Tabla de Retención Documental Policía Nacional
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Comando CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
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RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
41 g ESQUEMAS DE SEGURIDAD
a Esquema de Seguridad 2 Años 8 Años X
a Estudio de Seguridad
45 g ESTUDIOS
45.6 c ESTUDIOS DE SEGURIDAD A INSTALACIONES
a Solicitud de Seguridad y/o Derecho de Petición
a Orden de Trabajo
2 Años 8 Años X
a Estudio de Seguridad a Instalaciones
a Acta Comité Técnico
a Respuesta
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
2 Años 5 Años X
a Planes de mejoramiento estratégico policial
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
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RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.4 c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores 2 Años 5 Años X
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18 c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.24 c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento
2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.30 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN
a Informe 2 Años 5 Años X
a Informe de gestión
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
59
g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8
c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.16
c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19
c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
63.23
c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
a Listado
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
73.7 c ÓRDENES DE SEGURIDAD
a Formato asignación de parqueaderos
a Reportes de operativos
2 Años 8 Años X
a Reportes unidades de seguridad
a Plan de trabajo
a Informes situación de orden publico
75 g PLANES
75.1 c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
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75.1 RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
2 Años
GESTIÓN 3 Años
CENTRAL X
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
88 g PROTOCOLO
1 Años 2 Años X
a Agenda diaria
98 g RESOLUCIONES
a Antecedentes
2 Años 20 Años X X
a Proyecto de resolución
a Resolución
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
a Listado de Bienes
102 g VISITAS DOMICILIARIAS
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
CONVENCIONES
FIRMA RESPONSABLE
g = SERIE DOCUMENTAL ÁREA
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
a = TIPO DOCUMENTAL
CT = CONSERVACIÓN TOTAL FIRMA RESPONSABLE
E= ELIMINACIÓN COMITÉ DE ARCHIVO
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
Elaborado por Tandem S.A.
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BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
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BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 9 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 10 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de
gestión, eliminar por carecer de valores secundarios
Conservar 2 años en archivo de gestión; cumplido el
tiempo de retención, transferir al archivo central y
conservar durante 20 años. Posteriormente transferir al
archivo histórico, microfilmar y conservar
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
ÁREA
COMITÉ DE ARCHIVO
Elaborado por Tandem S.A.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARÍA PRIVADA CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
4.23 a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
4.26 a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARÍA PRIVADA CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
57 g INFORMES
c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
57.4
a Indicadores 2 Años 5 Años X
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
57.18 2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento
57.24 2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 15 de 4354
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
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OFICINA PRODUCTORA: SECRETARÍA PRIVADA CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.24 a Actualización 2 Años 5 Años X
a Duplicado
a Denuncia por perdida
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.19
c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.45 c LIBRO RESOLUCIONES
2 Años 18 Años X
a Libro
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
a Orden 2 Años 18 Años X
a poligramas
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OFICINA PRODUCTORA: SECRETARÍA PRIVADA CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
75 g PLAN
c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
75.1 2 Años 3 Años X
a Estado de Avance Mensual
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
c PLANES DE MEJORAMIENTO
a Plan de mejoramiento aprobado por Contraloría
75.6 2 Años 5 Años X
a Formato informe de avance
a Informe trimestral y semestral de avance del plan de mejoramiento
76 g PLANILLAS DE CONTROL
2 Años 1 Años X
a Planillas
88 g PROTOCOLO
1 Años 2 Años X
a Agenda diaria
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
a Listado de Bienes
102 g VISITAS DOMICILIARIAS
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
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OFICINA PRODUCTORA: SECRETARÍA PRIVADA CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
CONVENCIONES
FIRMA RESPONSABLE
g = SERIE DOCUMENTAL ÁREA
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
a = TIPO DOCUMENTAL
CT = CONSERVACIÓN TOTAL FIRMA RESPONSABLE
E= ELIMINACIÓN COMITÉ DE ARCHIVO
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 19 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 20 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 10 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico para
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 21 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, eliminar por carecer
de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de
gestión, eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 22 de 4354
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BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.1
PROCEDIMIENTO
ÁREA
COMITÉ DE ARCHIVO
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OFICINA PRODUCTORA: Gestión CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.7 c ACTAS COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
a Comunicación oficial convocatoria
a Agenda 2 Años 18 Años X
a Listado de asistentes
a Antecedentes
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
Elaborado por Tandem S.A.
Página 24 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Gestión CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
11 g BOLETINES
11.1 c BOLETINES DE PRENSA
a Dossier (Informes de inteligencia)
2 Años 18 Años X
a Fotografías
a Boletín de prensa
11.2 c BOLETINES DIARIOS
a Antecedentes 2 Año 8 Años X
a Boletín
11.3 c BOLETINES SEMANALES 2 Año 8 Años X
a Antecedentes
a Boletín
20 g CONCEPTOS
20.7 c CONCEPTOS TÉCNICOS
a Conceptos de Viabilidad X
2 Años 10 Años
a Concepto de denegación
a Concepto de trámite
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
a Solicitud 2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Gestión CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
33 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
2 Años
GESTIÓN 8 Años
CENTRAL X
a Respuesta
38 g DIRECTIVAS
38.1 c DIRECTIVAS PERMANENTES
2 Años 20 Años X X
a Directiva
38.2 c DIRECTIVAS TRANSITORIAS
2 Años 20 Años X X
a Directiva
44 g ESTRUCTURA ORGÁNICA
a Estudio planeación
a Concepto planeación
a Estudio técnico
a Formato medición de cargos de trabajo por dependencias
2 Años 10 Años X
a Organigrama
a Copia de resoluciones estructura o proyectos estructura orgánica
a Antecedentes
a Análisis de procesos o formato de evaluación de la prestación de servicio
45 g ESTUDIOS
45.5 c ESTUDIOS DE PLANEACIÓN
2 Años 10 Años X
a Estudio
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
2 Años 5 Años X
a Planes de mejoramiento estratégico policial
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Gestión CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.4 c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores 2 Años 5 Años X
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18 c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.24 c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento
2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.30 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN
a Informe 2 Años 5 Años X
a Informe de gestión
58 g INSTRUCTIVOS
2 Años 10 Años X X
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Gestión CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
58 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 10 Años X X
a Instructivos
59
g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8
c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
a Listado
66 g MANUALES
66.2 c MANUALES PROCEDIMIENTOS SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD
a Manual de procedimientos
a Marco legal
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Gestión CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
66.2 RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Marco conceptual
a Glosario
a Guía para documentar procedimientos
a Procedimientos en estado de inversión
a Procedimientos en estado de elaboración
a Catalogo de procesos
a Caracterización del macro proceso
a Hoja de presentación del procedimiento
a Flujograma
a Descripción del procedimiento 2 Años 5 Años X
a Ficha técnica del indicador
a Formato plan de control del proceso
a Observaciones de auditoria y plan de mejoramiento
a Registro y seguimiento de anomalías y acciones correctivas
a Registro de riesgo y acciones preventivas
a Mapas de Riesgos
a Listado maestro de documentos
a Listado de documentos obsoletos
a Solicitud de modificación y adición
a Listado maestro de registros
a Control de copias
a Matriz de indicadores
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Gestión CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
73.2 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 18 Años X
a Orden
73.8 c ÓRDENES DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Orden
73.15 c ÓRDENES PERMANENTES
2 Años 18 Años X
a Orden
73.17 c ÓRDENES TRANSITORIAS
2 Años 18 Años X
a Orden
75 g PLANES
75.1 c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
75.3 c PLANES DE COMPRAS
a Anteproyecto
a Informe de necesidades
a Justificación
a Solicitud de modificaciones
a Presupuesto aprobado por rubros
2 Años 3 Años X
a Estudio de conveniencia y oportunidad
a Costos de mercado
a Especificaciones técnicas
a Contrato (copia)
a Plan de compras
75.6 c PLANES DE MEJORAMIENTO
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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OFICINA PRODUCTORA: Gestión CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
75.6 GESTIÓN CENTRAL
a Plan de mejoramiento aprobado por Contraloría
2 Años 5 Años X
a Formato informe de avance
a Informe trimestral y semestral de avance del plan de mejoramiento
75.8 c PLANES ESTRATÉGICOS
a Diagnóstico de situación
a Estudios viabilidad de proyectos
a Formato plan de acción
a Formato evaluación y seguimiento
a Reporte seguimiento SICOG
a Sistema de seguimiento a las metas de gobierno SIGOB 2 Años 5 Años X
a Formato de despliegue plan estratégico
a Formato de seguimiento
a Matriz de indicadores Plan Estratégico Institucional
a Oficios con observaciones de coherencia, pertenencia y suficiencia
76 g PLANILLAS DE CONTROL
2 Años 1 Años X
a Planillas
78 g POLÍTICA OPERATIVA
2 Años 8 Años X
a Antecedentes
89 g PROYECTOS
89.4 c PROYECTOS DE INVERSIÓN
a Solicitud de necesidades
a Justificación
a Estudio de conveniencia y oportunidad 2 Años 18 Años X
a Estudio de mercado
a Actualizaciones
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN:
89.4 DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Gestión CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN
2 Años 18 Años DISPOSICIÓN FINAL X
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Cotización
89.7 c PROYECTOS FORTALECIMIENTO DE CALIDAD
a Material Metodológico
a Retroalimentación Plan de Trabajo
a Circulares Internas
2 Años 8 Años X
a Encuestas de Capacitaciones
a Libreta de Calificaciones de Capacitaciones
a Boletines de Calidad
a Informes de Gestión
90 g PUBLICACIONES
a Antecedentes
2 Años 10 Años X
a Revista producción investigativa
a Libro producción investigativa
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
a Listado de Bienes
102 g VISITAS DOMICILIARIAS
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
CONVENCIONES
FIRMA RESPONSABLE
g = SERIE DOCUMENTAL ÁREA
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
a = TIPO DOCUMENTAL
CT = CONSERVACIÓN TOTAL FIRMA RESPONSABLE
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Gestión CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
E= ELIMINACIÓN COMITÉ DE ARCHIVO
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.2
PROCEDIMIENTO
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 18 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
Página 35 de 4354
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Por ser un documento de carácter histórico, microfilmar, y
conservar permanentemente Archivo Histórico.
Por ser un documento de carácter histórico, microfilmar, y
conservar permanentemente Archivo Histórico.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar el tipo
documental organigrama, microfilmar y conservar
totalmente. Los demás tipos documentales eliminar.
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 36 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
Elaborado por Tandem S.A.
Página 37 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.2
PROCEDIMIENTO
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 10 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
microfilmar para conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 38 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.2
PROCEDIMIENTO
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 18 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico para
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 39 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
proceso de picado.
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
muestra de
proceso estadística
picado. representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 40 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, eliminar por carecer
de valores secundarios
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 8 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico para
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 41 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.2
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
PROCEDIMIENTO
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
ÁREA
Elaborado por Tandem S.A.
Página 42 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.2
PROCEDIMIENTO
COMITÉ DE ARCHIVO
Elaborado por Tandem S.A.
Página 43 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Telemática CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.14
c ACTAS COMITÉ MEDIOS DE COMUNICACIÓN
2 Años 10 Años X
a Actas de Reuniones
4.15 c ACTAS COMPROMISO RECURSOS TECNÓLOGICOS
a Solicitud de creación 2 Años 4 Años X
a Acta de compromiso
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Telemática CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
4.26
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
3 Años
GESTIÓN 5 Años
CENTRAL X
a Informe de Inteligencia
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.42 c ACTAS TRATAMIENTO Y DESARROLLO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.43 c ACTAS VERIFICACIÓN DE GESTIÓN
2 Años 3 Años X
a Acta
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
11 g BOLETINES
11.1 c BOLETINES DE PRENSA
a Dossier (Informes de inteligencia)
2 Años 18 Años X
a Fotografías
a Boletín de prensa
11.2 c BOLETINES DIARIOS
a Antecedentes 2 Año 8 Años X
a Boletín
11.3 c BOLETINES SEMANALES 2 Año 8 Años X
a Antecedentes
a Boletín
20 g CONCEPTOS
20.7 c CONCEPTOS TÉCNICOS
a Conceptos de Viabilidad X
2 Años 10 Años
a Concepto de denegación
a Concepto de tramite
Elaborado por Tandem S.A.
Página 45 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Telemática CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
46 g EVALUACIÓN
46.7 c EVALUACIÓN DE TECNOLOGÍA
a Documentos de Rutinas
2 Años 5 Años X
a Hojas de Vida
a Protocolos
47 g EXPEDIENTES
47.9 c EXPEDIENTE DE EQUIPOS
a Especificaciones Técnicas
3 Años 7 Años x
a Pólizas de seguro
a Documento de Seguimiento
47.10 c EXPEDIENTE DE EQUIPOS DE COMUNICACIÓN
a Asignación de equipos a las zonas
a Antecedentes de equipos hurtados
3 años 5 Años X
a Solicitud de equipos
a Revista de equipos por zonas
a Reporte radios perdidos
54 g HOJAS DE VIDA
54.3 c HOJAS DE VIDA EQUIPOS
a Especificaciones técnica
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Telemática CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
54.3 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Pólizas de seguro
a Documento de seguimiento
a Especificaciones técnica
a Pólizas de seguro
a Documento de seguimiento
a Especificaciones técnica
9 años 7 años X
a Pólizas de seguro
a Documento de seguimiento
a Especificaciones técnica
a Pólizas de seguro
a Documento de seguimiento
a Especificaciones técnica
a Pólizas de seguro
a Documento de seguimiento
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
2 Años 5 Años X
a Planes de mejoramiento estratégico policial
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4 c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 47 de 4354
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Telemática CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
57.4
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores 2 Años 5 Años X
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.10 c INFORMES DE CONTROL MEDIOS LOGÍSTICOS
a Informe control armamento
2 Años 3 Años X
a informe control equipos de comunicación
a Informe control parque automotor
57.18 c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.23 c INFORMES DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
a Solicitud
a Orden de Trabajo
2 Años 3 Años X
a Solicitud de Elementos
a Cotización
a Informe de Mantenimiento
57.24 c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento
2 Años 5 Años X
a Actualización
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Telemática CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
57.24
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO
2 Años ARCHIVO
5 Años X
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.36 c INFORMES ESTADÍSTICOS
a Demandas en curso
2 Años 5 Años X
a Archivo Plano
a Fallos favorables
57.44 c INFORMES TÉCNICOS
a Planos
a Memorias
a Presupuesto Cantidades de Obra
a Especificaciones Técnicas
2 Años 10 Años X
a Fotográficos
a Evaluaciones técnicas
a Aclaraciones a Solicitudes
a Modificaciones
a Informe
59 g INVENTARIOS
59.1
c INVENTARIO DE BIENES
2 Años 18 Años X
a Inventario de Bienes
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
62 g KARDEX
62.2 c KARDEX ENTRADA DE ALMACÉN
a Orden de Entrada
a Recibo a satisfacción
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 49 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Telemática CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
62.2 RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Especificaciones Técnicas de los Bienes
a Concepto Técnico
a Factura Comercial
a Orden de Compra o Contrato
a Orden de salida 2 Años 8 Años X
a orden de entrada por sobrantes
a Orden de salida por compensación
a Egreso de los faltantes
a Acta de recepción
a Acta de entrega
a Polígama entrada por remesa
a Oficio de entrada por devolución de elementos
62.3 c KARDEX REGISTRO CONTROL DE ELEMENTOS
2 Años 8 Años X
a Kardex de existencia
62.4 c KARDEX SALIDA DE ELEMENTOS
a Orden de Salida
a Comprobantes de Salida
a Constancias por excedentes
a Autorización de Remesas
a Informe perdida de elementos
a Acta de Inspección
a Constancia denuncio por perdida Bien
a Autorización por Cesión de Bienes
a Relación de Bienes por Agrupaciones
2 Años 8 Años
a Certificación por Cesión de Bienes
a Acta de entrega
a Disposición legal autorización Cesión
Elaborado por Tandem S.A.
Página 50 de 4354
62.4
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Telemática CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
2 Años 8 Años
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Acta de Avalúo de Bienes
a Solicitud Remate
a Resolución
a Acta de Baja
a Acta técnica
a Acta de destrucción o incineración
a Acta por Inservible
62.5 c KARDEX TRASLADO DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 8 Años X
a Autorización de traslado
a Listado de Bienes
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8
c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33
c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Telemática CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
63.33
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.39 c LIBRO RADICADOR ORDENES DE TRABAJO
2 Años 18 Años X
a Libro
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
a Listado
65 g MANTENIMIENTO
65.3 c MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
a Solicitud de servicio
a Orden de Trabajo
a Contrato o servicios realizados con personal propio
a Solicitud de Elementos
a Cotización 2 Años 5 Años X
a Seguimiento
a Hojas de Servicio
a Hojas de Vida
a Pólizas
a Informe de Mantenimiento
65.4 c MANTENIMIENTOS INDIVIDUALES
a Solicitud
a Reintegro
a Traspaso
a inventario de bienes devolutivos
2 Años 5 Años X
a Estudio de conveniencia y oportunidad
a Costos de mercado
a Especificaciones técnicas
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
65.4
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Telemática CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
2 Años 5 Años X
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Contrato (copia)
a Plan de compras
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
73.11 c ÓRDENES DE TRABAJO
a Oficios llegados y salidos
a Inspecciones técnicas 3 Años 7 Años X
a Reporte diario de Inspecciones
a Ordenes de captura
75 g PLANES
75.1 c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
75.5 c PLANES DE MANTENIMIENTO
a Planeación 2 Año 5 Años X
a Estado de Avance Mensual
75.6 c PLANES DE MEJORAMIENTO
a Plan de mejoramiento aprobado por Contraloría
2 Años 5 Años X
a Formato informe de avance
a Informe trimestral y semestral de avance del plan de mejoramiento
76 g PLANILLAS DE CONTROL
2 Años 1 Años X
a Planillas
85 g PROGRAMAS
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Telemática CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
85.7 c PROGRAMAS DE ACTIVIDADES MEDIOS DE COMUNICACIÓN
a Requisitos legales emisora
a Publicaciones 2 Años 3 Años X
a Solicitud de servicio y publicidad radial
a Suscripción de revista
89 g PROYECTOS
89.6 c PROYECTOS DE SOFTWARE Y HARDWARE
a Solicitudes de Software
a Cotizaciones
a Estudio de Conveniencia y Oportunidad
a Especificaciones Técnicas
2 Años 18 Años X
a Evaluaciones Comité Técnico
a Contrato (Copia)
a Informes de Avance
a Actas de Revisión
a Actas de Recepción
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
a Listado de Bienes
101.2 c SOLICITUD DE COMPRA
a Estudio de Conveniencia y oportunidades
2 Años 3 Años X
a Cotización
a Solicitud de Compra
101.3 c SOLICITUD DE INFORMACIÓN Y REDES
a Solicitud 2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Telemática CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
101.3 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
2 Años
GESTIÓN 5 Años
CENTRAL X
a Respuesta
101.4 c SOLICITUD DE MANTENIMIENTO
a Plan de Mantenimiento Instalaciones
a Ordenes de Servicio 2 Años 3 Años X
a Salida de Elementos
a Kardex
102 g VISITAS DOMICILIARIAS
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
CONVENCIONES
FIRMA RESPONSABLE
g = SERIE DOCUMENTAL ÁREA
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
a = TIPO DOCUMENTAL
CT = CONSERVACIÓN TOTAL FIRMA RESPONSABLE
E= ELIMINACIÓN COMITÉ DE ARCHIVO
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 56 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.3
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
PROCEDIMIENTO
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 57 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 58 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 59 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 60 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios. Elaborado por Tandem S.A.
Página 61 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 62 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.3
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 63 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 64 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.3
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, eliminar por carecer
de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 65 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 66 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
ÁREA
COMITÉ DE ARCHIVO
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Asuntos Jurídicos CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
1 g ACCIONES CONSTITUCIONALES
1.1 c ACCIÓN DE CUMPLIMIENTO
a Antecedentes
a Concepto
a Auto de admisión
a Auto de Notificación
2 Años 8 Años X
a Repuesta de Acción de Cumplimiento
a Oficio remisorio de pruebas
a Pacto de Cumplimiento
a Alegatos
a Impugnación de Fallo
1.2 c ACCIÓN DE TUTELA
a Demanda
a Antecedentes
a Concepto
a Auto de admisión
a Auto de Notificación
a Tutela 2 Años 20 Años X
a Repuesta de Tutela
a Oficio remisorio de pruebas
a Pacto de Cumplimiento
a Alegatos
a Fallo del Juez
a Impugnación de Fallo
1.3 c ACCIÓN POPULAR
a Antecedentes
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Asuntos Jurídicos CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
1.3 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Concepto
a Auto de admisión
a Auto de Notificación
2 Años 8 Años X
a Repuesta de Acción Popular
a Oficio remisorio de pruebas
a Pacto de Cumplimiento
a Alegatos
a Impugnación de Fallo
2 g ACCIONES DE REPETICIÓN
a Auto Administrativo
a Demanda
a Contestación de la demanda
a Poder
a Alegatos de conclusión de pruebas 2 Años 20 Años X
a Memorial
a Acta de diligencia de Conciliación
a Fallo primera y segunda instancia
a Memorial de apelación
a Respuesta requerimientos tribunales y autoridades competentes
4 g ACTAS
4.6 c ACTAS COMITÉ DE CONCILIACIÓN
a Correo electrónico propuesta de conciliación o repetición
a Formato Agenda
3 Años 20 Años X
a Concepto Comité
a Poderes
a Acta de conciliación
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Asuntos Jurídicos CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
9 g ASESORÍA
Elaborado por Tandem S.A.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Asuntos Jurídicos CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
9.2 c ASESORÍA JURÍDICA
a Observaciones a las demandas de constitucionalidad o inexequibilidad 5 Años 15 Años X
a
Observaciones a proyectos de ley que cursan en el Congreso de la
República.
20 g CONCEPTOS
20.5 c CONCEPTOS JURÍDICOS
a Solicitud X
2 Años 10 Años
a Concepto
a Revocatorias
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
42 g ESTADÍSTICAS
42.14 c ESTADÍSTICA DE PROCESOS JUDICIALES 2 Años 8 Años
a Procesos iniciados X
a Procesos finalizados
49 g FALLOS ADMINISTRATIVOS Y DISCIPLINARIOS 3 Años 10 Años X
a Hoja Resumen
a Fallo en segunda instancia
a Oficios Remisorios
Elaborado por Tandem S.A.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Asuntos Jurídicos CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
2 Años 5 Años X
a Planes de mejoramiento estratégico policial
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4 c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores 2 Años 5 Años X
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18 c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Asuntos Jurídicos CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.24 c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento
a Actualización 2 Años 5 Años X
a Duplicado
a Denuncia por perdida
59
g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
61 g INVESTIGACIONES
61.2 c INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
a Informe
a Auto inhibitorio
a Recurso de reposición
a Auto de indagación preliminar
a Notificación
a Antecedentes 2 Años 20 Años
a Auto ordenando investigación disciplinaria formal
a Notificación
a Auto de evaluación
a Pliegos de cargos
a Recurso
a Alegatos de conclusión
61.7 c INVESTIGACIONES PÉRDIDA DE ELEMENTOS
2 Años 20 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Asuntos Jurídicos CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
61.7 GESTIÓN CENTRAL
a Informe
a Auto
a Antecedentes
a Auto cierre de investigación
a Auto de verificación de estudio 2 Años 20 Años X
a Fallo en primera instancia
a Recurso de reposición
a Auto que resuelve el recurso
a Recurso de apelación
a Fallo en segunda instancia
63 g LIBROS
63.1 c LIBRO ADMINISTRATIVAS POR PERDIDAS O DAÑOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.2 c LIBRO AMONESTACIONES
2 Años 18 Años X
a Libro
63.3 c LIBRO APERTURA DE INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.4 c LIBRO APERTURA INDAGACIONES PRELIMINARES
2 Años 18 Años X
a Libro
63.6 c LIBRO CITACIONES
2 Años 18 Años X
a Libro
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.9 c LIBRO CONCEPTOS JURÍDICOS
2 Años 18 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Asuntos Jurídicos CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
63.9 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 18 Años X
a Libro
63.12
c LIBRO COPIA SENTENCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.21 c LIBRO INFORMATIVO ADMINISTRATIVO POR LESIONES
2 Años 18 Años X
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.29 c LIBRO PROCESOS ORDINARIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.38 c LIBRO RADICADOR FALLOS SEGUNDA INSTANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.41 c LIBRO REPARTO DE CONCEPTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.42 c LIBRO REPARTO DE DEMANDAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.43 c LIBRO REPARTO PREJUDICIALES
2 Años 18 Años X
a Libro
63.44 c LIBRO REPARTOS DE ACCIONES DE REPETICIÓN
2 Años 18 Años X
a Libro
Elaborado por Tandem S.A.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Asuntos Jurídicos CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
63.47 c LIBRO SUSPENDIDOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.48 c LIBRO TUTELAS
2 Años 18 Años X
a Libro
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
a Listado
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
a Orden 2 Años 18 Años X
a poligramas
75 g PLANES
75.1 c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
80 g PRESTACIONES SOCIALES
80.1 c CESANTÍAS DEFINITIVAS
a Hoja de servicio
a Antecedentes
a Liquidación
a Acto Administrativo 5 Años 75 Años X
a Notificación
a Solicitud autoridad judicial
a Derechos de petición
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD80.1
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Asuntos Jurídicos CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
5 Años 75 Años X
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Recursos
80.2 c CESANTÍAS PARCIALES
a Constancia de tiempo de servicio
a Antecedentes prestacionales
a Solicitud caja de vivienda
a Liquidación
5 Años 75 Años X
a Acto Administrativo
a Notificación
a Solicitud autoridad judicial
a Derechos de petición
a Recursos
80.3 c INDEMNIZACIÓN POR INCAPACIDAD
a Cese prestacional
a Antecedentes prestacionales
a Acta de Junta medico laboral
a Tribunal medico laboral
a Informativo prestacional
5 Años 75 Años X
a Liquidación
a Acto Administrativo
a Notificación
a Solicitud autoridad judicial
a Derechos de petición
a Recursos
80.4 c INDEMNIZACIÓN POR MUERTE
a Hoja de servicio
a Informativo prestacional
5 Años 75 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 77 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Asuntos Jurídicos CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
80.4 RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Documentos de acreditación parentesco
a Edicto
a Antecedentes prestacionales 5 Años 75 Años X
a Liquidación
a Acto Administrativo
a Notificación
a Peticiones
a Recursos
80.5 c PENSIÓN POR INVALIDEZ
a Hoja de servicio
a Antecedentes prestacionales
a Junta medico laboral
a Junta tribunal medico (si lo hay)
a Liquidación
a Acto administrativo
a Notificación 5 Años 75 Años X
a Peticiones
a Sustituciones
a Edicto
a Documentos beneficiario
a Nuevo acto administrativo
a Notificación
a Recursos
80.6 c PENSIÓN POR JUBILACIÓN
a Hoja de servicio
a Antecedentes prestacionales
5 Años 75 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Asuntos Jurídicos CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
80.6 RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Liquidación
a Acto Administrativo
a Notificación
5 Años 75 Años X
a Sustituciones
a Edicto
a Documentos beneficiario
a Nuevo acto administrativo
a Notificación
a Recursos
80.7 c PENSIÓN POR SOBREVIVENCIA
a Hoja de servicio
a Antecedentes prestacionales
a Documentos beneficiario
a Informe administrativo
a Resolución (si hay ascenso póstumo o cambio de calificación)
a Edicto
a Liquidación
5 Años 75 Años X
a Acto Administrativo
a Notificación
a Peticiones
a Constancia de estudio
a Declaraciones de extra juicio
a Requerimientos juzgados
a Descuentos mesadas pensiónales
a Recursos
83 g PROCESOS
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Asuntos Jurídicos CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
83.2 c PROCESOS DISCIPLINARIOS
a Informe
a Auto inhibitorio
a Recurso de reposición
a Auto de indagación preliminar
a Notificación
a Antecedentes 2 Años 18 Años X
a Auto ordenando investigación disciplinaria formal
a Notificación
a Auto de evaluación
a Pliegos de cargos
a Recurso
a Alegatos de conclusión
83.3 c PROCESOS JUDICIALES DE JURISDICCIÓN COACTIVA
a Copia del fallo disciplinario
a Respuesta de la oficina de Instrumentos Públicos
a Respuesta DIAN
a Respuesta Secretaria de transito y transporte
a Orden de Embargo
a Publicación en el diario oficial
a Auto o fallo declaración como deudor
2 Años 20 Años X
a Auto curador nombrado
a Fallo u auto de embargo
a Auto declarándolo deudor
a Acuerdo de pago
a Auto de archivo
Elaborado por Tandem S.A.
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83.3 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Asuntos Jurídicos 2 Años CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA: X
20 Años
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Emplazamiento
a Aviso de remate
a Resolución
83.4 c PROCESOS JUDICIALES DE NEGOCIOS JUDICIALES
a Demanda
a Contestación de la demanda
a Poder
a Alegatos de conclusión de pruebas
a Memorial
a Acta de diligencia de Conciliación
a Fallo primera y segunda instancia
2 Años 20 Años X
a Memorial de apelación
a Respuesta requerimientos tribunales y autoridades competentes
a Resolución sentencia expedida por el Juez
a Formato Agenda
a Concepto Comité
a Poderes
a Acta de conciliación
83.5 c PROCESOS ADMINISTRATIVOS
a Notificaciones
2 Años 18 Años x
a Informes
a Antecedentes
97 g REQUERIMIENTOS
97.4 c REQUERIMIENTOS DERECHOS HUMANOS INTERNACIONALES
2 Años 8 Años X X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Asuntos Jurídicos CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
97.4 GESTIÓN CENTRAL
a Oficio
2 Años 8 Años X X
a Demanda (comisión interamericana derechos humanos)
a Respuesta
97.5 c REQUERIMIENTOS DERECHOS HUMANOS NACIONALES
a Queja (fiscalía, procuraduría, defensoría y/o programa de indígenas) 2 Años 8 Años
a Respuesta
97.7 c REQUERIMIENTOS ESTADO DE PROCESOS
a Solicitud 2 Años 2 Años X
a Respuesta
REQUERIMIENTOS NOTIFICACIONES PRESENTACIONES A
97.8 c
JUZGADOS
a Solicitud 2 Años 3 Años X
a Respuesta
97.11 c REQUERIMIENTOS REINTEGROS
a Solicitud
2 Años 4 Años X
a Antecedentes
a Respuesta
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
a Listado de Bienes
102 g VISITAS DOMICILIARIAS
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
CONVENCIONES
FIRMA RESPONSABLE
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Asuntos Jurídicos CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
g = SERIE DOCUMENTAL ÁREA
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
a = TIPO DOCUMENTAL
CT = CONSERVACIÓN TOTAL FIRMA RESPONSABLE
E= ELIMINACIÓN COMITÉ DE ARCHIVO
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNDINAMARCA
3.8.1.3.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 84 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNDINAMARCA
3.8.1.3.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 85 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNDINAMARCA
3.8.1.3.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 86 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNDINAMARCA
3.8.1.3.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 87 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNDINAMARCA
3.8.1.3.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 88 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNDINAMARCA
3.8.1.3.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Elaborado por Tandem S.A.
Página 89 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNDINAMARCA
3.8.1.3.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 90 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNDINAMARCA
3.8.1.3.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 91 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNDINAMARCA
3.8.1.3.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 92 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNDINAMARCA
3.8.1.3.1.4
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado. PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 93 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNDINAMARCA
3.8.1.3.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 94 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNDINAMARCA
3.8.1.3.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 95 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNDINAMARCA
3.8.1.3.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 15% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 96 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNDINAMARCA Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
3.8.1.3.1.4
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 15% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Conservar 2 años en archivo de gestión; cumplido el
tiempo de retención, transferir al archivo central y
conservar durante 4 años. Posteriormente transferir al
archivo histórico, microfilmar y conservar
permanentemente.
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNDINAMARCA
3.8.1.3.1.4
PROCEDIMIENTO
Conservar 2 años en archivo de gestión; cumplido el
tiempo de retención, transferir al archivo central y
conservar durante 4 años. Posteriormente transferir al
archivo histórico, microfilmar y conservar
permanentemente.
Conservar 2 años en archivo de gestión; cumplido el
tiempo de retención, transferir al archivo central y
conservar durante 4 años. Posteriormente transferir al
archivo histórico, microfilmar y conservar
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 98 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
UNDINAMARCA
3.8.1.3.1.4
PROCEDIMIENTO
ÁREA
COMITÉ DE ARCHIVO
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Drechos Humanos CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Drechos Humanos CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
2 Años 5 Años X
a Planes de mejoramiento estratégico policial
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4 c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN:
57.4 DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Drechos Humanos CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Indicadores 2 Años 5 Años X
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18 c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.24 c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento
a Actualización 2 Años 5 Años X
a Duplicado
a Denuncia por perdida
59
g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8
c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Drechos Humanos CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
63.8
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
2 Años 8 Años X
a Libro
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
a Listado
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
75 g PLANES
75.1 c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
97 g REQUERIMIENTOS
97.4 c REQUERIMIENTOS DERECHOS HUMANOS INTERNACIONALES
a Oficio
2 Años 8 Años X X
a Demanda (comisión interamericana derechos humanos)
a Respuesta
97.5 c REQUERIMIENTOS DERECHOS HUMANOS NACIONALES
a Queja (fiscalía, procuraduría, defensoría y/o programa de indígenas) 2 Años 8 Años
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Drechos Humanos CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
97.5 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
2 Años
GESTIÓN 8 Años
CENTRAL
a Respuesta
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
a Listado de Bienes
102 g VISITAS DOMICILIARIAS
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
CONVENCIONES
FIRMA RESPONSABLE
g = SERIE DOCUMENTAL ÁREA
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
a = TIPO DOCUMENTAL
CT = CONSERVACIÓN TOTAL FIRMA RESPONSABLE
E= ELIMINACIÓN COMITÉ DE ARCHIVO
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 105 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 106 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 107 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Conservar 2 años en archivo de gestión; cumplido el
tiempo de retención, transferir al archivo central y
conservar durante 4 años. Posteriormente transferir al
archivo histórico, microfilmar y conservar
permanentemente.
Conservar 2 años en archivo de gestión; cumplido el
tiempo de retención, transferir al archivo central y
conservar durante 4 años. Posteriormente transferir al
archivo histórico, microfilmar y conservar
permanentemente.
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.5
Conservar 2 años PROCEDIMIENTO
en archivo de gestión; cumplido el
tiempo de retención, transferir al archivo central y
conservar durante 4 años. Posteriormente transferir al
archivo histórico, microfilmar y conservar
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
ÁREA
COMITÉ DE ARCHIVO
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Atención al Ciudadano CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
4.23 a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
4.26 a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Atención al Ciudadano CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
21.2 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
57 g INFORMES
c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
57.4
a Indicadores 2 Años 5 Años X
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
57.18 2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento
57.24 a Actualización 2 Años 5 Años X
a Duplicado
Elaborado por Tandem S.A.
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DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Atención al Ciudadano CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
57.24 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 2 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Denuncia por perdida
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.19
c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.45 c LIBRO RESOLUCIONES
2 Años 18 Años X
a Libro
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
a Orden 2 Años 18 Años X
a poligramas
75 g PLAN
c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
75.1 a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Atención al Ciudadano CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
75.1 2 Años 3 Años CT E
X M S
GESTIÓN CENTRAL
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
c PLANES DE MEJORAMIENTO
a Plan de mejoramiento aprobado por Contraloría
75.6 2 Años 5 Años X
a Formato informe de avance
a Informe trimestral y semestral de avance del plan de mejoramiento
76 g PLANILLAS DE CONTROL
2 Años 1 Años X
a Planillas
88 g PROTOCOLO
1 Años 2 Años X
a Agenda diaria
91 g QUEJAS Y RECLAMOS
a Queja
a Formulario Recepción de la Queja
a Formato de Verificación Preliminar
a Constancia Aspersión Título del Predio 2 Años 8 Años X
a Autos
a Derechos de Petición
a Mapa Georreferenciado
a Derecho de Información
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
a Listado de Bienes
102 g VISITAS DOMICILIARIAS
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
Elaborado por Tandem S.A.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Atención al Ciudadano CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
CONVENCIONES
FIRMA RESPONSABLE
g = SERIE DOCUMENTAL ÁREA
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
a = TIPO DOCUMENTAL
CT = CONSERVACIÓN TOTAL FIRMA RESPONSABLE
E= ELIMINACIÓN COMITÉ DE ARCHIVO
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
Elaborado por Tandem S.A.
Página 114 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.6
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 115 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.6
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 116 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.6
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
PROCEDIMIENTO
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 10 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico para
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 117 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.6
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
PROCEDIMIENTO
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, eliminar por carecer
de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de
gestión, eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 118 de 4354
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BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.6
PROCEDIMIENTO
ÁREA
COMITÉ DE ARCHIVO
Elaborado por Tandem S.A.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Comunicaciones Estratégicas CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
4.23 a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
4.26 a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
11 g BOLETINES
11.1 c BOLETINES DE PRENSA
a Dossier (Informes de inteligencia)
2 Años 18 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Comunicaciones Estratégicas CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
11.1 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
2 Años 18 Años X
a Fotografías
a Boletín de prensa
11.2 c BOLETINES DIARIOS
a Antecedentes 2 Año 8 Años X
a Boletín
11.3 c BOLETINES SEMANALES 2 Año 8 Años X
a Antecedentes
a Boletín
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
2 Años 5 Años X
a Planes de mejoramiento estratégico policial
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
57.4 2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Comunicaciones Estratégicas CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
57.4
a Indicadores 2 Años 5 Años X
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
57.18 2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento
57.24 a Actualización 2 Años 5 Años X
a Duplicado
a Denuncia por perdida
59
g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
Elaborado por Tandem S.A.
Página 122 de 4354
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Comunicaciones Estratégicas CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
a Orden 2 Años 18 Años X
a poligramas
75 g PLAN
c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
75.1 a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
c PLANES DE MEJORAMIENTO
a Plan de mejoramiento aprobado por Contraloría
75.6 2 Años 5 Años X
a Formato informe de avance
a Informe trimestral y semestral de avance del plan de mejoramiento
76 g PLANILLAS DE CONTROL
2 Años 1 Años X
a Planillas
90 g PUBLICACIONES
a Antecedentes
2 Años 10 Años X
a Revista producción investigativa
a Libro producción investigativa
101 g SOLICITUDES
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Comunicaciones Estratégicas CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
a Listado de Bienes
102 g VISITAS DOMICILIARIAS
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
CONVENCIONES
FIRMA RESPONSABLE
g = SERIE DOCUMENTAL ÁREA
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
a = TIPO DOCUMENTAL
CT = CONSERVACIÓN TOTAL FIRMA RESPONSABLE
E= ELIMINACIÓN COMITÉ DE ARCHIVO
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
Elaborado por Tandem S.A.
Página 124 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 125 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el Elaborado por Tandem S.A.
Página 126 de 4354
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BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Elaborado por Tandem S.A.
Página 127 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, eliminar por carecer
de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 128 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.1.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
ÁREA
COMITÉ DE ARCHIVO
Elaborado por Tandem S.A.
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Página 129 de 4354
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Subcomando CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.34 c ACTAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Lista de asistentes 2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Subcomando CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
4.34 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
2 Años
GESTIÓN 5 Años
CENTRAL X
a Acta
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
2 Años 5 Años X
a Planes de mejoramiento estratégico policial
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4 c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores 2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 131 de 4354
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ENTIDAD57.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Subcomando CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
2 Años
GESTIÓN 5 Años
CENTRAL X
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18 c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.24 c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento
2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25 c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
57.30 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN
a Informe 2 Años 5 Años X
a Informe de gestión
57.31
c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
2 Años 5 Años X
a Cronograma de actividades
Elaborado por Tandem S.A.
Página 132 de 4354
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Subcomando CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
57.31
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 2 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Informe
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7
c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8
c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.16
c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19
c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Subcomando CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
63.23 ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
a Listado
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
73.7 c ÓRDENES DE SEGURIDAD
a Formato asignación de parqueaderos
a Reportes de operativos
2 Años 8 Años X
a Reportes unidades de seguridad
a Plan de trabajo
a Informes situación de orden publico
75 g PLANES
75.1 c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Subcomando CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
75.7 c PLANES DE OPERATIVIDAD
a Formato modelo plan operaciones
a Estadísticas 2 Años 5 Años X
a Plan Semanal
a Minuta de Vigilancia
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
a Listado de Bienes
102 g VISITAS DOMICILIARIAS
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
CONVENCIONES
FIRMA RESPONSABLE
g = SERIE DOCUMENTAL ÁREA
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
a = TIPO DOCUMENTAL
CT = CONSERVACIÓN TOTAL FIRMA RESPONSABLE
E= ELIMINACIÓN COMITÉ DE ARCHIVO
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
Página 135 de 4354
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 136 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 137 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.2
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
PROCEDIMIENTO
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 138 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.2
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 139 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 140 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
ÁREA
COMITÉ DE ARCHIVO
Elaborado por Tandem S.A.
Página 141 de 4354
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Centro de Información Estratégica Policial Seccional (CIEPS) CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.2 c ACTAS COMITÉ ANÁLISIS OPERACIONAL
a Acta de comité operacional 2 Años 20 Años X
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 142 de 4354
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Centro de Información Estratégica Policial Seccional (CIEPS) CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
4.45 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 3 Años X
a Acta
11 g BOLETINES
11.1 c BOLETINES DE PRENSA
a Dossier (Informes de inteligencia)
2 Años 18 Años X
a Fotografías
a Boletín de prensa
11.2 c BOLETINES DIARIOS
a Antecedentes 2 Año 8 Años X
a Boletín
11.3 c BOLETINES SEMANALES 2 Año 8 Años X
a Antecedentes
a Boletín
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
42 g ESTADÍSTICAS
42.1 c ESTADÍSTICA CRIMINAL
a Reporte estadístico delitos de impacto social
a Reporte estadístico actividad operativa de la Policía Nacional 2 Años 8 Años X
a Fascículo mensual de criminalidad
Elaborado por Tandem S.A.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Centro de Información Estratégica Policial Seccional (CIEPS) CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
42.7 c ESTADÍSTICA DE DINÁMICA DELINCUENCIAL Y CONTRAVENCIONAL
2 Años 8 Años X
a Estadísticas
42.11 c ESTADÍSTICA DE NOVEDADES DE PERSONAL
a Estadísticas
a Ordenes Administrativas de Personal
a Resoluciones
2 Años 8 Años X
a Decretos
a Boletines Área de Información Policial
42.13 c ESTADÍSTICA DE OPERATIVIDAD
2 Años 8 Años X
a Estadísticas
42.19 c ESTADÍSTICA RED DE SERVICIOS 2 Años 8 Años
a Indicadores de gestión X
a Estadísticas
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
2 Años 5 Años X
a Planes de mejoramiento estratégico policial
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
Elaborado por Tandem S.A.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Centro de Información Estratégica Policial Seccional (CIEPS) CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.4 c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores 2 Años 5 Años X
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.11 c INFORMES DE COORDINACIÓN DE GRUPOS
2 Años 5 Años X
a Informe
57.18 c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.24 c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento
2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25 c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
Elaborado por Tandem S.A.
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DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Centro de Información Estratégica Policial Seccional (CIEPS) CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra
a Normas o Especificaciones Técnicas 3 Años 5 Años X
a Concepto Técnico
a Informe
59
g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8
c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33
c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 146 de 4354
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Centro de Información Estratégica Policial Seccional (CIEPS) CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
63.33 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.35 c LIBRO RADICADOR DE CASOS
2 Años 18 Años X
a Libro Radicador de Casos
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
a Listado
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
a Orden 2 Años 18 Años X
a poligramas
75 g PLANES
75.1 c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
76 g PLANILLAS DE CONTROL
2 Años 1 Años X
a Planillas
97 g REQUERIMIENTOS
97.9 c REQUERIMIENTOS PERMISO TURNOS DE APOYO
a Solicitud
2 Años 4 Años X
a Antecedentes
a Respuesta
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 147 de 4354
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Centro de Información Estratégica Policial Seccional (CIEPS) CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
101.1 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
a Listado de Bienes
102 g VISITAS DOMICILIARIAS
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
CONVENCIONES
FIRMA RESPONSABLE
g = SERIE DOCUMENTAL ÁREA
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
a = TIPO DOCUMENTAL
CT = CONSERVACIÓN TOTAL FIRMA RESPONSABLE
E= ELIMINACIÓN COMITÉ DE ARCHIVO
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
LA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.2.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 149 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
LA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.2.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 150 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
LA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.2.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 151 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
LA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.2.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 152 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
LA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.2.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 153 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
LA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.2.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Una vez diligenciado el libro en su totalidad conservar 5
años en el Archivo de Gestión; posteriormente transferir
al Archivo Central, donde debe conservarse
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, eliminar por carecer
de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 154 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
LA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.2.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
ÁREA
COMITÉ DE ARCHIVO
Elaborado por Tandem S.A.
Página 155 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Centro de Despacho (E-100) CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
4.23 a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
4.26 a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
Elaborado por Tandem S.A.
Página 156 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Centro de Despacho (E-100) CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
21.2 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
57 g INFORMES
c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
57.4
a Indicadores 2 Años 5 Años X
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
57.18 2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento
57.24 a Actualización 2 Años 5 Años X
a Duplicado
Elaborado por Tandem S.A.
Página 157 de 4354
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Centro de Despacho (E-100) CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
57.24 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 2 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Denuncia por perdida
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.19
c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.45 c LIBRO RESOLUCIONES
2 Años 18 Años X
a Libro
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
a Orden 2 Años 18 Años X
a poligramas
75 g PLAN
c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
75.1 2 Años 3 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 158 de 4354
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Centro de Despacho (E-100) CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
75.1 a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
c PLANES DE MEJORAMIENTO
a Plan de mejoramiento aprobado por Contraloría
75.6 2 Años 5 Años X
a Formato informe de avance
a Informe trimestral y semestral de avance del plan de mejoramiento
76 g PLANILLAS DE CONTROL
2 Años 1 Años X
a Planillas
88 g PROTOCOLO
1 Años 2 Años X
a Agenda diaria
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
a Listado de Bienes
102 g VISITAS DOMICILIARIAS
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
CONVENCIONES
FIRMA RESPONSABLE
g = SERIE DOCUMENTAL ÁREA
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
a = TIPO DOCUMENTAL
CT = CONSERVACIÓN TOTAL FIRMA RESPONSABLE
Elaborado por Tandem S.A.
Página 159 de 4354
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Centro de Despacho (E-100) CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
E= ELIMINACIÓN COMITÉ DE ARCHIVO
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
Elaborado por Tandem S.A.
Página 160 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.2.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 161 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.2.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 162 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.2.2
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
PROCEDIMIENTO
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 10 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico para
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 163 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.2.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, eliminar por carecer
de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de
gestión, eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
ÁREA
Elaborado por Tandem S.A.
Página 164 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.2.2
PROCEDIMIENTO
COMITÉ DE ARCHIVO
Elaborado por Tandem S.A.
Página 165 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Comando Operativo de Seguridad Ciudadana CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
4.23 a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
4.26 a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Comando Operativo de Seguridad Ciudadana CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Comando Operativo de Seguridad Ciudadana CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña. 2 Años 5 Años X
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
3 Años 7 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
47.5 DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
DIRECCIÓN:
OFICINA PRODUCTORA: Comando Operativo de Seguridad Ciudadana CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares, 3 Años 7 Años X
con cargo a las compañías de seguros
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
57.4 a Indicadores 2 Años 5 Años X
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
57.18 2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
57.24 2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 169 de 4354
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Comando Operativo de Seguridad Ciudadana CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Vencimiento
57.24 2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.45 c LIBRO RESOLUCIONES
2 Años 18 Años X
a Libro
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
a Orden 2 Años 18 Años X
a poligramas
73.8 c ÓRDENES DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Orden
75 g PLAN
c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
75.1 a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
a Seguimiento a contratos
Elaborado por Tandem S.A.
Página 170 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Comando Operativo de Seguridad Ciudadana CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
75.1 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 2 Años 3 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Programación y Ejecución
c PLANES DE MEJORAMIENTO
a Plan de mejoramiento aprobado por Contraloría
75.6 2 Años 5 Años X
a Formato informe de avance
a Informe trimestral y semestral de avance del plan de mejoramiento
75.7 c PLANES DE OPERATIVIDAD
a Formato modelo plan operaciones
a Estadísticas 2 Años 5 Años X
a Plan Semanal
a Minuta de Vigilancia
76 g PLANILLAS DE CONTROL
2 Años 1 Años X
a Planillas
88 g PROTOCOLO
1 Años 2 Años X
a Agenda diaria
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
a Listado de Bienes
102 g VISITAS DOMICILIARIAS
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
CONVENCIONES
FIRMA RESPONSABLE
g = SERIE DOCUMENTAL ÁREA
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
Elaborado por Tandem S.A.
Página 171 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Comando Operativo de Seguridad Ciudadana CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a = TIPO DOCUMENTAL
CT = CONSERVACIÓN TOTAL FIRMA RESPONSABLE
E= ELIMINACIÓN COMITÉ DE ARCHIVO
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
Elaborado por Tandem S.A.
Página 172 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 173 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 174 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 175 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 176 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 10 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico para
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 177 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, eliminar por carecer
de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de
gestión, eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
ÁREA
Elaborado por Tandem S.A.
Página 178 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3
PROCEDIMIENTO
COMITÉ DE ARCHIVO
Elaborado por Tandem S.A.
Página 179 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Comando Operativo de Seguridad Ciudadana Nro. 1 CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
4.23 a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
4.26 a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Comando Operativo de Seguridad Ciudadana Nro. 1 CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Comando Operativo de Seguridad Ciudadana Nro. 1 CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña. 2 Años 5 Años X
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
3 Años 7 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
47.5 DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
DIRECCIÓN:
OFICINA PRODUCTORA: Comando Operativo de Seguridad Ciudadana Nro. 1 CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares, 3 Años 7 Años X
con cargo a las compañías de seguros
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
57.4 a Indicadores 2 Años 5 Años X
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
57.18 2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
57.24 2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Comando Operativo de Seguridad Ciudadana Nro. 1 CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Vencimiento
57.24 2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.45 c LIBRO RESOLUCIONES
2 Años 18 Años X
a Libro
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
a Orden 2 Años 18 Años X
a poligramas
73.8 c ÓRDENES DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Orden
75 g PLAN
c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
75.1 a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
a Seguimiento a contratos
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Comando Operativo de Seguridad Ciudadana Nro. 1 CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
75.1 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 2 Años 3 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Programación y Ejecución
c PLANES DE MEJORAMIENTO
a Plan de mejoramiento aprobado por Contraloría
75.6 2 Años 5 Años X
a Formato informe de avance
a Informe trimestral y semestral de avance del plan de mejoramiento
75.7 c PLANES DE OPERATIVIDAD
a Formato modelo plan operaciones
a Estadísticas 2 Años 5 Años X
a Plan Semanal
a Minuta de Vigilancia
76 g PLANILLAS DE CONTROL
2 Años 1 Años X
a Planillas
88 g PROTOCOLO
1 Años 2 Años X
a Agenda diaria
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
a Listado de Bienes
102 g VISITAS DOMICILIARIAS
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
CONVENCIONES
FIRMA RESPONSABLE
g = SERIE DOCUMENTAL ÁREA
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Comando Operativo de Seguridad Ciudadana Nro. 1 CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a = TIPO DOCUMENTAL
CT = CONSERVACIÓN TOTAL FIRMA RESPONSABLE
E= ELIMINACIÓN COMITÉ DE ARCHIVO
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
Elaborado por Tandem S.A.
Página 186 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 187 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 188 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 189 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 190 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 10 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico para
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 191 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, eliminar por carecer
de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo de
gestión, eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
ÁREA
Elaborado por Tandem S.A.
Página 192 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1
PROCEDIMIENTO
COMITÉ DE ARCHIVO
Elaborado por Tandem S.A.
Página 193 de 4354
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Primer Distrito de Policía Chia CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.2
c ACTAS COMITÉ ANÁLISIS OPERACIONAL
a
2 Años 20 Años X
Acta de comité operacional
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.12
c ACTAS COMITÉ DE OPERATIVOS
3 Años 5 Años X
a Informe de los operativos semanales y permanentes
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN:
4.23 DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Primer Distrito de Policía Chia CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN
1 Año 3 Años DISPOSICIÓN
X FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Primer Distrito de Policía Chia CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
47.3 GESTIÓN CENTRAL
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 196 de 4354
47.4
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Primer Distrito de Policía Chia CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña. 2 Años 5 Años X
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares, 3 Años 7 Años X
a
con cargo a las compañías de seguros
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
Elaborado por Tandem S.A.
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47.5
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Primer Distrito de Policía Chia CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
3 Años 7 Años X
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
a Solicitud
2 Años 8 Años X
a Respuesta
57
g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial 2 Años 5 Años X
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4 c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
2 Años 5 Años XElaborado por Tandem S.A.
Página 198 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
57.4
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Primer Distrito de Policía Chia CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Resultados Operativos
a Fotografías
2 Años 5 Años X
a Indicadores
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18 c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año 2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.24 c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 199 de 4354
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Primer Distrito de Policía Chia CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
57.24 RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25 c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra
3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades
2 Años 3 Años X
a Reporte visitas domiciliarias
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Primer Distrito de Policía Chia CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Primer Distrito de Policía Chia CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
67 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
2 Años
GESTIÓN 5 Años
CENTRAL X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
a Orden 2 Años 18 Años X
a poligramas
73.8 c ÓRDENES DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Orden
75 g PLANES
75.1 c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
75.7 c PLANES DE OPERATIVIDAD
a Formato modelo plan operaciones
a Estadísticas 2 Años 5 Años X
a Plan Semanal
a Minuta de Vigilancia
76 g PLANILLAS DE CONTROL
2 Años 1 Años X
a Planillas
91 g QUEJAS Y RECLAMOS
a Queja
a Formulario Recepción de la Queja
a Formato de Verificación Preliminar
a Constancia Aspersión Título del Predio 2 Años 8 Años X
a Autos
a Derechos de Petición
Elaborado por Tandem S.A.
Página 202 de 4354
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD91PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Primer Distrito de Policía Chia CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN
2 Años 8 Años DISPOSICIÓN
X FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Mapa Georreferenciado
a Derecho de Información
96 g REPORTES
96.1 c REPORTE DE ACCIDENTALIDAD
2 Años 3 Años X
a Reporte diario de accidentes
97 g REQUERIMIENTOS
97.9 c REQUERIMIENTOS PERMISO TURNOS DE APOYO
a Solicitud
2 Años 4 Años X
a Antecedentes
a Respuesta
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
a Listado de Bienes
102 g VISITAS DOMICILIARIAS
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
CONVENCIONES
FIRMA RESPONSABLE
g = SERIE DOCUMENTAL ÁREA
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
a = TIPO DOCUMENTAL
CT = CONSERVACIÓN TOTAL FIRMA RESPONSABLE
E= ELIMINACIÓN COMITÉ DE ARCHIVO
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
Elaborado por Tandem S.A.
Página 203 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 204 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
Página 205 de 4354
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 206 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 207 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía Elaborado por Tandem S.A.
Página 208 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 209 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
Página 210 de 4354
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
muestra estadística representativa del 3% de los
proceso de picado.
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 211 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, eliminar por carecer
de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 212 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
ÁREA
COMITÉ DE ARCHIVO
Elaborado por Tandem S.A.
Página 213 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Chiá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
Elaborado por Tandem S.A.
Página 214 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA4.26
PRODUCTORA: Estación de Policía Chiá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.34 c ACTAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Lista de asistentes 2 Años 5 Años X
a Acta
4.37 c ACTAS PUESTOS DE CONTROL
a Programaciones
2 Años 5 Años X
a Resultado de Operativos
a Planillas de Revista
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
8 g ALERTAS TEMPRANAS
a Antecedentes 2 Años 8 Años X
a Alerta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 215 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Chiá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
33 GESTIÓN CENTRAL
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
Página 216 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Chiá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña. 2 Años 5 Años X
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
3 Años 7 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.5
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Chiá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares, 3 Años 7 Años X
a
con cargo a las compañías de seguros
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial 2 Años 5 Años X
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4
c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores
a Acta de Incautación
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 218 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
57.4 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Chiá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Informe control trafico de especies silvestres
2 Años 5 Años X
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.22
c INFORMES DE JUDICIALIZACIÓN
a Avisos de ley a la procuraduría 2 Años 3 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 219 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Chiá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
57.22
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO
2 Años ARCHIVO
3 Años X
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Avisos de ley a Derechos Humanos
57.24
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento 2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25
c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra 3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Chiá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
57.31 GESTIÓN CENTRAL
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
57.40 c INFORMES INCAUTACIÓN SUSTANCIAS ALUCINÓGENAS
a Enlaces con agencias extranjeras
a Respuestas a intercambio de información y asesoría portuaria
3 Años 7 Años X
a Retroalimentación en temas de comercio exterior
a Respuestas a solicitudes de la comunidad extranjera
a Informe incautación de sustancias alucinógenas en el exterior
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades
2 Años 3 Años X
a Reporte visitas domiciliarias
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Chiá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
63.8 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 8 Años X
a Libro
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.26 c LIBRO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Y ELEMENTOS MENORES
2 Años 18 Años
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.35 c LIBRO RADICADOR DE CASOS
2 Años 18 Años X
a Libro Radicador de Casos
63.36 c LIBRO RADICADOR DE DENUNCIAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.39 c LIBRO RADICADOR ORDENES DE TRABAJO
2 Años 18 Años X
a Libro
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Chiá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
a Orden 2 Años 18 Años X
a poligramas
75 g PLANES
75.1 c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
75.7 c PLANES DE OPERATIVIDAD
a Formato modelo plan operaciones
a Estadísticas 2 Años 5 Años X
a Plan Semanal
a Minuta de Vigilancia
76 g PLANILLAS DE CONTROL
2 Años 1 Años X
a Planillas
85 g PROGRAMAS
85.22 c PROGRAMAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Pensum Escuelas de Seguridad
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Chiá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
85.22 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Pensum de Policía Cívica Juvenil
2 Años 5 Años X
a Formatos recibidos de estaciones
a Informe Consolidado por Departamentos Semanal
a Consolidados Mensuales
89 g PROYECTOS
89.1 c
PROYECTOS CULTURA DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
CIUDADANA ÁREAS RURALES
a Antecedentes 2 Años 20 Años X
a Programas
a Proyecto
89.2 c
PROYECTOS CULTURA DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
CIUDADANA ÁREAS URBANAS
a Antecedentes 2 Años 20 Años X
a Programas
a Proyecto
91 g QUEJAS Y RECLAMOS
a Queja
a Formulario Recepción de la Queja
a Formato de Verificación Preliminar
a Constancia Aspersión Título del Predio 2 Años 8 Años X
a Autos
a Derechos de Petición
a Mapa Georreferenciado
a Derecho de Información
95 g REMISIONES TRASLADOS DE RETENIDOS
2 Año 5 Años X
a Remisión
96 g REPORTES
96.1 c REPORTE DE ACCIDENTALIDAD
2 Años 3 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Chiá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
96.1 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 3 Años X
a Reporte diario de accidentes
97 g REQUERIMIENTOS
97.9 c REQUERIMIENTOS PERMISO TURNOS DE APOYO
a Solicitud
2 Años 4 Años X
a Antecedentes
a Respuesta
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
a Listado de Bienes
102 g VISITAS DOMICILIARIAS
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
CONVENCIONES
FIRMA RESPONSABLE
g = SERIE DOCUMENTAL ÁREA
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
a = TIPO DOCUMENTAL
CT = CONSERVACIÓN TOTAL FIRMA RESPONSABLE
E= ELIMINACIÓN COMITÉ DE ARCHIVO
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
Elaborado por Tandem S.A.
Página 225 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.1
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 8 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 227 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central, Elaborado por Tandem S.A.
Página 228 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 229 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 230 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 231 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
Elaborado por Tandem S.A.
Página 232 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.1
PROCEDIMIENTO
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 233 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
muestra de
proceso estadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
muestra de
proceso estadística
picado. representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Una vez diligenciado el libro en su totalidad conservar 5
años en el Archivo de Gestión; posteriormente transferir
al Archivo Central, donde debe conservarse
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
Página 234 de 4354
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, eliminar por carecer
de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 235 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 236 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
ÁREA
COMITÉ DE ARCHIVO
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cajicá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA4.26
PRODUCTORA: Estación de Policía Cajicá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.34 c ACTAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Lista de asistentes 2 Años 5 Años X
a Acta
4.37 c ACTAS PUESTOS DE CONTROL
a Programaciones
2 Años 5 Años X
a Resultado de Operativos
a Planillas de Revista
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
8 g ALERTAS TEMPRANAS
a Antecedentes 2 Años 8 Años X
a Alerta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cajicá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
33 GESTIÓN CENTRAL
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cajicá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña. 2 Años 5 Años X
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
3 Años 7 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.5
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cajicá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares, 3 Años 7 Años X
a
con cargo a las compañías de seguros
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial 2 Años 5 Años X
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a
Solicitud
57.4
c
INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores
a Acta de Incautación
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
57.4 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cajicá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a
Informe control trafico de especies silvestres 2 Años 5 Años X
a
Informe ejecutivo incendios forestales
a
Informe Mensual y Bimestral
a
Informe Ejecutivo
a
Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18
c
INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a
Informe
57.22
c INFORMES DE JUDICIALIZACIÓN
a Avisos de ley a la procuraduría 2 Años 3 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cajicá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
57.22
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO
2 Años ARCHIVO
3 Años X
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Avisos de ley a Derechos Humanos
57.24
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento 2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25
c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra 3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 244 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cajicá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
57.31 GESTIÓN CENTRAL
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
57.40 c INFORMES INCAUTACIÓN SUSTANCIAS ALUCINÓGENAS
a Enlaces con agencias extranjeras
a Respuestas a intercambio de información y asesoría portuaria
3 Años 7 Años X
a Retroalimentación en temas de comercio exterior
a Respuestas a solicitudes de la comunidad extranjera
a Informe incautación de sustancias alucinógenas en el exterior
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades
2 Años 3 Años X
a Reporte visitas domiciliarias
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cajicá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.26 c LIBRO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Y ELEMENTOS MENORES
2 Años 18 Años
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.35 c LIBRO RADICADOR DE CASOS
2 Años 18 Años X
a Libro Radicador de Casos
63.36 c LIBRO RADICADOR DE DENUNCIAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.39 c LIBRO RADICADOR ORDENES DE TRABAJO
2 Años 18 Años X
a Libro
64 g LISTADOS
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cajicá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
a Orden 2 Años 18 Años X
a poligramas
75 g PLANES
75.1 c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
75.7 c PLANES DE OPERATIVIDAD
a Formato modelo plan operaciones
a Estadísticas 2 Años 5 Años X
a Plan Semanal
a Minuta de Vigilancia
76 g PLANILLAS DE CONTROL
2 Años 1 Años X
a Planillas
85 g PROGRAMAS
85.22 c PROGRAMAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Pensum Escuelas de Seguridad
a Pensum de Policía Cívica Juvenil
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cajicá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
85.22 RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
2 Años 5 Años X
a Formatos recibidos de estaciones
a Informe Consolidado por Departamentos Semanal
a Consolidados Mensuales
89 g PROYECTOS
89.1 c
PROYECTOS CULTURA DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
CIUDADANA ÁREAS RURALES
a Antecedentes 2 Años 20 Años X
a Programas
a Proyecto
89.2 c PROYECTOS CULTURA DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA
a Antecedentes
2 Años 20 Años X
a Programas
a Proyecto
91 g QUEJAS Y RECLAMOS
a Queja
a Formulario Recepción de la Queja
a Formato de Verificación Preliminar
a Constancia Aspersión Título del Predio 2 Años 8 Años X
a Autos
a Derechos de Petición
a Mapa Georreferenciado
a Derecho de Información
95 g REMISIONES TRASLADOS DE RETENIDOS
2 Año 5 Años X
a Remisión
96 g REPORTES
96.1 c REPORTE DE ACCIDENTALIDAD
2 Años 3 Años X
a Reporte diario de accidentes
97 g REQUERIMIENTOS
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cajicá CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
97.9 c REQUERIMIENTOS PERMISO TURNOS DE APOYO
a Solicitud
2 Años 4 Años X
a Antecedentes
a Respuesta
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
a Listado de Bienes
102 g VISITAS DOMICILIARIAS
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
CONVENCIONES
FIRMA RESPONSABLE
g = SERIE DOCUMENTAL ÁREA
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
a = TIPO DOCUMENTAL
CT = CONSERVACIÓN TOTAL FIRMA RESPONSABLE
E= ELIMINACIÓN COMITÉ DE ARCHIVO
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
Elaborado por Tandem S.A.
Página 249 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.2
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 8 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 251 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central, Elaborado por Tandem S.A.
Página 252 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 253 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 254 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 255 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
Elaborado por Tandem S.A.
Página 256 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.2
PROCEDIMIENTO
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 257 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
muestra de
proceso estadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
muestra de
proceso estadística
picado. representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Una vez diligenciado el libro en su totalidad conservar 5
años en el Archivo de Gestión; posteriormente transferir
al Archivo Central, donde debe conservarse
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Elaborado por Tandem S.A.
Página 258 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, eliminar por carecer
de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
Página 259 de 4354
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 260 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
ÁREA
COMITÉ DE ARCHIVO
Elaborado por Tandem S.A.
Página 261 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tabio CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA4.26
PRODUCTORA: Estación de Policía Tabio CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.34 c ACTAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Lista de asistentes 2 Años 5 Años X
a Acta
4.37 c ACTAS PUESTOS DE CONTROL
a Programaciones
2 Años 5 Años X
a Resultado de Operativos
a Planillas de Revista
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
8 g ALERTAS TEMPRANAS
a Antecedentes 2 Años 8 Años X
a Alerta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tabio CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
33 GESTIÓN CENTRAL
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tabio CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña. 2 Años 5 Años X
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
3 Años 7 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.5
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tabio CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares, 3 Años 7 Años X
a
con cargo a las compañías de seguros
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial 2 Años 5 Años X
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4
c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores
a Acta de Incautación
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 266 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
57.4 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tabio CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Informe control trafico de especies silvestres
2 Años 5 Años X
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.22
c INFORMES DE JUDICIALIZACIÓN
a Avisos de ley a la procuraduría 2 Años 3 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tabio CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
57.22
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO
2 Años ARCHIVO
3 Años X
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Avisos de ley a Derechos Humanos
57.24
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento 2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25
c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra 3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tabio CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
57.31 GESTIÓN CENTRAL
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
57.40 c INFORMES INCAUTACIÓN SUSTANCIAS ALUCINÓGENAS
a Enlaces con agencias extranjeras
a Respuestas a intercambio de información y asesoría portuaria
3 Años 7 Años X
a Retroalimentación en temas de comercio exterior
a Respuestas a solicitudes de la comunidad extranjera
a Informe incautación de sustancias alucinógenas en el exterior
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades
2 Años 3 Años X
a Reporte visitas domiciliarias
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tabio CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
63.8 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 8 Años X
a Libro
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.26 c LIBRO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Y ELEMENTOS MENORES
2 Años 18 Años
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.35 c LIBRO RADICADOR DE CASOS
2 Años 18 Años X
a Libro Radicador de Casos
63.36 c LIBRO RADICADOR DE DENUNCIAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.39 c LIBRO RADICADOR ORDENES DE TRABAJO
2 Años 18 Años X
a Libro
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tabio CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
a Orden 2 Años 18 Años X
a poligramas
75 g PLANES
75.1 c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
75.7 c PLANES DE OPERATIVIDAD
a Formato modelo plan operaciones
2 Años 5 Años X
a Estadísticas
a Plan Semanal
a Minuta de Vigilancia
76 g PLANILLAS DE CONTROL
2 Años 1 Años X
a Planillas
85 g PROGRAMAS
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tabio CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
85.22 c PROGRAMAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Pensum Escuelas de Seguridad
a Pensum de Policía Cívica Juvenil
2 Años 5 Años X
a Formatos recibidos de estaciones
a Informe Consolidado por Departamentos Semanal
a Consolidados Mensuales
89 g PROYECTOS
89.1 c
PROYECTOS CULTURA DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
CIUDADANA ÁREAS RURALES
a Antecedentes 2 Años 20 Años X
a Programas
a Proyecto
89.2 c
PROYECTOS CULTURA DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
CIUDADANA ÁREAS URBANAS
a Antecedentes 2 Años 20 Años X
a Programas
a Proyecto
91 g QUEJAS Y RECLAMOS
a Queja
a Formulario Recepción de la Queja
a Formato de Verificación Preliminar
a Constancia Aspersión Título del Predio 2 Años 8 Años X
a Autos
a Derechos de Petición
a Mapa Georreferenciado
a Derecho de Información
95 g REMISIONES TRASLADOS DE RETENIDOS
2 Año 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tabio CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
95 GESTIÓN CENTRAL
2 Año 5 Años X
a Remisión
96 g REPORTES
96.1 c REPORTE DE ACCIDENTALIDAD
2 Años 3 Años X
a Reporte diario de accidentes
97 g REQUERIMIENTOS
97.9 c REQUERIMIENTOS PERMISO TURNOS DE APOYO
a Solicitud
2 Años 4 Años X
a Antecedentes
a Respuesta
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
Elaborado por Tandem S.A.
Página 273 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.3
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 8 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 275 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central, Elaborado por Tandem S.A.
Página 276 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 277 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 278 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 279 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 280 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 281 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Una vez diligenciado el libro en su totalidad conservar 5
años en el Archivo de Gestión; posteriormente transferir
al Archivo Central, donde debe conservarse
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 282 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, eliminar por carecer
de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 283 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 284 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 285 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tenjo CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA4.26
PRODUCTORA: Estación de Policía Tenjo CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.34 c ACTAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Lista de asistentes 2 Años 5 Años X
a Acta
4.37 c ACTAS PUESTOS DE CONTROL
a Programaciones
2 Años 5 Años X
a Resultado de Operativos
a Planillas de Revista
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
8 g ALERTAS TEMPRANAS
a Antecedentes 2 Años 8 Años X
a Alerta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 287 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tenjo CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
33 GESTIÓN CENTRAL
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
Página 288 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tenjo CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña. 2 Años 5 Años X
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
3 Años 7 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.5
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tenjo CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares, 3 Años 7 Años X
a
con cargo a las compañías de seguros
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial 2 Años 5 Años X
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4
c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores
a Acta de Incautación
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 290 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
57.4 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tenjo CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Informe control trafico de especies silvestres
2 Años 5 Años X
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.22
c INFORMES DE JUDICIALIZACIÓN
a Avisos de ley a la procuraduría 2 Años 3 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tenjo CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
57.22
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO
2 Años ARCHIVO
3 Años X
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Avisos de ley a Derechos Humanos
57.24
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento 2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25
c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra 3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tenjo CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
57.31 GESTIÓN CENTRAL
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
57.40 c INFORMES INCAUTACIÓN SUSTANCIAS ALUCINÓGENAS
a Enlaces con agencias extranjeras
a Respuestas a intercambio de información y asesoría portuaria
3 Años 7 Años X
a Retroalimentación en temas de comercio exterior
a Respuestas a solicitudes de la comunidad extranjera
a Informe incautación de sustancias alucinógenas en el exterior
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades
2 Años 3 Años X
a Reporte visitas domiciliarias
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tenjo CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
63.8 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 8 Años X
a Libro
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.26 c LIBRO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Y ELEMENTOS MENORES
2 Años 18 Años
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.35 c LIBRO RADICADOR DE CASOS
2 Años 18 Años X
a Libro Radicador de Casos
63.36 c LIBRO RADICADOR DE DENUNCIAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.39 c LIBRO RADICADOR ORDENES DE TRABAJO
2 Años 18 Años X
a Libro
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tenjo CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
a Orden 2 Años 18 Años X
a poligramas
75 g PLANES
75.1 c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
75.7 c PLANES DE OPERATIVIDAD
a Formato modelo plan operaciones
2 Años 5 Años X
a Estadísticas
a Plan Semanal
a Minuta de Vigilancia
76 g PLANILLAS DE CONTROL
2 Años 1 Años X
a Planillas
85 g PROGRAMAS
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tenjo CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
85.22 c PROGRAMAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Pensum Escuelas de Seguridad
a Pensum de Policía Cívica Juvenil
2 Años 5 Años X
a Formatos recibidos de estaciones
a Informe Consolidado por Departamentos Semanal
a Consolidados Mensuales
89 g PROYECTOS
89.1 c
PROYECTOS CULTURA DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
CIUDADANA ÁREAS RURALES
a Antecedentes 2 Años 20 Años X
a Programas
a Proyecto
89.2 c
PROYECTOS CULTURA DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
CIUDADANA ÁREAS URBANAS
a Antecedentes 2 Años 20 Años X
a Programas
a Proyecto
91 g QUEJAS Y RECLAMOS
a Queja
a Formulario Recepción de la Queja
a Formato de Verificación Preliminar
a Constancia Aspersión Título del Predio 2 Años 8 Años X
a Autos
a Derechos de Petición
a Mapa Georreferenciado
a Derecho de Información
95 g REMISIONES TRASLADOS DE RETENIDOS
2 Año 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Tenjo CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
95 GESTIÓN CENTRAL
2 Año 5 Años X
a Remisión
96 g REPORTES
96.1 c REPORTE DE ACCIDENTALIDAD
2 Años 3 Años X
a Reporte diario de accidentes
97 g REQUERIMIENTOS
97.9 c REQUERIMIENTOS PERMISO TURNOS DE APOYO
a Solicitud
2 Años 4 Años X
a Antecedentes
a Respuesta
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
Elaborado por Tandem S.A.
Página 297 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 8 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 299 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central, Elaborado por Tandem S.A.
Página 300 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 301 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 302 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 303 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 304 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 305 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Una vez diligenciado el libro en su totalidad conservar 5
años en el Archivo de Gestión; posteriormente transferir
al Archivo Central, donde debe conservarse
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 306 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, eliminar por carecer
de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 307 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 308 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 309 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SubEstación de Policía La Punta CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA4.26
PRODUCTORA: SubEstación de Policía La Punta CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.34 c ACTAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Lista de asistentes 2 Años 5 Años X
a Acta
4.37 c ACTAS PUESTOS DE CONTROL
a Programaciones
2 Años 5 Años X
a Resultado de Operativos
a Planillas de Revista
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
8 g ALERTAS TEMPRANAS
a Antecedentes 2 Años 8 Años X
a Alerta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SubEstación de Policía La Punta CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
33 GESTIÓN CENTRAL
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SubEstación de Policía La Punta CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña.
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente 2 Años 5 Años X
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
3 Años 7 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SubEstación de Policía La Punta CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
47.5
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares,
a 3 Años 7 Años X
con cargo a las compañías de seguros
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial
2 Años 5 Años X
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4 c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
2 Años 5 Años XElaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN:
57.4 DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SubEstación de Policía La Punta CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Indicadores
a Acta de Incautación
2 Años 5 Años X
a Informe control trafico de especies silvestres
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.22 c INFORMES DE JUDICIALIZACIÓN
2 Años 3 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SubEstación de Policía La Punta CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
57.22 ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Avisos de ley a la procuraduría 2 Años 3 Años X
a Avisos de ley a Derechos Humanos
57.24
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
2 Años 5 Años X
a Vencimiento
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25 c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra
3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
57.40 c INFORMES INCAUTACIÓN SUSTANCIAS ALUCINÓGENAS
a Enlaces con agencias extranjeras
a Respuestas a intercambio de información y asesoría portuaria
3 Años 7 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SubEstación de Policía La Punta CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
57.40 RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
3 Años 7 Años X
a Retroalimentación en temas de comercio exterior
a Respuestas a solicitudes de la comunidad extranjera
a Informe incautación de sustancias alucinógenas en el exterior
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades 2 Años 3 Años X
a Reporte visitas domiciliarias
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
a Libro
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SubEstación de Policía La Punta CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.26 c LIBRO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Y ELEMENTOS MENORES
2 Años 18 Años
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.35 c LIBRO RADICADOR DE CASOS
2 Años 18 Años X
a Libro Radicador de Casos
63.36 c LIBRO RADICADOR DE DENUNCIAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.39 c LIBRO RADICADOR ORDENES DE TRABAJO
2 Años 18 Años X
a Libro
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SubEstación de Policía La Punta CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
a poligramas
75 g PLANES
75.1 c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
2 Años 3 Años X
a Estado de Avance Mensual
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
75.7 c PLANES DE OPERATIVIDAD
a Formato modelo plan operaciones
a Estadísticas 2 Años 5 Años X
a Plan Semanal
a Minuta de Vigilancia
76 g PLANILLAS DE CONTROL
2 Años 1 Años X
a Planillas
85 g PROGRAMAS
85.22 c PROGRAMAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Pensum Escuelas de Seguridad
a Pensum de Policía Cívica Juvenil
2 Años 5 Años X
a Formatos recibidos de estaciones
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SubEstación de Policía La Punta CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
85.22
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO
2 Años ARCHIVO
5 Años X
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Informe Consolidado por Departamentos Semanal
a Consolidados Mensuales
89 g PROYECTOS
89.1 c
PROYECTOS CULTURA DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
CIUDADANA ÁREAS RURALES
a Antecedentes 2 Años 20 Años X
a Programas
a Proyecto
89.2 c
PROYECTOS CULTURA DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
CIUDADANA ÁREAS URBANAS
a Antecedentes 2 Años 20 Años X
a Programas
a Proyecto
91 g QUEJAS Y RECLAMOS
a Queja
a Formulario Recepción de la Queja
a Formato de Verificación Preliminar
a Constancia Aspersión Título del Predio 2 Años 8 Años X
a Autos
a Derechos de Petición
a Mapa Georreferenciado
a Derecho de Información
95 g REMISIONES TRASLADOS DE RETENIDOS
2 Año 5 Años X
a Remisión
Elaborado por Tandem S.A.
Página 320 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4.1
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 8 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 322 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 323 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 324 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía Elaborado por Tandem S.A.
Página 325 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 326 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 327 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
Página 328 de 4354
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteuna el
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteuna el
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteuna el
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteuna el
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteuna el
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Una vez diligenciado el libro en su totalidad conservar 5
años en el Archivo de Gestión; posteriormente transferir
al Archivo Central, donde debe conservarse
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 329 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, eliminar por carecer
de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.4.1
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 331 de 4354
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cota CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA4.26
PRODUCTORA: Estación de Policía Cota CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.34 c ACTAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Lista de asistentes 2 Años 5 Años X
a Acta
4.37 c ACTAS PUESTOS DE CONTROL
a Programaciones
2 Años 5 Años X
a Resultado de Operativos
a Planillas de Revista
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
8 g ALERTAS TEMPRANAS
a Antecedentes 2 Años 8 Años X
a Alerta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 333 de 4354
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cota CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
33 GESTIÓN CENTRAL
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cota CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña. 2 Años 5 Años X
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
3 Años 7 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.5
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cota CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares, 3 Años 7 Años X
a
con cargo a las compañías de seguros
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial 2 Años 5 Años X
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4
c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores
a Acta de Incautación
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 336 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
57.4 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cota CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Informe control trafico de especies silvestres
2 Años 5 Años X
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.22
c INFORMES DE JUDICIALIZACIÓN
a Avisos de ley a la procuraduría 2 Años 3 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 337 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cota CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
57.22
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO
2 Años ARCHIVO
3 Años X
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Avisos de ley a Derechos Humanos
57.24
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento 2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25
c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra 3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cota CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
57.31 GESTIÓN CENTRAL
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
57.40 c INFORMES INCAUTACIÓN SUSTANCIAS ALUCINÓGENAS
a Enlaces con agencias extranjeras
a Respuestas a intercambio de información y asesoría portuaria
3 Años 7 Años X
a Retroalimentación en temas de comercio exterior
a Respuestas a solicitudes de la comunidad extranjera
a Informe incautación de sustancias alucinógenas en el exterior
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades
2 Años 3 Años X
a Reporte visitas domiciliarias
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cota CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
63.8 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 8 Años X
a Libro
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.26 c LIBRO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Y ELEMENTOS MENORES
2 Años 18 Años
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.35 c LIBRO RADICADOR DE CASOS
2 Años 18 Años X
a Libro Radicador de Casos
63.36 c LIBRO RADICADOR DE DENUNCIAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.39 c LIBRO RADICADOR ORDENES DE TRABAJO
2 Años 18 Años X
a Libro
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cota CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
a Orden 2 Años 18 Años X
a poligramas
75 g PLANES
75.1 c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
75.7 c PLANES DE OPERATIVIDAD
a Formato modelo plan operaciones
2 Años 5 Años X
a Estadísticas
a Plan Semanal
a Minuta de Vigilancia
76 g PLANILLAS DE CONTROL
2 Años 1 Años X
a Planillas
85 g PROGRAMAS
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cota CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
85.22 c PROGRAMAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Pensum Escuelas de Seguridad
a Pensum de Policía Cívica Juvenil
2 Años 5 Años X
a Formatos recibidos de estaciones
a Informe Consolidado por Departamentos Semanal
a Consolidados Mensuales
89 g PROYECTOS
89.1 c
PROYECTOS CULTURA DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
CIUDADANA ÁREAS RURALES
a Antecedentes 2 Años 20 Años X
a Programas
a Proyecto
89.2 c
PROYECTOS CULTURA DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
CIUDADANA ÁREAS URBANAS
a Antecedentes 2 Años 20 Años X
a Programas
a Proyecto
91 g QUEJAS Y RECLAMOS
a Queja
a Formulario Recepción de la Queja
a Formato de Verificación Preliminar
a Constancia Aspersión Título del Predio 2 Años 8 Años X
a Autos
a Derechos de Petición
a Mapa Georreferenciado
a Derecho de Información
95 g REMISIONES TRASLADOS DE RETENIDOS
2 Año 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cota CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
95 GESTIÓN CENTRAL
2 Año 5 Años X
a Remisión
96 g REPORTES
96.1 c REPORTE DE ACCIDENTALIDAD
2 Años 3 Años X
a Reporte diario de accidentes
97 g REQUERIMIENTOS
97.9 c REQUERIMIENTOS PERMISO TURNOS DE APOYO
a Solicitud
2 Años 4 Años X
a Antecedentes
a Respuesta
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
Elaborado por Tandem S.A.
Página 343 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 344 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.5
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 8 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 345 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central, Elaborado por Tandem S.A.
Página 346 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 347 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 348 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 349 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 350 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 351 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Una vez diligenciado el libro en su totalidad conservar 5
años en el Archivo de Gestión; posteriormente transferir
al Archivo Central, donde debe conservarse
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 352 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, eliminar por carecer
de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 353 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 354 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 355 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Sopó CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA4.26
PRODUCTORA: Estación de Policía Sopó CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.34 c ACTAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Lista de asistentes 2 Años 5 Años X
a Acta
4.37 c ACTAS PUESTOS DE CONTROL
a Programaciones
2 Años 5 Años X
a Resultado de Operativos
a Planillas de Revista
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
8 g ALERTAS TEMPRANAS
a Antecedentes 2 Años 8 Años X
a Alerta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 357 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Sopó CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
33 GESTIÓN CENTRAL
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Sopó CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña. 2 Años 5 Años X
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
3 Años 7 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.5
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Sopó CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares, 3 Años 7 Años X
a
con cargo a las compañías de seguros
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial 2 Años 5 Años X
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4
c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores
a Acta de Incautación
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
57.4 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Sopó CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Informe control trafico de especies silvestres
2 Años 5 Años X
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.22
c INFORMES DE JUDICIALIZACIÓN
a Avisos de ley a la procuraduría 2 Años 3 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Sopó CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
57.22
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO
2 Años ARCHIVO
3 Años X
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Avisos de ley a Derechos Humanos
57.24
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento 2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25
c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra 3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Sopó CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
57.31 GESTIÓN CENTRAL
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
57.40 c INFORMES INCAUTACIÓN SUSTANCIAS ALUCINÓGENAS
a Enlaces con agencias extranjeras
a Respuestas a intercambio de información y asesoría portuaria
3 Años 7 Años X
a Retroalimentación en temas de comercio exterior
a Respuestas a solicitudes de la comunidad extranjera
a Informe incautación de sustancias alucinógenas en el exterior
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades
2 Años 3 Años X
a Reporte visitas domiciliarias
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Sopó CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
63.8 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 8 Años X
a Libro
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.26 c LIBRO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Y ELEMENTOS MENORES
2 Años 18 Años
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.35 c LIBRO RADICADOR DE CASOS
2 Años 18 Años X
a Libro Radicador de Casos
63.36 c LIBRO RADICADOR DE DENUNCIAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.39 c LIBRO RADICADOR ORDENES DE TRABAJO
2 Años 18 Años X
a Libro
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Sopó CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
a Orden 2 Años 18 Años X
a poligramas
75 g PLANES
75.1 c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
75.7 c PLANES DE OPERATIVIDAD
a Formato modelo plan operaciones
2 Años 5 Años X
a Estadísticas
a Plan Semanal
a Minuta de Vigilancia
76 g PLANILLAS DE CONTROL
2 Años 1 Años X
a Planillas
85 g PROGRAMAS
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Sopó CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
85.22 c PROGRAMAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Pensum Escuelas de Seguridad
a Pensum de Policía Cívica Juvenil
2 Años 5 Años X
a Formatos recibidos de estaciones
a Informe Consolidado por Departamentos Semanal
a Consolidados Mensuales
89 g PROYECTOS
89.1 c
PROYECTOS CULTURA DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
CIUDADANA ÁREAS RURALES
a Antecedentes 2 Años 20 Años X
a Programas
a Proyecto
89.2 c
PROYECTOS CULTURA DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
CIUDADANA ÁREAS URBANAS
a Antecedentes 2 Años 20 Años X
a Programas
a Proyecto
91 g QUEJAS Y RECLAMOS
a Queja
a Formulario Recepción de la Queja
a Formato de Verificación Preliminar
a Constancia Aspersión Título del Predio 2 Años 8 Años X
a Autos
a Derechos de Petición
a Mapa Georreferenciado
a Derecho de Información
95 g REMISIONES TRASLADOS DE RETENIDOS
2 Año 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Sopó CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
95 GESTIÓN CENTRAL
2 Año 5 Años X
a Remisión
96 g REPORTES
96.1 c REPORTE DE ACCIDENTALIDAD
2 Años 3 Años X
a Reporte diario de accidentes
97 g REQUERIMIENTOS
97.9 c REQUERIMIENTOS PERMISO TURNOS DE APOYO
a Solicitud
2 Años 4 Años X
a Antecedentes
a Respuesta
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 368 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 8 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 369 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central, Elaborado por Tandem S.A.
Página 370 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 371 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 372 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 373 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 374 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 375 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Una vez diligenciado el libro en su totalidad conservar 5
años en el Archivo de Gestión; posteriormente transferir
al Archivo Central, donde debe conservarse
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 376 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, eliminar por carecer
de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 377 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 378 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 379 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SubEstación de Policía Briceño CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA4.26
PRODUCTORA: SubEstación de Policía Briceño CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.34 c ACTAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Lista de asistentes 2 Años 5 Años X
a Acta
4.37 c ACTAS PUESTOS DE CONTROL
a Programaciones
2 Años 5 Años X
a Resultado de Operativos
a Planillas de Revista
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
8 g ALERTAS TEMPRANAS
a Antecedentes 2 Años 8 Años X
a Alerta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SubEstación de Policía Briceño CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
33 GESTIÓN CENTRAL
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SubEstación de Policía Briceño CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña.
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente 2 Años 5 Años X
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
3 Años 7 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SubEstación de Policía Briceño CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
47.5
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares,
a 3 Años 7 Años X
con cargo a las compañías de seguros
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial
2 Años 5 Años X
a
Informe gastos de financiamiento de actividad
a
Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4 c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
2 Años 5 Años XElaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN:
57.4 DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SubEstación de Policía Briceño CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a
Indicadores
a
Acta de Incautación
2 Años 5 Años X
a
Informe control trafico de especies silvestres
a
Informe ejecutivo incendios forestales
a
Informe Mensual y Bimestral
a
Informe Ejecutivo
a
Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18
c
INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a
Informe
57.22
c INFORMES DE JUDICIALIZACIÓN
2 Años 3 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 385 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SubEstación de Policía Briceño CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
57.22 ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Avisos de ley a la procuraduría 2 Años 3 Años X
a Avisos de ley a Derechos Humanos
57.24
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
2 Años 5 Años X
a Vencimiento
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25 c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra
3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
57.40 c INFORMES INCAUTACIÓN SUSTANCIAS ALUCINÓGENAS
a Enlaces con agencias extranjeras
a Respuestas a intercambio de información y asesoría portuaria
3 Años 7 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SubEstación de Policía Briceño CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
57.40 RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
3 Años 7 Años X
a Retroalimentación en temas de comercio exterior
a Respuestas a solicitudes de la comunidad extranjera
a Informe incautación de sustancias alucinógenas en el exterior
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades 2 Años 3 Años X
a Reporte visitas domiciliarias
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SubEstación de Policía Briceño CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
63.16 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.26 c LIBRO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Y ELEMENTOS MENORES
2 Años 18 Años
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.35 c LIBRO RADICADOR DE CASOS
2 Años 18 Años X
a Libro Radicador de Casos
63.36 c LIBRO RADICADOR DE DENUNCIAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.39 c LIBRO RADICADOR ORDENES DE TRABAJO
2 Años 18 Años X
a Libro
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SubEstación de Policía Briceño CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
a Orden 2 Años 18 Años X
a poligramas
75 g PLANES
75.1 c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
75.7 c PLANES DE OPERATIVIDAD
a Formato modelo plan operaciones
a Estadísticas 2 Años 5 Años X
a Plan Semanal
a Minuta de Vigilancia
76 g PLANILLAS DE CONTROL
2 Años 1 Años X
a
Planillas
85 g PROGRAMAS
85.22 c PROGRAMAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Pensum Escuelas de Seguridad
a Pensum de Policía Cívica Juvenil
2 Años 5 Años X
a Formatos recibidos de estaciones
a Informe Consolidado por Departamentos Semanal
a Consolidados Mensuales
89 g PROYECTOS
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SubEstación de Policía Briceño CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
89.1 c
PROYECTOS CULTURA DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
CIUDADANA ÁREAS RURALES
a Antecedentes 2 Años 20 Años X
a Programas
a Proyecto
89.2 c PROYECTOS CULTURA DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA
a Antecedentes
2 Años 20 Años X
a Programas
a Proyecto
91 g QUEJAS Y RECLAMOS
a Queja
a Formulario Recepción de la Queja
a Formato de Verificación Preliminar
a Constancia Aspersión Título del Predio 2 Años 8 Años X
a Autos
a Derechos de Petición
a Mapa Georreferenciado
a Derecho de Información
95 g REMISIONES TRASLADOS DE RETENIDOS
2 Año 5 Años X
a Remisión
96 g REPORTES
96.1 c REPORTE DE ACCIDENTALIDAD
2 Años 3 Años X
a Reporte diario de accidentes
97 g REQUERIMIENTOS
97.9 c REQUERIMIENTOS PERMISO TURNOS DE APOYO
a Solicitud
2 Años 4 Años X
a Antecedentes
a Respuesta
Elaborado por Tandem S.A.
Página 390 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: SubEstación de Policía Briceño CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 391 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6.1
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 8 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 393 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 394 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 395 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía Elaborado por Tandem S.A.
Página 396 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 397 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
Página 398 de 4354
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 399 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6.1
Transcurrido el tiempoPROCEDIMIENTO
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteuna el
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteuna el
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteuna el
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteuna el
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteuna el
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Una vez diligenciado el libro en su totalidad conservar 5
años en el Archivo de Gestión; posteriormente transferir
al Archivo Central, donde debe conservarse
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, eliminar por carecer
de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 401 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 402 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.6.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 403 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía La Calera CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA4.26
PRODUCTORA: Estación de Policía La Calera CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.34 c ACTAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Lista de asistentes 2 Años 5 Años X
a Acta
4.37 c ACTAS PUESTOS DE CONTROL
a Programaciones
2 Años 5 Años X
a Resultado de Operativos
a Planillas de Revista
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
8 g ALERTAS TEMPRANAS
a Antecedentes 2 Años 8 Años X
a Alerta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía La Calera CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
33 GESTIÓN CENTRAL
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía La Calera CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña. 2 Años 5 Años X
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
3 Años 7 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.5
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía La Calera CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares, 3 Años 7 Años X
a
con cargo a las compañías de seguros
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial 2 Años 5 Años X
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4
c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores
a Acta de Incautación
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 408 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
57.4 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía La Calera CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Informe control trafico de especies silvestres
2 Años 5 Años X
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.22
c INFORMES DE JUDICIALIZACIÓN
a Avisos de ley a la procuraduría 2 Años 3 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía La Calera CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
57.22
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO
2 Años ARCHIVO
3 Años X
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Avisos de ley a Derechos Humanos
57.24
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento 2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25
c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra 3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía La Calera CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
57.31 GESTIÓN CENTRAL
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
57.40 c INFORMES INCAUTACIÓN SUSTANCIAS ALUCINÓGENAS
a Enlaces con agencias extranjeras
a Respuestas a intercambio de información y asesoría portuaria
3 Años 7 Años X
a Retroalimentación en temas de comercio exterior
a Respuestas a solicitudes de la comunidad extranjera
a Informe incautación de sustancias alucinógenas en el exterior
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades
2 Años 3 Años X
a Reporte visitas domiciliarias
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía La Calera CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
63.8 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 8 Años X
a Libro
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.26 c LIBRO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Y ELEMENTOS MENORES
2 Años 18 Años
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.35 c LIBRO RADICADOR DE CASOS
2 Años 18 Años X
a Libro Radicador de Casos
63.36 c LIBRO RADICADOR DE DENUNCIAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.39 c LIBRO RADICADOR ORDENES DE TRABAJO
2 Años 18 Años X
a Libro
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía La Calera CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
a Orden 2 Años 18 Años X
a poligramas
75 g PLANES
75.1 c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
75.7 c PLANES DE OPERATIVIDAD
a Formato modelo plan operaciones
2 Años 5 Años X
a Estadísticas
a Plan Semanal
a Minuta de Vigilancia
76 g PLANILLAS DE CONTROL
2 Años 1 Años X
a Planillas
85 g PROGRAMAS
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía La Calera CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
85.22 c PROGRAMAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Pensum Escuelas de Seguridad
a Pensum de Policía Cívica Juvenil
2 Años 5 Años X
a Formatos recibidos de estaciones
a Informe Consolidado por Departamentos Semanal
a Consolidados Mensuales
89 g PROYECTOS
89.1 c
PROYECTOS CULTURA DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
CIUDADANA ÁREAS RURALES
a Antecedentes 2 Años 20 Años X
a Programas
a Proyecto
89.2 c
PROYECTOS CULTURA DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
CIUDADANA ÁREAS URBANAS
a Antecedentes 2 Años 20 Años X
a Programas
a Proyecto
91 g QUEJAS Y RECLAMOS
a Queja
a Formulario Recepción de la Queja
a Formato de Verificación Preliminar
a Constancia Aspersión Título del Predio 2 Años 8 Años X
a Autos
a Derechos de Petición
a Mapa Georreferenciado
a Derecho de Información
95 g REMISIONES TRASLADOS DE RETENIDOS
2 Año 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía La Calera CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
95 GESTIÓN CENTRAL
2 Año 5 Años X
a Remisión
96 g REPORTES
96.1 c REPORTE DE ACCIDENTALIDAD
2 Años 3 Años X
a Reporte diario de accidentes
97 g REQUERIMIENTOS
97.9 c REQUERIMIENTOS PERMISO TURNOS DE APOYO
a Solicitud
2 Años 4 Años X
a Antecedentes
a Respuesta
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
Elaborado por Tandem S.A.
Página 415 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.7
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 8 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 417 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central, Elaborado por Tandem S.A.
Página 418 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 419 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 420 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 421 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 422 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 423 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Una vez diligenciado el libro en su totalidad conservar 5
años en el Archivo de Gestión; posteriormente transferir
al Archivo Central, donde debe conservarse
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 424 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, eliminar por carecer
de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 425 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 426 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.1.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 427 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Segundo Distrito de Policía Cáqueza CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.2
c ACTAS COMITÉ ANÁLISIS OPERACIONAL
a
2 Años 20 Años X
Acta de comité operacional
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.12
c ACTAS COMITÉ DE OPERATIVOS
3 Años 5 Años X
a Informe de los operativos semanales y permanentes
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN:
4.23 DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Segundo Distrito de Policía Cáqueza CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN
1 Año 3 Años DISPOSICIÓN
X FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Segundo Distrito de Policía Cáqueza CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
47.3 GESTIÓN CENTRAL
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 430 de 4354
47.4
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Segundo Distrito de Policía Cáqueza CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña. 2 Años 5 Años X
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares, 3 Años 7 Años X
a
con cargo a las compañías de seguros
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
Elaborado por Tandem S.A.
Página 431 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
47.5
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Segundo Distrito de Policía Cáqueza CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
3 Años 7 Años X
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
a Solicitud
2 Años 8 Años X
a Respuesta
57
g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial 2 Años 5 Años X
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4 c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
2 Años 5 Años XElaborado por Tandem S.A.
Página 432 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
57.4
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Segundo Distrito de Policía Cáqueza CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Resultados Operativos
a Fotografías
2 Años 5 Años X
a Indicadores
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18 c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año 2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.24 c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 433 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Segundo Distrito de Policía Cáqueza CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
57.24 RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25 c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra
3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades
2 Años 3 Años X
a Reporte visitas domiciliarias
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
Página 434 de 4354
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Segundo Distrito de Policía Cáqueza CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 435 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Segundo Distrito de Policía Cáqueza CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
67 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
2 Años
GESTIÓN 5 Años
CENTRAL X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
a Orden 2 Años 18 Años X
a poligramas
73.8 c ÓRDENES DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Orden
75 g PLANES
75.1 c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
75.7 c PLANES DE OPERATIVIDAD
a Formato modelo plan operaciones
a Estadísticas 2 Años 5 Años X
a Plan Semanal
a Minuta de Vigilancia
76 g PLANILLAS DE CONTROL
2 Años 1 Años X
a Planillas
91 g QUEJAS Y RECLAMOS
a Queja
a Formulario Recepción de la Queja
a Formato de Verificación Preliminar
a Constancia Aspersión Título del Predio 2 Años 8 Años X
a Autos
a Derechos de Petición
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD91PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Segundo Distrito de Policía Cáqueza CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN
2 Años 8 Años DISPOSICIÓN
X FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Mapa Georreferenciado
a Derecho de Información
96 g REPORTES
96.1 c REPORTE DE ACCIDENTALIDAD
2 Años 3 Años X
a Reporte diario de accidentes
97 g REQUERIMIENTOS
97.9 c REQUERIMIENTOS PERMISO TURNOS DE APOYO
a Solicitud
2 Años 4 Años X
a Antecedentes
a Respuesta
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
a Autorización de traslado
Elaborado por Tandem S.A.
Página 437 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 438 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
Página 439 de 4354
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 440 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 443 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
muestra estadística representativa del 1% de los
proceso de picado.
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
muestra estadística representativa del 3% de los
proceso de picado.
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, eliminar por carecer
de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cáqueza CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA4.26
PRODUCTORA: Estación de Policía Cáqueza CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.34 c ACTAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Lista de asistentes 2 Años 5 Años X
a Acta
4.37 c ACTAS PUESTOS DE CONTROL
a Programaciones
2 Años 5 Años X
a Resultado de Operativos
a Planillas de Revista
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
8 g ALERTAS TEMPRANAS
a Antecedentes 2 Años 8 Años X
a Alerta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cáqueza CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
33 GESTIÓN CENTRAL
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cáqueza CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña. 2 Años 5 Años X
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares, 3 Años 7 Años X
a
con cargo a las compañías de seguros
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
47.5 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cáqueza CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 7 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial 2 Años 5 Años X
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4
c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
57.4 POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cáqueza CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN
2 Años CENTRAL
5 Años X
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.22
c INFORMES DE JUDICIALIZACIÓN
a Avisos de ley a la procuraduría 2 Años 3 Años X
a Avisos de ley a Derechos Humanos
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cáqueza CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.24
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento 2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25
c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra 3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cáqueza CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.40 c INFORMES INCAUTACIÓN SUSTANCIAS ALUCINÓGENAS
a Enlaces con agencias extranjeras
a Respuestas a intercambio de información y asesoría portuaria
3 Años 7 Años X
a Retroalimentación en temas de comercio exterior
a Respuestas a solicitudes de la comunidad extranjera
a Informe incautación de sustancias alucinógenas en el exterior
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades
a Reporte visitas domiciliarias 2 Años 3 Años X
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cáqueza CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
63.10 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.26 c LIBRO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Y ELEMENTOS MENORES
2 Años 18 Años
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.35 c LIBRO RADICADOR DE CASOS
2 Años 18 Años X
a Libro Radicador de Casos
63.36 c LIBRO RADICADOR DE DENUNCIAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.39 c LIBRO RADICADOR ORDENES DE TRABAJO
2 Años 18 Años X
a Libro
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Cáqueza CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
64.1 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 458 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.1
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 8 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 459 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
Elaborado por Tandem S.A.
Página 460 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 461 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.1
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
PROCEDIMIENTO
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 462 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.1
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
PROCEDIMIENTO
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 463 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
Página 464 de 4354
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 465 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Una vez diligenciado el libro en su totalidad conservar 5
años en el Archivo de Gestión; posteriormente transferir
al Archivo Central, donde debe conservarse
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 467 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Puesto de Policía Cerro Cruz Verde CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA4.26
PRODUCTORA: Puesto de Policía Cerro Cruz Verde CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.34 c ACTAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Lista de asistentes 2 Años 5 Años X
a Acta
4.37 c ACTAS PUESTOS DE CONTROL
a Programaciones
2 Años 5 Años X
a Resultado de Operativos
a Planillas de Revista
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
8 g ALERTAS TEMPRANAS
a Antecedentes 2 Años 8 Años X
a Alerta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Puesto de Policía Cerro Cruz Verde CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
33 GESTIÓN CENTRAL
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Puesto de Policía Cerro Cruz Verde CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña.
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente 2 Años 5 Años X
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
3 Años 7 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Puesto de Policía Cerro Cruz Verde CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
47.5
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares,
a 3 Años 7 Años X
con cargo a las compañías de seguros
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial
2 Años 5 Años X
a
Informe gastos de financiamiento de actividad
a
Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4 c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
2 Años 5 Años XElaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN:
57.4 DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Puesto de Policía Cerro Cruz Verde CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a
Indicadores
a
Acta de Incautación
2 Años 5 Años X
a
Informe control trafico de especies silvestres
a
Informe ejecutivo incendios forestales
a
Informe Mensual y Bimestral
a
Informe Ejecutivo
a
Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18
c
INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a
Informe
57.22
c INFORMES DE JUDICIALIZACIÓN
2 Años 3 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 473 de 4354
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Puesto de Policía Cerro Cruz Verde CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
57.22 ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Avisos de ley a la procuraduría 2 Años 3 Años X
a Avisos de ley a Derechos Humanos
57.24
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
2 Años 5 Años X
a Vencimiento
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25 c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra
3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
57.40 c INFORMES INCAUTACIÓN SUSTANCIAS ALUCINÓGENAS
a Enlaces con agencias extranjeras
a Respuestas a intercambio de información y asesoría portuaria
3 Años 7 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
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57.40 RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
3 Años 7 Años X
a Retroalimentación en temas de comercio exterior
a Respuestas a solicitudes de la comunidad extranjera
a Informe incautación de sustancias alucinógenas en el exterior
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades 2 Años 3 Años X
a Reporte visitas domiciliarias
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 475 de 4354
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Puesto de Policía Cerro Cruz Verde CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
63.16 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.26 c LIBRO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Y ELEMENTOS MENORES
2 Años 18 Años
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.35 c LIBRO RADICADOR DE CASOS
2 Años 18 Años X
a Libro Radicador de Casos
63.36 c LIBRO RADICADOR DE DENUNCIAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.39 c LIBRO RADICADOR ORDENES DE TRABAJO
2 Años 18 Años X
a Libro
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
Elaborado por Tandem S.A.
Página 476 de 4354
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Puesto de Policía Cerro Cruz Verde CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
a Orden 2 Años 18 Años X
a poligramas
75 g PLANES
75.1 c PLANES DE ACCIÓN
a Planeación
a Estado de Avance Mensual 2 Años 3 Años X
a Seguimiento a contratos
a Programación y Ejecución
75.7 c PLANES DE OPERATIVIDAD
a Formato modelo plan operaciones
a Estadísticas 2 Años 5 Años X
a Plan Semanal
a Minuta de Vigilancia
76 g PLANILLAS DE CONTROL
2 Años 1 Años X
a
Planillas
85 g PROGRAMAS
85.22 c PROGRAMAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Pensum Escuelas de Seguridad
a Pensum de Policía Cívica Juvenil
2 Años 5 Años X
a Formatos recibidos de estaciones
a Informe Consolidado por Departamentos Semanal
a Consolidados Mensuales
89 g PROYECTOS
Elaborado por Tandem S.A.
Página 477 de 4354
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Puesto de Policía Cerro Cruz Verde CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
89.1 c
PROYECTOS CULTURA DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD
CIUDADANA ÁREAS RURALES
a Antecedentes 2 Años 20 Años X
a Programas
a Proyecto
89.2 c PROYECTOS CULTURA DE CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA
a Antecedentes
2 Años 20 Años X
a Programas
a Proyecto
91 g QUEJAS Y RECLAMOS
a Queja
a Formulario Recepción de la Queja
a Formato de Verificación Preliminar
a Constancia Aspersión Título del Predio 2 Años 8 Años X
a Autos
a Derechos de Petición
a Mapa Georreferenciado
a Derecho de Información
95 g REMISIONES TRASLADOS DE RETENIDOS
2 Año 5 Años X
a Remisión
96 g REPORTES
96.1 c REPORTE DE ACCIDENTALIDAD
2 Años 3 Años X
a Reporte diario de accidentes
97 g REQUERIMIENTOS
97.9 c REQUERIMIENTOS PERMISO TURNOS DE APOYO
a Solicitud
2 Años 4 Años X
a Antecedentes
a Respuesta
Elaborado por Tandem S.A.
Página 478 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Puesto de Policía Cerro Cruz Verde CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
101 g SOLICITUDES
101.1 c SOLICITUD DE ELEMENTOS
a Solicitud elementos
2 Años 3 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 479 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 480 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.1.1
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 8 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 481 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 482 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 483 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía Elaborado por Tandem S.A.
Página 484 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 485 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
Página 486 de 4354
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 487 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.1.1
Transcurrido el tiempoPROCEDIMIENTO
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteuna el
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteuna el
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteuna el
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteuna el
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteuna el
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Una vez diligenciado el libro en su totalidad conservar 5
años en el Archivo de Gestión; posteriormente transferir
al Archivo Central, donde debe conservarse
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 488 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 10% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, eliminar por carecer
de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 489 de 4354
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3.8.1.3.3.1.2.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 490 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.1.1
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención eliminar por carecer
de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 491 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Fonseca CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA4.26
PRODUCTORA: Estación de Policía Fonseca CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.34 c ACTAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Lista de asistentes 2 Años 5 Años X
a Acta
4.37 c ACTAS PUESTOS DE CONTROL
a Programaciones
2 Años 5 Años X
a Resultado de Operativos
a Planillas de Revista
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
8 g ALERTAS TEMPRANAS
a Antecedentes 2 Años 8 Años X
a Alerta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Fonseca CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
33 GESTIÓN CENTRAL
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Fonseca CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña. 2 Años 5 Años X
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares, 3 Años 7 Años X
a
con cargo a las compañías de seguros
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
47.5 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Fonseca CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 7 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial 2 Años 5 Años X
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a
Solicitud
57.4
c
INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores
a Acta de Incautación
a
Informe control trafico de especies silvestres 2 Años 5 Años X
a
Informe ejecutivo incendios forestales
Elaborado por Tandem S.A.
Página 496 de 4354
57.4 MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Fonseca CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 2 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a
Informe Mensual y Bimestral
a
Informe Ejecutivo
a
Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18
c
INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a
Informe
57.22
c INFORMES DE JUDICIALIZACIÓN
a Avisos de ley a la procuraduría 2 Años 3 Años X
a Avisos de ley a Derechos Humanos
57.24
c INFORMES DE NOVEDADES
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 497 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Fonseca CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
57.24
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Ascensos
a Vencimiento 2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25
c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra 3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
57.40 c INFORMES INCAUTACIÓN SUSTANCIAS ALUCINÓGENAS
a Enlaces con agencias extranjeras
3 Años 7 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 498 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Fonseca CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO
57.40 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Respuestas a intercambio de información y asesoría portuaria
3 Años 7 Años X
a Retroalimentación en temas de comercio exterior
a Respuestas a solicitudes de la comunidad extranjera
a Informe incautación de sustancias alucinógenas en el exterior
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades
a Reporte visitas domiciliarias 2 Años 3 Años X
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Fonseca CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
63.15 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 18 Años X
a Libro
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.26 c LIBRO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Y ELEMENTOS MENORES
2 Años 18 Años
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.35 c LIBRO RADICADOR DE CASOS
2 Años 18 Años X
a Libro Radicador de Casos
63.36 c LIBRO RADICADOR DE DENUNCIAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.39 c LIBRO RADICADOR ORDENES DE TRABAJO
2 Años 18 Años X
a Libro
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 500 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Fonseca CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
67 ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
2 Años
GESTIÓN 5 Años
CENTRAL X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
Elaborado por Tandem S.A.
Página 501 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 502 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.2
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 8 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 503 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
Elaborado por Tandem S.A.
Página 504 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
Página 505 de 4354
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.2
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
PROCEDIMIENTO
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 506 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.2
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
PROCEDIMIENTO
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 507 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 508 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
Página 509 de 4354
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.2
Transcurrido el tiempoPROCEDIMIENTO
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteuna el
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteuna el
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteuna el
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteuna el
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteuna el
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteuna el
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Una vez diligenciado el libro en su totalidad conservar 5
años en el Archivo de Gestión; posteriormente transferir
al Archivo Central, donde debe conservarse
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 510 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.2
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 511 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Gutiérrez CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
Elaborado por Tandem S.A.
Página 512 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA4.26
PRODUCTORA: Estación de Policía Gutiérrez CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.34 c ACTAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Lista de asistentes 2 Años 5 Años X
a Acta
4.37 c ACTAS PUESTOS DE CONTROL
a Programaciones
2 Años 5 Años X
a Resultado de Operativos
a Planillas de Revista
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
8 g ALERTAS TEMPRANAS
a Antecedentes 2 Años 8 Años X
a Alerta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 513 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Gutiérrez CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
33 GESTIÓN CENTRAL
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Gutiérrez CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña. 2 Años 5 Años X
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares, 3 Años 7 Años X
a
con cargo a las compañías de seguros
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
47.5 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Gutiérrez CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 7 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial 2 Años 5 Años X
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4
c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 516 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
57.4 POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Gutiérrez CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN
2 Años CENTRAL
5 Años X
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.22
c INFORMES DE JUDICIALIZACIÓN
a Avisos de ley a la procuraduría 2 Años 3 Años X
a Avisos de ley a Derechos Humanos
Elaborado por Tandem S.A.
Página 517 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Gutiérrez CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.24
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento 2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25
c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra 3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.40 c INFORMES INCAUTACIÓN SUSTANCIAS ALUCINÓGENAS
a Enlaces con agencias extranjeras
a Respuestas a intercambio de información y asesoría portuaria
3 Años 7 Años X
a Retroalimentación en temas de comercio exterior
a Respuestas a solicitudes de la comunidad extranjera
a Informe incautación de sustancias alucinógenas en el exterior
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades
a Reporte visitas domiciliarias 2 Años 3 Años X
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Gutiérrez CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
63.10 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.26 c LIBRO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Y ELEMENTOS MENORES
2 Años 18 Años
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.35 c LIBRO RADICADOR DE CASOS
2 Años 18 Años X
a Libro Radicador de Casos
63.36 c LIBRO RADICADOR DE DENUNCIAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.39 c LIBRO RADICADOR ORDENES DE TRABAJO
2 Años 18 Años X
a Libro
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 520 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Gutiérrez CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
64.1 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
Elaborado por Tandem S.A.
Página 521 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 522 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.3
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 8 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 523 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
Elaborado por Tandem S.A.
Página 524 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 525 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.3
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
PROCEDIMIENTO
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 526 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.3
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
PROCEDIMIENTO
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 527 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
Página 528 de 4354
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 529 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Una vez diligenciado el libro en su totalidad conservar 5
años en el Archivo de Gestión; posteriormente transferir
al Archivo Central, donde debe conservarse
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 530 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.3
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 531 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Une CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
Elaborado por Tandem S.A.
Página 532 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA4.26
PRODUCTORA: Estación de Policía Une CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.34 c ACTAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Lista de asistentes 2 Años 5 Años X
a Acta
4.37 c ACTAS PUESTOS DE CONTROL
a Programaciones
2 Años 5 Años X
a Resultado de Operativos
a Planillas de Revista
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
8 g ALERTAS TEMPRANAS
a Antecedentes 2 Años 8 Años X
a Alerta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 533 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Une CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
33 GESTIÓN CENTRAL
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
Página 534 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Une CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña. 2 Años 5 Años X
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares, 3 Años 7 Años X
a
con cargo a las compañías de seguros
Elaborado por Tandem S.A.
Página 535 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
47.5 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Une CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 7 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial 2 Años 5 Años X
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4
c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 536 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
57.4 POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Une CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN
2 Años CENTRAL
5 Años X
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.22
c INFORMES DE JUDICIALIZACIÓN
a Avisos de ley a la procuraduría 2 Años 3 Años X
a Avisos de ley a Derechos Humanos
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Une CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.24
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento 2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25
c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra 3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
Elaborado por Tandem S.A.
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Página 538 de 4354
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Une CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.40 c INFORMES INCAUTACIÓN SUSTANCIAS ALUCINÓGENAS
a Enlaces con agencias extranjeras
a Respuestas a intercambio de información y asesoría portuaria
3 Años 7 Años X
a Retroalimentación en temas de comercio exterior
a Respuestas a solicitudes de la comunidad extranjera
a Informe incautación de sustancias alucinógenas en el exterior
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades
a Reporte visitas domiciliarias 2 Años 3 Años X
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Une CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
63.10 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.26 c LIBRO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Y ELEMENTOS MENORES
2 Años 18 Años
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.35 c LIBRO RADICADOR DE CASOS
2 Años 18 Años X
a Libro Radicador de Casos
63.36 c LIBRO RADICADOR DE DENUNCIAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.39 c LIBRO RADICADOR ORDENES DE TRABAJO
2 Años 18 Años X
a Libro
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Une CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
64.1 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
Elaborado por Tandem S.A.
Página 541 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 542 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.4
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 8 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 543 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
Elaborado por Tandem S.A.
Página 544 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 545 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.4
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
PROCEDIMIENTO
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 546 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.4
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
PROCEDIMIENTO
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 547 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
Página 548 de 4354
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 549 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Una vez diligenciado el libro en su totalidad conservar 5
años en el Archivo de Gestión; posteriormente transferir
al Archivo Central, donde debe conservarse
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 550 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.4
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 551 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Chipaque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA4.26
PRODUCTORA: Estación de Policía Chipaque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.34 c ACTAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Lista de asistentes 2 Años 5 Años X
a Acta
4.37 c ACTAS PUESTOS DE CONTROL
a Programaciones
2 Años 5 Años X
a Resultado de Operativos
a Planillas de Revista
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
8 g ALERTAS TEMPRANAS
a Antecedentes 2 Años 8 Años X
a Alerta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 553 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Chipaque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
33 GESTIÓN CENTRAL
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Chipaque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña. 2 Años 5 Años X
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares, 3 Años 7 Años X
a
con cargo a las compañías de seguros
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
47.5 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Chipaque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 7 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial 2 Años 5 Años X
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4
c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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57.4 POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Chipaque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN
2 Años CENTRAL
5 Años X
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.22
c INFORMES DE JUDICIALIZACIÓN
a Avisos de ley a la procuraduría 2 Años 3 Años X
a Avisos de ley a Derechos Humanos
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Chipaque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.24
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento 2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25
c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra 3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Chipaque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.40 c INFORMES INCAUTACIÓN SUSTANCIAS ALUCINÓGENAS
a Enlaces con agencias extranjeras
a Respuestas a intercambio de información y asesoría portuaria
3 Años 7 Años X
a Retroalimentación en temas de comercio exterior
a Respuestas a solicitudes de la comunidad extranjera
a Informe incautación de sustancias alucinógenas en el exterior
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades
a Reporte visitas domiciliarias 2 Años 3 Años X
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 559 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Chipaque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
63.10 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.26 c LIBRO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Y ELEMENTOS MENORES
2 Años 18 Años
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.35 c LIBRO RADICADOR DE CASOS
2 Años 18 Años X
a Libro Radicador de Casos
63.36 c LIBRO RADICADOR DE DENUNCIAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.39 c LIBRO RADICADOR ORDENES DE TRABAJO
2 Años 18 Años X
a Libro
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Chipaque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
64.1 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.5
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 8 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
Elaborado por Tandem S.A.
Página 564 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 565 de 4354
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BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.5
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
PROCEDIMIENTO
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.5
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
PROCEDIMIENTO
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
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BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Una vez diligenciado el libro en su totalidad conservar 5
años en el Archivo de Gestión; posteriormente transferir
al Archivo Central, donde debe conservarse
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.5
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 571 de 4354
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Ubaque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA4.26
PRODUCTORA: Estación de Policía Ubaque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.34 c ACTAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Lista de asistentes 2 Años 5 Años X
a Acta
4.37 c ACTAS PUESTOS DE CONTROL
a Programaciones
2 Años 5 Años X
a Resultado de Operativos
a Planillas de Revista
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
8 g ALERTAS TEMPRANAS
a Antecedentes 2 Años 8 Años X
a Alerta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Ubaque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
33 GESTIÓN CENTRAL
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Ubaque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña. 2 Años 5 Años X
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares, 3 Años 7 Años X
a
con cargo a las compañías de seguros
Elaborado por Tandem S.A.
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47.5 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Ubaque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 7 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial 2 Años 5 Años X
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4
c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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57.4 POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Ubaque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN
2 Años CENTRAL
5 Años X
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.22
c INFORMES DE JUDICIALIZACIÓN
a Avisos de ley a la procuraduría 2 Años 3 Años X
a Avisos de ley a Derechos Humanos
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Ubaque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.24
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento 2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25
c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra 3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
Elaborado por Tandem S.A.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Ubaque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.40 c INFORMES INCAUTACIÓN SUSTANCIAS ALUCINÓGENAS
a Enlaces con agencias extranjeras
a Respuestas a intercambio de información y asesoría portuaria
3 Años 7 Años X
a Retroalimentación en temas de comercio exterior
a Respuestas a solicitudes de la comunidad extranjera
a Informe incautación de sustancias alucinógenas en el exterior
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades
a Reporte visitas domiciliarias 2 Años 3 Años X
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Ubaque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
63.10 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.26 c LIBRO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Y ELEMENTOS MENORES
2 Años 18 Años
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.35 c LIBRO RADICADOR DE CASOS
2 Años 18 Años X
a Libro Radicador de Casos
63.36 c LIBRO RADICADOR DE DENUNCIAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.39 c LIBRO RADICADOR ORDENES DE TRABAJO
2 Años 18 Años X
a Libro
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Ubaque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
64.1 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.6
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 582 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.6
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 8 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 583 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.6
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
Elaborado por Tandem S.A.
Página 584 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.6
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 585 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.6
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
PROCEDIMIENTO
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 586 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.6
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
PROCEDIMIENTO
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.6
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
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Página 588 de 4354
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.6
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 589 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.6
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Una vez diligenciado el libro en su totalidad conservar 5
años en el Archivo de Gestión; posteriormente transferir
al Archivo Central, donde debe conservarse
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.6
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 591 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Choachí CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA4.26
PRODUCTORA: Estación de Policía Choachí CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.34 c ACTAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Lista de asistentes 2 Años 5 Años X
a Acta
4.37 c ACTAS PUESTOS DE CONTROL
a Programaciones
2 Años 5 Años X
a Resultado de Operativos
a Planillas de Revista
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
8 g ALERTAS TEMPRANAS
a Antecedentes 2 Años 8 Años X
a Alerta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Choachí CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
33 GESTIÓN CENTRAL
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Choachí CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña. 2 Años 5 Años X
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares, 3 Años 7 Años X
a
con cargo a las compañías de seguros
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
47.5 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Choachí CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 7 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial 2 Años 5 Años X
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4
c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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57.4 POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Choachí CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN
2 Años CENTRAL
5 Años X
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.22
c INFORMES DE JUDICIALIZACIÓN
a Avisos de ley a la procuraduría 2 Años 3 Años X
a Avisos de ley a Derechos Humanos
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Choachí CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.24
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento 2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25
c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra 3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Choachí CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.40 c INFORMES INCAUTACIÓN SUSTANCIAS ALUCINÓGENAS
a Enlaces con agencias extranjeras
a Respuestas a intercambio de información y asesoría portuaria
3 Años 7 Años X
a Retroalimentación en temas de comercio exterior
a Respuestas a solicitudes de la comunidad extranjera
a Informe incautación de sustancias alucinógenas en el exterior
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades
a Reporte visitas domiciliarias 2 Años 3 Años X
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Choachí CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
63.10 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.26 c LIBRO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Y ELEMENTOS MENORES
2 Años 18 Años
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.35 c LIBRO RADICADOR DE CASOS
2 Años 18 Años X
a Libro Radicador de Casos
63.36 c LIBRO RADICADOR DE DENUNCIAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.39 c LIBRO RADICADOR ORDENES DE TRABAJO
2 Años 18 Años X
a Libro
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 600 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Choachí CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
64.1 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
Elaborado por Tandem S.A.
Página 601 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 602 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.7
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 8 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 603 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
Elaborado por Tandem S.A.
Página 604 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 605 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.7
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
PROCEDIMIENTO
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 606 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.7
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
PROCEDIMIENTO
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 607 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
Página 608 de 4354
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 609 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Una vez diligenciado el libro en su totalidad conservar 5
años en el Archivo de Gestión; posteriormente transferir
al Archivo Central, donde debe conservarse
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 610 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.7
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 611 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Fómeque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
Elaborado por Tandem S.A.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA4.26
PRODUCTORA: Estación de Policía Fómeque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.34 c ACTAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Lista de asistentes 2 Años 5 Años X
a Acta
4.37 c ACTAS PUESTOS DE CONTROL
a Programaciones
2 Años 5 Años X
a Resultado de Operativos
a Planillas de Revista
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
8 g ALERTAS TEMPRANAS
a Antecedentes 2 Años 8 Años X
a Alerta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
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OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Fómeque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
33 GESTIÓN CENTRAL
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
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ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Fómeque CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña. 2 Años 5 Años X
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares, 3 Años 7 Años X
a
con cargo a las compañías de seguros
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47.5 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 7 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial 2 Años 5 Años X
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4
c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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57.4 POLICÍA NACIONAL
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN
2 Años CENTRAL
5 Años X
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.22
c INFORMES DE JUDICIALIZACIÓN
a Avisos de ley a la procuraduría 2 Años 3 Años X
a Avisos de ley a Derechos Humanos
Elaborado por Tandem S.A.
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.24
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento 2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25
c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra 3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
Elaborado por Tandem S.A.
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CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.40 c INFORMES INCAUTACIÓN SUSTANCIAS ALUCINÓGENAS
a Enlaces con agencias extranjeras
a Respuestas a intercambio de información y asesoría portuaria
3 Años 7 Años X
a Retroalimentación en temas de comercio exterior
a Respuestas a solicitudes de la comunidad extranjera
a Informe incautación de sustancias alucinógenas en el exterior
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades
a Reporte visitas domiciliarias 2 Años 3 Años X
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
63.10 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.26 c LIBRO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Y ELEMENTOS MENORES
2 Años 18 Años
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.35 c LIBRO RADICADOR DE CASOS
2 Años 18 Años X
a Libro Radicador de Casos
63.36 c LIBRO RADICADOR DE DENUNCIAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.39 c LIBRO RADICADOR ORDENES DE TRABAJO
2 Años 18 Años X
a Libro
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
64.1 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
Elaborado por Tandem S.A.
Página 621 de 4354
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BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.8
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 622 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.8
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 8 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 623 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.8
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
Elaborado por Tandem S.A.
Página 624 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.8
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 625 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.8
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
PROCEDIMIENTO
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 626 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.8
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
PROCEDIMIENTO
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 627 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.8
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
Página 628 de 4354
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.8
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 629 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.8
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Una vez diligenciado el libro en su totalidad conservar 5
años en el Archivo de Gestión; posteriormente transferir
al Archivo Central, donde debe conservarse
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 630 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.8
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 631 de 4354
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Quetame CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
Elaborado por Tandem S.A.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA4.26
PRODUCTORA: Estación de Policía Quetame CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.34 c ACTAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Lista de asistentes 2 Años 5 Años X
a Acta
4.37 c ACTAS PUESTOS DE CONTROL
a Programaciones
2 Años 5 Años X
a Resultado de Operativos
a Planillas de Revista
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
8 g ALERTAS TEMPRANAS
a Antecedentes 2 Años 8 Años X
a Alerta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Quetame CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
33 GESTIÓN CENTRAL
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
Página 634 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Quetame CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña. 2 Años 5 Años X
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares, 3 Años 7 Años X
a
con cargo a las compañías de seguros
Elaborado por Tandem S.A.
Página 635 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
47.5 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Quetame CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 7 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial 2 Años 5 Años X
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4
c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
57.4 POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Quetame CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN
2 Años CENTRAL
5 Años X
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.22
c INFORMES DE JUDICIALIZACIÓN
a Avisos de ley a la procuraduría 2 Años 3 Años X
a Avisos de ley a Derechos Humanos
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Quetame CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.24
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento 2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25
c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra 3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
Página 638 de 4354
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Quetame CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.40 c INFORMES INCAUTACIÓN SUSTANCIAS ALUCINÓGENAS
a Enlaces con agencias extranjeras
a Respuestas a intercambio de información y asesoría portuaria
3 Años 7 Años X
a Retroalimentación en temas de comercio exterior
a Respuestas a solicitudes de la comunidad extranjera
a Informe incautación de sustancias alucinógenas en el exterior
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades
a Reporte visitas domiciliarias 2 Años 3 Años X
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 639 de 4354
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Quetame CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
63.10 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.26 c LIBRO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Y ELEMENTOS MENORES
2 Años 18 Años
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.35 c LIBRO RADICADOR DE CASOS
2 Años 18 Años X
a Libro Radicador de Casos
63.36 c LIBRO RADICADOR DE DENUNCIAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.39 c LIBRO RADICADOR ORDENES DE TRABAJO
2 Años 18 Años X
a Libro
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 640 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Quetame CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
64.1 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
Elaborado por Tandem S.A.
Página 641 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.9
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 642 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.9
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 8 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
Página 643 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.9
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
Elaborado por Tandem S.A.
Página 644 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.9
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 645 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.9
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
PROCEDIMIENTO
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 646 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.9
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
PROCEDIMIENTO
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 647 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.9
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
Página 648 de 4354
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.9
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 649 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.9
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Una vez diligenciado el libro en su totalidad conservar 5
años en el Archivo de Gestión; posteriormente transferir
al Archivo Central, donde debe conservarse
permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 650 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.9
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
Página 651 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Guayabetal CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
4 g ACTAS
4.3 c ACTAS COMITÉ ASIGNACIÓN DE TRABAJO
2 Años 5 Años X
a Acta
4.21 c ACTAS DE CAPACITACIÓN 2 Año 3 Años X
a Programación
a Nuevo modelo pedagógico
a Actas de capacitación
4.22 c ACTAS DE CAPACITACIÓN DERECHOS HUMANOS
a Programación
3 Año 5 Años X
a Actas de capacitación
a Nuevo modelo pedagógico
4.23 c ACTAS DE ENTREGA
a Revista de elementos
a Acta
a Actas de entrega de avantel 1 Año 3 Años X
a Antecedentes
a Actas de entrega de la obra a la unidad beneficiada
a Acta entrega de elementos al personal
4.24 c ACTAS DE ENTREGA DE CARGO O UNIDAD
a Revista de elementos 3 Año 17 Años X
a Antecedentes logísticos y de Talento Humano
4.26 c ACTAS DE INSTRUCCIÓN
a Acta
a Lista de Asistentes
a Acta de Instrucción al Personal 3 Años 5 Años X
a Informe de Inteligencia
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA4.26
PRODUCTORA: Estación de Policía Guayabetal CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 5 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Síntesis ejecutiva
a Actas de Ordenes Impartidas
4.30 c ACTAS DE REUNIÓN
3 Años 7 Años X
a Acta de reunión bimensual interdisciplinario
4.34 c ACTAS FRENTES DE SEGURIDAD
a Lista de asistentes 2 Años 5 Años X
a Acta
4.37 c ACTAS PUESTOS DE CONTROL
a Programaciones
2 Años 5 Años X
a Resultado de Operativos
a Planillas de Revista
4.45 c ACTAS DE REVISTA
2 Años 3 Años X
a Acta
8 g ALERTAS TEMPRANAS
a Antecedentes 2 Años 8 Años X
a Alerta
21 g CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
21.1 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES ENVIADAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación enviada
21.2 c CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS X
2 Años 8 Años
a Comunicación recibida
24 g CONTRAVENCIONES
a Contracenciones a ciudadanos
a Contravenciones Establecimienots Públicos 2 Años 5 Años X
a Notificación de Cierre
a Informe
33 g DERECHOS DE PETICIÓN
2 Años 8 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
Página 653 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Guayabetal CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
33 GESTIÓN CENTRAL
a Solicitud 2 Años 8 Años X
a Respuesta
47 g EXPEDIENTES
47.3 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO
a Planillas hoja de vida de inspección y mantenimiento
a Acta de novedades
a Oficio solicitud repuestos
a Oficio entrega repuestos inservibles
a Acta de inservibles
a Acta de renumeración
a Oficio entregado a la bodega
a Remesa de la unidad 3 Años 17 Años X
a Informativos administrativos
a Informativo administrativo
a Factura de compra
a Manifiesto de aduana
a Orden de trabajo
a Formato de solicitudes de repuesto
a Solicitudes de reparación y mantenimiento
a Valor de las reparaciones efectuadas en el taller
47.4 c EXPEDIENTE DE ARMAMENTO DECOMISADO E INCAUTADO
a Acta de Material Decomisado
a Citación
a Notificación
a Guías de Servientrega
a Solicitud de Devolución ante el Comando del Departamento
a Fotocopia de la Licencia de Funcionamiento Superintendencia Vigente
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD47.4
PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Guayabetal CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Fotocopia Cámara y Comercio Vigente
a Autorización de la Empresa para retiro del Arma autenticada
a
Fotografía reciente a color 3x4 de frente de quien está autorizado para
retirar el arma
a Fotocopia Cédula Ciudadanía Autorizado y quien Autoriza Autenticada
a Fotocopia y Original del Pasado Judicial Vigente
a
Constancia Laboral, si es empleado; si es independiente, que función
desempeña. 2 Años 5 Años X
a Fotocopia Carné Empleado Superintendencia Vigente
a
Constancia de Residencia expedida por la Alcaldía o por el Comando de
Policía
a Fotocopia y el Original del Permiso o Salvoconducto sino le fue incautado
a Solicitud de Información sobre el Arma a Indumil
a
Estudio del Arma por parte de la Oficina de Criminalística de la Escuela
General Santander
a Notificación de Multa
a Resolución de Multa
a Acta de Entrega
a Resolución Devolución de Arma
a Edicto Decomiso Definitivo
a Resolución de Decomiso Definitivo
47.5 c EXPEDIENTE DE AUTOMOTORES
a Formato Asignación de Vehículos
a Acta de Entrega del Vehículo a Conductores
a Herramientas entregadas por el interventor técnico a Conductores
a
Solicitudes de reparación formuladas por el destinatario o el conductor
respectivo
Cuentas de Cobro o facturas sobre reparaciones en talleres particulares, 3 Años 7 Años X
a
con cargo a las compañías de seguros
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
47.5 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Guayabetal CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES 3 Años 7 Años X
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
a Informativos levantados y fallados por Accidente o Mal Uso
a
Documentos de Distribución y Destilación del Automotor a las diferentes
unidades
a Documentos de Aseguramiento del Automotor
a Documentos de Alta y Baja del Automotor por Canje o Destrucción
a Documentos de Adquisición y Recepción del Automotor
57 g INFORMES
57.1 c INFORMES A ENTES DE CONTROL
a Informe de auditoria contraloría
a Informe de austeridad y eficiencia del gasto público
a Informe ejecutivo anual
a Planes de mejoramiento estratégico policial 2 Años 5 Años X
a Informe gastos de financiamiento de actividad
a Informe Geo numérico de Usuarios del Subsistema del SSPN
a Solicitud
57.4
c INFORMES DE ACTIVIDADES
a Informe Gerencial
a Informe Semanal
a Planilla de Actividades
a Resultados Operativos
a Fotografías
a Indicadores
a Acta de Incautación
a Informe control trafico de especies silvestres
2 Años 5 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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57.4 POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Guayabetal CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN
2 Años CENTRAL
5 Años X
a Informe ejecutivo incendios forestales
a Informe Mensual y Bimestral
a Informe Ejecutivo
a Cuadro de Estadísticas por Departamentos
57.18
c INFORMES DE GESTIÓN
a Relación de Actividades realizadas por los internos en el año
2 Años 3 Años X
a Listado de los internos
a Informe
57.22
c INFORMES DE JUDICIALIZACIÓN
a Avisos de ley a la procuraduría 2 Años 3 Años X
a Avisos de ley a Derechos Humanos
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Guayabetal CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.24
c INFORMES DE NOVEDADES
a Ascensos
a Vencimiento 2 Años 5 Años X
a Actualización
a Duplicado
a Denuncia por perdida
57.25
c INFORMES DE OPERATIVIDAD
2 Años 3 Años X
a Informes Mensuales a nivel Nacional
57.28 c INFORMES DE RESULTADO
a Hojas de trabajo
a Resultado de la muestra 3 Años 5 Años X
a Normas o Especificaciones Técnicas
a Concepto Técnico
a Informe
57.31 c INFORMES DE SEGUIMIENTO PLAN DE DEFENSA
a Cronograma de actividades 2 Años 5 Años X
a Informe
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Guayabetal CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
57.40 c INFORMES INCAUTACIÓN SUSTANCIAS ALUCINÓGENAS
a Enlaces con agencias extranjeras
a Respuestas a intercambio de información y asesoría portuaria
3 Años 7 Años X
a Retroalimentación en temas de comercio exterior
a Respuestas a solicitudes de la comunidad extranjera
a Informe incautación de sustancias alucinógenas en el exterior
57.41 c INFORMES INTERNOS
a Informe de anticorrupción
a Informe Clima organizacional
a Informe Bienestar de Policía
a Reporte mensual de actividades
a Reporte visitas domiciliarias 2 Años 3 Años X
a Informe de ejecución anual
a Informe de Resultados
a Informe de Retroalimentación
a Informe Gerencial
59 g INVENTARIOS
59.4 c INVENTARIO DOCUMENTAL ARCHIVO DE GESTIÓN
2 Años 8 Años X
a Inventario
63 g LIBROS
63.7 c LIBRO COMUNICACIONES ENVIADAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.8 c LIBRO COMUNICACIONES RECIBIDAS
2 Años 8 Años X
a Libro
63.10 c LIBRO CONTRAVENCIONES
2 Años 18 Años X
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Guayabetal CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
63.10 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 18 Años X
a Libro
63.15 c LIBRO DE INGRESO Y SALIDA DE INTERNOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.16 c LIBRO DE OFICIAL DE SERVICIO
2 Años 18 Años X
a Libro Oficial de Servicios
63.19 c LIBRO DE SUPERVISIÓN Y CONTROL
3 Años 18 Años x
a Libro
63.23 c LIBRO MINUTA DE GUARDIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.24 c LIBRO MINUTA DE SERVICIOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.25 c LIBRO MINUTA DE VIGILANCIA
2 Años 18 Años X
a Libro
63.26 c LIBRO PÉRDIDA DE DOCUMENTOS Y ELEMENTOS MENORES
2 Años 18 Años
a Libro
63.27 c LIBRO PRESTAMO DE DOCUMENTOS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.33 c LIBRO RADICADOR ACTAS
2 Años 18 Años X
a Libro radicador actas
63.35 c LIBRO RADICADOR DE CASOS
2 Años 18 Años X
a Libro Radicador de Casos
63.36 c LIBRO RADICADOR DE DENUNCIAS
2 Años 18 Años X
a Libro
63.39 c LIBRO RADICADOR ORDENES DE TRABAJO
2 Años 18 Años X
a Libro
64 g LISTADOS
64.1 c LISTADOS DE CONTROL
2 Años 4 Años X
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POLICÍA NACIONAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: POLICÍA NACIONAL
DIRECCIÓN: DIRECCIÓN OPERATIVA - DEPARTAMENTO DE POLICÍA CUNDINAMARCA
OFICINA PRODUCTORA: Estación de Policía Guayabetal CÓDIGO DE LA OFICINA PRODUCTORA:
RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
ARCHIVO ARCHIVO
CT E M S
64.1 GESTIÓN CENTRAL
2 Años 4 Años X
a Listado
67 g MAPAS DE RIESGOS
a Mapa 2 Años 5 Años X
a Instructivo de seguimiento mapas de riesgos
73 g ÓRDENES
73.2 c ÓRDENES DE CUMPLIMIENTO
2 Años 18 Años X
a Orden
Elaborado por Tandem S.A.
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.10
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.10
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 1% de los
PROCEDIMIENTO
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, por carecer
de valores secundarios.
Por ser un documento de carácter histórico, terminado el
tiempo de retención en el archivo de gestión, transferir al
archivo central y conservar durante 8 años, cumplido el
tiempo de retención transferir al Archivo Histórico y
conservar permanentemente.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.10
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
Elaborado por Tandem S.A.
Página 664 de 4354
MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.10
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra representativa del 5% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.10
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
PROCEDIMIENTO
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
seleccionar una muestra estadística representativa del
2%, de los expedientes de mayor trascendencia para la
Policía Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.10
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
PROCEDIMIENTO
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.10
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Elaborado por Tandem S.A.
MINISTERIO DE DEFENSA
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POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.10
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 2% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Nacional, los demás serán eliminados mediante el
proceso de picado.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención eliminar, teniendo en
cuenta que esta información se registrará en el inventario
del archivo central de la dependencia denominada
"Grupo de Gestión Documental".
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el Archivo Central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer de valores secundarios.
Elaborado por Tandem S.A.
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MINISTERIO DE DEFENSA
POLICÍA NACIONAL
BLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
3.8.1.3.3.1.2.10
PROCEDIMIENTO
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central,
eliminar por carecer
Transcurrido de valores
el tiempo secundarios.
de retención, seleccionar una
muestra estadística representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 3% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar
eliminados medianteunael
muestra
proceso deestadística
picado. representativa del 1% de los
expedientes de mayor trascendencia para la Policía
Transcurrido
Nacional, losel demás
tiempo serán
de retención, seleccionar