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Organigrama Tiendas D1

2. Instrucciones para el Líder de Regional.

Se recomienda que el líder regional, considere los siguientes aspectos para fortalecer el
liderazgo personal en cada uno de los empleados que hacen parte de la empresa, los cuales
son:

 Tener claras las debilidades y fortalezas como ser humano, profesional y trabajador.

 Establecer un proyecto de vida con metas claras.

 Escribir las metas y definirles un plan de acción.

 Conocer cuál es el objetivo de tu trabajo o empleo en una empresa u organización.

 Ser responsable de los actos y consecuencias de las actividades a ejecutar para la

consecución de metas.

 Definir las causas que generan un problema para encontrar soluciones y no

culpables.
  Definir un plan de capacitación fundamental para adquirir conocimientos que
permitan mejorar el perfil profesional y laboral.

 Definir, para las metas trazadas, actividades, secuencia, responsables y lugares de

ejecución de las actividades.

 Definir un plan de control y seguimiento a las actividades definidas en el plan de

acción personal.

 Realizar un plan de mejora para las actividades que garantice el cumplimiento de

metas trazadas.

3. Perfiles y funciones de cargo.

Gerencia regional: Establecer cuotas y elaborar planes de ventas regionales alineados con
los objetivos comerciales; Apoyar a los gerentes de tienda con el funcionamiento cotidiano
de sus tiendas; Evaluar el desempeño individual y el de la tienda; Informar sobre los
resultados de ventas regionales; Prever beneficios trimestrales y anuales; Identificar
necesidades de contratación, seleccionar y formar a nuevos vendedores; Preparar y revisar
el presupuesto anual para la zona que tienes bajo tu responsabilidad; Analizar las
tendencias del mercado regional y descubrir nuevas oportunidades de crecimiento; Abordar
posibles problemas y sugerir rápidas soluciones; Participar en decisiones de expansión o
adquisición; Sugerir nuevos productos/servicios y técnicas de venta innovadoras para
aumentar la satisfacción del cliente

Gerencia administrativa: Responsable de la planeación, dirección y control de la parte

administrativa; Revisión y optimización de los procedimientos internos para el óptimo
aprovechamiento de los recursos humanos y financieros; Revisión y gestión de la estructura
contable, financiera y presupuestal de la compañía; Presentación de estados financieros y
presupuestos, manejo de cartera y recobros a entidades aseguradoras; Atender los
lineamientos establecidos por la junta directiva, y cumplir con las disposiciones de los
reglamentos y estatutos de la empresa; Coordinar las auditorias del proceso de calidad,
obteniendo así la certificación ISO 9001:2008; Participar en la elaboración y actualización
de los manuales de la organización y procedimientos; Planear, vigilar y evaluar las
funciones, los planes y los programas de trabajo de cada uno de los departamentos de la
empresa; Participar en la elaboración y actualización de los manuales y procedimientos de
la organización.

Contador: Administrar el flujo de efectivo; Elaboración de estados financieros;

Proyecciones y variaciones contables; Cumplimiento de las obligaciones fiscales;
Realización de auditorías internas; Registro del libro contable.
Auxiliar contable: Contabilizar y procesar asientos de diario para garantizar que se
registren todas las transacciones empresariales; Actualizar las cuentas por cobrar y emitir
facturas; Actualizar las cuentas por pagar y realizar conciliaciones; Asistir en el
procesamiento de balances, estados de resultados y otros estados financieros de acuerdo
con las directrices legales y financieras de la empresa; Asistir con la revisión de gastos,
registros de nómina, etc., según lo asignado; Actualizar los datos financieros en las bases de
datos para garantizar que la información sea precisa y esté disponible de inmediato cuando
sea necesario; Preparar y enviar informes semanales y mensuales; Ayudar a contables
sénior en la preparación de cierres mensuales/anuales, entre otros.

Tesorería: Se encarga de controlar el dinero de una empresa: las entradas y salidas

monetarias, el flujo de caja, los cobros por ventas, las negociaciones por préstamos, entre
otros.

Dirección de sistemas: Gestionar la infraestructura de TI de una empresa, supervisando las

operaciones tecnológicas y garantizando su nivel de eficiencia es una de las primeras
funciones de un IT Manager; Supervisar el proceso de implementación de la infraestructura
tecnológica que demande la empresa según sus objetivos estratégicos; Definir y establecer
políticas y normas asociadas a su área, incluyendo aquellas relacionadas con proceso de
compra de equipos, procesos de protección de datos, gestión de proveedores, etc.; Diseño y
planificación de estrategias de control de costos y mejora de la productividad, garantizando
el retorno de la inversión (ROI); Analizar los requerimientos comerciales y proponer
soluciones tecnológicas confiables y rentables; Invertir en nuevas tecnologías o
actualizaciones antes de que sea necesario, evitando así impacto negativo en el negocio;
Gestionar los procesos de subcontratación de servicios de infraestructura tecnológica con
proveedores externos optimizando así el servicio y los presupuestos; Prevenir los ataques
de virus informáticos, amenazas externas y en general, gestionar la ciberseguridad de la
empresa.

Asistente de sistemas: Realizar mantenimiento preventivo y correctivo de hardware y

software a los equipos de cómputo cuando sea requerido; Verificar y mantener el correcto
funcionamiento de la red cableada y los puntos Inalámbricos; Mantenimiento de servidores
locales y servidor web; Realizar los desarrollos de aplicativos web requeridos por la
Corporación para la ejecución de proyectos; Mantenimiento de las aplicaciones web que la
Corporación utiliza para su Funcionamiento; Dar soporte a las diferentes estrategias de la
Corporación sobre implementación de herramientas que faciliten su labor; Administrar el
préstamo de equipos (portátiles, proyector, etc.).

Analista de inventarios: Gestionar las compras de inventario, la asignación de recursos y

pronostican las ventas futuras.
Información y tecnología IT: Brindar soporte técnico; Implementar y administrar la
infraestructura IT; Definir estrategias de inversión en tecnología; Mantener la seguridad
informática; Ejecutar proyectos específicos de IT.

Asistente de IT: Ayuda para instalar, configurar y mantener la estructura IT de la empresa;

Configuración de aplicaciones de hardware y software según sea necesario; Prestación de
asistencia general al departamento IT y a los usuarios informáticos de la empresa;
Instalación y mantenimiento de diversos periféricos, así como instalación de
actualizaciones y parches correspondientes; Gestión de consultas de clientes y compañeros
en relación con redes, sistemas y aplicaciones, a menudo a través de un servicio de
asistencia; Varias tareas en curso, como comprobar y revisar el contenido, introducir datos,
mantener la base de datos, así como utilizar impresoras, fotocopiadoras y dispositivos
similares.

Recepción: Brindar atención a visitantes externos y canalizarlos al área correspondiente;

Llevar a cabo el registro de visitantes externos a la secretaria; Captar las llamadas
telefónicas y canalizarlas de manera adecuada y oportuna; Mantener actualizado el
directorio de extensiones internas y celulares del personal de la secretaria; Apoyar en la
organización en general para una mejor atención al ciudadano.

Talento humano: Coordinar al personal; Delegar responsabilidades; Representar los

intereses colectivos; Comunicar los objetivos empresariales; Canalizar asuntos a las áreas
respectivas; Diseñar estrategias directivas; Evaluar el desempeño.

Asistente de talento humano: Compilan y mantienen los expedientes del personal.

Registran los datos de cada empleado, como por ejemplo, domicilio, ingresos semanales,
ausencias, totales de ventas o producción, informes de supervisión; y la fecha y motivo de
la terminación de la relación laboral.

Salud ocupacional: Identificar, inspeccionar y registrar riesgos en el desarrollo de las

actividades en el trabajo; Apoyar la implementación, registro y seguimiento del sistema y
programas de gestión de seguridad ocupacional, higiene, ambientales y de seguridad
industrial.

Gerencia en ventas: Planifica los presupuestos de venta; Establece metas y objetivos para
el área; Pronostica las ventas; Selecciona a los mejores vendedores; Define los objetivos de
cada vendedor; Motiva a su equipo; Evalúa al grupo de trabajo.

Jefes de zona: Maximizar las ventas de sus tiendas; Asegurar que las operaciones de la
tiendas en general y diariamente se lleven a cabo de acuerdo a las normas de la empresa y
los reglamentos; Tomar todas las medidas necesarias para tener excelentes empleados en
las tiendas; Asegurar el menor costo posible para todas las operaciones y procedimientos.;
Trabajar en cooperación con todas las demás áreas a fin de que la compañía logre mejores
resultados y sea más exitosa; Y todas aquellas funciones que su jefe y la empresa disponga.

Supervisores: Mantener la tienda en orden y limpia, velar por tener el inventario suficiente
de acuerdo a la instrucción y política de la compañía, garantizar un buen servicio al cliente,
control de pérdidas y manejo de personal.

Asistente de ventas: Atención al cliente, anunciar y dar a conocer diversos productos,

impulso y venta de artículos. El manejo de la caja registradora, empleo y manipulación de
mercancía, acomodación de productos (surtido). Colocación de precios, rotación y cuidado
de inventarios.

Auxiliar asistente de ventas: Manejar los productos de la tienda realizando actividades

como: recibir mercancía, organizar los anaqueles y realizar inventarios. Brindar asesoría a
los clientes sobre productos, precios y promociones.

BPM: Garantizar que los productos se fabriquen en condiciones sanitarias adecuadas y se

disminuyan los riesgos inherentes en la producción y distribución.

Gerencia de logística: Planificar estratégicamente y gestionar la logística, el almacén, el

transporte y los servicios a clientes; Dirigir, optimizar y coordinar todo el ciclo de pedidos;
Colaborar y negociar con proveedores, fabricantes, comerciantes y consumidores; Llevar
un registro de la calidad, la cantidad, los niveles de existencias, los plazos de entrega, los
costes de transporte y la eficiencia; Disponer el almacén, catalogar productos, planificar
rutas y procesar envíos; Resolver cualquier problema o queja que surja; Supervisar,
asesorar y formar al personal de almacén; Cumplir objetivos de costes, productividad,
precisión y puntualidad; Mantener métricas y analizar datos para evaluar el rendimiento e
implantar mejoras; Cumplir las leyes, los reglamentos y los requisitos ISO.

Gerente de compras: Es responsable de la búsqueda de los mejores suministros y

proveedores para la empresa; Elaborar, implementar y gestionar las estrategias y
procedimientos de compras; Gestionar las actividades de compras, supervisar al personal
bajo su cargo y asignar las tareas correspondientes; Gestionar las relaciones comerciales
con los vendedores; Solicitar cotizaciones y negociar con los proveedores los contratos,
tarifas y tiempos de entrega de los productos y servicios; Administrar la base de datos de
los proveedores y los registros e historiales de compras; Asegurarse de que las actividades
de mantenimiento del equipo de oficina y de producción se realicen bien y de forma
oportuna; Coordinar el control del inventario y determinar las necesidades para mantener
un inventario adecuado de materias primas y productos; Asegurarse que todos los artículos
adquiridos tengan la calidad requerida y que cumplan con las especificaciones establecidas;
Garantizar que los productos entregados sean precisamente los que se ordenaron, en
función de cantidad, marca y estándar determinados; Elaborar estimaciones de costos;
Administrar el presupuesto; Capacitar a los nuevos empleados; Monitorear que todas las
compras se realicen en tiempo y forma; Gestionar y controlar los documentos aduanales de
los productos de procedencia extranjera, en colaboración con agentes aduanales externos, o
el departamento de aduanas, en caso de que la empresa cuente con uno.

Auxiliar de compras: Supervisar los niveles de existencias y determinar necesidades de

compra; Indagar sobre proveedores potenciales; Realizar el seguimiento de pedidos y
garantizar entregas puntuales; Actualizar bases de datos internas con detalles de pedidos
(fechas, proveedores, cantidades y descuentos); Llevar a cabo estudios de mercado para
identificar tendencias de precios; Evaluar ofertas de proveedores y negociar precios
mejores; Elaborar análisis de costes; Mantener registros de facturas y contratos
actualizados; Hacer un seguimiento con proveedores, en caso necesario, para confirmar o
cambiar pedidos; Actuar de enlace con el personal de almacén para garantizar que todos los
productos lleguen en buen estado.

Jefe de seguridad: Dirigir el equipo de seguridad, Administrar los recursos, Liderar el

Sistema de Gestión en Seguridad, Diseñar Estrategias y programas de seguridad,
Prevención y control de perdidas, Diseño de esquemas de seguridad, Elaboración de
presupuesto de Seguridad, Entrenamientos en Seguridad, Asesoría y acompañamiento en
todos los procesos logísticos de la empresa

Gerencia de expansión: Realizar la prospección de nuevos mercados, nacionales o

internacionales, físicos u online, para detectar oportunidades de expansión; Preparar el plan
estratégico de expansión, tras analizar el potencial de mercado y en función de las
necesidades de la compañía; Analizar la viabilidad de proyectos de expansión específicos;
Localizar las mejores ubicaciones para los nuevos establecimientos y negociar las
condiciones de los contratos con los arrendadores y resto de empresas proveedoras;
Coordinar los proyectos de apertura (de nuevos establecimientos, nuevas áreas geográficas,
nuevos mercados); Supervisar que se respete la imagen de marca en las nuevas aperturas.

Interventor: Ejerce la vigilancia y control de la correcta iniciación, ejecución y liquidación

de los contratos de obra con el fin de prevenir los posibles riesgos que deba asumir la
empresa.

3.1 Análisis del perfil laboral y el desempeño de los trabajadores.

Teniendo en cuenta la información planteada, se ha comprobado que efectivamente los

empleados que tienen dichos cargos en la empresa, cumplen de forma eficiente cada una de
las responsabilidades que les corresponde, lo cual permite la productividad y el crecimiento
de la empresa D1.

3.2 Muestra para análisis de autodesarrollo y liderazgo personal.

Para este ejercicio se seleccionaron tres trabajadores, los cuales son:

  Camila Gonzales Parra: Ocupa el cargo de jefe de zona, tiene 37 años de edad, y
cuenta con 8 años de experiencia en el cargo que desempeña. Sus metas son
comprar una casa propia para ella y su familia, seguir preparándose
profesionalmente estudiando una especialización en desarrollo y gestión de ventas
para así lograr aplicar a puestos más altos como el cargo de gerencia en ventas.
 Carlos Andrés Medina Benítez: Ocupa el cargo de contador, tiene 45 años de
edad, con 20 años de experiencia, de los cuales han sido 5 años laborando para la
empresa. Se ha planteado como meta, ahorrar para poder iniciar su propio negocio,
seguir preparándose profesionalmente para escalar en un puesto más alto dentro de
la empresa.
 Paola Herrera Vargas: Ocupa el cargo de asistente en ventas, tiene 25 años de
edad, con 2 años de experiencia en el área de ventas (caja). Se ha propuesto como
meta personal independizarse económicamente de sus padres, estudiar la carrera
profesional de administración de empresas, y también quiere subir de puesto a
supervisora dentro de la empresa.

Observaciones: Realizando la evaluación de las metas que se han propuesto, se puede

decir que son metas alcanzables pero que necesitan de esfuerzo y dedicación, algunos ya
están trabajando en pro de lograrlas, sin embargo, otros las han postergado por un tiempo,
quedándose en la zona de confort por miedo al fracaso. Es necesario motivarlos para que
sigan teniendo un crecimiento personal y profesional que aporte de forma positiva a la
empresa.

3.3 Plan de seguimiento de la empresa.

1. Establecer objetivos.
2. Diario de actividades semanales: Metas y logros.
3. Autoevaluación de los procesos: Identificar errores y establecer estrategias de
intervención adecuadas.
4. Informe mensual de las actividades económicas y laborales que desempeñan.

3.4 Estrategia de control y seguimiento al logro de las metas personales.

1. Evaluación psicológica motivacional.

2. Proyecto de vida personal y profesional: Cumplimiento de los objetivos.