INFORME EJECUTIVO DEL CENTRO DE IMPRESION Y

EDICCION DEL COLEGIO TECNICO COLORADO

POLITÉCNICO INTERNACIONAL

TECNOLOGÍA GESTIÓN LOGÍSTICA INTERNACIONAL

INTEGRANTES

JOHAN ESTIVEN PACHON SANCHEZ

EDWIN ALBEIRO ORJUELA CASTIBLANCO

ANDREA PATRICIA BLANCO CHAPARRO

BOGOTÁ D.C

14 de abril de 2024

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 Tabla de Contenidos ii

Introducción ...................................................................................................................... 1
Propósito ....................................................................................................................... 2
Síntesis de la situación actual del centro de copiado ....................................................... 3
Presentación de Propuestas ............................................................................................... 4
Recursos Requeridos .........................................................................................................5
Resultados esperados .....................................................................................................6
Conclusiones .....................................................................................................................7

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Introducción:
Con el presente informe queremos reportar las falencias que presenta el centro de impresión y
edición del colegio técnico colorado en su sistema de control de aprovisionamiento y a su vez
recomendamos estrategias y procedimientos para garantizar un óptimo funcionamiento y manejo
eficaz del inventario.

Cuando se implementen los nuevos cambios y controles al interior de la empresa, garantizara la

integridad de control de aprovisionamiento.

Propósito
Adquirir los artículos necesarios para la comercialización de los productos. Gestionar el almacenaje
de los productos, manteniendo los stocks mínimos de cada artículo. Controlar los inventarios y los
costos asociados a los mismos.

Cada área del proceso tendrá su responsable directo con sus respectivas funciones.

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Síntesis de la situación actual del centro de copiado
La compañía presenta oportunidades de mejora desde el área de compras, área almacenamiento y
sus funciones operativas.

Debido a que no se tienen responsables para cada proceso, se observa falencias en manejo de
inventarios y mala comunicación entre las personas a cargo.

El ambiente laboral no es sano por las continuas diferencias que se presentan día a día entre los
empleados.

Hacemos énfasis en los problemas que se han detectado se sugiere introducir oportunidades de
mejora.

 Se evidencia artículos con poca demanda y alta frecuencia en los pedidos de emergencia
en los artículos con más demanda. Se sugiere una persona que será la encargada del
manejo de inventarios y del sistema (ERP), que garantice la información de las
existencias en el sistema, realizar inventarios físicos reales, así tomar decisiones
oportunas.
 Los archivos de datos eran escasos y se habían guardado con poca regularidad, a menudo
hubo simplemente ordenes sin registro de inicio ni final. O se había aumentado el
inventario sin formulación de orden. (no hay trazabilidad en los registros de los artículos).
Se sugiere definir la codificación de los artículos, registrar todos los movimientos.
 Algunos de las 75 referencias en inventario (SKU) se obtuvieron mediante los precios de
descuento acordado con los proveedores, algún proveedor tenía un requerimiento de
compras superiores a $950 USD para acceder a los descuentos. La persona encargada de
compras debe gestionar las consecuciones de proveedores que le brinden a la empresa
productos de alta calidad a buen precio, para mejorar la rentabilidad de la empresa.
 Los tiempos de entrega de los pedidos por lo general tenían variaciones menores, con
medias de 1 a 10 días de operación. Al tener un sistema al día y con datos reales la
encargada de compras tomara decisiones oportunas y evitara un desabastecimiento.
 El espacio para almacenar era insuficiente para acomodar un suministro de una semana
durante los picos de demanda. Se sugiere acondicionar y optimizar el espacio donde se
ubicarán los artículos.
 Las penalizaciones por desabasto eran muy altas y los administradores hicieron pedidos
verbales a los trabajadores. Los trabajadores eran experimentados y muy hábiles en la
administración intuitiva del centro. Al tener una persona responsable de inventarios y
otra de compras deben trabajar en línea, se tomarán decisiones oportunas y los
procesos no presentarán contratiempos. (nadie mas intervine en este proceso).

Jornadas de trabajo variables, ambiente laboral no sano, falta de recursos para apoyar control de
inventarios, responsables de cada área, renuencia de los empleados. Al tener responsables para
cada área, se mejoran las jornadas laborales, el ambiente laboral será sano (no diferencia entre
los empleados), s e contará con los recursos para el control de inventarios.

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PRESENTACION DE PROPUESTAS PARA ATENDER LAS PROBLEMATICAS
DEL CENTRO DE COPIADO
Las propuestas para atender las problemáticas del centro de copiado son:

 Adquirir los artículos necesarios para la comercialización de los productos.

 Gestionar el almacenaje de los productos.
 Mantener los stocks mínimos de cada artículo.
 Controlar los inventarios y los costos asociados a los mismos.
 Cada área del proceso tendrá su responsable directo con sus respectivas funciones.
 Implementar sistema operativo (ERP) para sistematizar el inventario

Todas las problemáticas encontradas en el centro de copiado, hacen que la empresa no

sea rentable ni atractiva para los clientes, pero si se tienen en cuanta todas las
recomendaciones para mejorar los procesos, será una empresa competitiva en el mercado
y con el pasar del tiempo será líder en el mercado.

Para la empresa es necesario tener un sistema de control de aprovisionamiento, donde se

debe realizar una planificación detallada de los productos que vamos a necesitar en un
periodo determinado de tiempo y decidir cuándo y cómo adquirir estos productos.

RECURSOS REQUERIDOS

 1 persona para compras

 1 persona comercial encarga de las ventas
 1 persona para control de almacenamiento e inventarios
 1 coordinador logístico
 Compra de software
 Capacitaciones
 Adecuación de la bodega
 Recursos financieros para soportas los gastos necesarios para implementar el sistema de
control de aprovisionamiento.

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Resultados esperados
Se espera que la implementación del sistema de aprovisionamiento para el centro de copiado sea
de gran importancia para el buen funcionamiento de la empresa debido que Impactara
directamente en los costos de comercialización. Afectará el servicio final al cliente. Reducirá los
gastos, costos en esta área y maximizará los beneficios del sistema logístico de la empresa.

CONCLUSIONES
Esperamos sean tenidas en cuantas todas las recomendaciones realizadas en este informe, y se
pueda implementar de forma oportuna el sistema de control de aprovisionamiento mediante el
cual se pueda proveer al centro de copiado de los artículos necesarios para su óptimo
funcionamiento y operación, garantizando el correcto desarrollo de la actividad empresarial
(distribución y venta). Mejora la selección de proveedores, proveer la demanda, la disponibilidad
de recursos, el transporte de mercancías y la logística.