LEY 594 DE 14 DE JULIO DE 2000

Diario Oficial No. 44.093 de 20 de julio de 2000

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

CONCORDANCIAS:
 Ley 1712 de 6 de marzo de 2014: Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y
del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.
 Ley 1409 de 30 de agosto de 2010 : Por la cual se reglamenta el ejercicio profesional de la
Archivística, se dicta el Código de Ética y otras disposiciones.
 Circular Externa Conjunta Archivo General de la Nación - Agencia Nacional de
Contratación Pública Colombia Compra Eficiente No. 21 de 22 de febrero de 2017:
Uso del Secop II para crear, conformar y gestionar los expedientes electrónicos del Proceso
de Contratación.
 Directiva Presidencial No. 4 de 2012 : Eficiencia administrativa y lineamientos de la
Política Cero Papel en la Administración Pública.
 Instrucción Administrativa Superintendencia de Notariado y Registro No. 19 de 21 de
noviembre de 2016: Proyecto de organización documental, digitalización e indexación de
archivos de Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.

EL CONGRESO DE COLOMBIA

DECRETA:

TITULO I
OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y
PRINCIPIOS GENERALES

ARTICULO 1. OBJETO. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios
generales que regulan la función archivística del Estado.

ARTICULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente ley comprende a la administración

pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los
demás organismos regulados por la presente ley.

ARTICULO 3. DEFINICIONES. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos,
así:

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se

deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la
ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o
privada en razón de sus actividades o funciones.

Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que
comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales
empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos,
fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características
que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

DOCTRINA:
 CONCEPTO 2209 DE 29 DE ENERO DE 2015. CONSEJO DE ESTADO. C. P. DR.
WILLIAM ZAMBRANO CETINA. Límites a la potestad del Archivo General de la
Nación para establecer, orientar, coordinar y controlar la función archivística del Estado.

ARTICULO 4. PRINCIPIOS GENERALES. Los principios generales que rigen la función

archivística son los siguientes:

a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación

organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la
administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;

Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a
la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la
Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las
decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley;

b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura,
porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas
en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio
cultural y de la identidad nacional;

c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones

administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión
administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son
testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.
Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las
entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;

d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación,

uso y manejo de los documentos.

Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la

entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la
eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de
la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título
I de los principios fundamentales de la Constitución Política;

f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos

públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que
establezca la ley;

g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la

administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen
el referente natural de los procesos informativos de aquélla;

h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la

organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de
administración de documentos y archivos;

i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria,
garantizadora y perpetuadora;

j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos

informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del
Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva;

k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos (sic) reglamentarios se

interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales
que sobre la materia celebre el Estado colombiano.

CONCORDANCIAS:
 Acuerdo Archivo General de la Nación No. 4 de 21 de abril de 2015: Por el cual se
reglamenta la administración integral, control, conservación, posesión, custodia y
aseguramiento de los documentos públicos relativos a los Derechos Humanos y el Derecho
Internacional Humanitario que se conservan en archivos de entidades del Estado.

DOCTRINA:
 CONCEPTO 2209 DE 29 DE ENERO DE 2015. CONSEJO DE ESTADO. C. P. DR.
WILLIAM ZAMBRANO CETINA. Límites a la potestad del Archivo General de la
Nación para establecer, orientar, coordinar y controlar la función archivística del Estado.

TITULO II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ÓRGANOS ASESORES, COORDINADORES Y
EJECUTORES
ARTICULO 5. EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.

a) Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la

homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos
centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la
información y a los documentos;

b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las
entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por
servicios.

Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del
Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para el efecto adopte el
Ministerio de la Cultura;

c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa,

descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad;

d) El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogenización

metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos.
Así mismo, promoverá la sensibilidad de la administración pública y de los ciudadanos en general
acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de información esenciales para la
misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva;

e) Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional
de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación,
cooperación, descentralización y autonomía;

f) El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.

 Decreto Reglamentario 1515 de 2013: Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo

concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo
General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los
Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones.
 Decreto Reglamentario 2578 de 2012: Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de
Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de
2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.

ARTICULO 6. DE LOS PLANES Y PROGRAMAS. Las entidades integrantes del Sistema

Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y
programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y
coordinación, así:

a) La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan

Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades
territoriales;

b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales
de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y
las entidades públicas y privadas que presten este servicio;
c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán
responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas
directas e indirectas del Estado;

d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación, de conformidad con lo dispuesto

en la presente ley y sus normas reglamentarias.

CONCORDANCIAS:
 Directiva Procuraduría General de la Nación No. 8 de 5 de mayo de 2023 :
Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo No. 9 de 2018 del Archivo General de la
Nación frente a la obligación de entregar y recibir los fondos documentales (archivos de
tramites culminados) expedidos por los curadores urbanos.

TITULO III
CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

ARTICULO 7. ARCHIVOS DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SU JURISDICCIÓN Y

COMPETENCIA. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se
clasifican en:

a) Archivo General de la Nación;

b) Archivo General del Departamento;

c) Archivo General del Municipio;

d) Archivo General del Distrito.

PARÁGRAFO. El Archivo General de la nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de

1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley.

DOCTRINA:
 CONCEPTO 2209 DE 29 DE ENERO DE 2015. CONSEJO DE ESTADO. C. P. DR.
WILLIAM ZAMBRANO CETINA. Límites a la potestad del Archivo General de la
Nación para establecer, orientar, coordinar y controlar la función archivística del Estado.

ARTICULO 8. ARCHIVOS TERRITORIALES. Los archivos, desde el punto de vista territorial,

se clasifican en:

a) Archivos de entidades del orden nacional;

b) Archivos de entidades del orden departamental;

c) Archivos de entidades del orden distrital;

d) Archivos de entidades del orden metropolitano;

e) Archivos de entidades del orden municipal;

f) Archivos de entidades del orden local;

g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;

h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.

DOCTRINA:
 CONCEPTO 2209 DE 29 DE ENERO DE 2015. CONSEJO DE ESTADO. C. P. DR.
WILLIAM ZAMBRANO CETINA. Límites a la potestad del Archivo General de la
Nación para establecer, orientar, coordinar y controlar la función archivística del Estado.

ARTICULO 9. LOS ARCHIVOS SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ESTADO.

a) Archivos de la Rama Ejecutiva;

b) Archivos de la Rama Legislativa;

c) Archivos de la Rama Judicial;

d) Archivos de los Órganos de Control;

e) Archivos de los Organismos Autónomos.

DOCTRINA:
 CONCEPTO 2209 DE 29 DE ENERO DE 2015. CONSEJO DE ESTADO. C. P. DR.
WILLIAM ZAMBRANO CETINA. Límites a la potestad del Archivo General de la
Nación para establecer, orientar, coordinar y controlar la función archivística del Estado.

ARTICULO 10. OBLIGATORIEDAD DE LA CREACIÓN DE ARCHIVOS. La creación de

los archivos contemplados en los artículos 8 y 9 de la presente ley, así como los archivos de los
organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

DOCTRINA:
 CONCEPTO 2209 DE 29 DE ENERO DE 2015. CONSEJO DE ESTADO. C. P. DR.
WILLIAM ZAMBRANO CETINA. Límites a la potestad del Archivo General de la
Nación para establecer, orientar, coordinar y controlar la función archivística del Estado.

TITULO IV
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS

ARTICULO 11. OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS

PÚBLICOS. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los
archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los
documentos y la normatividad archivística.

CONCORDANCIAS:
 Acuerdo Archivo General de la Nación No. 2 de 2014: Por medio del cual se establecen
los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los
expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.

ARTICULO 12. RESPONSABILIDAD. La administración pública será responsable de la gestión

de documentos y de la administración de sus archivos.
ARTICULO 13. INSTALACIONES PARA LOS ARCHIVOS. La administración pública
deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus
archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o
arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.

CONCORDANCIAS:
 Acuerdo Archivo General de la Nación 8 de 31 de octubre de 2014: Por el cual se
establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios
de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y
demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus
parágrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000.
 Directiva Procuraduría General de la Nación No. 8 de 5 de mayo de 2023 :
Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo No. 9 de 2018 del Archivo General de la
Nación frente a la obligación de entregar y recibir los fondos documentales (archivos de
tramites culminados) expedidos por los curadores urbanos.

ARTICULO 14. PROPIEDAD, MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS ARCHIVOS

PÚBLICOS. La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y
éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de
uso público, no son susceptibles de enajenación.

PARÁGRAFO 1. La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los
servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.

PARÁGRAFO 2. Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de

reconocida solvencia académica e idoneidad.

PARÁGRAFO 3. El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que

deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos
históricos.

CONCORDANCIAS:
 Acuerdo Archivo General de la Nación 8 de 31 de octubre de 2014: Por el cual se
establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios
de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y
demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus
parágrafos 1 y 3 de la Ley 594 de 2000.

ARTICULO 15. RESPONSABILIDAD ESPECIAL Y OBLIGACIONES DE LOS

SERVIDORES PÚBLICOS. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares,
entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas
y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique
exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

CONCORDANCIAS:
 Acuerdo Archivo General de la Nación No. 38 de 20 de septiembre de 2002 : Por el cual
se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
ARTICULO 16. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS A CUYO CARGO ESTÉN
LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. Los secretarios generales o los
funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a
cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad,
autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán
responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios
archivísticos.

CONCORDANCIAS:
 Acuerdo Archivo General de la Nación No. 2 de 2014: Por medio del cual se establecen
los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los
expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.

ARTICULO 17. RESPONSABILIDAD GENERAL DE LOS FUNCIONARIOS DE

ARCHIVO. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la
ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo
previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre
guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar,
conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y
aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.

ARTICULO 18. CAPACITACIÓN PARA LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Las

entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas
y áreas relacionadas con su labor.

PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación

profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no
formal, desarrollados por instituciones educativas.

ARTICULO 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrán incorporar
tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier
medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los
siguientes requisitos:

a) Organización archivística de los documentos;

b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la
conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y
reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable
del sistema.

PARÁGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y
eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes
procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

PARÁGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser
destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.

CONCORDANCIAS:
  Resolución Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil No. 1545 de 2 de
julio de 2015: Por la cual se fijan los procedimientos de recaudo de impuesto de timbre
nacional.
 Acuerdo Archivo General de la Nación No. 2 de 2014: Por medio del cual se establecen
los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los
expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.

ARTICULO 20. SUPRESIÓN, FUSIÓN O PRIVATIZACIÓN DE ENTIDADES PÚBLICAS.

Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que
asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

PARÁGRAFO. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación

histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

 Decreto Reglamentario 29 de 14 de enero de 2015 : Por medio del cual se reglamenta el

proceso de entrega y/o transferencia de los archivos públicos de las entidades que se
suprimen, fusionen, privaticen o liquiden; se desarrolla el artículo 20 de la Ley 594 de 2000
y el artículo 39 del Decreto-ley 254 de 2000 y se dictan otras disposiciones.

TITULO V
GESTIÓN DE DOCUMENTOS

 Decreto Reglamentario 2609 de 2012: Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594
de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado.

ARTICULO 21. PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL. Las entidades públicas

deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas
tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos
archivísticos.

PARÁGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia
de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el
cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

 Acuerdo Reglamentario Archivo General de la Nación No. 3 de 17 de febrero de 2015 :

Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la
gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios
electrónicos de conformidad con lo establecido en el Capítulo IV de la Ley 1437 de 2011,
se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el Capítulo IV del Decreto 2609 de
2012.

ARTICULO 22. PROCESOS ARCHIVÍSTICOS. La gestión de documentación dentro del

concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la
distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

ARTICULO 23. FORMACIÓN DE ARCHIVOS. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los

documentos, los archivos se clasifican en:
a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite
se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados;

b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de
archivo de conservación permanente.

ARTICULO 24. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN. Será obligatorio

para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

ARTICULO 25. DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES, NOTARIALES Y OTROS. El

Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente,
de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de
retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales,
documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los
documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.

ARTICULO 26. INVENTARIO DOCUMENTAL. Es obligación de las entidades de la

Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus
funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

TITULO VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

ARTICULO 27. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS. Todas las personas

tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los
mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o
a la ley.

Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la

intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados
en la Constitución y las leyes.

ARTICULO 28. MODIFICACIÓN DE LA LEY 57 DE 1985. Modifícase el inciso 2 del artículo

13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: (…)

ARTICULO 29. RESTRICCIONES POR RAZONES DE CONSERVACIÓN. Cuando los

documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación
impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante
un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su
autenticidad cuando fuere del caso.

TITULO VII
SALIDA DE DOCUMENTOS

ARTICULO 30. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Sólo por motivos legales las entidades
del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
ARTICULO 31. DOCUMENTOS HISTÓRICOS. En los archivos públicos de carácter histórico
se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en
tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la
seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización en los
siguientes términos:

a) Motivos legales;

b) Procesos técnicos;

c) Exposiciones culturales.

PARÁGRAFO. Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales, procesos
técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo
fuera del territorio nacional.

TITULO VIII
CONTROL Y VIGILANCIA

ARTICULO 32. VISITAS DE INSPECCIÓN. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio

o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las
entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus
normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para
que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos
competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas
pertinentes.

 Decreto Reglamentario 1100 de 17 de junio de 2014: Art. 11.

ARTICULO 33. ÓRGANO COMPETENTE. El Estado, a través del Archivo General de la

Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos
propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.

 Decreto Reglamentario 106 de 21 de enero de 2015 : Por el cual se reglamenta el Título

VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de
las entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés
cultural; y se dictan otras disposiciones.
 Decreto Reglamentario 1100 de 17 de junio de 2014: Art. 11.

ARTICULO 34. NORMALIZACIÓN. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8 de la

Constitución Política, el Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y
jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los
archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.

CONCORDANCIAS:
 Acuerdo Archivo General de la Nación No. 7 de 15 de octubre de 2014 : Por medio del
cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes y se dictan otras
disposiciones.
ARTICULO 35. PREVENCIÓN Y SANCIÓN. El Gobierno Nacional, a través del Archivo
General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos,
tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado
en la presente ley y sus normas reglamentarias, así:

a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o
vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas
preventivas y correctivas.

Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes impartidas

conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales
sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta
veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el
incumplimiento;

b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren
realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995;

c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su
explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y
372 del *Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner
inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de las
sanciones patrimoniales previstas;

d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos

serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los
esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del
territorio colombiano.

*Nota de Interpretación: Para mayor información y mejor comprensión de la remisión hecha a la

Ley 599 de 2000, le sugerimos remitirse a la publicación de nuestro Grupo Editorial Nueva
Legislación “Código Penal y de Procedimiento Penal”.

 Decreto Reglamentario 106 de 21 de enero de 2015: Arts. 39 y 40.

TITULO IX
ARCHIVOS PRIVADOS

ARTICULO 36. ARCHIVO PRIVADO. Conjunto de documentos pertenecientes a personas

naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.

ARTICULO 37. ASISTENCIA A LOS ARCHIVOS PRIVADOS. El Estado estimulará la

organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico,
social, técnico, científico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará
especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y
enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las
asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades
destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política.

ARTICULO 38. REGISTRO DE ARCHIVOS. Las personas naturales o jurídicas propietarias,

poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán
inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los
propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural,
continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que
el Archivo General de la Nación solicite.

 Acuerdo Reglamentario Archivo General de la Nación No. 2 de 26 de marzo de 2019:

Por el cual se reglamenta el artículo 38 de la Ley 594 de 2000 Registro de Archivos.

DOCTRINA:
 CONCEPTO 2209 DE 29 DE ENERO DE 2015. CONSEJO DE ESTADO. C. P. DR.
WILLIAM ZAMBRANO CETINA. Límites a la potestad del Archivo General de la
Nación para establecer, orientar, coordinar y controlar la función archivística del Estado.

ARTICULO 39. DECLARACIÓN DE INTERÉS CULTURAL DE DOCUMENTOS

PRIVADOS. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de
propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés
cultural los documentos privados de carácter histórico. Estos formarán parte del patrimonio
documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.

DOCTRINA:
 CONCEPTO 2209 DE 29 DE ENERO DE 2015. CONSEJO DE ESTADO. C. P. DR.
WILLIAM ZAMBRANO CETINA. Límites a la potestad del Archivo General de la
Nación para establecer, orientar, coordinar y controlar la función archivística del Estado.

ARTICULO 40. RÉGIMEN DE ESTÍMULOS. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará

un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural,
tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.

ARTICULO 41. PROHIBICIONES. Se prohíbe a los organismos privados y a las personas

naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés
cultural:

a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la
Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos legales
mensuales vigentes.

Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural, objeto de la

exportación o sustracción ilegal, serán decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura.
El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan
sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano;

b) Transferir -a título oneroso o gratuito- la propiedad, posesión o tenencia de documentos

históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la
imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes.

PARÁGRAFO. El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigación

correspondiente y a la imposición de las sanciones establecidas en la ley.

CONCORDANCIAS:
 Decreto Único Reglamentario 1080 de 26 de mayo de 2015: Art. 2.8.9.2.5.
 Decreto Reglamentario 1100 de 17 de junio de 2014: Art. 7 Par.
DOCTRINA:
 CONCEPTO 2209 DE 29 DE ENERO DE 2015. CONSEJO DE ESTADO. C. P. DR.
WILLIAM ZAMBRANO CETINA. Límites a la potestad del Archivo General de la
Nación para establecer, orientar, coordinar y controlar la función archivística del Estado.

ARTICULO 42. OBLIGATORIEDAD DE LA CLÁUSULA CONTRACTUAL. Cuando las

entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras,
para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los
contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas de entregar copias de los
archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas
sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el
artículo 15 de la Constitución Política.

PARÁGRAFO. Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en

relación con sus documentos de archivo, se regularán por las convenciones internacionales y los
contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nación podrá recibir los documentos y
archivos que deseen transferir.

ARTICULO 43. PROTOCOLOS NOTARIALES. Los protocolos notariales pertenecen a la

Nación. Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría
al Archivo General Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con
asesoría del Archivo General de la Nación, tomará las medidas pertinentes.

TITULO X
DONACIÓN, ADQUISICIÓN Y EXPROPIACIÓN

ARTICULO 44. DONACIONES. El Archivo General de la Nación y los archivos históricos

públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.

ARTICULO 45. ADQUISICIÓN Y/O EXPROPIACIÓN. Los archivos privados de carácter

histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario
los ofreciere en venta.

Declárase de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía
administrativa a la que se refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de
carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o
pérdida.

 Acuerdo Reglamentario Archivo General de la Nación No. 1 de 26 de marzo de 2019:

Por el cual se reglamenta el artículo 45 de la Ley 594 de 2000 Adquisición y/o expropiación
de archivos privados y se dictan otras disposiciones.

TITULO XI
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

ARTICULO 46. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Los archivos de la Administración

Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del
ciclo vital de los documentos.
ARTICULO 47. CALIDAD DE LOS SOPORTES. Los documentos de archivo, sean originales o
copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las
normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la
Nación.

PARÁGRAFO. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en

nuevos soportes. En tal caso, deberá preverse un programa de transferencia de información para
garantizar la preservación y conservación de la misma.

ARTICULO 48. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN NUEVOS SOPORTES. El

Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de
archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.

ARTICULO 49. REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS. El parágrafo del artículo 2 de la Ley

80 de 1989 quedará así:

“En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido
reproducidos por cualquier medio”.

TITULO XII
ESTÍMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSIÓN O INCREMENTO DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL DE LA NACIÓN

ARTICULO 50. ESTÍMULOS. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no

tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o
científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país,
así como a los autores de estudios históricos significativos para la historiografía nacional elaborados
con base en fuentes primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos,
publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.

 Resolución Reglamentaria 3441 de 22 de noviembre de 2017 : Por el cual se reglamentan

aspectos generales relativos al Patrimonio Audiovisual Colombiano conforme a las Leyes
397 de 1997, 594 de 2000, 814 de 2003 y 1185 de 2008, y al Decreto 1080 de 2015.

TITULO XIII
DISPOSICIONES FINALES

ARTICULO 51. APOYO DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL. La Procuraduría General

de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su
competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.

CONCORDANCIAS:
 Directiva Procuraduría General de la Nación No. 8 de 5 de mayo de 2023 :
Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo No. 9 de 2018 del Archivo General de la
Nación frente a la obligación de entregar y recibir los fondos documentales (archivos de
tramites culminados) expedidos por los curadores urbanos.

ARTICULO 52. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. Esta ley rige a partir de la fecha de su

publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.