SESIÓN N° 4.
ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
Según el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA), la palabra “archivo” tiene tres
acepciones:
1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material,
producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u
organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados
por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a
la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y
servicio de los documentos.
3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.
Los documentos de archivo son el subproducto documental de las actividades que desarrolla
el hombre y son conservados a largo plazo por su valor testimonial.
Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por
individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo
estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los
eventos ocurridos en el pasado.
Los documentos de archivo son tan variados como sus formatos, podemos encontrarnos con
documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros, digitales, analógicos, etc.
Los documentos son conservados tanto por instituciones de carácter público y privado como
por individuos a lo largo y ancho del globo.
Características
Para que los documentos tengan valor para la sociedad deben constituirse como un fuente de
información fiable y para ello tienen que contar con las siguientes cualidades:
• Autenticidad: El documento es lo que afirma ser, se puede comprobar que ha sido
creado por la persona o la institución que alega haberlo hecho y en el tiempo que dice
que fue creado.
• Fiabilidad: Se representa de forma exacta el evento que dice testimoniar, se debe
tener en cuenta que esta representación siempre ocurre a través de la perspectiva de
la persona u organización que generó el documento.
• Integridad: El documento se encuentra completo e inalterado y su contenido es
suficiente como para proporcionar una visión coherente de los hechos que representa.
Desafortunadamente no todos los documentos de archivo conservan 100% su
integridad.
• Utilidad: El documento debe ser físicamente accesible y estar en condiciones
óptimas para poder ser utilizado y servido a quien lo necesite. La catástrofes
naturales y las guerras pueden tornar a los documentos de archivo en algo inservible
y por lo tanto inaccesible.
Clases de archivos
Los archivos pueden ser:
• En función del organismo productor: archivos de la Administración Central,
periférica, autonómica, local, judicial, etc.
• En función del ámbito de sus fondos: archivos nacionales, generales, regionales,
provinciales, de distrito, municipales, etc.
• En función de la personalidad jurídica de la institución productora: archivos
públicos y privados.
• En función del ciclo vital de los documentos: archivos de oficina o de gestión,
centrales, intermedios o históricos.
Tipos de documentos
El archivo de oficina o de gestión es el que reúne la documentación en trámite o sometida a
continua utilización y consulta administrativa. Está formado por los documentos producidos
y recibidos por una unidad administrativa en el desarrollo de sus funciones y actividades.
Entre estos documentos cabe distinguir:
• Documento de archivo
Ejemplar en cualquier tipo de soporte, testimonio de las actividades y funciones de las
personas físicas y jurídicas, públicas o privadas. Los documentos de archivo son una fuente
primaria de información, forman parte del trámite administrativo y se organizan en conjuntos
o agrupaciones documentales, desde el documento simple, al expediente y la serie
documental.
✓ Ejemplos: Expedientes, dictámenes jurídicos, nóminas del personal, libros de registro
de entrada, actas municipales, etc.
• Documentación de apoyo informativo
Los documentos de apoyo informativo, fuente de información secundaria, son los recogidos
para servir de ayuda a la gestión administrativa, pero que no forman parte del trámite
administrativo en sentido estricto.
✓ Ejemplos: Textos legales, fotocopias de resoluciones, boletines, catálogos
comerciales, listados de proveedores, dosieres informativos, revistas, etc.
Fuentes
Podemos advertir que estamos constantemente rodeados de documentos y que esto es tan
cotidiano que a veces pareciera pasar casi desapercibido. Cabe destacar entonces que las
fuentes que generan documentos son diversas, entre ellas podemos mencionar:
• Gobiernos (Supranacionales, Nacionales, Estatales y Locales).
• Cortes y Organismos Judiciales.
• Empresas.
• Gremios y Sindicatos.
• Instituciones Religiosas.
• Universidades y Escuelas.
• Organismos Militares.
• Instituciones Culturales (teatros, productores cinematográficos, cuerpos artísticos,
etc.)
• Instituciones de caridad, de voluntariado y de campañas.
• Comunidades en general.
• Familias.
• Individuos o particulares.
