Conceptos básicos de Excel
Los documentos de Excel se denominan “libros” y están divididos en “hojas”. La hoja de cálculo
es el espacio de trabajo. Excel 2007 comparte la misma interfaz de otros programas de la suite
Office 2007, por lo tanto, encontraremos el Botón de Office y la Cinta de opciones, organizada
en fichas y grupos.
1) Filas: espacios horizontales de la hoja de cálculo. Se identifican con números. Cada hoja de
cálculo de Excel 2007 tiene 1.048.576 filas.
2) Celda: es la unidad de trabajo de la hoja de cálculo. Es la intersección de una columna con
una fila. Se identifica con la letra de la columna y el número de la fila, como por ejemplo, A1.
3) Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa.
4) Columnas: espacios verticales de la hoja de cálculo. Se identifican con letras. Cada hoja de
cálculo de Excel 2007 tiene 16.384 columnas.
5) Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa (celda seleccionada). A la
izquierda de la Barra de fórmulas se encuentra un asistente para insertar funciones.
6) Controlador de relleno: es un pequeño punto de color negro que se encuentra en la esquina
inferior derecha de la celda seleccionada. Cuando acercamos el mouse al controlador de
relleno, el puntero toma la forma de un cruz negra fina y pequeña. El controlador de relleno es
muy útil para copiar fórmulas y rellenar rápidamente datos en una planilla.
7) Etiquetas: las etiquetas identifican a las hojas de cálculo. Si hacemos clic con el botón
secundario del mouse sobre la etiqueta podemos cambiarle el nombre, el color, y otras
acciones que veremos más adelante.
8) Insertar hoja de cálculo: de forma predeterminada, Excel 2007 presenta 3 hojas de cálculo,
pero desde este ícono podemos agregar más
Otro concepto básico:
Rango de celdas: cuando seleccionamos más de una celda hablamos de un “rango”, por
ejemplo, A1:B5 significa que estamos afectando un rango formado por 10 celdas, ya que los
dos puntos (:) significan “hasta”. En cambio, si nombramos a un rango A1;B5, afectamos solo 2
celdas (A1 y B5), ya que el punto y coma (;) significa “y”. Más adelante, cuando veamos
funciones, comprenderemos mejor este concepto.
- Alineación predeterminada de texto y números: de forma predeterminada, los caracteres de
texto se alinean a la izquierda, y los números a la derecha. Excel reconoce como números a los
números enteros, decimales, fechas y horas. Es decir, que pueden ser utilizados en
operaciones de cálculo.
Operaciones de cálculo en Excel
Para Excel, una fórmula es una ecuación que nos permite realizar cálculos con los valores que
tenemos ingresados en la hoja de cálculo. Para que Excel identifique que estamos solicitando
que realice un cálculo, toda fórmula debe comenzar con el signo = (igual). Para relacionar en
una fórmula los distintos valores que vamos a utilizar en un cálculo, tenemos que usar
operadores. Los operadores básicos de Excel son:
+ SUMA
- RESTA
* MULTIPLICACIÓN
/ DIVISIÓN
En una fórmula podemos usar valores constantes, como por ejemplo, =5+2. El resultado será,
por supuesto, 7; sin embargo, si tuviéramos que cambiar esos valores, el resultado será
siempre 7. En cambio, si en la fórmula utilizamos referencias a las celdas que contienen los
valores, el resultado se modificará automáticamente cada vez que cambiemos alguno o ambos
valores. Por ejemplo, si en las celdas A1 y B1 ingresamos valores constantes y los utilizamos en
una fórmula para calcular la suma, podemos escribir =A1+B1 y de este modo, si modificamos
cualquiera de esos valores, el resultado se ajustará automáticamente a los valores que
encuentre en las celdas a las que se hace referencia en la fórmula.
Cálculos combinados
Cuando en una misma fórmula tenemos que realizar diferentes tipos de cálculo, Excel
resolverá las operaciones dentro de la fórmula con un determinado orden de prioridad,
siguiendo el criterio matemático de separación en términos. De este modo, el resultado de
=3+4+5/3 es 8,67
Si necesitamos obtener otro tipo de resultado, podemos introducir paréntesis en la fórmula,
para indicarle a Excel que primero debe realizar los cálculos que se encuentran dentro de ellos.
De este modo, el resultado de =(3+4+5)/3 es 4.
Orden de prioridad El orden de prioridad que aplica Excel para realizar los cálculos básicos que
encuentra en una misma fórmula es:
1º) Cálculos entre paréntesis
2º) Multiplicación y división
3º) Suma y resta
Referencias relativas y absolutas
Una referencia de celda es el conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de
cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y
la fila 3 es B3. Se refiere a una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo y se puede
usar en una fórmula de manera que Microsoft Office Excel pueda encontrar los valores o datos
que desea que calcule la fórmula.
Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda
que contiene la fórmula, de modo tal que si cambia la posición de la celda que contiene la
fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se
ajusta automáticamente.
Una referencia absoluta de celda en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una
celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la
referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la
referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan
referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas.
Formatos:
Excel permite darle distintos formatos a nuestros datos, para poder presentarlos mejor.
Algunos de esos formatos son similares al procesador de textos Word y otros son específicos
de este programa
1) En el grupo Portapapeles encontramos la herramienta Copiar formato, que nos permite
copiar solamente el conjunto de formatos que hayamos aplicado a una celda, en otra
diferente. Este comando copiará solo los formatos, no el contenido de la celda. Para copiar el
formato debemos: I. Seleccionar la celda que contiene el conjunto de formatos que queremos
aplicar en otra II. Hacer clic en Copiar formato III. El puntero del mouse adoptará la forma de
un “pincel”. Hacemos un clic sobre la celda nueva.
2) Grupo Fuente: en este grupo se encuentran todas las herramientas necesarias para cambiar
el tipo y tamaño de letra, aplicarle negrita, cursiva o subrayado y color de la letra. También
encontramos los comandos para aplicar relleno de color a la celda, aplicarle bordes y
Aumentar tamaño y Disminuir tamaño, que nos permitirán modificar el tamaño de la fuente.
1. Aplique Negrita en los datos que correspondan (Inicio/Fuente)
2. Para aplicar color a las celdas, vaya a Inicio/Fuente/Color de relleno
3. Para aplicar bordes a la planilla, vaya a Inicio/Fuente/Bordes/Todos los bordes
4. Para colocar los valores en $, vaya a Inicio/Número/Formato de número/Moneda. Si
aparece en euros, vaya Inicio/Número/Formato de número/Más formatos de número, y en la
categoría Moneda, despliegue el cuadro de Símbolo y elija $ Español (Argentina).
3) Grupo Alineación: en este grupo encontramos los comandos necesarios para ajustar la
alineación del contenido dentro de una celda o rango de celdas.
También podemos modificar la orientación del texto dentro de la celda o rango de celdas.
También encontramos dos herramientas muy útiles para ajustar texto de titulares o
encabezados de planillas:
- Combinar y centrar: ejemplo: las celdas C3; D3, E3 y F3 se combinaron formando una sola, y
el texto quedó centrado.
- Ajustar texto: cuando el contenido de una celda sobrepasa el ancho de la misma, podemos
hacer más ancha la columna, o podemos mantener el ancho predeterminado, y hacer que ese
contenido se ajuste a ese ancho.
4) Grupo Número: en este grupo encontramos todas las opciones para dar formatos a los
número
También dentro de este grupo encontramos dos herramientas para controlar la cantidad de
decimales con la que presentaremos un número.
5) Grupo Estilos: desde este grupo podemos aplicar diferentes conjuntos de formatos:
a. Formato condicional: aplica un conjunto de formatos que dependerán del contenido de la
celda (lo veremos en un apartado siguiente)
b. Dar formato como tabla: nos permite aplicar rápidamente un conjunto de formatos
predeterminados a toda una planilla.
c. Estilos de celdas: aplica un conjunto de formatos predeterminado a una celda o a un rango
de celdas seleccionado.
6) Dentro del grupo Celdas encontramos el menú Formato, que nos permite modificar, entre
otras cosas, el alto de una fila o el ancho de una columna.
Si queremos quitar los formatos que hemos aplicado, podemos ir a Inicio/Modificar, y
desplegamos el menú Borrar para elegir la opción Borrar formatos.
También podemos acceder a las opciones de formato y a otras opciones que no están visibles
en la Cinta de opciones desde el iniciador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente,
Alineación o Número. Este indicador es un punto que aparece en la esquina inferior derecha
de cada uno de estos grupos y nos permite acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas.
Desde las diferentes solapas de este cuadro de diálogo podemos acceder a los diferentes
comandos para aplicar formatos.
Formato condicional
Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición
(o criterio). Si se cumple esa condición, el rango de celdas tendrá el formato indicado; si la
condición no se cumple, el rango de celdas no tendrá ese formato.
El formato condicional se utiliza para destacar datos específicos en una planilla de cálculo, para
facilitar la lectura e interpretación de los mismos. Para aplicar un formato condicional a un
rango de celdas, en primer lugar, debemos seleccionar ese rango y luego vamos a Inicio/Estilos
y desplegamos el menú Formato condicional
Funciones
En Excel, una función es una fórmula que utiliza palabras específicas (previamente
programadas) en una estructura determinada. Las funciones se utilizan para simplificar los
procesos de cálculo. Existen muchos tipos de funciones en Excel, para resolver distintos tipos
de cálculos, pero todas tienen la misma estructura:
=SUMA(A2:B2)
Siempre se debe comenzar con el signo =
SUMA: nombre de la función
(A2:B2) argumento
El argumento de una función es el ámbito de aplicación de la misma. Puede ser un rango de
celdas, comparaciones de celdas, valores, texto, otras funciones, dependiendo del tipo de
función y situación de aplicación.
Excel clasifica a las funciones por categorías: Fecha, Matemáticas, Estadísticas, Lógicas,
Financieras, etc. Independientemente de esa clasificación, las iremos viendo en grado
creciente de complejidad de acuerdo al tipo de argumento.
Funciones sin argumento:
=HOY() devuelve la fecha actual (del sistema)
=AHORA() devuelve la fecha y la hora actuales (del sistema)
Funciones cuyo argumento es un rango de celdas:
=SUMA(A1:B15) suma TODOS los valores que se encuentran en las celdas especificadas en el
rango.
=SUMA(A1;B15) suma SOLO los valores que se encuentran en las dos celdas especificadas.
=PROMEDIO(A1:B15) calcula el promedio de las celdas especificadas en el rango.
=MAX(A1:B15) devuelve el MAYOR valor numérico que encuentra en el rango especificado.
=MIN(A1:B15) devuelve el MENOR valor numérico que encuentra en el rango especificado.
Funciones para contar datos:
En Excel encontramos un grupo de funciones que se utilizan para contar datos, es decir, la
cantidad de celdas que contienen determinados datos.
=CONTAR(A1:A20) Se utiliza para conocer la cantidad de celdas que contienen datos numérico
=CONTARA(A1:A20)Se utiliza para conocer la cantidad de celdas que contienen datos
alfanuméricos (letras, símbolos, números, cualquier tipo de carácter). Dicho de otra manera, se
utilza para conocer la cantidad de celdas que no están vacías.
=[Link](A1:A20) Se utiliza para conocer la cantidad de celdas “en blanco”. Es decir,
la cantidad de celdas vacías.
=[Link] (A1:A20 ;”>=7”) Se utiliza para contar la cantidad de celdas que cumplen con una
determinada condición. Es decir, si se cumple la condición especificada en el argumento,
cuenta la cantidad de celdas, excluyendo a las que no cumplen con esa condición.
El argumento de esta función tiene dos partes:
(A1:A20 ;”>=7”)
CONDICIÓN. SIEMPRE SE COLOCA ENTRE COMILLAS
RANGO DE CELDAS QUE DEBE CONTAR
