LafargeHolcim – Directriz de

Procurement para Latinoamérica

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 Version del Fecha del
V2.0 27 de Noviembre del 2019
documento documento
Fecha de
26 Sep, 2019 Preparado por Priscilla Granados
preparación
Andrés Camargo
Alejandra Mondragón
Alejandra Ortiz
Aaron Cantú
Juliana Sampaio
Jose Luis Arenas
Con aportes de
Michelle Paz
Ornela Marconi
Pablo Bittar
Pablo Squeff
Priscilla Granados

Country Procurement Heads

Head of Procurement Latin America
Revisado por LATAM IC Manager
BCC Latin America

Aprobado por Ornela Marconi (Internal Control)

Publicado por: LATAM Regional Procurement.

Aunque se tomaron todas las precauciones en la elaboración de este documento, el autor no asume
responsabilidad por los errores, omisiones o daños provenientes del uso de la información en este
documento.

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INDICE
1. Marco..........................................................................................................................................4
2. Alcance........................................................................................................................................4
3. Objetivos.....................................................................................................................................5
4. Directriz para Source to Contract (S2C).......................................................................................5
4.1 Conocimiento e Inteligencia de Mercado............................................................................6
4.2 Colaboración y Especificaciones..........................................................................................7
4.3 Abastecimiento por Pais de Mejor Costo (BCC)...................................................................7
4.4 RFx / Licitación / Negociacion y Evaluación.........................................................................8
4.5 Administración de Contratos...............................................................................................9
4.6 Administración de Contratos y Catálogos SAP...................................................................12
4.7 Administración de Proveedores.........................................................................................13
5. Directriz para Procure to Pay (P2P)...........................................................................................14
5.1 Condiciones generales para el proceso P2P.......................................................................14
5.1.1 Canales de Compras...................................................................................................14
5.1.2 Solicitud de Pedido de Compra..................................................................................14
5.1.3 Selección final de Proveedores y Generación de Pedidos de Compra.......................16
5.1.4 Recepción..................................................................................................................20
5.1.5 Procesamiento de Facturas........................................................................................21
6. Indicadores Claves de Desempeño (KPIs) para P2P...................................................................23
7. Versiones y Aprobaciones..........................................................................................................24
Anexo 1: Políticas y Directrices de LafargeHolcim relacionadas con la Directriz de Procurement.....26
Anexo 2: Países en la Zona de Américas de LafargeHolcim...............................................................27
Anexo 3: Herramientas oficiales de Procurement de LafargeHolcim................................................27
Anexo 4: Resumen de Contrato para Autorización configurado en la herramienta S2C...................28
Anexo 5: Flujograma para la Creación y Aprobación de Contratos....................................................29
Anexo 6: Definiciones y Abreviaturas................................................................................................30
Anexo 7: Estándares Mínimos de Control (MCS)...............................................................................31

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 Directive

1. Marco
Esta directriz de compras del área de Suministros (“Procurement”) es una parte integral del
panorama de políticas y sistema de control interno de LafargeHolcim. La directriz actuará como
política local de compras para los países de Américas que pertenecen al grupo de LafargeHolcim.
Esta directriz se debe leer de manera conjunta con las políticas y las directrices que se relacionan
en el Anexo 1.

Esta Directriz se compone de:

 Alcance
 Objetivos
 Directriz para “Source to Contract” (S2C)
 Directriz para “Procure to Pay” (P2P)
 Indicadores Clave de Desempeño (KPIs) para P2P
 Anexo 1: Políticas y Directrices de LafargeHolcim relacionadas con la Directriz de Procurement
 Anexo 2: Países en la Zona de Américas de LafargeHolcim
 Anexo 3: Herramientas oficiales de Procurement de LafargeHolcim
 Anexo 4: Resumen de Contrato para Autorización configurado en la herramienta S2C
 Anexo 5: Flujograma para la Creación y Aprobación de Contratos
 Anexo 6: Definiciones y Abreviaturas
 Anexo 7: Estándares Mínimos de Control (MCS)

Todos los valores en la directriz se indican en Francos Suizos (CHF); no obstante, los sistemas (ej.
SAP) se pueden configurar en Dólares Estadounidenses (USD). ABS (Americas Business Services)
realizará un análisis anual de tasa de cambio anual y estos sistemas se ajustarán cuando la tasa de
cambio varíe más o menos del 20%.

La delegación temporal de aprobación / liberación se puede realizar por parte de aquellos que
están autorizados por un nivel de liberación equivalente o superior. La delegación temporal de
aprobación / liberación se puede delegar también a un nivel inmediato inferior si es necesario (se
prefiere que la realice un nivel de liberación igual o superior).

La directriz considera los Estándares Mínimos de Control (MCS) relacionados con el proceso de
Procurement. El número del control se indica a lo largo del documento. El resto de controles no
mencionados están fuera del alcance de esta directriz y, en consecuencia, cada departamento local
de Compras debe implementarlos en conjunto de Control Interno local.

Para la organización de Category Management local, en ausencia de un Category Manager en un

país, el Sourcing Lead realizará esta función. Algunas categorías están representadas a nivel
Global.

En ausencia de un Head of Operational Procurement en un País, el local Procurement Head

realizará esta función.

2. Alcance

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Esta directriz complementa la Política Global de Procurement y tiene por objeto estandarizar las
políticas y procedimientos de compras de todos los países de la Zona de Américas de
LafargeHolcim, sus compañías, así como también en los Centros de Servicios de Negocios (ABS),
relacionados en el Anexo 2.

Esta directriz aplica a todos los empleados involucrados en cualquier proceso de Procurement en
todos los niveles y grados (sean estos permanentes o temporales) y a todos los terceros que
operan para LafargeHolcim.

3. Objetivos
El objetivo es establecer la gobernanza efectiva y los criterios para cumplir los requisitos internos de
Procurement (para bienes y servicios) de LafargeHolcim de manera oportuna y con óptima calidad,
con base en los procesos y estándares existentes.

Esta directriz se divide en 3 capítulos:

1) Source to Contract (S2C- Capítulo 4),
2) Procure to Pay (P2P- Capítulo 5);
3) Indicadores Clave de Desempeño (KPIs Capítulo 6)

Source to Contract
Procure to Pay

4. Directriz para Source to Contract (S2C)

La siguiente gráfica describe el proceso de “Source to Contract” dentro de la función de

Procurement Estratégica.

Conocimiento Gestión de
Colaboración y RFx / Negociación y
e Inteligencia Contratos y
Especificación Licitación Evaluación
de Mercado Proveedores

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Todos los detalles concernientes a “Source to Contract” (S2C) se pueden encontrar en el Modelo
Operacional de Procurement de LafargeHolcim en el Anexo 3. A continuación se encuentran
algunas normas clave a seguir al realizar un proceso de “Source to Contract”.

4.1 Conocimiento e Inteligencia de Mercado

Es muy importante, al seleccionar un proveedor, asegurarse de que cumple con todos los
criterios exigidos por ejemplo, estabilidad económica, cumplimiento con normas de salud y
seguridad, responsabilidad ambiental, calidad, responsabilidad social, puntualidad en las
entregas, gestión del riesgo, etc.

• La categoría y la estrategia de abastecimiento dependen en gran medida de la comprensión

que el equipo de categoría tenga del mercado del proveedor, lo cual se puede mejorar con
investigación del mercado de oferta.
• CIPS* define que la investigación de mercado de oferta está compuesta por cinco clases de
información:

• El análisis de investigación de Mercado ayuda al equipo de categoría a desarrollar la

estrategia de abastecimiento para un proyecto o iniciativa de abastecimiento.
• La estrategia del proveedor será diferente dependiendo del cuadrante en el que estén
ubicados los proveedores. Los Category Managers deberán hacer un análisis sobre las
categorías, proveedores y productos (incluyendo servicios) con la Matriz Kraljic*. El ejemplo
se muestra a continuación:

Matriz de Clasificación de Producto / Servicio

*Fuente: CIPS, modulo e-learning AD 4 - Gestión de Categoría en Procurement y abastecimiento.

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 Matriz de riesgo de proveedores

Alto

Volumen que
Apalancamiento Estratégicos
LafargeHolcim compra
como representación
de las ventas de cada
proveedor

No críticos Críticos

Bajo
Importancia de cada proveedor para LafargeHolcim
*Fuente: CIPS, modulo e-learning AD 4 - Gestión de Categoría en Procurement y abastecimiento.
Alto

Las matrices de Kraljic para productos y proveedores se deben revisar al menos una vez al año
a nivel local y al menos cada 3 años a nivel de área / global.

4.2 Colaboración y Especificación

La Administración de Categorías (Category Management) es un proceso que tiene base en el

trabajo de equipo multi-disciplinario para apoyar a la organización y genera beneficios alineados
a las necesidades de negocios. Los Category Managers están ubicados en los países y
desarrollan estrategias alineadas a los objetivos locales con el fin de conseguir los resultados
esperados por la organización.

4.3 Abastecimiento Best Cost Country (BCC)

Para generar menores costos (Costo Total de Propiedad -TCO por sus siglas en inglés), es clave
aumentar los volúmenes de gasto a través de equipos BCC (Best Cost Country). Con el
propósito de asegurar una implementación apropiada, los equipos BCC están integrados en su
totalidad en el enfoque de administración de categorías (Category Management). Los detalles
sobre los BCC se pueden encontrar en la página oficial (Hub) de Procurement.

Roles & Responsabilidades para todas las solicitudes de abastecimiento:

 Por debajo del umbral (<50k CHF de gasto anual por tipo de bien por país) será
negociado por ABS (Hub de Importaciones). ABS deberá involucrar en estas
negociaciones OEMs/Proveedores BCC y Locales.
 Por encima del umbral (>50k CHF de gasto anual por tipo de bien por país) será
negociado por Regional Pooling (rPROC).
o Involucrar en Opex > 50k CHF
o Involucrar en Capex >100k CHF & <350k CHF

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 o Liderar en Capex >350k CHF & <20 mio CHF
 Involucramiento BCC
o Coordinar alternativas de abastecimiento BCC
o Negociacion con proveedores BCC
o Gestión de reclamos con proveedores BCC
o Desarrollar NUEVOS proveedores BCC en la región

 Involucramiento obligatorio de BCC & rCIP

o Capex > 100 kCHF
o Revestimientos
o Bandas transportadoras
o Equipo móvil
o Bolsas filtrantes
o Transmisiones
o Motores
o Refractarios
o Equipo de Laboratorio
o Equipos para moler.

4.4 RFx / Tender / Negotiation and Evaluation

La herramienta de eSourcing está diseñada para realizar requisiciones llamadas RFx (solicitudes
de información - RFI, solicitud de propuesta RFP y solicitud de cotización RFQ) así como
proceso de negociación (ej. a través de subastas electrónicas, segunda ronda cotización). Es
aconsejable usar estos eventos de “eSourcing” ya que en diferentes países y compañías se ha
probado que claros beneficios se pueden lograr usando esta herramienta.

Los Category Managers seleccionarán el mejor proceso acorde con su estrategia, ya sea
eSourcing o negociación personal, ofertas en papel, etc. Al elegir una opción de eSourcing, se
deben crear eventos en la herramienta global oficial de LafargeHolcim que se indica en el Anexo
3.

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Después de solicitar cualquier RFx (RFI, RFP y/o RFQ), el equipo de Compras debe asegurarse
de que los proveedores estén pre-calificados antes de otorgar o proceder con cualquier
negociación (ej. eAuction). La calificación previa del proveedor se realizará de conformidad con
la directriz y se procesará en la Política Global de Compras Sostenibles.

El equipo BCC está integrado a los Category Teams. En conjunto, decidirán que contacto,
licitación, eSourcing de proveedor etc. se realizará.

El equipo de Compras (los Category Managers y Procurement Managers) se esforzarán para

negociar listas de precios para crear catálogos (incluyendo contratos SAP) para aumentar la
automatización dentro del proceso de compra. Al negociar dichas listas de precios, se usará la
herramienta S2C para el proceso de cotización/ licitación. Esto ayudará a la integración y
automatización del sistema, así como al soporte y respaldo que se necesita para que los equipos
de ABS elaboren dichos catálogos.

LICITACION:

Una licitación es una selección competitiva de proveedores (se han de solicitar más de dos
cotizaciones) que se realiza de manera sistemática con el siguiente modo de gobernanza para el
proceso de licitación:
 Usualmente los Category Managers, Técnicos, Solicitantes y otros colaboradores pueden
estar involucrados en la definición de la licitación y selección de proveedores.
 Las especificaciones deben ser lo suficientemente amplias y claras para permitir que
participen varios proveedores.
 Las propuestas de los proveedores solo se pueden abrir una vez que termine el periodo
de envío de cotizaciones. La confidencialidad de las propuestas debe asegurarse.
 La documentación de las licitaciones se conserva y puede someterse a auditoria

Los siguientes conceptos se deben mencionar en los documentos de licitación:

 Tipo y calidad de los bienes y servicios a comprar
 Requisitos específicos del negocio
 Cantidades a comprar
 Precios a pagar (listas oficiales de precios, oferta más baja, precio negociado de
contrato, costo más bajo),
 Términos de compras (ej. fletes, descuentos, plazos de entrega)
 Contraprestación especial para las partes relacionadas y posibles conflictos de interés (si
aplica).
 Periodo de recepción de ofertas.

Procurement se asegurará que se lleve a cabo, de manera sistemática, una selección

competitiva de proveedores (solicitar cotizaciones /invitar a licitar) conforme a los lineamientos de
control interno. Referirse a la sección 5.1.3 para ver los valores a aplicar para las cotizaciones
así como para las excepciones cuando solo se acepta una cotización. Cualquier otra excepción
debe estar plenamente justificada, documentada y validada por el Procurement Head.

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 4.5 Administración de Contratos

La administración de contratos define la compra y suministro de bienes y servicios con los

precios y condiciones que se pactaron. Una orden de compra confirmada se considera un
contrato, pero para el propósito de esta directriz, estableceremos la diferencia entre una orden
de compra (OC) y un contrato.

Un contrato, a diferencia de una orden de compra, por lo general se asocia a una relación a largo
plazo con una conveniencia específica, acordada de manera mutua y firmada físicamente en
papel. Además, en LH, se definirán los contratos de conformidad con su valor, su riesgo, así
como su implicación legal, y contiene cláusulas que no están incluidas en los términos y
condiciones de una orden de compra (Términos y Condiciones)

Todos esos contratos se firmarán en físico y se conservarán en los registros para el periodo
requerido legalmente indicado en la política local de retención de documentos. Los Contratos
deberán ser almacenados en una herramienta de almacenamiento central dedicada para ese
efecto. Acuerdos y Contratos Regionales o Globales también deberán ser almacenados en dicha
herramienta en caso de una compra a proveedores cobijados por estos acuerdos.

En concordancia con ICS (MCS13 y MCS15), los países deberán esforzarse por usar las
plantillas de contrato aprobadas por Legal y almacenarlas en la herramienta para S2C de LH.
Dichas plantillas deberán ser revisadas por Finanzas.

1. El uso y estandarización de contratos, términos & condiciones de compra y términos &

condiciones comerciales deberá ser maximizado desde la administración (incluyendo hoja de
términos para actividad de comercio). Cualquier cambio a alguno de estos documentos estándar
deberá ser aprobado por el Head en función (Procurement o Comercial) y el CEO del país.
Adicionalmente los departamentos locales de Legal deberán ser consultados para traer a
consideración del CEO cualquier problema legal que pueda presentarse.

2. Antes de ser firmado, cualquier contrato no-estándar discutido con un tercero debe seguir un
flujo específico de aprobación documentado, el cual puede incluir reglas definidas y umbrales por
monto. Los departamentos locales de Legal deberán ser parte de esta revisión en concordancia
con el proceso local y los umbrales de monto locales definidos.

3. Todos los contratos son aprobados por la administración de acuerdo a la delegación de

autoridades.

CREACIÓN:

Todos los contratos físicos deben crearse y conservarse en la herramienta oficial global de S2C
de LafargeHolcim que se indica en el Anexo 3. El uso de esta herramienta oficial es obligatorio.
Los contratos físicos se pueden imprimir y firmar una vez que se complete la aprobación en la
herramienta (ver la sección siguiente “Aprobación y Firma” para la definición oficial de los
contratos físicos de LH).

Antes de la elaboración del contrato, el proveedor debe estar completamente pre-calificación en

conformidad con la Política Global de Compras Sostenibles de LafargeHolcim y la debida

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Diligencia de Terceros (TPDD por sus siglas en inglés) como se detalla en la herramienta oficial
de LafargeHolcim indicada en el Anexo 3, para dar cumplimiento a ICS (MCS29)

Todos los contratos seguirán las mismas normas de cotización para las órdenes de compra
como se describe en la sección 5.1.3.

REGLAS PARA TENER CONTRATO FIRMADO:

 Es obligatorio* elaborar y firmar un contrato para todas las compras superiores a

500,000 CHF (valor comprometido que se estima durante la vigencia del contrato con un
proveedor)
 Para compras inferiores a 500,000 CHF, la elaboración de contratos será obligatoria cuando
involucre materiales y/o proveedores de alto riesgo. El riesgo se determinará siguiendo la
matriz de riesgo de Proveedores y la matriz de clasificación de Productos como se indica en
la sección 4.1 de acuerdo al análisis local de cada país.
Nota: Las estimaciones realizadas por el Category Team / Compras serán por la vigencia del
contrato como se indicó anteriormente y no respecto de cualquier valor retroactivo o compras
ya ejecutadas.

*Una excepción para no hacer un contrato escrito y firmado aplica a:

1) Proveedores del gobierno
2) En emergencias que se identifican para aquellas situaciones que pongan en riesgo la salud
y la seguridad del personal y / o de la infraestructura u operación de la Compañía. Estos
casos deberán ser aprobados por el CEO a través de un email.

El equipo de Compras deberá estar al tanto y cumplir con cualquier otra política de LH
donde se requiera un contrato como la Directiva de Salud y Seguridad, no incluida en esta
política.

Los acuerdos unilaterales se pueden usar para fijar los precios y los términos con el proveedor,
no obstante, no se consideran como contratos.

Un contrato está generalmente alineado a una relación a largo plazo con una intención
específica, mutual y subsecuentemente acordada al momento de firmarse en un único
instrumento o instrumentada a través de una carta oferente firmada por la otra parte, que es
positivamente aceptada, siempre y cuando esta considere todos los términos y clausulas
requeridas para minimizar el riesgo legal y financiero determinado por el departamento Legal
Local.

En LafargeHolcim, un contrato será definido de acuerdo a su valor y riesgo, así como el alto nivel
de involucramiento legal de cláusulas que no están incluidas en los términos y condiciones de
una Orden de Compra

Cualquier contrato y sus adendas deben incluir el resumen de la negociación como se indica en
el resumen para la aprobación de contratos detallado en el Anexo 5. Esta misma información del
formato podrá ser incluido en la Herramienta de Contratos en su reemplazo.

Sin importar el valor y el riesgo, los Category teams también deben esforzarse para negociar
listas de precios y catálogos electrónicos con los proveedores para PSCS altamente
transaccionales y/o proveedores (ej. La regla del 20-80, donde el 20% de los proveedores

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generará el 80% de las transacciones, o en categorías altamente transaccionales como
suministros de oficina (papelería), MRO (ferretería), lubricantes, repuestos para equipos móviles,
etc.).

Al comprometer volúmenes, dar pronósticos o agregar un proveedor como preferido / único a un

contrato, el equipo de Compras/Category Management debe revisar el impacto en detalle con el
área Legal. No todos los contratos tendrán un valor comprometido / estimado.

Para más detalles sobre cuándo crear un contrato por favor refiérase al anexo 5.

APROBACIÓN Y FIRMA:

A continuación, se muestra el flujo de aprobación del contrato que se ha de seguir en todos los
países del Área de Américas en donde LafargeHolcim opera:

1. Contratos estándar (contrato comercial): como se ha indicado anteriormente, son los

contratos físicos que se han de firmar, incluyendo todas las cláusulas estándar y legales que
no estén aún incluidas en las plantillas de orden de compra. Este acuerdo voluntario crea
obligaciones exigibles por la ley. Los elementos básicos de un contrato son asentimiento
mutuo, la consideración, la capacidad y la legalidad. En algunos casos, la consideración
podrá ser satisfecho por un substituto valido.

*Excepto por formatos pre-aprobados donde las clausulas legales no fueron modificadas y
sólo los términos comerciales son negociados, los países podrían incluir el Representante
Legal (o los Representantes Legales) para aprobación si es necesario, de acuerdo a las
leyes locales

**Acorde con el control interno (MCS15), los países deberán implementar un flujo de
aprobación de Finanzas (cláusulas y / o contrato) dentro de la herramienta S2C para
contratos de materialidad, especialmente aquellos en moneda extranjera o CAPEX, OPEX,
arrendamientos para IFR16, “take or pay”, cláusulas de exclusión de balance, etc. para
asegurar la revisión y aprobación del Departamento Financiero previo a la firma del contrato.
(la materialidad será definida por el CFO del país con la aprobación del CEO y el Head of
Procurement).

-Los Category y Procurement Managers se asegurarán de incluir al Departamento Financiero

(Jefe de Contabilidad o controlador local) para revisar las cláusulas financieras específicas
(tales como derivados implícitos, cláusulas “take or pay”, moneda extranjera, montajes de
financiación de equipos que pueden calificar como un arrendamiento financiero) antes de la
firma.

Además de estas reglas, el flujo de aprobación dentro de la herramienta debe estar en línea
con las Normas Oficiales de aprobación del Grupo LafargeHolcim (Group Approval Rules).
La función de “Process and Performance Management” (PPM) del país será responsable de
asegurarse de que el flujo de aprobación esté siempre actualizado.

Los contratos Globales y Regionales seguirán las normas globales cuando no se firmen a
nivel de país.

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 Una vez que se han aprobado en la herramienta S2C, todos los contratos deberán
imprimirse y tener la firma oficial del representante legal (o de los representantes legales) y
se debe adjuntar a la herramienta de administración de contratos (S2C). Siguiendo el control
interno MCS13, todo contrato deberá contener dos firmas de las personas autorizadas
definidas en la matriz de delegación de autoridad. El flujo de aprobación NO sustituye a una
firma física.

Está prohibido dividir la cantidad de valor en diferentes contratos con el fin de evadir el
proceso de aprobación total del contrato y / o para no elaborar un contrato.

2. Contrato por Cantidad (listas de precios sin todas las cláusulas legales) : La aprobación del
contrato no es necesaria para los acuerdos de lista de precios con los proveedores que no
incluyen todas las cláusulas contractuales estándar. La herramienta S2C se aún puede
utilizar para gestionar estos contratos. Las listas de precios que se incluyan serán
implementadas como catálogos o contratos de SAP, que después seguirán el proceso de
aprobación del contrato descrito en la siguiente sección (4.5).

4.6 Administración de Catálogos y Contratos SAP

El uso y orientación sobre cómo y cuándo usar los contratos de SAP y los catálogos se describe
en el “Procurement Channels” ubicados en la sección 5.1.1.

CATÁLOGOS:

Los catálogos son listas de precios traducidas que se negocian con el proveedor y se configuran
en el sistema (por ejemplo, SRM). Por lo general, tiene soporte en un contrato comercial. El BSC
creará y mantendrán los catálogos (cuando sea necesario).

El equipo de Procurement deberá esforzarse para automatizar el proceso de compra a través de

estas listas de precios. Esto debe traducirse en los CONTRATOS SAP:

Los contratos SAP son instrumentos de compras configurados en SAP que apoyan la
automatización del proceso. Hay 6 tipos de documentos a usar:

 MK (contratos de cantidad – listado de materiales o servicios con precios)

 WK (contratos de valor – sin artículos)
 LP (Acuerdos de plan de entregas)
 FO (Pedidos marco – no detallados)
 ZIFR / ZOTH / ZLOW (IFRS 16)
 ZMTP (Precio de transferencia)

Los catálogos y los contratos SAP detallados siempre deben mantenerse con precios
actualizados y negociados. Los catálogos / contratos de SAP expirados no se deben utilizar para
crear solicitudes de pedido y/u órdenes de compra.

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APROBACIÓN

Como se mencionó anteriormente, los catálogos / contratos SAP son herramientas que apoyan
el proceso de automatización de la orden de compra, por lo tanto, serán aprobados tanto por
Suministros como por la unidad de negocio respectiva. Este modelo tiene como intención ser
más ágil y empoderar a los usuarios finales a comprar directamente por una lista negociada de
precios, que deberá tener un valor límite para su uso y que será aprobado por la unidad de
negocio responsable del presupuesto donde los materiales serán luego utilizados.

El equipo de Compras (incluyendo los Category teams) deberán asegurarse de que las áreas
respectivas (por ejemplo, Operaciones) estén involucrados antes de que se complete la
negociación final y se apruebe el catálogo. Esto ayudará a evitar sorpresas en la creación de
solicitudes de pedido / órdenes de compra y/o en el proceso de aprobación originado a partir de
los catálogos / contratos SAP

1) Los catálogos de plataforma (almacenados en la herramienta de eP2P) siempre serán

aprobados por el Category Manager así como a través del Head of Procurement (excepto
para los catálogos SRM vinculados con los contratos WK SAP - ver siguiente punto)

2) Los contratos SAP (MK, WK) se aprobarán de la siguiente manera:

Total Value (CHF) Approver (s)

SAP Contracts
≤ 50,000 CHF +Procurement requester of SAP
contract creation
> 50,000 CHF ≤ 100,000 CHF +CatMan
+Head of Operational Procurement
> 100,000 CHF +Head of Procurement

In the absence of a Head of Operational Procurement, the Head of Procurement will be the
approver.

La adecuada documentación de soporte se debe adjuntar a esta aprobación cuando el sistema

(SAP) no esté vinculado a la herramienta S2C.

Note 2: FO and LP type of documents will follow the PO release (section 5.1.3.) flow as they do
not create a subsequent SAP document to be approved by the business.

Nota 1: Los catálogos SRM no serán aprobados dado que están vinculados a un contrato SAP
WK que seguirá el flujo de aprobación descrito anteriormente. El equipo de CREST se asegurará
de que estos catálogos SRM (listas de precios) pasen por la revisión y reciba la aprobación del
supervisor para propósitos de calidad. La Orden de Compra relacionada con el Contrato SAP
tiene flujo de aprobación.

Nota 2: Los documentos tipo FO y LP seguirán el flujo de generación de la orden de compra

(sección 5.1.3.), ya que no generan un documento de SAP posterior para recibir la aprobación
del negocio.

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Nota 3: Uso correcto de los FO:
 Servicios (no aplicable a materiales salvo excepciones en las que el material venga con
el servicio y no puedan ser separados)
 La compra debe ser recurrente (no Spot)

4.7 Administración de Proveedores

Proceso de pre-calificación de proveedores

All suppliers who wish to have a commercial relationship with the companies of the LH group
must commit themselves in writing with compliance with the “Supplier Code of Conduct”
(MCS01).

Todos los proveedores que deseen tener relación comercial con las compañías del grupo
LafargeHolcim deberán comprometerse por escrito con el cumplimiento del “Código de Conducta
para Proveedores” (MSC01).

Para la gestión del riesgo de nuevos proveedores es obligatorio realizar la revisión de alcance de
pre-calificación (Priorización) con el objetivo de identificar si el proveedor está catalogado como
“alto riesgo” y debe ser evaluado. Esta revisión de Alcance está basada en la Matriz de
Categorías de Desarrollo Sostenible "Category Sustainable Development Matrix" y la Tabla de
Categorías de Subcontratistas "Category of Contractors table".

Evaluación de Desempeño de Proveedores

La evaluación del desempeño del proveedor es un proceso de medición que evalúa el
desempeño del proveedor al tiempo que busca una mejora continua. El desempeño de los
proveedores se medirá tanto de manera cualitativa como cuantitativa mediante el uso de criterios
de evaluación para proporcionar una visión holística del desempeño de los proveedores. Estos
criterios deben ser fáciles para que los proveedores y LH entiendan la evaluación. El rango de
calificación de un proveedor será el siguiente:

80 ≤ X ≤ 100 A – Excelente El proveedor cumple con todos los requisitos y la

retroalimentación indica un excelente rendimiento .
60 ≤ X < 80 B – Bueno El proveedor cumple con la mayoría de los requisitos y los
comentarios indican un buen rendimiento
50 ≤ X < 60 C – Justo El proveedor solo cumple con los requisitos muy básicos y/o la
retroalimentación indica un rendimiento relativamente bajo. El
proveedor se coloca en la lista de observación y se implementa
el plan de acción correctiva.
0 ≤ X < 50 D – Inaceptable El proveedor no cumplió con los requisitos básicos de
calificación. El proveedor debe ser reemplazado, si es posible. Si
no es posible, el proveedor se agrega a la lista de observación y
se debe implementar un plan de acción correctiva.

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5. Directriz para transacciones de compras- “Procure to Pay”
(P2P)

La siguiente gráfica describe el proceso de “Procure to Pay” (P2P) dentro del proceso de Compras
Operativas:

Selección de
Confirmación y Procesamiento
proveedor y
Solicitud seguimiento de Recepción
generación de de factura
pedidos de compra
orden

5.1 Condiciones generales para el proceso de P2P

5.1.1 Canales de Compras

Todas las compras deben seguir la Guía oficial de Canales de compras Procurement de
LafargeHolcim (Procurement Channels Guide) para que se pueda seleccionar el proceso
más optimizado definido por el equipo global de Procurement. Esta Guía describe cinco
canales de compra.
 Orden de Compra
 Catálogos (incluyendo contratos SAP)
 Tarjetas de Compra (P-Card)
 Tarjeta para Viajes y Entretenimiento (T&E)
 Factura Directa (transacción sin orden de compra) (ej. FI, solicitudes de cheque y
transferencias electrónicas)

5.1.2 Solicitud de Compra

El equipo de Compras no está autorizado para generar o modificar ninguna solicitud de
compra (Solped/ Preq) (a no ser que sea para compras propias del área o para cambiar el
grupo de compras). Es responsabilidad del usuario que crea la solicitud de incluir la
información técnica completa. Para que el equipo de Compras acepte los Solped y genere
una orden de compra, los Solped deben tener:

 Descripción de los bienes o servicios

o Para los OEM: incluir el número de pieza / modelo o el número de serie del equipo y
el proveedor deseado
o Para otros fabricantes: incluir las especificaciones completas necesarias para la
cotización
 Cantidad
 Unidad de medida
 Fecha esperada para los materiales a recibir en la planta (fecha de entrega)
 Nombre de la Planta
 Prioridad de la solicitud de compra: (que se ha de implementar en todos los países)
o Emergencia: se debe generar la orden de compra en menos de 24 horas. Debe
incluir la aprobación del Gerente de Planta en archivo adjunto.
o Urgente: el plazo para generar la orden de compra es de hasta 3 días hábiles. Debe
incluir la aprobación del Gerente de Planta en archivo adjunto.

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 o Parada: la orden de compra se solicita en relación con la parada de un horno o
equipo principal. La Solped deberá ser creada por lo menos con 6 meses de
anticipación para materiales y servicios. En caso de que los materiales o servicios
no hayan sido planeados pero la necesidad sea detectada durante la parada y sean
requeridos en planta lo antes posible, se deberá usar la prioridad Urgencia o
Emergencia dependiendo de la criticidad del caso.
o CAPEX: la orden de compra se solicita en relación con un Gasto de Inversión
o Partes críticas
o Estándar – son todos los requerimientos que pueden llegar bajo condiciones
normales del proceso interno de compras y tiempo de entrega del proveedor
(solicitudes planificadas)
o Servicio (ej. CAPEX- solo bajo supervisión y / o asignación). Orden de Compra para
todos los requerimientos de Servicios.
o Cotización (para aquellas Solpeds que se generen solo para cotizar para
presupuesto)
o Regulariza (AFPO) (“After the Fact PO”) Ordenes de Compras que son creadas
retrospectivamente (después de la recepción física de los materiales o servicios, o
después de la recepción de la factura). Suministros deberá crear las Órdenes de
Compra pero no tuvo participación en el proceso.
o SLA (órdenes de compra generadas para el negocio, ver lista en la sección 5.1.3)
 Sistema de clasificación (PSCS)
 Requerimientos de salud y seguridad (H&S) (cuando apliquen)
 Centro de costo o cuenta contable (cuando hay material sin identificación)
 Información de usuario

Datos opcionales:
Tipo de producto
Proveedor (es) preferido (s); indicando si son únicos u opcionales
Marca (s) preferida (s); indicando si son obligatorias u opcionales (si se requiere)
Garantías que el usuario solicite
Precio ideal
Número serial del equipo
La especificación técnica o de ingeniería a detalle para el producto y cualquier otra
información necesaria para ayudar en el cumplimiento de los requerimientos

Algunas categorías sólo pueden ser solicitadas por las áreas funcionales
correspondientes, como IT (por ejemplo, computadoras, software) o Recursos Humanos
(uniformes, exámenes médicos).

Los Servicios y materiales siempre deben ir por separado en renglones diferentes en las
Solped.

ACEPTACIÓN Y APROBACIÓN

Aceptación de solicitudes de compra ERP (Solpeds en SAP)

17
 Las Solpeds creadas en el ERP (SAP) no requieren aprobación. El comprador tendrá la
opción en SAP (si está disponible) o por correo electrónico de aceptar o rechazar las
Solped de acuerdo con las normas de información técnica mencionadas anteriormente. Sin
embargo, esto no debe considerarse como un proceso de aprobación, sino como un
proceso de "aceptación" para proceder a cotizar, si se cumplen todos los criterios que se
indicaron anteriormente.

El equipo de Compras y/o BSC rechazarán las solicitudes de compra cuando la

información detallada con anterioridad está incompleta en máximo dos días hábiles.

Aceptación de solicitudes de compra eP2P (e-Procure to Pay)

Las solicitudes de compra eP2P proceden de un catálogo aprobado para artículos de bajo
riesgo, de bajo costo y altamente transaccionales. El equipo de Compras está muy
involucrado en el momento de la estrategia y negociación con el proveedor y menos
involucrado durante el proceso transaccional de compra. De ahí que las órdenes de
compra se automaticen y no se requiere la aprobación de Procurement.

La aprobación se dará desde el negocio directamente en la herramienta eP2P para facilitar

la automatización de la siguiente manera:

Valor de la Solicitud de Compra (en CHF) Aprobador (es)

≤ 7,500 CHF Supervisor del usuario
> 7,500 CHF ≤ 35,000 CHF +Gerente de Area
> 35,000 CHF +Gerente de planta

5.1.3 Selección final de proveedor y generación de Orden de Compra

Todas las órdenes de compra se crean a partir de una solicitud de pedido (solped). Ningún
empleado en LafargeHolcim está autorizado para confirmar la orden de compra a un
proveedor, sin una solicitud de compra y una orden de compra aprobada (incluye órdenes
automáticas de compra generadas sin aprobación). Para un caso excepcional, la orden de
compra sólo puede comprometerse con una “carta pedido” firmada por el Procurement
Head, el Director del área solicitante y el Director General (CEO).

COTIZACIONES:

Es importante que todos los proveedores que se seleccionarán para una solicitud de
cotización cumplan primeramente con todos los criterios de acuerdo con la Política Global
de Compras Sostenibles incluyendo todos los requisitos locales de Salud y Seguridad.

Con el fin de crear una orden de compra (OC / PO) que no tiene lista de precios, catálogo o
contrato SAP, se requiere el siguiente número de cotizaciones:

Valor total de la OC en CHF Cotización (es) solicitada (s)

≤ 7,500 CHF 1 Cotización
> 7,500 CHF ≤ 35,000 CHF 2 Cotizaciones
> 35,000 CHF ≤ 100,000 CHF 3 Cotizaciones
>100,000 CHF Licitación* o 3 Cotizaciones

18
*Por favor, consulte la sección 4.4 sobre RFx y Negociación para ver la definición y detalles
sobre licitaciones.

Las cotizaciones deben siempre estar vigentes (sin expirar) para colocar la orden de
compra.

Una vez que la(s) cotización(es) / licitación se recibe(n), los Category Managers y
Procurement Managers deben esforzarse por maximizar los beneficios con herramientas de
negociación, tales como segunda ronda de cotización, subastas inversas, negociaciones en
persona, etc. Los beneficios obtenidos se calcularán de acuerdo con el Manual oficial de
Indicadores de Procurement en el Hub de Procurement de LH.

Cuando no se cumpla con el número de cotizaciones (> 2 Cotizaciones) indicado arriba por
falta de respuesta del proveedor, la evidencia deberá adjuntarse a la orden de compra

Las cotizaciones verbales son aceptadas sólo bajo el siguiente umbral cuando hay
necesidad de acelerar el proceso de acuerdo a las necesidades del negocio (por ejemplo,
Industria de Agregados, emergencias, etcétera). Estas cotizaciones verbales deberán ser
documentadas en el Texto de cabecera que será enviado a los proveedores de la siguiente
forma:

“Confirmación de Cotización Telefónica de fecha dd/mm/yyyy por XXX (nombre de la

persona) de la compañía XYZ.”

Umbral para cotizaciones verbales ≤ 1,500 CHF

Excepciones para solo presentar una (o dos) cotización:

La orden de compra se puede colocar con una sola cotización en las siguientes situaciones
excepcionales:
 Cuando solo un proveedor (única fuente) o solo el fabricante original (OEM) puede
proporcionar el material o servicio (cuando se incluye la capacitación)*
 Al comprar muestras
 Cuando ya hay un contrato o un catálogo / lista de precios firmado. (La PO debe
estar ligada al contrato SAP).
 Cuando se describe como parte de la estrategia de la categoría (En este caso el
Category Charter /Strategy se debe adjuntar a la PO).
 Cuando los materiales, servicios y precios están controlados por el gobierno
 Cuando el entorno político o el trabajo no permite ninguna otra opción de compra
 Bajo situaciones de emergencia, este deberá ser identificado por aquellas
situaciones que ponen en riesgo la salud o seguridad de personal y / o la
infraestructura o la continuidad de la operación de la compañía.
 AFPO (Órdenes de Compra a Posteriori)
 Acuerdos Confidenciales
 Una RFQ no es obligatoria cuando se está negociando bienes gubernamentales y
proveedores similares donde no hay opciones de abastecimiento.
 Licitaciones de Logística menores a 100,000 CHF

19
*El departamento de Compras deberán tener una lista de proveedores únicos validados por
el Procurement Head y se revisarán al menos una vez al año para revisar nuevas fuentes
en el mercado.

ÓRDENES DE COMPRA:

Todas las órdenes de compra deben cumplir con todas las políticas locales, regionales y
globales de Salud y seguridad Salud, incluyendo la Política de Compras Sostenibles de
LafargeHolcim. El usuario debe proporcionar esta información de H&S en la solicitud de
pedido como se ha indicado anteriormente.

Los países deberán poner en práctica un proceso para calificar proveedores antes de que
se creen en SAP. Todos los pedidos de compra deberán colocarse sobre la base de una
lista de proveedores calificados de conformidad con el control MCS29 y MCS30

Las órdenes de compra que requieran Contrato Legal deberán incluir el contrato firmado,
como se establece en la sección 4.5 Administración de Contratos.

APROBACIÓN

Las órdenes de compra serán liberadas de acuerdo al monto.

A continuación se muestra el flujo de aprobación de órdenes de compra, así como los

contratos de SAP LP y FO a seguir para todos los países de Américas de LafargeHolcim:

Para Órdenes de Compra menores a 100.000 CHF

Valor de la OC (en Aprobador (es) de Aprobador (es) del

CHF) Procurement Negocio
Supervisor del Solicitante (solo para
Supervisor BSC
mantenimiento)
≤ 7,500 CHF (solo cuando los compradores
+ Gerente de Solicitante (Centro de
de BSC creen la OC)
costos / responsable del presupuesto)
>7,500 CHF +Head of Operational
(igual que el anterior)
≤ 100,000 CHF Procurement

Para Órdenes de Compra mayores a 100.000 CHF

Valor de la OC (en Aprobador (es) de Aprobador (es) del

CHF) Procurement Negocio
+ Gerente de Solicitante (Centro de
Supervisor BSC
costos / responsable del presupuesto
> 100,000 CHF (solo cuando los compradores
+Gerente de Planta (CEM) /
≤ 250,000 CHF de BSC creen la OC)
Gerente General (ACM) o Director de
+Head of Procurement
Área
> 250,000 CHF +Miembro local del Comité Ejecutivo
(igual que el anterior)
≤ 500,000 CHF (para el área correspondiente)
> 500,000 CHF (igual que el anterior) +CEO

20
 +Head of Procurement Latin America

Responsabilidades de los Aprobadores

 Supervisor BSC: Revisar la calidad de la Orden de Compra generada en el BSC.

Debe revisar que todos los documentos obligatorios para la creación de la Orden de
Compra cumplan con la Política de Compras.
 Supervisor del solicitante: Debe revisar todos los detalles técnicos para los
bienes y/o especificaciones para los servicios. Luego procede a liberar la OC.
 Gerente de Área: Responsable del centro de costos/presupuesto. Debe estar de
acuerdo con el valor de la OC y luego aprobarla. En casos donde el Supervisor del
solicitante no esté en la cadena de aprobación, debe revisar los términos,
condiciones y especificaciones para los materiales y/o servicios.
 Head of Operational Procurement: Para Órdenes de Compra inferiores a 100,000
CHF debe asegurar que el Grupo de Artículos (PSCS) y la prioridad de la OC sea
correcta, que el número de cotizaciones necesarias de acuerdo al valor total se
encuentren adjuntas en SAP, que el proveedor se encuentre calificado en la
herramienta de precalificación y que los impuestos e incoterms sean correctos
cuando apliquen. Adicionalmente, todos los textos deben estar completos para
evitar malentendidos con el proveedor o el solicitante.
 Head of Procurement: Para Órdenes de Compra superiores a 100,000 CHF debe
asegurar que los Grupos de Artículos (PSCS) y la prioridad de la OC sea correcta,
que el número de cotizaciones necesarias de acuerdo al valor total se encuentren
adjuntas en SAP, que el proveedor se encuentre calificado en la herramienta de
precalificación y que los impuestos e incoterms sean correctos cuando apliquen.
Adicionalmente, todos los textos deben estar completos para evitar malentendidos
con el proveedor o el solicitante.
 Plant Manager (CEM)/ GM (ACM) or Function Head: Cost center/budget owner,
must be agree with the amount in the PO and approve it, also must check the terms,
conditions and specifications for goods and/or services and ensure is according with
the need
 Gerente de Planta (CEM) / Gerente General (ACM) or Director de Área:
Responsable del Centro de Costos/Presupuesto, debe estar de acuerdo con el
monto de la Orden de Compra y aprobarla. Adicionalmente debe verificar los
términos, condiciones y especificaciones para materiales y/o servicios y asegurarse
que cumple con la necesidad.
 Miembro local del Comité Ejecutivo: Es responsable también del presupuesto y
Centro de Costo. Aprobación requerida para Órdenes de compra mayores a
250,000 CHF.
 CEO: Responsable por la aprobación de Órdenes de Compra mayores a 500,000
CHF.
 Head of Procurement Latin America: Aprobación requerida para Órdenes de
Compra mayores a 500,000 CHF. Debe asegurarse que hay un contrato firmado.

En ausencia de un Head of Operational Procurement, el Procurement Head será el

responsable de la aprobación.

Nota 1: Los Procurement Managers, los compradores o los compradores de BSC no

aprobarán las órdenes de compra. En el momento en que se guarde la orden de compra en
el sistema, la OC seguirá el flujo de aprobación indicado anteriormente.

21
Note 2: Una orden de compra inter-compañía no seguirá el flujo descrito anteriormente.

Nota 3: Las OC de logística automatizadas (Outbound e Intracompany) no seguirán el flujo

descrito anteriormente, cuando la negociación este previamente aprobada en un contrato
firmado (o la tabla de precios sea aprobada) o si está vinculada a un contrato SAP (FO)
aprobado anteriormente.

Nota 4: Cuando una orden de compra (OC) se generó de forma automática a partir de un
contrato SAP / catálogo con precios, términos y condiciones que ya fueron negociados y
aprobado por Procurement (en el SAP / catálogo de manera directa), no se requiere
ninguna aprobación adicional
Además de estas reglas, el flujo de aprobación dentro de la herramienta debe estar en línea
con las Reglas Oficiales de aprobación (Group Approval Rules) de LafargeHolcim Group.
En consecuencia, El PPM del país será responsable de asegurarse de que el flujo de
aprobación esté siempre actualizado dentro del sistema.

Nota 5: Con el fin de cumplir con las Reglas Oficiales de Aprobación (Group Approval
Rules), el Regional Head of Procurement debe ser involucrado con la suficiente anticipación
en todas las negociaciones por encima de 500,000 CHF para evitar inconvenientes en la
aprobación final de la OC.

Nota 6: La estrategia de liberación corresponde con el actual GAR y puede ser modificada
en el futuro para adaptarla a las nuevas versiones de GAR que puedan surgir.

EXCEPCIONES PARA LOS PEDIDOS QUE OTRAS AREAS DEL NEGOCIO PUEDEN
COLOCAR
La presente Directiva permite que el solicitante en otras áreas fuera de Compras, la
posibilidad de colocar el pedido, en nombre de la Empresa (sólo en el proceso
transaccional), directamente con el proveedor bajo ciertas reglas.

Los siguientes artículos estarán aún bajo el Análisis del Gasto Total (TSA) y la estrategia
del equipo de Compras y en algunos casos podría haber un contrato firmado para respaldar
estas compras. Sin embargo, el proceso de transacción con el proveedor podrá estar a
cargo de otras arreas del negocio para colocar el pedido de compras de:

 Suscripciones a revistas y periódicos

 Suscripciones de publicidad para LH a revistas y periódicos
 Consultoría “spot” administrativa o técnica específica (ej. planos de ingeniería)
 Servicios de Asesoría Jurídica y Tributaria (ej. apoyo para impuestos)
 Donaciones, afiliaciones, cotizaciones (sindicatos, asociaciones, etc.)
 Capacitación “Spot”, cursos y seminarios
 Eventos sociales y deportivos
 Subcontratación de cobros a terceros (esporádicos)
 Servicios Financieros (fianzas, instrumentos financieros etc.)
 IFF (“franchise fee”)

Nota 1: Esto es aplicable sólo para compras “spot” cuando no hay oportunidad para la

22
agrupación o consolidación de volumen.

Nota 2: Las compras con el proveedor se harán generalmente con facturas financieras “FI”
o con tarjeta de compra “P-Card”. En una situación en la que el proveedor solicite una orden
de compra, el usuario generará de directamente la OC en el ERP (SAP) y sólo será
aprobada por el negocio

ÓRDENES DE COMPRA A POSTERIORI – AFTER THE FACT PO (AFPO)

Las OC a posteriori o “After the Fact Purchase Order” (AFPO) se crean de manera
retroactiva (después de la recepción física de los bienes o servicios o después de recibirse
la factura).

Procurement is not accountable for Purchases leading to the creation of which is the
responsibility of the employee committing the company’s funds. The Only exceptions are
emergencies, which shall be identified by those situations that put the H&S of the personnel
and / or infrastructure or the continuity of the Company operation (e.g. a shutdown) at risk.
These emergencies are usually presented during non-business hours.

Compras no es responsable de las compras que conducen a la generación de pedidos que

es responsabilidad del empleado que compromete fondos de la empresa. Las únicas
excepciones son las emergencias, que se identifican por aquellas situaciones que ponen en
situación de riesgo la seguridad y la salud del personal y / o de la infraestructura o la
continuidad de la operación de la empresa (por ejemplo, una parada de horno). Estas
emergencias se presentan normalmente durante las horas no laborales.

All invoices to create an AFPO should follow the regular approval process as described in this
section. The invoice should not be paid until the AFPO is fully approved.

Todas las facturas para generar un AFPO deben seguir el proceso de aprobación descritas
en esta sección. No se debe pagar la factura sino hasta que el AFPO tenga toda la
aprobación dentro del sistema.

Los AFPO se seguirán midiendo y contando respecto del objetivo acorde con los KPIs
indicados en el Capítulo 6.

ORDENES DE COMPRA A SER CERRADAS:

BSC apoyará a Procurement con la administración de cierre de OC.

1. Hay un proceso para revisar Órdenes de Compra abiertas para detectar órdenes sin
entradas de mercancía y servicios recibidos.
2. El proceso define una limpieza cuatrimestral para las OC que llevan más de 12 meses
abiertas y no han tenido movimiento durante ese mismo periodo.
3. Las Órdenes de Compra abiertas para las cuales la fecha de entrega ha caducado,
deberán ser monitoreadas semanalmente (ver sección 5.1.4)
4. Órdenes de compra con cantidades abiertas después de 12 meses que no son
requeridas serán cerradas.
5. Las Órdenes de Compra rechazadas deberán ser incluidas en este proceso.

23
5.1.4 Recepción

Los empleados que reciban cualquier material y/o servicios deberán asegurarse de que
estos cumplen con todas las políticas locales, regionales y globales de Seguridad y Salud,
incluyendo la Política Global de Compras Sostenibles de LafargeHolcim.

Todas las Recepciones de Bienes (GR) se deben hacer diariamente (control MCS 33) con
una tolerancia de 48 horas hábiles y seguir la definición LHARP para realizar el GR.

5.1.5 Procesamiento de Facturas

El Procesamiento de Facturas seguirá el procedimiento creado por CREST y el equipo de

Compras local. Ambos equipos deberán esforzarse para procesar facturas automatizadas
de la forma que se establece para los objetivos de la región, área y/o a nivel global.

Cuando esté disponible, los países deben usar la solución eP2P relacionada en el Anexo 4
para procesar cualquier factura.

La cantidad total de la factura debe coincidir con la OC en el ERP (mas no renglón por
renglón) aceptando una discrepancia máxima de $200 CHF o 2% (la menor de las dos).
Esta regla también aplica para cualquier factura de costo indirecto (ej. fletes, maniobras)

Cuando la recepción de mercancías se ha completado y la OC no se puede modificar para

añadir los costos indirectos adicionales que no fueron planificados, la factura requerirá la
aprobación del solicitante, así como del Head of Operational Procurement o el Procurement
Head.

Los datos maestros de proveedores serán administrados por BSCs. Compras se esforzará
para negociar y aumentar las condiciones de pago con los proveedores. Las condiciones de
pago en los datos maestros serán fijas y no se pueden cambiar en la orden de compra.
Cualquier solicitud de modificación de una condición de pago a BSC para reducir el número
de días, requerirá la aprobación del Head of Procurement.

5.1.5.1 Anticipos

Un anticipo es aquella factura que se paga al proveedor antes de recibir los bienes o el
servicio. Los anticipos deben seguir el procedimiento creado en BSCs, incluyendo todas las
garantías solicitadas de manera local.

Cuando el nivel de riesgo es Medio o superior, el país deberá tomar todas las medidas
necesarias para mitigarlo a través de seguro de garantía u otro tipo de garantía que
mantenga cubrimiento al riesgo

Las condiciones para el pago de anticipo se reflejarán en el texto de encabezado de la

orden de compra para que BSC pueda hacer el pago. Compras debe solicitar la excepción
de un cambio del anticipo en los datos maestros con la plantilla de BSC firmada y aprobada
por el Head of Procurement.

24
Los anticipos se permiten bajo las siguientes condiciones:

 Como parte de las negociaciones hechas por los Category Managers con un análisis
económico previo (los Category Managers deben esforzarse para negociar los mejores
términos de pago sin anticipos, cuando sea posible)
 Para sindicatos o instituciones gubernamentales
 Como parte de CAPEX grandes o medianos
 Cuando los proveedores de importación no puedan dar crédito debido al riesgo político
del país
 Para agentes aduaneros
 Para compras con dependencias gubernamentales que requieran anticipos (ej.
PEMEX)
 Cuando la factura de una OC de importación se vence antes de que los bienes tengan
recepción en SAP, debido a una importación tardía.
 Para el pago de tasas / contribuciones / impuestos en procedimientos notariales,
registrales o gubernamentales.

Se muestra a continuación el flujo de aprobación de anticipos que todos los países de

LafargeHolcim de Américas deben seguir:

Valor del Pago de Anticipo (en Aprobador (es)

CHF)
≤ 7,500 CHF Operational Procurement Manager
> 7,500 CHF ≤ 35,000 CHF +Head of Operational Procurement
> 35,000 CHF ≤ 50,000 CHF +Head of Procurement
> 50,000 CHF +Director Financiero (CFO)

EXCEPCIONES DONDE SOLO APROBARA EL HEAD OF PROCUREMENT:

 Servicios para las instalaciones (agua, electricidad, etc.) que requieran anticipos
frecuentes.
 Instituciones o proveedores gubernamentales que requieran anticipos de manera
frecuente.

5.1.5.2 P-Card (Tarjeta de Compras)

Las P-Cards seguirán el procedimiento creado por el BCS.

El uso de la P-Card aplica siempre y cuando se cumplan todas estas condiciones:

 El gasto está relacionado con el negocio, no es personal
 El artículo no tiene una ID maestro material de SAP
 El artículo no está disponible en un catálogo
 Los servicios no cumplen con la definición LHARP para el reporte FTE
 No hay necesidad de capturar un nivel de detalle de partidas individuales para la
compra para soportar los requerimientos de información de la empresa (por ejemplo,
los productos básicos y pasar el análisis o el seguimiento de cumplimiento de los
acuerdos)

25
 No se permite usar la P-Card para:
 Compras personales, adelantos de efectivo o reembolsos
 Gastos en viajes de negocios (a menos que el empleado no viaje lo suficiente para
ordenar que se expida una tarjeta de viaje y entretenimiento)
 Para contribuciones políticas / de caridad
 Para materiales inventariados en SAP o para servicios relevantes al LHARP sujetos a
solicitud a través de SAP
 Para bienes que están oficialmente sujetos a otro canal de Procurement como se
describe en la “Guía de Métodos de Compra”

El gasto con la P-Card no debe superar el 1% del Gasto Total de un país y debe seguir todos
los lineamientos aplicables a las tarjetas de compra en el LHARP.

El monto límite de uso de la P-Card será individual y con un valor límite mensual de
< 7,500 CH

*Los límites podrán ser modificados si es aprobado tanto por el Gerente de Área como por el
CFO del país, con una revisión de caso por caso.

Los países deberán asegurar la implementación el correcto monitoreo de las P-Cards.

1. Existe un proceso instaurado para asegurar que todos los gastos de las P-Card son
autorizados de acuerdo a las normas locales y de delegación de autoridad.

2. Al momento de aprobar un reporte de gastos de P-Card, se debe asegurar que:

- Los gastos son para familias de artículos autorizadas, como lo definen las reglas
de P-Card.
- Los gastos están por debajo de los montos autorizados (diarios y mensuales)
- Todos los gastos están debidamente justificados con documentación soporte (por
ejemplo, pruebas del gasto)
- El código de asignación de presupuesto es correcto
- El reporte de gastos fue preparado a tiempo por el portador de la P-Card
- La lista de aprobadores se encuentra al día y es revisada regularmente

6. Procurement P2P Key Performance Indicators (KPIs)

Los siguientes indicadores de Procurement Operacional tienen el propósito de complementar el
Manual de Indicadores Globales de Procurement.

El equipo de compras y áreas funcionales correspondientes se esforzará para monitorear los

niveles de servicio para cumplir con los siguientes indicadores clave de rendimiento para
realizar un seguimiento sobre una base mensual y anual hasta la fecha para monitorear el nivel
de servicio:

KPI Propósito Medición Mensual Objetivo a la Área

fecha Responsable
Procesamiento Sirve para indicar % = solicitudes ≥90% Equipo de

26
 aprobadas
el nivel de
transformadas en una
desempeño de
orden dentro de los 15 Compras/
Oportuno (OTP) respuesta a las
días calendario / BSCs
necesidades
solicitudes aprobadas
operacionales
convierten en una orden
Este indicador se
utiliza para % = Las líneas de la PO
rastrear y entregadas en o antes
Equipo de
Entrega a supervisar el de la fecha acordada 1.
≥90% Compras/
tiempo (OTD) cumplimiento del
1 BSCs
proveedor con las acorde al Incoterm
fechas acordado
comprometidas.
Avg =  {Días entre la
Sirve para indicar
solicitud de urgencia
el nivel de
Respuesta a aprobada y su
rendimiento de Equipo de
Órdenes transformación en un ≤* días
respuesta a las Compras/
Urgentes / pedido} para todas las
necesidades BSCs
Emergencias solicitudes urgentes /
operativas
número de pedidos
urgentes
urgentes
Este indicador se
utiliza para % = número de solicitud
Solicitudes
rastrear y de urgencia aprobada
Urgentes / Alta
supervisar la transforma en una ≤5% Usuario final
Prioridad
planificación y el orden / número de
balance de pedidos urgentes
trabajo.
Este indicador se % = número de
utiliza para solicitudes recibidas con
Especificaciones rastrear y controlar especificaciones
≤5% Usuario final
Insuficientes la calidad de las insuficientes / Número de
necesidades y todas las solicitudes
recibidas recibidas
Sirve para indicar % = número de líneas
la cantidad de creadas de PO a
pedidos creados posteriori / todas las
AFPO ≤5% Usuario final
después de que se líneas de PO creadas
recibió la OC o la
factura
% = número de líneas
Sirve para indicar PO facturadas de
PO Equipo de
el nivel de manera automática / >80%
Automatizadas Compras
automatización todas las líneas de la PO
facturadas
< 15 días: 90%
Sirve para indicar >15 días y 30
días: 9% Equipo de
Solpeds no Solicitudes no
Compras/
tratadas tratadas por > 30 días y 60 BSCs
rangos de tiempo días: 1%
> 60 días: 0%
Aceptación o
Sirve para indicar Equipo de
rechazo de Máximo 2
cuanto toma el Compras/
Solpeds no días hábiles
tratar una Solped BSCs
tratadas

27
 Notas:
Emergencia – La orden de compra se debe atender en menos de 24 horas
Urgencia – La orden de compra se debe atender en menos de 72 horas

7. Aprobación y Versiones
Esta Política fue aprobada por el Comité Ejecutivo del Grupo el 27 de Noviembre de 2019 y
será efectiva inmediatamente.

Versión 2.0 de fecha 30 de Revisado por:

Octubre de 2019. Process and Performance Managers (PPM)
Publicado por:
PPM Latinoamérica Aprobado por:
Country Heads of Procurement
Head of Procurement Latin America
LATAM IC Manager
CFO LATAM
Cambios principales versión 2.0  Definición de Política exclusiva para países de
Latinoamérica y compañías medianas.
 Actualización de Controles Internos (MCS)
 Actualización de uso de herramientas en el
Proceso de Procurement (eliminación de
referencias a Ariba)
 Actualización de Responsables de Aprobación y
valores para:
Contratos estándar, Contratos SAP, Aceptación
de Solpeds y Órdenes de Compra
 Inclusión de nuevo KPI: Solpeds sin tratar
 Aceptación o rechazo de Solpeds sin tratar
 Actualización de Definiciones de Prioridad para
Solpeds
 Inclusión de referencia a IFRS 16
 Inclusión del proceso de Pre-calificación a
Proveedores
 Inclusión de sección Órdenes de Compra a ser
cerradas
 Remoción de la OAK
 Actualización de sección P-Card
 Actualización de sección Anticipos
Versión original de fecha 26 de Revisado por:
Septiembre de 2016. Country Procurement Heads
Publicado por: Holcim Technology Heads of Zone Category Management
Inc.
Aprobado por:
Amilcar Trigo
Carlos Moreno
Christian Schales
Henry Rathgeb
Edson Massami
Eliana Nieto
Nilton Garcia
Steve Ker
Urs Birri

28
Anexo 1: Políticas y directrices de LafargeHolcim relacionadas
con la Directriz de Procurement.

Vínculo con la Definición / Descripción Responsabilidad

Directriz
LafargeHolcim Energy Política específica que rige Group CPO
Risk Management la operación de la persona
jurídica a la cual se le cobra
la compra y administración
de energía para el grupo
Group Approval Rules Acorde con Grupo, los Group CFO
niveles de autoridad
delegados dentro del Grupo
LH
Country Delegation of Acorde con lo definido en Country CEO,
Authority cada país, los niveles de Head of Procurement
autoridad delegados a la
gerencia se deben
implementar en procesos y
sistemas para todo el gasto
para terceros

Compliance Policy Establece el mandato, Chief Legal & Compliance

alcance y organización de la Officer
función de cumplimiento y
describe el Nuevo Sistema
de Administración de
Cumplimiento.

Procurement policy Especifica los principios de Group CPO, Heads of

alto nivel para el Marco de Category Management
Procurement

Otras referencias:

Nombre Departamento de Origen Ubicación

Política y
Departamento de Finanzas
Procedimientos de P- Link a Google drive
de la Región
Card
Política de Gastos de
Compras del País Link a Google drive
Viaje y Relacionados
Manual de Indicadores
sobre Compras de Compras del Grupo Hub de LH
LafargeHolcim
Código de Conducta de
Compras del Grupo Hub de LH
Proveedores

29
Anexo 2: Países del Área de Americas de LafargeHolcim
Mexico Holcim (México) S.A. de C.V.
El Salvador Holcim (El Salvador) S.A.
Costa Rica Holcim (Costa Rica) S.A.
Nicaragua Holcim (Nicaragua) S.A.
Colombia Holcim (Colombia) S.A.
Argentina Holcim (Argentina) S.A
Ecuador Holcim (Ecuador) S.A. and GENEROCA
Brazil Holcim (Brasil) S.A., Lafarge Brasil S.A.
French West Antilles Lafarge (French West Antilles)
ABS / BSC America Business Service S.A.S.

Anexo 3: Herramientas oficiales de Procurement de LafargeHolcim

30
Annex 4: Contract brief for Authorization configured in S2C tool
REPORTE DE CONTRATO PARA APROBACIÓN

1. Información de documento
Creado por:
Fecha de creación:
Modificado por: (si aplica)
Modificado el: (si aplica)

2. Información básica
Categoría: PCS:
Número de contrato: Referencia previa o de
contrato:
Proveedor: Contacto del proveedor:
Ubicaciones:

3. Objeto y alcance de negociaciones (incluyendo enfoque de abastecimiento)

ej. Reducir Costo Total de Propiedad en aditivos al 10% aumentando la participación para el
Proveedor x....etc.

Resumen de Licitación (por favor, edite los criterios que se usaron para la evaluación final –
tabla de comparación)
Índice Final de Posición Proveedor 1 Proveedor 2
Costos de los equipos 35%
Cumplimiento con la especificación 20%
técnica
Garantía 10%
Servicios post-venta 10%
Desempeño anterior del proveedor 10%
Tiempo de entrega / ejecución 15%
EVALUACIÓN GENERAL 100%
Resultado de la Evaluación de Ofertas
Generalidades del resultado de la Evaluación de ofertas, orden de clasificación de ofertas, e
identifique los oferentes llevados a Negociación.
Por favor, ingrese más filas de ser necesario

4. Resumen de la negociación
Plazos de Pago: Volumen y Precios (adjunto a la
herramienta)

31
Tiempo de Entrega: Servicios Técnicos:
Volumen contratado: Disposición de terminación:
Gasto Estimado: Beneficios Estimados:
Duración del contrato: Otras cláusulas:
Comentarios adicionales:

5. Cálculo de Ahorros (adjunto a la herramienta)

Anexo 5: Flujo de proceso para la creación y autorización de

contratos.

*valor comprometido estimado para toda la vigencia del contrato u Orden de compra con hasta 5
artículos conformando el valor total

32
Anexo 6: Definiciones y Abreviaturas
ACRONIMO DESCRIPCIÓN
ACM Agregados y Materiales de Construcción
ABS America Business Center
AFPO After The Fact Purchase Order (Orden de Compra a Posteriori)
AVETTA Herramienta externa para la pre-calificación de proveedores.
BCC Best Cost Country (País de Mejor Costo)
BoD Board of Directors (Junta Directiva)
BSCs Business Service Centers (Centro de Servicios de Negocio)
CAPEX Capital expenditure (Gasto de inversión)
CatMan Category Manager
CEO Chief Executive Officer (Director General)
CFO Chief Financial Officer (Director Financiero)
CIPS Chartered Institute of Purchasing and Supply
CPO Chief Procurement Officer (Director General de Procurement)
CSM Contract Safety Management
ERP Enterprise resource planning (SAP)
FTE Full Time Employee (Empleado de tiempo completo)
GR Goods receipt (Recepción de bienes y servicios)
Groupo LafargeHolcim Group, en referencia al Grupo consolidado incluyendo todo el Holding Corporativo
y las Empresas Operadoras.
Compañía del Se refiere a una empresa donde LafargeHolcim tiene el control, independientemente de si se trata
Grupo / de un Holding Corporativo o una Empresa Operadora. Cuando se conoce como una subsidiaria,
Subsidiaria esta comprende todos los órganos de gobierno, incluyendo su junta directiva, los comités del
consejo y de la dirección ejecutiva.
H&S Health & Safety (Salud y Seguridad Ocupacional)
eP2P tool Herramienta electrónica utilizada para el proceso transaccional de P2P (tercero proveedor de TI)
KPIs Indicador Clave de Desempeño
LATAM América Latina
LH LafargeHolcim
LHARP LafargeHolcim Accounting and Reporting Principles (Principios de elaboración de Reportes y de
Contabilidad de LafargeHolcim)
NA North America
OAK Order Acknowledgement (Acuse de Recibo de Orden)
OEM Original Equipment Manufacturer (Fabricante Original del Equipo)
OTD On Time Delivery (Entrega Oportuna)
OTP On Time Placing (Colocación Oportuna)
P2P Purchase to Pay
P-Card Purchasing card (Tarjeta de Compras)
PM&E Project Management & Engineering (Gestión de Proyectos e Ingeniería)
PO Purchase Order (Orden de Compra)
PPM Process and Performance Management (Administración de Desempeño y Procesos)
PSCS Product Standard Classification System (Sistema Estándar de Clasificación de Productos)
RFx Sigla que se refiere a Solicitud de… Cotizaciones (RFQ) o de Información (RFI) o de Propuestas
(RFP)
S2C Source to Contract
SAP Systems, Applications and Products (ERP)

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 SLA Service Level Agreement (Acuerdo de Nivel de Servicio)
Solped Solicitud de pedido (Purchase requisition - Preq)
SRM Supplier Relationship Management (Gestión de Relación con Proveedores)
T&E Viajes y Entretenimiento
TCO Total Cost of Ownership (Costo Total de Propiedad)
TPDD Third Party Due Diligence (Debida Diligencia de Terceros)
TSA Total Spend Analysis (Análisis Total de Gastos)
WIP Work in Process (Trabajo en Proceso)
Zone Procurement opera en 3 "zonas" en lugar de regiones, con líneas directas de notificación entre
las áreas y el ente global. Las áreas son Américas, APAC y EMEA

Anexo 7: Estándares Mínimos de Control (MCS)

GOVERNANCE AND COMPLIANCE

1. Communication and promotion of the Code of Business Conduct and speak-up culture
2. Compliance with Fair Competition laws and requirements
3. Conflict of Interest and related party transactions
4. Board of Directors secretarial requirements
5. Health & Safety
6. Risk assessment
7. Mitigation of business risks - Security
8. Mitigation of business risks - Group insurance
9. Mitigation of business risks - Crisis Management System
10. Mitigation of business risks - Remediation of deficiencies and non-compliance with MCS
11. Personal data protection
12. Segregation of duties and user access review
13. Delegation of authorities and approval workflows
14. Litigation disputes
15. Review of contracts by finance
EXPENDITURE

29. Management of supplier master data

30. Supplier qualification
31. Three-way match two way match and direct vendor invoices
32. Supplier payment processing
33. Accruals for expenditures not invoiced
INVENTORY

34. Physical stock take of spare parts and materials

35. Inventory provision and write-off

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