UD.

6 SELECCIÓN DE PROVEEDORES

IMPORTANCIA DE LA SELECCIÓN DE LOS PROVEEDORES

Uno de los factores de éxito en el proceso de compra es saber elegir a los proveedores.
Se podría decir que los “aliados” más importantes de una empresa son sus proveedores pues en
gran medida el éxito del negocio puede depender de ellos. Contar con buenos proveedores no solo
significa tener productos de calidad sino también precios bajos y competitivos. En el mercado
actual el departamento de compras busca tener un equilibrio entre calidad y precio por parte del
proveedor.

Emite el pedido de compra si ya cuenta con un

proveedor que le satisface

La empresa detecta una

necesidad. SELECCIÓN DE UN PROVEEDOR
Concreta lo que necesita
comprar

Busca.
Fuentes de información

Solicita ofertas

Estudio de las ofertas

Selección del proveedor

Cuándo?
?

La empresa Nunca compraron Desapareció su quierecambiar

Se quiere
es nueva esa mercancía proveedor habitual cambiar de
de proveedor
proveedor

Criterios de
selección

El precio El plazo de El plazo de Calidad de Servicio

pago entrega los productos postventa

OAC - 96
MOTIVOS PARA BUSCAR PROVEEDORES
 Porque la empresa es de nueva creación y busca proveedores por primera vez.
 No es una empresa de nueva creación, pero es la primera vez que va a comprar ese producto.
Dime dos posibles ejemplos: ......................................................................................................
..................................................................................................................................................
 La organización ya posee proveedores, pero estos no satisfacen sus necesidades (la empresa
quiere mejores precios o mayor calidad).
 Su proveedor habitual ha desaparecido (cierre empresa por jubilación, quiebra...)
 Se desea ampliar la cartera de proveedores para tener más opciones de compra.

Aunque es recomendable tener un abanico de proveedores (para jugar con la competencia entre
ellos, para evitar interrupciones en el suministro...), también es cierto que a veces lo que se busca
es construir una relación sólida y a largo plazo con uno o muy pocos proveedores. Cada empresa
tendrá que ver qué es lo que más conviene en su caso.

PROCESO DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES O TAREAS PREVIAS A LA COMPRA

1º) Concretar lo que se necesita comprar. Es el momento de decidir:
 Qué hay que comprar.
 Cuánto hay que comprar.
 En qué momento hay que comprar (comprar ya, porque, aunque en este momento no
necesitamos el producto, el proveedor tiene una oferta muy buena; esperar un poco, porque
pronto va a ser el aniversario del proveedor y acostumbra a hacer descuentos en esa
época; esperar un poco más, si sabemos que el proveedor va a sacar al mercado nuevos
modelos y no queremos incrementar nuestro stock con modelos antiguos...)
En esta tarea, junto con compras, intervienen otros departamentos:
 Ventas: facilita información sobre las ventas previstas o esperadas.
 Almacén: indica la capacidad de almacenamiento y, además, puede detectar alguna
necesidad de reposición de materiales o productos.
 Producción: informa sobre las características técnicas de las materias primas a adquirir.
 Financiero: informan sobre si se necesita comprar negociando aplazar el pago (porque no
tenemos líquido suficiente), si conviene pagar al contado por tener exceso de liquidez y para
así negociar un descuento por pronto pago...
2º) Buscar posibles proveedores.
Fuentes de información: internet, recomendaciones de otras empresas (si es posible, conviene
pedirle opinión a otras empresas o clientes que tengan o hayan tenido trato con dicho
proveedor), prensa y revistas especializadas, páginas amarillas (hoy en día casi ni se usan, se
consultan en internet, no en papel), publicidad que nos haya llegado a la empresa (los
proveedores también buscan clientes y les suelen enviar catálogos y folletos), ferias o
exposiciones especializadas (es importante asistir a las ferias donde se presentan nuevos
proveedores o los ya conocidos exponen sus novedades), etc.
3º) Solicitud de información y ofertas.
Teniendo una lista de los posibles proveedores, hay que ponerse en contacto con ellos,
generalmente por teléfono o por escrito (correo electrónico), para solicitar información y
catálogos (y en algunos casos incluso pedir muestras). Es también muy normal solicitar una
cita con un representante de ventas (la mayoría de las empresas mayoristas tienen
representantes que visitan a los clientes, pues les interesa el trato directo y personalizado).
Es muy importante que en la petición de ofertas se concrete la cantidad que se pretende
adquirir y sus características (el precio unitario dependerá de ambos parámetros) y que,
además, se solicite información relativa a:

OAC - 97
  Precio unitario (lo normal es que los precios no incluyan IVA, es importantísimo que quede
claro si el precio lo incluye o no).
 Plazo de entrega, que tiene que ser el suficiente para atender a la demanda de los clientes
de la empresa (o las necesidades del proceso productivo cuando se trata de una empresa
industrial).
 Calidad de los productos: materiales utilizados, características técnicas...
 Formas de pago: que puede ser al contado (obliga a efectuar el pago en el momento de la
compra pero que, en algunos casos permite obtener un descuento por pronto pago) o pago
aplazado a 30, 60, 90 o 120 días (facilita diferir y repartir la cantidad a pagar en distintos
plazos pero que, en algunos casos, le permite al proveedor aplicar un porcentaje de
recargo)
 Posibles descuentos por compra al contado, descuentos por comprar grandes cantidades...
 Precios de envases y embalajes y si son o no retornables (en caso de que nos los cobren).
 Pago del transporte5
 Pago del Seguro
 Servicio postventa: período de garantía, servicio de reparación, el asesoramiento y la
atención al cliente, su política de cambios y devoluciones...
 Cualquier otra información que se considere necesaria (embalajes especiales, posibilidad de
fabricar a medida, causas de terminación del contrato, circunstancias que pueden dar lugar
a revisiones en los precios, período de validez de la oferta...)

También la empresa compradora puede plantear propuestas al proveedor ante una posible
incorporación como parte de su cartera de proveedores (el cliente también tiene poder de
negociación).

4º) Criterios de selección de ofertas.

Los responsables de compras deben adoptar unos criterios para valorar las ofertas. Si tienen
claros cuáles van a ser sus criterios de selección les será más fácil la elección.
Los criterios más utilizados son: precio, calidad, garantías, plazo de entrega, formas de pago,
prestigio de la empresa...
Por tanto, se tendrá que concretar qué criterios se van a utilizar y la mayor o menor
importancia (el peso) que cada uno de ellos va a tener en la elección de una oferta. Es decir,
habrá que baremar las distintas ofertas asignándole un peso a cada criterio.
Por supuesto, el aspecto o parámetro que suele tener más peso es el precio (en relación a la
calidad), pero habrá que calcular el coste real del producto y que incluye todos los gastos que
realiza la empresa hasta que recibe la mercancía.

5º) Evaluación.
Los datos de las ofertas más interesantes se recogerán en un CUADRO COMPARATIVO para
facilitar la valoración.

6º) Elección de un proveedor

Después de todos los pasos mencionados la empresa ya tendrá la capacidad de elegir al
proveedor más adecuado para su empresa, que será aquel que le ofrezca mejores condiciones
conforme a sus criterios de selección.
Una vez efectuado el cuadro comparativo, aquel que obtenga mayor puntuación, será el
proveedor al que se le curse el pedido.

5 Portes: gastos de transporte. Pueden ser a cargo del comprador (“portes debidos”), a cargo del vendedor (“portes pagados”) o
pagados a partir de una determinada cantidad de compra (“portes pagados a partir de ___ euros”).

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CÁLCULO DEL PRECIO DE ADQUISICIÓN O COSTE FINAL DEL PRODUCTO

Precio fijado por el proveedor (sin IVA)

- Descuentos
+ Gastos ocasionados hasta que la mercancía llegue a nuestro almacén
(portes, seguros, embalajes, envases...)

Recuerda que los proveedores pueden mejorar su oferta aplicando distintos tipos de descuentos:

 Comercial. Se hace dependiendo de la clasificación que el proveedor hace de sus clientes.

 Por cantidad o volumen de compra (RAPPELS).

- Por adquirir una determinada cantidad de mercancía en un momento dado.
- Por el volumen de compras a lo largo de un período (generalmente un año).

 Por pronto pago (o por pagar al contado). Si se paga la operación sin aplazar el pago.

NOTA: Los dos últimos tipos de descuento se aplican después de haber deducido el
descuento comercial (si procede).

Ejemplo:
500 uds. x 0,36 euros/u. ................................... 180,30
Descuento comercial del 5% ............................. - 9,02
171,28
Rappel del 10% ............................................... - 17,13
TOTAL .............................................................. 154,15

BASES DE DATOS DE PROVEEDORES

El fichero de proveedores de la empresa estará formado por el conjunto de todas las fichas de
proveedores, que incluirán:
 Los datos identificativos de cada proveedor (nombre o razón social, datos de contacto...)
 Sus condiciones de venta habituales (plazos de pago, descuentos...).
Lo normal es tener la gestión comercial informatizada, es decir, que los datos de las fichas de los
proveedores se introduzcan en una base de datos.
Es de gran importancia tener siempre actualizados estos datos, anotando cualquier modificación o
incorporando cualquier dato nuevo.

Protección de datos
En general, las empresas son responsables6 de los datos que incorporan a sus ficheros y que
tienen coma finalidad gestionar la compraventa.
En el caso de las ofertas y de la información comercial que recibimos de los posibles proveedores,
dicha información no se puede divulgar sin su consentimiento expreso, por lo que se debe
mantener la mayor confidencialidad sobre la misma.

6
“Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal” (LOPD).
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 ANEXO: CÓMO APLICAR LOS DESCUENTOS Y GASTOS

Importe de la 1.200 €
mercancía

- Descuento comercial del 2%

- Descuento
(1.200 € x 0,02 = 24 €)
comercial

-24 €

1.176 €

- Rappels - Rappel del 3%

(1.176 € x 0,03= 35,28 €)

-35,28 €

1.140,72 €

- Descuento por - Dto. por pronto pago del 1%

pronto pago (1.140,72 € x 0,01 = 11,41 €)

- 11,41 €

1.129,31€

Transporte: + 12 €

+ Gastos: Seguros: + 15 €

Embalajes Embalajes: + 8€
Portes
Seguros

TOTAL / BASE IMPONIBLE = 1.164,31 €

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