UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN ANTONIO ABAD DEL
CUSCO
Facultad de Administración y Turismo
Escuela profesional de Ciencias Administrativas
EL PROCESO
ADMINISTRATVO
DIMENSIONES DEL CONCEPTO ADMINISTRACIÓN
Finanzas Dinero
Marketing
RE
Materiales
S
IVA
CU
Logística Personas
RSO
AT
Operaciones
STR
SA
RR. HH.
INI
DM
Etc.
INI
AD
STR
AS ADMINISTRACIÓN
AT
E
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IVO
S
PROCESO ADMINISTRATIVO
Planeación Organización Dirección Control
Fuente: Louffat, Enrique
LA PLANEACIÓN
PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN
CONTROL DIRECCIÓN
Proceso Administrativo:
La Planeación
❑ Conceptos clave
La planeación proviene de la palabra
PLAN, que significa:
“Proyecto, análisis del trabajo para un
cierto tiempo”
Por lo tanto PLANEACIÓN viene a ser:
“Fijar un curso de acción completo con una secuencia
de operaciones involucrando el tiempo y los recursos
necesarios para su realización.”
❑ ¿Qué es la Planeación ?
Planificar consiste en:
- definir las metas de la organización,
- establecer una estrategia general para
alcanzarlas y
- trazar planes para integrar y coordinar el
trabajo en la organización.
La eficiencia en la ejecución depende en gran
parte de una adecuada planeación, y los buenos
resultados no se logran por sí mismos.
❑ La PLANEACIÓN
Afirma que la Toma de Decisiones también hace parte de las
Henry Fayol
funciones de la organización. Señaló cómo las funciones del
administrador la prevención, organización, coordinación y
control.
"La planeación consiste en determinar los objetivos,
formular políticas, procedimientos y métodos para lograrlos“
no es la mejor manera de manejar una empresa.
L. J. Kazmier
Considera la planeación como: “una función administrativa
que consiste en seleccionar entre diversas alternativas los
objetivos, las políticas, los procedimientos y los programas de
una empresa”
Planear es entonces decidir anticipadamente que hacer Koontz O’donnell
cuando, como, quien, porque si bien es imposible conocer el
futuro, no planear implicaría
dejar las diversas situaciones sometidas al azar, a la
casualidad y esta lógicamente no es la mejor manera de
manejar una empresa.
❑ La PLANEACIÓN según varios autores
Ezequiel Ander
Planificar es el proceso de preparar un “La planeación es como un faro, guía,
conjunto de decisiones para la acción tiene una luz a la que se dirige a
futura, dirigida al logro de objetivos por alguna cosa, tiene orientación, la
medio preferibles. planeación es la brújula que no deja que
Afirma igualmente que la planeación es se pierda el camino.”
un conjunto de actividades
sistemáticamente relacionadas que deben
ser aprobadas y ejecutadas por diversos
organismos.
Producción
investigación
Gerencia objetivos
Ventas
administración
Fuerza
total
Empresas
con planes y
motivación
¿PARA QUE PLANEAR? Para un
despeño mas
Por que es la eficaz de las
primera función personas
administrativa
Para diseñar un
ambiente Para hacer un
adecuado desempeño mas
racional de los
Para disminuir la
recursos existentes
incertidumbre en la
toma de decisiones
gerenciales
Para
Para solucionar
conseguir problemas
Para afrontar
objetivos y
los cambios
metas
ELEMENTOS DE LA
PLANEACIÓN PREVISION:
Visualizar el futuro dentro
OBJETIVOS
de las limitaciones humanas
Es el punto de partida
encontrar factores que
de la planeación.
puedan influir favorable o
Saber a donde se
desfavorable
pretende llegar
PLAN: TOMA DE DECISIONES:
Es un curso anticipado Es la medida en que debe
de acción que se seleccionar entre diversos
realiza con el fin de cursos de acción futuras
alcanzar unos
objetivos
IMPORTANCIA
✔ Propicia el desarrollo de la empresa.
✔ Reduce los niveles de incertidumbre.
✔ Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias.
✔ Mantiene una mentalidad futurista.
✔ Condiciona a la empresa al ambiente que lo rodea.
✔ Establece un sistema racional para la toma de decisiones.
✔ Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.
✔ Las decisiones se basan en hechos.
✔ Promueve la eficiencia .
✔ Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.
✔ Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan).
✔ Disminuye al mínimo los problemas potenciales y proporciona al
administrador magníficos rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
✔ Permite al ejecutivo evaluar alternativas antes de tomar una decisión.
MITOS DE LA
PLANEACION
La planeación que La planeación La planeación
resulta inexacta es puede eliminar el reduce la
una perdida de cambio FALSO flexibilidad
FALSO
tiempo FALSO
El planear es anticipar con la mayor
aproximación posible a situaciones futuras,
analizando las posibles oportunidades y
amenazas inherentes a estas situaciones, en
conjunto con las fortalezas, debilidades y la
misma filosofía institucional
CUATRO ASPECTOS PRINCIPALES DE LA PLANEACION
El establecimiento de El planteamiento de las
objetivos acciones
La eficiencia en la
El manejo adecuado de los
toma de decisiones
recursos
❑ Funciones generales de la planeación:
EFICACIA
ADAPTATIVAS Para Koontz y
Weihrich, la
Debe ser
eficiencia es "el
adaptable para
EFECTIVIDAD logro de las metas
efectuar ajustes a
La efectividad es lograr con la menor TOMA DE DECISIONES
las nuevas La toma de decisión
hoy el objetivo planteado cantidad de
condiciones del racional es un proceso
de una manera que nos recursos"
medio ambiente sistemático en el se
permita seguir definen los problemas,
obteniendo los mismos evalúan alternativas y
resultados una y otra escogen soluciones
vez” óptimas que proveen
beneficios máximos a
sus organizaciones.
Nos brinda los siguientes beneficios:
❖ La creación de estrategias empresariales.
❖ Reduce la incertidumbre y minimiza los riesgos
❖ Ayuda para tomar las decisiones adecuadas
❖ Te ayuda a visualizar el camino a seguir
❖ Aumenta tu capacidad de reacción ante imprevistos
❖ Ayuda a priorizar tus acciones
❖ Mayor control de tu tiempo
❖ Mayor motivación para el logro de tus objetivos
❑ Características de la planeación:
► Planeación es un proceso permanente y
continúo: No se agota en ningún plan de
acción, si no que se realiza continuamente en
la empresa.
► La planeación esta siempre orientada
hacia el futuro: La planeación es una
relación entre tareas por cumplir y el tiempo
disponible para ello. El aspecto de
temporalidad y de futuro se encuentra
implícito en el concepto de planeación. Dado
que el pasado ya no es y el presente deja de
ser, la planeación debe preocuparse por el
futuro.
► La planeación busca la racionalidad en la toma de
decisiones:
Al establecer esquemas para el futuro, la planeación
funciona como un medio orientador del proceso
decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la
incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.
► La planeación busca seleccionar un curso de acción
entre varias alternativas de caminos potenciales:
Cuando se selecciona un curso de acción que prosigue
en el tiempo, se dejan a un lado todas las alternativas
que fueron rechazadas por algún motivo o razón, su
elección debe estar siempre en función de las
consecuencias futuras y de las posibilidades de
ejecución y realización.
► La planeación es sistémica: La planeación debe tener en
cuenta el sistema y los subsistemas que lo conforman;
debe abarcar la organización como totalidad (si la
planeación se elaboro en el nivel organizacional) o una
unidad como totalidad (si se elaboro en el nivel de
ejecución). Esto significa que la planeación debe tener en
cuenta la totalidad de la empresa, el órgano o la unidad
para la cual se elaboro, sin omitir las relaciones externas e
internas.
► La planeación es repetitiva: Incluye pasos o fases que se
suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el
proceso administrativo. Dado que la planeación se
proyecta hacia el futuro, debe ser suficientemente flexible
para aceptar ajustes y correcciones, a medida que se vaya
ejecutando.
► La planeación es una técnica cíclica: La planeación se
convierte en realidad a medida que va ejecutándose, la
planeación permite condiciones de evaluación y medición
para establecer nueva planeación con información
perspectivas más seguras y correctas. Así mismo, reduce
la incertidumbre y aumenta la información.
► La planeación es una función administrativa que
interactúa con las demás: esta estrechamente ligada a las
demás funciones, organización, dirección y control , sobre las
que influye y de las que recibe influencia en todo momento y
en todos los niveles de la organización.
► La planeación es una técnica de coordinación e
integración: permite la coordinación e integración de varias
actividades para conseguir los objetivos previos. Dado que la
eficacia se haya ligado al logro de los objetivos deseados, es
necesario integrar, sincronizar y coordinar las diversas
actividades de los distintos órganos o unidades para conseguir
los objetivos finales.
► La planeación es una técnica de cambio e innovación:
constituye una de las mejores maneras deliberadas de
introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos
y seleccionados con anticipación y debidamente programados
para el futuro.
Ventajas ❑ Ayuda a los
administradores a estar ❑ Los administradores no
cuentan información
orientados hacia el futuro.
completa de la
❑ Ayuda a los
Desventajas
organización, lo que
administradores en sus conlleva a una
esfuerzos por coordinar planeación inadecuada.
sus decisiones. ❑ El contexto cambiante,
❑ Pone énfasis a los objetivos ello implica a que los
organizacionales. planes sean flexibles
ante los ajustes.
❑ El tiempo como factor
determinante.
El Tiempo y La Planeación
► El tiempo es un integrante
esencial de un plan.
Determinar lo que debe
hacerse implica decidir cuándo
y dentro de qué límites de
tiempo deben efectuarse las
actividades. El curso completo
de acción puede determinarse
por la necesidad de llevar a
cabo un trabajo en un plazo
definido.
❑ PLANEACIÓN A CORTO, MEDIANO Y
LARGO PLAZO
• La clase de negocio.
• Importancia de la organización.
Para determinar • La clase de industria dentro de la cual se encuentra la organización.
la planeación es • El capital de la organización.
necesario tener
en cuenta los
• Sistema económico, político, social.
siguientes
factores:
• La planeación a corto plazo generalmente es de un año.
En • La planeación a mediano plazo es de uno a tres años.
• La planeación a largo plazo es de más de tres años.
términos
generales:
La planeación efectiva a largo plazo no es
El plan debe ser desarrollado hasta el detalle
un trabajo fácil. El desafío está en lograr
mínimo, para que sirva como patrón
una relación factible entre el producto y el
de muestra en la toma de decisiones en
plan de mercadeo, y en expresarlo en
todas las áreas directivas, y por ultimo
términos económicos. La compañía debe
deben tomarse medidas para permitir
definir sus metas y sus objetivos básicos,
revisiones periódicas del plan y ponerlo al
debe existir un análisis detallado de los
día según la situación de la empresa frente a
puntos fuertes y las debilidades de la
cambios y fluctuaciones económicas.
empresa, debe existir.
❑ Principios de la
Planeación
► Los principios en la planeación
son muy importantes para poder
aplicar cada uno de los elementos
que la forman. Un principio es
una proposición que se formula
para que sirva de guía a la
acción.
PRINCIPIO DE LA EL PRINCIPIO DE COMPROMISO:
UNIVERSALIDAD: La planeación La planeación debe comprender un
PRINCIPIO DE RACIONALIDAD:
debe comprender suficiente cantidad periodo en el futuro, necesario para
Fundamentación lógica, objetivos que
de factores como tiempo, personal, prevenir, mediante una serie de
puedan lograrse y también los recursos
materia, presupuesto etc. de tal acciones, el cumplimiento de los
necesarios para lograrlos.
manera que al desarrollar el plan sea compromisos involucrados en una
suficiente. decisión.
PRINCIPIO DE LA PREVISIÓN: PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD:
Cuando un plan se basa en estudios y Los planes deben caracterizarse por ser
experiencias anteriores. flexibles y no ser estructuras rígidas.
PRINCIPIO DE PRECISIÓN: Los planes
PRINCIPIO DE CONTINUIDAD: Los deben ser precisos, carentes de PRINCIPIO DE UNIDAD: Los
planes deben formularse teniendo en afirmaciones vagas, inconclusas, pues componentes de un plan deben ser
cuenta el anterior, de manera que se eviten debe tenerse en cuenta que van a regir independientes entre ellos encaminados a
recesos por alteraciones en el plan. acciones especificas, concretas y un mismo fin.
definidas.
PRINCIPIO DE FACTOR PRINCIPIO DE INHERENCIA: La
LIMITANTE: En la planeación se hace programación es necesaria en cualquier
necesario que los administradores sean lo organización humana y es propia de la
suficientemente habilitados para detectar administración. Planificar conduce a la
los factores que puedan llegar a limitar o a eficiencia y otorga la posibilidad de
frenar el alcance de los objetivos ofrecer respuestas oportunas a los cambios
perseguidos por la empresa. sociales.
❑ Proceso de Planeación (Tipos de Planes):
Una vez definida la planeación, necesitamos
conocer el "que" de las actividades, es decir:
"que se va hacer”,
"como se va hacer",
"en dónde se va a hacer”,
"cuando se va a hacer".
¿Cuáles son los tipos de planes?
Propósito o misiones
Presupuestos Objetivos
TIPOS DE
Programas Estrategias
PLANES
Reglas Políticas
Procedimientos
PROPOSITOS O MISIONES
Cada tipo de operación organizada tiene propósitos o misiones.
Los propósitos son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter.
Son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persiguen en forma permanente o
semipermanente un grupo social.
yo propósito C.P.C. empresa propósito mejor
Los propósitos proporcionan las pautas para el diseño de un plan estratégico.
OBJETIVOS O METAS
Son los fines o metas hacia los cuales se dirige una actividad, Presentan no solo el punto final de la planeación sino
también el fin hacia cual se dirige la organización.
Un objetivo administrativo es la meta que se persigue que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los
esfuerzos de planeación de un gerente, Los objetivos incluyen cuatro conceptos:
1. META 2. AMBITO
3. CARÁCTER
4. DIRECCION
DEFINITIVO
❑ Desde el punto de vista del gerente la mira que va a perseguirse debe de ser identificada en términos claros y
precisos, no habrá de confundir una meta con el área general de actividades.
En todo tipo de organización hay muchos objetivos.
Las mas comunes son:
Proporcionar
buenos Estar adelante en Aumentar las
productos y la competencia
crecer
utilidades
servicios
Ser un Proporcionar
Desarrollar el ciudadano Mantener bienestar y
comercio empresarial desarrollo a los
operaciones
internacional socialmente empleados
responsable
Proporcionar bienes y servicios
1. Los objetivos primarios para el mercado realizando
una utilidad.
Identifican las miras para aumentar la
2. Los objetivos secundarios eficiencia y la economía en el Desempeño.
su contribución es indirecto por que apoyan
Clasificación las metas dirigidas por los objetivos primarios.
de los objetivos Como lo dice el nombre son objetivos
personales sobre una base diaria, semanal
3. Los objetivos individuales
Mensual o anual. Dependiendo del punto
de vista que se tome.
Se refiere a las metas de una organización
para con la sociedad, se incluyen el
4. Los objetivos sociales
compromiso de dar apoyo.
ESTRATEGIAS
Definición:
Programas generales de acción y despliegue de recursos para obtener objetivos
comunes.
El programa de objetivos de una organización, puede cambiar los recursos
usados para lograr unos mejores resultados
Por lo tanto el propósito de las estrategias es determinar y transmitir
A través de un sistema de objetivos y políticas básicos, una imagen acerca de
que tipo de resultado se quiere obtener o se desea proyectar.
POLITICAS
Las políticas son también planes en el sentido de que constituyen declaraciones o
entendimientos generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de
decisiones.
Las políticas definen una área dentro de la cual debe de tomarse una decisión y
asegurarse de que la decisión sea congruente con un objetivo y contribuya a su
cumplimiento.
Las políticas ayudan a decidir cuestiones antes de que se conviertan en problemas .
PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos son planes que establecen un método obligatorio
para manejar actividades futuras, son guías para la acción y son
secuencias cronológicas de acciones requeridas por las empresa.
Los procedimientos se encuentran en cualquier parte de una
organización.
Los procedimientos tienen una jerarquía, en una empresa típica es
posible encontrar un manual denominado:
Practica estándar de corporación: que describe procedimientos para la
corporación en su totalidad.
Estándar de división: son conjuntos especiales para un departamento,
una sucursal, una sección o una unidad.
REGLAS
Las reglas describen la acción o no acción requerida o especifica,
el cual no permite la discreción.
Las reglas se diferencian de los procedimientos ya que guían la
acción sin especificar una secuencia temporal, un procedimiento
se podría considerar como una serie de reglas. Sin embargo puede
ser que una regla sea parte o no de un procedimiento.
Las reglas se diferencian de las políticas, el propósito de las
políticas es guiar en la toma de decisiones, aunque las reglas
también sirven de guías, no permiten discreción en su aplicación.
Las reglas y los procedimientos por su misma naturaleza están diseñadas para reprimir el pensamiento
debemos usarlo solo cuando no queramos que los empleados de una organización apliquen su criterio
personal.
PROGRAMAS
Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos,
reglas, asignaciones de tarea, pasos a seguir, recursos a emplear y otros
elementos necesarios para llevar acabo un curso de acción;
normalmente cuentan con el apoyo del presupuesto.
PRESUPUESTOS
Un presupuesto es un estado de resultados esperados, expresados en términos
numéricos. Al presupuesto de operación financiera se le denomina a veces plan
de utilidades pueden expresarse en términos financieros o en términos de horas
hombre, unidades de producto, horas–maquina o cualquier otro termino
numéricamente mensurable. Puede referirse a operaciones, como el
presupuesto de gastos de capital; o mostrar flujos de efectivo.
Los presupuestos son medios de control, el presupuesto es el instrumento
fundamental de planeación en muchas compañías.
Un presupuesto obliga a una compañía a hacer con anticipación (ya sea para
una semana o cinco años) una compilación numérica del flujo de efectivo
esperado.
El presupuesto es necesario para el control, pero no pueda servir como estándar sensible de control a
no ser un reflejo de los planes.
❑ Elementos Comunes a Todo Tipo de Plan
Se refiere al estudio de la realidad del
entorno en donde se va a desarrollar la
acción que se planea, la cual hace uso de la
situación actual y pasada para pronosticar el
horizonte de planeación elegida y evalúa su
impacto en relación con los resultados:
1. Diagnóstico:
Conduce a especificar las variables
implícitas en la situación y sus relaciones,
empleando técnicas de pronóstico.
Actividad intelectual analítica, donde son de gran
importancia la experiencia y el conocimiento del área a
tratar y de igual manera de la que se va encargar.
2. Objetivo:
Un objetivo es la creación de una característica futura
propósito a alcanzar.
Es una de las instancias fundamentales en un proceso de
planificación
3. Actividades:
Parte del plan la constituye las
acciones que se van a desarrollar
para alcanzar los objetivos
planteados.
4. Recursos:
Los recursos necesarios se fijan cuando se señalen
las actividades para ser desarrolladas que se deben
llevar a cabo.
Generalmente los recursos se clasifican en
humanos, técnicos, físicos y de información.
Se establece el tiempo de
5. Calendario: realización para cada
actividad, teniendo los
recursos, colocando la fecha
de inicio y terminación.
Luego se integran las
actividades en un cronograma
utilizando diversos métodos.
❑Principios del Proceso de Planeación:
FACTOR LIMITANTE: Al escoger una alternativa, cuanto mayor sea la capacidad del
individuo para conocer y resolver los factores que limitan o que son esenciales para la
realización de la meta prevista, más clara y acertada será su selección de alternativas.
PRINCIPIO DE COMPROMISO: La planeación lógica abarca un periodo del futuro
necesario para prever, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos
propios en una decisión.
PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD: Cuanto mayor sea la flexibilidad involucrada en los
planes, menor es el peligro de perdidas incurridas por concepto de hechos inesperados, más el
costo de la flexibilidad debe pasarse contra sus ventajas
PRINCIPIO DE CAMBIO DE NAVEGACIÓN: Cuanto mayor se extienda el futuro y los
compromisos propios en las decisiones de planeación, mayor será la importancia de que el
administrador revise periódicamente los hechos y perspectivas y que trace los planes
nuevamente según sea necesario para mantener el rumbo hacia una meta prevista.
❑ Pasos del proceso de planeación
FORMALIZACIÓN DE OBJETIVOS
ORGANIZACIONALES: Para que empiece la
planeación es indispensable que los objetivos
estén planteados claramente, puesto que la
planeación se centra en la forma en que el sistema
administrativo puede alcanzar esos objetivos.
1. Listado de diferentes alternativas para alcanzar los
objetivos
Los administradores deben hacer la lista de todas las
alternativas que estén disponibles para alcanzar esos
objetivos.
2. Elección de la mejor alternativa para el logro de
los objetivos
Los administradores van a determinar cual es la mejor
alternativa para alcanzar el logro de los objetivos
organizacionales.
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3. Desarrollo de planes para consecución de la alternativa
elegida
El administrador empieza ha desarrollar sus planes
formulando los planes estratégicos (largo plazo) y los
planes tácticos (corto plazo).
4. Puesta en marcha de los planes
Estos planes una vez puestos en marcha deben
proporcionar a la organización instrucciones para las
actividades a corto y largo plazo.
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PROPOSITOS DE
LA PLANEACIÓN
Propósitos
1.Contribuir al alcance de los objetivos
2.Determinar lo que debe hacerse en el
presente para tener una situación satisfactoria
en el futuro
57
3.Minimizar el riesgo
○ Reduce la incertidumbre en torno a los negocios y clarifica
las consecuencias de los actos administrativos
4.Garantizar el desarrollo de la organización
○ La planeación no solo asegura el éxito en corto
plazo sino que además asegura el permanente
crecimiento de la gestión
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❑ Tipología de la Planeación:
1. Estratégica:
2. Táctica o Funcional:
3. Operativa:
¿Cuáles son las partes del proceso de planeación?
Pasos de la
Planeación
1.Conciencia de La percepción de oportunidades en el ambiente externo, así como
oportunidades dentro de la organización es el verdadero punto de partida de la
planeación.
Los objetivos especifican los resultados que se esperan e indican
2.Establecimiento de el punto final de lo que debe hacerse, dónde debe colocarse el
interés primario y qué es lo que debe lograrse por la red
objetivos
de estratégias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y
programas.
Las premisas son suposiciones acerca del ambiente en donde en
plan debe de desarrollarse.
3.Considercion o Los pronósticos son importantes en el establecimiento de
desarrollo de premisas premisas; ¿Qué tipo de mercado habrá?¿Qué volumen de ventas?
¿Qué precios?¿Qué productos?
4.Determinacion de Consiste en buscar y examinar cursos de acción de alternativa,
cursos alternativos de especialmente los más evidentes. El problema se presenta con
acción mayor regularidad no en es escoger alternativas, sino reducir el
número para así analizar las más prometedoras
5.Evaluacion de cursos Después de buscar los cursos alternativos y examinar sus
fortalezas y debilidades, el siguiente paso es evaluarlos mediante
alternativos de acción
una comparación entre estos y las metas antes fijadas.
Este es el punto en el cual se adopta un plan , el punto real de
6.Seleccion de un curso la toma de decisiones. De manera ocasional un análisis y una
de acción evaluación de cursos alternativos, ya que el administrador debe
decidir si seguir varios cursos en lugar del mejor.
7.Formacion de planes Los planes derivados son siempre requeridos para apoyar el plan
derivados básico.
En este paso se le da significado a la toma de decisiones y al
establecimiento del plan, mediante una expresión numérica
8.Expresion numérica de convirtiéndolos en presupuestos.
los planes a través del Los presupuestos globales de una empresa son la suma total
presupuesto de los ingresos y los gastos, con las utilidades, presupuestos
de las principales partidas del balance general (efectivo y
gastos de capital)