CAPITULO V

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL

MANEJO DE INVENTARIO

PRESENTACIÓN

El presente Manual para el Control de Inventario ha sido elaborado con la

finalidad de optimizar el manejo de inventarios en la Distribuidora ROOS,

C.A, tomando en cuenta el requerimiento de la compra, la recepción de la

mercancía, análisis de la orden de pedido, facturación y despacho.

Todos estos aspectos considerados contribuirán a la eficiencia en la

gestión administrativa de la organización.

El contenido del manual especifica las funciones, normas y

procedimientos a seguir en cada uno de los aspectos mencionados para

ejercer el máximo control sobre los mismos.

 OBJETIVOS

• Establecer clara asignación de autoridad y responsabilidad.

• Sistematizar y ordenar procesos que involucren la manipulación de la

mercancía.

• Conseguir y mantener un óptimo nivel de las existencias en el

inventario, producto del constante incremento de los precios de la

mercancía más demandada.

• Mantener relaciones directas con los proveedores, es decir, evitando

la intervención de cualquier intermediario.

FUNCIONES DE LAS UNIDADES

DIVISIÓN DE COMPRAS

FUNCIONES:

- Tramitar ante el gerente general las compras de materiales o servicios.

- Mantener actualizados los registros de los proveedores.

- Elaborar expedientes por cada compra cuando el caso lo amerite.

- Programar, coordinar y controlar las compras de materiales y servicios.

- Realizar informes que muestren el estatus de las requisiciones.

- Realizar un análisis de los precios, con la finalidad de determinar el más

conveniente para la empresa.

- Mantener vigentes los procedimientos de compras de materiales.

DIVISIÓN DE CONTROL

FUNCIONES:

- Supervisar y coordinar la recepción, almacenamiento, control de

consumo y disposición de los materiales, equipos y repuestos.

- Practicar inventarios selectivos periódicamente, y realizar uno anual a

todo el almacén.

- Mantener actualizado el control de existencia en inventario.

- Mantener los niveles de abastecimiento requeridos.

- Proporcionar la información necesaria al sistema automatizado de

materiales en forma permanente, oportuna y compatible.

- Mantener vigente los procedimientos existentes de control de materiales.

- Autorizar la entrada y salida de materiales del almacén.

- Mantener actualizado los manuales y catálogos referentes a las

especificaciones de los materiales utilizados por la distribuidora.

- Mantener unas existencias permanentes de materiales, mediante

reposiciones periódicas.

- Determinar y mantener permanentemente las existencias de materiales

a un nivel mínimo predeterminado.

- Evitar la obsolescencia de materiales a través de un eficiente control de

las existencias.

- Determinar que renglones han permanecidos sin movimientos durante

los últimos años y determinar continuidad o declararlo excedentes.

DIVISIÓN DE ALMACEN

La división de almacén es la encargada de realizar la recepción,

verificación, almacenamiento y despacho de la mercancía adquiridas.

FUNCIONES

- Recibir, revisar, controlar y almacenar los materiales y equipos a ser

manejados por la unidad.

- Entregar los materiales solicitados después de haber cumplidos con los

requerimientos establecidos.

- Custodiar y mantener los materiales en existencias en el almacén.

- Mantener ordenado y limpio el almacén manejados por la división.

 - Distribuir entre los almacenes las diferentes clases de materiales y

repuestos.

- Velar por el cumplimiento de las normas y medidas de seguridad

industrial en el almacén como: temperatura, espacios de almacenajes,

tipos de depósitos

- Informar al departamento de control de todas las entradas y salidas

efectuadas.

NORMAS

DESPACHO DE MATERIALES

POLÍTICAS A SEGUIR:

• Los egresos o salidas de materiales deben realizarse solamente por la

persona autorizada, es decir, el supervisor del almacén. Así mismo se

deberá realizar recuentos fijos, permanente y programados lo que

permitirá la exactitud y concordancia en los inventarios por los

depósitos.

• Las áreas de almacenaje deben clasificarse en categorías.

NORMAS BASICAS:

1. Todo despacho de mercancía debe estar amparado por su

correspondiente “Nota de entrega” debidamente autorizada por el Jefe de la

División.
 2. Todo material despachado debe estar identificado por una copia de la

“Nota de entrega” previamente conformada, hasta su definitiva entrega.

3. Toda entrega de mercancía debe ser efectuada por el personal

autorizado de manejo de materiales del almacén.

4. Solo se efectuará despacho de materiales que se encuentre totalmente

procesado con total aprobación de la administración.

5. La factura se deberá anexar a la Nota de entrega correspondiente.

6. Las “Notas de entregas” para su conformación no deben poseer

enmiendas, y deben contener todos los datos de manera correcta como son:

fecha de solicitud, código de la mercancía, descripción de la mercancía,

cantidad requerida, colocación, unidad de medida y firma autorizada.

7. La unidad encargada de la conformación de las “Notas de entrega”

deben mantener un listado actualizado de las firmas autorizadas.

8. Es responsabilidad del cliente revisar la mercancía despachada, antes

de conformar la recepción del mismo.

PERSONAL RESPONSABLE EN EL DESPACHO DE MERCANCÍAS

Usuario: Prepara el documento (Nota de Entrega) cada vez que requiera el

cliente cualquier producto. Verifica el código, descripción y unidad de medida

de la mercancía requerida en el maestro de inventario, y luego pasa dicho

documento a la firma del jefe de división.

Despachador autorizado: Recibe la salida de mercancía. Verifica el tipo de

mercancía, conforma la nota de entrega autorizando el despacho de la

mercancía al cliente. Y posteriormente envía la “Nota de entrega” al

supervisor de control.

Supervisor, Despacho de Mercancía: Recibe la salida de la “Nota de

entrega” en original y cuatro copias.

Verifica la existencia de la mercancía en el sistema computarizado y hace

lo siguiente:

• Si la existencia es cero, por el momento y tiene instrucciones de

dejarlas pendientes hasta que se reciba la mercancía, archiva el

original y las copias de la 1 a la 3 de la salida.

• Entrega la copia 4 al despachador

• Si hay existencia, autoriza su despacho y la pasa al supervisor del

almacén.

Supervisor de almacén: recibe la “Nota de entrega”, despacha el

material al cliente. Firma en señal de despacho y obtiene la firma de la

persona quien recibe la mercancía. Archiva todas las salidas despachadas

durante el día y al finalizar la jornada las envía nuevamente a la división de

control.
 PROCESO DE ALMACEN
SUB-PROCESO DE DESPACHO

ENTRADA Supervisor despacho de Supervisor de almacen Salida

Materiales

DESPACHADOR
VERIFICA
SALIDA DE SALIDA DE
MATERIALES MERCANCIA
1

NO
2
CANTIDAD SALIDA DE
> = EXIST MATERIAL

SI
3 4

CONFORMA
SALIDA DE RECIBE, FIRMA, MATERIAL
MERCANCIA DESPACHA

REALIZADO REVISIÓN AÑO

APROBADO
LA RECEPCION Y ALMACENAMIENTO DE MERCANCÍAS.

PROPÓSITOS: Establecer un procedimiento que permita controlar y registrar

contablemente toda recepción y almacenamiento de mercancía compradas

por el almacén de la organización.

NORMAS BASICAS:

1. Se considera material para almacenar toda aquella mercancía que figure

en los inventarios de misceláneos para farmacias.

2.- Toda mercancía a ser recibida, debe estar amparada por una orden de

compra debidamente autorizada por el supervisor de almacén.

3. La recepción de las cantidades de bultos o paquetes con mercancía es

responsabilidad del encargado del almacén.

4. Toda mercancía almacenada debe estar cubierta por el “Recibo de

Mercancías”.

5. Es responsabilidad del personal de almacén la preparación del documento

“Recibos de Mercancías”.

6. Es responsabilidad del encargado del almacén efectuar: las

investigaciones físicas, conteo, verificación de especificaciones, entre otros

del material a recibir, para proceder a efectuar cualquier reclamo al

proveedor, seguros, transporte entre otros, cuando la mercancía este:

deteriorada, incompleta, errónea, entre otros utilizando para ello los recaudos
necesarios (especificaciones escritas, manuales o catálogos anexos, etc),

para recibir lo que realmente se ha pedido.

7. Todo reclamo al proveedor, fabricante, transporte referente a fallas en la

mercancía recibida para almacenar deben ser tramitadas a través de la

división de compras.

PROCEDIMIENTOS:

Supervisor del almacén: Recibe notas de entrega. Verificar contra

archivo de orden de compra pendiente.

Si no tiene orden de compra se rechaza la recepción y hace las

averiguaciones pertinentes en la división de compras y otras oficinas

involucradas.

Si tiene orden de compras has lo siguiente:

• Ordena (autoriza), la recepción del bulto en el almacén, firma una

copia de la nota de entrega.

• Prepara de inmediato el formulario de recibo de mercancías.

• Ordena y se envía el bulto de mercancía dentro del almacén, si la

entrega fue total, de lo contrario lo almacena hasta recibir el resto de

la mercancía.
 Operario del almacén: Recibe bulto con mercancía. Coloca bulto en

estantes. Anota en el libro de mercancías recibidas y le asigna un numero de

control de cada lote recibido de cada proveedor.

Recibe la copia de la “Nota de entrega” firma y sella sujeto a inspección y

la envía al representante del proveedor.

Supervisor del almacén: Recibe el “Recibo de material” en original y

cuatro copias. Recibe el o los bultos con el material. Verifica el estado físico

del material.

Cuenta la cantidad recibida y confronta con la cantidad registrada en el

“Recibo de material” de ser correcto pasa a verificar la calidad del material de

lo contrario no procede a efectuar el traslado hasta no completar la

mercancía (si la entrega del materias es parcial por parte del proveedor no

debe recibirse el material en el almacén).

Almacena el material en su respectiva ubicación, si el material es nuevo

dentro del inventario del depósito central el supervisor debe proceder a darle

una ubicación y anotar en el “Recibo de material” para ser actualizado en el

sistema computarizado una vez se ingrese el mismo.

Envía al Jefe de la Sección de Control de Inventario los “Recibos de

materiales”.

Jefe de la sección de Inventarios

Actualiza sistema computarizado.

 PROCESO DE ALMACEN
SUB-PROCESO DE
recepcioRECEPCION
Entrad Supervisor Operario Supervisor Jefe de Transcript
Almacén Almacén Almacén or Salid
a sección
De Tránsito De Tránsito Central a

Proveedo
r VERIFICA
CONTRA ORDEN Jefe de
NOTA DE DE Secc.
COMPRA 1
ENTREGA FIRMA RECIBO INGRESA AL
DE MATERIALES SISTEMA INFORMACION
7

1
RECIBE 0
S 2 VERIFICA
NE I
=
OC
NO

3 Almacen
8
RECHAZA LA RECIBE, a
RECEPCION EL MATERIAL S
REGISTRA EN CANT = I MATERIAL
EL LIBRO REC/MAT
FIRMA Y
4 AUTORIZA SELLA SUJETO
RECEPCION A INSPECCION
9

RECHAZA
ELABORA RECIBO RECEPCION
5
DE MATERIALES

Realizado Aprobado
Revisión Año
Supervisor despacho de materiales: Registra el documento, número de

“Recibo de materiales” , fecha del documento, código del material, cantidad

ordenada y recibida, precio unitario.

Verifica si hay material pendiente por despachar.

Sella el documentos procesado.

Archiva el documento.

CODIFICACIÓN DELOS MATERIALES.

Propósito: Establece el procedimiento necesario para poder codificar los

diversos tipos de mercancías que la organización mantiene en sus

inventarios.

Este procedimiento crea las bases para iniciar la codificación estándar de

todas las mercancías de la organización, lo que facilitará el almacenamiento,

registro y adquisición de los materiales.

NORMAS BASICAS:

1. Todo material que forme parte del inventario de la organización debe ser

codificado de acuerdo al procedimiento vigente.

2. Toda codificación de la mercancía para el inventario es responsabilidad de

la División de control.

3. Se asignará código solamente a aquellos renglones que justifique su

existencia en inventario por razones técnicas o económicas a la

organización.
4. Es requisito indispensable que forme parte del código de la mercancía el

número de catálogos que el fabricante le asigna a dicha mercancía.

5. Ninguna mercancía puede formar parte del inventario sin la autorización

de la división de control.

6. Es responsabilidad de la División de control hacer los análisis técnicos

necesarios relacionados con la la mercancía antes de su codificación final.

DEVOLUCIÓN DE LOS MATERIALES.

PROPÓSITO: Sintetizar y ordenar los procesos de devolución de

mercancías.

NORMAS BASICAS:

1. Las devoluciones de mercancías puede suceder por defecto o por

equivocación de código. El cual deberá ser entregado a la oficina de

despacho con copia al supervisor del almacén, indicando: código, cantidad,

descripción, motivo de la devolución y sus respectivas firmas.

PROCEDIMIENTO:

1. El responsable del almacén, prepara el documento de “Devolución de

mercancía” especificando: código, descripción, cantidad, motivo de la

devolución.
2. Envía al supervisor de control, verifica el tipo y el motivo de la devolución,

conforma el documento, registra en el sistema y se pone en contacto con el

proveedor de la mercancía, parra llegar a un acuerdo.

 PROCESO DE ALMACEN
SUB-PROCESO DE
DEVOLUCION
Entrad Supervisor Despacho Supervisor Salid
de Almacén
Responsable de
almacén

DEVOLUCION VERIFICA
DEVOLUCI 1

SUPERVISO
2 R DE
NO
DATOS DEVUELVE
CORRECTOS FORMATO

SUPERVISO
3 S 4 R DE
CONFORMA RECIBE, DOCUMENTO
REGISTRA EN FIRMA, CONFORMADO
EL SISTEMA ALMACENA

Realizado Aprobado
Revisión Año