ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE CHIMBORAZO
FACULTAD DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
CARRERA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN II
TEMA:
Herramientas Tecnológicas para la Administración
y Gestión de Proyectos
INTEGRANTES:
Fernández Paute Dayanna Nicol
Guadalupe Tello Camila Belén
Lema Auquilla Cristina Lurdes
Lema Guaminga Lida Esther
DOCENTE:
Ing.
CURSO:
4-1
FECHA DE PRESENTACIÓN:
Jueves, 12 de abril de 2024
ÍNDICE
1. INTRODUCCIÓN.......................................................................................................0
2. OBJETIVOS...............................................................................................................1
2.1 Objetivo General................................................................................................1
2.2 Objetivos específicos.........................................................................................1
3. MARCO TEÓRICO....................................................................................................0
3.1 Herramientas Tecnologías para la Administración............................................0
3.1.1. ¿Qué son las herramientas tecnológicas?......................................................0
3.1.3 Las Herramientas Tecnológicas Más Importantes De La Empresa...............2
3.2 Herramientas tecnológicas para la administración y gestión de proyectos.......3
3.2.1 Software de gestión de proyectos..................................................................3
3.2.3 Tipos de software de gestión de proyectos....................................................6
3.3 Las 5 Mejores Herramientas para la Administración de Proyectos de
Tecnología 7
3.4 Impacto del uso de herramientas tecnológicas para la gestión de proyectos a
nivel Organizacional...................................................................................................................8
4. CONCLUSIONES......................................................................................................9
5. RECOMENDACIONES............................................................................................10
6. APORTE DEL ESTUDIANTE..................................................................................10
7. BIBLIOGRAFÍA........................................................................................................10
1. INTRODUCCIÓN
Conocer para que sirven las herramientas tecnológicas para la administración y gestión
de proyectos nos podrá ayudar a implementarlas de una manera eficaz, a la hora de crear un
proyecto las mismas que nos pueden ayudar a planificar, manejar y controlar un presupuesto, ir
asignando los recursos eficientemente, la planificación estratégica va a jugar un papel
fundamental, ya que esta nos va ayudar a escoger la vía correcta para así obtener los objetivos
planteados en nuestro proyecto, siguiendo cada uno de los pasos que se han ido gestionando
en los procesos, se va a obtener la información necesaria, que vamos a necesitar para la toma
de decisiones, aclarando nuestras ideas y comprendiendo para que sirven estas herramientas,
nos atrevemos a decir que todo esto nos va a ayudar con la gestión oportuna de un proyecto,
porque vamos a ir conociendo los posibles riesgos o falencias que puedan suceder.
Se puede decir que el software de gestión de proyectos nos ayuda a conectar equipos,
esto va a ser de gran ayuda a la organización donde se desea generar la gestión de un
proyecto, con dichas herramientas de podrán agilizar los procesos que se desean agregar
dentro de la empresa y así obtener la participación de cada uno de sus integrantes ya que cada
uno de una u otra manera van a dar sus aportes de una manera significativa y como ya
tenemos todo planificado todo va a ser un poco más sencillo algunas de las herramientas que
existen son las siguientes: Asana, Trello, Smartsheet, Jira, Monday, Clickup, Notion, Airtable,
Wrike, Workfront, Microsoft teams, Basecamp, cada uno posee características específicas, y
son utilizadas con su propia finalidad, por eso este trabajo de investigación nos va ayudar a
comprender cada una de ellas, como aplicarlas, saber cómo se las puede utilizar.
2. OBJETIVOS
1.1 Objetivo General
Conocer cómo se pueden utilizar las herramientas tecnológicas para la administración y
gestión de proyectos, para poder realizar un proyecto de una manera eficaz y eficiente.
1.2 Objetivos específicos
Analizar cada una de las herramientas de gestión de proyectos, que han sido
planteadas en el presente trabajo de investigación.
Tomar en cuenta cada uno de los aspectos importantes, que tiene cada herramienta de
gestión.
Recopilar la información necesaria para así poder satisfacer las dudas que podremos
tener acerca de las herramientas de gestión
3. MARCO TEÓRICO
1.3 Herramientas Tecnologías para la Administración
3.1.1. ¿Qué son las herramientas tecnológicas?
Las herramientas tecnológicas permiten el intercambio de experiencia, estudios e
investigación en el interior de las organizaciones así como con su entorno. También es
cualquier software o hardware que ayuda a realizar bien una tarea donde se puede obtener los
resultados esperados.
Las herramientas tecnológicas son importantes porque nos permiten ser más eficientes
en el trabajo. Además, también nos permiten ahorrar tiempo y dinero, ya que pueden hacer
tareas que normalmente requerirían mucho tiempo y esfuerzo en un tiempo reducido. También
son importantes porque nos permiten realizar tareas con mayor precisión y calidad.
(Herramientastecnologicas.com, 2017)
3.1.2 Tipos de herramientas tecnológicas
1.3.1.1 Herramientas de gestión de proyectos
Las herramientas de gestión de proyectos te permiten planificar, organizar y gestionar
proyectos de forma efectiva. Algunos ejemplos de estas herramientas incluyen Trello, Asana,
Base Camp, Jira y Microsoft Project.
1.3.1.2 Herramientas de comunicación
Las herramientas de comunicación te permiten comunicarte con otros de forma rápida y
efectiva. Algunos ejemplos de estas herramientas incluyen Slack, Microsoft Teams, Zoom,
JuntaLive y Google Meet.
1.3.1.3 Herramientas de automatización de marketing
Las herramientas de automatización de marketing te permiten automatizar procesos de
marketing como el correo electrónico, la publicación en redes sociales y el seguimiento de
clientes potenciales. Algunos ejemplos de estas herramientas incluyen Hubspot, Marketo,
Pardot y Mailchimp.
1.3.1.4 Herramientas de análisis de datos
Las herramientas de análisis de datos te permiten analizar grandes cantidades de datos
para obtener información valiosa. Algunos ejemplos de estas herramientas incluyen Google
Analytics, Tableau, Power BI y SAS.
1.3.1.5 Herramientas de edición de imágenes
Las herramientas de edición de imágenes te permiten editar y retocar imágenes de
forma rápida y sencilla. Algunos ejemplos de estas herramientas incluyen Adobe Photoshop,
Canva, Gimp y Pixlr. (Herramientastecnologicas.com, 2017)
1.3.1.6 Herramientas tecnológicas en las empresas
El software empresarial como CRM o BI y tecnologías como el RFDI, las empresas
tienen hoy un desempeño que les permite ajustar sus costos al máximo. Es decir que gracias a
la informática han conseguido un nivel de automatización que nunca se había visto antes.
Desde la gestión de leads en marketing hasta la optimización de operaciones, herramientas
tecnológicas como los sistemas CRM son indispensables en el panorama empresarial de hoy.
Todos estos elementos son herramientas tecnológicas, y fueron desarrolladas para
poder administrar de mejor manera todos los recursos de la empresa en forma integral. La
ventaja de esto es que les puede garantizar excelentes beneficios en cualquier circunstancia.
Con la tecnología, las empresas pueden reducir tiempo de respuesta, acortar objetivos y
por supuesto hacer dinero de manera más fácil.
1.3.2 Las Herramientas Tecnológicas Más Importantes De La Empresa
1.3.2.1 Servicios en la nube
Otra herramienta tecnológica muy importante en la actualidad es la Nube. Los servicios
que brinda la nube son indispensables para todo tipo de empresas, desde
microemprendimientos hasta grandes empresas multinacionales. Ejemplos de ellos son el
correo electrónico, el almacenamiento de datos, la conversión de archivos, la confección de
documentos y planillas y mucho más.
La ventaja más importante de los servicios en la nube es que pueden ser accedidos
desde cualquier dispositivo y ubicación. Esto le permite hacer su tarea a los empleados donde
sea.
También podría considerarse su precio, ya que no es el mismo precio una suscripción a
una suite ofimática como Microsoft 365, que tener instalada una copia de Office en cada una de
las computadoras de la empresa.
1.3.2.2 Sistema de Gestión ERP
Los sistemas de gestión empresarial son una herramienta tecnológica clave en el
desenvolvimiento de la empresa moderna. Básicamente, la función principal del ERP es
administrar todos los recursos de la empresa desde un único software, alimentado por los datos
de muchos otros actores.
Es decir que el objetivo del ERP es ofrecerle a la empresa datos desde un único punto.
Esto beneficia a todos los departamentos de esta, ya que siempre contarán con datos
actualizados.
Estos datos se pueden obtener de muchas fuentes, entre las que se incluyen la gestión
de stock, la gestión financiera, la gestión comercial y la gestión de ventas, entre muchas otras.
1.3.2.3 Sistemas de Business Intelligence
No cabe ninguna duda que las herramientas tecnológicas que ofrece la tecnología del
Business Intelligence son fundamentales en la empresa moderna.
La Business Intelligence permite que las empresas pueden analizar y procesar
información y ofrecer reportes muy puntuales de cada actividad en cada departamento de la
empresa.
Uno de los usos más comunes de la Inteligencia en los negocios es buscar y reportar
problemas de rendimiento, tras lo cual la empresa puede tomar medidas para solucionarlo.
1.3.2.4 Sistemas CRM
Este tipo de herramienta tecnológica tiene como objetivo gestionar todas las relaciones
de la empresa con sus clientes.
Hoy en día, con la relevancia que las redes sociales tienen en las decisiones de los
consumidores, el software de gestión de relaciones con el cliente es de una importancia capital.
Esta herramienta tecnológica es uno de los pilares más sólidos desde los cuales la
empresa puede construir una relación sana y duradera con sus clientes. (Marker, 2022)
1.4 Herramientas tecnológicas para la administración y gestión de proyectos
1.4.1 Software de gestión de proyectos
El software de administración de proyectos hace referencia a un conjunto de
aplicaciones
diseñadas para facilitar la gestión del proyecto y hacerlo más eficiente. Este tipo de software
por
lo general está compuesto por una plataforma multiusuario basada en la nube que se puede
utilizar para monitorear la implementación, ejecución y progreso de proyectos individuales o
múltiples.
En este orden de ideas, este tipo de herramientas ayudan a los dueños de negocios,
proyectos y gerentes a seguir el avance de los entregables, así mismo, facilitan la colaboración,
el seguimiento y la realización de las tareas tal como se van dando. También, son aplicaciones
que ofrecen avisos visuales como Gantt Charts y funcionalidades en cuanto a la trazabilidad de
tiempo y recursos.
3.2.2 Categoría de software relacionadas
Las principales categorías son:
Software de Gestión de proyectos Agile: Permite a los directivos de proyectos
alcanzar los hitos importantes y proporciona a los directivos un estado del proyecto
rápido y preciso. Así mismo, ofrece una mayor visibilidad y retroalimentación
continua, lo que ayuda a las Oficinas de planeación de proyectos a reaccionar
rápidamente ante los cambios y obstáculos que se presenten en el desarrollo del
proyecto.
Software de Gestión de Proyectos empresariales: ofrece a las organizaciones las
funciones que necesitan para gestionar proyectos de manera competente a nivel
empresarial. El sistema le permite ver los proyectos desde un punto de vista
estratégico y ayuda a los gerentes a priorizar los proyectos y asignar recursos de
manera apropiada.
Software de gestión de servicios de campo: es una herramienta que ayuda a las
organizaciones a administrar fácilmente sus actividades de empleados, rastrear
vehículos, despachar y programar el trabajo, cuidar la seguridad del conductor y
fusionarse con el inventario y otras aplicaciones administrativas. Lo utilizan
empresas que se centran en el manejo de instalaciones, reparaciones o servicios de
equipos.
Software de gestión de mantenimiento: El sistema de gestión de mantenimiento
digitalizado (CMMS) se puede utilizar como base de datos de información con
respecto a las operaciones de mantenimiento de su empresa. Con esta información,
puede ayudar a su personal de mantenimiento a realizar sus tareas de manera más
eficiente.
Software de automatización de servicios profesionales: esta aplicación permite
a las empresas administrar proyectos complejos de manera efectiva y terminarlos a
tiempo. Este sistema ofrece funciones para ayudar a crear hitos y fechas de
vencimiento razonables para los proyectos ajustados a los datos que tiene para
garantizar que no haya complicaciones.
Software de gestión de cartera de proyectos: la gestión de cartera de proyecto
permite a los gerentes de proyecto analizar el rendimiento potencial de un proyecto.
Asiste a los gerentes de cartera de proyectos a proporcionar pronósticos y análisis
de negocios para compañías que buscan invertir en nuevos proyectos.
Software de administración de tareas: el software de administración de tareas
ayuda con el proceso de administrar una tarea a lo largo de su ciclo de vida. Asiste
en tareas de planificación, pruebas, seguimiento e informes.
Software de seguimiento del tiempo: permite a los usuarios registrar el tiempo
dedicado a las tareas. Este tipo de herramienta se utiliza en muchas industrias,
incluidos los trabajadores por horas y también los profesionales que facturan a sus
clientes por hora, como contadores, profesionales independientes y abogados.
Software de administración de proyectos visuales: aplicación que permite
administrar proyectos como flujos de trabajo visuales en línea. La solución
proporciona una serie de ventajas en toda la disciplina, especialmente a medida que
crece la demanda de planificación basada en datos y análisis en tiempo real.
(Valenzuela Naranjo, 2018)
1.4.2 Tipos de software de gestión de proyectos
Según el aspecto tecnológico se pueden encontrar dos tipos de aplicaciones: las que se
acceden por vía internet llamadas Web-based o software as a service (Saas) y los que
requieren de instalación para ser utilizados.
En consecuencia, los de aplicación web son aquellas herramientas que los usuarios
pueden utilizar accediendo a un servidor web a través de Internet o de una intranet mediante un
navegador. Por tanto, no hay que instalar o descargar los programas a todos los usuarios que
requieran de su utilización. Además, no hay que preocuparse por el aspecto técnico, se va
actualizando automáticamente. También, suelen ser más seguros que los tradicionales, ya que
toda la información está en la ‘Nube’ y no hay peligro de perderla.
Según el tamaño de la empresa, el número de trabajadores y la complejidad del
proyecto los programas de gestión se pueden clasificar en tres grupos:
Los programas de gestión de proyectos personales: se caracterizan por tener
funcionalidades básicas como: lista de actividades y tareas, cronograma de pagos, calendario
de actividades, etc.
Los programas de gestión de proyectos colaborativos: en modo SaaS externalizado
o en el servidor de la empresa, incluyen mayores funcionalidades: wikis, blogs,
almacenamiento de documentos, edición de documentos compartidos, fórums, creación de
bases de información, etc.
Los programas de gestión de proyectos integrados: son polivalentes y ofrecen
funcionalidades relacionadas a las aplicaciones críticas de la empresa (ERP, CRM): como la
relación con los clientes, facturación, soporte técnico, etc. (Valenzuela Naranjo, 2018)
1.5 Las 5 Mejores Herramientas para la Administración de Proyectos de
Tecnología
Jira:
Jira es una herramienta ampliamente reconocida y poderosa diseñada específicamente
para equipos de desarrollo de software. Ofrece un conjunto completo de características, que
incluyen seguimiento de tareas, gestión de incidencias, planificación ágil y colaboración en
tiempo real. Con Jira, los equipos pueden organizar tareas, asignar responsabilidades, hacer
un seguimiento del progreso e identificar posibles obstáculos, lo que garantiza una ejecución
eficiente del proyecto.
Trello:
Trello es una herramienta de administración de proyectos fácil de usar y visual que
utiliza tableros, listas y tarjetas para ayudar a los equipos a mantenerse organizados y
productivos. Con su interfaz intuitiva, Trello permite a los usuarios crear y priorizar tareas,
asignarlas a miembros del equipo, establecer plazos y monitorear el progreso. Su flexibilidad y
simplicidad la convierten en una excelente opción para proyectos tecnológicos de cualquier
tamaño.
Asana:
Asana es una plataforma de gestión de proyectos versátil que permite una colaboración
y comunicación fluidas entre los miembros del equipo. Con características como gestión de
tareas, líneas de tiempo de proyectos e integraciones con herramientas populares, Asana
ofrece un centro centralizado para la planificación, seguimiento y ejecución de proyectos
tecnológicos. También ofrece flujos de trabajo personalizables y capacidades de
automatización, lo que permite a los equipos optimizar sus procesos.
Microsoft Project:
Microsoft Project es un sólido software de administración de proyectos ampliamente
utilizado en diversas industrias, incluida la tecnología. Ofrece capacidades completas de
planificación y programación de proyectos, gestión de recursos, presupuestos e informes. Con
sus características potentes, gráficos de Gantt e integración con otras herramientas de
Microsoft, brinda una visión integral del proyecto y facilita la toma de decisiones efectivas.
Monday.com:
Monday.com es una herramienta de administración de proyectos altamente
personalizable que se adapta a las necesidades únicas de los proyectos tecnológicos. Ofrece
una interfaz visualmente atractiva que permite a los equipos crear flujos de trabajo
personalizados, realizar un seguimiento del progreso, gestionar recursos y colaborar en tiempo
real. Con su amplia gama de integraciones y funciones de automatización, Monday.com
proporciona una solución flexible y escalable para la gestión de proyectos tecnológicos.
(Gaona, 2023)
1.6 Impacto del uso de herramientas tecnológicas para la gestión de proyectos a
nivel Organizacional
Gestión de la calidad
Otro factor de cambio que se puede identificar es el manejo de prácticas de mejora de
la calidad. Debido a que la calidad es aceptada universalmente como una preocupación de
mayor importancia dentro de cualquier organización y en este caso la gestión de proyectos se
vuelve necesario prestar especial atención al control de procesos o actividades, al
entrenamiento del personal, al enfoque dirigido al cliente y al uso adecuado de la Información
internamente, si se quieren lograr mejoras en la calidad de los productos y una mayor
satisfacción del cliente.
Mejora de la comunicación y la colaboración
Las herramientas de planificación de proyectos actúan como un centro compartido
donde los gerentes, los miembros del equipo y las partes interesadas pueden almacenar toda
la comunicación relacionada con el proyecto. Esto proporciona un registro permanente para las
decisiones importantes y los cambios del proyecto.
Detección temprana de Riesgos
Las aplicaciones de gestión de proyectos permiten a los gerentes y partes interesadas
planificar estrategias de gestión de riesgos con anticipación y combatir cualquier posible
obstáculo.
Fácil acceso a la documentación
La información en los planes del proyecto y los informes de estado pueden influir en las
decisiones comerciales futuras. Los gerentes y las partes interesadas que utilizan el
software de planificación pueden mirar hacia atrás en los proyectos anteriores para ver por qué
se tomaron las decisiones y comparar el calendario y las medidas presupuestarias. (Valenzuela
Naranjo, 2018)
4. CONCLUSIONES
Las herramientas tecnológicas para la administración y gestión de proyectos son
muy esenciales para tener un buen proyecto, ya que ayudan a planificar,
manejar y controlar el desarrollo del proyecto de manera eficiente y eficaz, es
decir estas herramientas simplifican un poco el trabajo.
Cada una de las herramientas de gestión de proyectos tienen una característica
especifica que las hacen adecuadas según las necesidades del proyecto que se
esté realizando para facilitar la coordinación entre equipos y de esta manera
agilizar un proceso dentro de la empresa.
Comprender y entender la funcionalidad de las herramientas tecnológicas para
la administración y gestión de proyectos es muy esencial ya que de esta manera
se pueden identificar los errores que se estén cometiendo o los posibles riesgos
para corregir las mismas a tiempo y tener un proyecto exitoso.
5. RECOMENDACIONES
Tener en cuenta el tipo de herramientas tecnológica se pueden utilizar, con el
propósito de cumplir los objetivos propuestos por la empresa y lograr obtener un
mejor resultado eficiente para la empresa.
Aplicar las diferentes herramientas de gestión de proyectos, ayudará a mejorar
la coordinación entre los equipos y mejorar el proceso dentro de la empresa,
realizando un mejor desempeño laboral.
Mejorar el conocimiento sobre las herramientas tecnológicas y se gestión de
proyectos porque se podría identificar los problemas y encontrar una solución
respuesta inmediata con el único propósito de no volver a cometer el mismo
error a futuro.
6. APORTE DEL ESTUDIANTE
Las herramientas tecnológicas son muy importantes ya que estas ayudan a simplificar
un poco las tareas y por ello también es importante saber la funcionalidad de cada una de las
herramientas para usarlas de manera correcta ya que esto ayudara a tener mejores resultados
en el proyecto que se esté realizando y posiblemente prevenir que ocurran errores en el mismo.
Usar las diferentes herramientas tecnológicas para la creación de proyectos nos va a
ayudar a optimizar de mejor manera los recursos que van a ser utilizados en los mismos,
conociendo cómo funcionan dichas herramientas vamos a conseguir aplicarlos de una manera
eficiente, con lo que se podrá conseguir una satisfacción tanto para la empresa como para el
gestor que lo está realizando.
Las herramientas tecnológicas son indispensables para el desarrollo adecuado de un
proyecto, así como saber escoger la herramienta adecuada para el tipo de proyecto con el fin
de que este se resuelva de manera más efectiva.
Hay varias herramientas tecnológicas que en la actualidad podemos tener acceso y
sobre todo para cada tipo de empresas, al igual ayudará a ver los errores que tenga la
empresas y mejorar. Sólo hay que saber cuál es la más adecuada.
7. BIBLIOGRAFÍA
Gaona, A. (10 de Julio de 2023). Las 5 Mejores Herramientas para la Administración de
Proyectos de Tecnología. Obtenido de Linkedin.com: https://es.linkedin.com/pulse/las-5-
mejores-herramientas-para-la-administraci%C3%B3n-de-armando
Herramientastecnologicas.com. (21 de enero de 2017). Obtenido de
Herramientastecnologicas.com: https://herramientastecnologicas.co/definicion/
Marker, G. (07 de noviembre de 2022). Tecnología+Informática. Obtenido de
Tecnología+Informática: https://www.tecnologia-informatica.com/herramientas-
tecnologicas-que-son-ejemplos/
Valenzuela Naranjo, N. (27 de Octubre de 2018). Herramientas tecnológicas para la gestión de
proyectos y su impacto a nivel organizacional. Obtenido de Repositorio Institucional
UNAD: https://repository.unad.edu.co/handle/1059
