Sistema ERP (Enterprise Resource Planning)
Rodrigo Hernández
Cristopher Coloma
Constanza Olivares
Alexis Carrasco
Definición
Un sistema ERP es una plataforma completa e integrada diseñada para gestionar
eficientemente las diversas actividades comerciales diarias de una organización.
Estas actividades incluyen, entre otras, contabilidad, finanzas, adquisiciones,
gestión de proyectos, cadena de suministro, fabricación e investigación.
Objetivo
En la actualidad, los consumidores son más exigentes y están mejor informados
sobre la competencia gracias a sus dispositivos móviles con conexión a Internet, lo
que hace imprescindible para las empresas adoptar una estrategia centrada en el
cliente. En este contexto, el ERP (Enterprise Resource Planning) se vuelve crucial
al conectar de manera efectiva las operaciones de back office y front office, según
revela un sondeo de IDC Manufacturing Insights en el que el 75% de los grandes
fabricantes con más de 5000 empleados reconocen la importancia de esta
plataforma para ofrecer una experiencia satisfactoria al consumidor.
Las empresas deben adoptar herramientas que generen ventajas competitivas
para impulsar las ventas y establecer estrategias efectivas. Es crucial contar con
tecnología en todas las áreas, especialmente en el departamento comercial,
donde la falta de información actualizada puede llevar a errores significativos. No
hay excusas para la falta de información integrada y los problemas de
comunicación en la organización. Para superar estos desafíos, es indispensable
implementar un ERP que identifique y corrija fallos, optimice procesos y respalde la
estrategia empresarial.
Es esencial para todas las áreas contar con herramientas que les permitan innovar en
aspectos como el abastecimiento y la medición precisa de costos, evitando depender
exclusivamente de proveedores y eliminando gastos innecesarios. En un entorno
competitivo, la falta de estas herramientas impide reaccionar rápidamente a los cambios del
mercado. Los sistemas ERP siguen siendo relevantes a lo largo del tiempo al integrar
eficientemente los procesos y modernizarse con el concepto de computación en la nube, lo
que reduce costos y facilita su implementación en cualquier tipo de empresa. Es crucial que
los líderes empresariales evalúen si están maximizando sus ganancias y siendo
competitivos a nivel internacional, y si la respuesta es dudosa, es momento de considerar la
implementación de un ERP.
Características
1. Propiciar la automatización
La idea del ERP es que te facilite la realización de procesos. Por eso, una de las principales
características de un ERP es que debes priorizar lo que realmente te ayude a automatizar,
facilitando el trabajo y reduciendo costos.
2. Capacidad de integración
Es de suma importancia que tu ERP pueda utilizarse en conjunto con los otros software que
ya tienes en la empresa. Por ejemplo, en caso de que tengas una tienda en línea, una de las
características de un ERP adecuado para ti, es que tenga integración con las plataformas de
pago que emplees.
3. Sincronización en tiempo real
Asimismo, una de las características de un ERP indispensables, es que pueda sincronizarse
en tiempo real. La idea es que la gestión de tus proyectos sea eficiente, coordinada y
rentable. Es por ello que es necesario que la sincronización sea en tiempo real.
4. Interfaz intuitiva
¿De qué te sirve tener un potente ERP, si la interfaz no te permite usarlo de manera
adecuada? Entre las características más relevantes de un ERP es que los usuarios puedan
utilizarlo con facilidad.
Más allá de dar un curso para el uso del software, es mejor que el ERP en sí sea bastante
intuitivo y que los usuarios tengan la menor cantidad de dudas. Además, entre más intuitivo
sea un sistema ERP, menor será la curva de aprendizaje.
Las tendencias del UX-UI indican que el que las interfaces sean adecuadas es ya una
prioridad, no una opción. Esto reducirá costos porque cuando ingrese nuevo personal a tu
empresa, no tendrás que invertir muchas horas de entrenamiento.
5. Adaptabilidad
Los negocios evolucionan constantemente y es necesario que tu software pueda adaptarse a
tus nuevas necesidades. De nada sirve que tu ERP sea útil ahora y en un par de años no.
Cuando revises las características de un ERP, considera que es mejor invertir en adquirir
más módulos o funciones que en cambiar completamente el software.
6. Una base de datos común
Algunos ERP dividen las bases de datos por área. Cuando se trata de empresas muy
grandes, lo mejor es tener una base de datos común para evitar duplicar la información o
presentar inconsistencias.
Volviendo al ejemplo de la tienda en línea, el que todos tengan acceso a los precios de los
productos puede evitar pérdida de tiempo y errores de comunicación a distintos niveles.
7. Modularidad
Una de las características de un ERP que no debe faltar es que ofrezca soluciones integrales
para canalizar todos los sistemas de un negocio. La modularidad es crucial para evitar tener
varios ERP.
En el caso de una empresa, algunos módulos que debería tener el ERP son:
- Contabilidad y facturación
- Gestión de proveedores
- Cobranza
- Ventas
- Timbrado de nómina
- Control de inventarios
- Finanzas
8. Análisis de datos
Es importante que evalúes que entre las características de un ERP se encuentre el hecho de
que facilite la toma de decisiones. Para ello, te sugerimos considerar si cuenta con
elementos como:
- Panel o dashboard que te dé la oportunidad de visualizar los aspectos de la empresa
que debes valorar para mejorarla.
- Generación de estados financieros y reportes contables, de ventas, inventarios y
cobranza, entre otros.
Es necesario que el ERP que selecciones te muestre cifras relevantes de la empresa.
Verifica que puedas sacar del software los gráficos y análisis de datos que más requieres.
9. Capacidad de crecer con tu negocio
Un ERP debe permitir que agregues funciones o capacidades de acuerdo con las
necesidades de la empresa. A veces, las características de un ERP se pueden ir adaptando a
las particularidades de tu negocio. ¿Para qué tener un ERP con funciones que no utilizas o
que tendrás que sustituir cuando empieces a crecer?
Historia:
La historia del ERP se remonta a más de 100 años, comenzando con el modelo EOQ
desarrollado en 1913 para la programación de producción. Luego, en 1964, la introducción
del MRP combinó conceptos de EOQ con computadoras centrales, estableciendo un
estándar en la fabricación. En 1983, surgió el MRP II como una evolución que integraba
diferentes tareas de fabricación en un sistema único, proporcionando una visión de cómo el
software podría mejorar la eficiencia operativa. A medida que la tecnología avanzaba, los
conceptos similares al MRP II se expandieron más allá de la fabricación, culminando en la
categoría moderna de software de gestión empresarial conocida como planificación de
recursos empresariales (ERP).
Beneficios
Los sistemas ERP ofrecen una amplia gama de beneficios para las empresas, entre
los cuales se destacan la optimización de procesos, la mejora en la toma de
decisiones y la reducción de los costos operativos
Por ejemplo:
Una empresa de fabricación que implementa un sistema ERP experimenta una
mayor eficiencia al integrar sus procesos de producción, inventario y distribución, lo
cual este le permite reducir los tiempos de espera, minimizar los costos de
almacenamiento y mejorar la planificación de la producción en función de la
demanda del mercado, así teniendo como resultado a la empresa cuál está puede
responder de manera más ágil a las fluctuaciones del mercado y mantener una
ventaja competitiva sostenible y de mejor manera.
¿Por qué escoger ERP de Oracle ante otros modelos de ERP?
El abanico de productos Oracle.
Oracle tiene a disposición de sus clientes y usuarios una amplia gama de soluciones ERP,
con el objetivo de cubrir las necesidades de cada empresa independiente de su tamaño o
rubro. Ofreciendo soluciones en la nube tanto como soluciones locales. Además, también
podemos encontrar otros servicios y/o sistemas dentro de los productos de Oracle que
pueden complementarse e integrarse beneficiosamente.
Oracle es el indicado para satisfacer diversos requisitos comerciales.
El largo camino de Oracle.
La empresa de Oracle tiene una gran reputación en el mundo de la tecnología empresarial,
con años de experiencia desarrollando sistemas ERP. Esto puede generar mayor confianza a
las empresas que decidan trabajar con este sistema dentro de su organización.
El constante progreso de Oracle.
Así como la tecnología avanza, Oracle está constantemente puliendo y desarrollando más y
mejores características que implementar es sus sistemas y productos ERP
La disposición de Oracle
Amazon ofrece un especial cuidado en su soporte técnico, formaciones y consultorías para
brindar orientación a todas las organizaciones a la hora de implementar y administrar
correctamente su sistema ERP en beneficio de la reinversión en los sistemas Oracle.
10. Ser de fácil o cero mantenimiento
Es fundamental que consideres el mantenimiento como una de las características de un ERP
más valiosas. Evalúa los costos de adquirir el ERP, de la implementación, la capacitación y
del mantenimiento.
Esto significa que tienes que analizar si será fácil o no que tu software se mantenga
actualizado en el futuro y lo que esto implicaría para tu empresa en cuanto a capacitación.
Toma en cuenta que, si se trata de un sistema hospedado en la nube, el proveedor es quien
asume por completo el mantenimiento. Y si además incluye las actualizaciones gratuitas.
Módulos y funciones
Los sistemas ERP constan de varios módulos diseñados para automatizar y optimizar
diferentes áreas dentro de una empresa, algunos ejemplos de módulos comunes son:
1.- Contabilidad y facturación: registro de transacciones financieras, emisión de facturas y
gestión de ingresos y gastos
2.- Gestión de proveedores: administración de relaciones con proveedores, pedidos de
compra y los pagos
3.- Cobranza: seguimiento y gestión de pagos de clientes para reducir la morosidad
4.- Ventas: automatización de procesos de ventas, desde cotizaciones hasta facturación y
seguimiento de clientes
5.- Timbrado de nómina: gestión integral de procesos de nómina, incluyendo cálculos
salariales y también generación de reportes
6.- Control de inventarios: gestión de stock, control de entradas y salidas de mercancía, y
optimización de niveles de inventario
7.- Finanzas: herramienta para la gestión financiera, como planificación presupuestaria y
análisis de costos
El objetivo de estos módulos es que se adaptan a las necesidades específicas de cada
empresa para mejorar la eficiencia y coordinación de sus actividades
Ejemplos:
Banco internacional.
El Banco Internacional XYZ es una institución financiera líder con una red de sucursales en
varios países. Para mantener su posición competitiva y mejorar la eficiencia operativa, el
banco decide implementar el ERP de Oracle.
Objetivos de la implementación:
Consolidar y centralizar la gestión de datos financieros y operativos.
Mejorar la eficiencia en la gestión de procesos financieros, como contabilidad, tesorería y
gestión de riesgos.
Facilitar el cumplimiento normativo y mejorar la precisión en la generación de informes
financieros.
Integrar sistemas heredados dispersos en una sola plataforma para mejorar la visibilidad y
el control de las operaciones.
Proceso de implementación:
-Análisis de requisitos: El equipo de implementación de Oracle trabaja en estrecha
colaboración con los representantes del banco para comprender sus necesidades
comerciales específicas y definir los requisitos del sistema.
-Configuración y personalización: Se personaliza el ERP de Oracle para satisfacer las
necesidades únicas del banco, incluida la configuración de módulos financieros, la
integración con sistemas existentes y la creación de flujos de trabajo personalizados.
-Migración de datos: Se realiza una migración de datos desde los sistemas heredados al
ERP de Oracle, asegurando la integridad y la calidad de los datos durante todo el proceso.
-Pruebas y capacitación: Se llevan a cabo pruebas exhaustivas del sistema para garantizar
su funcionalidad y rendimiento. Además, se proporciona capacitación a los usuarios finales
para garantizar una adopción exitosa del nuevo sistema.
-Puesta en marcha y soporte: Una vez que el ERP está implementado, se proporciona
soporte continuo para garantizar su funcionamiento sin problemas y se realizan ajustes
según sea necesario para satisfacer las necesidades cambiantes del banco.
Resultados y beneficios:
-Centralización de datos: El banco logra consolidar y centralizar la gestión de datos
financieros y operativos, lo que mejora la visibilidad y el control de sus operaciones.
-Eficiencia operativa: La implementación del ERP de Oracle ayuda al banco a mejorar la
eficiencia en la gestión de procesos financieros, reduciendo el tiempo y los recursos
necesarios para realizar tareas como contabilidad, tesorería y gestión de riesgos.
-Cumplimiento normativo: El banco logra cumplir con los requisitos normativos y mejorar
la precisión en la generación de informes financieros, lo que reduce el riesgo de sanciones
regulatorias.
-Integración y colaboración: La integración de sistemas dispersos en una sola plataforma
facilita la colaboración entre departamentos y mejora la comunicación interna en el banco.
-En resumen, la implementación del ERP de Oracle ayuda al Banco Internacional XYZ a
mejorar su eficiencia operativa, cumplir con los requisitos normativos y mantener su
competitividad en el mercado de servicios financieros.
