LOS SOPORTES CONTABLES
Fundamentos Contables
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GENERALIDADES
CONCEPTO
Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de
base para registrar las operaciones comerciales de una empresa,
es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento
de elaborarlos. Se elaboran en original y tantas copias como las
necesidades de la empresa lo exijan.
Todas las operaciones económicas que realizan las empresas
deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez
para que cada uno de estos registros sean justificables deben
soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas,
es por ello que a continuación se presentan los principales papeles
comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo
contable, su definición y sus principales características.
CLASIFICACIÓN
Externos
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la
empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.:
facturas de compras, nota débito y crédito bancos, consignaciones
bancarias, pagaré, cheque, recibos de pagos efectuados, etc.
Internos
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la
empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma
empresa. Ej.: facturas de ventas, recibo de caja menor, reembolso
de caja menor, comprobante de egreso, recibo de caja, extracto de
cuenta, nota crédito y debito clientes, nota de contabilidad, orden
de compra, cotización, pedido, remisión, salida y entrada de
almacén, comprobante de contabilidad,
Todos los soportes contables, para su validez deben contener
como mínimo la siguiente información general:
Nombre o razón social de la empresa que lo emite.
Nombre, número y fecha del comprobante.
Descripción del contenido del documento.
Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y
contabilizar los comprobantes.
CONSERVACIÓN
Recibo de caja o Comprobante de
ingreso
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el
cual constan los ingresos en efectivo recaudados por
la empresa. El original se entrega al cliente y las
copias se archivan una para el archivo consecutivo y
otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un débito a la
cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su
contenido o concepto del pago recibido
Recibo de consignación bancaria
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes
para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia
con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la
contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de
bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.
La Institución Educativa Técnica Nacionalizado de Samacá el día 11 agosto
consigna el banco Agrario de Colombia a la cuenta corriente No. 1230020-7
la suma de quinientos mil pesos (500.000)
Recibo de consignación bancaria
Recibo de consignación bancaria
FACTURA DE COMPRAVENTA
La factura comercial es un soporte contable que contiene
además de los datos generales de los soportes de
contabilidad, la descripción de los artículos comprados
o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las
condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina
factura de venta y del comprador, factura de compra.
Generalmente, el original se entrega al cliente y se
elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y
otra para anexar al comprobante diario de la
contabilidad.
Los adquirientes de bienes muebles o servicios están
obligados a exigir la factura o documento equivalente al
igual que exhibirlo cuando los funcionarios de la
administración tributaria debidamente comisionados
para el efecto lo exijan
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:
• Estar denominada expresamente como factura de venta.
(Pre impreso).
• Numeración en orden consecutivo. (Pre impreso).
• Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de
quien preste el servicio. (Pre impreso).
• Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los
bienes o servicios.
• Fecha de expedición.
• Descripción específica o genérica de los artículos
vendidos o servicios prestados.
• El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura.
(Pre impreso).
• Valor total de la operación
• Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las
ventas.
CHEQUE
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada
“girador”, ordena a un banco llamado “girado” que pague una
determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado
“beneficiario”.
COMPROBANTE DE PAGO O EGRESO
Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es
un soporte de contabilidad que respalda el pago de una
determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.
Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el
original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la
copia para el archivo consecutivo.
Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del
cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los
soportes contables deben asentarse en forma ordenada y
resumida, expresando claramente las transacciones que
diariamente se realizan en una empresa
NOTA DÉBITO
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de
sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la
liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por
mora en el pago de sus obligaciones.
NOTA DE CREDITO
• Qué es una nota de crédito?
• Definición: La nota de crédito es un documento comercial que emite el
vendedor y en el cual se desglosan los conceptos por los que un comprador
dispone de un crédito a su favor en su relación comercial con el vendedor.
La nota de crédito permite a las empresas, de una manera sencilla, corregir
errores en sus facturas emitidas, otorgando un saldo a favor de sus clientes.
Ese saldo podrá ser empleado en el futuro para futuras compras, con lo que el
vendedor se asegura esa entrada de dinero para la empresa.
• ¿En qué situaciones se emite una nota de crédito?
• Algunos de los ejemplos más usuales en los que se suele emplear la emisión de
este documentos son:
• Proporcionar algún descuento al cliente, el cual no se especificó en la primera
factura.
• Corregir errores de la factura original, como por ejemplo diferencias en precios
entre importe cobrado y facturado.
• Devoluciones del cliente por mercancía dañada.
• Anulaciones o bonificaciones.
NOTA DE CONTABILIDAD
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no
tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes
y cierre.
COMPROBANTE DIARIO DE CONTABILIDAD
Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier
operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía
de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada
comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.
ACTIVIDAD PARA ENTREGAR MIERCOLES 3 DE ABRIL
DE 2024 - INDIVIDUAL
REALIZAR A MANO INFOGRAFIA SOBRE LOS SOPORTES
CONTABLES QUE CONTENGA COMO MINIMO:
- CONCEPTO
- IMPORTANCIA
- CONSERVACION
- CLASIFICACION
- EJEMPLOS
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