BASE DE DATOS 2
Una base de datos está formada por uno o más
archivos. Un archivo es una colección de
información relacionada (en este caso se trata de
un archivo de datos creado por un programa de
base de datos).
Un archivo en una base de datos es una
colección de registros. Un registro es la
información relacionada con una persona,
producto o suceso.
Cada trozo discreto de información en un registro
se denomina campo. El tipo de información que
puede contener un campo está determinado por
el tipo de campo: de texto, numérico, de fecha.
Además de estos campos estándar puede haber
campos que contengan gráficos, fotografías
digitalizadas, sonidos y videos. Los campos
calculados contienen fórmulas similares a las de
una hoja de cálculo y exhiben valores calculados
a partir de valores de otros campos numéricos.
La mayoría de las bases de datos ofrecen más de
una forma de ver los datos, entre ellas:
vistas de formulario: muestran un registro cada
vez;
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vistas de lista: exhiben varios registros en listas
similares a una hoja de cálculo.
En ambos casos se pueden acomodar los
campos sin modificar los datos subyacentes.
Muchos programas de bases de datos pueden
importar datos en forma de archivos creados con
procesadores de texto, hojas de cálculo u otras
bases de datos. También es posible modificar,
añadir o eliminar registros.
El punto al usar una base de datos es recuperar
la información en forma oportuna y apropiada. La
información es de poco valor si no podemos
acceder a ella. Los programas de bases de datos
ofrecen una variedad de órdenes y capacidades
que facilitan la obtención de la información
necesaria:
Hojear (browse): Es la forma más elemental y
consiste en "hojear" en los registros como si se
tratara de las hojas de una libreta. Este "hojear"
electrónico no ofrece ninguna ventaja con
respecto al papel y es muy ineficiente con
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archivos grandes.
Consulta de base de datos: Se solicita a la
base de datos la información específica. Una
consulta (query) puede ser:
una búsqueda simple de un registro específico; o
una solicitud para seleccionar todos los registros
que satisfagan un conjunto de criterios.
Ordenamiento de datos: En ocasiones hay que
reacomodar los registros para poder usar los
datos en la forma más eficiente. Con una
instrucción de ordenamiento es posible acomodar
los registros en orden alfabético o numérico con
base en los valores de uno o más campos.
Impresión de informes, etiquetas y formatos
de cartas: La salida impresa más común de una
base de datos es un informe: una lista ordenada
de los campos y registros seleccionados en un
formato fácil de leer.. También se pueden producir
etiquetas para envíos por correo y formatos de
cartas personalizadas. En su mayor parte, los
programas de bases de datos exportan los
registros y campos necesarios a procesadores de
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textos con capacidades de combinación de
correo, los cuales se encargan de la impresión
de las cartas.
Consultas complejas: Las consultas pueden ser
simples o complejas, pero siempre deben ser
precisas y sin ambigüedades. El método exacto
para realizar una consulta depende de cuál sea la
interfaz con el usuario del software específico de
la base de datos. En casi todos los programas el
usuario puede especificar las reglas de la
búsqueda en una ventana de diálogo o un
formato blanco en pantalla. En algunos
programas es preciso que el usuario teclee la
solicitud con un lenguaje de consultas especial,
más preciso que nuestro lenguaje natural.
Un sistema de administración de base de
datos (DBMS, database management system)
es un programa o un sistema de programas que
manipula datos en una gran colección de
archivos, estableciendo referencias cruzadas
entre los archivos según se requiera. El software
de este tipo se usa como un instrumento para
integrar la administración de bases de datos y el
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flujo de información en una organización. Un
sistema de administración de base de datos
puede usarse de manera interactiva o puede ser
controlado directamente por otros programas.
Todos los registros de todos los archivos tienen
un campo que sirve como campo clave. Las
bases de datos organizadas de esta manera se
llaman bases de datos relacionales. Un
programa de base de datos relacional es aquel
con que se relacionan archivos de manera que
los cambios en uno se reflejen automáticamente
en los demás. La estructura de una base de
datos relacional se basa en el modelo relacional,
un modelo matemático que combina datos en
tablas.
Un sistema de administración de bases de
datos relacional (RDBMS, relational DBMS)
accesa los datos por el contenido en lugar de la
dirección. Es decir que se busca en la base de
datos la información deseada, en vez de llegar a
los datos mediante una serie de índices y
direcciones físicas en un disco; las relaciones
entre los datos se definen en términos lógicos y
no físicos. La base de datos no tiene una relación
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predeterminada entre los datos, como los
registros en el entorno de archivo llano
tradicional. De esta manera se pueden obtener
los datos en el nivel del campo. En el
procesamiento tradicional, para examinar un solo
campo se debe recuperar todo el registro.
El DBMS permite trabajar con una base de
datos integrada que sirve a la organización
como un todo, no a un solo departamento
específico. Los beneficios de un entorno de
bases de datos integrados son:
Mayor acceso a la información: ofrece una gran
flexibilidad en el tipo de informes que se pueden
generar y el tipo de preguntas en línea que se
pueden hacer.
Mejor control: permite que los datos se
centralicen para aumentar la seguridad; al
centralizar los datos es posible usar las
estructuras de datos (manera en que los campos
y registros se relacionan entre sí) para controlar
la redundancia.
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Desarrollo de software más eficiente: la tarea
de programación se simplifica porque los datos
se encuentran más disponibles. Además, los
datos en una base de datos son independientes
de los programas de aplicaciones; es decir, los
campos se pueden agregar, cambiar y suprimir
de la base de datos sin afectar los programas
existentes.
Al trabajar con una base de datos se deben
seguir ciertas reglas empíricas:
Elegir la herramienta correcta para el trabajo.
Pensar como se explotara la información antes
de ingresarla.
Comenzar con un plan, pero estar dispuesto a
modificarlo si es necesario.
Mantener la consistencia de los datos. La
inconsistencia puede alterar el ordenamiento y
complicar las búsquedas.
Las bases de datos son tan buenas como los
datos que contienen. No debe confiarse todo a la
revisión automática, la revisión humana y un poco
de escepticismo al usar la base de datos son
necesarios.
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Consultar con cuidado, definiendo afinadamente
las reglas de selección.
Campo: unidad básica de una base de datos. Un
campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una
persona. La descripción de un campo, permite
aclarar información referida a los nombres del
campo. El tipo de campo, permite especificar el
tipo de información que cargaramos en dicho
campo, esta puede ser:
Texto: para introducir cadenas de caracteres
hasta un máximo de 255
Memo: para introducir un texto extenso. Hasta
65.535 caracteres
Numérico: para introducir números
Fecha/Hora: para introducir datos en formato
fecha u hora
Moneda: para introducir datos en formato
número y con el signo monetario
Autonumérico: en este tipo de campo, Access
numera automáticamente el contenido
Sí/No: campo lógico. Este tipo de campo es sólo
si queremos un contenido del tipo Sí/No,
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Verdadero/Falso, etc.
Objeto OLE: para introducir una foto, gráfico,
hoja de cálculo, sonido, etc.
Hipervínculo: podemos definir un enlace a una
página Web
Asistente para búsquedas: crea un campo que
permite elegir un valor de otra tabla o de una lista
de valores mediante un cuadro de lista o un
cuadro combinado.
Registro: es el conjunto de información referida a
una misma persona u objeto. Un registro vendría
a ser algo así como una ficha.
Campo clave: campo que permite identificar y
localizar un registro de manera ágil y organizada.
Diseño de Sistemas en entorno de Base de
Datos
Pasos a seguir:
Inventario Preliminar: Relevamiento sin mucho
detalle para ver el volumen de la tarea a realizar.
Etapa de Análisis: (crítica y detallado de la
organización) (Análisis de Sistemas: usando
herramientas, encuestas, estadísticas, etc.,
arman una carpeta que marca la organización
actual de la empresa con las modificaciones
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propuestas para organizar el sistema).
Etapa de Diseño: Cuál es la mejor solución
informática en función de la carpeta (Ingeniería
de Sistemas) (Diagnósticos). Esto nos llevará a
una carpeta técnica con instructivo, manual de
funciones, etc., para llegar a la última etapa.
Programación e Implementación: Se elige el
lenguaje y programadores.
Puesta en Marcha:
Mantenimiento: Se lo mantiene con
actualizaciones, con el tiempo, la performance
del sistema decrece por lo que se requiere más
mantenimiento. Cuando este tiempo es muy
grande se intenta renovarlo.
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