones Anual, así
como si es conveniente y oportuno realizar la contratación y bajo qué requerimientos, para lo
cual se diligenciará el formato de estudios previos que forma parte de este Manual. Sin perjuicio
de lo descrito anteriormente, al estudio previo se le puede incluir todos los demás aspectos que
se considere necesarios para complementarlos, de tal manera que, los oferentes interesados,
puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido, así como el de la distribución de
riesgos que la Institución Educativa propone y en general para que cuenten con la información
suficiente para la ejecución del contrato. Los estudios y documentos previos deberán tener el
siguiente contenido:
1) La existencia real de la necesidad de adquisición del bien o servicio que se va a contratar y
que la misma se encuentre prevista en el plan de mejoramiento institucional, el presupuesto y
el plan de adquisiciones anual
2) Realizar el análisis del sector y de los riesgos que conllevan la contratación
3) Definir los requisitos habilitantes necesarios
4) Establecer la existencia

ARTICULO 23.1: ELEMENTOS MÍNIMOS DEL ESTUDIO PREVIO

1. La descripción de la necesidad que la Institución Educativa pretende satisfacer con la

contratación. De manera escrita y detallada se deben establecer las razones que justifican el
qué, el por qué y el para qué de la contratación.
2. El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. En
este punto es necesario hacer una descripción de cómo se puede llevar a cabo la solución de la
necesidad planteada. Se deben definir los elementos esenciales del contrato, así:
a. Objeto: De manera concreta, clara, corta y teniendo en cuenta la modalidad del contrato a
celebrar se debe redactar el objeto del contrato, sin incluir cantidades, fechas o lugares
específicos. Se debe evitar objetos largos que detallen las obligaciones del contrato o el alcance
del mismo. También deberá establecerse el alcance del objeto contractual definiendo el lugar de
ejecución, la población beneficiaria, las fechas importantes dentro de la ejecución del contrato y
demás condiciones de tiempo, modo y lugar en que se desarrollará el contrato.
b. Especificaciones técnicas: se deberá proceder a definir de la forma más detallada y
descriptiva posible, cada uno de los bienes, servicios u obra que se pretenden adquirir, así:
1. Denominación clara, precisa y detallada del bien o servicio, estableciendo la calidad mínima
y/o los patrones de desempeño mínimos requeridos.
2. Señalamiento de la necesidad la cual debió ser previamente identificada en el Plan de
Adquisiciones Anual.
3. La unidad de medida.
4. La cantidad de bienes y/o servicios requeridos. Igualmente, se deben definir los
compromisos, declaraciones y acreditaciones que deberán efectuar los proponentes en materia
técnica, que serán verificados por la Institución como requisito habilitante DE CUMPLE O NO
CUMPLE, durante el período de evaluación de las ofertas. También se deben establecer los
servicios conexos que se requieran solicitar y que deriven del cumplimiento del objeto del
contrato, como capacitaciones, mantenimientos preventivos y correctivos, soportes técnicos,
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entrega de manuales, atención dentro de cierto período de tiempo, instalaciones requeridas,
transporte, entre otros.
3. La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan
su elección. En todo proceso contractual deberán indicarse las razones o argumentos de orden
legal y reglamentario que justifican la selección del contratista, en los términos de la presente
Manual para la contratación inferior a 20 smlmv de conformidad con la Ley 715 de 2001.
4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Corresponde al costo económico
que tendrá el bien o servicio objeto del contrato a celebrar, para lo cual es muy importante
contar con la elaboración de un análisis técnico correcto que lo soporte, en el que deberá
constar la realización de Comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos
recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la
Institución. Para efectuar un adecuado estudio de costos y mercado se debe tener en cuenta:
a. Análisis del sector: En esta etapa la Institución debe realizar el análisis necesario para
definir y conocer el sector o mercado al cual pertenecen los bienes, servicios u obras que
requiere, desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis
de riesgo, teniendo en cuenta los aspectos generales, el estudio de la oferta.
b. Los estudios de costos: Con base en las especificaciones técnicas y demás características de
la contratación a realizar, el contador de la institución educativa deberá efectuar un estudio de
mercado muy completo que permita soportar el valor estimado del contrato a celebrar teniendo
en cuenta todas las variables utilizadas para determinar el presupuesto. Se deberán tener en
cuenta dentro del cálculo de los precios:
1. Los valores de transporte (fletes cuando haya lugar), seguros, impuestos, descuentos y
demás gastos en que deba incurrir el oferente para la entrega de los bienes o servicios.
2. Los costos de oportunidad, acorde con las variables de oportunidad para la adquisición del
bien o servicio, o construcción de la obra, puede citarse la estacionalidad del bien, la saturación
de los mercados, las bajas y alzas de los precios por diversos factores, entre otras.
3. Valoración de beneficios, se tendrán en cuenta entre otros, los pagos anticipados, las
adjudicaciones parciales, las entregas parciales, ya que estas variables forman parte en la
proyección de precios justos.
4. Las condiciones del contrato tales como la forma de pago, el plazo de entrega, el lugar y sitio
de entrega, entre otras. c. Condiciones comerciales: Se debe especificar la forma de pago, el
tiempo de entrega, la validez de la oferta, la garantía en meses del producto requerido. En la
forma de pago, debe precisarse si se hará o no entrega de anticipo, pago anticipado, definir los
porcentajes y determinar cómo se efectuarán los pagos al contratista (pagos parciales, pago
único, mensual, bimensual, entre otros). d. Imputación presupuestal: Se deberá establecer,
además, el rubro del presupuesto de gastos al cual se cargará el valor del contrato detallando el
número del certificado de disponibilidad presupuestal que lo respalda.

5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable. En cumplimiento de la selección

objetiva del contratista, se deberán establecer criterios que serán objeto de evaluación y
clasificación, los cuales permitirán concluir de manera precisa que la escogencia del contratista
se realiza de acuerdo con el ofrecimiento más favorable para la Institución y los fines que ella
busca. Así mismo, se establecerán los criterios de selección teniendo en cuenta lo definido por
Colombia Compra Eficiente en la Guía para determinar y Verificar los Requisitos Habilitantes en
los Procesos de Contratación en forma adecuada y proporcional a la naturaleza y valor del
contrato, es decir, que deberá atenderse la relación entre el contrato que se pretende celebrar y
la experiencia del proponente, su capacidad jurídica, financiera y organizacional. Para ello, se
deben identificar los requisitos habilitantes que deberán cumplir los proponentes y su forma de
acreditación, teniendo en cuenta:
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a) el riesgo del proceso de contratación
b) el valor del contrato objeto del proceso de contratación
c) el análisis del sector económico respectivo
d) el conocimiento de fondo de los posibles oferentes desde la perspectiva comercial.
6. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo. Institución Educativa tiene la obligación de realizar
un análisis que incluya la tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados
en la contratación. Se entiende que constituyen riesgos involucrados en la contratación todos
aquellos eventos que pueden generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los
objetivos del proceso de contratación o en la ejecución de un contrato. El análisis de riesgos
previsibles se hará siempre para todas las modalidades de contratación, teniendo en cuenta el
valor y la naturaleza del contrato, justificando su existencia o no para el caso. En el estudio
previo se deberán tipificar los riesgos que puedan presentarse durante el proceso de selección,
la adjudicación y la ejecución del contrato, con el fin de cuantificarlos y señalar al sujeto
contractual que soportará, total o parcialmente, la ocurrencia de la circunstancia prevista en
caso de presentarse, o la forma en que se recobrará el equilibrio contractual, cuando se vea
afectado por la ocurrencia del riesgo.

ARTICULO 24: DOCUMENTOS DEL PROCESO CONTRACTUAL

Además de los documentos definidos en las normas vigentes y en forma especial se determina
la obligatoriedad de incluir en la presente fase los siguientes documentos:

ARTICULO 24.1: LAS GARANTÍAS QUE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA CONTEMPLA EXIGIR EN EL PROCESO DE
CONTRATACIÓN.

Estimados los riesgos previsibles, la Institución Educativa establecerá cómo mitigar tales
riesgos, utilizando para ello la Guía expedida por Colombia Compra Eficiente.

En la contratación directa la exigencia de garantías no es obligatoria y será voluntario de la

Institución Educativa exigirlas o no dependiendo del análisis de riesgos que se realice, lo cual
deberá quedar determinado en los estudios previos. No serán obligatorias las garantías en los
siguientes casos: 1. Los contratos celebrados por régimen especial de contratación inferior a 20
smmlv. 2. Los contratos celebrados por el procedimiento de mínima cuantía. 3. Los contratos
celebrados por contratación directa. 4. Los contratos de seguros. 5. Los contratos que se
celebren con grandes superficies. 6. Los contratos interadministrativos. Sin embargo, si el
contrato es de obra, mantenimiento y/o adecuación y se requiere pactar el pago de algún
Anticipo, sin importar la cuantía, se requerirá por obligación de la expedición de una póliza por
parte del contratista que ampare el 100% del valor del anticipo y el cumplimiento por un
equivalente al 10% del valor del contrato y demás que sean necesarias.

Teniendo en cuenta el análisis del sector y el estudio de costos realizado de acuerdo a las
especificaciones técnicas del bien o servicio a contratar, el ordenador del gasto solicitará a la
Tesorería la expedición del respectivo certificado de disponibilidad presupuestal, el cual hará
parte integral de los estudios previos. La entidad que requiera el bien, la obra o el servicio
expedirá la correspondiente disponibilidad presupuestal con el fin de que previo a la publicación
de los borradores del proceso, se determine el o los rubros presupuestos con cargo al cual se
asumirá el compromiso de adquirir, con ocasión del contrato que se proyecta suscribir.

ARTICULO 24.3: AUTORIZACIONES Y/O LICENCIAS O PERMISOS.

Como parte de los estudios previos, el ordenador del gasto con el apoyo del consejo directivo
(cuando sea necesario), deberá efectuar los análisis necesarios para determinar si antes de
iniciar el respectivo proceso contractual se requieren autorizaciones, licencias o permisos, y en
caso positivo tramitarlas ante las instancias correspondientes.

ARTICULO 24.4: AUTORIZACION EXPRESA DEL CONSEJO DIRECTIVO PARA CONTRATAR.

De acuerdo con el artículo 11 del decreto 4791 del 2008 se requiere autorización expresa del
consejo directivo para la contratación en los siguientes casos: 1. Dotaciones pedagógicas. 2.
Adquisición de bienes de consumo duradero que deban inventariarse. 3. Adquisición de bienes
de consumo final que no son objeto de devolución. 4. Arrendamiento de bienes muebles e
inmuebles. 5. Gastos de viaje de los educandos tales como transporte, hospedaje y
manutención. 6. Contratación de servicios técnicos y profesionales prestados para una gestión
especifica. 7. Realización de actividades pedagógicas, científicas y culturales para los
educandos. 8. Inscripción y participación de los educandos en competencias deportivas,
culturales, pedagógicas y científicas. Se dará por hecho con la aprobación de Plan Anual de
Adquisiciones.

ARTICULO 24.5: REQUISITOS MINIMOS HABILITANTES JURIDICOS APLICABLES A TODO PROCESO

CONTRACTUAL.

Los requisitos mínimos habilitantes jurídicos se establecen con el fin de revisar la idoneidad del
contratista y verificar su capacidad jurídica para obligarse y cumplir con el objeto del contrato.
Por lo tanto, la Institución Educativa en todos sus procesos contractuales exigirá a los
proponentes el cumplimiento de los siguientes requisitos mínimos habilitantes jurídicos, sin
perjuicio de los que sean exigidos de manera específica en cada modalidad:

ARTICULO 24.5.1: PARA PERSONAS NATURALES EN CASO DE SUMINISTRO, COMPRA O PRESTACIÓN

DE SERVICIOS A TODO COSTO (diferentes a personales o profesionales), son:

a) Fotocopia de la cédula ampliada al 150 %

ARTICULO 24.5.2: PARA PERSONAS NATURALES QUE VAN A PRESTAR SERVICIOS PERSONALES O
PROFESIONALES, SON:
a) Fotocopia de la cédula ampliada al 150 %
b) Fotocopia del RUT.
c) Certificado de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría General de la Nación vigente
d) Certificado de antecedentes fiscales de la Contraloría General de la República vigente.
e) Consulta de antecedentes judiciales – certificado de medidas correctivas de la Policía vigente
f) Copia del certificado de afiliación y pago de seguridad social (salud, pensión y
Administradora de Riesgos Laborales, como independiente o empleador) que deberá
corresponder con la ejecución del contrato, siempre y cuando aplique de conformidad con la
normatividad vigente en la materia.
g) Formato de declaración de ausencia de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de
intereses.
h) Hoja de vida en el formato del SISTEMA DE INFORMACION Y GESTION DEL EMPLEO PUBLICO
SIGEP (WWW.SIGEP.GOV.CO)
i) Copia de los documentos que acrediten perfil, condiciones académicas e idoneidad
(diplomas o certificados de capacitación, certificados y constancias laborales)
j) Copia de la tarjeta profesional que acredite el ejercicio de la respectiva profesión y
constancia de vigencia expedida por la Institución correspondiente.

ARTICULO 23.5.3: LOS REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES PARA PERSONAS JURÍDICAS SON:
a) Fotocopia del RUT de la persona jurídica.
b) Certificado de matrícula mercantil donde conste la representación legal original, con fecha
de expedición inferior a 30 días calendario.
c) Fotocopia de la cédula del representante legal.
d) Certificado de antecedentes disciplinarios para la persona jurídica y su representante legal
vigente
e) Certificado de antecedentes fiscales para la persona jurídica y su representante legal vigente
f) Consulta de antecedentes judiciales para la persona jurídica y su representante legal, vigente
Copia de pago de afiliación a la seguridad social de la empresa o certificado firmado por el

NOTA 1: Si la persona jurídica va a prestar servicios de tipo profesional o de apoyo a la gestión

debe anexar los certificados que acrediten la experiencia y las hojas de vida formato SIGEP de
las personas que van a trabajar en representación de la empresa.

ARTICULO 25: DESARROLLO COMUNICACIONAL CON LOS OFERENTES.

Las comunicaciones entre la institución y los oferentes se realizarán mediante correo

electrónico. De igual manera, cuando el coordinador del Grupo para la Gestión Contractual lo
considere pertinente, se podrán realizar audiencias públicas con el fin de aclarar inquietudes en
relación con futuros procesos de contratación que se llevaran a cabo durante la etapa de
publicación de los estudios previos y borrador de pliego de condiciones.

ARTICULO 26: PROCEDIMIENTOS DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN DE

CONTRATACIÒN.
las personas naturales y jurídicas podrán inscribir su información y su catálogo de oferta de
bienes y/o servicios en la plataforma www.institutojoseantoniogalan.com para ser incluidas
en la base de datos del Instituto José Antonio Galán.
De la base de proveedores que se constituya mediante las inscripciones, se seleccionarán las
personas naturales o jurídicas que podrán ser invitadas a presentar propuesta u oferta en los
procesos de contratación que adelante la Institución, conforme con su Estatuto de Contratación
y su resolución reglamentaria.

La Entidad Estatal debe determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta las normas
aplicables a cada modalidad de selección del contratista. La ponderación de los elementos de
calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio señalando en los pliegos
de condiciones:

 Las condiciones técnicas y económicas mínimas de la oferta.

 Las condiciones técnicas adicionales que representan ventajas de calidad o de
funcionamiento, tales como el uso de tecnología o materiales que generen mayor
eficiencia, rendimiento o duración del bien, obra o servicio.
 Las condiciones económicas adicionales que representen ventajas en términos de
economía, eficiencia y eficacia, que puedan ser valoradas en dinero, como por ejemplo la
forma de pago, descuentos por adjudicación de varios lotes, descuentos por variaciones
en programas de entregas, mayor garantía del bien o servicio respecto de la mínima
requerida, impacto económico sobre las condiciones existentes de la Entidad Estatal
relacionadas con el objeto a contratar, mayor asunción de los Riesgos, servicios o bienes
adicionales y que representen un mayor grado de satisfacción para la entidad, entre otras.
 El valor en dinero que la Entidad Estatal asigna a cada ofrecimiento técnico o económico
adicional, para permitir la ponderación de las ofertas presentadas.
 La Entidad Estatal debe calcular la relación costo-beneficio de cada oferta restando del
precio total ofrecido los valores monetarios asignados a cada una de las condiciones

Oferta con valor artificialmente bajo. Si de acuerdo con la información obtenida por la
Entidad Estatal en su deber de análisis, el valor de una oferta parece artificialmente bajo, la
Entidad Estatal debe requerir al oferente para que explique las razones que sustentan el valor
ofrecido. Analizadas las explicaciones, el comité evaluador de que trata el artículo anterior, o
quien haga la evaluación de las ofertas, debe recomendar rechazar la oferta o continuar con el
análisis de la misma en la evaluación de las ofertas.
Cuando el valor de la oferta sobre la cual la Entidad Estatal tuvo dudas sobre su valor, responde
a circunstancias objetivas del oferente y de su oferta que no ponen en riesgo el cumplimiento del
contrato si este es adjudicado a tal oferta, la Entidad Estatal debe continuar con su análisis en
el proceso de evaluación de ofertas.

ARTICULO 27: URGENCIA MANIFIESTA.

La Institución Educativa podrá contratar directamente cuando se encuentre frente a una

situación de urgencia manifiesta.
Existe urgencia manifiesta cuando:

1. Se requiera atender situaciones de calamidad, desastres naturales, o de fuerza mayor.

2. Se requiera solucionar la paralización de un servicio público esencial a través del suministro de
bienes, la prestación de servicios o la ejecución de obras.
3. Se requiera atender situaciones relacionadas con los estados de excepción.

La urgencia manifiesta deberá ser declarada a través de acto administrativo expedido por la
entidad territorial y ratificada debidamente por el Rector.

Cuando se presente una urgencia manifiesta dentro de lo posible se deberá realizar la

negociación con el contratista, en el cual las dos partes, se pongan de acuerdo sobre el monto y
la celebración del contrato, sin embargo, de no ser posible porque la situación requiere de
solución inmediata sin dilaciones, se prescindirá del escrito y aún del acuerdo acerca de la
remuneración para dar inicio al contrato; de tal forma que la contraprestación económica se
acordará durante la ejecución del mismo. En ambos casos, el contratista antes o durante el
proceso contractual deberá constituir por lo menos la garantía de estabilidad de la obra, buena
calidad y funcionamiento.

ARTICULO 27.1: PROCEDIMIENTO PARA CELEBRAR CONTRATACIÓN EN URGENCIA MANIFIESTA

La rectoría informa a la autoridad competente del evento que origina la urgencia y solicita su
declaración.
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1. La autoridad competente declara de la urgencia manifiesta.
2. La rectoría ratifica mediante resolución motivada la urgencia manifiesta.
3. No se requiere de ofertas.
4. Disponibilidad presupuestal.
5. Adjudicación del contrato.
6. Elaboración del contrato.
7. Garantía.
8. Publicación en el SECOP del contrato y del acta de liquidación.

NOTA: Declarada la urgencia manifiesta el contratista podrá de manera inmediata iniciar la

ejecución del contrato, previo a la celebración del mismo.

ARTICULO 28: SUPERVISION Y SEGUIMIENTO A LA EJECUCION DE LOS CONTRATOS

Celebrado el contrato y habiéndose verificado el correspondiente registro presupuestal y su

numeración, cuando corresponda, el coordinador del Grupo para la Gestión Contractual, o quien
haga sus veces, enviará una comunicación al supervisor designado en el contrato informándole
de su designación y las funciones que se encuentran a su cargo. A partir de la designación,
corresponde al supervisor ser el enlace entre el contratista y la institución e informar al Grupo
para la Gestión Contractual de la institución de todas aquellas circunstancias que podrían
afectar la ejecución del contrato y derivar en un incumplimiento o que impliquen la
modificación, adición o terminación del mismo.

ARTICULO 29: COMUNICACIÓN ENTRE LA ENTIDAD Y SUS CONTRATISTAS

Las comunicaciones entre la institución educativa y sus contratistas se llevarán a cabo por
intermedio del supervisor, en lo que concierne a los asuntos técnicos, y por intermedio de la
persona asignada por la Subdirección Administrativa y Financiera para la gestión de los pagos
asociados al contrato.

Todas las comunicaciones entre los oferentes y los contratistas se realizarán a través del
supervisor del contrato. Los aspectos relacionados con los trámites de pago, estará a cargo de
la persona designada por la Subdirección Administrativa y Financiera. Cuando se lleve a cabo la
audiencia de incumplimiento prevista en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, las
comunicaciones entre la institución educativa y el contratista estarán a cargo del Ordenador del
Gasto.

CAPITULO III. DE DESARROLLO

ARTÍCULO 30: ETAPA DE DESARROLLO

Es la etapa comprendida entre la celebración, perfeccionamiento, ejecución del contrato y el

cumplimiento de las obligaciones que surgen del mismo para las partes.

ARTICULO 31: DOCUMENTO CONTRACTUAL.

Para esta modalidad de contratación, se elaborará el respectivo contrato de cláusulas esenciales.

Se denomina contrato a todo acto jurídico o acuerdo de voluntades que celebren los Fondos de
Servicios Educativos, que sea generador de obligaciones sin importar que esté previsto en el
derecho público o privado, que sea típico o atípico, o que se derive del ejercicio de la autonomía
de la voluntad.

Los contratos que celebre la Institución Educativa deben constar siempre por escrito y no
requieren ser elevados a escritura pública, con excepción de aquellos que impliquen mutación
del dominio o imposición de gravámenes y servidumbre sobre bienes inmuebles, y en general
aquellos que conforme a las normas legales vigentes deban cumplir con dicha formalidad.

ARTICULO 31.1: CLAUSULAS ESENCIALES.

a. Identificación de las partes. En la minuta del contrato se deberá identificar de manera plena
la Institución Educativa, Ordenador del Gasto y el contratista (nombre completo No Cédula,
Rut), señalando si este último es persona natural o jurídica, si es persona jurídica también se
señalará el RUT de la misma, se verificará su objeto social y que su duración no sea inferior a la
del plazo del contrato y un año más y que el representante legal que lo suscriba esté facultado
para celebrar el contrato.
b. Número de identificación. Cada contrato deberá estar debidamente numerado y radicado en
orden consecutivo y por anualidad, sin importar la naturaleza del mismo, una vez se
encuentre perfeccionado. Los contratos interadministrativos y los convenios tendrán una
numeración independiente cada uno.
c. Objeto. El objeto del contrato corresponde a la actividad que debe desarrollar o bien que debe
entregar el contratista.
d. Obligaciones del contratista: En este elemento y/o cláusula se detallarán específicamente
las obligaciones y/o actividades que desarrollará el contratista para dar fiel cumplimiento al
objeto del contrato.
e. Obligaciones del contratante: Como en todo acuerdo de partes, la institución educativa para
lograr el cumplimiento del objeto del contrato, también tendrá obligaciones que cumplir, las
cuales se especificarán detalladamente, especialmente lo relacionado con el derecho al pago
oportuno al contratista.

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f. Valor. Corresponde al valor total incluido el IVA, según el caso, que cancelará el contratante al
contratista como contraprestación al servicio o al bien recibido. El pago se puede pactar en
distintas modalidades, que se acuerdan en virtud de principio de la autonomía de voluntad.
g. Forma de pago. En los contratos que celebre la Institución Educativa el pago se podrá pactar
de acuerdo a la libre voluntad de las partes. El Fondo de Servicios Educativos podrá acordar
realizar pagos anticipados en casos especiales, siempre y cuando medien las garantías
pertinentes y se considere conveniente para el buen desarrollo del contrato. La entrega de
anticipos o pagos anticipados en ningún momento podrá exceder el 50% del valor del contrato. No
podrá darse inicio a la ejecución de un contrato en el cual se haya pactado anticipo o pago
anticipado hasta tanto este sea entregado al contratista, salvo que expresamente se pacte lo
contrario.
h. Duración. Es el momento en que deben comenzar o cesar los efectos de las obligaciones. El
contrato permanecerá vigente una vez perfeccionado, dentro del plazo para el cumplimiento del
contratista y durante el término establecido para su liquidación. Los contratos celebrados por la
Institución Educativa (compromisos adquiridos) en una determinada vigencia fiscal deberán
tener su ejecución y duración en la misma, de tal forma que su finalización y entrega a
satisfacción se realice dentro de la vigencia respectiva.
i. Imputación presupuestal. La imputación presupuestal corresponde a la cláusula en la cual la
Institución Educativa definirá el rubro presupuestal por el cual se imputará el contrato al
presupuesto de la Institución definiendo así la existencia del respectivo Certificado de
Disponibilidad Presupuestal y el consecuente Registro Presupuestal.
j. Perfeccionamiento y ejecución. La Institución Educativa mediante este elemento establece
las características por las cuales se entenderá perfeccionado el contrato para dar inicio al
mismo. En la Institución el contrato se entenderá perfeccionado cuando:
1. Exista el certificado de disponibilidad presupuestal.
2. Exista el respectivo registro presupuestal.
3. Exista la aprobación de las garantías contractuales y su respectiva aprobación en caso de
que sean necesarias.
4. Este demostrada la afiliación y pago de la seguridad social.
k. Inhabilidades e incompatibilidades. Bajo este elemento se declara que el contratista no se
encuentra inmerso en ninguna causal de inhabilidad y/o incompatibilidad para realizar la
respectiva contratación.
l. Domicilios y leyes. Con este elemento se deja constancia de cuáles serán las normas bajo las
cuales se ampara la contratación y el domicilio y/o ciudad donde se celebra y donde se
resolverán todos los aspectos del contrato.
m. Garantías. Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de
seguros legalmente autorizadas para funcionar en Colombia; la garantía de cumplimiento de
las obligaciones debe pactarse en los contratos que celebre la Institución Educativa cuando esta
lo considere necesario, con las excepciones establecidas y cubrirá los perjuicios
derivados del incumplimiento de las obligaciones legales o contractuales del contratista.
n. Multas. Las multas corresponden a penas aplicables frente a incumplimientos parciales en las
obligaciones de las partes y no constituyen cláusulas excepcionales, no obstante, en el contrato
podrán pactarse el cobro de multas en caso de mora o incumplimiento hasta por la suma del
10% del valor total del contrato.
o. Penal Pecuniaria. Es una cláusula propia del derecho común que puede pactarse en dos
formas: como estimación total y parcial de los perjuicios que se genera eventualmente como
consecuencia del incumplimiento de las obligaciones y como pena con independencia de los
perjuicios que se causen en razón de la inobservancia. En los contratos que celebre la
Institución Educativa, pactará una pena pecuniaria equivalente al diez (10%) por ciento del
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valor del contrato, en caso de declaratoria de caducidad o de incumplimiento.
p. Cláusulas de interpretación, modificación y terminación unilateral y caducidad. Son
aquellas estipulaciones contractuales que le permiten a la Institución Educativa imponer su
voluntad al contratista en forma unilateral, mediante el ejercicio de su potestad administrativa.
En el caso en que estas cláusulas no sean incluidas en algún contrato en el cual fueren
obligatorias, se entenderán como escritas y formarán parte del acuerdo y facultativamente en
los contratos de compraventa, suministro, prestación de servicios y arrendamiento, cuando el
arrendador es la Institución Educativa.
q. Legalización: en esta cláusula se estipula a cuenta de quién, sea el contratista o
el contratante, correrán los costos de legalización del contrato.
r. Supervisión y/o interventoría: En todo proceso de contratación, la Institución Educativa
deberá asignar a un servidor público de la Institución con conocimientos en el área respectiva
para la vigilancia de la ejecución contractual y como supervisor del contrato o será él mismo
Rector o Rectora.

ARTÍCULO 32: PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Los contratos que celebre la Institución Educativa se entenderán perfeccionados y listos para
ejecutarse cuando:

a. Exista el registro presupuestal.

b. Existan y estén aprobadas las garantías que se hayan solicitado, si fuere el caso
c. Este demostrada la afiliación y pago de la seguridad social
d. Exista el acta de inicio debidamente firmada por las partes; supervisor y contratista.

ARTÍCULO 33: TIPOS DE CONTRATOS

33.1 CONTRATO DE SUMINISTRO DE MATERIALES Y/O BIENES: El contrato de Suministros

es el acuerdo contractual que tiene su sustento en la adquisición de bienes muebles, que
obtendrá la Institución Educativa con ocasión de sus necesidades, cuya ejecución será en
periodos sucesivos (de tracto sucesivo) y sobre las cuales se pacta un valor acorde con los
precios del mercado.
Este contrato podrá utilizarse también para la adquisición de bienes, suministros o servicios
cuyas condiciones de precios o cantidad son variables, el proceso de negociación se
fundamenta en valores estimados, su duración se prolonga en el tiempo y el pago se realiza a
través de pagos parciales de conformidad con los pedidos solicitados con cargo al contrato y
debidamente entregados por el contratista, como, por ejemplo, el suministro de papelería o
materiales para mantenimiento para toda la vigencia
33.2 CONTRATO DE OBRA. Se denominan contratos de obra aquellos que celebra el Fondo
de Servicios Educativos para la construcción y adecuación e instalación sobre bienes inmuebles,
cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.

33.3 CONTRATO D E C O N S U L T O R Í A : Son contratos de consultoría los que celebren las

instituciones educativas referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de
inversión, estudios de diagnósticos, pre factibilidad o factibilidad para programas o
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proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.
33.4 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS: Los contratos de Prestación de servicios
son los que celebra el Fondo de Servicios Educativos para desarrollar actividades relacionadas
con su funcionamiento. Estos contratos solo podrán celebrarse con personas naturales y/o
jurídicas cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran
conocimientos especializados, en ningún caso estos contratos generan relación laboral ni
prestaciones sociales y se celebran por el término estrictamente indispensable.
33.5 CONTRATO DE COMPRAVENTA: Es un contrato en virtud del cual una de las partes se
obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquella se dice vender y esta comprar. El
dinero que el comprador da por la cosa vendida, se llama precio; estos contratos son de
ejecución instantánea. Este contrato es el que tiene mayor importancia entre los de su clase,
porque se trata del contrato tipo traslativo de dominio.
33.6 CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS: Las entidades celebrarán directamente
contratos entre ellas, siempre que las obligaciones del mismo tengan relación directa con el
objeto de la entidad ejecutora. Cuando fuere del caso y de conformidad con lo dispuesto por las
normas orgánicas de presupuesto, serán objeto del correspondiente registro presupuestal.
33.7 CONTRATO DE ARRENDAMIENTO: El Código Civil define el arrendamiento como “un
contrato en que las dos partes se obligan recíprocamente, la una a conceder el goce de una cosa,
o a ejecutar una obra o prestar un servicio y la otra a pagar por este goce, obra o servicio
un precio determinado.
33.8 CONTRATOS INNOMINADOS: Son aquellos para los que la Ley no tiene previsto un
nombre específico, debido a que sus características no se encuentran expresamente regulados
por ella. Puede ser un híbrido entre varios contratos o incluso uno completamente nuevo.
Ejemplo: Un contrato de prestación y servicio y compraventa, cumple con la característica de
contrato innominado.

Los contratos descritos anteriormente pueden celebrarse en caso de requerirse y cumplir con
las condiciones establecidas bajo la modalidad de Urgencia Manifiesta, cuando obedece a
circunstancias excepcionales (estados de excepción, calamidad, fuerza mayor o desastres). El
contratista podrá iniciar la ejecución del objeto pactado, sin que se cuente con un contrato
escrito, pero de ello deberá dejar constancia escrita, breve, como prueba de la orden impartida.

No obstante, para que la institución educativa proceda de esta forma, requiere declarar la
“urgencia manifiesta” mediante un acto administrativo en el cual se deben hacer constar los
hechos por los cuales la institución educativa justificará su decisión, previa aprobación del
Secretario de Educación del Municipio.

ARTICULO 34: MANEJO CONTRACTUAL EXCEPCIONAL

1. En caso de presentarse pagos parciales en los contratos de prestación de servicio y/o obra
pública, se requiere acta de ejecución o pago parcial.
2. En la invitación se deja establecido que hacer en el caso que las propuestas y/o ofertas
económicas sean iguales.
3. Los contratos de arrendamiento no requieren invitación toda vez que es una única
propuesta.

ARTÍCULO 35: PRÓRROGA DEL PLAZO DEL CONTRATO

A los contratos se les podrá prorrogar su plazo, de acuerdo al análisis efectuado de las
condiciones y ejecución contractual, para desarrollar las actividades que se hayan visto
interrumpidas o que no se han podido cumplir por causa ajena al contratista.
En este evento al igual que cualquier otra modificación deberá existir la respectiva Resolución de
rectoría motivada y un informe parcial de supervisión o interventoría.

El plazo es diferente a la vigencia del contrato; por plazo se entiende el periodo de tiempo
dentro del cual el contratista se comprometió a desarrollar las obligaciones contractuales y
cumplir con el objeto contractual.
La vigencia comprende el plazo del contrato y el término para su liquidación; es decir, hasta
tanto no esté liquidado el contrato se entiende vigente.

La prórroga dará lugar a la ampliación de la garantía única y publicación, en aquellos contratos

que inicialmente hayan requerido el establecimiento de garantías y correspondiente publicación.

ARTÍCULO 36: SUSPENSIÓN Y REINICIO DEL CONTRATO

En desarrollo del principio de la autonomía de la voluntad, la Institución Educativa y el contratista,

podrán de mutuo acuerdo, suspender la ejecución del contrato cuando se presente alguna
circunstancia que imposibilite continuar con la ejecución del mismo, la ocurrencia de situaciones de
fuerza mayor, caso fortuito o de interés público que impiden la ejecución temporal del contrato, y
es precisamente por ese motivo que la misma no puede ser indefinida, sino que debe estar sujeta al
vencimiento de un plazo o al cumplimiento de una condición. La finalidad de la suspensión del
contrato es una medida excepcional.
La suspensión no prorroga el contrato en su vigencia o plazo, sino que se delimita como una
medida de tipo provisional y excepcional que debe ajustarse a los criterios de necesidad y
proporcionalidad.
Para llevar a cabo la suspensión de un contrato, se requiere de la manifestación escrita de
suspensión por parte del contratista o el requerimiento por parte de la Institución Educativa, en
donde se manifiesten las razones por las cuales se considera necesario acudir a esta figura. Si el
contrato tiene supervisor y/o interventor, se requiere la justificación y concepto del mismo
recomendando la suspensión del contrato exponiendo las razones de índole técnico, social, jurídico,
financiero, entre otros, que soportan la respectiva suspensión. Luego se suscribe entre las partes el
acta de suspensión con el visto bueno del supervisor y/o interventor. En el acta de suspensión se
debe dejar claro la fecha de suspensión y de reanudación del contrato.
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Superados los hechos que llevaron a la suspensión del contrato, las partes deberán suscribir el
acta de reinicio, de la cual se deberá remitir copia a la aseguradora para la respectiva ampliación
de la garantía

ARTÍCULO 37: CESIÓN DEL CONTRATO:

Para la validez de la cesión del contrato se requiere previa autorización de la Institución

Educativa a través de Resolución de la Rectoría.

Cuando se celebra esta cesión, se está entregando los derechos y obligaciones objeto del
mismo, es decir, que la persona a quien se le cede el contrato – cesionario – queda con la
obligación de ejecutar el contrato a favor de la Institución Educativa.

Cuando la cesión sea por mutuo acuerdo, se requiere:

1. Solicitud mediante oficio del contratista a la Rectoría, de la autorización para realizar la

cesión del contrato, indicando su justificación y las causas que le imposibilitan seguir
ejecutando el mismo;
2. Si el contrato tiene supervisor y/o interventor, este debe presentar un informe detallado
justificando y presentando las circunstancias que dan lugar a la cesión del contrato;
3. La Rectoría determinará la conveniencia para la Institución y procederá a autorizar o rechazar
la cesión mediante acto administrativo.
4. Se suscribirá un acta de cesión del contrato entre las partes, en donde se plasmará
expresamente el estado en que queda la ejecución del contrato.
5. El cesionario deberá tramitar la expedición o modificación de la garantía única que ampare
sus obligaciones, cuya cobertura debe amparar los mismos riesgos del contrato original y pagar
los impuestos a que haya lugar.

ARTÍCULO 38: SUPERVISIÓN Y/O INTERVENTORIA

Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de

corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, la Institución Educativa en
cabeza de la Rectoría, está obligada a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto
contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda.

La supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico

que, sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma Institución
Educativa cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, cuando se
requiere conocimientos especializados, la Institución podrá contratar personal de apoyo, a través
de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.

ARTÍCULO 38.1: FUNCIÓN DE LOS INTERVENTORES Y/O SUPERVISORES:

Los parámetros que deben tener en cuenta el interventor y/o supervisor para ejercer su función
en los diferentes contratos para lo cual son designados son, entre otros, los siguientes, los
cuales varían de acuerdo con la clase de contrato.
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ARTÍCULO 38.2: CON RESPECTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES OBJETO DEL CONTRATO

a. Tener conocimiento completo y detallado del contrato, cronograma de ejecución y de

cualquier otro documento que haga parte del contrato.
b. verificar que el objeto y los términos del contrato se cumplan en las condiciones
estipuladas.
c. Velar por que los recursos de la Institución Educativa sean ejecutados de conformidad
con el objeto contractual
d. Efectuar todos sus actos relacionados con el contrato en forma escrita y con copia a la
carpeta del contrato y para el archivo personal.

ARTÍCULO 38.3: CON RESPECTO A LA EJECUCIÓN IDÓNEA Y OPORTUNA DEL OBJETO DEL CONTRATO

a. Rechazar los servicios, bienes u objetos que no se ajusten a las condiciones

pactadas, ordenando si es el caso su respectivo cambio.
b. Verificar que los bienes se reciban en las condiciones del contrato para lo cual
deberá comprobar su funcionamiento.
c. Verificar que los servicios se realicen en las condiciones del contrato, para lo cual
deberá comprobar su calidad e idoneidad.
d. Rechazar los servicios que no se ajusten a las condiciones pactadas, ordenando si es el
caso su respectiva reconsideración.
e. Ordenar la suspensión de los trabajos que se estén ejecutando en forma incorrecta hasta
tanto el contratista cumpla con las especificaciones previstas en el contrato.
f. Inspeccionar los trabajos verificando el cumplimiento de las normas técnicas y
especificaciones exigidas por el respectivo contrato.
g. Ejercer permanentemente control sobre la calidad de los materiales y elementos, vigilando
su utilización y almacenamiento, rechazando oportunamente aquellos que no cumplan las
especificaciones o condiciones.

ARTÍCULO 38.4: CON RESPECTO AL SEGUIMIENTO PERMANENTE DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO EN

SUS DIFERENTES ETAPAS

a. Rendir los informes parciales que se le soliciten y el informe final de ejecución y

certificar el cumplimiento del objeto contractual, acompañado del respectivo informe contable.
Diligenciar el (los) informe con datos exactos y con la descripción detallada de la ejecución
contractual, en donde con este, entre otros aspect os, las reuniones re aliz adas, los
problemas presentados, las soluciones acordadas, los llamados de atención, los productos
devueltos o reconsiderados, los productos o bienes recibidos.
b. La frecuencia de los informes debe ser trimestral, cada vez que se haga una modificación al
contrato y al finalizar el mismo. Si el plazo del contrato es inferior a los tres meses, deberá
existir un informe intermedio y uno final.
c. Someter a consideración previa de la Rectoría las modificaciones relativas a las condiciones
del contrato. Toda solicitud de modificación deberá estar acompañada de la Correspondiente
justificación técnica y económica, y la viabilidad presupuestal y financiera correspondiente.

d. Solicitar informes bimestrales al contratista sobre la ejecución de los

convenios o contratos, en los términos o plazos previstos para tal efecto.
e. Conceptuar sobre la necesidad de las actividades o ítems complementarios no previstos
y los correspondientes precios unitarios propuestos por el contratista, analizando su
incidencia en el valor del contrato.
f. Efectuar evaluaciones periódicas de la ejecución del contrato para establecer, si es del caso,
los incumplimientos del contratista, y solicitar la aplicación de las sanciones a que hubiere lugar,
todo con la debida sustentación y antelación.
g. Velar porque la ejecución del contrato no ocasione daños a terceros y si esto llegare a
suceder, tomar las medidas necesarias para evitar el riesgo de futuras reclamaciones a la
Institución Educativa.
h. Vigilar el cumplimiento por parte del contratista, de las disposiciones legales de carácter
laboral vigente y exigir que en la obra se apliquen las normas de seguridad industrial que sean de
cumplimiento obligatorio.
i. Comunicar por escrito a la rectoría en forma inmediata sobre circunstancias que afecten
la cabal ejecución del contrato y enviar copia de todas las comunicaciones u órdenes
dirigidas al contratista.
j. Atender las reclamaciones, sugerencias y demás solicitudes elevadas por el contratista,
resolviendo aquellas que sean de su competencia o dando traslado de las que no lo sean,
adjuntando su concepto al respecto.
k. Organizar el archivo propio de la vigilancia. Cada supervisor, por contrato, deberá tener
copia de los documentos que le hacen parte como: pliegos, propuestas, actas, informes,
requisitos de perfeccionamiento y ejecución.
l. Verificar que la Institución Educativa esté amparada por las garantías contractuales
establecidas.
m. Así mismo, exigir con la debida anticipación su renovación o modificación, si fuere del caso
n. Verificar el cumplimiento de aportes de seguridad social y parafiscal por parte del contratista.
o. El supervisor deberá elaborar el balance económico financiero del contrato, con base en las
actas de recibo parcial, recibo a satisfacción de los trabajos o servicios, documentos que se
someterán a la aprobación por parte del contratista.
p. Elaborar el informe final de gestión y el certificado de cumplimiento del objeto contractual, los
cuales formarán parte integral del acta de liquidación.
q. Reunirse con el contratista para verificar los informes finales y acuerdos que debe estipularse
en el acta de seguimiento, antes de ser enviados a la Rectoría de la Institución Educativa.

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CAPITULO IV. LIQUIDACIÓN

ARTÍCULO 39: ETAPA DE LIQUIDACIÓN

Esta inicia una vez vence el plazo del contrato hasta la liquidación del mismo y cierre del
expediente. Ver Guía para liquidación procesos de contratación – Colombia Compra Eficiente

ARTÍCULO 39.1 LIQUIDACION DE LOS CONTRATOS:

La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado. De no
existir tal término, la liquidación se realizará el mes siguiente a la expiración del término previsto
para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación,
o a la fecha del acuerdo que la disponga.

ARTÍCULO 39.2: EL ACTA DE LIQUIDACIÓN DEBERÁ CONTENER:

a. La identificación de las partes que la suscriben.

b. Número y clase del contrato.
c. El objeto del contrato.
d. La fecha de perfeccionamiento.
e. Término y/o duración del contrato.
f. Las modificaciones realizadas al contrato.
g. El valor del contrato.
h. Los valores girados y ejecutados.
i. La forma y fechas de los pagos efectuados.
j. Relación del informe de gestión final y del certificado de cumplimiento del objeto contractual.
k. La consideración de que existen saldos a favor de alguna de las partes, o que el contratista
y/o las partes se encuentran a paz y salvo por todo concepto.
l. La enunciación de la obligación de consignar los saldos junto con sus rendimientos al
Fondo de Servicios Educativos de la institución educativa, si los hubiere.
m. La enunciación de que el acta presta mérito y de su aplicación unilateral en el evento que
no sea firmada por el contratista.
n. La fecha.
o. Si hay salvedad por alguna de las partes, deberán consignarse las observaciones y
réplicas al respecto.

ARTÍCULO 40: MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO

La Rectoría será la encargada de tramitar el proceso sancionatorio contra contratistas. El

procedimiento adoptado para la imposición de multas, exigencias de cláusula penal y declaratoria
de caducidad se soporta en el principio fundamental del debido proceso y los principios que regulan
la función pública, conforme a lo preceptuado en los artículos 29 y 209 de la Constitución Política y
a los principios orientadores de las actuaciones administrativas. En este sentido, no se podrá
imponer multa alguna sin que se surta el procedimiento señalado por la Ley, o con posterioridad a
que el contratista haya ejecutado la obligación pendiente si ésta aún era requerida por la
Institución.

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CAPITULO VI. REFORMA, DEROGACIÓN Y AJUSTES DEL

MANUAL DE CONTRATACIÓN
ARTÍCULO 41: CAMBIOS

Los cambios no sustanciales de este manual, esto es, aquellos que impliquen actualizaciones o
ajustes formales, se adoptarán mediante el intercambio de las hojas correspondientes suscritas
por el Consejo Directivo de la Institución.
Los cambios sustanciales, esto es, los que impliquen su renovación, requerirán la expedición de
una nueva versión del Manual que se adoptará mediante Resolución suscrita por el consejo
Directivo de la Institución.
La expedición de una nueva versión del Manual, dejará sin efecto la versión inmediatamente
anterior a partir de la publicación de la Resolución que la adopte.

ARTÍCULO 42: VIGENCIA:

La vigencia de la presente Manual de contratación del Fondo de Servicio Educativo del

Instituto José Antonio Galán de Floridablanca Santander, será a partir de su aprobación por
parte del Consejo Directivo de la institución hasta la expedición de unas nueve versiones.

ARTÍCULO 43: COMPONENTES:

El presente Manual está contemplado en 31 hojas y contiene 44 artículos, 1 formatos anexos,

5 minutas contractuales y 14 plantillas.

Harán parte integral de la presente resolución los siguientes documentos:

1. Anexo 1. Lista de chequeo
3. Minutas de:
3.1. Contrato de compraventa de bienes muebles
3.2. Contrato de suministro
3.3. Contrato de servicios profesionales y apoyo a la gestión
3.4. Contrato de obra pública.
3.5. Contrato contractual de arrendamiento.
4. Formatos:
4.1 Estudios previos
4.2 Certificado de Disponibilidad Presupuestal
4.3 Invitación a procesos de contratación menores a 20smlv
4.4. Certificación de no existencia de personal: Contratos de gestión y apoyo
profesional o técnico
4.5. Adjudicación del proceso
4.6. Acta de inicio
4.7. Notificación del supervisor
4.8. Informe de actividades
4.9. Certificado de satisfacción del servicio o de la compra.
4.10. Reconocimiento de la obligación
4.11. Acta Parcial
4.12. Acta de liquidación del contrato
4.13. Acta de terminación
4.14. Acta de cierre

ARTÍCULO 44: SOCIALIZACION:

La Rectoría del Instituto José Antonio Galán de Floridablanca, será la encargada de difundir el
presente Manual de Contratación de tal forma que todos los servidores públicos y /o
contratistas intervinientes en los procesos de gestión contractual de la Institución Educativa
apliquen las disposiciones allí contenidas.

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La presente resolución rige a partir de su expedición y deroga disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dado en Floridablanca a los 16 días del mes de mayo del 2019

ELABORADO POR: LIDER GAF REVISADO POR: MIPG APROBADO FECHA: 29/ 05 / 2013
POR: MIPG
CONTROL DE CAMBIOS AL DOCUMENTO
FECHA DE MODIFICACIÓN
VERSIÓN MODIFICADA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
MM / DD / AÑO Se actualiza teniendo en cuenta la
5
ratificación del Consejo Directivo el 25 de
31 01 2024 enero del 2024.

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