MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS Sección: 02
NORMAS DE CONTROL INTERNO Capítulo: 01
Documento: 01
DOCUMENTOS PRIMARIOS Hoja: 01
Capítulo: Subsistema de Activos Fijos Tangibles
Documentos Documentos primarios del Subsistema de Activos Fijos Tangibles
Aprobado por: Luisa Medina Venta Firma:
Cargo: Directora de Economía Fecha:
MODELO SC-1-01-MOVIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES
OBJETIVO:
Formalizar y dejar evidencia de todos los movimientos de activos fijos tangibles,
impliquen o no su movimiento físico.
DISTRIBUCIÓN:
Original: Se remite al Área de Contabilidad para servir de base al registro de estas
operaciones, actualizar los controles y su posterior archivo.
Duplicado: Se retiene o envía por el área de responsabilidad para actualizar los
controles y su posterior archivo.
En el caso de traslados se remite con el activo fijo y se archiva en el área
receptora.
Cuando el movimiento abarque más de un activo fijo tangible se utilizará en forma
colectiva, detallándose al dorso el desglose de los bienes trasladados.
INSTRUCCIONES:
Este modelo debe llenarse a máquina de escribir, computadora, tinta o lápiz tinta.
A los efectos de la emisión de este modelo corresponde atenerse a las
definiciones de los conceptos siguientes:
Compras: Adquisición de activos fijos tangibles nuevos, de uso,
construidos con medios propios y contratados con terceros. Incluye
además las acumulaciones agropecuarias (terminación de la etapa de
fomento de las plantaciones permanente y el traspaso de animales en
desarrollo a básicos o de trabajo) así como los activos fijos tangibles que
fueron recibidos en condición de Donaciones.
En lo que se refiere a vehículos, las legislaciones vigentes expresan lo
siguiente:
En vigor a partir de: Servicio Actualización No. 00
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Documento: 01
DOCUMENTOS PRIMARIOS Hoja: 01
“Se prohíbe la construcción de vehículos y por tanto, su inscripción en el
Registro de Vehículos, mediante el ensamblaje de partes y piezas nuevas o
de uso, cualquiera que fuere el método de adquisición de las mismas.”
“Se exceptúa de lo dispuesto en el párrafo anterior la producción por las
empresas estatales dedicadas a la construcción de vehículos y los casos
expresamente autorizados por el Ministerio del Interior mediante Resolución
expresa.”
La actividad de las mencionadas empresas estatales estará sujeta a la
Inspección de inscripción en el Registro, en coordinación con el Ministerio
del Transporte, en cuanto a las condiciones técnicas de seguridad.
De acuerdo con lo expuesto, los vehículos construidos con medios propios,
sólo podrán causar alta cuando excepcionalmente hayan sido autorizados
por el Ministerio del Interior y cuenten con los documentos acreditativos de
ello.
Ventas: Cesión mediante un precio fijado por acuerdo entre vendedor y
comprador, de la posesión definitiva de un activo fijo tangible.
Traslado interno: Cambio dispuesto por la administración, de la ubicación
física o del destino económico de un activo fijo tangible, entre
establecimientos, dependencias o de un área de responsabilidad a otra,
dentro de una misma entidad.
Ajuste de Inventario por Alta: Sobrante detectado al efectuarse
inventarios o comprobaciones.
Ajuste de Inventario por Baja: Faltante detectado al efectuarse
inventarios o comprobaciones o por robos.
Pérdidas: Representa el monto de los activos fijos tangibles que son dados
de baja definitivamente por causas anormales, tales como: pérdidas por
siniestros y desastres naturales.
Traslado de Activo a Ocioso: Traslado de un activo fijo tangible que se
encuentra en activo, cuando se declara ocioso.
Traslado de Ocioso a Activo: Traslado de un activo fijo tangible ocioso
que se incorpora nuevamente a la actividad.
Alquiler: Contrato de alquiler de activos fijos tangibles para su utilización
siempre que la entidad no se dedique a la actividad de alquiler de estos
bienes.
Reparar: Activo fijo tangible que se envía a reparar, dentro o fuera de la
entidad.
Baja: Cuando un activo fijo tangible ha concluido su vida útil y el informe
técnico determina su baja.
En vigor a partir de: Servicio Actualización No. 00
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DOCUMENTOS PRIMARIOS Hoja: 01
En el caso de las acumulaciones agropecuarias incluye el traspaso de
animales productivos o de trabajo a desarrollo. También incluye la entrega
de activos fijos tangibles en condición de Donación.
Además incluye la baja por obsolescencia tecnológica.
Cuando se trata de la baja de un vehículo, haya concluido o no su vida útil,
y el informe técnico determina su retiro, no se podrá dar ésta hasta tanto no
se tenga el documento emitido por las oficinas de Registro de Vehículos, en
el caso que se certifique que se entregó la chapa y la circulación de éste y
que por lo tanto causó baja en el citado Registro.
De acuerdo a los conceptos antes señalados, se emite un modelo atendiendo a
las operaciones que más adelante se relacionan:
1- Activos fijos tangibles construidos con medios propios y contratados con
terceros.
2- Compra y traspaso.
3- Animales en desarrollo que pasan a animales productivos o de trabajo.
4- Ajustes de inventario.
5- Ventas y traslados.
6- Baja.
7- Animales productivos o de trabajo que pasan a animales en desarrollo.
8- Traslados internos.
9- Traslados de activos fijos tangibles a ociosos y de ociosos a activos.
10-Alquiler.
11-Enviados a reparar.
12-Pérdidas.
Se exceptúa de la emisión de un modelo para cada activo fijo tangible, en los
casos de reestructuraciones administrativas o traslados internos masivos, en cuyo
caso se confecciona un modelo por el total de los activos y se acompaña un anexo
donde se relacionan todos los bienes trasladados.
Los activos fijos tangibles nuevos que se almacenan, deben ser recepcionados por
el documento correspondiente de entrada en almacén (Modelo SC-2-04- Informe
de Recepción), debiéndose confeccionar este modelo al ubicarse el bien en un
área de trabajo con el objetivo de facilitar una fuente única de entrada al modelo
SC-1-07-Control de Activos Fijos Tangibles, a la habilitación de Submayores y a
la información estadística.
En vigor a partir de: Servicio Actualización No. 00
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ACTIVOS FIJOS TANGIBLES CONSTRUIDOS CON MEDIOS PROPIOS O
CONTRATADOS CON TERCEROS. COMPRAS, TRASPASOS, ANIMALES EN
DESARROLLO QUE PASAN A ANIMALES PRODUCTIVOS O DE TRABAJO,
AJUSTES DE INVENTARIO (Cuando éste se refiere a sobrantes).
Una vez que se reciba la comunicación por el nivel administrativo correspondiente
debe actuarse de la siguiente forma:
Contabilidad emite el modelo SC-1-01-Movimiento de Activos Fijos
Tangibles, en original y dos copias.
Con el original del modelo se confecciona el modelo SC-5-05- Comprobante
de Operaciones y se habilita el Submayor, excepto en los casos de
traspasos y compras de activos fijos tangibles de uso, en que el movimiento
se recibe con el Submayor correspondiente.
En el caso en que se habilite un registro por operaciones homogéneas, no se
confecciona el modelo SC-5-05- Comprobante de Operaciones; por tanto, se
utiliza el propio modelo SC-1-01- Movimiento de Activos Fijos Tangibles como
soporte de estas operaciones.
El duplicado del Modelo SC-1-01, una vez actualizado el modelo SC-1-07-
Control de Activos Fijos Tangibles en el Área Contable, se archiva en orden
cronológico.
El triplicado del Modelo SC-1-01 se remite al área que controla el activo fijo
tangible para registrar el movimiento en el modelo SC-1-07- Control de
Activos Fijos Tangibles y archivarse en el área receptora.
VENTAS
Una vez que se reciba la comunicación, por el nivel administrativo que le
corresponda, de ejecutar el movimiento, se procede por Contabilidad a
iniciar los trámites; emitiéndose el modelo SC-1-01- Movimiento de Activos
Fijos Tangibles.
Se remite el original, duplicado y triplicado del modelo a los niveles de
aprobación y autorización establecidos por el MINTUR para cada tipo de
activos y se archiva el cuadruplicado como “Activos Fijos Tangibles
Pendientes de Autorizar”.
Una vez recibido el modelo con las firmas autorizadas, se extrae el
cuadruplicado y se entrega con el resto de las copias al responsable de
ejecutar la operación autorizada.
En vigor a partir de: Servicio Actualización No. 00
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DOCUMENTOS PRIMARIOS Hoja: 01
Al trasladar el activo fijo tangible, el responsable de ejecutar la operación
entrega al transportador el cuadruplicado del modelo y recoge la firma de
éste en el duplicado y triplicado del mismo.
El duplicado, una vez actualizado el modelo SC-1-07-Control de Activos
Fijos Tangibles, se archiva como Activos Fijos Tangibles-Bajas.
El triplicado se remite al área que controla el activo fijo tangible para
registrar la baja en el modelo SC-1-07- Control de Activos Fijos Tangibles y
proceder a su archivo.
Junto a la Factura o documento que se confeccione, se remite a la entidad
receptora una copia del “Submayor” habilitado a estos efectos.
Con el original del modelo se confecciona el modelo SC-5-05- Comprobante
de Operaciones y se adjunta el mismo, como evidencia de dicha operación.
Se extrae el “Submayor del Activo Fijo Tangible” dado de baja del archivo
en que se encuentra y se traslada al tarjetero “Activos Fijos Tangibles –
Bajas”.
AJUSTES DE INVENTARIO (Cuando éste se refiere a faltante) BAJAS,
ANIMALES PRODUCTIVOS O DE TRABAJO QUE PASAN A ANIMALES EN
DESARROLLO Y PERDIDAS.
Una vez que se reciba la comunicación por el nivel administrativo que le
corresponda, de ejecutar el movimiento y, en los casos de pérdidas, con el
informe técnico, se procede por Contabilidad a iniciar los trámites.
Se inician los trámites emitiendo el modelo SC-1-01- Movimiento de Activos
Fijos Tangibles en original y dos copias. Este modelo se llena con los datos
que aparecen en el Submayor de Activos Fijos Tangibles que corresponda.
En el caso de retiro de un vehículo es imprescindible que al original del
modelo se le adjunte el informe técnico que determina su baja, así como el
documento emitido por las oficinas de Registro de Vehículos que certifica
su baja del citado Registro.
Se remite el original y duplicado del modelo a los niveles de aprobación y
autorización establecidos por el MINTUR para cada tipo de movimiento de
activos fijos tangibles y se archiva el triplicado como “Activos Fijos
Tangibles – Pendientes de Autorizar”.
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Una vez recibido el modelo con las firmas autorizadas, se extrae el
triplicado de “Activos Fijos Tangibles- Pendientes de Autorizar” y se entrega
con el resto de las copias al responsable de ejecutar la operación
autorizada.
El duplicado, una vez actualizado el modelo SC-1-07-Control de Activos
Fijos Tangibles se archiva como “Activos Fijos Tangibles- Bajas”.
El triplicado se remite al área que controla el activo fijo tangible para
registrar la baja en el modelo SC-1-07- Control de Activos Fijos Tangibles y
proceder a su archivo.
Con el original del modelo se confecciona el modelo SC-5-05- Comprobante
de Operaciones y se adjunta como evidencia de dicha operación.
En el caso en que se habilite un registro por operaciones homogéneas, no
se confecciona el modelo SC-5-05 – Comprobante de Operaciones, por
utilizarse este modelo.
Por último, se extrae el Submayor del Activo Fijo Tangible dado de baja del
archivo en que se encuentra y se traslada al tarjetero “Activos Fijos
Tangibles- Bajas”.
En los casos de activos fijos tangibles agrupados en un Submayor del
grupo “Muebles y Otros Objetos”, cuando se dé baja a uno o varios de los
activos fijos que se agrupan en un Submayor, no se traslada el mismo, sino
que se deduce de él la cantidad e importe de los que causen baja.
TRASLADOS INTERNOS
Una vez que se recibe la comunicación del nivel administrativo que le
corresponda ejecutar el movimiento, se procede por Contabilidad a iniciar
los trámites.
Se inician los trámites emitiendo el modelo SC-1-01-Movimiento de Activos
Fijos Tangibles en original y tres copias. Este modelo se llena con los datos
que aparecen en el Submayor de Activos Fijos Tangibles que corresponda.
Contabilidad remite el original, duplicado y triplicado al nivel establecido en
la entidad para la autorización del traslado y se archiva el cuadruplicado
como “Activos Fijos Tangibles-Pendientes de Autorizar”.
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Una vez recibido el modelo con las firmas autorizadas, se extrae el
cuadruplicado de la carpeta “Activos Fijos Tangibles- Pendientes de
Autorizar” y se entrega con el resto de las copias al responsable de ejecutar
la operación autorizada.
Al ejecutarse el traslado interno, el responsable de la ejecución recoge la
firma del jefe del área que recibe el activo fijo en el original, duplicado y
cuadruplicado y deja el triplicado al receptor para que registre el alta del
mismo en el modelo SC-1-07- Control de Activos Fijos Tangibles.
El duplicado del modelo se entrega al jefe del área que cede el activo fijo
tangible para que actualice el modelo SC-1-07- Control de Activos Fijos
Tangibles.
El original del modelo sirve de base para efectuar por Contabilidad la
reubicación de los activos en los Submayores dentro de las áreas
correspondientes. En el caso en que se habilite un registro por operaciones
homogéneas no se confecciona el Modelo SC-5-05- Comprobante de
Operaciones, ya que se utiliza el propio modelo SC-1-01- Movimiento de
Activos Fijos Tangibles para el registro de estas operaciones.
El cuadruplicado se archiva como “Activos Fijos Tangibles-Trasladados”.
TRASLADO DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES ACTIVOS A OCIOSOS.
Una vez que se reciba la comunicación por el nivel administrativo
correspondiente, de la declaración del activo fijo tangible ocioso, se procede
por Contabilidad a iniciar los trámites.
Se inician los trámites emitiendo el modelo SC-1-01- Movimiento de Activos
Fijos Tangibles en original y copia. Este modelo se llena con los datos que
aparecen en el Submayor de Activos Fijos Tangibles.
Se remite el original del modelo a los niveles de aprobación y autorización
establecidos por el MINTUR para cada tipo de movimiento de estos activos
y se archiva el duplicado como “Activos Fijos Tangibles- Pendientes de
Autorizar”.
Una vez recibido el modelo con las firmas autorizadas, se extrae el
duplicado de los “Activos Fijos Tangibles- Pendientes de Autorizar” y se
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entrega conjuntamente con el original al responsable de ejecutar la
operación autorizada.
El duplicado se archiva como “Activos Fijos Tangibles- Ociosos”.
Con el original del modelo se confecciona el modelo SC-5-05-Comprobante
de Operaciones y se adjunta al mismo.
En el caso en que se habilite un registro por operaciones homogéneas, no
se confecciona el modelo SC-5-05-Comprobante de Operaciones, ya que
se utiliza el propio modelo SC-1-01-Movimiento de Activos Fijos Tangibles,
para el registro de estas operaciones.
Se extrae el Submayor del Activo Fijo trasladado a ocioso y se archiva como
“Activos Fijos Tangibles – Ociosos”.
ALQUILER
Se suscribe un contrato especificando las condiciones de alquiler con la
entidad contratante.
Una vez que se reciba la comunicación por el nivel administrativo
correspondiente, Contabilidad emite el modelo SC-1-01- Movimiento de
Activos Fijos Tangibles en original y dos copias.
El original se adjunta al contrato archivado como “Activos Fijos Tangibles-
Alquiler”, que debe ordenarse por fechas de vencimientos una vez anotado
en el modelo SC-1-07- Control de Activos Fijos Tangibles.
El duplicado se remite al responsable de controlar el cobro del alquiler.
El triplicado se remite al área donde se controla el activo fijo tangible.
Debe quedar definido en el contrato la participación de ambas partes en
cuanto al mantenimiento del equipo, así como en cuanto a los restantes
gastos que ocasiona el mismo.
La depreciación del activo en todos los casos es asumida por la entidad que
entrega el activo fijo en condición de alquiler.
El procedimiento descrito en los puntos anteriores no procede para aquellas
entidades donde el alquiler de estos bienes constituye una de sus
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Documento: 01
DOCUMENTOS PRIMARIOS Hoja: 01
actividades propias, estando estas reguladas por otras normas o
disposiciones específicas.
ENVIADOS A REPARAR
El jefe administrativo del área donde se encuentra ubicado el activo fijo
tangible, comunica a Contabilidad la necesidad de su reparación.
Contabilidad emite el modelo SC-1-01- Movimiento de Activos Fijos
Tangibles, en original y copia, como constancia de la operación.
El original se archiva como “Activos Fijos Tangibles – Enviados a Reparar”
y se anota en el Submayor, en el espacio “Observaciones” la fecha y lugar
de la reparación.
Cuando la reparación se efectúa en talleres propios, se utiliza el duplicado
del modelo como confirmación de la recepción del activo fijo en el taller,
independientemente que se utilice modelo de Orden de Trabajo o de
Solicitud de Servicios Internos.
Si la reparación se efectúa en otra entidad, el duplicado se adjunta a la
Solicitud de Servicio vigente.
Por este tipo de operación no se efectúan anotaciones contables.
Al recibir el activo fijo tangible reparado, se extrae el original que se
encuentra archivado y se anota en el Submayor del activo correspondiente
la fecha de recepción del mismo reparado y se archiva como “Activos Fijos
Tangibles Recibidos de Reparar”.
Se exceptúan de este tipo de control los equipos de transporte por
reparaciones derivadas del mantenimiento preventivo planificado y las
reparaciones de carácter eventual de corta duración.
El MINTUR dictará las instrucciones complementarias para establecer las
normas que, de acuerdo a sus características regulen las reparaciones
antes mencionadas y su control.
DATOS DE USO OBLIGATORIO
Nombre, código y dirección de la entidad y del área en que se encontraba el
activo fijo tangible al iniciarse el movimiento.
Descripción y número de inventario del activo fijo tangible.
Fecha de la operación.
Importe de la depreciación acumulada del activo fijo al iniciarse el
movimiento.
Nombre de la entidad y dirección del área receptora del activo fijo tangible y
nombre y apellidos.
fecha y firma del receptor.
Escaque para identificar cada tipo de operación efectuada.
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DOCUMENTOS PRIMARIOS Hoja: 01
Fundamentos de la operación.
Nombre, cargo y firma del técnico que certifica el estado del activo fijo
tangible.
Firma de la persona que elabora el modelo y fecha de emisión del mismo.
Nombre, cargo y firma del funcionario que aprueba el movimiento y fecha
de la autorización.
Firma de la persona que efectúa las anotaciones en el Control de Activos
Fijos Tangibles.
Número y fecha del Comprobante de Operaciones (modelo SC-5-05) a que
dé lugar la operación.
Número consecutivo del modelo
MODELO SC-1-02-SUBMAYOR DE EDIFICIOS Y CONSTRUCCIONES
OBJETIVO:
Registrar los datos que corresponden a los edificios y otras construcciones para su
adecuada identificación y control, tanto físico como contable.
DISTRIBUCIÓN:
Original: Contabilidad.
INSTRUCCIONES:
Se emite en original, llenándose a máquina de escribir, computadora, tinta o lápiz
tinta.
DATOS DE USO OBLIGATORIO:
Nombre y código de la entidad.
Descripción del edificio o de la construcción.
Número consecutivo del Submayor.
Número del Inventario del activo fijo tangible.
Valor del activo fijo tangible.
Fecha de alta del activo y tasa de depreciación anual para su reposición.
Tiempo de vida útil.
Espacio para ampliaciones y modernizaciones del activo fijo tangible.
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Documento: 01
DOCUMENTOS PRIMARIOS Hoja: 01
MODELO SC-1-03-SUBMAYOR DE MAQUINAS, EQUIPOS Y MEDIOS DE
TRANSPORTE.
OBJETIVO:
Registrar los indicadores que corresponden a las máquinas, equipos y medios de
transporte, para su adecuada identificación y control, tanto físico como contable.
DISTRIBUCIÓN:
Original: Contabilidad.
INSTRUCCIONES:
Se emite en original, llenándose a máquina de escribir, computadora, tinta o lápiz
tinta.
DATOS DE USO OBLIGATORIO:
Nombre y código de la entidad.
Descripción del activo fijo tangible.
Número consecutivo del Submayor.
Área de ubicación (Centro de costo).
País de origen, modelo, tipo, marca, número de serie, tonelaje, potencia y
número del chasis.
Fecha de fabricación.
Número de motor y tipo de combustible (deben habilitarse espacios para
sus posibles cambios).
Número de chapa.
Número de Inventario.
Valor del activo fijo tangible.
Fecha de alta del activo y tasa de depreciación para su reposición.
Tiempo de vida útil.
Espacio para los agregados mayores y sus posibles reemplazos.
MODELO SC-1-04- SUBMAYOR DE MUEBLES Y OTROS OBJETOS
En vigor a partir de: Servicio Actualización No. 00
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PROCEDIMIENTOS Sección: 02
NORMAS DE CONTROL INTERNO Capítulo: 01
Documento: 01
DOCUMENTOS PRIMARIOS Hoja: 01
OBJETIVO:
Registrar los indicadores que corresponden a los muebles y otros objetos, para su
adecuada identificación y control, tanto físico como contable.
DISTRIBUCIÓN:
Original: Contabilidad
INSTRUCCIONES:
Se emite en original; llenándose a máquina de escribir, computadora, tinta o lápiz
tinta.
En los casos que se registren medios en forma colectiva, éstos deben ser de una
misma área y coincidir con iguales especificaciones. En estos casos pueden
anotarse individualmente o hacerse una sola anotación, especificando el número
de inventario del módulo correspondiente.
DATOS DE USO OBLIGATORIO:
Nombre y código de la entidad.
Descripción del activo fijo tangible.
Número consecutivo del Submayor.
Área de ubicación (Centro de costo).
Modelo, marca, tipo y número de serie.
Número de Inventario del activo fijo tangible.
Valor de adquisición del activo fijo tangible
Fecha de puesta en explotación.
Tasa de depreciación anual para su reposición.
Tiempo de vida útil.
Espacio para relacionar los activos correspondientes, en caso de módulo.
En vigor a partir de: Servicio Actualización No. 00
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PROCEDIMIENTOS Sección: 02
NORMAS DE CONTROL INTERNO Capítulo: 01
Documento: 01
DOCUMENTOS PRIMARIOS Hoja: 01
MODELO SC-1-05-SUBMAYOR DE ANIMALES PRODUCTIVOS Y DE
TRABAJO.
OBJETIVO:
Registrar los indicadores que corresponden a los animales productivos y de
trabajo que se encuentran en una misma área de responsabilidad y que prestan
sus servicios en un centro de costo determinado, así como la identificación de
cada uno de ellos, para un mejor control físico y contable de los mismos.
DISTRIBUCIÓN:
Original: Contabilidad
INSTRUCCIONES:
Se emite en original, llenándose a máquina de escribir, computadora, tinta o lápiz
tinta.
El registro de los movimientos de los animales, se efectúa uno a uno, utilizando un
renglón para cada animal, de manera que pueda anotarse su identificación. Puede
realizarse también por Anexo compatibilizado con los datos de Control Pecuario.
DATOS DE USO OBLIGATORIO:
Nombre y código de la entidad.
Descripción de los animales (raza, cruce, etc.)
Utilización o propósito.
Número consecutivo del Submayor.
Área de ubicación y explotación.
Se habilitará espacio para consignar el número de identificación,
descripción y valor de cada animal, así como para los datos de su traslado
a animales en desarrollo o a otras áreas o para su hoja de venta.
Tasa de depreciación anual (cuando proceda).
MODELO SC-1-06- SUBMAYOR DE PLANTACIONES PERMANENTES.
OBJETIVO:
En vigor a partir de: Servicio Actualización No. 00
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PROCEDIMIENTOS Sección: 02
NORMAS DE CONTROL INTERNO Capítulo: 01
Documento: 01
DOCUMENTOS PRIMARIOS Hoja: 01
Registrar los indicadores que corresponden a las plantaciones agrícolas
permanentes para su adecuada identificación y control, tanto físico como contable.
DISTRIBUCIÓN:
Original: Contabilidad.
INSTRUCCIONES:
Se emite en original, llenándose a máquina de escribir, computadora, tinta o lápiz
tinta.
DATOS DE USO OBLIGATORIO:
Nombre y código de la entidad.
Descripción de la plantación.
Número consecutivo del Submayor.
Área en que se ubica.
Número de Inventario.
Tasa anual de depreciación.
Fecha de alta como activo fijo tangible.
Tiempo de vida útil.
MODELO SC-1-07- CONTROL DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES
OBJETIVO:
Mantener un control permanente de los activos fijos tangibles en Contabilidad y
servir a su vez como relación de los que se encuentran en poder de las áreas que
controlan operativamente los mismos, siendo éstas responsables de su custodia y
cuidado. Sirve como base para el chequeo físico de estos bienes.
DISTRIBUCIÓN:
Original: Contabilidad.
Duplicado: Área que controla el activo fijo tangible.
INSTRUCCIONES:
En vigor a partir de: Servicio Actualización No. 00
MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS Sección: 02
NORMAS DE CONTROL INTERNO Capítulo: 01
Documento: 01
DOCUMENTOS PRIMARIOS Hoja: 01
Se emite por Contabilidad tomando como base el resultado de un chequeo físico
inicial o de los Submayores correspondientes.
Las altas se anotan cronológicamente, consignándose el número que le
corresponde en el Submayor al activo fijo tangible y los demás datos requeridos,
según el modelo SC-1-01-Movimiento de Activos Fijos Tangibles, tomando como
fecha de alta la que refleja el referido documento.
Las bajas o retiros se efectúan mediante el citado modelo SC-1-01-,
consignándose la fecha y número del mismo y pasando una raya al resto de los
datos en la línea en que se encuentren registrados los activos fijos tangibles.
En los casos de activos fijos tangibles que se registren en los Submayores de
forma colectiva, se relacionan en este modelo de forma individual consignando en
el mismo el número que identifica el Submayor.
Los activos fijos tangibles almacenados se controlan en el área de almacén por el
modelo Tarjeta de Estiba, por lo que sólo se emite el original de este modelo para
uso interno de Contabilidad.
Periódicamente y de forma sistemática se procede al chequeo del 10% de los
activos fijos tangibles consignados en este control con las existencias físicas y ese
resultado contra los Submayores, garantizando que en el ciclo de un año se
revisen todos estos bienes.
Este modelo se debe llenar a máquina de escribir, computadora, tinta o lápiz tinta.
DATOS DE USO OBLIGATORIO:
Nombre y código de la entidad.
Nombre y código del área que controla los activos fijos tangibles.
Número consecutivo del modelo.
Fecha de emisión o actualización.
En cada activo fijo se consignarán los siguientes datos.
o Número de Inventario.
o Descripción del activo fijo tangible.
o Fecha de alta.
o Valor de cada activo fijo tangible.
o Fecha de baja.
o Firma de la persona que elabora el modelo.
o Firma del responsable del área.
En vigor a partir de: Servicio Actualización No. 00
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NORMAS DE CONTROL INTERNO Capítulo: 01
Documento: 01
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o Firma de la persona que lo controla y revisa en Contabilidad.
MODELO SC-1-08- REGISTRO DE DEPRECIACION
OBJETIVO:
Registrar los importes que corresponden a la depreciación para reposición de los
activos fijos tangibles, de cada cuenta y subcuenta, así como de cada centro de
costo, con el fin de facilitar los cargos a gastos mensualmente.
DISTRIBUCIÓN:
Original: Contabilidad
INSTRUCCIONES:
Se habilita por una sola vez, preferiblemente al inicio del año y se mantiene
actualizado mensualmente por las altas y bajas que se produzcan. Al finalizar el
año, queda de hecho, habilitado para el próximo año.
Se confecciona por cada cuenta y subcuenta de activos fijos tangibles, según la
clasificación contable a que estén asignados los activos.
Cuando existan activos fijos tangibles, que por ser iguales tienen el mismo valor o
constituyan módulos y se encuentren incluidos en un mismo Submayor en forma
colectiva, se anotan por la suma total de sus valores y de su depreciación
acumulada.
Todo movimiento de alta, baja, ajuste a la depreciación acumulada, por cualquier
concepto, que se realice en el mes, se anota en este modelo, obteniendo un
nuevo total.
A las bajas se les pasa raya roja a partir del mes en que se produzcan.
Cada hoja debe tener un subtotal o total a continuación de la última anotación y en
la hoja final se consigna un total general con la fecha que corresponda. De
efectuarse algún movimiento, se obtiene un nuevo total general, consignando
nuevamente la fecha que corresponda.
Este modelo se debe llenar a máquina de escribir, computadora, tinta o lápiz tinta.
DATOS DE USO OBLIGATORIO:
En vigor a partir de: Servicio Actualización No. 00
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Documento: 01
DOCUMENTOS PRIMARIOS Hoja: 01
Nombre y código de la entidad.
Cuenta, subcuenta o centro de costo en que se ubican los activos fijos
tangibles.
Número consecutivo de cada página.
Número de inventario de cada activo.
Valor de cada activo fijo tangible
Fecha de alta de cada activo fijo tangible.
Tasa e importe de la depreciación mensual.
Fecha de baja de cada activo fijo tangible.
En vigor a partir de: Servicio Actualización No. 00
