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Teslita S.A. de C.V
Lee con atención el siguiente caso y responde lo que se solicita:
La empresa Teslita S.A. de C.V, se dedica a la elaboración de mochilas. Su
Administración se encuentra integrada por un gerente general que está al mismo
nivel de autoridad que el gerente de ventas, así como uno de Producción, otro de
Compras, uno más de Finanzas y el de Personal. No existe un organigrama de la
organización y es muy común que se registre cierta invasión de funciones y que los
empleados y obreros en ocasiones se encuentren confundidos respecto a quién es su
jefe; en épocas de reajuste, en las que ha llegado a faltar el gerente de Producción, el
gerente de Ventas ha intervenido en sus funciones por acuerdo de la gerencia general,
sin que ello se haya notificado al personal de manufactura.
Los procedimientos que la empresa tiene para dar fluidez a su funcionamiento
(compras, ventas, contratación de personal, entre otros) siempre han quedado al juicio
del gerente en turno. Esto ha originado que, al cambiar un gerente, éste imponga un
nuevo estilo y cambie los procedimientos a seguir, lo que crea confusión en el
personal subordinado. En algunas entrevistas con supervisores de Producción,
Contabilidad y Ventas, se presentaron las siguientes quejas y observaciones:
Llamada de atención a un encargado de producción porque tres hombres bajo sus
órdenes no estaban trabajando, pues sus máquinas se habían descompuesto.
El encargado de Producción, desde hace dos días, había pedido mantenimiento y
hoy en día no se le ha proporcionado.
Llamada de atención a un promotor de Ventas porque sus vendedores no habían
cumplido la meta asignada; sin embargo, estos colaboradores desconocían dicha
meta, así como el método para determinarla.
Llamada de atención al encargado de cuentas por pagar del departamento de
Contabilidad, por no haber pagado tres facturas a un proveedor muy importante,
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que dejó de surtir por este hecho. Dichas facturas habían sido aprobadas por ese
departamento un mes antes, pero en la programación de pagos no había sido
incluida porque, por órdenes del gerente de Finanzas, todos los pagos mayores a
$100,000.00 MXN deberían ser detenidos.
De modo adicional lo anterior, anualmente se elabora un presupuesto, que se
encomienda al gerente de finanzas; en su elaboración, sólo interviene el departamento
de Finanzas, y esporádicamente, se consulta a los gerentes de las otras áreas de la
organización. El presupuesto sólo es por un año, no está elaborado por áreas de
responsabilidad y la principal fuente de financiamiento es la cobranza a los clientes de
la empresa.
Dadas las situaciones anteriores, los accionistas desean establecer un sistema de
control interno efectivo para la toma de decisiones, con el fin de proporcionar un grado
de seguridad razonable. Por lo que respecta a la consecución de los objetivos, en lo
referente a la eficacia y la eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la
información financiera, y el cumplimento de leyes y normas aplicables, lo primero que
se busca es establecer el ambiente de control, en el que los empleados desarrollen
sus actividades y cumplan con sus responsabilidades, marcando la pauta del
funcionamiento de la organización e influyendo en la percepción de los colaboradores
sobre esta actividad.
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1. Detalla los siguientes aspectos que conforman el ambiente de
control para la empresa y que se involucran en sus principios (2
puntos):
a. Integridad y valores éticos:
Dar a conocer a todos los colaboradores la misión, visión,
valores y los objetivos de la empresa, para que todos se
enfoquen en la meta que la empresa quiere lograr y todos
vayan hacia el mismo fin y es importante que estos se
pongan en un lugar visibles para todos.
Manuales de procedimientos y normas internas, con esto
lograremos el propósito establecer una forma única de
realizar cada tarea de acuerdo al departamento o área de
trabajo y así logrearemos mejorar la eficiencia. (se
pueden tener trípticos con la información y ponerlos en el
checador y en Recursos humanos para los nuevos
talentos.
Transparencia en los procedimientos operativos,
contables y de reclutamiento.
Demostrar la integridad en sus acciones y decisiones.
Buena comunicación en todos los niveles de la empresa
Crear un ambiente de trabajo positivo y productivo.
Estar al tanto de las necesidades de la empresa y de los
empleados
Valorar el trabajo de los empleados con reconocimientos.
Realizar una competencia profesional en el mercado
Colocar un buzón de quejas y sugerencias para abrir un
canal de comunicación, para recopilar ideas, opiniones y
recomendación de los empleados para mejorar la
organización, porque los que saben que pasa en el área
son ellos.
b. Compromiso de competencia profesional:
Se debe establecer un proceso de selección de acuerdo
al perfil a cubrir,
Una inducción adecuada para familiarizar al empleado
con los procedimientos que se realizan en la empresa, así
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y el objetivo que se busca alcanzar.
Establecer capacitaciones periódicas para que los
empleados refuercen y obtengan conocimientos y
desarrollo profesional de acuerdo a las necesidades de
cada departamento y para que tengan una mejor
preparación.
Que se promueva a los trabajadores con mayor
desempeño, habilidades y competencias a ocupar
puestos con mayor responsabilidad
Apoyos para que los trabajadores continúen su
preparación académica.
c. Consejo de Administración o Comité de Auditoría.
El Consejo de administración
Supervisar de forma periódica los reportes de resultados
de evaluaciones para ver el proceso de mejora.
Realizar estratégicas y planes de trabajo enfocados en
mejorarla productividad de la empresa, pero también en el
mejoramiento de los trabajadores. (UN trabajador
contento trabaja mejor)
Aprobaciones de presupuestos considerando las
necesidades de todos los departamentos, analizando
cada uno de los requerimientos dando prioridad a los mas
importante y muy necesario..
Supervisar que se cumplan los aspectos legales, éticos y
normativos de la empresa, además de reducir los riesgos
y se cuente con los adecuados controles internos.
Mantener comunicación con los diferentes
departamentos.
La auditoría interna
Debe evaluar a la empresa para ver áreas de riesgo, de
mejora, realizar recomendaciones de nuevos procesos y
mejorar el trabajo tanto operativo, financiera y
administrativa.
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Garantiza la integridad y precisión de la información
financiera y que se cumplan las leyes y regulaciones y
normas de manera oportuna,
Sus observaciones ayudan al Comité de Administración a
tomar decisiones informadas para corregir y/o mejorar sus
procesos para alcanzar las metas establecidas.
d. Situaciones que pueden incitar a los empleados a cometer
actos indebidos. (7 ejemplos)
1. La falta de supervisión adecuada puede crear
oportunidades para que los empleados cometan algún
acto ilícito.
2. Que vea una oportunidad de cometer un delito por la falta
de control de inventario.
3. Por la falta de compartir o comunicarlos valores de la
empresa
4. Falta de control de accesos a áreas restringidas pueden
causar oportunidades para los empleados con problemas
financieros a cometer actos indebidos como robo.
5. La falta de conciliaciones financieras o revisiones físicas
periódicas puede ocasionar que el trabajador vea la
oportunidad de realizar algún fraude a la empresa.
6. Sueldo no competitivos que no les ayuda a cubrir sus
necesidades económicas y familiares.
7. La falta de inventarios o revisiones periódicas de los
materiales y equipos tanto físico como en documentos.
8. Reportar resultados de la evaluación interna de
procedimientos y normas y dar recomendaciones para su
corrección y eficiencia y reducir riesgos operativos,
administrativos y financieros que afecten la rentabilidad
de la empresa y la confianza de los clientes proveedores
y trabajadores.
2. Describe el proceso para tener un mejor control interno en la
empresa Teslita S.A. de C.V (2 puntos) (6 puntos)
Para alcanzar un mejor control interno, hay que diseñar uno en
base a sus riesgos detectados, pero también en base a una
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evaluación previa, ya que se pueden detectar otros errores que no
han sido detectados.
De inicio se realizaría una evaluación de los procesos
operativos, financieros y administrativos de la organización
para detectar las fallas y riesgos para poder realizar un plan
de trabajo para mejorarlos procesos y procedimientos en las
áreas de administración, finanzas, y operativo y buscar y/o
reforzar medios de comunicación entre departamentos.
Establecer bien la misión, visión, valores y los objetivos de la
empresa y que todos las conozcan.
Determinar un organigrama de departamentos y puestos para
que se conozca la jerarquía de cada uno de ellos y las
responsabilidades de cada nivel dentro de la empresa.
Crear tarjetas de acceso y control de los empleados para
todas las áreas.
Que el departamento de Producción realice calendarios de
mantenimiento preventivo y proceso para solicitar reparación
de alguna maquinaria o equipo y que la respuesta no tarde
más de 2 días.
Comunicación entre departamentos, para promover la
eficiencia, colaboración y seguridad de que todos los
departamentos y trabajadores colaboren de manera
coordinada hacia las metas comunes.
Establecer calendarios de capacitaciones con temas que
beneficien el desarrollo de las capacidades, habilidades y
conocimiento de los empleados en su área de trabajo.
Realizar un presupuesto por departamento y vaciarlo a un
presupuesto maestro, realizando juntas previas para dar a
conocer prioridades de pagos, compra de mercancía y
entregas del mes y no afectar la productividad de la
empresa.
El encargado de ventas dará a conocer las metas a cumplir
en el departamento con una pizarra a la vista del personal de
ventas, donde se colocara la meta a cumplir y el registro del
proceso que se lleva por día o semana. Realizar previo a
empezar actividades pequeñas juntas con los trabajadores
dando a conocer las metas y algún aviso importante, por lo
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menos una vez a la semana y atender inquietudes de los
trabajadores.
Realizar un calendario y registro de pagos de facturas que
nos ayude a dar prioridades que no afecten la producción ni
funcionamiento de la misma, tener comunicación el
departamento de compras con el departamento de
producción y almacén y administradores antes de tomar
alguna decisión.
Realizar evaluaciones de desempeño entre los trabajadores y
premiar el desempeño del trabajador, esto evitara que estén
sin realizar sus labores.
Realizar un sistema de proceso para reportar equipos que
requieran reparación y determinar un tiempo de respuesta
que no exceda de 2 días, para no afectar la producción.
Revisar las cuentas por cobrar de los clientes y a cuentas con
mucho tiempo de atraso en los pagos ofrecerles algún
descuento que no perjudique la ganancia y lograr que se
pongan al día con los pagos, esto para mejorar el flujo de
efectivo en la empresa y mantener en orden los datos de los
clientes, y buscar un software que nos ayude a optimizar los
procesos de cobranza
Monitorear y evaluar en un tiempo determinado los cambios
realizados para obtener resultados y realizar ajustes.
Realizar mejoras después de la evaluación de los primeros
cambios.
3. Explica los elementos que deben integrarse para mejorar su
ambiente de control. (2 puntos)
Que los directores o dueños estén de acuerdo con los
cambios propuestos, ya que muchas veces están aferrados a
la forma en que han venido trabajando que les cuesta mucha
aceptar cambios o el uso de sistemas que ayuden a
optimizar, precisar y reducir el tiempo de trabajo
Que todos los gerentes tengan claro los objetivos de la
empresa y no busque cada departamento su objetivo y que lo
comuniquen a los trabajadores.
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Mejorar la comunicación entre los departamentos y todos
tengan la misma información para lograr una planeación de
trabajo eficaz y sin contratiempos.
Que se evalué que el proceso para solicitar el servicio de
mantenimiento y su respuesta se realice de acuerdo a su
proceso y revisar de forma física que la maquinaria este en
perfectas condiciones y las solicitudes de reparación o
mantenimiento tengan el reporte del servicio realizado y el
tiempo de respuesta para su revisión y compostura..
Asignar de forma clara y precisa las responsabilidades de
cada departamento y que los gerentes no interfieran el
trabajo de otros departamentos, si solo es un gerente que se
encarga del área, nombrar supervisores que le apoyen en las
funciones de vigilancia de labores y seguir procedimientos.
Que Recursos Humanos realice evaluaciones de satisfacción
y retroalimentaciones a los trabajadores, para garantizar
comunicación y conocer las inquietudes del mismo, así como
tener calendarios de capacitación, entrega de uniformes y
equipo de seguridad en tiempo y forma, premios, dinámicas
que motiven al empleado.
Después de realizar los cambios previstos, realizar
evaluación de seguimiento, para poder ver si los cambios
beneficiaron o que está fallando en el proceso de cambio
para corregir y seguir realizando evaluaciones de
seguimiento hasta lograr que todas las áreas funcionen de
forma coordinada..
Pero sobre todo escuchar las inquietudes del trabajador y
brindar en lo posible una solución, hacerlo sentir parte de la
empresa y no solo uno más.
4. Menciona la importancia de los órganos de gobierno en la
empresa. (2 puntos)
Los órganos de gobierno son importantes en la empresa ya que
establecen las políticas y normas a seguir en la empresa, tienen la
responsabilidad de supervisar los resultados de la empresa,
establecen los objetivos a alcanzar, revisan y aprueban los planes
de trabajo, son los responsables de identificar, evaluar e
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operativos, financieros, legales y cualquier otro tipo de evento que
pueda enfrentar la empresa.
Si el órgano de gobierno está estructurado de forma adecuada se
pueden evitar fallas en los procesos tanto operativos como
financieros
Brindan estabilidad económica, legal y ética dentro de la empresa y
a la vista de la competencia, proveedores, clientes y los mismos
trabajadores.
5. Ejemplifica un tipo de control que deba considerar la empresa a
nivel directivo. Justifica tu respuesta. (2 puntos)
La Empresa Teslita S.A. de C.V, requiere un control Interno
correctivo, ya que se han detectado errores ya cometidos y se
busca erradicarlo y evitar que se sigan cometiendo para eficientar
las funciones y el trabajo de cada departamento sin afectar el
funcionamiento operativo, administrativo-económico de la empresa.
Implementar políticas y procedimientos claros para garantizar
el cumplimiento normativo en todas las áreas de la empresa y
que se respeten sin excepciones.
Colocar el organigrama de la empresa a la vista de todos
para que reconozcan sus jefes directos y los jefes de cada
departamento y sepan a quien dirigirse, evitando así, se
salten un punto de proceso.
Que se realicen juntas con directores y gerentes de forma
periódica, para alinear el esfuerzo del equipo a alcanzar los
objetivos de la empresa, midiendo el progreso de la
estrategia de desarrollo y poder detectar a tiempo los riesgos
y lograr implementar una estrategia de corrección o que se
eviten estos riesgos.
Delegar responsabilidades y tareas, los directivos deben
considerar tener personal que supervise las funciones y
procedimientos para llevar a cabo la actividad, y que los
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trabajo de acuerdo a los reportes de sus supervisores.
Revisar los diferentes informes financieros, administrativos y
operacionales para evaluar el rendimiento y detectar
problemas y riesgos futuros.
Establecer un sistema de seguimiento y reporte para
monitorear el cumplimiento y abordar cualquier problema de
manera oportuna.
Modernizarse con sistemas de controles que agilicen y
eficiente el trabajo para obtener los resultados de forma
rápida y precisa.
Al priorizar el control de cumplimiento normativo, los
directivos pueden proteger los intereses de la empresa y
promover una cultura de ética y responsabilidad en toda la
organización.
Evaluar los resultados de los controles internos realizados en
un periodo de tiempo de terminado y analizar los resultados
de los mismo. es importante darle seguimiento a los controles
ya que en ellos podemos detectar y prevenir riesgos y
problemas que afecten la rentabilidad y funcionamiento de la
empresa.
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6. Bibliografía
Compliance-Antisoborno (Agosto 5, 2020) Analizando las
causas del fraude en las organizaciones.. Normas
Compliance ISO 19600-ISO 37301 y Antisoborno ISO 37001.
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causas-del-fraude-en-las-organizaciones/
Henríquez, L. (Febrero, 2024) Recursos clase 1 en línea
(Presentación Virtual)
https://www.canva.com/design/DAF77Aq4M-
M/NbYDudC9K552ORJCrd1-
Qw/view?utm_content=DAF77Aq4M-
M&utm_campaign=designshare&utm_medium=link&utm_sour
ce=editor
Henríquez, L. (Febrero, 2024) Recursos clase 1 en línea
(Presentación Virtual)
https://www.canva.com/design/DAF8Bdanrsg/CLM_zlDtEUIUf
Dwag2cdSg/view?utm_content=DAF8Bdanrsg&utm_campaig
n=designshare&utm_medium=link&utm_source=editor
INTERIM GROUP (Julio 20, 2021) Falta de liderazgo: 3
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[email protected] Principio 4 de COSO III: Demuestra compromiso para la
competencia. (Septiembre 259, 2014). Auditool.org.
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coso-iii-demuestra-compromiso-para-la-competencia
Terreros, D. (Julio 26, 2021). Control interno empresarial: sus
elementos, objetivos e importancia. Hubspot.es.
https://blog.hubspot.es/marketing/control-interno
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