FASES DE GESTION DE PROYECTO
PROFESORA ALUMNOS
KAREN OROCHELA MISAEL A. DEL VALLE R. C.I:21.468.975
MARYORY A. RAMIREZ O. C.I:28.338.015
GABRIEL D. FERNANDEZ M. C.I:29.555.109
Introducción
La gestión de proyectos o Project Management es una serie de perspectivas
teóricas y prácticas que se aplican para administrar, diseñar y orientar los esfuerzos
dentro de un proyecto corporativo, civil, tecnológico y de cualquier índole de principio a
fin. Estos métodos sirven para cualquier proyecto, sea pequeño o muy complejo. Por otro
lado, pueden ser implementados en los procesos de cualquier departamento,
del Marketing a las Ventas.
1. Inicio de proyecto
En la fase de inicio del modelo de gestión de proyectos, el proyecto se define en líneas
generales. Este es el momento de identificar a los patrocinadores y participantes del
proyecto, para dar inicio a la fase de investigación inicial. También es buena idea
documentar el proyecto por escrito para que puedas distribuir fácilmente el plan de
comunicación al resto del equipo. Muchos equipos comienzan un proyecto con
una reunión inicial del proyecto o un estudio de viabilidad.
Además de presentar la idea inicial del proyecto, se realiza un análisis del alcance ,
metodología, beneficios, costos y departamentos involucrados, para así determinar los
riesgos potenciales y aplicar el estudio de factibilidad sobre los tiempos deseados para
conocer el coste total y la calidad.
Una vez que hayas evaluado el proyecto, crearás un caso de negocios o, en el caso de
proyectos más pequeños, una carta del proyecto. Estas herramientas pueden ayudarte a
delinear y presentar tu proyecto en profundidad, incorporando detalles como los
objetivos, el presupuesto y el cronograma del proyecto. Ya sea que crees un caso de
negocios o una carta del proyecto, estas herramientas son particularmente útiles para
utilizarlas como referencia más adelante y señalar rápidamente los objetivos del
proyecto en el futuro.
2. Planificación de proyecto
La etapa de planificación de la gestión de proyectos, establecerás objetivos claros
utilizando una hoja de ruta del proyecto. Si bien hay varias formas de ejecutar la
planificación de objetivos, los objetivos SMART, los objetivos CLEAR y los objetivos y
resultados clave (OKR) son tres estrategias de planificación de proyectos que pueden
ayudarte a comenzar, siendo la SMART los objetivos más comunes.
SMART es un acrónimo en inglés que significa que el objetivo es específico, medible,
alcanzable, realista y de duración limitada. Muchos equipos utilizan este método debido a
su capacidad para mejorar la comunicación del equipo, definir una hoja de ruta clara y dar
como resultado métricas a las que se puede dar seguimiento.
3. Ejecución del proyecto
Es quizá, la fase más importante. Ya que en ella se materializa todas las ideas,
planeaciones y diseños, utilizando las técnicas, recursos y procesos previstos
anteriormente.
En la fase de ejecución, tu equipo se enfocará en lograr los objetivos que se
establecieron. Utilizarán la información recopilada en los dos primeros pasos para crear y
lanzar el proyecto dentro del plazo especificado mediante el trabajo en equipo y la
colaboración.
Empieza asignando tareas a los miembros del equipo, puedes agregar estas tareas al
flujo de trabajo de tu proyecto para que tu equipo pueda acceder rápidamente a los
recursos y comunicarse en un solo lugar. El cronograma y otras herramientas de mapeo
de proyectos pueden ser útiles para que tu equipo pueda visualizar cada paso del
proyecto.
Luego, debes preparar tu metodología de seguimiento y éxito para que todos entiendan
con claridad cómo se medirá el éxito. Estos podrían ser indicadores de rendimiento
específicos a los que planeas realizar un seguimiento, o los objetivos posteriores a la
campaña que deseas cumplir.
Dado que las fechas de entrega y las cargas de trabajo cambian a diario, asegúrate
de actualizar el programa del proyecto según sea necesario y cerrar las dependencias una
vez cumplidas. Si tienes una fecha límite de entrega, asegúrate de organizar la agenda de
tu equipo en función de lo que es prioritario. Es recomendable consultar con los miembros
del equipo con regularidad para asegurarte de que el proyecto esté en marcha y de que se
esté cumpliendo con los entregables.
4. Diseño del proyecto
Medir la efectividad de un proyecto es importante por varias razones. Poder mejorar
el proyecto es grandioso, pero también es importante porque los miembros del equipo
pueden aprender tanto del éxito como del fracaso. Hay muchos indicadores clave de
rendimiento (KPI) diferentes que puedes utilizar para establecer y alcanzar objetivos
estratégicos utilizando un software de establecimiento de objetivos. Los KPI que utilices
dependerán de tu línea de trabajo y del tipo de proyecto en el que estés trabajando.
Una de las primeras medidas de rendimiento que debes considerar es el objetivo
inicial. ¿El proyecto abordó el problema que estabas tratando de resolver? Es fácil
desconectarse del objetivo inicial, pero es importante tenerlo en cuenta al medir el
rendimiento.
Además de tomar en cuenta otros indicadores clave de rendimiento para determinar si
el proyecto fue un éxito. Algunos KPI universales incluyen el retorno de la inversión, el
índice de rendimiento de costos, el valor planificado, el costo real y el valor obtenido,
aunque hay muchos más.
5. Cierre del proyecto
Esta fase es la que más varía entre diferentes empresas y equipos. Mientras que a
algunos les gusta reconocer el arduo trabajo, a otros les gusta comenzar de inmediato con
la próxima tarea importante. No existe una forma correcta o incorrecta de cerrar un
proyecto, y depende del grupo averiguar qué funciona mejor para el equipo.
Al cerrar un proyecto, una buena práctica es reunirse con los participantes del
proyecto para obtener una visión más detallada del éxito. Este tipo de reunión a menudo
se denomina “post mortem”. Si decides organizar una reunión, puede que quieras enviar
una encuesta anónima de antemano para asegurarte de que todos los problemas críticos
se aborden durante la reunión. Es una buena idea repasar los indicadores clave de
rendimiento (KPI) que mediste en la fase de desempeño para que todos los participantes
tengan una comprensión clara de lo que salió bien y de lo que no.
Una oportunidad importante que a menudo se pierde en la fase de cierre del
proyecto es seguir supervisando el desempeño. Es importante probar y reinventar
constantemente nuevas formas de ejecutar proyectos para seguir creciendo como
empresa.
