EJERCICIOS.
Preguntas tipo test
1. El sistema alfanumérico de codificación es el que:
a) Se compone únicamente de letras
b) Se compone de números y letras
c) Se compone del nombre del organismo productor
d) Se compone únicamente de números
2. Clasificar hace referencia a:
a) Todas las respuestas son correctas
b) Contenido del documento
c) Productor dl documento
d) Formato del documento
3. Dentro del sistema operativo de un ordenador, el modulo de archivos se encargará
entre otras cosas, de:
a) Todas las respuestas son correctas
b) Proporcionar posibilidades de cifrados y descifrados
c) Permitir a los usuarios clasificar los archivos
d) Permitir a los usuarios crear, suprimir y modificar archivos
4. La reproducción documental se puede llevar a cabo con fines de…
a) Difusión
b) Recaudación
c) Ninguna es correcta
d) Conservación
5. La información constituye un activo de la empresa diferente a los demás ¿por qué?
a) No sigue un patrón de revalorización
b) No es tangible
c) Todas son correctas
d) No se gasta cuando se utiliza
6. Los archivos pueden ser, según su titularidad:
a) Públicos o privados
b) Tradicional, digital o híbridos
c) De gestión o históricos
d) En papel o en formato electrónico
7. El índice A1 pertenece al sistema:
a) Numérico
b) Currens
c) Alfanumérico
d) Alfabético
8. Los sistemas de búsqueda mas habituales y cómodos de los archivos son:
a) Las bases de datos
b) El numero currens
c) El sistema visual en las estanterías
d) Las fichas de cartón
9. El registro del archivo ha de ser un documento:
a) Físico
b) Digital
c) Ninguna es correcta
d) Físico o digital, indistintamente
10. La unidad documental puede ser:
a) Simple o serie
b) Compuesta
c) Simple
d) Simple o compuesta
Actividad 1
Tamara lleva sólo dos meses trabajando en el departamento de archivo y ha recibido una
circular en la que le dicen que con motivo de los cambios en la producción de información y en
las formas de trabajar, el archivo tradicional en el que hasta ahora había trabajado, se
convertirá́ en un archivo híbrido. ¿Puedes explicarle qué significa esa afirmación?
RESPUESTA:
Archivos híbridos, son una mezcla de los dos anteriores, es decir, documentos en formato
tradicional o físico, con documentos en formato digital.
O que quiere decir la circular es que a partir de ahora, van a empezar a recibir documentos
en soporte digital
Actividad 2
A la empresa en la que trabajas como auxiliar de archivo le ha llegado una carta de Hacienda
reclamándole la justificación de los gastos de los últimos cinco años. ¿Cómo procederías para
poder ayudar a tu empresa a realizar este trámite?
RESPUESTA:
Acudir al archivo de gestión y recuperar todas las facturas de los últimos cinco años
atendiendo al valor probatorio de esta documentación.
Actividad 3
Esta es una parte del cuadro de clasificación del archivo en el que trabajas.
Atendiendo a las características básicas que debe cumplir un índice, ¿los mostrados en la
imagen anterior te parecen correctos?
RESPUESTA:
Si, puesto que refleja todas las características:
Que sea sencillo de ordenar
Que refleje el lugar ocupado en la ordenación.
Que evite los duplicados, es decir, que cada uno de los índices debe ser único.
Por otro lado, el único error que se comete, y no reviste gravedad, es que no refleja el tipo de
documento del que trata, por lo que para elo habrá que servirse de documentos auxiliares
como los cuadros de clasificación.
Actividad 4
Lorena no logra entender por qué́ es necesario llevar un registro de los documentos del archivo
si (como dice ella) "la mayoría nunca salen de allí́". Dice que es perder el tiempo y que ella no
es partidaria. ¿Cómo argumentarías en contra de esta idea?
RESPUESTA:
Es necesario llevar un registro de la documentación que llega al archivo por las
siguientes razones principales:
Evitar pérdidas.
En el caso del registro de entrada, implica la propiedad del documento por parte del
archivo.
Dejar constancia de a entrada de documentos en el archivo. Puede decirse que
constituye un inventario a excepción de los datos de localización.
Actividad 5
A Tamara le han encomendado dos tareas: Clasificar y ordenar los documentos relativos a la
facturación del año 2013. Su problema es que como nunca ha realizado tareas similares,
pensaba que estas dos actividades eran lo mismo. ¿Puedes ayudarla a diferenciarlas?
RESPUESTA:
Ordenar es poner en orden algo, es decir, hacer que cada cosa ocupe su lugar.
Clasificar hace referencia al hecho de crear clases, grupos, en este caso de documentos,
teniendo en cuanta el contenido de los mismos y as similitudes entre ellos.
Actividad 6
Esta mañana Pedro fue a encender el PC de su pesto de trabajo y le apareció un mensaje en el
que le ponía que el proceso de arranque no se llevaría a cabo porque la BIOS se encontraba
dañada. ¿Qué es la BIOS? ¿Qué tendrá que hacer Pedro?
RESPUESTA:
La BIOS, que es una tarjeta pequeña con muchos pines, determina toda las actuaciones que
un ordenador puede llevar a cabo sin acceder a la información almacenada en el disco duro.
Pedro no puede hacer al respecto nada mas que elevar la incidencia a quien corresponda,
pues se trata de un elemento interno del ordenador que tendrá que ser manipulado pro el
personal especializado.
Actividad 7
Al hacer la prueba intentando introducir un DNI en el campo deseñado para tal fin, en el
formulario de inserción de datos nos encontramos con que da error. ¿a que puede deberse?
RESPUESTA:
El DNI es un tipo de dato alfanumérico, puesto que contiene números y una letra. Si el tipo de
campo que le asignamos en la tabla es otro como por ejemplo numérico o textual, no nos
dejara introducirlo.
Hemos de repasar la tabla de datos y sus parámetros.
Actividad 8
Pedro y Tamara están discutiendo sobre el proceso de digitalización, pues no afirma que es
suficiente con escanearlos para llevarlo a cabo, y la otra le rebaje la cuestión que considera
necesaria la asignación de metadatos par que se pueda considerar como un proceso de
digitalización de calidad. ¿tu que opinas, esta de acuerdo con alguno de ellos o por el contrario
crees que están ambos equivocados? Razona tu respuesta.
RESPUESTA:
Tamara tiene razón puesto que si al proceso de escaneado le asignamos los ya mencionados
metadatos, estaremos realizando un proceso de digitalización de documentación, es decir,
que la digitalización no consiste simplemente en transformar el formato tradicional en
digital, sino que hay que hacer recuperable esa información trasformada.
Pero a su vez, la respuesta no esta completa, puesto que para hablar de una “digitalización
de calidad” tiene que existir un proceso de control de calidad y verificación de datos.
Actividad 9
Ha llegado al archivo una carta de instancias superiores recordándonos de que por imperativo
legal debíamos hacer uso del ENI ¿A qué crees que se referirá?
RESPUESTA:
Puede importar datos desde:
Otras bases de datos ACCESSS
Hojas de calculo
Actividad 10
Para realizar la conexión den red de tu ordenador de trabajo, te han pedido que compruebes la
IP del mismo ¿sabes a lo que se refieren?
RESPUESTA:
Diseñando un formulario de introducción de datos, de forma que los grabadores tan solo
tengan que rellenar los campos establecidos sin importarles el funcionamiento ni el diseño
del SGBD.
Actividad 5
En el archivo en el que trabajas han instalado unas estanterías de madera y baldas fijas. Tiene
tres metros de altura para darles más capacidad y el primer estante se encuentra a ras de
suelo, y en ellas habrá́ que colocar las cajas de los expedientes de albaranes. ¿Qué opinión
tienes sobre este nuevo mobiliario?
Actividad 6
En nuestro archivo tenemos documentos con datos referentes a la ideología y afiliación sindical
de nuestros clientes, que según imperativo legal, han de estar protegidos.
¿Qué nivel de protección hemos de proferirles según la normativa aplicable?
Actividad 7
A Rosa la han nombrado "responsable" de los ficheros de datos personales, pero está asustada
porque no sabe qué es eso ni lo que conlleva. ¿Puedes explicárselo? Investiga por la red si es
necesario para ampliar tu respuesta.
