CICLOVITALDELOSDOCUMENTOS
Instructora Yennis Argüello Pallares
GESTIÓN DOCUMENTAL
ARCHIVO DE GESTIÓN O DE ARCHIVO CENTRAL O ARCHIVO HISTÓRICO O
OFICINA O ACTIVO SEMIACTIVO INACTIVO
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Generación de documentos de las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
¿QUÉ ES UN DOCUMENTO DE ARCHIVO?
Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus
actividades o funciones.
QUE ES EL CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o
recepción, hasta su disposición final.
Tiene una relación estrecha con su
permanencia en cada uno de los tres tipos
de archivo los cuales son: Archivo de
Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico
de acuerdo con las Tablas de Retención
Documental y por las Tablas de Valoración
Documental.
Período, reglado por las normas de procedimiento, durante
el cual los valores primarios de una serie documental, de
manera simultánea o sucesiva, mantienen su actividad en
mayor o menor grado.
•Edad 1: esta es su etapa más activa, ya que su consulta
es constante debido a su propósito de creación.
Recuerda: su relevancia central es administrativa, pero
también puede tener incidencia legal o financiera.
•Edad 2: aquí ya el tiempo le va quitando relevancia a la
información, su consulta y uso se hace menos recurrente y
su etapa tiende a ser semiactiva. Sin embargo, su vigencia
aún se mantiene, gracias a los valores secundarios con los
que cumple.
•Edad 3: es la etapa que determina la total inactividad
del documento, esto no significa que no se consulte o
que no sirva, lo que ocurre con estos documentos es
que los valores primarios se perdieron por completo,
al igual que su vigencia, sin embargo, es consultado
con fines informativos.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS
VALORES
VALORES SECUNDARIOS
PRIMARIOS
ADMINISTRATIVO CULTURAL
LEGAL HISTÓRICO
FISCAL CIENTÍFICO
CONTABLE INVESTIGACIÓN
TÉCNICO ESTÉTICO
El plazo precaucional se inicia cuando termina la
vigencia y termina de dos maneras: la prescripción legal
o de derecho y la tabla de retención o de selección. //
DE TRAMITACIÓN La tramitación, que es el motivo de
la burocracia tiene como fin acumular los antecedentes
que necesita la autoridad o el emisor del documento ...
La Tabla de Plazo Precaucional es el instrumento en el
que se identifican las series documentales siguiendo el
cuadro de clasificación y se especifica el destino
decidido en el proceso de evaluación documental, cuáles
serán conservadas íntegramente, cuáles parcialmente y
cuáles eliminadas en su totalidad, en qué plazos ...
Archivo de gestión:
En este tipo de archivo se establece la documentación que,
por su relevancia, es usada continuamente. Cumple con las
características de la valoración primaria (ACTIVO), es
decir, tienen una importancia administrativa, legal o fiscal.
En este archivo se ejecutan:
•Producción.
•Recepción.
•Distribución.
•Trámite.
•Organización.
•Consulta
•Conservación.
•Disposición final.
Archivo histórico:
En este tipo de archivo se transfieren los documentos desde el
archivo de control, de conservación permanente o de evidencia
histórica. La característica central es su pérdida de vigencia, por
lo que su consulta es casi nula (INACTIVO) y su valoración es
secundaria. Su conservación tiene un valor informativo, ya sea
testimonial, histórica o cultural. Es decir, su conservación es
necesaria para suplir necesidades de consulta.
Los procesos que se llevan a cabo son:
•Organización.
•Consulta
•Conservación.
•Disposición final.
Los valores del documentos esta íntimamente relacionados con el ciclo de
vida documental y al mismo tiempo con las etapas del archivo.
Edad administrativa (primera edad)
Archivo de la oficina productora que reúne su
documentación en trámite, sometida a ARCHIVO DE
continua utilización y consulta administrativa. OFICINA /
Edad intermedia (segunda edad ) GESTIÓN
Unidad administrativa que coordina y
controla el funcionamiento de los archivos de
gestión y reúne los documentos transferidos
por los mismos una vez finalizado su trámite ARCHIVO
y SU CONSULTA ES ESPORÁDICA.
CENTRAL
Edad histórica (tercera edad)
Archivo al cual se transfiere del archivo central o del
archivo de gestión, la documentación que por decisión
del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo ARCHIVO -
también puede conservar documentos históricos HISTÓRICO
recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición
o expropiación. El documento adquiere valor permanente,
estará al servicio de la cultura y de la investigación. Su
conservación será definitiva.
VALORES DE LOS DOCUMENTOS
VALOR ADMINISTRATIVO Como testimonio de sus procedimientos y actividades
P
R
VALOR LEGAL De testimonio ante la ley
V I
A M VALOR FISCAL De testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias
L D A
O O R VALOR CONTABLE Documentos que sirven de registro y control de cuentas o jurisdicción de
R C I operaciones presupuestario
E U O
S VALOR TÉCNICO Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud
S M
de su aspecto misional
E
D N S
E VALOR HISTÓRICO Útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad
E T
C
O U
L S N
O D VALOR CULTURAL Útiles para el conocimiento de su identidad
S A
R
I VALOR CIENTÍFICO Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la
O creación de conocimiento en cualquier área del saber
S
VALORES DOCUMENTALES
• Valorprimario:
Cualidad inmediata que adquieren los
documentos desde que se producen o se
reciben hasta que cumplen sus fines
administrativos, técnicos, fiscales, legales
y/o contables.
VALORES DOCUMENTALES
ValoresPrimarios:
• Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee
un documento como testimonio de sus procedimientos y
actividades.
Ejemplo:
Plan de capacitación tiene valor administrativo, ya que es
testimonio de la gestión de una entidad.
VALORES DOCUMENTALES
ValoresPrimarios:
• Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que
soportan el conjunto de cuentas y de registros de los
ingresos, egresos y los movimientos económicos de una
entidad pública oprivada.
Ejemplo:
Los comprobantes de egreso tienen valor contable.
VALORES DOCUMENTALES
Valores primarios:
• Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los
documentos para el Tesoroo Hacienda Pública.
Ejemplo: Declaraciones tributarias (IVA, retención en
la fuente, entreotros)
VALORES DOCUMENTALES
Valoresprimarios:
• Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y
recibidos por una institución en virtud de su aspecto
misional.
Ejemplo:
En una entidad que se dedica a la exploración de petróleo,
la subserie que tendría valor técnico es el informe técnico
de exploración y yacimientos
VALORES DOCUMENTALES
Valores primarios:
• Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y
obligaciones legales, regulados por el derecho común
y que sirven de testimonio ante la ley.
Ejemplo:
Por ejemplo, un contrato tiene valor jurídico por las implicaciones
legales que presenta.
VALORES DOCUMENTALES
• Valorpermanenteosecundario:
Cualidad atribuida a aquellos
documentos que, por su importancia
histórica, científica y cultural, deben
conservarseen un archivo.
VALORES DOCUMENTALES
Valor cultural: Cualidad del documento que, por su
contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos,
vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos,
valores, modos de vida o desarrollos económicos,
sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de
una comunidad y útiles para el conocimiento de su
identidad
Por ejemplo: Estudios de impacto social
VALORES DOCUMENTALES
Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que
deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de
información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una
comunidad.
Por ejemplo: Resoluciones, Decretos y demás actos administrativos
de una entidad.
Valor científico: Cualidad de los documentos que registran
información relacionada con la creación de conocimiento en
cualquier área del saber.
Por ejemplo, las investigaciones inmunológicas en población
infantil.
VALORES DOCUMENTALES
• Valorhistórico:
• Es la asociación directa del bien con épocas, procesos, eventos
y prácticas políticas, económicas, sociales y culturales,
grupos sociales y personas de especial importancia en el
ámbito mundial, nacional, regional o local.
• Un bien posee valor histórico cuando se constituye en
documento o testimonio para la reconstrucción de la
historia, así como el conocimiento científico, técnico o
artístico.
(Acuerdo 003 de 2017)
VALORES DOCUMENTALES
• Valor estético: Este valor se encuentra relacionado con la
apreciación de las características formales y físicas del bien
y con su materialidad.
Un bien posee valor estético cuando se reconocen en éste
atributos de calidad artística, o de diseño, que reflejan
una idea creativa en su composición, en la técnica de
elaboración o construcción, así como en las huel as de
utilización y uso dejadas por el pasodel tiempo.
VALORES DOCUMENTALES
• ValoresdelosBienes
• Valor simbólico: Un bien posee valor simbólico cuando
manifiesta modos de ver y de sentir el mundo. El valor
simbólico tiene un fuerte poder de identificación y cohesión
social. Lo simbólico mantiene, renueva y actualiza deseos,
emociones e ideales construidos e interiorizados que
vinculan tiempos y espacios de memoria. Este valor hace
referencia a la vinculación del bien con procesos, prácticas,
eventos o actividades significativas para la memoria o el
desarrollo constante de la comunidad.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Remisión de los
documentos del archivo de
gestión al central, y de éste
al histórico, de conformidad
con las tablas de retención y
de valoración documental
vigentes.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL PRIMARIA:
Consiste en el traslado de documentos de los
archivos de gestión o de oficina al archivo central,
cuando pierden su vigencia administrativa.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL SECUNDARIA:
Remisión de documentos del archivo central al
archivo histórico o desde el archivo de gestión,
para su conservación permanente, cuando
adquieren valores secundarios.
