SESIÓN N° 2.
TRAMITE DOCUMENTARIO
Debemos tener claro el concepto de TRÁMITE y DOCUMENTO.
• TRÁMITE: Es la serie de pasos a seguir para que una solicitud o información llegue
a su destinatario. También podría definirse como el diligenciamiento realizado para
obtener un resultado.
• DOCUMENTO: Es un soporte donde se fija el testimonio de una actividad humana.
El trámite documental se define como un conjunto de procesos que permiten a las
organizaciones tener el control de la ubicación física y estatus actual y pasado de la
documentación que llega y se genera dentro de ellas, con el fin de mejorar sus flujos y
diligenciamiento.
La Unidad de Trámite Documentario esta encargada de administrar la documentación oficial
y asegurar su oportuna distribución; así como de organizar el Sistema de Archivo Central de
la Facultad.
El Trámite Documentario como componente del Sistema de Apoyo Administrativo, es el
soporte de la información
Que conduce a la toma de decisiones y el respaldo de la ejecución de acciones de nivel
operativo, involucra todos los sistemas de la EPS en la medida que tiene que ver con el Input
y el Output de todos ellos.
Se recaban documentos legales de fuentes pertinentes, municipios, iglesias, universidades,
empresas, entidades, etc.
La gestión y trámite de documentación se realizan en todo el territorio peruano.
Después de analizar la viabilidad de los mismos y, conforme a la urgencia del pedido se
indicará el costo por los trámites y la documentación.
Los trámites que se realizan son en diferentes entidades, también en los municipios, iglesias,
universidades, empresas, etc.
Características:
• Registro de documentos externos
• Registro de documentos internos
• Impresión de Hoja de ruta para cargo
• Impresión de Cargo
• Adjuntar archivo al expediente.
• Gestión de documentos mediante un TUPA (Procesos)
• Consulta pública de estado del expediente
• Reportes de estados, oficinas, y rendimiento.
Beneficios
• Disminuir el tiempo promedio en el trámite o atención de un documento, debido a
que se eliminan tareas repetitivas, se evitan olvidos y/o documentos extraviados .
• Al ubicar rápidamente un documento ya sea que se encuentre este en trámite o con su
proceso concluido y ya almacenado, ahorrando tiempo de búsquedas al no tener que
sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar un determinado documento.
• Se estandariza la documentación emitida.
• Todo se realiza legal y organizadamente.
Funciones de la Unidad de Trámite Documentario:
a) Planificar, organizar, dirigir y controlar los diversos documentos administrativos
que se ingresan y salen de la Municipalidad.
b) Organizar y controlar reglamentariamente los diversos documentos y expedientes
que ingresan y salen de la Municipalidad.
c) Distribuir oportunamente los documentos, tanto interna como externamente, de
acuerdo a normas establecidas.
d) Controlar el flujo y situación de los documentos dentro de la Municipalidad, a fin
de lograr su pronta ubicación y seguridad.
e) Informar a los interesados sobre el estado de la tramitación de sus expedientes.
f) Planificar, organizar, dirigir y controlar los diversos trámites y archivo de
documentos de importancia para el Concejo y su administración.
