MANUAL DE FORMACION

MICROSOFT EXCEL

Santo Domingo, D.N.,

2007
 Manejador De Excel

ÍNDICE

CAPITULO I
MICROSOFT EXCEL

Objetivo: Al finalizar el tema, él o la participante será capaz de identificar y

manejar el entorno de MS-EXCEL, correctamente.

1.1 EXCEL……………………………………………………………….……….Pág. -1-

1.2 MENU PRINCIPAL DE EXCEL………………………………………….Pág. -1-

1.2.1 ARCHIVO
1.2.2 EDICIÓN
1.2.3 VER
1.2.4 INSERTAR
1.2.5 FORMATO
1.2.6 HERRAMIENTAS

1.3 AYUDA…………………………………………………………….….Pág. -4-

1.3.1 CONTENIDO
1.3.2 INDICE

CAPITULO II
MANEJO DE BARRAS DE HERRAMINETAS

Objetivo: Al finalizar el tema, él o la participante será capaz de identificar las

barras de herramientas, correctamente.

2.1 BARRAS DE HERRAMIENTAS………………………………….Pág. -7-

2.1.1 BARRA ESTANDAR
2.1.2 BARRA DE FORMATO

CAPITULO III
LA HOJA ELECTRONICA

Objetivo: Al finalizar el tema, el o la participante será capaz de manejar una hoja

electrónica, correctamente.

3.1 MANEJO DE HOJA DE CÁLCULO……………………………...Pág. -8-

3.1.1 DESPLAZAMIENTO DENTRO DE LA HOJA DE CALCULO
3.1.2 INTRODUCCION DE DATOS
3.1.3 BORDES
3.1.3 GUARDANDO LA HOJA DE TRABAJO
3.1.4 ABRIENDO UNA HOJA DE CÁLCULO
3.1.5 INSERTANDO FILAS Y COLUMNAS
3.1.6 ELIMINANDO FILAS Y COLUMNAS
3.1.7 CAMBIANDO EL ANCHO DE FILAS Y COLUMNAS
3.2 CREANDO UNA HOJA DE TRABAJO…………….…………Pág. -15-
3.2.1 EDITAR Y BORRAR DATOS
3.2.2 RANGOS
3.2.3 REPRODUCIENDO UN RANGO DE CELDAS

3.3 TRABAJANDO CON FORMULAS……………………..……..Pág. -18-

3.3.1 OPERADORES ARITMETICOS Y SU JERARQUIA
3.3.2 INTRODUCIENDO UNA FORMULA PARA CALULAR UN VALOR
3.3.3 FUNCIONES

3.4 OPCIONES DE EXCEL COMO HOJA DE CÁLCULO….…..Pág. -19-

3.4.1 FORMATO DE CELDAS
3.4.2 ESTILO
3.4.3 BUSQUEDA Y REEMPLAZO
3.4.4 INSERTAR OBJETOS EN LAS HOJAS DE CALCULO
3.4.5 IMPORTANDO DATOS

CAPITULO IV
IMPRESIÓN DE LA HOJA DE TRABAJO

Objetivo: Al finalizar el tema, él o la participante será capaz de imprimir la hoja de

trabajo, correctamente.

4 IMPRESIÓN DE LA HOJA DE TRABAJO………………………Pág. -27-

4.1 CONFIGURAR LA PÁGINA…………….……………………………..Pág. -27-
4.2 VISTA PRELIMINAR ………………………………………………………Pág. -28-
4.3 IMPRIMIENDO UN LIBRO DE TRABAJO……………………………….Pág. -29-

CAPITULO V
MANEJO DE GRAFICAS

Objetivo: Al finalizar el tema, él o la participante será capaz de manejar gráficas,

correctamente.

5.1 GRAFICAS………………………………………………………...Pág. -31-

5.2 TIPOS DE GRAFICAS…………………………………………..Pág. -31-

5.3 PARTES DE UNA GRAFICA……………………………….…..Pág. -32-

5.4 CREANDO UNA GRAFICA……………………………………..Pág. -33-

5.5 MODIFICANDO UNA GRAFICA………………………………Pág. -34-

CAPITULO VI
CONCEPTOS DE MACROS
Objetivo: Al finalizar el tema, él o la participante será capaz de manejar los
conceptos de macros, correctamente.

6.1 MACRO……………………………………………………………..Pág. -35-

6.2 EJECUTANDO UNA MACRO……………………………….....Pág. -35-
CAPITULO I
MICROSOFT EXCEL

1.1 Excel.

Es un programa del grupo de las hojas de cálculos diseñado especialmente para

procesar datos de tipos numéricos y obtener a partir de estos datos resúmenes
estadísticos, gráficos, etc.

Una hoja de calculo esta formada por un conjunto etiquetadas con letras desde la A
hasta la Z y de aquí en adelante por combinación de letras y por un conjunto de filas
enumeradas desde el 1 en adelante formando una especie de malla.

El programa EXCEL se ejecuta al igual que las demás aplicaciones bajo Windows:
desde el icono en la ventana principal o a través de la opción programa en el menú de
inicio.

Cuando se carga el programa EXCEL aparece la siguiente ventana.

• Barra de Menú: Contiene el conjunto de todas las operaciones y funciones del

programa Excel agrupadas según el tipo de operación que realizan.

• Barra Estándar: Contiene todas las operaciones para el manejo general del
documento representadas por figuras llamadas iconos.

• Barra de Formato: Contiene las opciones para formatear del texto dentro del
documento.

1.2 MENU PRINCIPAL DE EXCEL.

Contiene el conjunto de todas las opciones y funciones de EXCEL agrupadas

por categoría de acuerdo a la función que realizan.

Microsoft Excel Pág. 1

1.2.1 ARCHIVO.

Agrupa todas las operaciones para el manejo general de la hoja de cálculo

como archivo. Por ejemplo: guardar, abrir, imprimir, vista preliminar, Etc.

1.2.2 EDICIÓN.

Contiene el conjunto de operaciones para el manejo de filas y columnas en

la hoja de cálculo así como operaciones de reproducción de información.
Ejemplo: copiar, pegar, eliminar, reemplazar, etc.

Microsoft Excel Pág. 2

1.2.3 VER.

Contiene el conjunto de opciones que permiten cambiar la visualización de la hoja

de cálculo así como la activación de las barras de herramientas, barra de formulas,
etc.

1.2.4 INSERTAR.

Contiene las opciones que permiten modificar la estructura de la hoja de

cálculo insertando elementos en ella como son: filas, columnas, gráficas,
imágenes, etc.

Microsoft Excel Pág. 3

1.2.5 FORMATO.

Aquí aparecen el conjunto de opciones que permiten cambiar el formato de

presentación de los datos contenidos en las celdas de una hoja de cálculo,
así como las dimensiones de las filas y columnas.

1.2.6 HERRAMIENTAS.

Contiene el conjunto de opciones para definir el lenguaje de ortografía de

Excel, así como opciones de configuración del programa en general.

1.3 AYUDA.

EXCEL proporciona una ayuda interactiva que asiste al usuario en un

momento determinado que se presente un problema del que no se tenga
mucha información a mano.

Además Excel tiene un asistente de ayuda que nos permite localizar

información referente a un tema con solo escribir el tema y presionar el
botón ‘‘Buscar''.

Microsoft Excel Pág. 4

Pasos para activar el asistente de ayuda:

1. Active el menú ‘‘?''.

2. Seleccione la opción ‘‘Ayuda de Microsoft Excel''.

Aparece el asistente para autoayuda.

3. Selecciones la pestaña Índice.

4. Escriba el tema del que solicita la ayuda.

5. Presione el botón Buscar.

1.3.1 CONTENIDO.

Además de esta forma Excel tiene su información de asistencia contenida en

un libro de ayuda clasificada de acuerdo al tema que trate.

Pasos para activar el contenido de ayuda:

1. Active el Menú Ayuda “?”.

2. Seleccione la opción Ayuda de Microsoft Excel.
3. Seleccione la opción Contenido.
Aparece el dialogo de contenido con una lista identificada con iconos
en formato de libro.

Microsoft Excel Pág. 5

1.3.2 INDICE.

Además del asistente y de la lista de contenido EXCEL proporciona una

forma de búsqueda a través de un índice. En esta forma usted escribe la
palabra sobre la que desea obtener ayuda y el asistente localiza la
información relativa a ésta.

Pasos para activar el índice de ayuda:

1. Active el menú “?”.

Aparece la ventana de contenido.
2. Seleccione el recuadro Índice.
3. Escriba la palabra sobre la cual desea obtener ayuda.

4. Presione el botón Buscar.

Microsoft Excel Pág. 6

Microsoft Excel Pág. 7
CAPITULO II
MANEJO DE BARRAS DE HERRAMINETAS

2.1 BARRAS DE HERRAMIENTAS.

EXCEL incluye un conjunto de barras de herramientas que proporcionan un acceso

directo a las principales opciones o comando del programa. Estas barras contienen
las opciones agrupadas según el tipo de operación que se ejecuta en ellas.

Las principales barras de herramientas son:

• Estándar

• Formato

CAPITULO III
LA HOJA ELECTRONICA

3.1 MANEJO DE HOJA DE CÁLCULO.

Como ya sabemos una hoja de cálculo está formada por un conjunto de columnas
y filas. La intersección de las columnas con las filas es lo que se denominan CELDA
Microsoft Excel
y cada celda recibe el nombre único o dirección que está formado por Pág. 8 de la
la letra
columna y el número de fila. Así por ejemplo la intersección de la columna B con la
fila 5 forman la celda B5.
3.1.1 DESPLAZAMIENTO DENTRO DE LA HOJA DE CÁLCULO.

Existe un grupo de combinaciones de teclas que facilitan el despliegue por

la hoja de cálculo.

TECLA DESCRIPCION
HOME Mueve el cursor a la primera fila de la columna
actual.
Ctrl + Home Mueve el cursor a la primera columna y la primera.
Ctrl + Fin Mueve el cursor a la última celda que posee
información.
Av. Pág. Mueve 16 filas hacia abajo (una pagina)
Ret. Pág. Mueve 16 filas hacia arriba
Flechas del Cursor Mueve el cursor una posición en la dirección del
cursor.

3.1.2 INTRODUCCION DE DATOS.

EXCEL permite introducir varios tipos de información.

• TEXTO (ALFANUMERICOS).
• NUMEROS.
• FECHA Y HORAS.
• FORMULAS.

DATOS DE TEXTO (ALFANUMERICOS): Son aquellos datos que pueden

contener letras, números y caracteres especiales, pero el primer carácter
debe ser una letra. Sirven como etiquetas en la hoja de cálculo.

Ejemplo

NOMBRE, SUELDO, IMPUESTO/RENTA, YMTS102

Los datos de tipo texto se alinean automáticamente a la izquierda.

En una celda con datos alfanuméricos se pueden introducir hasta 255

caracteres. Si el texto es más largo que la celda activa éste se supone en
las celdas vacías a la derecha.

DATOS NUMERICOS: son datos constantes que se utilizan para realizar

cálculos matemáticos. Los datos numéricos se identifican porque comienzan
con un digito (0-9) o con un signo operacional.

Microsoft Excel Pág. 9

Ejemplo

5432,-233,8734

Si el número es más largo que el ancho de la celda, EXCEL lo representa en

forma de notación científica, Ejemplo 1, 000,000 = IE + 06. en caso de que
el valor no pueda ser representado en formato científico, los despliega como
una serie de signos de número (###).

La siguiente pantalla muestra una hoja de trabajo con datos de texto y

datos numéricos.

DATOS DE FECHAS Y HORAS: EXCEL reconoce diferentes formatos de

fechas y horas.

Para introducir datos de tipo fecha puede utilizar los siguientes formatos:

12:15PM
[Link]PM
7:30
[Link]
22:00

Puede utilizar (-) o (/) para separar días, meses y años.

Usted puede introducir ambos tipos de datos, Fecha y Hora en una celda
utilizando el siguiente formato:

24/10/6512:00

Inserte espacio para separar los indicadores AM o PM de la hora.

FORMULAS: Es la combinación de operándos y operadores que dan

solución a un problema determinado. Las fórmulas se introducen para
realizar cálculos que van desde simples sumas hasta cálculos financieros,
estadísticos o científicos.

Cuando usted utiliza en una fórmula un valor que está contenido en una
celda, nunca coloque el valor propiamente dicho, sino la dirección de la
celda, de esta forma si usted altera el valor de la celda EXCEL
automáticamente altera el resultado de la fórmula.

Ejemplo.

Microsoft Excel Pág. 10

+ B5 + C9 + D14 * A2
=A10*0.5

3.1.3 GUARDANDO LA HOJA DE TRABAJO.

Una vez que usted ha elaborado una hoja de cálculo, está debe ser
guardada para que no se pierda la información al apagar la computadora.
Además, si por alguna razón usted no termina el trabajo en este momento
puede continuarlo luego.

Pasos para guardar una hoja de trabajo:

1. Active el menú Archivo.

2. Seleccione la opción Guardar.

Aparece la ventana de guardar como.

3. Donde dice Nombre de Archivo escribir el nombre de la hoja de

cálculo.
4. Presione el Botón Guardar.

Microsoft Excel Pág. 11

Si la hoja ha sido previamente grabada, EXCEL utiliza éste mismo nombre
para guardarla.

3.1.4 ABRIENDO UNA HOJA DE CÁLCULO.

Una vez que usted ha grabado una hoja de trabajo puede desear abrir esta
ya sea para hacerle algunas correcciones o simplemente para continuarla.

Pasos para abrir una hoja de trabajo:

1. Active el menú Archivo.

2. Seleccione la opción Abrir.

Aparece el diálogo para abrir archivos.

3. Donde dice Buscar en: seleccionar la unidad de disco en donde se
guardó la hoja.
4. Donde dice Nombre de Archivo escriba el nombre de su hoja de trabajo.
Si no recuerda el nombre puede buscarlo en la lista de archivos
colocada en el centro de la ventana y seleccionarlo.
5. Presionar el botón Abrir.

3.1.5 INSERTANDO FILAS Y COLUMNAS.

Puede darse el caso que cuando esté trabajando con una hoja de cálculo se
da cuenta que le faltó una fila o una columna, no tendrá que mover la
información que tiene, solo deberá insertar la fila o columna que necesita.

Pasos para insertar una fila:

1. Seleccione una o más filas.

2. Active el menú Insertar.
3. Seleccione la opción Filas.

Microsoft Excel Pág. 12

Pasos para insertar una columna:

1. Seleccione una o más columnas, tantas como las que desee insertar.
2. Active el menú Insertar.
3. Seleccione la opción Columnas.

3.1.6 ELIMINANDO FILAS Y COLUMNAS.

En otras ocasiones usted incluye filas o columnas de más en el medio de la

información y desea eliminarlas.

Pasos para eliminar filas:

1. Seleccione el conjunto de filas que desee eliminar.

2. Active el menú Edición.
3. Seleccione la opción Eliminar.

Microsoft Excel Pág. 13

Pasos para eliminar columnas:

1. Seleccione el conjunto de columnas que desee eliminar.

2. Active el menú Edición.
3. Seleccione la opción Eliminar.

3.1.7 CAMBIANDO EL ANCHO DE FILAS Y COLUMNAS.

Las columnas y las filas en EXCEL pueden cambiar de tamaño para

ajustarse al tamaño de los datos que ellas contengan.

Pasos para cambiar el ancho de una columna.

1. Coloque el puntero sobre la línea que separa las letras de las dos
columnas hasta que aparezca una flecha doble cabeza.
2. Arrastre el ratón en la dirección deseada, a la derecha para aumentar
o a la izquierda para disminuir.

EXCEL muestra en un cuadro amarillo el ancho actual de la columna.

Resultado

Microsoft Excel Pág. 14

Pasos para cambiar el ancho de una fila:

1. Coloque el puntero sobre la línea que separa los números de las dos
filas hasta que aparezca una flecha doble cabeza.
2. Arrastre el ratón en la dirección deseada, hacia abajo para aumentar
o hacia arriba para disminuir.

Resultado

3.2 CREANDO UNA HOJA DE TRABAJO.

Crear una hoja de cálculo consiste en introducir los datos o valores

necesarios y crear las fórmulas que permiten obtener los resultados
deseados. Luego de introducirlos los datos podemos dar a estos el formato
de presentación que esté acorde al tipo de dato que estemos
representando.

Para introducir un dato en una celda basta con colocar el cursor sobre la
celda deseada inmediatamente comenzar a escribir.

3.2.1 EDITAR Y BORRAR DATOS.

Consiste en la corrección de los datos después que han sido introducidos en

las celdas.

Para corregir el contenido de una celda realice los siguientes pasos:

1. Seleccione la celda que desea corregir.

2. Presione la tecla de función F2.
3. Lleve el cursor hasta la posición en donde desea corregir.

4. Haga los cambios necesarios.

Microsoft Excel Pág. 15

3.2.2 RANGOS.

Un rango es la selección de un conjunto de celdas de una hoja de cálculo

que pueden estar adyacentes o no. Un rango puede ser establecido por una
hoja, una columna, una fila o varias celdas.

La diferencia de celdas de un rango consiste en las direcciones de la celda

de inicio y La última separadas por dos puntos (:).

La selección de un rango de celdas se puede hacer de varias formas:

Seleccionando un rango con el ratón:

1. Haga clic en la celda inicial del rango.

2. Presione y sostenga el botón izquierdo del botón.
3. Mueva el ratón en la dirección deseada para marcar el rango.

Seleccionando un rango con el teclado:

1. Coloque el cursor sobre la celda inicial.

2. presione y sostenga la tecla MAYÚSCULA (SHIFT).
3. Use las teclas de flecha del cursor para ir seleccionando rangos.

3.2.3 REPRODUCIENDO UN RANGO DE CELDAS.

Esta es una de las opciones más utilizadas de EXCEL ya que nos permite
reproducir un rango de celdas tantas veces como sea necesario sin tener
que repetir lo mismo. Antes de usted proceder a reproducir un rango éste
debe estar seleccionado.

Microsoft Excel Pág. 16

Pasos para reproducir un rango:

1. Seleccione un rango de celdas.

2. Active el menú Edición.

3. Seleccione la opción Copiar.

4. Seleccione las celdas en donde desea reproducir el rango.

5. Active el menú Edición.
6. Seleccione la opción Pegar.

Microsoft Excel Pág. 17

3.3 TRABAJANDO CON FORMULAS.

Una formula es una ecuación que analiza los datos en una hoja de cálculo.
Las fórmulas pueden emplear funciones matemáticas, estadísticas y lógicas
para realizar operaciones como sumar, dividir, restar, multiplicar, obtener
totales, promedios, etc. con valores de la hoja de cálculo.

Ejemplo.

= (b5+b9)/SUMA (d5:d8)

Las fórmulas se introducen en las celdas y aparecen visualizadas en barra

de fórmulas.

3.3.1 OPERADORES ARITMETICOS Y SU JERARQUIA.

Los operadores son los signos que se utilizan para estructurar operaciones o
fórmulas. Entre ellos están los aritméticos que son utilizados para realizar
operaciones matemáticas y los de comparación que son los utilizados para
producir valores lógicos.

Tabla de operadores aritméticos según su jerarquía.

Operador Operación
() Agrupación de operaciones
^ Función Exponencial
*y/ Multiplicación y División
+y- Suma y Resta

3.3.2 INTRODUCIENDO UNA FORMULA PARA CALULAR UN VALOR.

1. Haga clic en la celda que desea introducir la fórmula.

2. Escriba el signo igual (=).
3. Introduzca la fórmula.
4. Presione la tecla ENTER.

Si la fórmula introducida está mal construida, EXCEL presenta un mensaje

de error en la celda activa, esta mensaje comienza con el signo #.

Tabla posibles mensajes de error:

Error Definición
#!DIV/0! Este mensaje indica que se está tratando de dividir entre cero.
#!NULO! Especifica una intersección no valida entre dos áreas.
#N/A Indica que no hay ningún valor en alguna de las celdas utilizadas en
la fórmula.
###### Indica que el resultado no cabe en la celda.
#!VALOR! Indica que el valor de una celda no es valido.
#!REF! Indica que una referencia de una celda no es valido.

Microsoft Excel Pág. 18

3.3.3 FUNCIONES.

EXCEL contiene un conjunto de fórmulas predefinidas o integradas llamadas

funciones. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones
simples o complejas. LA función más común en las hojas de cálculo es la
función SUMA que se utiliza para sumar rangos de celdas.

Pasos para aplicar auto suma:

1. Seleccione el rango de celdas dejando la última celda seleccionada

vacía. aquí se almacena el resultado.

2. Haga clic sobre el botón autosuma que está sobre la barra estándar y
se identifica con el siguiente símbolo

3.4 OPCIONES DE EXCEL COMO HOJA DE CÁLCULO.

Estas opciones se utilizan para el manejo de la hoja de trabajo y para la

representación de los datos en el formato requerido.

3.4.1 FORMATO DE CELDAS.

A las celdas y los datos contenidos en las mismas dentro de una hoja de
cálculo se le puede asignar características específicas como son: color,
alienación, tipos de letras, bordes entre otros. Algunas de estas opciones
encuentran un atajo en la barra de herramientas formato además se
encuentran en el cuadro de dialogo de FOTMATO.

Microsoft Excel Pág. 19

Pasos para acceder al diálogo de formato de celdas.

1. Seleccione el rango de celdas que desea formatear.

2. Active el menú Formato.
3. Seleccione la opción Celda.

Aparece el diálogo de formato con diferentes recuadros:

Recuadro número: Permite dar formato a los números de la celda o rango

de celdas seleccionadas, permitiendo especificar la categoría a la que
corresponde dichos datos.

Recuadro Alineación: Permite especificar la alineación vertical u

horizontal al contenido de las celdas y la 0rientación del texto en las celdas
permitiéndoles dar un giro en el grado seleccionado.

Microsoft Excel Pág. 20

Recuadro Fuente: Permite modificar el tipo de letra, tamaño, color y
permite efectos especiales a las mismas.

Recuadro Bordes: En este recuadro se selecciona el tipo de bordes que

desea utilizar para su tabla o rango de datos, el estilo de línea a utilizar
para los bordes y color de la misma.

Microsoft Excel Pág. 21

Los bordes a las celdas también se pueden aplicar desde la barra de
herramientas formato.

1. Seleccione las celdas a las que desea agregar bordes.

2. Haga clic en la flechita que aparece junto al botón borde.
3. Seleccione el estilo de borde deseado.

Recuadro Trama: Aquí se selecciona el color de sombreado a utilizar

dentro del rango de celda o tabla seleccionado y permite insertar un diseño
de trama.

3.4.2 ESTILO.

Nos permite modificar o definir el formato básico de presentación de los

datos por defecto.

Paso para modificar el estilo de las celdas:

1. Active el menú Formato.

2. Selecciones la opción Estilo.

Microsoft Excel Pág. 22

La opción estilo incluye los siguientes elementos.

1. Números.
2. Fuentes.
3. Alineación.
4. Bordes.
5. Trama.
6. Protección.

Para modificar o añadir uno de estos elementos selecciones el nombre del

estilo desde la lista desplegable, haga clic sobre el cuadro de chequeo y
presione el botón modificar. Aparece la siguiente ventana.

Modifique los elementos deseados y presiones el botón Aceptar.

3.4.3 BUSQUEDA Y REEMPLAZO.

Permite encontrar la información deseada y al mismo tiempo cambiar ésta

por otra información.

Para buscar y reemplazar ejecute los siguientes pasos:

1. Active el menú Edición.

2. Seleccione la opción Reemplazar.

Microsoft Excel Pág. 23

 3. Aparece la siguiente ventana.

4. Escriba el valor o texto que desea buscar.

5. Escriba el valor con que se desea reemplazar.
6. Seleccione las opciones de búsqueda que desea que EXCEL aplique.
7. Seleccione el tipo de búsqueda que desea realizar.

EXCEL realiza el reemplazo según las opciones que se especifiquen.

3.4.4 INSERTAR OBJETOS EN LAS HOJAS DE CÁLCULO.

EXCEL incluye una serie de objetos que pueden ser insertados en su hoja de
trabajo con el objetivo de hacer nuestra hoja más presentable u amigable al
usuario.

Pasos para insertar un objeto:

1. Active el menú Insertar.

2. Seleccione la opción Objeto.

Microsoft Excel Pág. 24

 3. Aparece la siguiente ventana.

4. Seleccionar de la lista el tipo de objeto que desea insertar.

5. Presione el botón Aceptar. Aparece el programa que permite crear el
objeto del tipo seleccionado.

3.4.5 IMPORTANDO DATOS.

Esta opción es una herramienta muy importante y útil de EXCEL ya que nos
permite extraer datos desde otros sistemas de archivos y colocarlos en una
hoja de cálculo.

La importancia de datos se realiza automáticamente cuando usted trata de

abrir un archivo de otro sistema en una hoja de cálculo.

Pasos para importar un archivo:

1. Active el menú Archivo.

2. Seleccione la opción Abrir.

Microsoft Excel Pág. 25

 3. Aparece el diálogo de abrir archivos.

4. Donde dice Tipo de Archivo seleccione el tipo de archivo desde

donde desea importar los datos.
5. Especifique el nombre del archivo.
6. Presione el botón Abrir.

Los datos del archivo importando serán transformados y colocados

dentro de su hoja de cálculo actual con el nuevo formato de EXCEL.

Microsoft Excel Pág. 26

Microsoft Excel Pág. 27
CAPITULO IV
IMPRESIÓN DE LA HOJA DE TRABAJO

4 IMPRESIÓN DE LA HOJA DE TRABAJO.

Es una de las funciones principales cuando se elabora una hoja de cálculo ya

que se necesita el trabajo impreso en el papel para presentarlo al usuario que
lo requiere.

4.1 CONFIGURAR LA PÁGINA.

Antes de imprimir una hoja de cálculo usted debe configurar la página para
colocar el cuadro en la forma deseada respecto a su página.

Pasos para configurar la página:

1. Active el menú Archivo.

2. Seleccione la opción Configurar Página.

3. Aparece el siguiente diálogo.

Microsoft Excel Pág. 28

4.2 VISTA PRELIMINAR.

Antes de que imprima su trabajo, EXCEL le permite tener una vista

preliminar para que vea como aparecerá su hoja en forma impresa. Podrá
entonces hacerle los cambios necesarios y salvar la hoja de trabajo antes de
que la imprima.

Pasos para hacer una vista preliminar:

1. Active el menú Archivo.

2. Seleccione la opción Vista preliminar.

O también puede presionar el icono que tiene la página en blanco con la

lupa dentro , que está ubicado en la barra de estándar.

4.3 IMPRIMIENDO UN LIBRO DE TRABAJO.

EXECL nos proporciona un conjunto de opciones para imprimir su libro de

trabajo o porciones de éste.

Para configurar la impresión ejecute los siguientes pasos:

1. Active el menú Archivo.

2. Seleccione la opción Imprimir.

3. Indique el nombre de impresora por donde desea imprimir su trabajo.

Microsoft Excel Pág. 29

 4. Seleccione el intervalo de páginas. (Opcional).

5. Seleccione el número de copias. (Opcional).

6. Presione el botón Aceptar.

Microsoft Excel Pág. 30

CAPITULO V
MANEJO DE GRAFICAS

5.1 GRAFICAS.

Utilizar la característica de gráficas de EXCEL, le permite transformar los

valores de las filas y las columnas de una hoja de trabajo en una gráfica
atractiva y profesional.

Una gráfica es la representación visual de dos o más conjuntos de datos de

forma tal que sea más fácil su interpretación por parte del usuario.

Los conjuntos de datos se representan en un cuadro de ejes llamado ejes

cartesianos. En el eje de las equis (X) se representan los distintos
elementos que se van a graficar y en el eje de las (Y) se representan los
valores correspondientes a cada uno de los elementos.

5.2 TIPOS DE GRAFICAS.

En EXCEL tenemos diferentes tipos de graficas de las cuales debemos

seleccionar la que mejor se ejecute a nuestra situación y a los datos que
deseamos representar.

Los tipos de datos más utilizados son los siguientes:

TIPO DE GRAFICAS
Columnas Anillos
Barras Radial
Líneas Superficie
Circular Burbujas
XY (Dispersión) Cilíndrico
Áreas Piramidal Ejemplos:

5.3 PARTES DE UNA GRAFICA.

Microsoft Excel Pág. 31

Una gráfica está compuesta por un conjunto de elementos que se detallan a
continuación.

PARTE DESCRIPCION
Este es el eje vertical o mejor llamado eje de valores
EJE Y ya que representa los valores de la información
tratada.
Este es el eje horizontal o eje de elementos. Contiene
EJE X
la clasificación d elementos que se desean graficar.
Son los puntos de datos agrupados que corresponde a
Serie de Datos
los valores en las celdas de la hoja de trabajo.
Describe las categorías que se encuentran bajo el eje
Rotulo de
horizontal y provienen de los encabezados de las
categoría
columnas de datos.
Consiste en las barras, líneas u otros elementos que
Área de trazado
representen la serie de datos dentro de un grafico.
Esta compuesta por rótulos de la serie del grafico que
sirve como0 clave para identificar los elementos del
grafico. Al crear un grafico la leyenda aparece en el
Leyenda
lado derecho de los datos y puede ser colocada
posteriormente en la parte superior, inferior o la
izquierda del mismo.
Son líneas punteadas utilizadas para analizar los
Líneas de datos con mejor precisión. Hay tres tipos de líneas de
división división de división: Horizontales, verticales y
combinadas.

5.4 CREANDO UNA GRAFICA.

Para crear una graficas ejecute los siguientes pasos:

Microsoft Excel Pág. 32

 1. Seleccione el rango de datos que desea graficar.

2. Active el menú Insertar.

3. Seleccione la opción Graficar.
En este momento aparece el asistente para graficas que nos guiará a
través de cuatro pasos.

• PASO 1: Tipo de gráfico seleccione el tipo de grafico de la lista

desplegable así como el subtipo en el cuadro de al lado. Presione el
botón Siguiente.

• PASO 2: Datos de origen muestra una vista previa de la gráfica, así

como de los rangos de datos utilizados. Presione el botón Siguiente.

• PASO 3: Opciones de gráficos muestra el cuadro de las opciones

para el gráfico en donde se colocan los títulos y se configura el
gráfico con las opciones necesarias. Presione el botón Siguiente.

Microsoft Excel Pág. 33

 Aquí se completan las opciones del gráfico como son: títulos, ejes,
líneas de división, leyendas, rótulos, etc.

• PASO 4: Ubicación de gráfico aquí se indica la ubicación del

gráfico, que puede ser en la misma hoja de cálculo o en una hoja
separada. presione el botón Terminar.

5.5 MODIFICANDO UNA GRAFICA.

Una vez que se ha creado una gráfica usted puede necesitar cambiar alguno
de los elementos que la constituye, estos elementos se pueden cambiar
separadamente.

Pasos para modificar una gráfica:

1. Haga clic con el botón secundario (derecho) dentro del área de la

gráfica. Aparece un menú de opciones que pueden ser modificados.
2. Seleccione la opción que desea modificar.
3. Realice las correcciones de lugar.
4. Presione el botón Aceptar.

Microsoft Excel Pág. 34

CAPITULO VI
CONCEPTOS DE MACROS
6.1 MACRO.

Una macro consiste en una serie de comandos y funciones de EXCEL que se

almacenan en un módulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario ejecutar la tarea. Una macro se graba la igual que se graba la música en
un cassete.

Antes de grabar una macro planifique los pasos y los comandos que se va a
ejecutar ya que si se comete algún error mientras se graba la macro, también se
grabarán las correcciones que se realicen. Cada vez que se graba una macro, ésta
se almacenará en un módulo adjunto a un libro.

Con el editor de Visual Basic, se pueden modificar macros, cambiar el nombre a los
módulos que almacenan los macros o cambiar de nombre a los macros.

Algunos usos típicos de la macro.

• Acelerar las tareas rutinarias de modificaciones y formatos.

• Combinar varios comandos.
• Hacer que una opción de un cuadro de diálogo sea más accesible.
• Automatizar series de tareas complejas.

6.2 EJECUTANDO UNA MACRO.

Una vez grabada, una macro puede ejecutarse en Microsoft EXCEL o desde
el editor de Visual Basic. Normalmente se ejecutará la macro en EXCEL.

Pasos para ejecutar una macro:

1. Active el menú Herramientas.

2. Seleccione la opción Macro.
Aparece la siguiente ventana.

3. Seleccione el nombre de la macro que desea ejecutar.

4. Haga clic en el botón Ejecutar.

Microsoft Excel Pág. 35