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Ordenes de Compra R-C-OC-02

El documento describe el procedimiento para generar, solicitar, cotizar y facturar órdenes de compra. Se especifica que las órdenes de compra pueden ser generadas por ventas o producción y deben tener cotización previa, con autorización necesaria para órdenes sobre $100,000. Además, se detallan los pasos de creación de solicitud, solicitud, cotización, autorización y compra.

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Ordenes de Compra R-C-OC-02

El documento describe el procedimiento para generar, solicitar, cotizar y facturar órdenes de compra. Se especifica que las órdenes de compra pueden ser generadas por ventas o producción y deben tener cotización previa, con autorización necesaria para órdenes sobre $100,000. Además, se detallan los pasos de creación de solicitud, solicitud, cotización, autorización y compra.

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R-C-OC-

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02

1. OBJETIVO
Determinar el procedimiento correspondiente a la generación, solicitud, cotización y
facturación de las órdenes de compra.

2. ALCANCE

Este instructivo aplica las actividades de compra de materia prima nueva

3. RESPONSABLE
Ventas, Analista de producción

4. DEFINICIONES
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
6. CONSIDERACIONES GENERALES.

 Las órdenes de compra podrán ser generadas tanto por ventas como por
producción
 Las solicitudes por parte de producción deben ser generadas por el Analista de
producción.
 Toda orden de compra cotizada por un valor superior a $100,000 debe tener previa
autorización antes de convertirse en factura de compra.
 La solicitud de cotización debe ser realizada por la vendedora luego de que se
realice la orden de compra y se realice la solicitud.
 El tope de facturas de compra sin autorización es de $100,000
 Se debe indicar el pazo de pago de cada factura de compra indicada por el
proveedor.
 El valor de las ordenes de compra total debe coincidir con las facturas del
proveedor.
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 Los plazos de pagos, términos y condiciones deben ser especificadas por la


vendedora.
 Se debe asociar la bodega correcta a los productos en la orden de compra por
parte del analista de produccion.

6. DESCRIPCION

6.1 ORDENES DE COMPRA


 Creación de solicitud:
Se debe realizar a través de la ERP actual de la empresa, actualmente contamos con el
software ALEGRA en la nube, nos dirigimos a la pestaña gastos y posteriormente a la
pestaña ordenes de compra, en este punto generamos una nueva orden de compra con
los ítems solicitados para el proceso de producción o ventas.

 Solicitud:
Luego de generada la orden de compra, la persona a cargo debe realizar la notificación a
la vendedora para proceder con la cotización.

 Cotización:
Toda orden de compra debe tener previa cotización, si la orden de compra pertenece a
productos anteriormente comprados el precio asociado al item creado debe coincidir con el
del proveedor por lo que no requeriría previa cotización, sin embargo, los precios se deben
comparar con la factura del proveedor luego de estar generada.
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 Autorización:
Si la orden de compra excede los $ 100,000 COP se debe solicitar autorización, la cual se
vera reflejada en los comentarios de la ERP.

 Compra:
La compra se realiza posterior a la autorización por parte de la asesora de ventas.

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