1) Instrumentación:

Concluida la parte preparatoria se procede a la instrumentación de la auditoría, etapa en la

cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección que se estimen más viables;
de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría, la medición que se empleara, el
manejo de los papeles de trabajo y evidencia, así como la supervisión necesaria para mantener
una coordinación efectiva.

2) Recopilación de información

Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga posible su
examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretación que causen
retrasos u obliguen a recapturar la información, reprogramar la auditoría o, en su caso, a
suspenderla.

Asimismo, es conveniente aplicar un criterio de discriminación, teniendo siempre presente el

objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y evaluación, para mantener una
línea de acción uniforme.

3) Técnicas de recolección

Para recabar la información requerida en forma ágil y ordenada, se puede emplear alguna, o
una combinación, de las siguientes técnicas.

• Investigación documental.

• Observación directa.

• Acceso a redes de información.

• Entrevistas.
• Cuestionarios.

• Cedulas.

Investigación documental

Consiste en la localización, selección y estudio de la documentación que puede aportar

elementos de juicio a la auditoría. A las fuentes documentales básicas a las que se pueden
acudir son:

Normativa:

• Acta constitutiva

• Ley que ordena la creación de la organización

• Reglamento interno

• Reglamentación especifica

• Tratados y convenios

• Decretos y acuerdos

Administrativos

• Organigramas
• Manuales administrativos

• Sistemas de Información

• Sistemas de normalización y certificación

• Cuadros de distribución de trabajo

• Plantillas de personal

• Inventarios de mobiliario y equipo

• Auditorías administrativas previas

Mercado:

• Productos y servicios

• Áreas (población ingresos factores limitantes).

• Comportamiento de la demanda (situación actual, situación futura proyectada,

característica).

• Comportamiento de la oferta situación actual, situación futura (previsible), análisis del

régimen de mercado.

• Determinación de precios
Ubicación geográfica

• Localización

• Ubicación espacial interna

• Características

• Del terreno

• Distancias y costo de trasporte

• Justificación en relación con el tamaño y los procesos.

Estudios financieros:

• Recursos financieros para inversión

• Análisis y proyecciones financieras

• Programas de financiamiento

• Evaluación financiera

Situación económica

• Sistema económico
• Naturaleza y ritmo de la del desarrollo de le economía

• Aspectos sociales

• Variables demográficas

• Relaciones con el exterior

Observación directa.

Es el acercamiento y revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización,

para conocer las condiciones de trabajo y el clima organizacional imperante. Es recomendable
que el auditor responsable presida la observación directa, comente y discuta su percepción con
su equipo de trabajo; de esta manera se asegurará de que exista un consenso en torno a las
condiciones de funcionamiento del área y podrá definir los criterios a los que deberá sujetarse
en todo momento la auditoría.

La entrevista.

Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener
información. Este medio es posiblemente el más empleado, y uno de los que puede brindar
información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el
entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios.

Cuestionarios.

Se emplea para obtener la información deseada en forma homogénea. Están constituidos por
una serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciales y separadas por capitulo o
temáticas específicas. La calidad de la información que obtenga, dependerá de su estructura y
forma de presentación.

Cedulas.

Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el propósito de la auditoría.

Están conformadas por formularios cuyo diseño incorpora casillas, bloques y columnas que
facilitan la agrupación y división de su contenido para su remisión y análisis, también abren la
posibilidad de ampliar el rango de respuestas.

4) Medición.

Para consolidar la instrumentación, es necesario que los hechos se puedan evaluar

relacionándolos con una medida, la cual parte de los indicadores establecidos para el proceso
administrativo y de los elementos específicos, así como del propósito estratégico y atributos
fundamentales asociados con uno y con otro. La escalas que se empleen con este fin, cumplen
con la función de garantizar la confiabilidad y validez de la información que se registra en los
papeles de trabajo, y que, posteriormente, servirán para comprobar la veracidad de las
observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de la auditoría.

5) Papeles de trabajo.

Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se
denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las técnicas y
procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones
alcanzadas.

Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habrá de

incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos argumentos para
respaldarlos; además apoyan la ejecución y supervisión del trabajo. Deben de formularse con
claridad y exactitud, considerando los datos referentes al análisis, comprobación, opinión y
conclusiones sobre los hechos, transacciones, o situaciones detectadas. También se indicaran
las desviaciones que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto,
en la medida que esta información soporte la evidencia; la cual valida las observaciones,
conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoría.

El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo cuya forma y contenido dependen
de las condiciones de aplicación de la auditoría, ya que son el testimonio del trabajo efectuado
y el respaldo de sus juicios y conclusiones.

Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir:

Identificación de la auditoría.

El proyecto de auditoría

Índices, cuestionarios, cedulas y resúmenes del trabajo realizado.

Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la auditoría

Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo

Anotaciones sobre información relevante

Ajustes realizados durante su ejecución

Reporte de posibles Irregularidades

Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación

Para homogenizar su presentación e información, y facilitar el acceso a su consulta, los papeles
no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino consignar los tópicos relevantes,
estar redactados en forma clara y ordenada, y ser lo suficientemente sólidos en sus
argumentos para que cualquier persona que los revise pueda seguir la secuencia del trabajo.
Asimismo, son un elemento probatorio de que la evidencia obtenida, los procedimientos y
técnicas empleados son suficientes y competentes. Aunque los papeles de trabajo que prepara
el auditor son confidenciales, podrá proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para
presentarlos, por lo que debe resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaración
o investigación que pudiera emprenderse y, tomando en cuenta su utilidad, para auditorías
subsecuentes.

Evidencia

La evidencia es la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoría,

por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y conclusiones que
formula el auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y
conflicto que pueda traer consigo, así como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real
que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo momento
a la línea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los criterios que durante el
proceso de ejecución vayan surgiendo. La evidencia se puede clasificar en los siguientes rubros:

Física: Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes o

sucesos, y se presenta a través de notas, fotografías, cuadros, mapas o muestras materiales.

Documental. Se obtiene por medio del análisis de documentos y está contenida en cartas,
contratos, acatas, minutas, facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo.

Testimonial. Se consigue de toda persona que realice declaraciones durante la aplicación de la

auditoría.
Analítica. Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la
información por áreas, apartados o componentes.

Para que la evidencia sea útil y valida, debe cubrir los siguientes requisitos:

Suficiente: Si es la necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del

auditor.

- Competente: Si cumple con ser consistente, convincente, confiable, y ha sido validada.

- Relevante: Cuando aporta elementos de juicio para demostrar o refutar un hecho de

forma lógica y clara.

- Pertinente: Cuando existe congruencia entre las observaciones, conclusiones y

recomendaciones de la auditoría.

- Es fundamental que el auditor documente y reporte al responsable de la unidad de

control interno, al titular de la organización y al líder del proyecto las siguientes
situaciones.

- Problemas para obtener una evidencia suficiente, producto de los registros incorrectos,
operaciones no registradas., archivos incompletos y documentación inadecuada o
alterada:

- Transacciones realizadas fuera del curso normal

- Limitaciones para acceder a los sistemas de información.

 - Registros incongruente con las operaciones realizadas

- Condicionamiento de las áreas para suministrar evidencias

- En todas las oportunidades, el auditor deberá proceder con prudencia, preservando su

integridad profesional y conservando los registros de su trabajo, incluyendo los
elementos comprobatorios de las inconsistencias detectadas.

6) Supervisión del trabajo

Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es necesario ejercer
una estrecha supervisión sobre el trabajo que realizan los auditores, delegando la auditoría
sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad.

De esta manera, a medida que se descienda el nivel de responsabilidad, el auditor que

encabece una tarea, tendrá siempre la certeza de dominar el campo de trabajo y los elementos
de decisión para vigilar que las acciones obedezcan a una lógica en función de los objetivos de
auditoría.

La supervisión, en las diferentes fases de ejecución de la auditoría, comprende:

- Revisión del programa de trabajo

- Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores

- Aclaración oportuna de dudas

- Control del tiempo invertido en función del estimado

 - Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo

- Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de que están
completos y cumplen con su propósito.

Para llevar a cabo la supervisión en forma consistente y homogénea es conveniente observar

los siguientes criterios.

- Asegurarse de que existe coincidencia en las líneas fundamentales de investigación en

todo el equipo de auditores

- Monitorear constantemente el trabajo de los auditores para atender cualquier duda

- Revisar el trabajo realizado y efectuar las observaciones y ajustes pertinentes

- Efectuar cambios en el equipo de auditores cuando prevalezcan actitudes negativas o

no se apliquen las líneas de investigación definidas.

- Celebrar reuniones periódicamente para mantener actualizado a los auditores e

instruirlos para mejorar su desempeño.

Así mismo, es de vital importancia que la supervisión del trabajo contemple:

- Que los reportes de hallazgos cuenten con un espacio para la firma de revisión del
auditor responsable

- Que aquellos documentos que no cuenten con esta firma sean sometidos a revisión y
no se aprueben en tanto no lo autorice el auditor responsable.

- Que los papeles de trabajo incluyan las anotaciones del auditor líder del equipo, para
garantizar el contenido de las conclusiones.
- Llevar una bitácora donde se derriba el comportamiento de los auditores.

- Preparara un informe que comprenda los logros y obstáculos encontrados a lo largo de

la auditoría.

- Elaborar una propuesta general en la que se destaquen las contribuciones esenciales

detectadas y el camino para instrumentarlas.