MARNI’S NOTES
ORGANIZACIÓN DE EVENTOS 2
CONCEPTUALIZACIÓN
1. BOCETO
Es un documento donde se detallarán los aspectos
básicos de tu idea: la descripción del proyecto, los
objetivos, la estructura, las estrategias y otros aspectos
que iremos desarrollando a lo largo de la
conceptualización del evento.
¿Cómo preparar un boceto?
a) Ve a lo general
b) Incluye los indispensables
c) Plantea diferentes propuestas (alternativas)
d) Ayúdate con ejemplos
e) Identifica el objetivo, la tipología y temática del evento
f) Pregúntate por el público objetivo
¿Qué debe incluir?
- Descripción evento
- Objetivos
- Nº de recursos
- Previsión de gasto: ¿cómo lo vamos a gestionar?
- Público objetivo
- Ideas de escenografía
Debe tratarse de un concepto único para todos los integrantes del grupo.
La base de nuestro evento se forja aquí.
2. GESTIÓN DEL TIEMPO
La organización de eventos es una tarea que puede requerir mucho tiempo y dedicación.
Desde la selección de la ubicación hasta la contratación de proveedores y la promoción
del evento, hay muchas cosas que hacer.
TODA ANTICIPACIÓN ES POCA
Uno de los mayores errores que se cometen al organizar eventos es no planificar con
suficiente anticipación.
Si esperas hasta el último momento para tomar decisiones importantes, es probable que
te enfrentes a problemas de logística y presupuesto.
Aspectos por considerar:
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- Priorizar tareas
- Documentar o monitorizar todo
- Estandarizar procesos
- Automatizar el marketing
- Reparto de responsabilidades
- Establecer fechas límite
- Tener en cuenta fechas críticas
Si planificamos con anticipación, habrá tiempo suficiente para hacer ajustes y cambios
en caso de ser necesario.
Una buena solución: Diagrama de Gantt
Planteamiento por fases, con responsables asignados, subtareas, fechas claras, visión
global, etc.
Consta de dos elementos: las
tareas y el calendario. Cada tarea
abarca una cantidad de días, por lo
cual se forman barras,
dependiendo la duración. Además,
el diagrama de Gantt muestra las
relaciones que existen entre tareas
y los hitos que deben cumplirse
para que el proyecto avance
conforme a lo planeado.
Diagrama de Gantt: Ventajas y desventajas: Hay muchas ventajas de usar diagrama de
Gantt. No obstante, no son aptos para todos los proyectos/eventos, ni para todos los
estilos de gestión de proyectos.
- Vista global y detallada de los requisitos del evento
- Pueden emplearse fácilmente para mantener a los grupos interesados y a los
clientes informados de las fechas de entrega y del avance del proyecto.
- Estos diagramas son eficaces para crear fechas de entrega aptas para todo tu
equipo y, al mismo tiempo, para crear soluciones para los posibles obstáculos.
- Un gráfico organizado puede permitir que los responsables del evento visualicen
las dependencias de las tareas para una planificación más eficiente.
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- Los diagramas de Gantt pueden ser herramientas gráficas complejas,
especialmente cuando se trata de proyectos complejos con una gran cantidad de
tareas.
- Requieren una actualización constante a medida que se finaliza cada tarea, lo
que puede ser tedioso.
- A menos que se use un software de diagramas de Gantt con buenas funciones,
pueden ser engorrosos en lo visual y difíciles de leer de un vistazo.
3. CHECKLIST DEL PROYECTO
Con una herramienta fundamental a nuestro alcance, como lo es una checklist de un
evento, podemos garantizar una planificación y ejecución sin problemas para lograr el
éxito deseado.
Una checklist es una lista detallada de tareas y aspectos a tener en cuenta durante la
planificación, preparación y ejecución de un evento.
Es una herramienta que garantiza que no se olvide ningún detalle importante, y permite
a los organizadores mantenerse organizados y enfocados en cada etapa del proceso.
Desde la selección del lugar hasta el desmontaje.
Una checklist de eventos abarca todos los elementos críticos para asegurar que el
evento se desarrolle sin contratiempos, evitando errores.
Consejos para hacer una checklist:
- Identificar tareas y responsabilidades
- Pensar en ubicaciones y proveedores
- Ordenar por bloques: conceptualización, ponentes, asistentes, difusión, etc.
- Pensar en los detalles
- Coordinar con el Diagrama de Gantt
- Primero pensar en acciones a llevar a cabo y luego ordenarlas
4. ESCALETA DEL EVENTO
La escaleta de un evento es el esqueleto de la presentación, un guión estructurado
minuto a minuto que establece el rol de cada colaborador y las intervenciones que
tendrán lugar.
Se trata de repartir el tiempo de exposición y establecer cómo se desarrollará la
conferencia desde el comienzo hasta el fin.
No es el programa del evento, aunque el programa sí se incluye en la escaleta
Antes de prepararla, es necesario establecer, con total precisión, cómo se va a
desarrollar el evento y qué sucederá minuto a minuto. Aspectos cómo quién intervendrá
y qué orden, por dónde entrarán y saldrán del escenario.
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Recoge los aspectos a tener en cuenta para que todo esté sincronizado:
- Hora: el minutado de cada acción, desde el inicio del evento hasta su
finalización
- Lugar: cada una de las ubicaciones donde tendrán lugar las acciones, por
ejemplo, en qué sala, hall, pasillo…
- Medios técnicos: indicar en cada momento qué pantallas, micros, etc. se van a
utilizar
- Acción: quién interviene, imagen en pantalla, rótulo con el nombre del ponente,
disposición en el escenario (atril, mesa, micrófonos, proyecciones, luz…), entre
otras. También hay que indicar cuándo se hace una pausa, dónde será el catering,
etc… Importante indicar la duración y tener en cuenta los tiempos de
transición.
- Persona responsable y funciones: quién se encarga de supervisar o ejecutar
cada acción.
Aspectos para tener en cuenta:
- Accesibilidad sin barreras
- Asistencia a personas con problemas de audición
- Señalización útil para personas invidentes.
- Instalar rampas en vez de escalones para superar desniveles en los pasillos y
accesos a stands, o escenarios para las ponencias.
- Traducir simultáneamente al lenguaje de signos para personas sordas o bien
habilitación pantallas donde se emite el evento subtitulado.
- Incluir sistema braille táctil en las pantallas informativas o presencia de
asistentes que faciliten información con voz para personas con dificultades de
visión. Permiso del acceso de perros guía a los recintos.
- Facilitar el uso de las acreditaciones, tarjetas de acceso a recintos, etc, para
personas con visibilidad o movilidad reducida.
- Ofrecer menús para necesidades dietéticas especiales en la zona de
restauración (sin lactosa, sin gluten, indicación de los alérgenos en los
ingredientes de los platos). Preguntarlo en el formulario de inscripción y a los
ponentes personalmente.
