HOJA ELECTRONICA DE DATOS.
Docente: Lic. Claudio E Franco Fecha: 02-05-24
Objetivo educacional: Aplicará el uso de la Hoja Electrónica en prácticas
contables.
5.1 Introducción.
Existe un grupo de aplicaciones que se pueden considerar como las
herramientas básicas que se usan en las computadoras personales y la hoja de
cálculo está entre estos paquetes. Si se piensa en una hoja de papel
cuadriculado o tabular, es fácil observar que cada zona delimitada por cuatro
líneas ocupa una posición única, que se puede definir por la columna y la fila que
ocupa, la hoja electrónica de cálculo se basa precisamente en este arreglo, que
en matemáticas se conoce como arreglo matricial o matriz.
En otros términos podemos mencionar que una hoja electrónica es un programa
utilizado para el manejo de información numérica mediante tablas (renglones y
columnas). Estos programas permiten realizar operaciones matemáticas,
formulas y graficas con gran facilidad.
5.2 Utilización de los comandos básicos.
Para poder manejar Excel es necesario conocer el concepto de varios términos
los cuales nos ayudaran a obtener un mejor manejo de este programa y entre
los cuales tenemos:
Libro de trabajo: Es una hoja de Excel en el que se almacenan cada una de las
acciones realizadas en el programa. Los libros de trabajo tienen la extensión
“xls”, para que la computadora reconozca este tipo de archivos y la asocie con
Microsoft Excel para manipularlos y editarlos. En el momento en el que se inicia
una sesión en Excel, se abrirá un nuevo libro de trabajo con el nombre
predeterminado de “Libro1”. Un libro de trabajo está formado por varias hojas,
en principio constara de tres hojas, aunque el número de estas puede varias
entre 1 a 255. En la parte inferior de la ventana de Excel, encontraras las
diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la siguiente
forma: Hoja1, Hoja2, Hoja3 y así sucesivamente.
Hoja de cálculo: Es un documento principal que se utiliza en Excel para
almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y
columnas. Una hoja de cálculo siempre se almacena en un libro. Las primeras
26 columnas tienen de la A a la Z. Cada hoja de cálculo contiene 16.384
columnas en total finalizando en XFD. En el caso de las filas estas abarcan de
la 1 a la 1.048.576. Hay que hacer mención que loa títulos de columnas se
indican mediante letras y los títulos de filas se indican mediante números.
Celda activa: Es una celda seleccionada en la que se escriben datos. La celda
activa tiene un borde grueso. Los títulos de las columnas y los títulos de las filas
indican en que celda de la hoja está situada cuando se hace clic con el puntero
del ratón en cada una de ellas. Los títulos se combinan para formar la dirección
de la celda, también llamada referencia de la celda.
1.- La columna C esta resaltada.
2.- La fila 5 esta resaltada.
3.- La celda C5, está activa, se muestra en el cuadro de nombres situada en la
parte superior izquierda de la hoja de cálculo.
Rango: Son dos o más celdas de una hoja seleccionada. El rango de celda está
compuesta por una celda inicial y una celda final y separada por dos puntos “:”.
5.3 Funciones y comandos especiales.
Excel es una potente herramienta que se puede usar pare crear y aplicar formato
a hojas de cálculo, y para analizar y compartir información para tomar decisiones
mejor fundadas. La nueva interfaz orientada a obtener resultados, la
visualización de datos enriquecida y las vistas de tabla dinámica permiten crear,
de modo más sencillo gráficos de aspecto profesional más sencillo y de fácil uso.
Excel se combina con Excel Services una nueva tecnología de Office SharePoint
Server 2007, ofrece mejoras significativas para compartir datos con más
seguridad. Al compartir una hoja de cálculo con Excel y Excel Service, se podrá
explorar, ordenar, filtrar e introducir parámetros e interactuar con las vistas de la
tabla dinámica directamente en el explorador de la web.
Para iniciar la aplicación de Microsoft Excel, hay que pulsar sobre el botón inicio
del escritorio de Windows Con el menú inicio desplegado, de da clic en la opción
del menú todos los programas, y a continuación se pulsa sobre el conjunto de
programas de Microsoft Office para elegir la aplicación de Excel 2007, a la que
pertenece. Una vez que se pulso sobre la opción requerida se abrirá el programa
y se mostrara la ventana principal.
1.- Barra de título.
2.- Fichas con sus respectivas cintas de opciones.
3.- Barra de inicio rápido.
4.- Barra de fórmulas.
5.- Barra de fichas de hojas.
6.- Barra de estado.
Cuando se inicia Excel se encuentra con una gran cuadricula vacía. En la parte
superior hay letras y a lo largo del lago izquierdo de la tabla hay números.
Además en la parte inferior, hay fichas con la denominación Hoja1, Hoja2, etc.
La banda en la parte superior de la ventana de Excel es la cinta de opciones. La
cinta de opciones está conformada por fichas. Cada ficha está relacionada con
un tipo de trabajo específico que se pueden usar en Excel. Para poder ver los
diferentes comandos de cada ficha, se debe hacer clic en las fichas situadas en
la parte superior de la cinta de opciones. La ficha inicio que es la primera ficha
empezando por la izquierda, contiene los comandos habituales que la gente
utiliza con más frecuencia. Los comandos están organizados en pequeños
grupos relacionados.
1.- La cinta de opciones se extiende a los largo de la parte superior de Excel.
2.- Los comandos relacionados de la cinta de opciones están organizados en
grupos.
Cuando se inicia Excel, se abre un archivo que se denomina libro1, Cada libro
tiene tres hojas. Cada tiene un nombre en su ficha situada en la parte inferior
izquierda de la ventana del libro: Hija1, Hoja2 y hoja3. Es recomendable cambiar
el nombre de las fichas de las hojas para identificar más fácilmente la información
contenida en cada una. Se pueden agregar hojas de cálculo si se necesitan más
de tres o si no se necesitan se pueden eliminar una o dos.
1.- El primer libro que se abre Excel lo denomina Libro1. Este título aparece en
la barra de titulo situada en la parte superior de la ventana hasta que se guarda
el libro con su propio nombre.
2.- Ficha de hojas en la parte inferior de la ventana del libro.
Para crear un libro nuevo, se puede abrir un libro en blanco o se puede basar en
otro existente, en la plantilla2 de un libro predeterminado o en cualquier otra
plantilla. También se podrá crear un libro en blanco desplazándose a la parte
superior derecha, y haciendo clic en el icono de hoja en blanco. Ahí se encuentra
la opción nuevo, que se deberá pulsar para que aparezca el nuevo libro.
5.4 Aplicaciones prácticas.
Además de dar formato personalizado a las hojas, es importante que los datos
de las celdas se ajusten para adaptarse a lo ancho de la columna. Si se cambia
el ancho de la columna, el ajuste de datos se adaptara automáticamente.
Para poder cambiar el formato de número es necesario realizar los siguientes
pasos:
1
Un libro está compuesto por una o varias hojas de cálculo.
2
Una plantilla es un libro que se crea y utiliza como base para otros libros similares. Se pueden
crear plantillas para libros y hojas de cálculo. La plantilla predeterminada para libros se denomina
[Link]. La plantilla predeterminada para hojas de cálculo se denomina Hoja xlt.
1.- Se hace clic en la celda que contiene los números cuyo formato se desea
cambiar.
2.- En la ficha inicio, en el grupo número, se selecciona general y a continuación,
se hace clic en el formato que se desea.
3.- Otra forma es aplicando en la ficha inicio, en el grupo celdas se elige formato
y a continuación se hace clic en formatos de celda.
En Excel también se puede dar formato no solo a números sino también de texto
a números, realizando los siguientes pasos:
1.- Hay que seleccionar una celda vacía.
2.- En la ficha inicio, en el grupo número hay que seleccionar general y luego clic
en texto.
3.- Escribir los números que sean en la celda con formato.
4.- Otra forma es seleccionar el iniciador situado junto número y aparecerá el
cuadro de dialogo formato de numero de celda.
5.- Se abrirá una ventana con diferentes pestañas.
6.- En la pestaña de número se tiene para elegir el formato texto.
7.- Al escribir los números en la celda con formato texto, se ubicaran a la
izquierda de la celda, a diferencia sino tuviera el formato.
Actividades.
I.-A continuación se presentan una serie de ejercicios propuestos con el fin de
poner en práctica los conceptos aprendidos.
1. Asigne nombre a las siguientes celdas:
_______
_______
_______
2. Cómo se selecciona toda una fila
_______________________________________________________________
3. Cómo se selecciona toda una columna
_______________________________________________________________
4. Qué es un rango
_______________________________________________________________
5. Cuál es el nombre de los siguientes rangos:
II.- Crea una hoja tal como se muestra y prepara las fórmulas para que opere
con los datos de forma automática cuando se introduzca datos:
NOMBRE EMPRESA S.A
C/xxxxxxxxxxxx
Código-provincia
Teléfono: xxx-xxx-xxx
Fax: xxx-xxx-xxx
III.- Diseña una hoja de cálculo para llevar un control de las notas de los alumnos
de un curso de forma que calcule (para calcular la nota media utiliza la función
PROMEDIO):
- Utiliza para este ejercicio 10 alumnos y 3 asignaturas.
- La nota media de cada alumno, de cada asignatura y del curso.
- La nota máxima de cada alumno, de cada asignatura y de todas las notas.
- La mejor nota media por alumno y por asignatura.
- La peor nota media por alumno y por asignatura.
