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Sistemas de clasificación y etapas metodológicas

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Sistemas de clasificación y etapas metodológicas

CURSO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL:

UNIDAD DIDÁCTICA 3: SISTEMAS Y ETAPAS METODOLÓGICAS
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Sistemas de clasificación y etapas metodológicas

Componente temático Contratación Estatal

Subdirección Académica

Claudia Marcela Franco

Directora Nacional (E)

Fernando Augusto Medina

Subdirector Académico

Helga Paola Pacheco R.

Jefe de Capacitación

Javier Augusto Mayor

Autor

Diseño de portada: Luis Rodriguez

Diagramación: Jorge Laverde

Corrección de estilo: Siloe Bravo

Última versión Octubre de 2016

Contenidos producidos en el marco del contrato interadministrativo 273 celebrado entre la Escuela Superior de
Administración Pública – ESAP y la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

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CONTENIDO

UNIDAD DIDÁCTICA 3. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN Y ETAPAS METODOLÓGICAS................................................................. 4

RESUMEN.............................................................................................................................................................................. 4
COMPETENCIA ESPECÍFICA DE LA UNIDAD DIDÁCTICA........................................................................................................ 5
CONTENIDOS........................................................................................................................................................................ 5
TEMA 1. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL...................................................................................................... 5
REFERENCIAS......................................................................................................................................................................... 53
GLOSARIO............................................................................................................................................................................... 56

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UNIDAD DIDÁCTICA 3. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN Y

ETAPAS METODOLÓGICAS

RESUMEN
Los documentos que son producidos o recibidos por las la valoración de las condiciones que permiten la determinación
unidades administrativas funcionales (dependencias) de y el establecimiento de categorías documentales derivadas
las organizaciones, como resultado de la ejecución de de la estructura orgánica o funcional de las organizaciones.
actividades realizadas en cumplimiento de competencias, Por esa razón, en la presente unidad didáctica, se abordan
atribuciones y funciones legalmente asignadas, constituyen los sistemas de clasificación documental, así como las etapas
el conjunto orgánico de documentos sobre los cuales metodológicas de la operación archivística.
resulta necesario desarrollar la operación archivística de
clasificación documental. Palabras clave: Sistemas de clasificación documental,
sistema de clasificación orgánica, sistema de clasificación
Somos conscientes de la imperiosa necesidad de comprender funcional, sistema de clasificación por asuntos o materias,
que la operación archivística de la clasificación documental identificación de productores, análisis estructural, análisis
supone la identificación, el reconocimiento, la significación, y funcional.

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facilitar la localización, control, administración y consulta de

Competencia específica de la unidad didáctica: los documentos.
Reconoce los sistemas y las etapas metodológicas de la
clasificación documental para aplicarlos en el proceso Dicha operación archivística se fundamenta en la
de organización de los documentos producidos o identificación, el reconocimiento, la valoración y respeto
recibidos por las entidades públicas, empresas privadas de los principios que constituyen la piedra angular sobre la
y organizaciones sociales o comunitarias, contribuyendo cual se cimentan la evolución y el desarrollo teórico de la
al desarrollo, posicionamiento y fortalecimiento de una archivística. Esto es el principio de procedencia y el principio
gestión administrativa orientada hacia la transparencia de orden original.
y la democratización de la información.
Al respecto, es importante señalar que los principios
CONTENIDOS archivísticos anteriormente mencionados son considerados
elementos de carácter esencial. Su propósito es garantizar
TEMA 1. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL la clasificación y la organización de los documentos
producidos o recibidos, respetando consecuentemente la
La clasificación documental, como operación archivística, estructura orgánica, las actividades y el funcionamiento de
es una herramienta esencial del proceso de organización las unidades administrativas funcionales (dependencias)
documental. Permite la identificación y el agrupamiento de las organizaciones que generan, posibilitando reflejar
jerárquico y sistemático de los documentos producidos o dicha operación archivística “[…] al quedar vinculados en
recibidos en cumplimiento de las atribuciones, competencias primer lugar a una institución y en segundo lugar al quedar
y funciones en desarrollo de los procesos, procedimientos adscritos a una área o división de la misma, testimoniando
y actividades de las unidades administrativas funcionales sus actividades” (Heredia, 1991, p. 54).
(dependencias) de las organizaciones. Autores como
Theodore Roosevelt Schellenberg (1958), Antonia Heredia En este sentido, los planteamientos realizados por autores
(1991), Elio Lodolini (1993) y José Ramón Cruz (1994), como Michel Duchein (1977) y Miguel Ángel Esteban (1997)
coinciden en la idea de que la clasificación documental permiten evidenciar y comprender la importancia que tienen
proporciona una estructura de carácter lógico que permite los principios archivísticos en la clasificación documental,
particularmente, el principio de procedencia.

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Por consiguiente, para la apreciación de un documento documentos. Pero su aplicación práctica ha ido más
cualquiera es esencial saber exactamente quién lo allá, imponiendo que cada documento debe estar
produjo, en qué circunstancias, dentro de qué marco situado, dentro del fondo al que pertenece, en el lugar
de procedimiento, con qué fin, con destinación a quién, de origen que le corresponde, reconstruyendo la las
cuándo y cómo fue recibido por su destinatario, y por relaciones presentes en su nacimiento con el resto
qué vías llegó hasta nosotros. Bien: tal conocimiento de los documentos y manifestando los motivos que
no es posible sino en la medida en que el conjunto de animaron su creación. Por consiguiente, el principio
documentos que lo acompañan se haya conservado de procedencia o de respeto de los fondos posee dos
intacto, bien individualizado y sin confundirlo con dimensiones complementarias que dan lugar a otros
documentos de distinta procedencia, así estos tengan tantos principios subsidiarios de éste: la primera afirma
relación con el mismo objetivo. En cuanto hace al interés la integridad de los fondos en relación con otros fondos,
práctico del método se puede afirmar, sin lugar a duda, es decir actúa hacia el exterior, por lo que se denomina
que ofrece al archivista una base segura para su trabajo principio de integridad o principio de procedencia en
de clasificación y de inventario. Cuando se pone de sentido estricto; y la segunda profundiza la integridad
lado el respeto de los fondos, todo trabajo archivístico de los fondos en relación con la estructura de los
se torna arbitrario, subjetivo, carente de rigor; ya que documentos, marcando el respeto de la unicidad y la
TEMA 1. SISTEMAS por ejemplo si en su lugar se adopta el método de organicidad de las agrupaciones documentales, es decir,
clasificación por temas, la mayoría de los documentos actúa hacia el interior del fondo, por lo que se le conoce
DE CLASIFICACIÓN pueden ser clasificados de dos o tres maneras como principio de respeto de la estructura archivística
DOCUMENTAL diferentes. Tomemos el caso del proyecto detallado de o interna. En definitiva, el respeto del principio de
un arquitecto para la construcción de un monumento procedencia no se limita a marcar la separación física
en una ciudad: según el ‘tema relacionado” podrá ser de los fondos de distintas instituciones y la agrupación
clasificado bajo el nombre del arquitecto a bajo el de un fondo disperso, sino que afecta a la organización
nombre del monumento. Esta disyunción desaparece de cada una de las dependencias y funciones que
si el documento ha sido conservado en el expediente integran y caracterizan a cada institución y a las series
administrativo de la construcción del monumento, y documentales generadas. (Esteban, 1997, p. 111).
si este expediente, a su vez, ha sido conservado en el
fondo de archivos de la ciudad. (Duchein, 1977, p. 73).
En lo que respecta a los sistemas de clasificación documental,
El principio de procedencia afirma que los fondos tal como lo señala Ludwig von Bertalanffy (1989), el
generados por distintas instituciones o personas sistema es el “complejo de componentes interactuantes,
no se deben mezclar entre sí; es decir, que la
organización de un archivo se debe efectuar sin conceptos característicos de unidades organizadas, tales
añadir elementos extraños a cada fondo y sin recurrir como interacción, suma, mecanización, centralización,
a la eliminación, fragmentación y dispersión de los competencia, finalidad, etc. y aplicarlos entonces a

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fenómenos concretos” (p. 94). Respecto a lo cual, es Dado lo anterior, como consecuencia del análisis e
importante mencionar que Schellenberg (1958) señala interpretación del planteamiento realizado por Schellenberg
“tres son los elementos que podemos considerar en la (1958), resulta posible colegir que de acuerdo con el criterio
clasificación de los documentos: las acciones a las que estas de clasificación elegido, es decir: a) la estructura orgánica
se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que de las organizaciones y su estructuración jerárquica; b)
los produce y los asuntos o materias sobre los que versan” las competencias o atribuciones de las organizaciones;
(p. 44). Teniendo presente la premisa de que, tal como lo y c) los asuntos o materias relacionadas, tanto con las
señala Ángel Montejo (1997) “la clasificación debe ser la organizaciones, como con las actividades desarrolladas por
estructura analítica principal que sistematice el conjunto de estas, los sistemas de clasificación documental se pueden
la información contenida en cualquier fondo de archivo” (p. identificar de acuerdo con lo planteado por Schellenberg
50). (1958), Heredia (1991) y Cruz (1994). A saber: a) clasificación
orgánica, b) clasificación funcional, y c) clasificación por
Para una mayor comprensión, la figura 1 mostrará los asuntos o materias.
TEMA 1. SISTEMAS
criterios de clasificación documental.
DE CLASIFICACIÓN
Los sistemas de clasificación documental son presentados a
DOCUMENTAL
continuación, en la figura 2:
Figura 1.Criterios de clasificación documental
Figura 2. Sistemas de clasificación documental

Fuente: Elaboración propia.

Fuente: Elaboración propia.

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1.1. SISTEMA DE CLASIFICACIÓN ORGÁNICO

El sistema de clasificación orgánico permite agrupar los documentos producidos o recibidos reflejando la estructura orgánica
de las organizaciones. Esto facilita el establecimiento de criterios de jerarquización que relacionan las subdivisiones de
clasificación o categorías identificadas con las unidades administrativas funcionales (dependencias).

A continuación, las figuras 3, 4, 5 y 6 mostrarán diagramas y ejemplos del sistema de clasificación orgánico:

Figura. 3. Sistema de clasificación orgánico

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Figura 4. Ejemplo

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Figura 5. Sistema de clasificación orgánico

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL
Fuente: Elaboración propia.

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Figura 6. Ejemplo

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Complementando lo anterior, Theodore R. Schellenberg Sin embargo, la inobjetable rigidez e inestabilidad del sistema
(1958), Fernando Mikelarena Peña & José R. Cruz (1998), y de clasificación orgánico constituye un inconveniente
José R. Cruz (1994), expresan lo siguiente: significativo en el funcionamiento de las organizaciones
modernas. Respecto a esto, el autor Schellenberg (1958)
Los registros o documentos pueden estar, y señala que “la estructura orgánica de las dependencias
generalmente lo están, agrupados para que reflejen la gubernamentales modernas es demasiado fluida para
estructura de organización. Usualmente el arreglo que proporcionar una base segura en la clasificación” (p. 106).
se le da a una dependencia puede determinarse por los
fines o funciones para los que está destinada. De esta
A su vez, Mateo Antonio Páez (2004) señala:
manera, frecuentemente la organización corresponde
a las funciones. (Schellenberg, 1958, p. 97).
El constante devenir en la estructura, conformación
o en la simple denominación de las instituciones
Este sistema clasifica los fondos reproduciendo las
–exigencia demandada por una sociedad que se
estructuras administrativas, la división orgánica de
TEMA 1. SISTEMAS transforma a un ritmo vertiginoso-, convierte en
la institución, sus servicios, secciones, divisiones
DE CLASIFICACIÓN insegura una clasificación orgánica, que obliga a
administrativas, etc. (Peña & Cruz, 1998, pp. 226-227).
DOCUMENTAL rehacer constantemente los cuadros de clasificación
(Páez, 2004, p. 2).
Cualquier entidad necesita así mismo una organización
para conseguir sus fines, es decir, una estructura
organizativa que le permita un funcionamiento idóneo El anterior planteamiento se complementa en los siguientes
(Cruz, 1994, p. 40). términos:

Es importante mencionar que el sistema de clasificación Una dificultad de solución más compleja es la ocasionada
orgánico ha sido identificado, reconocido, valorado y por los continuos vaivenes en la estructura, denominación
recomendado tradicionalmente como un sistema idóneo y competencias de los organismos públicos. Si hemos
de agrupamiento de los documentos producidos o recibidos determinado que no podemos perder la vinculación de la
por las organizaciones, teniendo en cuenta su objetividad, serie con su productor, tampoco podemos sustraernos
sencillez y precisión. al problema principal que nos obligaba a escoger como
preferente, por estable, una clasificación funcional. La

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clasificación orgánica, repetimos, es indispensable, pues Schellenberg (1958), Cruz & Peña (1998) y Cruz (1994), las
en definitiva no es más que la plasmación del principio de unidades son determinadas en los manuales de procesos
procedencia. y procedimientos, y comprenden las responsabilidades
asignadas para garantizar el cumplimento de los propósitos
Pero este principio, que parecía intocable como piedra organizacionales.
angular del quehacer archivístico, se ha visto afectado en la
archivística contemporánea por las frecuentes mutaciones de Con el objetivo de hacer más claro el sistema de clasificación
los organismos administrativos. Duchein (1977) señala cómo funcional, las figuras 7, 8, 9, 10, 11 y 12 exponen algunos
este principio se estableció sobre la base de fondos cerrados ejemplos prácticos así como diagramas correspondientes a
estables provenientes de organismos desaparecidos. En este tema:
la actualidad, y sobre todo en archivos administrativos,
nos hemos visto obligados a trabajar con nuevas nociones
de fondos. De tal modo que la noción primigenia se nos
TEMA 1. SISTEMAS
comienza así a difuminar, pues está dejando de ser tan neta
DE CLASIFICACIÓN
y segura como lo había sido hasta ahora, de manera que
DOCUMENTAL
actualmente “la única y gran dificultad es la acotación del
fondo: dónde empieza y dónde termina” (Heredia, 2002, p.
7) (Páez, 2004, pp. 4-5).

1.2. SISTEMA DE CLASIFICACIÓN FUNCIONAL

De acuerdo con Schellenberg (1958) y Arévalo Jordán

(2002), el sistema de clasificación funcional permite
agrupar los documentos producidos o recibidos reflejando
las acciones desarrolladas por las organizaciones, es decir,
las funciones sustantivas y facilitadoras de las unidades
administrativas funcionales (dependencias). De acuerdo con

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Figura 7. Sistema de clasificación funcional

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Figura 8. Ejemplo

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Figura 9.Sistema de clasificación funcional

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Figura 10. Ejemplo

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Figura 11. Ejemplo

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (Dapre).

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Figura 12. Ejemplo

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Ministerio de Cultura.

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Respecto al sistema de clasificación funcional, Schellenberg individuales, estas últimas son lo que denominamos
(1958); Cruz & Peña (1998) y Cruz (1994), expresan lo series documentales. Según este esquema piramidal
siguiente: las grandes divisiones vienen dadas por las funciones,
y estas a su vez por medio de las transacciones (Cruz &
La acción puede discutirse en términos de funciones, Peña, 1998, p. 226-227).
actividades y transacciones. El término función se
usa aquí para abarcar todas las responsabilidades Como su propio nombre indica, las funciones de la
señaladas a una dependencia para que realice los entidad que genera o ha generado el fondo de archivo
amplios propósitos para los que fue establecida son los elementos tomados en consideración para
(Schellenberg, 1958, p. 94) clasificar los documentos. Siguiendo este criterio,
en primer lugar agruparemos la documentación de
Los expedientes, unidad básica de la acción acuerdo con las actividades de que son resultado. (…)
administrativa, deben agruparse según la función de Las funciones originan un conjunto de actividades cuya
la que son reflejo. Así, en un expediente de obras de puesta en marcha da lugar a la realización de algunos
TEMA 1. SISTEMAS servicios para el logro de las mismas, y a su vez estas
un edificio particular, su clasificación vendrá dada por
DE CLASIFICACIÓN actividades se plasman en un conjunto de tramites
la función urbanística de los ayuntamientos, y no por
DOCUMENTAL las personas implicadas en el tramite; esta función o negociaciones relativas a poner en marcha esa
urbanística se dividen en acciones que la desarrollan actividad y que constituye lo que nosotros llamamos
y reflejan los aspectos sobre los que actúan: la series documentales (Cruz, 1994, p. 239).
planificación y el control, entre otros.
Es necesario mencionar que este sistema tiene como
En el desarrollo de un cuadro de clasificación, las ventaja la estabilidad, ya que las funciones permanecen
funciones deberán tomarse en cuenta al establecer independientemente de los cambios presentados en la
las agrupaciones documentales, de acuerdo con un estructura orgánica. Otra ventaja es la flexibilidad, teniendo
esquema piramidal o jerarquizado de las mismas. en cuenta que, tal como señalan Juana Molina & Victoria
Podrán establecer las clases o clasificaciones Leyva (1996) “no se estanca en las denominaciones de las
principales o más amplias sobre la base de las funciones dependencias de un momento determinado” (p. 74).
mayores de una dependencia, las secundarias sobre
la base de las actividades y las clases más detalladas
De igual manera, es importante tener presente que dicho
deberán comprender las unidades de expedientación

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sistema tiene como desventaja la lentitud de implantación,

pues supone cambios en la cultura organizacional. Otra
desventaja es el conocimiento profundo de las funciones y
procedimientos de las unidades administrativas funcionales
de las organizaciones, ante lo cual Cruz (1994) argumenta
que “uno de los problemas que plantea este sistema,
quizá el que requiere más agudeza, radica en la perfecta
diferenciación entre los órganos y las funciones” (p. 243).

1.3. SISTEMA DE CLASIFICACIÓN POR ASUNTOS O MATERIAS

El sistema de clasificación por asuntos o materias permite

agrupar los documentos producidos o recibidos reflejando
TEMA 1. SISTEMAS
las temáticas o contenidos concretos y particulares
DE CLASIFICACIÓN
desarrollados por las unidades administrativas funcionales
DOCUMENTAL
(dependencias). Se trata esencialmente de un sistema
de clasificación que, si bien es cierto, es recomendable
en fondos documentales fragmentarios o misceláneos,
no es recomendable en la mayor parte de los archivos
organizacionales, debido a que su utilización implica la
ruptura del principio de procedencia y la integración de las
agrupaciones documentales planteadas por Schellenberg
(1958), Cruz & Peña (1998), y Cruz (1994).

A continuación, se expone un diagrama del sistema de

clasificación por asuntos o materias (figura 13) y un ejemplo
de dicho sistema (figura 14).

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Figura 13. Sistema de clasificación por asuntos o materias

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Figura 14. Ejemplo

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Respecto a los sistemas de clasificación por asuntos o la identificación, reconocimiento y valoración de las
materias, Schellenberg (1958); Cruz & Peña (1998) y Cruz necesidades y exigencias derivadas de las actividades de las
(1994), expresan lo siguiente: unidades administrativas funcionales (dependencias) de las
organizaciones. Esto, teniendo presentes los planteamientos
La mayoría de los registros públicos deberán ser realizados por Cruz (1994):
clasificados de acuerdo con su origen orgánico y
funcional. Aquellos que piden su clasificación por La elección del sistema de clasificación más apropiado de
asuntos o materias no deben ser forzados dentro de un entre los tres que hemos expuesto, depende de varios
esquema construido enteramente sobre principios a
aspectos o exigencias del trabajo archivístico: a) Debe
priori, sino que deben agruparse en clases establecidas
de ser un sistema lo más estable posible de modo que la
pragmáticamente sobre una base a posteriori,
estas clases se desarrollaran gradualmente según la clasificación dada al fondo perdure en el tiempo; b) Debe ser
experiencia pruebe su necesidad. (Schellenberg, 1958, objetivo, es decir, que la clasificación no dependa tanto de
p. 105). la percepción que cada cual pueda tener del contenido de
TEMA 1. SISTEMAS
los documentos, cuanto de aspectos inequívocos y; c) Debe
DE CLASIFICACIÓN
Es el sistema empleado en las bibliotecas, según el cual sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza
DOCUMENTAL se establecen los grupos en virtud de los asuntos o de los documentos, del proceso administrativo del cual son
materias a que se refiere su contenido: guerra, abastos, resultado. (Cruz, 1994, p. 242).
demografía, cuentas. (Cruz & Peña, 1998, pp. 226-227).
1.4. ETAPAS METODOLÓGICAS DE CLASIFICACIÓN
Este es un elemento que no deriva directamente de
DOCUMENTAL
la entidad sino de la percepción que se tenga de la
misma, esto es de los asuntos o materias que cada
cual crea observar tanto en sus actividades como en su La operación archivística de la clasificación documental se
organización. (Cruz, 1994, p. 240). desarrolla teniendo en cuenta las etapas metodológicas
descritas en la figura 15:
Complementando la descripción sucinta de los sistemas
de clasificación documental, resulta de capital importancia
señalar que la elección del sistema debe resultar de

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Figura 15. Etapas metodológicas

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

1.5. IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTORES DOCUMENTALES Las definiciones del término fondo documental dadas por
Antonia Heredia (1991), Carol Couture & Jean Yves Rosseau
La primera etapa metodológica de la operación archivística (1988), Araceli Alday (2004), y Margarita Parra (2004), así
de clasificación documental tiene como propósito como algunos esquemas y ejemplos de este término se
fundamental identificar, analizar y comprender la naturaleza verán expuestas en las figuras 16, 17, 18 y 19:
estructural del fondo documental, siendo conveniente, como
condición sine qua non, entender el concepto de fondo y las
características de este.

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Figura 16. Definición

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Figura 17. Fondo documental

Fuente: Elaboración propia.

Figura 18. Ejemplo

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Figura 19. Características Figura 20. Tipologías

Fuente: Elaboración propia. Fuente: Elaboración propia.

Al respecto, Pedro López (2004) señala:
Esta primera etapa metodológica se desarrolla partiendo
TEMA 1. SISTEMAS
de la recopilación, revisión, análisis y sistematización de la […] Los fondos pueden ser abiertos o cerrados, es
DE CLASIFICACIÓN decir, corresponder a instituciones vivas y por tanto
información relacionada con el origen y evolución estructural
DOCUMENTAL susceptibles de incrementar su volumen, o a otras
de las organizaciones, es decir, los actos administrativos que
determinan la creación y las modificaciones estructurales fenecidas o que han cambiado desde el punto de
(fusión, escisión, supresión). Es necesario mencionar que, vista orgánico, en cuanto a su nombre y estructura, o
funcional, en cuanto a sus competencias y atribuciones.
de acuerdo con la vigencia administrativa de estas, se
(López, 2004, p. 110).
encuentran diferentes tipologías de fondo documental (ver
figura 20).

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1.6. ANÁLISIS ESTRUCTURAL

La segunda etapa metodológica tiene como propósito

identificar las agrupaciones documentales (secciones y
subsecciones), que se encuentran relacionadas con los
documentos producidos o recibidos por las unidades
administrativas funcionales (dependencias) de las
organizaciones. Lo anterior mediante la recopilación,
revisión, análisis, interpretación y sistematización de los actos
administrativos (organigramas, manuales competencias
y funciones, manuales de procesos y procedimientos,
reglamentos internos, etc.). Estos medios de clasificación
permiten legalizar los cambios estructurales (creación,
TEMA 1. SISTEMAS
fusión, escisión y supresión). A su vez, permiten diferenciar,
DE CLASIFICACIÓN
estratificar y jerarquizar las agrupaciones documentales.
DOCUMENTAL
Para una mayor comprensión de la sección documental
se proporcionarán algunas definiciones de este término
dadas por Antonia Heredia (1991), el Consejo Internacional
de Archivos (2000), Francisco Acevedo (2004), y Osvaldo
Villaseca (2012). También se proporcionarán algunos
esquemas y ejemplos, todo esto se encuentra proporcionado
en las figuras 21, 22, 23 y 24:

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Figura 21. Definición

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Figura 22. Secciones documentales

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Figura 23. Ejemplo

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Sistemas de clasificación y etapas metodológicas

Figura 24. Características

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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UNIDAD 3
Sistemas de clasificación y etapas metodológicas

Con el propósito fundamental de consolidar la clasificación

documental, la etapa metodológica de análisis estructural
permite abordar otro aspecto que resulta de gran
importancia. Dicho aspecto es la codificación de las
secciones y subsecciones documentales, el cual permite
identificar las unidades administrativas funcionales
(dependencias) responsables de producir, recibir y conservar
los documentos, reconociendo y respetando el principio de
procedencia. Es necesario mencionar que solamente deben
codificarse las dependencias o grupos internos de trabajo
creados mediante la expedición de acto administrativo.

Para facilitar la comprensión de la codificación y lo que

TEMA 1. SISTEMAS
la compone, las figuras 25, 26, 27, 28, 29 y 30 expondrán
DE CLASIFICACIÓN
algunos ejemplos en contexto:
DOCUMENTAL

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Sistemas de clasificación y etapas metodológicas

Figura 25. Ejemplo

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta, Empresa Social del Estado (ESE).

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Sistemas de clasificación y etapas metodológicas

Figura 26. Ejemplo

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta-Empresa Social del Estado (ESE).

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 37

UNIDAD 3
Sistemas de clasificación y etapas metodológicas

Figura 27. Ejemplo

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Centro Dermatológico Federico Lleras Acosta-Empresa Social del Estado (ESE).

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Sistemas de clasificación y etapas metodológicas

Figura 28. Ejemplo

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Ministerio de Cultura.

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Figura 29. Ejemplo

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Ministerio de Cultura.

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Sistemas de clasificación y etapas metodológicas

Figura 30. Ejemplo

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Ministerio de Cultura.

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Sistemas de clasificación y etapas metodológicas

Esta codificación es definida partiendo de la identificación Internacional de Archivos (2000). A su vez, se explicará este
y revisión de los actos administrativos que determinan la término a través de diagramas y ejemplos en contexto.
estructura orgánica de una entidad, la codificación se conforma
a partir de documentos como manuales o instructivos del
Sistema Integrado de Gestión (SIG) o manuales o instructivos
del Sistema de Gestión de Calidad (SGC). También puede
crearse a partir de organigramas (estructura orgánica) que
permiten identificar y analizar numéricamente la estructura
jerárquica del fondo documental (fondo-subfondo-sección-
subsección).

1.7. ANÁLISIS FUNCIONAL

TEMA 1. SISTEMAS
El análisis funcional tiene como propósito establecer
DE CLASIFICACIÓN
el ámbito de producción documental de las unidades
DOCUMENTAL
administrativas funcionales (dependencias), determinando
la iniciación y finalización de una acción administrativa.
Establece la relación existente entre funciones y procesos,
procedimientos y trámites desarrollados por las dependencias
en cumplimiento de los objetivos institucionales. Es
importante mencionar que dicho análisis permite realizar la
identificación de las series y subseries documentales.

Para dar una explicación más clara de la serie documental, las

figuras 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40 y 41, mostrarán las
definiciones expuestas por los autores Olga Gallego & Pedro
López (1991), Antonia Heredia (1991), la Mesa de trabajo
de organización de archivos municipales (1996), y el Consejo

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Figura 31. Ejemplo

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DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia

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Figura 32. Serie documental-Unidades documentales simples

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DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Figura 33. Ejemplo

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DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Figura 34.Serie Documental-Unidades documentales complejas

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DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Figura 35. Ejemplo

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DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Figura 36. Subserie documental-unidades documentales simples

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DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Figura 37. Ejemplo

TEMA 1. SISTEMAS
DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Figura 38. Subserie documental-unidades documentales complejas

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DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Figura 39. Ejemplo

TEMA 1. SISTEMAS
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DOCUMENTAL

Fuente: Elaboración propia.

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Figura 40. Ejemplo

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DOCUMENTAL

Fuente: Departamento Administrativo para la Prosperidad Social (DPS).

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Figura 41. Ejemplo

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DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL

Fuente: Ministerio de Cultura.

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UNIDAD 3
Sistemas de clasificación y etapas metodológicas

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UNIDAD 3
Sistemas de clasificación y etapas metodológicas

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UNIDAD 3
Sistemas de clasificación y etapas metodológicas

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UNIDAD 3
Sistemas de clasificación y etapas metodológicas

GLOSARIO Identificación de productores documentales: Etapa

metodológica de la clasificación documental que tiene como
Análisis estructural: Etapa metodológica que tiene como propósito identificar, analizar y comprender la naturaleza
propósito fundamental identificar las agrupaciones estructural del fondo documental.
documentales (secciones y subsecciones) que se encuentran
relacionadas con los documentos producidos o recibidos por Sistema de clasificación funcional: Sistema que permite
las unidades administrativas funcionales (dependencias) de agrupar los documentos producidos o recibidos reflejando
las organizaciones. las acciones desarrolladas por las organizaciones, es decir,
las funciones sustantivas y facilitadoras de las unidades
Análisis funcional: Etapa metodológica que tiene como administrativas funcionales (dependencias).
propósito establecer el ámbito de producción documental
de las unidades administrativas funcionales (dependencias), Sistema de clasificación orgánico: Sistema que permite
determinando la iniciación y finalización de una acción agrupar los documentos producidos o recibidos reflejando la
administrativa. A su vez, establece la relación existente entre estructura orgánica de las organizaciones. Permite establecer
las funciones y los procesos, procedimientos y trámites criterios de jerarquización que relacionan las subdivisiones
desarrollados por las dependencias en cumplimiento de los de clasificación o categorías identificadas con las unidades
objetivos institucionales. administrativas funcionales (dependencias).

Clasificación documental: Operación archivística que Sistema de clasificación por asuntos o materias: Sistema
tiene como propósito la identificación y el agrupamiento de clasificación que permite agrupar los documentos
sistemático de los documentos que son producidos o producidos o recibidos reflejando las temáticas o contenidos
recibidos por las unidades administrativas funcionales concretos y particulares desarrollados.
(dependencias) de una entidad. La clasificación documental
establece un sistema de ordenación lógico para garantizar
la organización, conservación, control y recuperación de los
documentos.

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