PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE
IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
Denominación del Programa de Formación: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Código del Programa de Formación: 134101 Versión 1
Nombre del Proyecto: APLICACIÓN DE INSTRUMENTOS DE APOYO A LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS PARA MIPYMES DE LA REGIÓN
Fase del Proyecto: Ejacución
Actividad de Proyecto: Elaborar los instrumentos de apoyo para los procedimientos administrativos
de la empresa.
Competencia: Tramitar correspondencia de acuerdo con procesos técnicos y normativa / tramite de
documentos
Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Recibir los documentos físicos y/o electrónicos de acuerdo
con la normativa y políticas institucionales.
Duración de la Guía: 32 Horas
2. PRESENTACIÓN
Apreciado aprendiz:
Esta guía es fundamental para su proceso de formación integral como técnico y como persona,
técnico y como persona, le permitirá dentro del entorno social en el cual desarrollan sus
actividades diarias mejorar su conocimiento y manejo de las técnicas de archivo, enfocados al
proceso de gestión documental y recepción de los documentos en una organización.
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 Actividades de Reflexión inicial.
Responda a los siguientes interrogantes:
¿ Qué importancia ¿ Qué aspectos ¿ Qué importancia ¿Cree que es
tiene el manejo de quisiera aprender y/o tiene el manejo de las importante registrar
documentos de forma mejorar en cuanto al técnicas de archivo en los documentos
ordenada en una proceso de recibo de el aprendizaje como recibidos?
organización documentos? técnico en asistencia
Administrativa? Por qué? GFPI-F-135 V01
Participe teniendo en cuenta indicaciones dadas por el instructor.
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el
aprendizaje.
Una vez realizada la lectura de los anteriores párrafos se hace necesario indicar su pensamiento sobre el
valor e importancia que tiene el documento de la empresa; para lo cual debe elaborar un párrafo
exponiendo su punto de vista.
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
AREA COGNITIVA: Apropiar conceptos, funciones, procesos y procedimientos utilizaddos para el trámite de
los documentos empresariales de acuerdo con la normativa y las póliticas institucionales.
AREA PROCEDIMENTAL: Diseñar formatos establecidos para el manejo,trámite y control de documentos
empresariales teniendo en cuenta las normas y políticas institucionales..
AREA VALORATIVA ACTITUDINAL:Direccionar los documentos que se tramitan en la organización con
criterios éticos y sigilo de la información según los requerimientos de la organización.
Subactividad 1
El proceso de gestión documental al interior de toda organización es hoy una estrategia de
información y comunicación, el proceso archivístico sistemático comprende las siguientes
fases.
(lea cuidadosamente y realice la actividad propuesta en cada fase):
1) FASE DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS: Comprende la elaboración de los
documentos y los aspectos de su origen, creación conforme a las actividades de la
empresa. Esta fase la conforman las siguientes actividades: (Manejo de los documentos, la
impresión, la tinta, etc.)
2) FASE DE RECEPCION DE DOCUMENTOS: Son las acciones que la entidad debe
realizar para el control de su documentación y para garantizar a la administración la
verificación de que los documentos y las comunicaciones oficiales han sido remitidos a la
persona que les corresponde o actuante.
GFPI-F-135 V01
3) FASE DE TRÁMITE: Corresponde a los procesos de registro y radicación de las
comunicaciones oficiales enviadas y recibidas, aplicando el principio de procedencia (es el
que trata de no mezclar los documentos de los fondos) y el principio del orden original
(trata de que los documentos deben ser organizados tal y como son producidos dentro de
las empresa); para que las comunicaciones puedan ser resueltas y atendidas con
oportunidad.
4) FASE DE DISTRIBUCION: Consiste en la entrega de los documentos a la persona
competente para que estos puedan ser distribuidos a cada una de las dependencias dentro
de la entidad, en esta parte del proceso se debe tener cuidado en la constitución de las
series, las subseries y verificar los tipos documentales los cuales van a ir en la tabla de
retención documental (TRD).
5) FASE DE CONSULTA: Su objetivo es facilitar y proporcionar la consulta de los
documentos y el derecho que tienen las personas a este acceso de archivo.
6) FASE DE RETENCION: Este es el tiempo de permanencia que los documentos van a
estar dentro del ciclo vital del documento.
7) FASE DE RECUPERACION: Después de elaborar los instrumentos como los
inventarios se puede acceder a la consulta a través de dichos instrumentos estipulados.
8) DISPOSICION FINAL: Los documentos se clasifican y se envían a los archivos de
gestión o a los archivos centrales o al archivo histórico.
Actividad:
GFPI-F-135 V01
Sub-actividad 2
En grupos de tres aprendices lea cuidadosamente el Acuerdo 060 del 30 de octubre de
2001.
Realice un resumen y prepare una exposición con ayuda de un afiche en donde se explique
gráficamente el tema asignado por el instructor:
1-Enunciar la normatividad vigente con relación a la gestión documental en Colombia
2-Explicar tres de los once conceptos contenidos en el acuerdo 060 de 2001
3-Socializar los requerimientos de una unidad de correspondencia en una entidad incluyendo las
firmas responables.
4-Mediante un ejemplo explique el procedimiento para la radicación de comunicaciones oficiales
5-Mediante un ejemplo y con ayuda de un organigrama, explique cómo se realiza la numeración
de actos administrativos.
6-Explicar mediante ejemplos: la numeración de actos administrativos, comunicaciones internas y
control de comunicaciones oficiales.
7-Explicar el procedimiento de conservación documental
8-Explicar el procedimiento que se realiza con las comunicaciones oficiales recibidas
9-explicar el procedimiento con las comunicaciones oficiales enviadas
10-Explicar el procedimiento para las comunicaciones oficiales enviadas por fax y por correo
electrónico.
11-Mediante un gráfico explicar cómo se realiza la imagen corporativa en las comunicaciones
oficiales.
12. comentar los lineamientos relacionados con el horario de atención al público.
Sub-actividad 3
En equipos de 3 aprendices elaboren un glosario archivístico con 15 conceptos, en el cual incluya
términos relacionados con la gestión documental,como los siguientes:
-Gestión documental
-Documento
-Clases de documentos
-Documento de archivo
-Documento electrónico de archivo
-Soportes documentales
-Comunicaciones oficiales
-Correspondencia
-Mensajería
-Correo electrónico
-Página web
-Radicación
Luego elabore un crucigrama teniendo en cuenta los conceptos antes mencionados,tener en
cuenta colocar las palabras claves para su solución.. GFPI-F-135 V01
3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.
Tomando en cuenta el desarrollo de la presente guía y los grupos establecidos para el desarrollo
de los
proyectos, crear un informe para el manejo de correspondencia que contenga la siguiente
información
para la empresa en donde desarrolla su proyecto:
- Nombre de la empresa
- Responsable del manejo de la correspondencia (cargo o dependencia)
- Requerimientos de la unidad de correspondencia
- Firmas responsables
- Procedimiento para la radicación de comunicaciones oficiales
- Numeración de actos administrativos y comunicaciones internas
- Procedimiento que se realiza con las comunicaciones oficiales recibidas (incluya planilla de
registro de
correspondencia)
- Parámetros definidos para el reparto de comunicaciones recibidas.
- Horario de atención al público.
Ambiente Requerido
un ambiente de formación dotado de Equipos de cómputo mesas y sillas, con iluminación y
ventilación que cumpla con las exigencias de seguridad y salud en el trabajo, ambientes virtuales
de aprendizaje.
Materiales:
Videos, guía de aprendizaje y documentos de apoyo.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Conocimiento :
en la recepción y despacho e
Respuestas a preguntas acerca Técnica : preguntas
interpreta las tablas de
de las normas, equipos y retención documental, de
procedimientos utilizados en el acuerdo con la normativa y GFPI-F-135 V01
trámite de la documentación las políticas institucionales. Instrumento: Cuestionario
empresarial.
de ingreso de los
Evidencia de desempeño: Técnica:observación directa
documentos., acuerdo con la
Observación durante el proceso normativa, las políticas Instrumento: Lista de chequeo
de diligenciamiento de las institucionales.
planillas establecidas para el
control de las comunicaciones
empresariales.
Técnica: Valoración de l producto
Evidencia de producto:
Informe proceso recibo, Instrumento: Lista de chequeo
despacho y distribución de
documentos empresariales.
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Comunicación: Forma verbal o no verbal que permite la transmisión de una información, a través
de la intervención de elementos precisos como son el emisor (quien envía el mensaje), receptor
(quien recibe el mensaje),canal (medio utilizado) y un código (conjunto de lenguas o convenciones
que apoyan la transmisión del mensaje).
Foliar: Efectuar la numeración por hojas de un archivo identificando claramente los volúmenes de
los contenidos documentales y sus anexos.
Gestión Documental: Conjunto de trámites y normas técnicas que permiten que un documento,
desde su origen hasta la terminación de su producción y contenidos, cumplan con el objetivo para
el cuál ha sido elaborado, dentro de los términos jurídicos establecidos por las normas legales
vigentes.
Paginar: Efectuar la numeración detallada por páginas de un documento
Unidad de Correspondencia: Es el área encargada de realizar el debido proceso o gestión de un
documento permitiendo que cumpla su ciclo vital, y a su vez que la información contenida en ellos
cumpla los parámetros legales.
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
Acuerdo 060 de 2001
Biblioteca virtual SENA Ingrese a la base de datos SENA. Puede acceder a colecciones de
libros, revistas, artículos, índices bibliográficos, resúmenes y tesis en texto completo en
inglés y español, que pueden ser consultadas desde la red del SENA.
GFPI-F-135 V01
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor (es) Grupo de Instructores Instructores Articulación con la Abril 2022
Articulación con la Educación
Educación Media. media,Administración
y Mercadeo.
8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del
Cambio
Autor (es)
GFPI-F-135 V01
