La administración
La administración, en nuestro mundo, se encuentra en todas las áreas y en todo tipo de
organización. En lo cotidiano, todo necesita ser administrado y dirigido, desde una gran
empresa internacional hasta una ONG (organización no gubernamental) que cuida el
medioambiente, así como nuestra propia economía doméstica. Todos necesitamos
administrar nuestros recursos y habilidades.
La administración surgió desde que las personas comenzaron a agruparse para lograr lo que
individualmente no podían. Esta es esencial para garantizar la coordinación de los esfuerzos
individuales. Su papel ha crecido cada vez más a medida que los grupos organizados fueron
evolucionando y el rol del administrador ha requerido mayor importancia con el paso del
tiempo. Todo tipo de organización está hoy interpelada a revisar el conjunto de sus
procesos y contar con una eficiente administración.
Podemos afirmar que nuestra competencia para administrar es la única manera de lograr
desarrollar nuestras organizaciones, hacer que crezcan y sostener su supervivencia con el
paso de las décadas.
La administración es, en sí misma, un área del conocimiento, que pertenece a las ciencias
sociales. Continúa en desarrollo y expansión, por eso es que encontramos constantemente
nuevas publicaciones, así como algunas modas que se van imponiendo, cambiando,
mutando, evolucionando, respecto a cuáles son las mejoras prácticas.
Existen organizaciones que tienen características diferenciadas del resto, como las
culturales, por lo que es razonable también pensar que necesitan procesos administrativos
distintos a las demás. Lo vemos, por ejemplo, en la función social del arte, en la que
intervienen tanto los artistas como protagonistas, como así también el proceso propio de la
producción artística. En esos casos, resulta frecuente que el propósito principal no sea el
económico, sino la creación, difusión y preservación de la cultura, y esto requerirá procesos
especiales y particulares que deberemos tener en cuenta.
El proceso administrativo
Podemos afirmar que “la administración tiene que ver con coordinar y supervisar las
actividades laborales de otras personas, de forma tal que sean realizadas de forma eficiente
y eficaz” (Robbins y Coulter, 2014, p. 7).
La Administración entonces es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el
uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o
metas propuestas de la organización de manera eficiente y eficaz. Algunos autores añaden
como un quinto elemento a la integración de personal.
Planeación: consiste en fijar el curso de cada acción, con principios,
determinación y secuencias necesarios para lograr su realización.
Organización: consiste en agrupar las actividades, asignar responsabilidades y
coordinar personas, trabajo y recursos.
Dirección: consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para
alcanzar las metas de la organización.
Control: tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los
planes establecidos.
La administración permite implementar nuevas estrategias para lograr las metas que
las organizaciones se proponen, cualquiera sea su fin (económico, social, etcétera).
Por esto, se vuelve indispensable en cualquier tipo de organización, pública, privada,
del tercer sector y en cualquier tipo de servicio que preste o producto que
comercialice. Así es como la encontramos en un estudio jurídico, un consultorio
psicológico, la administración de un campo, en empresas –grandes y pequeñas– que
producen para mercados nacionales e internacionales y también en organizaciones
del tercer sector.
Las metas de los administradores
El objetivo de la administración es dirigir las actividades de la mejor manera posible. Para
ello, la administración se va a nutrir de aportes de importantes teorías que fueron
desarrollándose, con especial énfasis en los últimos dos siglos. Durante este módulo,
recorreremos las principales teorías y sus aportes.
Características de la administración
Universalidad: Donde haya un organismo social
Especificad: Tiene sus propias características inconfundibles como disciplina
Unidad temporal: Todos los procesos existen simultáneamente
Flexibilidad: Se adapta a las necesidades de cada sistema.
Unidad Jerárquica: Cadena escalar que va de arriba hacia abajo.
Interdisciplinar: Se relaciona con otras ciencias vinculadas al trabajo.
Las organizaciones
¿qué estudia la administración? Su objeto de estudio son las organizaciones. Para
hacerlo, tiene en cuenta las teorías y también las técnicas necesarias para dirigirlas,
transformarlas y adaptarlas a los constantes cambios que atraviesan, tanto internos como
externos.
Las organizaciones son estructuras formadas por personas que se vinculan para
realizar algunas actividades que les permiten lograr sus objetivos. Estas estructuras
son consideradas como un fenómeno social. Para cumplir esos objetivos, cada
persona, en la organización, asumirá un rol, es decir, un papel que tendrá que
desempeñar.
Hablamos de patrón sinergético cuando mencionamos el esquema de relaciones
entre las personas que desempeñan roles. Hablamos, entonces, del conjunto de
conductas observables entre los roles que se dan en una organización cuando las
personas que se vinculan lo hacen para alcanzar un fin en común.
Entonces, ¿cuándo existe una organización? Cuando encontramos un patrón
sinergético que la explique, es decir, un conjunto de roles. Por ejemplo, en un club
existen distintos roles: el entrenador, el portero, el que atiende la cantina, el que
realiza limpieza y mantenimiento de las instalaciones, los miembros de cada
escuadra deportiva. Se podrá analizar si están bien o mal organizados, pero lo cierto
es que sigue siendo una organización.
Si cambia uno de sus miembros, la organización no cambia, pero si introducimos un
cambio en el patrón sinergético, la organización va a cambiar. Siguiendo nuestro
ejemplo, si le asignamos al portero del club que atienda la cantina, probablemente el
control y la seguridad se vean afectadas, lo cual, con el tiempo, termine modificando
las costumbres y normas de ingreso y egreso de las instalaciones. De modo tal, la
organización cambió, porque el rol que ocupa al menos uno de sus miembros
cambió y esto modificó el patrón sinergético.
Las empresas
Dentro del estudio de las organizaciones, se encuentra el tipo particular de organizaciones
que conforman las empresas. Una empresa es una interrelación de roles (puestos de trabajo,
áreas o departamentos) que desempeñan individuos (administradores o gerentes) que
buscan obtener un superávit, el cual, por lo general, es económico. También podemos decir
que una empresa es un conjunto de roles que desempeñan personas que se interrelacionan
para obtener un fin común.
¿Quién es un administrador?
Es la persona que hace que los individuos ejecuten los roles dentro de una estructura
determinada. Por ejemplo, dentro de una empresa (organización que combina entradas de
recursos: materias primas, capital, mano de obra, habilidades administrativas, etc.) para
obtener resultados (por lo general, beneficios económicos).
En las organizaciones es posible identificar diferentes niveles jerárquicos que responden al
concepto de un orden preestablecido por quien estructura la organización.
En el nivel superior o institucional : por lo general, encontramos a los
propietarios, dueños, accionistas o socios, o bien a un tercero como gerente
general.
En el nivel intermedio: por lo general, se encuentran los gerentes de nivel
medio o jefes de área.
En el nivel operativo: aquí suelen agruparse los equipos o grupos de trabajo
específicos que llevan a cabo tareas operativas, como así también los gerentes
de primera línea.
Roles, habilidades y funciones de un administrador:
1) Roles gerenciales: acciones o comportamientos específicos que muestran los
administradores. Existen roles que desempeñan los administradores. Estos
son los roles gerenciales, es decir, las acciones o comportamientos
específicos que muestran los administradores. En otras palabras, más allá de
la persona en particular que ocupe el rol de gerente, hay expectativas en torno
a lo que se espera de quien desempeñe ese rol. Estos diez roles están
agrupados en torno a las relaciones interpersonales (REPRESENTANTE,
LIDER Y ENLACE), la transferencia de información (MONITOR,
DIFUSOR Y PORTAVOZ) y la toma de decisiones (EMPRENDEDOR,
SOLUCIONADOR DE CONFLICTOS, ASIGNADOR DE RECURSOS Y
NEGOCIADOR).
2) Las habilidades de los gerentes: Los administradores deben desarrollar
ciertas habilidades en todos y cada uno de los puestos dentro de una
organización.
HABILIDAD TECNICA: hacen referencia al conocimiento que se posee
relacionado al trabajo específico que se desempeña y a aquellas herramientas de las
cuales se dispone para realizar de manera efectiva las tareas que le corresponden.
Este tipo de habilidades son en general, un requerimiento que deben cumplir los
gerentes de los niveles operativos o primera línea de la organización ya que son
quienes tienen a su cargo al personal que opera directamente sobre la elaboración de
los productos o generación del servicio que constituye la razón de ser de la empresa.
HABILIDAD HUMANA: este tipo de habilidades son las que se relacionan a la
capacidad de poder trabajar con otros, esto implica habilidades relacionadas a poder
comunicarse con otros, general en ellos motivación, ganas de trabajar en equipo, inspirarlos
y brindarles la confianza necesaria para que trabajen de manera autónoma.
HABILIDAD CONCEPTUAL: las habilidades conceptuales hacen referencia a
aquellas habilidades que son utilizadas por los gerentes para evaluar a través del
pensamiento, situaciones de alta complejidad y tal vez no tan tangibles. Son habilidades que
les dan a los gerentes la posibilidad de ver a la empresa como un sistema, que funciona
como un todo, pero entendiendo que existen en ella interrelaciones que a su vez son
independientes entre sí.
Como se ha dicho ya, los administradores deben contar con tres conjuntos de
habilidades fundamentales: técnicas, humanas y conceptuales. Ahora bien, también
es importante saber que estas, a su vez, se encontrarán vinculadas a mayor o menor
fuerza según el nivel que en la organización ocupe la persona.
En el nivel superior, las habilidades que estarán más presentes en el administrador
serán las conceptuales y de diseño, mientras que las habilidades humanas son
necesarias en todos los niveles en igual grado, ya que son indispensables para
trabajar con otras personas. Las habilidades técnicas estarán también presentes en
todos los niveles de la organización y variarán de índole y contenido de acuerdo con
cada función en particular.
3) Funciones administrativas: Los administradores o gerentes desempeñan
actividades o funciones mientras coordinan el trabajo de las personas. Esas
funciones son: planear, organizar, dirigir y controlar.
Las funciones de planificar, organizar y controlar están más presentes en los
niveles superiores de la estructura, mientras que la función de dirigir está
presente en todos los niveles, con mayor importancia en los mandos medios y
operativos. Así, por tanto, las funciones administrativas se aplicarán en una
medida proporcional a los niveles jerárquicos que ocupe la persona en la
organización.
Productividad, eficacia y eficiencia
Como lo hemos mencionado, los administradores planifican, coordinan, dirigen y controlan
que las actividades de la organización se desarrollen de manera eficaz y eficiente. Pero ¿en
qué se diferencian la eficacia y la eficiencia?
Se podría afirmar lo siguiente:
Eficacia: es lograr un buen resultado, esto es, hacer las cosas bien. Podría decirse también
que es lograr que se haga lo que la empresa necesita.
Eficiencia: es posible definirla como la capacidad de lograr los resultados optimizando los
recursos disponibles.
Estos dos conceptos, eficiencia y eficacia, están muy interrelacionados. El ideal del
desempeño del administrador debe centrarse en ser eficaz de la forma más eficiente posible.
Una persona eficaz consigue los resultados esperados de forma satisfactoria, sin prestar
atención a la cantidad de recursos que usa para ello, pero, en cambio, la
persona eficiente puede hacer la tarea con el menor número posible de recursos.
(Lorenzana, 2014. [Link]
De modo que se puede ser eficaz sin ser eficiente y esto se produce cuando se logran
resultados sin medir los recursos necesarios para llevarlos a cabo. Ahora bien, ¿se puede ser
eficiente sin ser eficaz? La respuesta es afirmativa, se puede ser eficiente sin lograr el
objetivo propuesto (Cabrera, 2013).
Las organizaciones necesitan que su personal, en cualquier nivel de la organización en que
se encuentre, logre primero ser eficaz (cumpla sus objetivos correctamente), para luego
lograr que sea eficiente. Todo buen administrador debe buscar que la empresa sea eficiente,
puesto que esto aumentará, de modo directo, los beneficios, al optimizar el uso de sus
recursos.
Ahora bien, un administrador, además de ocuparse de la eficacia y la eficiencia, debe
siempre tener en mente la productividad, es decir, aumentar la relación entre resultado
(producto o servicio) e insumos (tiempo, materiales, capital y otros) dentro de un período,
respetando los estándares de calidad. La mayor oportunidad para aumentar la productividad
se encuentra en el propio trabajo, en el conocimiento y, en especial, en la administración.
