Asignatura Datos del alumno Fecha
Dirección, Liderazgo y Apellidos: Del Angel Chong
15-ene-24
Excelencia Operacional Nombre: Martha Elena
Actividad 3: C&C. Gestión del conocimiento
Alumno: Martha Elena Del Angel Chong
Universidad Internacional de la Rioja
Asignatura: Dirección y liderazgo de
organizaciones de excelencia operacional
Profesor: Victor Manuel López Ramírez
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
15 de enero de 2024
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Actividades
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Dirección, Liderazgo y Apellidos: Del Angel Chong
15-ene-24
Excelencia Operacional Nombre: Martha Elena
Índice
Introducción …………………………………………. 3
Preguntas
• 1: ¿Qué mejoras consideras que reportará el proyecto de gestión del
conocimiento en C&C? …………………………………………. 4
• 2: ¿Qué tipos de conocimiento crees que son necesarios gestionar en un
despacho de abogados como C&C? …………………………………………. 4-5
• 3: ¿Cuál sería tu propuesta de reestructuración del Departamento de Estudios,
teniendo en cuenta áreas que pudieran estar involucradas en el posterior
desarrollo de la aplicación de gestión del conocimiento? …………………….…. 5-6
• 4: ¿Qué factores consideras clave para el éxito del proyecto de gestión del
conocimiento en C&C? …………………………………………. 7-8
• 5: ¿Qué conceptos intuitivos propondrías para ayudar a definir el motor de
búsqueda de la información? …………………………………………. 8
• 6: ¿Cómo crees que se podría medir el uso de la herramienta y, sobre todo, la
gestión del conocimiento en C&C? Propón algunos indicadores. …………..… 9
Conclusión …………………………………………. 10
Referencias ………………………………………. 10-11
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Excelencia Operacional Nombre: Martha Elena
Introducción
Hoy día las empresas buscan ser competitivas y mantener estabilidad dentro de su
organización debido a los constantes cambios que ocurren en el mundo con la
globalización, reestructuraciones, entrada de competencia, factores económicos,
sociales y políticos. Por esta razón es importante que éstas logren entender y
comprender cuáles son sus necesidades de conocimiento, así como las
oportunidades que se pueden presentar en sus equipos de trabajo para continuar
proporcionando servicios del más alto nivel que satisfagan las necesidades y
requerimientos de sus clientes, construyan conocimientos relevantes para el
negocio, lo organicen y distribuyan entre todos los miembros de la empresa y creen
condiciones para la aplicación de dicho conocimiento en sus actividades diarias
(Nagles, 2007). Para poder lograr esto, las empresas deben aprender y entender que
una correcta implementación de estrategias que mejoren la gestión del conocimiento
les permitirá mantener su competitividad, incrementar su productividad y reducir
riesgos intelectuales a la hora de tener movimientos internos.
La gestión del conocimiento les permite a los líderes optimizar la información que
manejan sus empleados de manera que optimicen este recurso, creando mejores
condiciones, facilitando flujos de procesos, creando valor a través de recursos
intangibles con la transformación del conocimiento tácito a una forma explícita
(Canals, 2003).
El gestionar el conocimiento representa el aprendizaje diario y colaborativo en una
empresa, obtener mejores resultados en tareas y proyectos, haciendo los procesos
más eficientes y efectivos para mantener la competitividad (Romero González, 2009).
En el caso del despacho Camps&Camps se evaluará la implementación de estrategias,
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iniciativas, indicadores y mejoras generales a través de la gestión del conocimiento,
para evaluar las mejoras que la empresa podría visualizar con el paso del tiempo.
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Preguntas:
1. ¿Qué mejoras consideras que reportará el proyecto de gestión del conocimiento
en C&C?
Los principales retos que se presentaban en Camps&Camps con su constante
crecimiento y actualización eran el acceso, manejo, gestión y difusión de la gran
cantidad de información y conocimiento que se generaba de manera diaria en la
compañía. Al gestionar el conocimiento, se puede fomentar el aprendizaje para así
asegurar la competitividad, eficiencia y efectividad de modo que se logren mejores
resultados. Las principales mejoras que reportará la implementación de gestión del
conocimiento en C&C serán aprovechar al máximo su capital intelectual al emplear
de mejor manera la información que se genera y asegurando que se encuentre al
alcance de todos aquellos que la requieran en cualquier momento. Al mismo tiempo,
se incrementará la eficiencia en los procesos al estimular la colaboración y trabajo en
equipo, promoviendo el desarrollo de conocimientos, habilidades e identificación de
oportunidades y soluciones para aumentar la competitividad del negocio, mejorar el
desempeño interno y garantizar que la fuga de talento no simbolice un riesgo
intelectual a la hora de tomar decisiones debido a que todos los procesos estarán
correctamente documentados y con esta nueva gestión se habrá facilitado el
intercambio tanto tácito como explícito del conocimiento (Gómez Díaz et al, 2005).
2. ¿Qué tipos de conocimiento crees que son necesarios gestionar en un despacho
de abogados como C&C?
Debido al ambiente en el que se desenvuelven los abogados y por la sensibilidad de
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la información que manejan, así como los diversos casos que tratan constantemente,
es importante que cuenten con conocimiento tácito, aunque no es tan sencillo
transmitirlo ya que está basado en experiencias vividas con el paso del tiempo,
permite ser compartido y transmitido en grupos, fomentando la convivencia y el
trabajo colaborativo, al mismo tiempo que se desarrolla conocimiento colectivo
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(Pérez-Fuillerat et al, 2019). El conocimiento explícito cuenta con mayor estructura,
ya que se centra en información tangible como formatos, procedimientos, manuales,
presentaciones, documentos, etc., que pueden ser almacenados y distribuidos entre
miembros de un mismo equipo o entre distintas áreas de una organización.
Es importante que el conocimiento tácito logre transformarse al explícito para poder
proteger la información y el conocimiento obtenido por su personal y la empresa
(Contreras, 2010) y así robustecer el conocimiento organizacional, a través de la
socialización, exteriorización, combinación e interiorización que permitirán que los
conocimientos se transformen de tácito a explícito y viceversa para continuar
agregando valor a los procesos, obtener excelentes resultados, continuar siendo una
empresa competitiva y asegurar la satisfacción de los clientes y con los abogados que
conforman el despacho.
3. ¿Cuál sería tu propuesta de reestructuración del Departamento de Estudios,
teniendo en cuenta áreas que pudieran estar involucradas en el posterior
desarrollo de la aplicación de gestión del conocimiento?
Para lograr todos los objetivos que se han planteado desde la creación del
Departamento de Documentación Legal, es indispensable que el actual
Departamento de estudios pase por una reestructuración y dentro de su organigrama
con estructura jerárquica horizontal se cuente con:
- Director de estudios: tendrá como rol la supervisión de los distintos miembros
del departamento, la dirección de actividades, búsqueda de recursos para
continuar generando iniciativas de mejora continua e innovación, supervisión
de procesos, manejo de materiales e integración de nuevos miembros del
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equipo de acuerdo con los requerimientos que surjan.
- Gerente de mejora continua: sus actividades se centrarán en planear,
organizar, dirigir y supervisar las tareas y actividades de los miembros del
equipo, asegurándose de involucrar, apoyar e implementar acciones
correctivas cada vez que se requiera. Tiene claros los objetivos a lograr y se
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asegura de mantener motivado al equipo para intercambiar ideas,
conocimientos y trabajar en conjunto de la mejor manera posible. También
se encarga de gestionar los recursos proporcionados por el director a través
de la optimización de recursos.
- Abogado de tiempo completo: realiza la revisión de documentos, formularios
y servicios brindados desde una perspectiva legal. Al tener conocimiento y
experiencia sobre asuntos de acción legal, funge como guía para el adecuado
almacenamiento y gestión de la información en el portal de comunicación. Es
el puente entre el Departamento de Estudios y el área Legal, lo cual permite
una mejor colaboración entre ambas partes para entender las necesidades y
requerimientos del resto de la compañía.
- Técnicos en sistemas: encargados de la creación, desarrollo, implementación,
además del mantenimiento del portal de comunicación cuando se requiera, a
través de la medición de alcances, limitantes y bondades del sistema.
Adicionalmente realizan la instalación de aplicaciones y sistema completo en
los equipos de toda la compañía, realizan pruebas operativas y correcciones
rápidas en caso de presentarse fallas. Escuchan las necesidades documentales
de los miembros del área Legal, y en conjunto con el Departamento de
Estudios, crean una lista de requerimientos que priorizan por necesidad y
urgencia para asignar niveles de atención y resolución.
- Analista: apoya al Gerente y al Abogado para gestionar las propuestas de
mejora, recaba datos de resultados, apoya en la implementación del sistema,
gestiona capacitaciones y se asegura de reforzar la migración de movimiento
tácito a explícito con apoyo de las actualizaciones realizadas en el portal de
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comunicación.
- Asistentes: se encarga de brindar apoyo al gerente, abogado y director del
Departamento de Estudios para agilizar los pendientes y actividades, ya que
es un punto de contacto fuerte y deberá ser una conexión entre los miembros
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internos y externos del equipo para ejecutar la información, pendientes y
requerimientos y canalizarlos a las áreas pertinentes.
4. ¿Qué factores consideras clave para el éxito del proyecto de gestión del
conocimiento en C&C?
La implementación de la gestión del conocimiento pretende ser una ayuda para
poder anticiparse a situaciones que representen un reto o riesgo para los miembros
de un equipo o la compañía, por lo que la correcta difusión, organización y
comunicación de información, difusión de conocimiento y correcta segregación de
funciones son imprescindibles para lograr los objetivos, mantener la competitividad
y asegurar de cumplir y satisfacer las necesidades de los clientes (Urriago-Guzmán,
2021).
Para asegurar el éxito de la implementación de este nuevo proceso de gestión del
conocimiento es importante generar una cultura en la que se promueva el
intercambio de ideas, conocimiento y experiencias para fortalecer el trabajo
colaborativo, se cree un ambiente de confianza que permita el desarrollo de ideas
innovadoras y mantenga una excelente convivencia entre departamentos para así
reducir la fuga de talento, rotación de colaboradores, afianzar la productividad de
procesos y lograr la satisfacción laboral.
También será importante que se mantenga un estilo de liderazgo accesible y que
permita la interacción y comunicación entre altos mandos y cualquier miembro en el
despacho. Los líderes deberán facilitar e impulsar el desarrollo de su personal,
proporcionar los recursos necesarios para asegurar la mejora continua, acciones
correctivas y proyectos de innovación, pero, sobre todo, deberán inspirar confianza
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para mantener la motivación y alto rendimiento en su equipo de trabajo. La definición
de actividades, roles y procesos será clave para una correcta gestión del
conocimiento en el día a día. Es importante que las personas tengan claras sus metas,
objetivos, actividades, pero al mismo tiempo se deberán de asegurar el trabajo
multidisciplinario para reforzar este intercambio de información y conocimientos que
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se busca. Lo ideal para lograr este punto será mantener una estructura horizontal en
el despacho.
Adicionalmente, el contar con las herramientas, tecnología y recursos necesarios será
imprescindible para que, con bases fuertes dentro de la organización, se pueda
realizar un adecuado intercambio de información, su documentación y se pueda
promover la difusión.
5. ¿Qué conceptos intuitivos propondrías para ayudar a definir el motor de
búsqueda de la información?
El conocimiento tácito puede ser visto como un elemento esencial en los equipos de
trabajo ya que permite el intercambio de conocimiento, fomenta la colaboración y es
clave para la generación de nuevas ideas y propuestas que permitan incrementar la
competitividad de un negocio (Canals, 2002).
En el caso de C&C, con la reestructuración por la que está pasando su Departamento
de Estudios y con la implementación del portal de documentación, es preciso que
desde un inicio definan las claves que les permitan facilitar la búsqueda e intercambio
de información para reforzar el conocimiento y generación de estrategias y
soluciones. Para esto, algunos conceptos que pueden ayudar con el motor de
búsqueda en el portal serían la evaluación de necesidades, ya que es importante
entender qué es lo que requiere el usuario para poder implementar botones o
enlaces que faciliten el encontrar la información necesaria y hagan que la experiencia
del usuario sea lo más sencilla y eficaz posible. También al organizar el conocimiento
disponible en la base de datos del sistema estaremos apoyando a que los
conocimientos tácitos se transformen en explícitos, manteniendo el portal
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actualizado con todas las modificaciones realizadas, procedimientos, formatos y
documentación más reciente. Finalmente, al asegurar que el motor de búsqueda esté
preparado para facilitar el acceso a la información que almacena y al asegurar que el
proceso de distribución de estas formas de conocimiento sea sencillo, estaremos
apoyando al desarrollo y adaptación del conocimiento nuevo y disponible.
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6. ¿Cómo crees que se podría medir el uso de la herramienta y, sobre todo, la
gestión del conocimiento en C&C? Propón algunos indicadores.
Los indicadores permiten evaluar el desempeño y rendimiento de distintos pasos en
un proceso para compararlos con otros, identificar desviaciones, proponer acciones
correctivas o estrategias de mejora y así tomar decisiones basadas en el logro de
objetivos (Zendesk, 2023).
Algunos indicadores que se pueden implementar en C&C para evaluar el uso del
portal de información y la efectividad en la gestión del conocimiento son:
- Número de visitas al portal: entre más visitas se registren en la plataforma, y
más apartados o páginas se naveguen, estaremos asegurando que la
información que se encuentra registrada y almacenada estará llegando a más
personas dentro de la compañía.
- Número de visitas a los documentos: Al tener una base de datos completa
dentro del portal, se esperará que dependiendo de los requerimientos que se
les soliciten a los empleados del despacho éstos entren a buscar ciertos
documentos específicos para adquirir conocimiento e informarse. Con un
contador de visitas en cada tipo de documento se podrá evaluar aquellos que
son más útiles al ser más visitados, y aquellos que tengan menos visitas se
podrán ir actualizando o descartando con el tiempo.
- Tamaño de la base de datos: es esperado que al mantener actualizada la
documentación que se almacena en el portal, con el tiempo la base de datos
incrementará con documentos nuevos y se irán eliminando aquellos más
desfasados.
- Conocimiento aplicado: Al abrir la información a toda la empresa y fomentar
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el intercambio de conocimiento se podrá evaluar si esta sabiduría
verdaderamente está siendo aplicada en el ámbito laboral para la resolución
de problemas, generación de propuestas e ideas y si verdaderamente es útil
para la compañía.
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Conclusión
La gestión del conocimiento representa un conjunto de actividades que fomentan el
intercambio de conocimientos, ideas y experiencias entre distintos miembros de un
equipo lo cual les permite fortalecer las estrategias de trabajo, la generación de
propuestas innovadoras, la convivencia en equipo y por consiguiente el logro de los
objetivos planteados.
La implementación de este tipo de gestión en el despacho C&C, adicional a la
implementación de su portal de documentación y la reestructuración de su
Departamento de Estudios les aportará una gran ventaja competitiva sobre el resto
de los despachos ya que contarán con un sistema más robusto de información, un
equipo multidisciplinario y una base de datos que les permita a todos contar con
documentos, procesos, formatos, etc., cuando y donde lo requieran.
Una óptima gestión del conocimiento hará más sencillo el proceso de integración de
distinta información y fuentes de conocimiento para continuar generando ideas
innovadoras, propuestas ganadoras y proyectos que contribuyan a mejorar las
estrategias del negocio y cumplan las necesidades y requerimientos de sus clientes a
corto, mediano y largo plazo.
Referencias bibliográficas:
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Canals, A. (2002). La gestión del conocimiento. Universitat Oberta de Catalunya.
© Universidad Internacional de La Rioja (UNIR)
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Actividades
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Excelencia Operacional Nombre: Martha Elena
Gómez Díaz, D., et al. (2005). Gestión del Conocimiento y su Importancia en las
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Ciencia y Libertad. [Link]
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Zendesk. (2023). ¿Cuáles son los indicadores de gestión que no puedes ignorar?
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