INFORME ADMINISTRACION DOCUMENTAL

GLEYNIS PATRICIA PEÑALOZA NARVAEZ

SENA

CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL

EN EL ENTORNO LABORAL
 INTRODUCCION

La gestión documental es un proceso fundamental para cualquier organización, ya

que permite organizar, controlar y administrar de forma eficiente toda la
información que se genera en el día a día.

En este sentido, es importante contar con un sistema de gestión documental que

permita la creación, captura, almacenamiento, conservación, recuperación y
disposición de la información de manera segura y eficaz.

En este documento, se abordarán el paso a paso para la recepción o radicación,

registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.

En resumen, la gestión documental es un proceso esencial para garantizar la

eficiencia, seguridad y organización de la información en cualquier entidad, y su
correcta implementación puede contribuir significativamente al éxito y la
productividad de la organización.
 1. PASO A PASO PARA LA RECEPCIÓN - RADICACIÓN, REGISTRO,
DISTRIBUCIÓN O EMBALAJE DE PQR

Las PQRSF deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para

tal efecto y deben contener la siguiente información.
 Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.
 Nombres completo del solicitante o su representante.
 Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la
respuesta del peticionario y/o apoderado.
 Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
 La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
 La firma del peticionario y/o su apoderado.
Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario encargado
verificará el cumplimiento de los requisitos señalados.
Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de nuestro país, los
documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible.
Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.
Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.
Procedimiento:
 La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única o de
otra dependencia.
 Todas las PQRSF –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones
– deben atenderse, en los términos definidos anteriormente.
 Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la
dependencia entrega el documento al funcionario competente para que
proceda con las respectivas anotaciones de chequeo y control.
 El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los
tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al
Jefe de la dependencia para revisión, éste la revisa y procede a firmarla.
 Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.
 El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envío
de documentos externos o internos según sea requerimiento.
 Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la serie
correspondiente.
 2. PASO A PASO PARA LA RECEPCIÓN - RADICACIÓN, REGISTRO,
DISTRIBUCIÓN O EMBALAJE DE MEMORANDOS
Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos
que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un trámite legal o
administrativo.
Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma física
por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno junto con
el formato Comunicaciones internas despachadas, relacionando en el Asunto, el número
de radicación generado por el SGD con el fin de tener la evidencia de que envió el
documento.
El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el formato
antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para verificación y control del
envío.

3. PASO A PASO PARA LA RECEPCIÓN - RADICACIÓN, REGISTRO,

DISTRIBUCIÓN O EMBALAJE DE COMUNICACIONES OFICIALES VIA
FAX
Tablas de retención documental, para su radicación en la ventanilla única. Las
comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo en
cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las
Cuando se recibe un fax en la ventanilla única dirigido a un funcionario de la
institución, se escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y
conservación y se continúa el procedimiento de registro y radicación, igual que
para las comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la dependencia
respectiva
4. PASO A PASO PARA LA RECEPCIÓN - RADICACIÓN, REGISTRO,
DISTRIBUCIÓN O EMBALAJE DE COMUNICACIONES OFICIALES VIA
CORREO ELECTRONICO
La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o
documentos, para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes
medios y soportes de la entidad, como lo es el correo electrónico.
La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que la
entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la
planilla de control de comunicaciones internas en el documento señalando datos
como él (nombre y código de la dependencia remitente, número de radicación,
fecha y hora de recibido, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y
tiempo de respuesta, si lo amerita), y adicionalmente aquella información que la
entidad haya regulado en procedimientos vigentes.
Se hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los hay a la
dependencia destinataria. La dependencia destinataria recibe el documento,
verifica y da constancia de recibido.
5. PASO A PASO PARA LA RECEPCIÓN - RADICACIÓN, REGISTRO,
DISTRIBUCIÓN O EMBALAJE DE COMUNICACIONES OFICIALES
EXTERNAS RECIBIDAS
RECEPCIÓN: el proceso de recepción se desarrolla en la ventanilla única, la cual
cumple con la tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con
la normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución
de los documentos como parte integral del programa de gestión documental.
Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la
recepción del documento, su radicación y finalmente el registro.
Su función es la de recibir correspondencia remitida por personas naturales o
jurídicas teniendo en cuenta los siguientes aspectos.
 La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario.
 El sobre debe estar correctamente marcado.
Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación
personal. Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y
medios, tales como correo tradicional, fax, revistas, plegables, invitaciones, correo
electrónico, entre otros.
Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada,
contiene los anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de
respuesta, y se encuentra en buen estado.
APERTURA: se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no
dañarlo, se revisa el sobre y verificar los anexos. Una vez extraído el documento
del sobre se lee con el fin de:
 Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
 Revisar que este firmado, verificar anexos.
En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos
correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por ejemplo no ir
firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de
proceder a una respectiva investigación.

REGISTRO Y RADICACIÓN: después de recibir las comunicaciones oficiales en

ventanilla única, se ingresan todas las comunicaciones producidas o recibidas, al
sistema (sistema de gestión documental de la empresa). Se registran los
siguientes datos:
 Fecha
 Nombre del remitente
 Dirección, teléfono y correo electrónico
 Funcionario destinatario, dependencia y si lleva copia a otra dependencia
 Asunto número de folios y anexos.

Radicación E Impresión De Rótulo: según Icontec, (2009) en la guía técnica

colombiana, el espacio para colocar el sello radiador en la elaboración de
cartas o de comunicaciones oficiales es en la zona 3, que corresponde al
extremo superior derecho del documento.
Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo, se procede a
escanear el documento para grabarlo en la base de datos y al presionar el
botón de radicar, el aplicativo automáticamente asigna el número de radicación
del documento.
Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el
aplicativo. Este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la
entidad,, se hace con el fin de velar por la transparencia de la actuación
administrativa asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y
continua, iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se
registre al cierre de labores administrativas de la institución, al finalizar el año.

DISTRIBUCIÓN O REPARTO: el paso subsiguiente al de registro, es el de

proceder a la distribución o reparto hacia las oficinas que deben realizar el
proceso de atención y trámite correspondiente.
El funcionario de la ventanilla única, recibe, clasifica las comunicaciones
externas en carpetas, por dependencias.
Relaciona estas comunicaciones en el formato comunicaciones externas
recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato,
para que proceda a su distribución.
El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero,
verificando que los datos de la planilla de relación de correspondencia
coincidan con la correspondencia física, organiza la correspondencia según el
recorrido, relaciona el formato “relación de copias” con las copias que debe
entregar en el recorrido, hace el recorrido.
El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace
firmar el formato para verificación y control del recibido.
 CONCLUSION

El proceso de recepción, radicación, registro, distribución y embalaje de

documentos es fundamental para asegurar que la información llegue de manera
segura y eficiente a su destino final.
En primer lugar, la recepción de documentos implica la recepción física o
electrónica de los mismos, verificando la identidad del remitente y la integridad del
contenido. Una vez recibidos, los documentos son radicados, es decir, se les
asigna un número de radicación para su posterior identificación y seguimiento.
Posteriormente, los documentos son registrados en un sistema de gestión
documental, donde se almacena la información relacionada con el documento,
como fecha de recepción, remitente, destinatario, etc. Luego, los documentos son
distribuidos a las áreas correspondientes de la organización, asegurando que
lleguen a las personas indicadas en el menor tiempo posible.
Finalmente, los documentos son embalados de forma segura para su envío, ya
sea interno o externo. Esto garantiza que los documentos lleguen a su destino en
buen estado y sin riesgo de extravío o daño.
Podemos concluir que, la recepción, radicación, registro, distribución y embalaje
de documentos son procesos esenciales en cualquier organización para asegurar
la correcta gestión de la información y la comunicación efectiva entre los diferentes
departamentos.