El Acta de Legalización de Firmas y Documentos

Definición:
En doctrina y en otras legislaciones recibe múltiples nombres, entre ellos:
Auténtica, testimonio de firmas, certificaciones de firmas, legitimidad de firmas,
etc.
El acta de legalización de firmas es por medio de la cual, el Notario, da fe que una
firma que ha sido puesta o reconocida en su presencia es auténtica, y que él
conoce al signatario o bien que lo identificó por los medios legales, siendo
responsable el profesional de la firma y fecha de la legalización.
Dicho en otras palabras, es la fe que da el Notario, de que una firma fue puesta o
reconocida ante él, por las personas signatarias, y, por consiguiente, deben
tenerse como verdaderas, en virtud de la fe pública de la cual está investido el
Notario.
En Guatemala, el Código de Notariado no define la legalización, solamente
estipula: “Los Notarios podrán legalizar firmas cuando sean puestas o reconocidas
en su presencia”. (Art. 54 párrafo inicial).
Requisitos:
Nuestra ley notarial exige como requisitos los siguientes:
 Que sean puestas las firmas en presencia del Notario
 Que las mismas sean reconocidas por el signatario o firmante, si éstas se
hubieran estampado con anterioridad.
Contenido y Formalidades:
Las formalidades exigidas para el acta de legalización de firmas están contenidas
en el literal “a” del artículo 55 del código de notariado, siendo éstas:
 El lugar y la fecha
 El nombre o nombres de los signatarios
 La identificación por los medios establecidos, si no fueran conocidos del
Notario.
 Fe de que la firma o firmas son auténticas.
 Las firmas de los signatarios y testigos si hubiera.
 La firma y sello del Notario, precedida de las palabras ANTE MI.
El acta de legalización se redacta a continuación de la firma que se legaliza, no
importante la clase de papel en que esté escrito el documento.
Si la firma es puesta por una persona a ruego de otra que no supiere o no pudiere
firmar, ambas deben comparecer al acto, en este caso se legaliza la firma de la
persona que firmó a ruego, desde luego la persona que no sepa o no pueda firmar
debe estampar nuevamente la impresión digital al pie del acta. (Art. 56 C.N)
Cuando el acta del legalización o auténtica se escribe en hoja independiente del
documento por falta de espacio en el mismo, se debe hacer relación de ésta en el
acta. En todo caso el notario firmará y sellará la o las hojas anteriores a la que en
se encuentre suscrita el acta de auténtica, haciendo constar en la misma esa
circunstancia. (Art. 58 C.N).
Validez:
El acta de legalización de firmas tiene plena validez con respecto al signatario del
documento y a la fecha en que se legalizó la firma.
Según nuestra legislación el Notario no es responsable del contenido del
documento de cuya firma está legalizando, ni de la capacidad ni personería de los
firmantes. Esta actividad es muy parecida a la de los Notarios de tipo Sajón.
Es de suma importancia realizar algunas aclaraciones: Se afirma que el acta de
legalización no prejuzga acerca de la validez del documento, sin embargo, el
Notario debe abstenerse de legalizar firmas en documentos que contengan actos
o negocios contra la moral o la ley, o que tengan que constar en escritura pública y
por error, desconocimiento o mala fe, estén redactados como documentos
privados.
Con respecto a la capacidad de los firmantes: Si bien es cierto el acta de
legalización no prejuzga sobre la capacidad, podríamos deducir que podemos
legalizar firmas de personas incapaces, lo cual sería incorrecto y podríamos
inducir a error a muchos, ya que estos actos quedarán viciados desde su creación.
Con relación a la personería de los firmantes, si el notario no es responsable de la
personería de los firmantes, tampoco le sería permitido acreditar representación
dentro del acta de legalización, ya que el único objeto del acta es certificar la
autenticidad de la firma de la persona.
Validez, según la doctrina:
Un documento privado, aunque tenga la firma legalizada por un Notario, sigue
siento documento privado: Documento privado con firma legalizada.
Para el jurista Giménez Arnau la legitimación de firma en un documento privado,
además de asegurar la identidad de la firma, hace adquirir al documento una plena
certeza en cuanto a su existencia, como tal documento, en la fecha en que se
extienda la legitimación. No entra el Notario, cuando legítima firmas. En la
calificación de la capacidad de los firmantes, ni se responsabiliza en modo alguno
con el alcance, validez o ineficacia de los pactos que el documento contenga.
En la autenticidad de firmas el notario no da fe ni emite juicio alguno acerca del
contenido del documento, ni es responsable de su validez y eficacia, ni de la
capacidad o personería de los firmantes. Sin embargo, harán bien los notarios en
instruir a quienes deseen formalizar por documento privado un acto que debe
constar en escritura pública de la ineficacia del mismo y deberán rehusar la
autenticación de firmas y calidades en los casos que el requisito del instrumento
público sea ad solemnitatem, según el autor Oscar A. Salas
Pedro Ávila Álvarez, con respecto a la validez, establece la fecha fehaciente a
partir de la legalización, pero sin ninguno de los efectos de la escritura pública, ya
que la legalización es una garantía de autenticidad de la firma.
Asegura que el documento privado sigue siendo privado y aunque: “Dicho
documento tiene fecha y firma auténticas, pero como cabe que haya sido firmado
sin leer o enterarse de su contenido, podrá, cuando se reclame su cumplimiento,
alegarse ignorancia del documento oponiendo la exceptio shaedulae non lectae,
a diferencia de lo que ocurre en el instrumento público en que por la manifestación
del Notario de haber sido leído el documento sólo cabe la impugnación por
falsedad.
El punto de vista del autor antes mencionado es muy delicado, ya que, en
Guatemala, según nuestra ley procesal civil y mercantil, le confiere la calidad de
títulos ejecutivos a los documentos privados con legalización notarial de firmas,
(Art. 327 numeral 3o), además que muchos negocios se realizan en documentos
privados; es importante recalcar aquí la importancia del otorgamiento de escrituras
y de la supremacía de ésta sobre el documento privado.
Impuestos:
Según la ley del impuesto de timbres fiscales y papel sellado especial para
protocolos, se debe cubrir la cantidad de cinco quetzales por cada acta de
legalización de firmas, adhiriendo las estampillas fiscales respectivas.
Como se mencionó con anterioridad, no importa en que papel se redacte el acta
de legalización, casi siempre es en papel bond o en formularios, se debe de cubrir
el impuesto por separado e independiente del acto o contrato que contenga.
Además, debe de adherirse un timbre notarial de diez Quetzales, por cada acta de
legalización de firmas. (Decreto 82-96 del Congreso de la República, Ley de
Timbre Forense y Timbre Notarial).
Obligaciones posteriores:
La única posterior que se deriva del acta de legalización de firmas es la RAZÓN,
que el Notario debe tomar en el protocolo a su cargo dentro de los ocho días
siguientes. (Art. 59 del Código de Notariado).
Ejemplo de una legalización de firma:

En la ciudad de Puerto Barrios, departamento de Izabal, el ocho de Enero del año dos mil
Veintiuno, como Notario DOY FE: que la firma que antecede es AUTENTICA por haber sido puesta
el día de hoy en mi presencia por el Señor XXXXXXXXXXX, quien se identifica con Documento
Personal de Identificación con Código Único de Identificación número XXXXXXXXXXXXXX
(XXXXXXXX), extendido por el Registro Nacional de las Personas de la República de Guatemala,
Centroamérica; quien actúa en calidad de propietario de XXXXXXXX. Quien firma nuevamente la
presente legalización junto con el Infrascrito Notario que autoriza.

f)

ANTE MI: