Foro temático: "Tipos de Documentos".
El aprendiz debe compartir tres tipos de documentos
aplicando lo consignado en la Norma Icontec NTC 185. Debe publicar su aporte a través del foro de
discusión, con el fin de que los demás aprendices conozcan su posición al respecto .
El primordial objeto de la Norma Icontec GTC 185, es el de plantear una serie de
recomendaciones para la elaboración de los diversos tipos de documentos que
generan las organizaciones. Teniendo en cuenta que, su enfoque es el de facilitar
la proyección de una apropiada imagen corporativa, al establecer una vinculación
directa entre la norma prescrita y todo el personal involucrado en la generación de
documentos institucionales.
Algunos de los documentos mencionados en la norma son los siguientes:
Circular: comunicación escrita de interés
común, con el mismo contenido
dirigido a un grupo específico.
Algunas de sus caracteristicas son las
siguientes:
- tratar un solo tema
- iniciar y finalizar el texto con una frase de
cortesía
- redactar en forma clara, precisa, concreta
y concisa
- usar un tratamiento respetuoso y cortés,
entre otras …
Sus clases de circulares son:
-La circular general se dirige a un grupo
específico de personas.
-La carta circular está dirigida en forma
personalizada.
La circular puede dirigirse a un particular o a un grupo en conjunto, require ciertas formalidades en su
forma, de sus formalidades me gustaria resaltar que el señalamiento del remitente se ubica al final
del documento cumpliendo con formalidades que permitan comprobar la autenticidad de estos.
Memorando: comunicación escrita que se emplea
en las empresas para tratar asuntos internos.
Algunas de sus caracteristicas son las siguientes :
- utilizar los formatos normalizados en los manuales
de cada organización;
- redactar en forma clara, breve, directa, sencilla,
cortés y en modo impersonal o en
primera persona del plural;
- tratar preferiblemente un solo tema por
memorando.
A su vez el memorando puede cumplir con las
siguientes objetivos.
-informar sobre un hecho en forma breve.
-tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
-reiterar información, requerimiento o solicitud
urgente.
-conocer detalles sobre un aspecto determinado.
-hacer llamados de atención, entre otros.
En conclusion, el memorando es un documento muy detallado , lleno de formalidades (remitente,
fecha, lugar, etc…) y procedimental, redactado de tal forma que su contenido sea de facil
entendimiento para quien este dirigido su contenido.
Informe administrativo: documento que
describe o da a conocer datos
precisos sobre el estado de cualquier
actividad, relativos a un caso concreto
para
conocer resultados de procesos
administrativos.
Alguna de sus caracteristicas son las
siguientes:
-tratar un solo tema por informe.
- redactar en forma clara, precisa,
concreta y concisa.
- usar tratamiento respetuoso y cortés;
- redactar en forma impersonal (se
proyecta, se estudió).
- utilizar los formatos normalizados, de
acuerdo con los manuales de cada
organización.
Y puede ser utilizado para alguno de los
siguientes fines:
-regular o aclarar una situación;
- informar sobre un hecho, expresar
necesidades o hacer requerimientos.
- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.
Los informes pueden ser de tres clases
a) resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas,
b) informe corto, que consta de una a 10 páginas y
c) informe extenso, de 11 páginas en adelante.
El informe se basa en un documento detallado con el lleno de formalidades como el departameto , la
fecha y lugar , remitente etc, asi como los objetivos, informe y conclusion, a mi parecer es documento
mas complete al cual se refiere el CGT185.
