Planificar y Controlar Proyectos con Microsoft Project
Sharoón Montero Reverón
José Aguilar Medina
Planificar y Controlar Proyectos
2024
Solución al proyecto de aplicación
Enumere y describa la metodología para elaborar propuestas con Microsoft Project
Una propuesta comercial es un ofrecimiento que se hace con el fin de buscar un negocio comercial;
en la propuesta comercial se hace una oferta a un potencial cliente detallando unas condiciones
determinadas. La información que se debe incluir en las propuestas debe captar la información de
quien está recibiéndola por lo que debe ser llamativa, y además concisa, precisa y veraz. Las
herramientas usadas para la elaboración de la propuesta deben ser las adecuadas; es por esta razón
que Microsoft Project representa una ayuda a la hora de ilustrar los tiempos, alcances y costos dentro
de la propuesta.
Un posible “método Lean” para elaborar propuestas con ayuda de Microsoft Project consta de 6 pasos:
1. Cronograma inicial: A partir de los requisitos del cliente, producir un Gantt con las
actividades y las duraciones que permitan estructurar el proyecto para llegar al resultado final.
Aprovechar el campo “notas de la tarea” para describir la información de detalle de las
actividades, sobre la marcha.
2. Validar el enfoque: Utilizar el fichero Project para comunicar, debatir y solicitar el juicio de
expertos sobre las actividades planteadas.
3. Validar el presupuesto: Iniciar los cálculos de costes con un fichero Excel con las principales
partidas de coste: honorarios, materiales, gastos, reservas, etc. Trasladar los costes a
Microsoft Project asignando recursos a las actividades y editando el uso de los recursos a lo
largo del tiempo para distribuir horas y costes. Utilizar las vistas y tablas preconfiguradas de
Project para visualizar la información de costes hasta obtener la aprobación de la dirección.
4. Generar la EDT a partir del Gantt, a partir de herramientas que permitan importar Project,
como Visio o MindManager.
5. Preparar un “esqueleto” en PowerPoint, dejando huecos para describir las partes del alcance,
del calendario, los hitos, las actividades, etc.
6. Hacer que los expertos entren directamente la información de valor rellenando los huecos,
sin perder tiempo con la ofimática.
Aplicación Práctica del Conocimiento
Microsoft Project permite sistematizar la elaboración de propuestas profesionales al soportar
eficazmente la planificación de tiempos y costes. La mejor propuesta es la que mejor se defiende. Ya
que el combustible de las empresas es la venta, es importante garantizar tener negocios que tengan
las ganancias esperadas; en este ámbito se resalta la importancia de generar buenas ofertas
comerciales que atraigan la atención del cliente, pero también contengan información veraz y correcta
que pueda implementarse, con poco ajuste, una vez inicie la fase de implementación del proyecto. Es
sumamente importante conocer el uso que la herramienta MS Project representa para la elaboración
de propuestas comerciales fiables, así como también para la correcta estimación y seguimiento de
tiempo, alcance y costo dentro de los proyectos.
Referencias
IEP. Elaborar Propuestas con MSP
[Link]
