PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y

ADMINISTRATIVOS

UNIDAD EDUCATIVA
“ALESSANDRO VOLTA”

PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y ADMINISTRATIVOS

Transformar la educación
MISIÓN DE TODOS

1. DATOS INFORMATIVOS

1
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

INSTITUCIÓN EDUCATIVA: Unidad Educativa Siglo XXI “Alessandro Volta”

PROVINCIA: Santo Domingo de los Tsáchilas
CANTÓN: Santo Domingo
PARROQUIA: Río Verde
ZONA: 04
DISTRITO: D23D01
CIRCUITO: C3-05
NÚMERO DE AUTORIDADES: 4
NÚMERO DE DOCENTES: 140
ADMINISTRATIVOS: 10
RECTOR: Msc. Wilson Salas
VICERRECTOR-MATUTINA: Lcdo José González
VICERRECTOR – VESPERTINA: Dr. Carlos Arévalo
CONSEJO EJECUTIVO: PRIMER VOCAL: Lcda. Merci Jaramillo
SEGUNDO VOCAL: Msc. Diana Celi
TERCER VOCAL: MSc. Patricio Vaca
GOBIERNO ESCOLAR: MSc. Roberto Quimís
JORNADA: Matutina, Vespertina y Nocturna.
RÉGIMEN: Costa
MODALIDAD: Presencial
OFERTA EDUCATIVA: Educación Inicial I y II, Preparatoria, Elemental, Media y Superior. Bachillerato General
Unificado:
1. Ciencias Generales.
2. Técnico: Instalaciones Equipos y Máquinas Eléctricas, Electrónica de Consumo,
Electromecánica Automotriz, Comercialización y Ventas, Aplicaciones Informáticas.
SOTENIMIENTO: Fiscal
DIRECCIÓN: Av.Cooperativa Santa Martha, Sector 3, Av. Jacinto Cortez y Los Quinches.
TELÉFONO: 3704 - 269 / 3704-554 / 3704-123
EMAIL: [email protected]
REPRESENTANTE LEGAL: Msc. Wilson Raúl Salas Espín
ASESOR EDUCATIVO: Msc. Laura Bermeo

1. INTRODUCCIÓN

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 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

El Consejo Ejecutivo de la Institución a través de las diferentes Comisiones nominadas para la elaboración de los
Procedimientos Administrativos y Académicos, hemos aunado esfuerzos para compilar los procedimientos que se ejecutan
en la institución a fin de homologarlos, secuenciarlos y estandarizarlos de manera que toda la comunidad educativa
conozca exactamente qué debe hacer y en qué departamento.

Fundamentamos nuestro funcionamiento en la normativa legal vigente, los Estándares de Calidad, y precisamente en
concordancia con los mismos, y en concreto con el D1.C1.GE3 se ha elaborado el presente Manual de Procedimientos
Académicos y Administrativos, cuya finalidad es facilitar criterios y directrices claras de cada proceso y cada actor, para
que, conociendo sus funciones, lo puedan cumplir a cabalidad y evidenciar un trabajo en equipo.

Los procedimientos están redactados de una forma sencilla y de fácil comprensión; así; cada procedimiento describe el
propósito para el que ha sido formulado, el alcance, la referencia legal en la cual se fundamenta, las responsabilidades de,
políticas y lineamientos, el diagrama de actividades como debe realizarse el procedimiento y los formatos e instructivos.

El Manual de procedimientos de la Unidad Educativa está estructurado para ser utilizado por directivos, docentes, personal
administrativo y de apoyo, su aplicación será obligatoria y su desconocimiento no exime de responsabilidades.

2. OBJETIVO DEL MANUAL

Contar con una guía clara y precisa que garantice que los integrantes de la Unidad Educativa conozcan y ejecuten los
procedimientos académicos y administrativos con la finalidad de regular las diferentes actividades y que permitan una alta
eficiencia y eficacia de los servicios educativos de la institución.

3. ORGÁNICO-ESTRUCTURAL, FUNCIONAL Y POSICIONAL DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA.

3.1. ORGÁNICO ESTRUCTURAL.

3
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

3.2. ORGÁNICO POSICIONAL.

El orgánico posicional de la Unidad Educativa Alessandro Volta, recoge los nombres de los servidores que pertenecen a
cada uno de los niveles estructurales y funcionales. La información se consolida como se muestra en el siguiente cuadro, y
cuyo detalle consta en el Anexo 1. Organización Posicional.

Perfil Profesional Teléfono

Fecha de ingreso a la institución
Fecha ingreso Magisterio

Técnico superior o Tecnología

Área a la que pertenece

Dirección domiciliaria
Fecha de nacimiento
Apellidos y Nombres

Correo electrónico
Situación Laboral

Convencional
Cédula

Cuarto nivel
Tercer nivel
Cargo

Nivel
Bachiller
N°

Celular

3.3. ORGÁNICO FUNCIONAL.

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 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

En la LOEI y su RLOEI están contempladas las funciones que la comunidad educativa y los organismos institucionales
deben cumplir para organizar de mejor forma su hacer educativo. Además, el estándar de Gestión Escolar (D1.C1.GE3.)
señala que una institución de calidad cuenta con procedimientos académicos y administrativos y el directivo desde el
D1.C1. DI3., debe supervisar que éstos se cumplan.

En este marco, es importante contar con un Manual de Funciones que todo el personal conozca, se empodere y cumpla
con lo establecido en el mismo.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Rector

Área a la que pertenece: Administrativa
Autoridad inmediata: Ministerio de Educación
Director/a Distrital
Cargos que le reportan: Todos los funcionarios de la institución
Descripción del cargo: El/la rector/a es la primera autoridad de la institución y su representante legal, es nombrado-a
por el Ministerio de Eduucación. Presidirá el Consejo Ejecutivo, la Junta Académica y la Junta
General; podrá delegar ciertas facultades propias de su cargo al vicerrectorado y a otras
autoridades de acuerdo a la LOEI y su Reglamento.
Funciones: De acuerdo al Art. 44 del Reglamento General a la LOEI.
1. Cumplir y hacer cumplir los principios, fines y objetivos del Sistema Nacional de Educación, las normas y políticas educativas, y
los derechos y obligaciones de sus actores.
2. Dirigir y controlar la implementación eficiente de programas académicos, y el cumplimiento del proceso de diseño y ejecución de
los diferentes planes o proyectos institucionales, así como participar en su evaluación permanente y proponer ajustes.
3. Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial del establecimiento.
4. Administrar la institución educativa y responder por su funcionamiento.
5. Fomentar y controlar el buen uso de la infraestructura física, mobiliario y equipamiento de la institución educativa por parte de los
miembros de la comunidad educativa, y responsabilizarse por el mantenimiento y la conservación de estos bienes.
6. Autorizar las matrículas ordinarias y extraordinarias, y los pases de los estudiantes.
7. Legalizar los documentos estudiantiles y responsabilizarse, junto con el Secretario del plantel, de la custodia del expediente
académico de los estudiantes.
8. Promover la conformación y adecuada participación de los organismos escolares.
9. Dirigir el proceso de autoevaluación institucional, así como elaborar e implementar los planes de mejora sobre la base de sus
resultados.
10. Fomentar, autorizar y controlar la ejecución de los procesos de evaluación de los aprendizajes de los estudiantes.
11. Controlar la disciplina de los estudiantes y aplicar las acciones educativas disciplinarias por las faltas previstas en el Código de
Convivencia y el presente reglamento.
12. Aprobar el distributivo de trabajo de docentes, dirigir y orientar permanentemente su planificación y trabajo, y controlar la
puntualidad, disciplina y cumplimiento de las obligaciones de los docentes.
13. Elaborar, antes de iniciar el año lectivo, el cronograma de actividades, el calendario académico y el calendario anual de
vacaciones del personal administrativo y de los trabajadores.
14. Aprobar los horarios de clases, de exámenes, de sesiones de juntas de docentes de curso o grado y de la junta académica.
15. Establecer canales de comunicación entre los miembros de la comunidad educativa para crear y mantener tanto las buenas
relaciones entre ellos como un ambiente de comprensión y armonía, que garantice el normal desenvolvimiento de los procesos

5
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

educativos.
16. Ejecutar acciones para la seguridad de los estudiantes durante la jornada educativa que garanticen la protección de su
integridad física y controlar su cumplimiento.
17. Remitir oportunamente los datos estadísticos veraces, informes y más documentos solicitados por la Autoridad Educativa
Nacional, en todos sus niveles.
18. Asumir las funciones del Vicerrector, Subdirector o Inspector general en el caso de que la institución no contare con estas
autoridades.
19. Recibir a asesores educativos, auditores educativos y funcionarios de regulación educativa, proporcionar la información que
necesitaren para el cumplimiento de sus funciones e implementar sus recomendaciones.
20. Encargar el rectorado o la dirección en caso de ausencia temporal, previa autorización del Nivel Distrital, a una de las
autoridades de la institución, o a un docente si no existiere otro directivo en el establecimiento.
21. Las demás que contemple el presente reglamento y la normativa específica que para el efecto expida el Nivel Central de la
Autoridad Educativa Nacional
Además del Art. 44 del Reglamento General a la LOEI, las siguientes:
22. Determinar las grandes líneas de acción, orientaciones pedagógicas y políticas institucionales en coordinación con el Consejo
Ejecutivo, Junta Académica y más organismos de la Institución.
23. Coordinar, con el Equipo Directivo la planificación, ejecución y evaluación de las actividades institucionales.
24. Elaborar, socializar y administrar la agenda académica y laboral de cada año lectivo, con el asesoramiento de la Junta
Académica y del Consejo Ejecutivo.
25. Presentar anualmente a la Junta General de Directivos y Docentes el informe de las actividades cumplidas en el período
académico.
26. Convocar, presidir y orientar el Consejo Ejecutivo y la Junta General, garantizando la participación transparente de cada uno de
sus miembros.
27. Conceder licencia, en coordinación con el jefe de talento humano, al personal que labora en la institución de conformidad a la
legislación vigente.
28. Promover el proceso continuo de mejoramiento de la calidad de la educación en el establecimiento.
29. Supervisar el proceso que desarrollan las áreas académicas, las comisiones, los departamentos, el personal administrativo y
de servicio.
30. Coordinar con otras instituciones y la comunidad local acciones que contribuyan al continuo progreso académico de la
institución y la vinculación social.
31. Informar periódicamente al Consejo Ejecutivo, Junta General de Directivos y Docentes sobre el cumplimiento de sus funciones.
32. Coordinar y supervisar las actividades de clubes, grupos culturales, de vinculación con la comunidad y otros.
33. Gestionar y documentar la asignación de contratos laborales o nombramientos del personal docente y administrativo.
34. Renovar, aprobar y liderar la ejecución de los planes de seguridad y de gestión de riesgos de la institución cada año lectivo.

4. PROCEDIMIENTOS

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 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

Definen la manera como se coordinan las acciones para la obtención de los resultados y/o productos necesarios a los
grupos de interés, brinda la confianza y responsabilidad necesaria para que cada funcionario sustente su responsabilidad
en la institución educativa.

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 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS

Registro de Calificaciones

Uso de Recursos pedagógicos

Jornada Extracurricular

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 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO
REGISTRO DE CALIFICACIONES

1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Evidenciar, valorar y registrar la información en cuanto al logro y desarrollo de las destrezas, objetivos de aprendizaje y del
comportamiento de los estudiantes, con la finalidad de mejorar la calidad de la gestión educativa.

2. ALCANCE

El presente manual tiene como alcance: Vicerrectorado, Docentes, Docente tutor, DECE, Plataforma Educar Ecuador
(Carmenta), Secretaría y sistema interno de registro de calificaciones; siendo los docentes quienes promedian los insumos
de las calificaciones en las asignaturas que imparten como también los tutores registran la calificación de comportamiento
en forma cualitativa, con la finalidad de brindar información oportuna a las autoridades, estudiantes y representantes
legales.

3. REFERENCIA

RLOEI Art.193 al 196

RLOEI Art.184
ACUERDO Nro. MINEDUC-ME-2016-00122-A CAP. II del registro de matrícula, asistencia, calificaciones y
titulación de los estudiantes
ACUERDO Nro. MINEDUC-ME-2015-00168-A Normativa de Ingreso de calificaciones al Portal WEB.

4. RESPONSABILIDADES

REGISTRO RESPONSABLES
Elaboración Comisión de registro de calificaciones
Emisión Comisión de registro de calificaciones
Control Vicerrectorado
Vigilancia de Procedimiento Vicerrectorado
Revisión y aprobación Consejo Ejecutivo

5. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS

1. Los docentes deben tener su registro de calificaciones y asistencia en físico, mismo que será presentado a
vicerrectorado al final de cada parcial.

2. En Educación Inicial y el subnivel de Preparatoria se registrará la calificación de manera cualitativa y los reportes deben
ser llenados cada quimestre, de 2do año de EGB hasta 3er año de BGU la calificación es cuantitativa.

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 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

3. Previo al ingreso de las calificaciones en el Portal Educar Ecuador, el docente elaborará el cuadro de calificaciones
parciales, quimestrales y finales desde 2do año de EGB hasta 3er año de Bachillerato General Unificado.

4. Las calificaciones serán sobre diez puntos, la misma tendrá hasta dos decimales precedidos de una coma; no habrá
redondeo.

5. Los docentes de cada grado o asignatura deberán ingresar las calificaciones parciales, quimestrales, supletorios, mejora
de promedio, remediales y de gracia de acuerdo al cronograma establecido por la institución.

6. Las calificaciones, una vez ingresadas en el Portal Educar Ecuador, no pueden ser modificadas.

7. En caso de existir error de cálculo o de apreciación de la calificación subida al Portal Educar Ecuador, el docente
solicitará por escrito a la máxima autoridad de la institución, la autorización para realizar la rectificación, petitorio al que
deberá anexar los documentos que justifiquen sus asertos. Una vez autorizado procederá a efectuar la rectificación.

8. En caso de recalificación justificada y aprobada por el Rector puede registrar el cambio de las calificaciones.

9. El docente que no registre las calificaciones en el Portal Educar Ecuador en la fecha establecida en el cronograma
institucional, deberá justificar al Rector en un lapso de 48 horas.

10. Si el docente reincide en no registrar las calificaciones de acuerdo al cronograma establecido, el Rector procederá al
llamado de atención verbal, luego al escrito.

11. En caso de que el Portal Educar Ecuador no se encuentre habilitada, se ingresará las calificaciones en el sistema
interno de calificaciones para dar cumplimiento con la entrega de boletines.

12. Las calificaciones parciales o quimestrales de los estudiantes desertores y retirados si lo tuvieren, se registrarán en el
Portal Educar Ecuador.

13. Las calificaciones de los estudiantes que rindieron los exámenes adelantados o atrasados deberán subirse al Portal
Educar Ecuador el momento en que el Ministerio de Educación habilite el sistema, de conformidad con el cronograma
establecido para el efecto.

6. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES.

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE

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 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

TRABAJO
o
Medio de verificación
1. Uso de registro de Docente Asentar las calificaciones en el registro físico de Registro de
calificaciones. calificaciones de cada docente. calificaciones
2. Ingreso de calificaciones en Docente Ingresar las calificaciones (la calificación tendrá Captura del aplicativo
el Portal Educar Ecuador. hasta dos decimales, no habrá redondeo) en el
Portal de acuerdo al cronograma establecido por la
Autoridad Educativa Nacional y el cronograma
institucional.

Ingresar las calificaciones al sistema interno en

caso de no aperturarse el Portal.
3. Consolidado de Docente Imprimir el consolidado de calificaciones. Consolidado de
calificaciones. calificaciones
4. Entrega de consolidado de Tutor Entregar a Vicerrectorado consolidado digital de Consolidado de
calificaciones. calificaciones parciales y quimestrales, docentes calificaciones
de 2do a 7mo de EGB.

Tutores de 8avo a 3ero de BGU entregan en

vicerrectorado consolidado digital de calificaciones
de los diferentes docentes.

Un ejemplar de las calificaciones con su respectivo

recibido, archivar en el portafolio individual del
docente.
5. Rectificación de notas por Docente Solicitar por escrito a la máxima autoridad la Solicitud de rectificación
error de cálculo o de autorización para realizar la rectificación. de notas.
apreciación de la calificación.
6. Autorización para ingresar Rector Autoriza la rectificación previo análisis de Firma de autorización
nota por rectificación. documentos que justifiquen los asertos del
docente.
7. Modificación de notas Docente Ingresa calificación rectificada.
8. Entrega de boletines. Tutor Se realiza la entrega de boletines a los padres de Boletines
familia o representantes legales.

7. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

7.1. Formato de registro de calificaciones (sistema interno).

7.2. Formato de solicitud para rectificación de calificaciones.

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UNIDAD EDUCATIVA “ALESSANDRO VOLTA”

Dirección: Coop. Santa Martha Sect. 3. Av. Jacinto Cortez Jhayya y Los Quinches
Teléfonos: 3704-269 / 3704-554 / 3704-123 E-mail: [email protected]
Santo Domingo – Ecuador

Santo Domingo, _________ de _________ del 2020

Msc. _____________________________________
RECTOR DE LA UNIDAD EDUCATIVA SIGLO XXI ALESSANDRO VOLTA
Presente.

Yo, _____________________, con CI _________________________, docente de grado/curso, solicito muy

comedidamente autorice la rectificación de nota del ___parcial/quimestre/supletorio/remdial o gracia, que por error de
cálculo no corresponde a la nota real.

Adjunto documento que justifica mi solicitud.

Atentamente.

Lcda/Msc/Ing.___________

Docente

PROCEDIMIENTO
USO DE RECURSOS PEDAGÓGICOS

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 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
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1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Orientar las acciones de los miembros de la comunidad educativa para el uso óptimo de los recursos pedagógicos con los
que cuenta la institución, propiciar el cuidado y mantenimiento de los mismos, lo que se reflejará en la consecución de los
objetivos educativos planteados en la planificación curricular.

2. ALCANCE

El ámbito de aplicación del procedimiento de uso de recursos pedagógicos alcanza a toda la comunidad educativa que
emplea la infraestructura, equipamiento y recursos didácticos.

3. REFERENCIA

LOEI Art. 18, literal c

RGLOEI Art 373
Inventario de recursos pedagógicos de la Institución Educativa
Reglamento General para la Administración, utilización y control de los bienes y existencias del sector público,
artículos 1, 2, 3, 4 y 12.
Manual de mantenimiento recurrente y preventivo de los espacios educativos (2013)

4. RESPONSABILIDADES

REGISTRO RESPONSABLES
Elaboración Comisión de uso de recursos pedagógicos
Emisión Comisión de uso de recursos pedagógicos
Control Vicerrectorado
Vigilancia de Procedimiento Vicerrectorado, Comisión de control de bienes.
Revisión y aprobación Consejo Ejecutivo

5. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS

1. La Comisión de Control de Bienes, mantendrá actualizado anualmente el inventario de bienes de control y activos fijos.

2. Los docentes y laboratoristas son responsables de precautelar el cuidado y buen uso de los recursos que les han sido
asignados.

3. El docente, comisión institucional o personal del Distrito de Educación que solicite un determinado recurso pedagógico lo
hará por escrito y realizará el registro correspondiente con la persona encargada asumiendo la responsabilidad del buen
uso y cuidado del recurso solicitado.

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4. Cada laboratorio debe tener sus normas y políticas de uso ubicados en un lugar visible del taller o del laboratorio.

5. Los docentes harán uso de los laboratorios en el horario establecido para sus clases.

6. Los recursos pedagógicos serán utilizados exclusivamente para el proceso de interaprendizaje, no para actividades
ajenas a la misma.

6. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES.

Utilización de laboratorios:

FIP: Instalaciones, equipos y máquinas eléctricas, Electrónica de consumo, Informática, Comercialización y Ventas y
Ciencias.

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE TRABAJO

O
Medio de verificación
1. Solicitar el laboratorio. Docente Solicita el laboratorio por escrito y con 48h de Solicitud. Formato 1
anticipación o de acuerdo al horario de clases. Horario de ingreso. Formato 2

2. Autorización Laboratorista Aprueba la solicitud y el uso del laboratorio.

3. Registro Laboratorista Realizar el registro de uso de recursos y Registro. Formato 3
equipos didácticos.

4. Uso de los recursos Docente Realiza el uso de recursos pedagógicos de Planificación de unidad
pedagógicos. acuerdo a la planificación elaborada. didáctica o microcurricular.

5. Entrega de recursos Docente Finalizada la actividad entrega los recursos Registro. Formato 3
pedagógicos. pedagógicos.

Firma formato de registro de uso de recursos

pedagógicos.
6. Seguimiento y Laboratorista Realizar el seguimiento al uso y mantenimiento Ficha de mantenimiento.
mantenimiento. del equipamiento y recursos didácticos. Formato 4

Utilización de talleres Electromecánica Automotriz.

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE TRABAJO

O
Medio de verificación
1. Delegar al estudiante Docente Designar un estudiante para el Libro de registro de herramientas.
control de la práctica a realizar Formato 5
ese día para el uso de los
laboratorios.
2. Utilizar el PUD Docente Utilizar el Documento de PUD
procedimientos académicos:
Uso de recursos pedagógicos

3. Utilizar el registro de Estudiante/Docente Realizar el registro de uso de Libro de registro de herramientas

uso de recursos y equipos recursos y equipos didácticos
didácticos en aulas, talleres, laboratorios,
entre otros.
4. Informar Estudiante Informar novedades al docente Libro de registro de herramientas

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 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
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5. Realizar el seguimiento Docente Realizar el seguimiento al uso y Ficha técnica. Formato 6

al uso y mantenimiento del mantenimiento del
equipamiento y recursos equipamiento y recursos
didácticos. didácticos.
6. Control visual Docente Realizar el control visual de las
herramientas luego de la
práctica realizada

Uso de salón de audiovisuales, proyector, parlantes.

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE TRABAJO

O
Medio de verificación
1. Solicitar el recurso Docente Solicitar el recurso en forma Solicitud. Formato 1
pedagógico. verbal o escrita al menos con
24 horas de anticipación.
2. Autoriza utilización de Vicerrector Autoriza verbalmente o por
los recursos. escrito la utilización de
recursos.
3. Registrar uso Docente El docente registra los Hoja de Control. Formato 7
materiales a utilizar y la fecha
4. Registrar devolución Docente El docente verifica el recurso y Hoja de Control
firma la devolución.

7. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

7.1. Formato 1. Solicitud de laboratorio

UNIDAD EDUCATIVA “ALESSANDRO VOLTA”

Dirección: Coop. Santa Martha Sect. 3. Av. Jacinto Cortez Jhayya y Los Quinches
Teléfonos: 3704-269 / 3704-554 / 3704-123 E-mail: [email protected]
Santo Domingo – Ecuador

Santo Domingo, _________ de _________ del 2020

Lcdo/Ing/Msc._____________________________________
LABORATORISTA DE ________________________________________________
Presente.

Yo, _____________________, docente de grado/curso, solicito muy comedidamente el uso del laboratorio para el día
_____ de _____________, a la 4ta y 5ta hora.

Atentamente.
Lcda/Msc/Ing.___________

Docente

7.2. Formato 2. Horario de ingreso

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 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

7.3. Formato 3. Registros de de uso de recursos y equipos didácticos en aulas, talleres, laboratorios, entre otros.

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ADMINISTRATIVOS

7.4. Formato 4. Informe de mantenimiento

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7.5. Formato 5. Libro de registro de Herramientas

7.6. Formato 6. Ficha técnica

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 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
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7.7. Formato 7. Registro de préstamo de audiovisuales y equipos móviles.

UNIDAD EDUCATIVA “ALESSANDRO VOLTA”

FICHA DE REGISTRO DE PRÉSTAMO DE RECURSOS PEDAGÓGICOS

FECHA EQUIPO DOCENTE FIRMA RECEPCIÓN FIRMA ESTADO DEL
DEVOLUCIÓN RECURSO

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 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO
JORNADA EXTRACURRICULAR

1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

El Procedimiento Académico para la Jornada extracurricular está orientado a ejercer el control por parte de las Autoridades
del Plantel al cumplimiento de actividades de Gestión Individual, tales como: planificaciones, revisión de tareas, diseño de
material didáctico, cursos de formación; y de Gestión Participativa, como: atención a representantes legales, reuniones de
docentes de área, refuerzo académico, círculos de estudio, entre otros; con el objeto de determinar el desarrollo de la labor
educativa fuera de clase, basados en los estándares de desempeño profesional del docente cuya organización y
cumplimiento está dirigida a la mejora de la calidad educativa que brinda la Unidad Educativa..

2. ALCANCE

El ámbito de aplicación del Procedimiento de la Jornada extracurricular corresponde a: Rectorado, Vicerrectorado,

Inspección General, Docentes, misma que se cumple en la institución con las actividades extracurriculares participativas y
fuera de la institución con las actividades extracurriculares individuales.

3. REFERENCIA

Para elaborar el procedimiento se aplicará la normativa legal siguiente:

Ley Orgánica de Educación Intercultural.
Reglamento a la Ley Orgánica de Educación Intercultural.
Reglamento a la Ley Orgánica del Servidor Público. (LOSEP)
Manual para la implementación y evaluación de los Estándares de Calidad Educativa.
Acuerdos Ministeriales: MINEDUC-2018-101-A; MINEDUC-MEC-2015-00099-A

4. RESPONSABILIDADES

REGISTRO RESPONSABLES
Elaboración Comisión Jornada extracurricular
Emisión Comisión Jornada extracurricular
Control Inspección General, Vicerrectorado
Vigilancia de Procedimiento Vicerrectorado, Inspección General
Revisión y aprobación Consejo Ejecutivo

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 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

5. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS

RLOEI. Art. 40. Jornada laboral docente. Los docentes fiscales deben cumplir cuarenta (40) horas reloj por semana, estas
incluyen treinta (30) horas pedagógicas correspondientes a los periodos de clases. El tiempo restante hasta completar las
cuarenta (40) horas será dedicado a la labor educativa fuera de clases.

RLOEI. Art. 41. Labor educativa fuera de clase. Son las actividades profesionales que se desarrollan fuera de los períodos
de clase y que constituyen parte integral del trabajo que realizan los docentes en el establecimiento educativo, a fin de
garantizar la calidad del servicio que ofertan. Se dividen dos categorías:

I. De gestión individual, que corresponden a no más del 65% del total de horas destinadas a labor educativa fuera de clase,
y que incluyen actividades tales como las siguientes: planificar actividades educativas; revisar tareas estudiantiles,
evaluarlas y redactar informes de retroalimentación; diseñar materiales pedagógicos; conducir investigaciones relacionadas
a su labor; asistir a cursos de formación permanente, y otras que fueren necesarias según la naturaleza de la gestión
docente; y,

II. De gestión participativa, que corresponden al menos al 35% del total de horas destinadas a labor educativa fuera de
clase, y que incluyen actividades tales como las siguientes: realizar reuniones con otros docentes; atender a los
representantes legales de los estudiantes; realizar actividades de refuerzo y apoyo educativo para estudiantes que lo
necesiten; colaborar en la organización, supervisión y control de las diversas actividades estudiantiles, y otras que fueren
necesarias según la naturaleza de la gestión docente.

1. Las actividades extracurriculares de gestión participativa se realizará un día a la semana, según el cronograma
elaborado por Vicerrectorado y aprobado por Junta Académica y cuando la autoridad lo determine de acuerdo a la
necesidad institucional.

2. Los docentes realizarán las actividades de gestión participativa el día que le corresponda de la siguiente manera: de
13:30 a 15:00 docentes sección matutina; de 10:30 a 12:00 docentes sección vespertina y 16:30 a 18:00 docentes de la
jornada nocturna.

3. El cumplimiento de la gestión participativa se realizará en la sala de profesores y/o en los lugares determinados por
Vicerrectorado.

4. Los docentes evidenciarán el día del cumplimiento de la gestión participativa con la firma de ingreso en el libro de
registro de asistencia que reposa en Inspección General.

5. La atención a los padres de familia será evidenciado en el registro de atención a los padres y/o madres de familia o
representantes legales.

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 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

6. Los coordinadores y las coordinadoras las Comisiones Técnico Pedagógicas registrarán en la matriz de seguimiento el
cumplimiento de las actividades extracurriculares de gestión individual al final de cada parcial para el análisis y aprobación
por la autoridad respectiva.

7. El departamento de vicerrectorado realizará el seguimiento de las actividades extracurriculares registradas por los
docentes, luego emitirá el informe respectivo a rectorado para su análisis y aprobación.

8. En caso de docentes que no cumplan con estas actividades, vicerrectorado solicitará que en el lapso de 48 horas
laborables presenten las respectivas justificaciones, en caso de no presentar se emitirá el respectivo informe al Rector.

9. Rectorado procederá al llamado de atención de la siguiente manera: primera vez: amonestación verbal en forma escrita;
si es reincidente, amonestación escrita.

10. El/la docente que abandone la institución o no asista a dar atención a los padres de familia o representantes legales,
debe justificar ante el Rector.

6. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES.

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE TRABAJO

DE GESTIÓN PARTICIPATIVA
1. Registrar de asistencia Docente Registrar la asistencia Registro de asistencia.
a las 8 horas.
2. Atención a padres de Docente Atender a los padres de familia de acuerdo Registro de visitas
familia al horario establecido.

Registra la asistencia de los padres de

familia.
3. Refuerzo académico Docentes Realizar el refuerzo académico de acuerdo Planificación
a lo planificado.
Registro de asistencia
4. Reuniones con otros Autoridades Realizar las actividades programadas en el Circulares
docentes cronograma institucional.
Docentes Registro de asistencia
DE GESTIÓN INDIVIDUAL
5. Monitoreo y registro del Vicerrector Revisión del registro de calificaciones. Registro de calificaciones.
cumplimiento de las
actividades educativas Revisión de la planificación de unidad
fuera de clase al final de didáctica PUD y la planificación PUD
cada parcial. microcurricular por competencias laborales Planificación microcurricular por
(Bachillerato Técnico). competencias laborales.

Revisión de certificados de formación

continua, de asistencia a círculos de
estudio, convocatorias a reuniones de Certificados de formación continua.
áreas.
Convocatorias a reuniones.
Revisión del registro de la atención a los
padres de familia y o representantes Registro de atención a padres de

22
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

legales. familia.

Revisión de los documentos

correspondientes al refuerzo pedagógico. Documentos del refuerzo
académico
6. Aprobación de las Vicerrector Registrar en la matriz el cumplimiento de Matriz de revisión de actividades
actividades educativas las actividades. educativas fuera de clase.
fuera de clase.
7. Registro de la firma del Docente Firma el cumplimiento de de aprobación de Matriz de revisión de actividades
docente en la matriz. actividades. educativas fuera de clase.
8. Emisión de informe Vicerrector Elaboración de informe quimestral. Informe de actividades
quimestral de las
actividades educativas Envío de informe.
fuera de clase.
9. Aprobación del informe Rectorado Recepción, revisión y aprobación del
de jornada de actividades informe de actividades educativas fuera de
extracurriculares. clase.

7. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

7.1. Horario de atención Jornada Extracurricular. Gestión Individual

LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES

Matutina
13:30 a 15:00
Vespertina
10:30 a 12:00

7.2. Registro de atención a padres de familia y/o representantes legales.

UNIDAD EDUCATIVA SIGLO XXI ALESSANDRO VOLTA

REGISTRO DE ATENCIÓN A PADRES DE FAMILIA Y/O REPRESENTANTES LEGALES

DOCENTE: AÑO LECTIVO: 2020-2021

N° FECHA AÑO DE NOMBRE NOMBRE TEMA TRATADO FIRMA

EGB O ESTUDIANTE REPRESENTANTE REPRESENTANTE
BGU
1

Lcda/Msc/Ing. _________________________ REVISADO Y APROBADO

VICERRECTORADO

23
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

7.3. Matriz de revisión de actividades educativas fuera de clase

UNIDAD EDUCATIVA SIGLO XXI ALESSANDRO VOLTA AÑO LECTIVO

MATRIZ DE REVISIÓN DE ACTIVIDADES EDUCATIVAS FUERA DE CLASE 2020 – 2021

Refuerzo Académico
Formación Continua

Círculos de estudio
Revisión de tareas

Atención a padres
material Didáctico

Investigaciones
Elaboración de

Elaboración de
Planificación
Registros de
N° DOCENTE

de familia
curricular

informes
insumos

REVISADO Y APROBADO POR VICERRECTORADO: FECHA:

7.4. Registro de asistencia a reuniones

UNIDAD EDUCATIVA SIGLO XXI ALESSANDRO VOLTA AÑO LECTIVO:

REGISTRO DE ASISTENCIA A REUNIONES 2020-2021
ACTIVIDAD REALIZADA: FECHA:

N° NOMBRE DEL DOCENTE FIRMA

REVISADO Y APROBADO:

24
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Ausentismo docente

Entrada y salidad de estudiantes

Seguridad

Comunicación

Gestión de la información

Movilización de estudiantes

Uso y mantenimiento de espacios y recursos físicos

Emergencia

Funciones: orgánico estructural, funcional y posicional

25
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO
AUSENTISMO DOCENTE

1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

La dinámica desarrollada en la cotidianidad de la gestión administrativa y pedagógica en la Unidad Educativa “Alessandro

Volta”, implica la ocasional ausencia del personal docente por motivos diversos tales como: enfermedad, citas médicas,
maternidad, comisiones ocasionale (deportivos, sociales, culturales y educativos) entre otros.

Frente a estas situaciones es necesario contar con lineamientos claros que orienten las acciones a realizar durante los
doscientos días laborables y garantizar la cobertura del servicio a la comunidad educativa. Ante tal situación, se elabora el
procedimiento considerando los siguientes parámetros fundamentales:

Garantizar el sostenimiento y la continuidad de las actividades académicas.

Coordinar los procesos de ausentismo docente entre: Rector, Vicerrector, Inspector General e Inspectores de
Cursos, sustentados en la normativa legal vigente.
Entregar un formato institucional para las respectivas licencias del personal docente sustentadas en la Ley
Orgánica del Servicio Público.
Establecer funciones al Departamento de Vicerrectorado, Talento Humano y el docente que solicita la respectiva
licencia.

2. ALCANCE

El ámbito de aplicación de Ausentismo Docente involucra a las áreas de rectorado, vicerrectorado, inspección general,
docentes e inspectores de grado o curso

3. REFERENCIA

La elaboración y aplicación del procedimiento se sustentan en la siguiente normativa legal:

Constitución de la República del Ecuador, Art. 349

Ley Orgánica de Educación Intercultural, Art. 10 de la LOEI, en sus literales e, k, l, o, p, r, t.
Reglamento General a la LOEI, Art. 44 del Reglamento General a la LOEI, numerales 4, 12; Art. 45, numeral 5;
Art. 46, numeral 2 y 10; Art. 337
Ley Orgánica del Sector Público. Art. 26 al 34
Reglamento General a la Ley Orgánica del Sector Público Art. 33 al 67
Estándar de Calidad Educativo N° 8 de Gestión Escolar- Dimensión de Gestión Administrativa.

26
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

4. RESPONSABILIDADES

REGISTRO RESPONSABLES
Elaboración Comisión de ausentismo docente
Emisión Comisión de ausentismo docente
Control Inspección General
Vigilancia de Procedimiento Inspección General
Revisión y aprobación Consejo Ejecutivo

5. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS

1. Los docentes deben presentar el documento solicitando permiso para el ausentismo planificado. Si es planificado hasta
por dos días anexar la planificación curricular con el visto bueno de Vicerrector.

2. El docente que solicita el permiso debe dejar una persona de reemplazo, el mismo que debe tener título profesional de
preferencia en Educación.

3. Vicerrectorado, Inspección General en la sección matutina, Subinspector/a en la sección vespertina y Coordinador de

EBJA, deben coordinar con el reemplazo del docente en los respectivos grados o cursos.

4. En el caso de que el docente reemplazo no asista, se debe continuar con la cobertura de las horas de ausencia con los
docentes disponibles en la Unidad Educativa.

5. En caso de ausentismo durante los periodos que no asisten los estudiantes, coordinar con el vicerrector, inspector
general o subinspector sus responsabilidades de acuerdo al cronograma institucional. (Juntas de curso, aprobación de
instrumentos de evaluación, informes de aprendizaje, sesiones programadas de las diferentes comisiones, etc.).

6. En caso de ausentismo no planificado Inspección General o Subinspección deben designar el remplazo con un docente,
de preferencia de la misma área académica o inspector de curso.

7. En los permisos hasta por dos horas para asuntos institucionales o personales, el personal docente solicitará la hoja de
ruta y se registra el motivo de salida, la misma debe ser presentada al regreso en Inspección General para su respectiva
justificación.

27
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

6. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES.

Ausentismo planificado de periodos cortos (ausentismos que no pasen de dos días laborables).

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE

TRABAJO
1. Presentar cronograma de Docente Presentar plan de actividades académicas. Plan de actividades
actividades pedagógicas. académicas
Entregar una copia del plan de actividades
Vicerrectorado académicas en Vicerrectorado.

Valida plan de actividades académicas.

2. Solicitud de permiso Docente Presentar en secretaria solicitud de permiso Solicitud de permiso
adjuntando cronograma de actividades y el
nombre del docente reemplazo con 48 horas
de antelación.
3. Aprobación o no de la Rector Rector aprueba o no la solicitud. Solicitud aprobada o
solicitud del permiso.
Solicitud es enviada a secretaria negada
4. Envio de solicitud a Secretaría Envía solicitud aprobada.
Inspección General.
5. Justificación de ausentismo Inspector General Realiza justificación en los formularios Formularios
respectivos.

Archiva documentos
6. Coordinación de actividades Docente de grado Entrega planificación al docente reemplazo. Plan de actividades
con docente reemplazo. pedagógicas
Inspector General
Supervisa actividades del docente reemplazo.

Ausentismo planificado de periodos largos (ausentismos sobrepasen de dos días laborables).

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE

TRABAJO
1. Solicitud de permiso Docente Llenar el formulario de solicitud de licencias y Solicitud de permiso
permisos en el formato emitido por el Mineduc.

Presentar en secretaria solicitud y documentos

de sustento.

2. Envío documentos Plataforma Docente Escaner los documentos en formato PDF.

Educar Ecuador.
Enviar mediante la plataforma Educar Ecuador
en la opción de solicitud de permisos y
licencias.
3. Notificación de la autorización Docente Revisar la notificación de la autorización o no
de la solicitud en el correo que tenga registrado
en la plataforma Educar Ecuador y el quipux.
4. Retiro de acción de personal Docente Retirar la acción de personal de licencia o Acción de personal
permiso en ventanilla de atención ciudadana
en la Dirección Distrital.

Entregar acción de personal original en

secretaria.
5. Sumillar la acción de Rector Revisa la acción de personal y sumilla. Acción de personal
personal.
6. Envío de acción de personal Secretaría Envía copia de la acción de personal. Formularios de
a Inspección General.
justificación
Realizar la justificación en los formularios
respectivos y archiva documentación.

28
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

Inspector General
7. Gestionar reemplazo de Rector Ingresar por ventanilla de atención ciudadana Solicitud de reemplazo
docente. del Distrito de Educación la solicitud de
Secretaría
reemplazo para docentes.

Enviar al Distrito de Educación la solicitud de

reemplazo para docentes vía correo
electrónico.
8. Coordinación de actividades Inspector General Entrega horario de clases Plan de actividades
con docente reemplazo. pedagógicas
Entrega planificación al docente reemplazo.
Vicerrectorado
Supervisa actividades del docente reemplazo.

9. Informe de actividades Docente reemplazo Elabora informe de actividades curriculares Informe de actividades
pedagógicas realizadas. realizadas y entrega en Vicerrectorado.

Ausentismo no planificado o casos fortuitos.

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE

TRABAJO
1. Comunicar ausentismo Docente Comunicar vía telefónica su ausentismo al
Inspector/a General o Subinspector/a
2. Aplicar plan de contingencia Inspector General Designar al docente que cubra las horas
académico. pedagógicas.

Vicerrectorado Entrega horario de clases PUD

Entrega el Plan de Unidad Didáctica.

3. Informe de actividades Docente reemplazo Elabora informe de actividades curriculares Informe de actividades
pedagógicas realizadas. realizadas y entrega en Vicerrectorado.
4. Justificar ausentismo Docente Presentar en secretaria solicitud y documentos Oficio
de sustento.
5. Aprobación o no de la Rector Rector aprueba o no la solicitud. Oficio aprobado
solicitud del permiso.
Solicitud es enviada a secretaria
6. Envío de solicitud a Secretaría Envía solicitud aprobada. Oficio aprobado
Inspección General.
5. Justificación de ausentismo Inspector General Realiza justificación en los formularios Formularios de
respectivos.
justificación
Archiva documentos

Permiso hasta por dos horas por:

1. RGLOSEP. Art. 60.- Permiso para atención médica: La o el Jefe o responsable de la unidad podrá conceder permiso
para atención médica debidamente programada, hasta por dos horas en un mismo día, siempre y cuando se haya
solicitado con el menos 24 horas de anticipación, con excepción de los casos de emergencia. El permiso se justificará con
la presentación del certificado médico conferido por el profesional que atendió el caso, en el término de 3 días, lo cual
podrá ser verificado por la UATH.

2. RGLOSEP. Art. 59.- Permiso para estudios regulares.- La autoridad nominadora concederá permisos de hasta dos horas
diarias para estudios regulares siempre que la o el servidor de carrera acredite matrícula para el nivel correspondiente y el

29
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

registro de asistencia periódica a clases, debiendo al final de cada año, nivel o semestre presentar la certificación de la
aprobación correspondiente.
En caso de que los estudios contemplen un régimen de estudios presenciales y no presenciales, podrá acumularse en el
período de la misma semana el tiempo de dos horas en el día que se requiera de los estudios presenciales.

3. RGLOSEP. Art. 64.- Permiso para matriculación de hijos o hijas.- El jefe inmediato concederá a la o el servidor permisos
para matriculación de sus hijos e hijas en planteles de educación básica y bachillerato, de hasta dos horas en un día por
cada hija o hijo, mismos que serán solicitados con un día de anticipación al hecho.

4. Asuntos institucionales: actividades organizadas por el Distrito de Educación, delegación del Rector y/o Vicerrector y
actividades sociales, culturales y deportivas interinstitucionales.

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE

TRABAJO
1. Organiza actividades Docente Entrega actividades académicas a Inspección Documento con
pedagógicas. General. actividades
pedagógicas
2. Autorización de salida Inspector General Entrega de hoja de ruta Hoja de ruta
Subinspector
Registra motivo de salida
3. Designación de docente Inspector General Designa al docente reemplaza
reemplazo.
Subinspectora
Entrega actividades pedagógicas
4. Retorno del docente Docente Presenta certificado médico otorgado o avalado Certificado médico
por el IESS, si es por atención médica.
Hoja de ruta
Presenta hoja de ruta

7. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

7.1. Formulario de solicitud de licencias y permisos

COORDINACIÓN ZONAL… /SUBSECRETARÍA…

DIRECCIÓN DISTRITAL…
UNIDAD DISTRITAL DE TALENTO HUMANO
FORMULARIO DE SOLICITUD DE LICENCIAS Y PERMISOS

Apellidos y Nombres: C.C.Nro:

Dirección Domiciliaria:

Número (s) telefónico (s) domicilio: Número Celular:

Unidad Administrativa/Institución Educativa:

PERMISO:

ASUNTO: Particular Cita médica

30
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

Comisión Oficial Otros:

LICENCIA:

ASUNTO:

Matrimonio o Unión de Hecho Cuidado de Familiar con discapacidad

Calamidad Doméstica Enfermedad

Maternidad y/o Paternidad Cuidado del recién nacido

Ausencia aproximada de:

Fecha: DESDE: HASTA: Hora Salida: Hora Retorno:

Firma del servidor (a) :

Apellidos y nombres del jefe (a) inmediato :

Firma del jefe (a) inmediato :

7.2. Hoja de ruta

UNIDAD EDUCATIVA “ALESSANDRO VOLTA”

Dirección: Coop. Santa Martha Sect. 3. Av. Jacinto Cortez Jhayya y Los Quinches
Teléfonos: 3704-269 / 3704-554 / 3704-123 E-mail: [email protected]
Santo Domingo – Ecuador
HOJA DE RUTA
INSTITUCIÓN A LA QUE
CONCURRE:
DOCENTE:
FECHA:
HORA DE LLEGADA:
HORA DE SALIDA:
NOMBRE DEL RESPONSABLE
FIRMA DEL RESPONSABLE SELLO

7.3. Solicitud de permiso

SOLICITUD PARA AUSENTISMO DOCENTE

Fecha: ______________________________________________

Msc.___________________________________________________

RECTOR DE LA UNIDAD EDUCATIVA SIGLO XXI “ALESSANDRO VOLTA”

31
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

Presente. -

Reciba un cordial saludo y el deseo de éxitos en sus labores diarias.

Por medio del presente solicito de la manera más comedida autorice el permiso para no asistir a laborar el/los
día(s)_____________________________________ de(hora) ____________ a ___________ por motivo de
____________________________________; la persona que me reemplazará este tiempo es
____________________________y realizará las siguientes actividades que son inherentes a mi función:
__________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________

Entiendo que lo que suceda durante mi ausencia y las acciones que realice la persona que me reemplaza, será de mi total
responsabilidad, también entiendo que, si mi reemplazo no llega o no cumple con las actividades descritas, mi permiso
queda anulado y se me tomará como falta injustificada.

Adjunto los documentos pertinentes que justifican la solicitud de permiso, además de las planificaciones, horario, turno de
recreo y actividades que realizará la persona que me reemplazará con las respectivas firmas de respaldo.

Por la atención prestada a la presente, expreso mis más sinceros agradecimientos.

Atentamente,

Msc. _______________________
Apellidos y Nombres:
Cédula: ______________________

Vista la solicitud del/la docente______________________________________, se comunica que el permiso solicitado para

la fecha ___________________ y hora _______________, SI/NO es concedido por el motivo de que, SI/NO cumple los
parámetros para ser autorizado, por ende, el reemplazo deberá presentarse a laborar y cumplir sus actividades.

Como el permiso ____ es otorgado ____ deberá presentar los documentos que respalden las actividades para las cuales
solicitó su requerimiento.

Atentamente,

Msc. _____________________
RECTOR

32
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

7.4. Cronograma de actividades académicas.

UNIDAD EDUCATIVA “ALESSANDRO VOLTA”

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ACADÉMICAS DURANTE AUSENTISMO DOCENTE

DOCENTE: FECHA: AÑO LECTIVO: 2020-2021

HORA GRADO/CURSO ASIGNATURA ACTIVIDADES
1

RECESO ÁREAS DESIGNADAS ACTIVIDADES

DOCENTE QUE REEMPLAZA FIRMA DOCENTE TITULAR REVISADO Y APROBADO POR

VICERRECTORADO.
NOMBRES Y
APELLIDOS
CÉDULA:

33
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO
ENTRADA Y SALIDA DE ESTUDIANTES

1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Regular la entrada y salida de los estudiantes a la Institución Educativa, implementando acciones de protección y
seguridad, con la participación de directivos, docentes, inspectores, tutores, padres de familia, para garantizar una
convivencia armónica en espacios seguros y aptos para el aprendizaje en los niveles de Educación Inicial, Educación
General Básica, Bachillerato BGU y proyecto EBJA.

2. ALCANCE

El control y recibimiento de ingreso y salida de los estudiantes de la Unidad Educativa “Alessandro Volta” en sus tres
secciones: Matutina, Vespertina y Nocturna, lo realizarán los inspectores, DECE, tutores de grado y/o curso y docentes con
la colaboración de las brigadas de seguridad de los padres de familias.

3. REFERENCIA

Código de la Niñez y Adolescencia (CNA) Art. 1; Art. 37; Art. 39, numeral 4
Ley Orgánica de Educación Intercultural (LOEI) Art. 2 Literales (k; t); Art. 6 literal (h); Art. 8 literal (a); Art.18. Literal
(d)
Reglamento General a la Ley de Educación Intercultural (RGLOEI) Art. 44. Numeral (16); Art. 53. Numeral (5); Art.
59; Art. 174; Art. 169 y Art. 170.
Acuerdo Ministerial MINEDUC-ME-2016-00062-A Normativa de transporte escolar para los establecimientos del
sistema educativo nacional.
Circular Nro. MINEDUC-VGE-2012-00004-CIR.- Instructivo para la protección integral de los estudiantes del
Sistema Educativo Nacional.
Acuerdo Ministerial Nro. MINEDUC-Mineduc-2018-0030-A Entrada y salida de estudiantes.

4. RESPONSABILIDADES

Actividades Responsables

Responsable de la elaboración Comisión de entrada y salida de estudiantes

Emisión Comisión de entrada y salida de estudiantes
Control Inspector General
Vigilancia del procedimiento Inspector General
Responsable de la revisión y aprobación Consejo Ejecutivo

34
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

5. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS

1. La hora de ingreso y salida de los estudiantes será de acuerdo al siguiente horario

BLOQUE # 1

MATUTINA VESPERTINA
NIVEL EDUCATIVO
HORA INGRESO HORA SALIDA HORA INGRESO HORA SALIDA

Educación inicial-Preparatoria 07: 10 11: 40 13: 00 17: 40

Educación General Básica
07: 10 12: 10 13: 00 18: 00
(2do a 7mo)
Educación General Superior
13: 30 18: 30
(8vo)

BLOQUE # 2

MATUTINA VESPERTINA NOCTURNA

NIVEL EDUCATIVO
HORA HORA HORA HORA HORA HORA
INGRESO SALIDA INGRESO SALIDA INGRESO SALIDA
Bachillerato Técnico 07: 10 13:30 12:10 18: 30
Bachillerato Ciencias 12:50 18: 30
Educación Básica Superior
13: 30 18: 30
(9no – 10mo)
Bachillerato Intensivo 18: 30 22: 30

2. Antes del inicio del año lectivo, las madres, padres y/o representantes legales de los estudiantes de inicial a 3ero de
EGB, deberán notificar al docente tutor de grado y llenar el formulario en el que se registre los datos de tres personas que
pueden retirar al estudiante una vez finalizada la jornada.

3. Los estudiantes hasta el tercer año de Educación General Básica, a la hora de ingreso a clases serán recibidos por el
docente de grado y docente asignado para el efecto.

4. Los estudiantes de inicial a 7mo de EGB con necesidades educativas especiales, previo informe técnico de docente de
apoyo psicopedagógico y/o DECE, deberán ser recibidos en la puerta de ingreso de la institución por el docente de turno e
inspector.

5. Las brigadas de seguridad conformadas por los padres de familia y/o representantes legales de los estudiantes se
activarán 30 minutos antes del ingreso y salida de los estudiantes, en lugares cercanos a la puerta de ingreso a la
Institución en las tres jornadas.

35
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

6. Los estudiantes que no llegasen a la hora puntual de ingreso por ningún motivo se les impedirá el ingreso debiendo ser
reportados a los inspectores de curso.

7. El docente de grado, será responsable de entregar a los estudiantes de hasta tercer año de Educación General Básica,
exclusivamente a su madre, padre y/o representante legal o a su acompañante debidamente registrado; bajo ningún
concepto entregará la custodia del estudiante a personas que no se encuentren en el registro de representantes legales y
acompañantes, aún si se demuestra que es un familiar cercano. La entrega del estudiante se realizará en la entrada de la
institución educativa.

8. En caso de que algún estudiante de hasta tercer año de Educación General Básica, o estudiantes de niveles superiores
que en el registro no conste la manifestación escrita de que se trasladará solo y no serán retirados al finalizar la jornada
escolar, el inspector y/o docente a cargo realizará las acciones necesarias para ubicar a la madre, padre y/o representante
legal, o responsables del menor debidamente registrado, requiriendo su comparecencia inmediata.

9. En caso de que el estudiante necesite salida anticipada de la Unidad Educativa, el padre de familia o representante legal
deberá acudir personalmente y firmar el documento de salida del estudiante emitido por Inspección General o Tutor/a
previa presentación de la cédula de identidad.

10. En caso de desplazamiento efectuados para participar en eventos educativos, deportivos, culturales, sociales, y otras
se lo realizará con la debida autorización de la autoridad competente y previa autorización por las madres, padres y/o
representates legales. Dicha autorización debera ser entregada en la inspección de cada jornada.

11. Si un estudiante llega posterior a la hora de ingreso o es reincidente, se aplicará lo establecido en el Código de
Convivencia.

6. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE

TRABAJO
Inspector/a General Convocatoria
Capacitar sobre el ingreso y salida de los estudiantes a
1. Capacitación
Inspectores de curso tutores de grado, curso y docentes. Registro de asistencia
Socializar a estudiantes y padres de familia y/o Convocatoria
2. Socialización del Docentes tutores representantes legales el ingreso y salida de
procedimiento. Registro de asistencia
estudiantes.
Socializan proyecto Escuela Segura a los vocales de Convocatoria
seguridad.
3. Conformación de Inspección General Registro de asistencia
brigadas de padres
Subinspección Conformación de brigadas. Cronograma de
de familia.
vigilancia
Elaboración el cronograma de vigilancia de las brigadas.
4. Ubicación de las Coordinador de brigada Entregar chalecos reflectivos a los padres de familia que Registro de asistencia
brigadas. conforman la brigada de seguridad.
(Inspector/a
General/Subinspector/a) Ubicación en sitios estratégicos de los integrantes de las
brigadas.

36
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

Firmar registro de asistencia de los padres de familia.

BLOQUE 1

Apertura de las puertas 06:50 para el ingreso de los

Docentes tutores de estudiantes.
grado
Ubicación de la brigada de padres de familia en sitios
estratégicos.
Docente de semana
Docentes de Inicial y preparatoria matutina y vespertina
reciben a estudiantes por la puerta 1.
Inspectores de curso
Segundo a Séptimo de EGB matutina y vespertina por la
puerta 2.

Octavos EGB vespertina por la puerta 2.

BLOQUE 2

Apertura de las puertas 06:50 para el ingreso de los

estudiantes.

Ubicación de la brigada de padres de familia en sitios

Inspector/a General estratégicos.
5. Ingreso de
estudiantes
Sección matutina
Subinspector/a
1ero a 3ero Bachillerato Técnico a partir de las 6:55
Inspectores de curso Sección vespertina

1ero a 3ero de Bachillerato Técnico a las 12:05

1ero a 3ero de Ciencias a las 12:45

9no a 10mo a las 13:25

Registrar en el documento respectivo el atraso y la
causa.
6. Ingreso de Inspector/a General
Aplicar una medida educativa disciplinaria en la primera Registro de asistencia
estudiantes Subinspector/a
hora.
atrasados. Inspectores de curso
Notificar al tutor si el estudiante reincide por tres
ocasiones.
Firmar acta de compromiso
7. Notificación al Acta de compromiso
Docente Tutor
padre de familia.
Entregar una copia del acta en inspección.
8. Notificación al Docente Tutor Tutor o Inspección notifica al DECE incumplimiento del Informe al DECE
DECE. Inspección acta de compromiso.

9. Intervención del
DECE Aplica rutas y protocolos
DECE
Docentes tutores de BLOQUE 1
grado
Ubicación de la brigada de padres de familia en sitios
estratégicos.
Docente de semana
Docentes de Inicial y preparatoria matutina y vespertina
entregan a estudiantes por la puerta 1 al representante o
la persona que conste en el acta de compromiso.
Inspectores de curso
10. Salida de
estudiantes Segundo a Séptimo de EGB matutina y vespertina por la

37
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

puerta 2.

Octavos EGB vespertina por la puerta 2.

BLOQUE 2

Inspector/a General Ubicación de la brigada de padres de familia en sitios

estratégicos.

Subinspector/a Sección matutina

1ero a 3ero Bachillerato Técnico a partir de las 13:25

Inspectores de curso
Sección vespertina

9nos a 3eros de BGU a las 18:30

Brigadas de padres de
11. Emisión de Al finalizar el ingreso o salida de los estudiantes emiten Informe
informes. familia informe en caso de presentarse alguna novedad.
Docente tutor de grado
Padre de familia y/o representante solicita
12. Salida de
Inspector/a General personalmente el permiso de la salida anticipada.
estudiantes por Documento de salida
requerimientos Subinspector/a
Docente tutor de grado o inspectores emite el
personales.
Inspectores de curso documento de autorción de salida.
Rector informa a Inspector General de la actividad y
autoriza movilización.

Directivo solicita autorización de salida a los padres de

familia y o representantes legales.

Padre de familia y/o representante autoriza el permiso de

Autoridades
la salida. Autorización de salida
13. Salida de
Inspector/a General
estudiantes por
Inspector General designa a los docentes responsables
requerimientos Subinspector/a
y presenta listado de estudiantes. Informe
institucionales.
Inspectores de curso
Finalizada la actividad el o los docentes responsables
regresarán a la Institución con los estudiantes si no ha
concluido la jornada laboral; caso contrario estudiantes y
docentes se retirarán a sus domicilios.

El o los docentes responsables de la actividad emitirán

un informe en el lapso de 24 horas.

7. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

7.1. Formato 1. Acta de compromiso.

UNIDAD EDUCATIVA SIGLO XXI “ALESSANDRO VOLTA”

Dirección: Coop. Santa Martha Sect. 3. Av. Jacinto Cortez Jhayya y Los Quinches AÑO LECTIVO
Teléfonos: 3704-269 / 3704-554 / 3704-123 E-mail: [email protected] 2020-2021
Santo Domingo – Ecuador

ACTA DE COMPROMISO

Nombre del Tutor: ___________________________________ Fecha: _______________ Año ____ E.G.B. Paralelo: ______

Nombre del estudiante: ____________________________________________________________________________

38
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

Dirección domiciliaria: _____________________________________________________________________________

Teléfono convencional: _____________________________ Celular: _______________________________________

Yo, _____________________________ con CI_________________ madre, padre de familia y/o representante legal del estudiante:
__________________________________, del __________ año E.G.B., paralelo: ______

Autorizo a: ___________________________ con CI ______________________, para que retire de la Institución Educativa a mi

representado/a en caso de que no pueda asistir por presentarse algún imprevisto.

Autorizo a: ___________________________ con CI ______________________, para que retire de la Institución Educativa a mi

representado/a en caso de que no pueda asistir por presentarse algún imprevisto.

_________________________ ____________________________ __________________________

Firma del Padre de familia y/o Firma de la persona Autorizada Firma de la persona Autorizada
Representante Legal

7.2. Formato de 2. Salida de estudiantes.

UNIDAD EDUCATIVA “ALESSANDRO VOLTA”

Dirección: Coop. Santa Martha Sect. 3. Av. Jacinto Cortez Jhayya y Los Quinches AÑO LECTIVO
Teléfonos: 3704-269 / 3704-554 / 3704-123 E-mail: [email protected] 2020-2021
Santo Domingo – Ecuador

CARTA DE AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE ESTUDIANTES

Santo Domingo, a _____ de ____________ de 2020

Yo, _____________________________ con CI_________________ madre, padre de familia y/o representante legal del estudiante:
_______________________, del ______ año ______ , paralelo: _________, Especialidad____________________ Autorizo bajo mi
responsabilidad para que mi representado/a, pueda salir anticipadamente de la Institución Educativa por motivo de :
______________________________________________________________________________________________________________,

El día ______________________ de 2020, a partir de las _________________ horas hasta las ____________________ horas

Atentamente,

________________________
Firma del padre de familia
y/o representante legal
Teléfono: ____________________

7.3. Formato 3. Control y registro de atrasos

39
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

UNIDAD EDUCATIVA “ALESSANDRO VOLTA”

Dirección: Coop. Santa Martha Sect. 3. Av. Jacinto Cortez Jhayya y Los Quinches AÑO LECTIVO
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Santo Domingo – Ecuador

CONTROL Y REGISTRO DE ATRASOS

Inspectores responsables: ______________________________________________________ Semana del: _________ al
__________

Mes: ________________
Fecha: ______________
Curso y
N° Nombres y Apellidos Total
Paralelo Observaciones
L M M J V Atrasos
Hora de Ingreso
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

_______________________ _______________________
Firmas de responsabilidad Firmas de responsabilidad

________________________
Recibido
Fecha: __________________

40
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

PROCEDIMIENTO
SEGURIDAD

1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Incentivar la participación integral de la comunidad educativa, promoviendo, hábitos, valores, comportamientos, habilidades
e impulsar aspectos de liderazgo y el mejoramiento, a fin de crear una cultura de paz y armonía dentro y fuera de la
instituciòn entre todos los actores de la comunidad educativa.

2. ALCANCE

El procedimiento tendrá el siguiente alcance: Rector, Vicerrector, Inspector/a General. Inspectores de Curso, Docentes,
Tutores, Secretaria, DECE, Comisión de Riesgos, Padres de familia, y Estudiantes; dependencias como: aulas, talleres,
patios, baños, canchas, zonas de evacuación y contorno de la institución.

3. REFERENCIA

Ley Orgánica de Educación Intercultural Bilingüe (LOEI)

Reglamento a la Ley Orgánica de Educación Intercultural Bilingüe (RGLOEI)
Código de Convivencia Institucional.
Guía de Actuación frente a casos de violencia sexual en el sistema educativo.
Violencia entre pares en el sistema educativo: Una mirada en profundidad al acoso escolar en el Ecuador.
Protocolos de actuación frente a situaciones de violencia detectados o cometidos en establecimientos del sistema
educativo nacional.
Documento de procedimientos de Seguridad Institucional.
ACUERDO Nro. MINEDUC-ME-2016-00096-A
ACUERDO Nro. MINEDUC-MINEDUC-2018-00065-A “Protocolo de respuesta ante la presencia de artefactos
explosivos en el Sector Educativo a Nivel Nacional”.
ACUERDO Nro. MINEDUC-MINEDUC-2019-00007-A Plan Nacional para la Reducción de Riesgos de Desastres
en Educación (Política Pública 2018 - 2030)
ACUERDO Nro. MINEDUC-2018-00001-A Disposición para interponer los recursos extraordinarios de revisión en
los casos de violencia sexual.
ACUERDO Nro. MINEDUC-2017-00088-A.
Reforma al Acuerdo Nro. MINEDUC-MINEDUC-2017-00052-A-Instructivo de Actuación, para la Atención a Niños,
Niñas y Adolescentes víctima de violencia sexual cometidas o detectadas en los establecimientos del sistema
educativo nacional y los procesos para la investigación y sanción.

41
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

ACUERDO Nro. MINEDUC-2017-00060-A Normativa para la conformación y participación de los consejos

estudiantiles en las instituciones educativas del sistema nacional de educación.

4. RESPONSABILIDADES

REGISTRO RESPONSABLES
Elaboración Comisión de Seguridad
Emisión Comisión de Seguridad
Control Consejo Ejecutivo
Vigilancia de Procedimiento Inspección General
Revisión y Aprobación Consejo Ejecutivo

5. POLITICAS Y LINEAMIENTOS

1. Capacitar a la comunidad educativa en la prevención de riesgos para responder a emergencias y garantizar el derecho
de los estudiantes, docentes, directivos y personal administrativo a realizar sus actividades en ambientes seguros; para ello
es necesario contar con el apoyo de las instituciones competentes en materia de seguridad y protección.

2. La institución educativa implementará las estrategias operativas y tecnológicas necesarias para evitar que los
estudiantes una vez culminada la jornada estudiantil permanezcan en las afueras del establecimiento.

3. En caso de accidente o enfermedad de un estudiante y dependiendo de la complejidad, el traslado será en coordinación

con el Sistema Integrado de Seguridad ECU-911.

4. El ingreso de personas externas a la institución educativa, será controlado por la máxima autoridad de la institución
educativa, a través de las personas responsables de la portería, el mismo que será registrado en la bitácora de la
institución.

5. Toda persona, que llegare a tener conocimiento de algún tipo de violencia debe informar inmediatamente ante las
autoridades de la unidad educativa.

6. El Consejo Estudiantil debe fomentar el compañerismo estudiantil y crear un ambiente de respeto y armonía entre los
directivos, personal docente, administrativo y demás miembros de la comunidad educativa;

7. La Comisión de Gestión de Riesgos mantendrá una señalética adecuada en todos los espacios de la unidad educativa,
misma que permita guiarse de forma fácil hacia los lugares seguros.

8. La persona responsable del mantenimiento deberá mantener en condiciones óptimas la infraestructura de la institución y
los bienes materiales.

42
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

9. Promover de forma prioritaria el desarrollo integral de las niñas, niños y adolescentes y asegurar el ejercicio pleno de sus
derechos; atendiendo al principio del interés superior del niño, donde sus derechos prevalecerán sobre los de las demás
personas.

10. Las autoridades priorizarán una atención preferencial para los niños, niñas y adolescentes con Necesidades Educativas
Especiales.

11. Erradicar todas las formas de violencia en el establecimiento y velar por la integridad física, psicológica y sexual de
los/las estudiantes a través de la socialización de rutas y protocolos.

6. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES.

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE

TRABAJO
1. Capacitar en prevención Comisión de Gestión Socializar el plan de gestión de riesgos Oficios
de riesgos. de Riesgos institucional.
Convocatorias
Gestionar ante el Cuerpo de Bomberos, Policía Registro de asistencia
Nacional y el MSP talleres de capacitación
sobre riesgos.
2. Diagnóstico de Comisión de Gestión Verificar el estado de las instalaciones Oficio
detección de factores de de Riesgos educativas.
riesgo en las instalaciones
de la Unidad Educativa. Comunicar a las autoridades los posibles
riesgos que presenta alguna instalación de la
Unidad Educativa.
3. Mantenimiento de la Comisión de gestión Verificar que la señalética esté en buen estado. Señalética
señalética. de Riesgos Fotografías
Rotular espacios que no tienen señalética.
4. Realización de Comisión de Riesgos Notificar la realización de simulacros mediante: Fotografías
simulacros. WhatsApp, oficio emitido a la autoridad,
correos electrónicos, correo institucional.

Organizar los simulacros de evacuación el

último viernes de cada mes.
5. Acompañamiento Inspector General Elaborar el cronograma de acompañamiento Cronograma de
docente durante el receso semanal. acompañamiento
de los estudiantes. Subinspectora
Designar los lugares que debe ocupar cada Acta de registro de
Inspectores docente. cumplimiento

Docentes Firmar el acta de cumplimiento del Oficio

acompañamiento.
Tutores
Informar al Jefe de Talento Humano en caso
de incumplimiento.
6. Charlas de DECE. Coordinar actividades encaminadas a la Convocatorias
capacitación, talleres, prevención de: consumos de alcohol y
mesas redondas, etc. Vicerrectorado. sustancias ilícitas; violencia física, psicológica y Registro de asistencia
sexual.
Docentes. Fotos
Realización de la Campaña de Educando en
Tutores. Familia.

Socialización de rutas y protocolos.

Activar la hora de Desarrollo Humano Integral.

43
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

Rotular el aula con afiches sobre valores

humanos y normas para la sana convivencia.
7. Organización de Remitirse al procedimiento de entrada y salida
brigadas de los padres de de los estudiantes.
familia.
8. En caso de emergencia. Autoridades Solicitar ayuda al Cuerpo de Bomberos, Policía Registro de llamadas
Nacional y Ecu 911.
Comisión de Oficios
Gestión de Solicitar a la Policía Nacional la vigilancia en
Riesgos las horas de ingreso y salida de los
estudiantes.
9. Elaborar una base de Secretaria General Mantener un registro actualizado de los Base de Datos
datos. Inspector general números de teléfono, domicilio de padres,
DECE madres y representantes legales de los
Docentes tutores estudiantes.
10. Control de ingreso de Inspección General Establecer un horario de atención Registro de Ingreso
personas a la Institución. Profesor de turno
Guardia de seguridad Solicitar la cédula de identidad

Registrar la dependencia a donde se dirige o el

nombre del docente con el que se va a
entrevistar.

7. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

7.1. Formato 1. Convocatoria.

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CONVOCATORIA N°

DE:
PARA:
ASUNTO:
FECHA:

Estimados docentes,
(Detallar el asunto)

Atentamente.

_______________
RECTOR/VICERRECTOR/INS.GENERAL/TUTOR

44
 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

7.2. Formato 2. Acta de compromiso para cuidado de bienes y aseo de la institución.

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ACTA DE COMPROMISO PARA CUIDADO DE BIENES Y ASEO DE INSTITUCIÓN
AÑO LECTIVO 2020 – 2021

Santo Domingo, ______de____________del 2020

Yo__________________________________con CI. N°___________________, representante legal

de______________________________________, estudiante del__________________________ año
de________________paralelo_____________ sección ___________________ consciente de mis actos y
responsabilidades estoy de acuerdo y me comprometo libre y voluntariamente a:

 Controlar el cuidado permanente de los bienes muebles e inmuebles de la institución.

 Asistir obligatoriamente a las mingas programadas por la institución.
 Incentivar a mi representado al cuidado y aseo del entorno escolar.
 Aceptar la responsabilidad en caso de que mi representado destruya de forma accidental o intencionada y reponer
el bien afectado.
 Participar en el cuidado, mantenimiento y mejoramiento de las instalaciones físicas de la Institución Educativa.

_______________________ _____________________
Lcdo.__________________ Lic. ___________________
DOCENTE TUTOR INSPECTOR GENERAL.

7.3. Formato 3. Modelo de oficio

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OFICIO N° 1

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 PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS Y
ADMINISTRATIVOS

Santo Domingo a___________de_____________del 2020.

Msc._______________
RECTOR DE LA UNIDAD EDUCATIVA ALESSANDRO VOLTA
Presente. -
De nuestras consideraciones:

Reciba un fraterno saludo augurándole éxitos en la noble función que desempeña en beneficio de la niñez

Mediante el presente documento solicitamos de la manera más comedida autorice realizar los simulacros el último viernes
de cada mes con la finalidad de concienciar a la Comunidad Educativa sobre los riesgos que conlleva los desastres
naturales y adoptar rutinas de acción más convenientes para reaccionar en caso de una emergencia.

Esperando que nuestra petición tenga la favorable acogida, anticipamos nuestros sinceros agradecimientos.

_______________________
MSc/Lcdo/Ing.
COORDINADOR DE LA COMISIÓN DE GESTIÓN DE RIESGOS

46
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y ACADÉMICOS
2020-2021

7.4. Formato 4. Cronograma de acompañamiento docente durante el receso de los estudiantes

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ACOMPAÑAMIENTO DEL PERSONAL DOCENTE AL ESTUDIANTE DURANTE EL RECESO

Indicaciones generales: BLOQU AÑO
E LECTIVO
Asistir puntualmente al sitio designado. 1 2020-
Monitorear el área que le corresponde, para ello debe movilizarse permanente en el 2021
lugar determinado.
MES Semana Puerta principal Pasillo de las aulas Pasillo de las aulas Pasillo de las aulas de la
21 al 25 Bar Cancha 1 de lnicial escuela
Cancha 2
LUNES
MARTES
ENERO

MIERCOLES
JUEVES
VIERNES

_______________________ _____________________
Dr. Carlos Arévalo Lic. Edith Cabrera
VICERRECTOR VESPERTINA INSPECTORA VESPERTINA

7.5. Formato 5. Registro de asistencia de los padres de familia y/o representantes legales.

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Teléfonos: 3704-269 / 3704-554 / 3704-123 E-mail: [email protected]
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REGISTRO DE ASISTENCIA DE PADRES DE FAMILIA Y/O REPRESENTANTES LEGALES
TEMA: FECHA:

NOMBRE DEL PADRE DE FAMILIA GRADO/CURSO FIRMA

_______________________

Msc/Ing/Lcdo.
TUTOR/TUTORA

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 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y ACADÉMICOS
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7.6. Formato 6. Registro de asistencia de los padres de familia y/o representantes legales.

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REGISTRO DE INGRESO DE PADRES O MADRES DE FAMILIA U OTRAS PERSONAS

N° FECHA HORA NOMBRES Y APELLIDOS CÉDULA DE MOTIVO DE LA FIRMA
IDENTIDAD VISITA

_____________________ ______________________
RECTOR INSPECTOR(A) GENERAL

48
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y ACADÉMICOS
2020-2021

PROCEDIMIENTO
COMUNICACIÓN

1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

El Plan de Comunicación de la Unidad Educativa Alessandro Volta, propone facilitar la gestión, socialización y la ejecución
de las actividades relacionadas con los procesos administrativos comunicacionales entre toda la comunidad educativa,
desde un contexto real, planteando acciones que aporten a una eficiente comunicación interna y que permitan a la
institución educativa viabilizar su misión, visión y cumplimiento de sus objetivos.

2. ALCANCE

Los ámbitos involucrados en este procedimiento son Rectorado, Secretaría, Vicerrectorados, Inspección General, Sub
Inspección bloques 1 y 2, Inspecciones de curso de las secciones matutina, vespertina y nocturna, docentes, Comisiones
Técnico Pedagógicas, Comisiones Permanentes, Gobierno Escolar, Consejo Estudiantil, Laboratorios, DECE, Comité de
Padres de Familia y organismos gubernamentales.

3. REFERENCIA

LOEI Capítulo I Art. 2 Principios literal ii; Art. 10, literal c; Art. 12, literal k; Art. 15; Art. 33, 34 literal e; Art.78
RGLOEI Art. 44 numeral 15; Art. 56; Art. 53: Consejo Ejecutivo, numerales 8, 14 y 17; Art. 83 numeral 3; Art. 190;
Art. 205, 206, 207, 209; Art. 329 Rendición de Cuentas.
ACUERDO Nro. MINEDUC-ME-2016-00122-A
Guía de construcción del PEI (2019), Componentes: Información y Comunicación, Convivencia Escolar.
Manual para la implementación y evaluación de los estándares de calidad educativa. (pág. 32, 50 y 67)

4. RESPONSABILIDADES

REGISTRO RESPONSABLES
Elaboración Comisión de Comunicación
Emisión Comisión de Comunicación
Control Rectorado
Vigilancia de Procedimiento Rectorado, Vicerrectorado, Inspección General
Revisión y Aprobación Consejo Ejecutivo

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 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y ACADÉMICOS
2020-2021

5. POLITICAS Y LINEAMIENTOS

1. Los canales para la comunicación interna y externa que utilizará la Unidad Educativa son los siguientes: reuniones,
memorándum, circulares, actas, notificaciones, convocatorias, correo personal, correo institucional, grupos de WhatsApp,
página web institucional, formularios google, carteleras.

2. La información administrada por autoridades y enviada vía WhatsApp debe ser oportuna, veraz y eficaz.

3. La información que se genera desde secretaría, DECE y enviada vía WhatsApp y es respondida por los docentes, debe
ser la comunicación pertinente a las labores de la Unidad Educativa, no debe contener mensajes políticos, publicidad,
cadenas, palabras despectivas, emoticones, gif y7o gráficos ofensivos.

4. La máxima autoridad será el vocero oficial de la Institución Educativa para socializar: acuerdos ministeriales, circulares,
cronogramas y toda comunicación emitida por el Ministerio de Educación; además la información interna que involucre a
todo el personal y sus dependencias, mismas que deberán ser difundidas por las instancias correspondientes de manera
oportuna.

5. Las resoluciones tomadas por Consejo Ejecutivo y que sean pertinentes de ser conocidas, deberán ser socializadas
mediante circular o memorando dentro de las 48 horas de haber sido acordadas, siendo responsabilidad directa de
rectorado.

6. Las autoridades deberán informar con un mínimo de 48 horas de anticipación la realización de las actividades
curriculares, extracurriculares, eventos sociales, culturales y deportivos para que su desarrollo sea oportuno.

7. Es obligación de los autoridades y docentes difundir los eventos internos y externos en los que participa la institución, así
como documentos académicos en la página Web Institucional.

8. El departamento de Inspección General ubicará la información de las actividades a realizarse en carteleras visibles para
toda la comunidad educativa.

9. Los docentes tutores deben tener abierto un grupo de WhatsApp para comunicarse con los padres de familia y/o
representantes legales.

10. Los Coordinadores de la Comisiones Técnico Pedagógicas y Comisiones Permanentes deben crear al inicio del año
lectivo un grupo de WhatsApp con fines informativos, al final del año lectivo debe cerrarse.

6. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES.

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE

TRABAJO
1. Socialización de los Autoridades Comunicar y enviar la información al correo Archivos de la
documentos emitidos por el institucional de los docentes.
Inspección General información
Ministerio de Educación,
Dirección Distrital de

50
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y ACADÉMICOS
2020-2021

Educación. Secretaría
2. Comunicación de Rectorado Elaboración de oficios, circulares o Oficios
resoluciones tomadas por los memorandos.
diferentes organismos de la Consejo Ejecutivo Circulares
Institución. Enviar la información a los docentes o
Vicerrectores departamentos correspondientes. Memorandos

Inspección

Secretaría
3. Operatividad de las Inspección General Organizar la información y las temáticas que Información
carteleras. deben ser expuestas en cada una de las
Coordinadores de carteleras.
CTP
Ubicar la información en las carteleras.
Coordinadores de
Comisiones
Permanentes

DECE
4. Difusión de actividades Rectorado Analizar la información a ser difundida. Oficios
curriculares, extracurriculares y
Vicerrectorado Memorandos
eventos sociales, culturales y Comunicar la información con al menos 48
deportivos de la IE Inspección General horas de anticipación. Circulares
Consejo Ejecutivo
Enlazar las actividades entre las jornadas
Gobierno Escolar matutina y vespertina.
Comisiones
Consejo Estudiantil
5. Rendición de cuentas Rectorado Rectorado solicita informe de rendición de Informe de rendición
cuentas a los diferentes departamentos y
Vicerrectorado de cuentas
comisiones.
Inspección General
Rectorado consolida informes enviados.
Comisiones Técnico
Pedagógicas Secretaría envía informe consolidado al Distrito
de educación en físico y digital.
Comisiones
Permanentes Autoridades y coordinadores de las comisiones
emiten el informe en la Junta General de
Autoridades y Docentes de cierre del año
lectivo.

7. Formatos e Instructivos
Ninguno.

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 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y ACADÉMICOS
2020-2021

PROCEDIMIENTO
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Mediante este procedimiento administrativo se pretende regular los procesos de gestión de la información en cuanto la
recopilación, actualización y resguardo de la información y documentación que ingrese y/o salga de la institución, para
mantener registros completos, actualizados y almacenados de manera segura en: archivadores, folders, archivos digitales,
fichas de registros, discos duros internos y externos.

2. ALCANCE

El ámbito de gestión de la información (custodia y resguardo de la documentación) se dará en el área administrativa:

Rectorado, Vicerrectorado, Inspección, DECE, Secretaria.

3. REFERENCIA

Acuerdo Ministerial Nro. MINEDUC-ME-2015-00168-A Normativa de Ingreso de calificaciones al Portal WEB.

ACUERDO Nro. MINEDUC-ME-2016-00122-A CAP. II del registro de matrícula, asistencia, calificaciones y
titulación de los estudiantes.
RGLOEI Art 94 (Registro de datos que requiere el Nivel Central); Art 158 (de las matriculas); Art 218 (Registro de
notas en el sistema automatizado del Mineduc; Art 57 numeral 1 al 3, 5 y 6 (secretaria); Art 44 numeral 17 (remitir
datos estadísticos); Art 216 numeral 5 (El director autoriza el ingreso de calificaciones al sistema)
Manual para la implementación y evaluación de los estándares de calidad educativa. (pág. 31, 49 y 66)
Sistemas de Gestión de Riesgos y Seguridad Normas ISO 27001

4. RESPONSABILIDADES

REGISTRO RESPONSABLES
Elaboración Comisión de Gestión de la información
Emisión Comisión de Gestión de la información
Control Rectorado
Vigilancia de Procedimiento Rectorado, Vicerrectorado, Inspección General
Revisión y Aprobación Consejo Ejecutivo

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 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y ACADÉMICOS
2020-2021

5. POLITICAS Y LINEAMIENTOS

1. Secretaría ingresará y actualizará, en el sistema de información del Ministerio de Educación, los datos que requiriere
el Nivel Central de la Autoridad Educativa Nacional con la periodicidad que este dispusiere.

2. Los docentes de la Unidad educativa están obligadas a registrar, en el sistema automatizado diseñado para el efecto
por el Nivel Central de la Autoridad Educativa Nacional, las calificaciones que acrediten a favor de un estudiante la
promoción de grado, curso y término de nivel. El registro de calificaciones debe realizarse en las fechas definidas en el
calendario escolar y de acuerdo con el cronograma previsto por el Ministerio de Educación.

3. Secretaría debe llevar los libros, registros y formularios oficiales y responsabilizarse de su conservación, integridad,
inviolabilidad y reserva. Organizar, centralizar y mantener actualizada la estadística y el archivo del establecimiento.

4. El señor Rector remitirá oportunamente los datos estadísticos veraces, informes y más documentos solicitados por la
Autoridad Educativa Nacional, en todos sus niveles.

5. Todos los departamentos de la Institución deben mantener la información organizada y almacenada en forma física y/o
digital; además actualizar la estadística permanentemente.

6. Todos los departamentos deben respaldar la información en un disco duro externo o en la nube de datos.

7. Secretaría deberá recibir toda la documentación, registrar en la bitácora y clasificarla según el departamento al que
corresponda.

6. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES.

6.1. DEPARTAMENTO DE SECRETARÍA

ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE

TRABAJO
1. Recepción de Secretaria Recibir y revisar la documentación en físico según lo Registro del
documentos. solicitado. documento
o encargado/a.
Ubicar el recibido y sumilla la copia.

Se imprime si el documento es digital.

Enviar documento sea en físico o digital a Rectorado

2. Revisión del documento Rector Analizar y sumilla documentos.

53
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y ACADÉMICOS
2020-2021

por Rectorado.
Enviar documentos a secretaría.
3. Archivo de documentos Secretaria Archivar documento en físico en el folder respectivo. Folders de archivos
en físico o digital.
o encargado/a
Archivar documento digital en la carpeta digital.

Almacenar documentos en la nube.

4. Despacho de Secretaria Despachar documentos según sea el caso: docentes, Registro de entrega
documentos. departamentos, padres de familia, Distrito de
o encargado/a
educación y otros.

Priorizar el despacho de documentos.

Entregar documento en físico y hacer firmar en el
registro de entrega.

Enviar documento digital al correo institucional y hacer

firmar en el registro de entrega.

6.2. DEPARTAMENTO DE VICERRECTORADO

ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE

TRABAJO
1. Recepción de Vicerrector Recibir y revisar la documentación en físico según lo Registro del
documentos. solicitado. documento

Ubicar el recibido y sumillar la copia.

Recibir y revisar la documentación en digital.

2. Archivo de documentos Vicerrector Archivar documento en físico en el folder respectivo. Folders de archivos
en físico o digital.
Archivar documento digital en la carpeta digital.

Almacenar documentos en la nube.

3. Despacho de Vicerrector Despachar documentos según sea el caso: docentes, Matriz de

documentos. departamentos.
seguimiento
Priorizar el despacho de documentos.

Entregar documento en físico y hacer firmar en la

matriz de seguimiento.

Enviar documento digital al correo institucional y hacer

firmar en la matriz de seguimiento.

6.3. DEPARTAMENTO DE INSPECCIÓN GENERAL

ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE

54
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y ACADÉMICOS
2020-2021

TRABAJO
1. Recepción de Inspector General Recibir y revisar la documentación en físico según lo Registro del
documentos. solicitado. documento
Subinspectora
Ubicar el recibido y sumillar la copia.

2. Archivo de documentos Inspector General Archivar documento en físico en el folder respectivo. Folders de archivos
en físico.
Subinspectora
3. Despacho de Inspector General Despachar documentos según sea el caso: docentes, Registro de entrega
documentos. departamentos.
Subinspectora
Priorizar el despacho de documentos.

Entregar documento en físico y hacer firmar en el

registro de entrega.

6.4. DEPARTAMENTO DEL DECE

ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE

TRABAJO
1. Recepción de Coordinadora Recibir y revisar la documentación en físico según lo Registro del
documentos. solicitado. documento
Analistas
Ubicar el recibido y sumillar la copia.
2. Derivar el documento al Coordinador/a o Analizar el documento. Registro de entrega
departamento interno o encargado/a.
entidad externa pertinente. Redactar el informe según el caso.

Derivar informe.
3. Archivo de documentos Coordinadora Archivar documento en físico en el folder respectivo. Folders de archivos
en físico.
Analistas

6.5. DOCUMENTOS DOCENTES

RECEPCIÓN Y ENTREGA DE DOCUMENTOS

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE TRABAJO

1. Recepción de Docentes Recibir y revisar la documentación emitida Documento emitido en físico
documentos. por los diferentes departamentos y o digital
comunidad educativa en físico o digital
(correo institucional).
2. Análisis del documento Docentes Analizar el documento. Oficio
recibido.
Realizar actividades designadas.

Responder al documento en caso de no estar

de acuerdo.

55
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y ACADÉMICOS
2020-2021

3. Entrega de documento Docentes Ingresar el documento al departamento Documento físico o digital

en físico o digital. correspondiente.
información en digital.
Solicitar el recibido en el duplicado.

Si el documento es digital presentar oficio en

el que se detalle la información y solicitar el
recibido.
4. Archivo de documentos. Docentes Archiva documento en físico o digital en su
portafolio físico o digital.

7. FORMATOS E INSTRUCTIVOS.

7.1. Formato 1. Registro de entrada de documentos.

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REGISTRO DE ENTRADA DE DOCUMENTOS

TIPO DE DESTINATARIO
Nº REMITENTE FECHA HORA OBSERVACIONES
DOCUMENTO

7.2. Formato 2. Registro de salida de documentos.

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REGISTRO DE SALIDA DE DOCUMENTOS

N TIPO DE REMITENTE
DESTINATARIO FECHA HORA FIRMA RECIBIDO
º DOCUMENTO

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PROCEDIMIENTO
MOVILIZACIÓN DE ESTUDIANTES

1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento administrativo tiene como propósito establecer lineamientos que garanticen la seguridad de los
estudiantes que hayan sido delegados a representaciones fuera de la institución educativa, ya sea a nivel local, provincial o
nacional, así como a aquellos estudiantes que participen en excursiones y giras de observación contempladas en la
planificación anual de la Institución Educativa, considerándose a las mismas como actividades educativas extracurriculares
que inciden de manera significativa en el proceso de enseñanza-aprendizaje.

2. ALCANCE

El ámbito de aplicación de movilización de estudiantes será responsabilidad del rector quien debe autorizar, inspección
general, tutores, docentes delegados y padres de familia que participaran en la actividad sea esta de carácter: científico,
cultural, artísticos y deportivos.

3. REFERENCIA

LOEI Art. 2 literal h; Art. 3 literal k. y 18 literal d.

RGLOEI Art. 174
Manual de Seguridad
Acuerdo Ministerial 0053-13 Normativa para las excursiones y giras de observación en las instituciones educativas
Acuerdo Ministerial 0195-13. Reforma a la Normativa para las excursiones y giras de observación en las
instituciones educativas.
Acuerdo Ministerial 2018-00077-A en lo referente a los artículos 4, 5, 8, 9 y 10.
Instructivo para la aplicación de la normativa de excursiones y gira de observación en las Instituciones Educativas
a nivel nacional (2014).
Acuerdo Ministerial 2015-00025-A Normativa para regular la participación de representaciones estudiantiles de las
instituciones educativas en las celebraciones de cantonización, provincialización, fundación e independencia.
Memorando Nro. MINEDUC-SASRE-2016-00255-M
Manual para la implementación y evaluación de los Estándares de Calidad Educativa.

4. RESPONSABILIDADES

Proceso Responsables

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2020-2021

Elaboración Comisión de movilización de estudiantes.

Emisión Comisión de movilización de estudiantes.
Control Inspección General
Vigilancia del procedimiento Rector, Inspección General.
Revisión y aprobación del mismo. Consejo Ejecutivo.

5. POLITICAS Y LINEAMIENTOS

1. La Unidad Educativa participará con delegaciones de estudiantes en eventos organizados o coordinados por la Dirección
Distrital de Educación, siempre y cuando la disposición llegue con 48 horas de anticipación y previa disposición del Rector.

2. La Unidad Educativa participará con delegaciones de estudiantes en eventos organizados o coordinados con otras
unidades educativas o dependencias que se relacionen con el campo educativo, previa solicitud ingresada con 48 horas de
anticipación a través por Secretaría y aprobada por el Rector.

3. Si la movilización de los estudiantes es para excursión o gira de observación, la misma debe constar en la planificación
anual del docente, se debe contar con la autorización por escrito de los padres, madres y/o representantes legales de los
estudiantes y la aprobación del Rector.

4. Para la movilización de los estudiantes en caso de excursión o gira de observación, el Rector debe designar a los
docentes que acompañarán en la misma y serán responsables de la seguridad integral de los estudiantes.

5. La transportación de los estudiantes para las excursiones o giras de observación deben cumplir con lo dispuesto en el
acuerdo Ministerial N° 0053-2013.

6. El señor Rector emitirá la autorización de la movilización de los estudiantes a eventos organizados por la Dirección
Distrital de educación, otras unidades educativas o dependencias a Inspección General con las directrices necesarias y
claras.

7. Inspección General designará a los docentes que acompañarán a los estudiantes, los mismos serán responsables de la
seguridad integral.

8. Inspección General tomará lista y enviará a la delegación con un tiempo prudencial de anticipación.

9. En caso de presentarse situaciones adversas que pongan en riesgo la integridad de los estudiantes, dependiendo de la
actividad planificada, esta será postergada o suspendida definitivamente.

10. En ningún caso los docentes pueden movilizar a los estudiantes sin la autorización del Rector.

11. En todos los casos se debe evidenciar la actividad realizada mediante fotos e informes que se presentará hasta 48
horas después de concluida la misma.

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2020-2021

6. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES.

6.1. MOVILIZACIÓN DE ESTUDIANTES PARA EXCURSIONES Y GIRAS DE OBSERVACIÓN

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE

TRABAJO
1. Convocar a los Docente Socializar el plan de excursión y gira de Convocatoria a
representantes para observación. representantes
socializar las actividades
extracurriculares Solicitar y registrar la autorización de los padres Autorización de los
planificadas. de familia o representantes legales. representantes
Ficha del itinerario
2. Solicitar autorización Docente Ingresa solicitud por secretaría y presentar con Solicitud
para movilización. un mínimo de 10 días de anticipación.
Autorización de los
Adjuntar autorización de los representantes, el representantes
plan de excursión y gira de observación y PCA.
Plan de excursión (Anexo
1)

PCA
3. Aprobación de la Rector Autorizar y sumillar la solicitud. Solicitud aprobada
solicitud.
4. Envío de solicitud Secretaría Entregar documento. Solicitud aprobada
aprobada a Inspección
General.
5. Designación de Inspección General Designar a docentes acompañantes de acuerdo Nómina de los docentes
docentes. al número de estudiantes. designados

Notificar a los docentes designados.

6. Contratación del Docente Cumplir con el Acuerdo Ministerial 2018-00077-A Contrato de transporte
transporte escolar. para el transporte escolar.
Padres y madres de
familia Revisión de documentación del vehículo y firma
de contrato.
8. Salida y retorno. Docente Tutor Controlar la asistencia de los estudiantes en la Nómina de asistentes
institución a la salida y regreso de la excursión y
Docentes gira de observación.
designados
9. Seguridad y bienestar Docente Tutor Cuidar los bienes y equipaje de los estudiantes.
de los estudiantes.
Docentes Estar pendientes de la seguridad y bienestar de
designados los estudiantes.

10. Informe de la actividad Docente Tutor Realizar el informe de la actividad y presentar el Informe de actividad
extracurricular. mismo en un lapso de 48 horas en secretaría. extracurricular.

Solicitar el recibido en la copia.

6.2. MOVILIZACIÓN DE DELEGACIÓN DE ESTUDIANTES A REPRESENTACIONES FUERA DE LA INSTITUCIÓN.

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2020-2021

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE

TRABAJO
1. Ingreso de solicitud u Dirección Distrital de Ingresar documento a través de secretaría sea Solicitud u oficio del
oficio. Educación en físico o digital por lo menos con 72 horas de Distrito de Educación u
anticipación. otra Institución.
Institución pública o
privada Solicitar el recibido en la copia Solicitud u oficio interno

Docente
2. Remitir documento a Secretaría Enviar documento a rectorado. Solicitud u oficio
rectorado.

3. Aprobación de la Rector Autorizar y sumillar la solicitud. Solicitud aprobada

solicitud.
4. Envío de solicitud Secretaría Entregar documento. Solicitud aprobada
aprobada a Inspección
General.
5. Solicitar autorización a Inspección General Elabora y envía comunicado. Comunicado
los padres y madres de
familia. Recibe y archiva la autorización
6. Designación de Inspección General Designar a docentes acompañantes de acuerdo Nómina de los docentes
docentes. al número de estudiantes. designados

Notificar a los docentes designados.

7. Medio de movilización. Inspección General Buscar la alternativa más adecuada para la
movilización.
Docente
8. Salida y retorno. Docente Tutor Controlar la asistencia de los estudiantes en la Nómina de asistentes
institución a la salida y regreso de la actividad.
Docentes
designados
9. Seguridad y bienestar Cuidar los bienes y equipaje de los estudiantes.
de los estudiantes. Docentes
designados Estar pendientes de la seguridad y bienestar de
los estudiantes.
10. Informe de la actividad Docentes Realizar el informe de la actividad y presentar el Informe de actividad
extracurricular. designados mismo en un lapso de 48 horas en secretaría.

Solicitar el recibido en la copia.

7. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

7.1. Anexo 1.

PLAN DE EXCURSIÓN O GIRA DE OBSERVACIÓN

a) Destino y objeto de la excursión o gira de observación.

b) Lugar, fechas y horas de salida y retorno.
c) Medios y unidades de transporte.
d) Nómina de alumnos.
e) Nómina del profesor o profesores responsables y de los padres de familia, que participarán en el evento.
f) Itinerario de viaje.
g) Cronograma de actividades.
h) Los riesgos a considerar y las medidas previstas para mitigarlos.

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2020-2021

i) Lista de teléfonos de contacto de los asistentes a la gira o excursión.

PROCEDIMIENTO
USO Y MANTENIMIENTO DE ESPACIOS Y
RECURSOS FÍSICOS

1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Los espacios y resursos físicos que se encuentran en la institución educativa se considera factores claves que otorgan
calidad a los procesos de enseñanza, aprendizaje e interaprendizaje y que favorecen el desarrollo integral de los niños,
niñas y adolescentes que se forman en la Unidad Educativa Siglo XXI “Alessandro Volta”. Los espacios físicos son recursos
que la institución utiliza para garantizar que su alumnado adquiera los objetivos propuestos en su Proyecto Educativo
Institucional.

El propósito del procedimiento es optimizar las organizaciones espaciales y las posibilidades de los mismos, así como las
situaciones educativas; otorgando calidad a nuestra práctica diaria; analiza tanto los espacios exteriores como los
interiores, (aulas, laboratorios e insumos, salas de audiovisuales y recursos, talleres, patios y áreas recreativas, entre
otros), incluyendo la distribución de espacios y recursos., estudiando la planificación, el uso, la articulación, la
personalización, el valor social, el desarrollo de la autonomía y de la competencia simbólica entre otros aspectos. El uso de
los espacios se optimizará acorde a las particularidades, alineadas a las directrices emitidas por el Ministerio de Educación
y en concordancia al Sistema Integral de Gestión de Riesgos Escolares.

2. ALCANCE

Aplica para las actividades de uso y préstamo de espacios y recursos físicos: salón de audiovisuales, canchas deportivas,
aulas, laboratorios, sala de profesores, áreas verdes, bosque

3. REFERENCIA

LOEI Art. 17 literal e. y Art. 18 literal c

RGLOEI Art. 8 Numeral 2,4; Art 44 Numeral 5; Art. 53 Numeral 4; Art 142 al 145; Quinta disposición general.
Reglamento General para la Administración, utilización y control de los bienes y existencias del sector público,
artículos 1, 2, 3, 4 y 12.
Manual de mantenimiento recurrente y preventivo de los espacios educativos (2013)
Manual para la implementación y evaluación de los Estándares de Calidad Educativa.

4. RESPONSABILIDADES

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Proceso Responsables
Elaboración Comisión de uso y mantenimiento de espacios y recursos físicos.
Emisión Comisión de uso y mantenimiento de espacios y recursos físicos.
Control Inspección General
Vigilancia del procedimiento Rector, Inspección General.
Revisión y aprobación del mismo. Consejo Ejecutivo.

5. POLITICAS Y LINEAMIENTOS

1. La Comisión de Control de Bienes elabora conjuntamente con el administrador del circuito el inventario de bienes y
espacios físicos.

2. El cronograma anual de actividades institucionales incluirá todas las actividades extracurriculares determinando los
espacios a utilizarse, responsables y tiempo previsto para su desarrollo.

3. Los inspectores de curso, tutores y docentes de aula serán los responsables del uso, cuidado, conservación y
mantenimiento de los bienes durante la ejecución de las actividades extracurriculares.

4. Coordinar con el personal designado por el Distrito de Educación el uso, cuidado y mantenimiento de los espacios y
recursos físicos.

5. Coordinar el registro de la entrega-recepción entre la comisión o custodio de los bienes y el responsable de la actividad
extracurricular al iniciar y finalizar el año escolar o las actividades extraescolares.

6. Coordinar la reparación o reposición de los recursos y espacios acorde a lo establecido en el Código de Convivencia, en
concordancia con el Acuerdo 067 N°067 CG-2018, reglamento general sustitutivo para la administración, utilización,
manejo y control de bienes inventarios del sector público emitido por la Contraloría General del Estado.

7. Consejo Ejecutivo aprueba o rechaza solicitud de préstamo de espacios o recursos físicos de los diferentes actores
educativos; y realiza el seguimiento y control del buen uso, conservación y mantenimiento de los bienes y recursos de la
Unidad educativa.

8. Para solicitar el préstamo de las instalaciones de la Unidad Educativa, el organizador deberá presentar solicitud escrita
(otros centros educativos o departamentos gubernamentales) o correo electrónico (Distrito de Educación) con al menos 72
horas de anticipación, adjuntado la programación y el plan de contingencia.

9. El préstamo de equipos portátiles y de proyección, para eventos de carácter institucional debe registrar y asumir la
responsabilidad del buen uso.

10. No se prestarán las instalaciones de la Unidad Educativa para actividades de carácter político, religioso y que vaya
contra la moral y buenas costumbres.

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11. Realizar permanentemente el mantenimiento: recurrente, preventivo, predictivo y correctivo.

6. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES.

6.1. MANTENIMIENTO DE LOS ESPACIOS Y RECURSOS FÍSICOS

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE

TRABAJO
1. Diagnóstico de los Personal de Realizar diagnóstico de los espacios y recursos físicos. Plan de mantenimiento
espacios y recursos mantenimiento
físicos. Elaborar el plan de mantenimiento, considerando acciones
recurrentes, preventivas, predictivas y correctivas.

Ingresar a través de secretaría el plan para su aprobación.

2. Aprobación del Consejo ejecutivo Analizar el plan de mantenimiento. Plan de mantenimiento
plan de aprobado
mantenimiento. Aprobar o enviar el plan a realizar correcciones si es
necesario.

6.2. PRÉSTAMO PARA EL USO DE ESPACIOS Y RECURSOS FÍSICOS

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE

TRABAJO
1. Solicitar autorización Dirección Distrital de Ingresar documento a través de secretaría sea Solicitud u oficio del
para el uso de espacios y Educación en físico o digital (Dirección Distrital de Distrito de Educación
recursos físicos. Educación) por lo menos con 72 horas de u otra Institución.
Institución pública o anticipación.
privada Solicitud u oficio
Padres de Familia Solicitar el recibido en la copia interno
Docente
2. Remitir documento a Secretaría Enviar documento a rectorado. Solicitud u oficio
rectorado.
3. Aprobación de la Rector Autorizar y sumillar la solicitud. Solicitud aprobada
solicitud.
4. Envío de solicitud Secretaría Entregar documento. Solicitud aprobada
aprobada al departamento
correspondiente.
5. Actividades internas para Autoridades Remitirse al procedimiento de uso de recursos
el uso de talleres, Docentes pedagógicos.
laboratorios, audiovisuales.
6. Actividades externas Inspector General Recibir documento autorizado por rectorado. Documento
organizadas por otras autorizado
entidades. Coordinar con los organizadores de las
entidades externas las actividades.

Responsabilizar la seguridad de quienes

asisten a las actividades, así, como el control y
cuidado de los mismos.

En caso de deterioro de los espacios y

recursos prestados, solicitar al usuario el
arreglo o reposición de los mismos.

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7. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

Ninguno.

PROCEDIMIENTO
EMERGENCIA

1. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Aplicar políticas y estrategias de prevención y autocuidado de forma sistemática, clara y precisa, encaminadas a la
reducción de riesgos de la comunidad educativa frente a eventos adversos de origen natural, antrópico y socio tecnológico,
y de esta manera salvaguardar la integridad física de la comunidad educativa , así como también sus bienes y su
entorno.

2. ALCANCE

El procedimiento es aplicable a: Autoridades, docentes, personal administrativo y de servicio, estudiantes, padres

y madres de familia y personal ajeno a la instituciópn; además a los diferentes departamentos que conforman la
Unidad educativa.

3. REFERENCIA

El instructivo: Metodología para la elaboración del Plan Institucional para la Reducción de riesgos.
El plan institucional para la reducción de riesgos (PIRR).
Ley de Seguridad Pública del Estado;
Ley Orgánica de Movilidad Humana;
Ley Orgánica de Educación Intercultural (LOEI);
Ley Orgánica de Movilidad Humana (LOMH)
Reglamento General a la Ley Orgánica de Educación Intercultural (RLOEI);
Código de la niñez y la adolescencia;
Plan Nacional para el buen vivir
ACUERDO Nro. MINEDUC-MINEDUC-2018-00065-A. “Protocolo de respuesta ante la presencia de artefactos
explosivos en el Sector Educativo a Nivel Nacional”
ACUERDO Nro. MINEDUC-MINEDUC-2019-00007-A. Plan Nacional para la Reducción de Riesgos de Desastres
en Educación (Política Pública 2018 - 2030)
ACUERDO Nro. MINEDUC-2018-00001-A. Disposición para interponer los recursos extraordinarios de revisión en
los casos de violencia sexual.

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2020-2021

ACUERDO Nro. MINEDUC-2017-00088-A. Reforma al Acuerdo Nro. MINEDUC-MINEDUC-2017-00052-A-

Instructivo de Actuación, para la Atención a Niños, Niñas y Adolescentes víctima de violencia sexual cometidas o
detectadas en los establecimientos del sistema educativo nacional y los procesos para la investigación y sanción.

ACUERDO Nro. MINEDUC-2017-00060-A. Normativa para la conformación y participación de los consejos

estudiantiles en las instituciones educativas del sistema nacional de educación.

Acuerdo Nro MINEDUC-2017-00052-A. Instructivo de actuación, para la atención a niños, niñas y adolescentes
víctimas de violencia sexual cometidas o detectadas en los establecimientos del sistema educativo nacional y los
procesos para la investigación y sanción.

4. RESPONSABILIDADES

Proceso Responsables
Elaboración Comisión de emergencia
Emisión Comisión de emergencia
Control Comisión de Gestión de Riesgos y de Seguridad, Inspección
General y Vicerrectorado.
Vigilancia del procedimiento Comisión de Gestión de Riesgos y de Seguridad, Inspección
General y Vicerrectorado.
Revisión y aprobación del mismo. Consejo Ejecutivo.

5. POLITICAS Y LINEAMIENTOS

1. La Comisión de Gestión de Riegos, mantendrá actualizado el Plan de Gestión de Riesgos y Seguridad y ubicará el mapa
de riesgos y recursos en lugares visibles de la Unidad Educativa.

2. La Comisión de Gestión de Riesgos capacitará a la comunidad educativa en la prevención de riesgos para responder a
emergencias y garantizar el derecho de los estudiantes, docentes, directivos y personal administrativo a realizar sus
actividades en ambientes seguros; para ello es necesario contar con el apoyo de las instituciones competentes en materia
de seguridad y protección.

3. En caso de accidente o enfermedad se comunicará inmediatamente al representante legal y dependiendo de la

complejidad, el traslado del estudiante será en coordinación con el Sistema Integrado de Seguridad ECU-911.

4. Cualquier integrante de la comunidad educativa que reciba una llamada de amenaza de artefacto explosivo dará a
conocer a la máxima autoridad con la mayor cantidad de información posible como: número telefónico de quién realizó la
llamada, hora, duración; dicha información será comunicada al SIS-ECU 911.

5. Mantener una señalética adecuada en todos los espacios de la unidad educativa, misma que permita guiarse de forma
fácil hacia los lugares seguros.

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2020-2021

6. El tutor y DECE mantendrá un registro actualizado de estudiantes que sufran algún tipo de enfermedad que afecte a la
integridad física, emocional e intelectual.

7. La Comisión de Gestión de Riesgos levantará la información de docente que sufren enfermedades catastróficas o
estados de vulnerabilidad remitiéndola al departamento de Secretaría.

8. En caso existir algún evento natural u antrópico, se debe realizar lo estipulado el Plan Institucional de Reducción de
Riesgos.

9. En caso de presentarse algún percance con algún miembro de la comunidad educativa se debe proceder de la siguiente
manera:
a) En el caso de ser estudiante:
 Llamar al ECU 911.
 Dar aviso al represente legal y comunicarle el particular.
b) En caso de ser un padre de familia o docente:
 Llamar al ECU 911.
 Comunicar a los familiares.

10. Realizar los simulacros el último viernes de cada mes, de acuerdo al cronograma emitido por el Ministerio de
Educación.

11. La Comisión de Reducción de Riesgos elabora una señalética telefónica de emergencia de hospitales, clínicas, centros
de salud, médicos y enfermeras que realicen sus actividades y estar ubicadas en Inspección, DECE, laboratorios,
secretaria y lugares de mayor concurrencia.

6. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES.

6.1. ELABORACIÓN Y SOCIALIZACIÓN DEL PIRR

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE

TRABAJO
1. Reunin de la Comisión Comisión de Gestión Elaboración del PIRR. PIRR
de Gestión de Riesgos. de Riesgos
Socializacion del PIRR a la comunidad educativa. Planes de contigencia

Revisión y corrección del PIRR, por parte del

DISTRITO D023.

Aprobación del PIRR, por parte del DISTRITO

DO23.

Capacitaciones por parte de la comisión de

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2020-2021

emergencia a toda la comunidad educativa.

6.2. PROCEDIMIENTO FRENTE A UN INCENDIO

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE

TRABAJO
1. Dirigirse a las zonas Autoridades Guiar a los estudiantes a las zonas seguras.
seguras.
Docentes tutores Agruparlos por grado o paralelo.

Docentes Si es necesario comunicar a los padres y madres

de familia.

Trasladar a los estudiantes hacia las puertas de

salida para la entrega a los padres de familia.

6.3. PROCEDIMIENTO FRENTE A UN SISMO

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO DE

TRABAJO
1. Dirigirse a las zonas Autoridades Guiar a los estudiantes a las zonas seguras.
seguras.
Docentes tutores Agruparlos por grado o paralelo.

Docentes Si es necesario comunicar a los padres y

madres de familia.

Trasladar a los estudiantes hacia las puertas

de salida para la entrega a los padres de
familia.

7. FORMATOS E INSTRUCTIVOS

Ninguno.

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APROBADO POR CONSEJO EJECUTIVO

RECTOR Msc. Wilson Salas

VICERRECTOR MATUTINA Lcdo. José González

VICERRECTOR VESPERTINA Dr. Carlos Arévalo

1er VOCAL PRINCIPAL Lcda. Merci Jaramillo

2do VOCAL PRINCIPAL Msc. Diana Celi

3er VOCAL PRINCIPAL MSc. Patricio Vaca

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