DEFINICIONES BÁSICAS DE ARCHIVÍSTICA
1. DOCUMENTO
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus
actividades o funciones.
2. CLASES DE DOCUMENTOS
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte
de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus
actividades o funciones.
Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido
informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su
desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.
Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por
medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las
entidades.
Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su
valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades
científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.
Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.
Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su
autenticidad e integridad.
Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.
Expediente: Es el conjunto de documentos relacionados con un asunto específico y que constituyen una unidad
archivística. También se conoce como la unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
3. ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden
para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes
de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.
Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado
en desarrollo de sus funciones o actividades.
Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de
interés público y declarado como tal por el legislador.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la
prestación de un servicio público por entidades privadas.
4. PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS
Principio de Procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los
documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la
disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la
ordenación de fondos, series y unidades documentales.
5. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción,
hasta su disposición final.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua
utilización y consulta administrativa.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los
documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por
decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por
donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.
6. VALORES DE LOS DOCUMENTOS
Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que
cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables.
Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica
y cultural, deben conservarse en un archivo.
Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
7. AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus
funciones o actividades.
Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo
órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales,
contratos, actas e informes, entre otros.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta
por su contenido y sus características específicas.
Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y
contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
8. COMUNICACIONES
Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la
estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o
privada, en el transcurso de su gestión.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas
legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal,
citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
Documento electrónico de archivo: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por
medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar
su autenticidad e integridad.
Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su
intervención.
Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número
consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío,
con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos,
se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas
manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales
como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s),
Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita),
entre otros.
Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo
órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Tabla de retención documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos
por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada
fase del archivo.
Las tablas de retención pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se
refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier administración; las específicas hacen referencia a
documentos característicos de cada organismo.
Fuentes:
Sara González, ExDirectora AGN
ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS. El
Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.
ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
1. Para cada clase de documento favor dar un ejemplo
CLASE DE DOCUMENTO EJEMPLOS
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su
forma o el medio utilizado.
Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es
frecuente.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma
oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte
de sus series documentales pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o
recibida por una entidad pública o privada en razón de sus
actividades o funciones.
Documento esencial: Documento necesario para el
funcionamiento de un organismo y que, por su contenido
informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las
funciones y actividades del mismo, aun después de su
desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la
historia institucional.
Documento electrónico de archivo: Registro de la
información generada, recibida, almacenada, y comunicada
por medios electrónicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad
en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los
principios y procesos archivísticos.
Documento facilitativo: Documento producido en
cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las
entidades.
Documento histórico: Documento único que por su
significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y
su valor permanente para la dirección del Estado, la
soberanía nacional, las relaciones internacionales o las
actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte
en parte del patrimonio histórico.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de
emplearse al concluir sus valores primarios.
Documento misional: Documento producido o recibido por
una institución en razón de su objeto social.
Documento original: Fuente primaria de información con
todos los rasgos y características que permiten garantizar su
autenticidad e integridad.
Documento público: Documento otorgado por un funcionario
público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con
valores primarios.
Expediente: Es el conjunto de documentos relacionados con
un asunto específico y que constituyen una unidad
archivística. También se conoce como la unidad documental
formada por un conjunto de documentos generados orgánica
y funcionalmente por una oficina productora en la resolución
de un mismo asunto.
2. Elabore una sopa de letras que contenga por lo menos 15 términos que se manejaron dentro de la lectura.
3. Represente en forma gráfica cuál es el ciclo vital del documento.
4. Elabore cinco preguntas de selección múltiple utilizando la terminología tratada.
[Link] un crucigrama de 15 preguntas horizontales y 15 verticales con sus respectivas respuestas
&. Evidencia entregado al instructor par su respectiva evaluación
