Instituto Tecnológico Superior de Las Choapas

INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE LAS

CHOAPAS

Nombre del programa académico

Administración de operaciones

Nombre completo del alumno

Julia Isabel Callejas Diaz

Nombre de la actividad

Actividad1 U5

Nombre del (la) maestro (a)

Ing. Santos Argenis González Olan

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Introducción

Históricamente, el almacén ha sido un espacio de la fabrica donde reposan las

mecánicas y trabajan los empleados menos calificados de la compañía. Sin
embargo, el nuevo entorno competitivo del siglo XXI ha vuelto obsoleto este
planteamiento.

En esta investigación nos introduciremos en el interior de un almacén para estudiar

detalladamente diferentes combinaciones de sistemas de almacén para estudiar
detalladamente diferentes combinaciones de sistemas de almacenaje, elementos
de manipulación y métodos organizativos disponibles para gestionar un centro
logístico.

Una vez que los productos han sido almacenados llegara un momento en el que
sean solicitados por los clientes, distribuidores o delegaciones.
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5. Administración de Almacenes

5.1 Funciones y manejo físico de los inventarios, recepción, organización,

despacho, mantenimiento de los registros.

Definición De Almacén: el almacén es una unidad de servicio en la estructura

orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien
definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y
productos. En el estudio y la aplicación de la administración moderna, el almacén
es un medio para lograr economías potenciales y para aumentar las utilidades de la
empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacén es un mal necesario
cuya función principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se piensa
de una manera científica al integrar sus funciones a las de ventas, compras, control
de inventarios, producción y distribución.

Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo
tipo de almacenes:

1. Recepción de materiales en el almacén.

2. Registro de entradas y salidas del almacén.

3. Almacenamiento de materiales.

4. Mantenimiento de materiales y del almacén.

5. Despacho de materiales.

6. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y de

contabilidad.

Función de los Almacenes:

[Link] las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

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2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas. 3.

Mantienen en constante información al departamento de compras, sobre las

existencias reales de materia prima.

4. Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y

salidas)

5. Vigila que no se agoten los materiales (máximos – mínimos). Manejo Físico De

Inventario Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios
para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las
materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para
la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la
producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios;
empaques y envases y los inventarios en tránsito. La base de toda empresa
comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del
manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la
empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del
período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. El
inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo
fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasión, el inventario
se hace en toda la empresa; en la bodega, en las secciones, en el depósito, entre
otras.

El inventario físico es importante por las siguientes razones:

a) Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las
existencias físicas (cantidad real en existencia).

b) Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores
monetarios.
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c) Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para

efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio
fiscal

La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones:

1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito
en el libro de inventario, conforme la legislación.

2. El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la

existencia del material y la aproximación del consumo real.

Recepción De Inventarios

Normalmente una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, debe

tener tres áreas en el almacén, como base de su planeación.

• Recepción

• Almacenamiento

• Entrega El tamaño y distribución de estas áreas depende del volumen de

operaciones y de la organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden
estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien dentro de
un solo local cerrado.

Cuando se presenta este último caso, basta con señalar las áreas en el piso o
levantar divisiones.

Área De Recepción: El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de
toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción
y de su óptima utilización. Condiciones que impiden el flujo rápido:

1. Espacio de maniobras

2. Medios de manejo de materiales deficientes

3. Demoras en la inspección y documentación de entrada

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El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr

que la permanencia de la mercancía en el área de recepción sea la mínima posible.

El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de

mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.

Deben estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y acelerar las
maniobras de descarga de vehículos según las instalaciones en el área de
recepción. Estas maniobras pueden realizarse en un andén elevado a la altura
aproximada de las plataformas de los vehículos o bien al ras del piso de almacén,
en este caso se puede usar una plataforma telescópica para levantar la mercancía.

Organización de inventarios

Área De Almacenamiento

La planeación del área de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo

de materiales o mercancías con características similares, requiere un conocimiento
pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo, protección y
manejo. En seguida se dan algunas recomendaciones:

1. Para aminorar el riesgo de incendio:

• Aislar los productos inflamables como cartón, papel, estopa, trapo, telas, tintas,
tíner, pintura, etc.

• Prevenir la combustión de espontánea de estopa, trapo o papel impregnados de

aceite o grasa oxidante. Se requiere un lugar aparte, con recipientes a prueba de
fuego, y donde haya una libre ventilación.

• Aislar los productos explosivos; de ser posible fuera del almacén.

• Revisar periódicamente los extinguidores.

• Despejar los pasillos de acceso a los extinguidores; separar los materiales de fácil
combustión con un espacio mínimo de 45 cm.
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2. Para evitar la corrosión y el enmohecimiento.

• Colocar todo lo que sea de metal en lugar seco y distante de la tubería de agua o
vapor.

• Corregir las goteras de techos y tuberías

• Evitar la humedad en pisos y paredes.

• Alejar los productos y materiales de los recipientes con ácidos que despidan gases
corrosivos.

• Cubrir los materiales o productos de acero con grasa, aceite o barniz especial.

• Colocar productos químicos absorbentes de humedad en las áreas de

almacenamiento de aceros.

• Evitar derrames de aguas o líquidos en el piso.

3. Para que no se estropeen

• Evitar que los productos sean golpeados unos contra otros, especialmente cuando
se almacenan en grandes tambores o recipientes, o por los equipos de manejo de
materiales

• No permitir que los medios de almacenamiento rompan o rayen los artículos.

• Los materiales de cristal o frágiles deben quedar lejos de máquinas o tráfico dentro
del área de almacenamiento

• Proteger los materiales y productos contra el polvo tapando la entrada y salida

de los estantes con alguna tela.

4. Para evitar el deterioro

• Proteger de la luz de las ventanas o guardad en lugares con poca iluminación los
materiales o productos que se decoloren con la luz.
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• Evitar que se ensucien o manchen las mercancías ya materiales al manejarlos o

almacenarlos.

• Las condiciones del piso deben observarse en los proyectos de mejoras.

Despacho De Inventarios Área De Entrega:

1. La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área

de entrega debe:

2. Ser trasladada con el medio mecánico adecuado.

3. Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión, una factura

o una factura remisión.

4. Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercancía con el

documento de salida.

5. Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacén de
material auxiliar, con suficiente anticipación y cantidad.

6. Las mesas, la báscula y las herramientas de fleje, de engomado, y útiles

necesarios deberán tener un área ordenada que facilite las maniobras de manejo
de los productos y de empaque.

Mantenimiento Y Registro De Inventarios Registró

De Inventario Existen dos métodos o sistemas de registros de los inventarios, esto

quiere decir que cuando compramos los artículos que van a componer nuestros
inventarios, estos pueden ser registrados de dos maneras diferentes, que son las
siguientes:

1. Sistema de registro de Inventario Periódico o Físico: la mercancía que entra se

registra en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste
para acumular el costo de venta en una cuenta separada.
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2. Sistema de registros de Inventario Perpetuo: la mercancía que entra se registra

a la cuenta de Inventario directamente. En este método de inventario se lleva un
registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe
o valor de los artículos en existencia, es decir, los cargos o créditos, o más bien, las
compras y las ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las
transacciones o movimientos. (Lucina, 2012)

5.2 Localización Y Distribución De Almacenes.

La localización de las instalaciones es el proceso de elegir un lugar geográfico para

realizar las operaciones de una empresa. Seis grupos de factores dominan las
decisiones de localización en el caso de nuevas plantas manufactureras:

• Clima laboral favorable.

• Proximidad a los mercados, calidad de vida.

• Proximidad a proveedores y recursos.

• Proximidad a las instalaciones de la empresa matriz

. • Costos aceptables de servicios públicos, impuestos y bienes raíces.

Consideraciones De Almacenes

Las consideraciones siguientes, de aplicación general, son más importantes en un

almacén que en cualquier otro lugar:

1. La carga del piso debe ser adecuada para las condiciones más adversas.

2. Los almacenes requieren ser seguros, no permitir la entrada de otro personal

que no sea el del almacén.

3. La impermeabilización debe ser particularmente buena en un almacén, la gotera

puede estar en una zona oculta que puede causar daño considerable antes de que
sea descubierta.
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4. Equipo especial, ganchos, elevadores, sierras y guillotinas motorizadas pueden

estar compartidos con otros departamentos.

5. La estantería en los almacenes evitará el movimiento normal de aire con lo que

la distribución de la temperatura se puede afectar seriamente.

6. Los pasillos tienen que ser lo suficientemente anchos como para permitir la
circulación.

7. Los artículos de uso frecuente tienen que estar lo más cerca de las ventanillas
de distribución.

8. Los artículos pesados o voluminosos hay que almacenarlos tan bajo como sea
posible.

9. Los anaqueles y compartimientos no deberán ser tan profundos teniendo así un

acceso fácil a la parte posterior.

[Link] que proporcionar un área de recepción donde los artículos se puedan

separar y desempacar antes que distribuir.

[Link] cintas de medir, que se empleen siempre que sea posible, se protegerán
de las corrientes de aire.

[Link] esencial un sistema de localización que haga posible conocer la posición de

cualquier artículo que cambie frecuentemente de lugar. Un sistema sencillo es dar
una letra de referencia a cada línea de compartimientos y numerar éstos en forma
consecutiva a partir de uno de los extremos.

[Link] almacenamiento es esencialmente un problema volumétrico, esto es,

depende tanto de la altura como del área del piso. La altura útil puede
incrementarse empleando algunos de los modernos montacargas con el elevador
vertical junto con cestas especiales.
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Principios De La Distribución De Almacenes

• Artículos con mayor movimiento deben estar en un lugar de fácil acceso.

• Los artículos pesados deben estar ubicados de tal manera que minimicen el
trabajo de manipulación en el almacén.

• Los espacios en alto deben usarse para artículos ligeros y protegidos.

• Materiales peligrosos deben ubicarse en un anexo o externos al almacén general.

Etapas De La Distribución Física Del Almacén

1. Determinar la ubicación de las existencias y establecer el sistema de

almacenamiento.

2. Establecer el sistema de manejo de materiales

3. Mantener un sistema de control de inventarios

4. Establecer procedimientos para tramitar pedidos.

5. Seleccionar el medio de transporte. (Localización y Distribución de Almacenes,

2010).

5.3 Selección De Mobiliario Y Equipo De Almacén

Estrategias y cajas o casilleros: Puede aumentar mucho la eficiencia total y la

flexibilidad de los procedimientos que emplea el almacenamiento mediante el uso
de un equipo adecuado. Función de Recepción: La función de recepción, ya sea de
una unidad de la compañía o de un transportador común, es la misma.

Proceso De Selección Al recibir un envió: Se le someterá a verificación para

comprobar si está en orden y en buenas condiciones, si el recipiente está dañado
o no se recibió el número de paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad
correspondiente inmediatamente y no se podrá dar recibo de conformidad por él
envió, esto es esencial sin tomar en cuenta si el transporte es aéreo, marítimo o
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terrestre, como se podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre
envíos ocultos.

De Manera Similar: El material que recibe una instalación de la compañía también

debe ser sometido a una inspección preliminar, antes de introducirles en el área de
almacenamiento, en el caso de que en la inspección inicial se detecte materiales
de calidad inferior o en malas condiciones se le debe rechazar.

Por su Naturaleza:

a) Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como implementos o

medios para el desarrollo de las actividades que se realizan, tienen una vida útil
prolongada y que puedan inventariarse y resguardarse individualmente. Los
bienes muebles se clasifican de acuerdo con su naturaleza, aprovechamiento,
origen, condiciones físicas y situación legal.
b) Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilización en el desarrollo
de las actividades que se realizan, tienen un desgaste parcial, total o que tienen
un periodo de vida corto y que además no pueden ser inventariados en forma
individual.

Por su aprovechamiento.

Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de las

actividades y que no requieren de algún dispositivo para su operación.

• Equipo: Bienes que se utilizan en forma más directa para el desarrollo de las
actividades y que requieren de dispositivos para su operación.

Por su Origen:

1. Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del patrimonio
y que fueron incorporados a través de su adquisición con recursos federales o con
recursos de proyectos externos.
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2. Bienes en Comodato: Bienes de propiedad de un tercero y que a través de un

contrato o convenio. Transitoriamente están a disposición.

3. Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad de los servidores públicos

de la empresa para su uso personal y que la empresa no adquiere ninguna
responsabilidad sobre ellos.

Por sus Condiciones Físicas:

1. Bien útil: Mobiliario y equipo que todavía permite su uso y operación con
seguridad.

2. Bien Desgastado: Mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las medidas
mínimas de seguridad para su operación.

3. Bien Incosteable: Mobiliario y equipo deteriorado o descompuesto y que su

rehabilitación es mayor o casi igual que su valor de reposición o su mantenimiento
es muy alto.

4. Bien Destruido: Mobiliario y equipo que se encuentra en condiciones físicas

prácticamente deplorables y que no es posible su rehabilitación.

Por su situación legal:

1. Bien extraviado: Mobiliario y equipo del que el usuario desconoce su ubicación

por extravío, y cuya causa puede ser imputable a él.

2. Bien robado: Mobiliario y equipo que le fueron robados al usuario con o sin
violencia.

3. Bien siniestrado: Mobiliario y equipo que sufrió un deterioro a causa de un

accidente y que puede ser reclamada su indemnización a la compañía de seguros.
(Cristina, 2016)
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5.4 Sistemas Informáticos de administración de almacenes

La función de un sistema de administración de almacenes es apoyar los procesos

de almacenamiento en la cadena de abastecimiento. Su meta es encontrar la
solución óptima a la configuración del almacén y agilizar el proceso de la gestión
de inventarios. Sus ventajas son minimizar las pérdidas de inventario, le reducir los
costos operativos, incrementar la capacidad del almacén y la exactitud del
inventario, un control de operación en tiempo real, e incrementar el nivel del servicio
al cliente. Debe señalarse que los sistemas pueden ser independientes o hacer
parte de un sistema de planificación de recursos empresariales y puede incluir una
tecnología compleja como la identificación por radiofrecuencia y reconocimiento de
voz. Sin embargo, el principio básico del sistema de almacenamiento sigue siendo
la misma, que es proporcionar información para permitir un control eficaz de los
elementos ubicados en el almacén.

Tipos De Sistemas De Administración De Inventarios

• Gestión Integrada de Inventarios: El objetivo es tener la mercadería adecuada en

el sitio apropiado en el momento necesario. Mediante unidades de almacenamiento
de inventario (SKU) se registran los artículos a su llegada a la tienda y en el
momento de su venta. Con una simple lectura del código de barras en el punto de
compra, el número de SKU, el nombre del producto, el precio de venta y el costo
se registran en las bases de datos de la empresa.

• Optimización Dinámica de Inventarios (ODI): Es una técnica altamente eficaz en

el manejo de las existencias. Que permite administrar y controlar stocks de
productos terminados que se adquieren para ser usados o vendidos, y que tienen
la característica de tener una demanda futura incierta.

• Warehouse Management System (WMS): Este sistema permite conducir en

forma organizada todos los movimientos de mercaderías de uno o varios
almacenes, incluyendo almacenes de terceros, lo que garantiza la optimización de
las técnicas de almacenaje y de los recursos tecnológicos y humanos involucrados
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en el proceso. Para ello, el software debe estar integrado a herramientas tales como
lectoras láser de código de barra, terminales de transmisión de datos por radio
frecuencia y contar con integración de accesos vía Internet.

• Sistemas de Planeamiento y Programación avanzados (APS): Son herramientas

informáticas que consisten en la utilización de técnicas de optimización para
obtener una “solución inteligente” en la administración de cadena de
abastecimiento. Para esto, los programas utilizan técnicas tales como la
programación lineal, la clasificación ABC de inventarios, modelos heurísticos y el
enfoque de la teoría de las restricciones, entre otros. (Nynke, 2002)