CLASE 2

 Antes de comenzar, debemos saber que:

1. No existe un buen o un mal sistema de organización. Lo que lo hace efectivo o no,

dependerá de nuestros flujos de trabajo, del tipo de archivo que utilicemos y la regularidad
con la que nos remitamos a los mismos.

2. No existe un sistema de organización ideal para todo el mundo. Un buen sistema de

organización es aquel se adapta de forma personal a cada uno.

3. No existe un sistema de organización útil en todos los momentos de la vida.

 Lo que sí existe es un sistema de organización ideal para cada uno de nosotros. El mismo
deberá:

1. Adaptarse a nosotros.

2. Ser flexible.

3. Facilitarnos el acceso a nuestros documentos.

4. Permitirnos tener un buen flujo de trabajo.

5. Ser claro y agradable.

 ¿Qué debemos tener en cuenta para crearlo?

1. Organizarlo en función de nuestros objetivos y necesidades.

2. Qué tipos de archivo contendrá.

3. Con qué frecuencia crearemos y utilizaremos estos archivos.

4. Cómo los buscaríamos y reconoceríamos cuando los necesitemos.

CLASE 4

Para organizar una carpeta podemos utilizar el siguiente flujo de trabajo:

 Observa: elegimos la carpeta a organizar y utilizamos las herramientas de visualización, de

manera que nos permita ver la mayor cantidad de información posible.

 Abre: generamos un espacio específico para cada uno de los archivos. Para ello debemos
pensar en los distintos aspectos de nuestra vida, por ejemplo, podemos crear una carpeta
 para lo laboral y otra para lo personal. Adicionalmente creamos una carpeta
llamada temporal.

 Filtra: separamos la información que sirve de la que no. Para ello podemos utilizar los
siguientes 3 filtros:

1. ¿Necesito el archivo? ¿Existe alguna posibilidad de que lo use en el futuro? Si la

respuesta es no, el archivo irá a la carpeta temporal. Si la respuesta es sí, pasará al
siguiente filtro.

2. ¿Este archivo está en otro lugar? (Drive, Email, disco duro) Si la respuesta es si, el archivo
irá a la carpeta temporal. Si la respuesta es no, pasará al siguiente filtro.

3. ¿Debería estar en otro lugar? Si la respuesta es si, el archivo irá a la carpeta temporal. Si la
respuesta es no, se conservará donde está.

 Clasifica: tomamos los documentos que pasaron los filtros y los colocamos en las carpetas
que creamos previamente (laboral, personal).

CLASE 5

 La clasificación

1. Es un sistema que permite almacenar información.

2. Agrupa elementos con características similares.

3. Por la forma en la que están diseñados los dispositivos digitales, la estructura que
utilizamos es de carpetas, por niveles, como un arbol. De forma que podemos organizarlas
de la manera que nos sea más conveniente.

 Cómo clasificar las carpetas

1. Año/fecha de creación. Es conveniente utilizar este criterio cuando necesitemos clasificar

información recurrente, es decir, que se realiza cada cierto tiempo.

2. Tipo de documento. Clasificamos según los formatos de los archivos.

3. Área o departamento. Podemos utilizar este criterio en el ámbito laboral.

4. Cualquier otra característica que se adapte a nuestra forma de trabajo.

 Cómo nombrar mis documentos Una nomenclatura es un sistema de reglas que permite
dar nombre a diferentes elementos. Pensar concientemente en los nombres que les damos
a nuestros archivos, es una excelente práctica debido a que nos ayuda, primero, a
 encontrar fácil y rápidamente la información guardada, y segundo, a disminuir el riesgo de
pérdida de la información. Para ello:

1. Todos los archivos deben tener un nombre asignado por nosotros.

2. Debemos nombrar los archivos una vez los descargamos.

 Qué tener en cuenta para la nomenclatura

1. Ser prácticos y específicos: llamar a las cosas por su nombre. Por ejemplo, PR (proyecto),
CT (cotización), FA (factura).

2. Utilizar el tiempo a nuestro favor: clasificar por año o por mes cuando convenga, por
ejemplo, FA-LUZ-ENE2020.

3. Evitar el “final final”, “este sí”: utilizar versiones para cada cambio (v1, v2, v3).
 CLASE 7

Se inicia con la carpeta personal:

1. Observa: Enfocarnos en los aspectos de nuestra vida personal que estén presentes allí
(salud, pagos generales, servicios, compras y facturas, documentos personales, educación
y cursos, fotos).

2. Abre | Filtra | Clasifica.

Luego para el tipó laboral:

1. Observa: Enfocarnos en los tipos de documentos que generamos durante nuestros

procesos y actividades (proyectos/clientes, áreas, facturas/cotizaciones, auditorías,
presentaciones). Debemos enviar a la carpeta temporal aquellos elementos que, al
revisarlos, consideremos poco importantes.

2. Abre | Filtra | Clasifica.

 Antes de ejecutar el A.O.F.C es importante planear la estructura que vamos a utilizar. Para
ello debemos esquematizar de qué manera esperamos ver nuestras carpetas luego de
realizado el cambio.

CLASE 8

El email es uno de los canales que más utilizamos al día y que contiene información muy sensible
es por ello que hay que organizar el correo, sobre todo la bandeja de entrada.

Algunos consejos para Gmail son:

1. Haz que tu bandeja de entrada sea agradable.

2. Borra en lote los correos que tienen más de X años.

3. Usa el flujo de organización OAFC para depurar los elementos.

Algunas opciones que tiene Gmail:

1. Visualización: Ordenar de la manera más favorable y definir entre varias versiones cuál te
gusta más.
 2. Etiquetas: Son tags que funcionan como las carpetas del explorador de archivos, permiten
cambio de color y luego se puede filtrar por ellas.

3. Los importantes: Permite destacar un mensaje y filtrar correos por importancia.

 Para usar esa opción se puede marcar correos que necesites recurrentemente y tareas que
necesitan ir al calendario.

 Recuerda desmarcar al terminar para no generar distracciones.

4. Los Destacados: Para señalar mensajer que tienes seguimiento , para filtrar por destacados
y cuenta con distintas señales para marcarlos. La profe recomienda usarlo como un
semáforo.

Algunos consejos para Outlook:

1. Visualización: Ordenar de la manera que sea mpas favorable y con ciertos toques de
personalización.

2. Carpetas: Funcionana como las carpetas del computador y que según la visualización te
permite tenerla en el panel principal todo el tiempo.

3. Marcados: Permite destacar un mensaje y se recomienda usar de manera ágil como la de

gmail.

4. Chinchetas: Pone los correos en la parte superior del correo.

5. Categorias: Permite poner categorias usarlas con etiquetas y con diferentes colores.

En resumen:

 Intenta distintas formas de visualización.

 Aprovecha las opciones que permiten destacar y categorizar correos.

 Usa las opciones en combo de carpetas + etiquetas.

 CLASE 9

1. Podemos aplicar el flujo OAFC, iniciando con la pantalla principal del celular.

2. Al momento de clasificar, debemos distribuir las aplicaciones en carpetas/pantallas según

su objetivo: RRSS, domicilios, servicios de correo, apps educación, apps bancarios, apps
viajes.

 Filtro de limpieza

1. ¿Necesito esta app? ¿Existe alguna posibilidad de que la vaya a usar en el futuro?

2. ¿Tengo otras apps que hacen lo mismo y que utilizo con regularidad?

3. ¿He usado esta app en los últimos 3 meses?

 Otros tips

1. No crear subcarpetas en el celular.

2. Sincronizar fotos, videos y música con nuestro repositorio en la nube.

3. Configurar Whatsapp para evitar descargas automáticas.

4. Limpiar periódicamente las carpetas de descargas.

5. Dejar a la mano lo que más usamos: contactos, teléfono, galería, cámara, red social, juego,
mensajería, mail.

Tips para crear el hábito de organizar:

1. No lo dejes para mañana.

2. Organiza siempre a la misma hora.

3. Haz que sea sencillo para ti.

4. Escríbelo.

5. Si lo olvidaste: ¡retoma!

6. Haz seguimiento de tu progreso.

7. Ponte metas alcanzables.

8. Recompénsate.

9. Ayúdate con herramientas

10. Aprende a cambiar antes que a renunciar.

11. Principios de Organización Digital:
1. No hay un sistema de organización bueno o malo, depende de
nuestros flujos de trabajo y necesidades.
2. Cada persona necesita un sistema de organización que se adapte a
sus preferencias y objetivos.
3. Un buen sistema de organización debe ser flexible, facilitar el acceso
a los documentos, mejorar el flujo de trabajo y ser claro y agradable.
12. Flujo de Trabajo para Organizar Carpetas:
1. Observar la carpeta a organizar y usar herramientas de visualización.
2. Crear espacios específicos para diferentes tipos de archivos.
3. Filtrar la información útil de la no útil utilizando criterios como
necesidad futura y ubicación actual.
4. Clasificar los documentos en carpetas según categorías relevantes.
13. Clasificación de Carpetas y Nomenclatura:
1. La clasificación permite almacenar información agrupando elementos
similares en carpetas.
2. Puedes clasificar por año/fecha, tipo de documento,
área/departamento u otras características relevantes.
3. Utiliza una nomenclatura práctica y específica para nombrar tus
archivos y evitar confusiones.
14. Organización Personal y Laboral:
1. Observa y organiza tus documentos personales y laborales por
categorías relevantes.
2. Planifica la estructura de tus carpetas antes de realizar cambios para
una organización efectiva.
15. Organización del Correo Electrónico:
1. Organiza tu bandeja de entrada utilizando herramientas como
etiquetas, destacados y carpetas.
2. Borra correos antiguos y utiliza criterios de importancia para
gestionar tu correo eficientemente.
16. Consejos para Crear el Hábito de Organización:
1. Establece horarios regulares para organizar.
2. Hazlo sencillo y específico para ti.
3. Haz seguimiento de tu progreso y recompénsate por tus logros.