Proceso administrativo
Asignatura: Administración general
Nombre: Bairon Riffo Rebolledo
Martin Villagrán Jara
Patricio Espinoza Molina
Carrera: Técnico universitario en automatización industrial
Fecha: 08 de mayo, 2024
i
CONTENIDO
Objetivos generales ................................................................................................ iii
Objetivos específicos .............................................................................................. iii
Introducción ............................................................................................................ iv
Etapas del proceso administrativo .......................................................................... 1
Etapas del proceso administrativo y sus principios ................................................. 2
Carta Gantt ............................................................................................................. 4
Organigrama ........................................................................................................... 5
Motivación ............................................................................................................... 6
Ejemplo de la Teoría de la Jerarquía de Necesidades de Maslow .......................... 6
Liderazgo ................................................................................................................ 8
Tipos de control ...................................................................................................... 9
Ejemplo de los tipos de control aplicados ............................................................. 10
Resumen .............................................................................................................. 11
Conclusión ............................................................................................................ 12
Bibliografía ............................................................................................................ 13
Linkografía ............................................................................................................ 13
ii
Objetivos generales
Examinar de forma completa el proceso de gestión en el entorno empresarial actual,
abordando sus diversas etapas.
Conocer la implementación práctica de teorías motivacionales, las variadas
modalidades de liderazgo y la relevancia de los mecanismos de control, con el propósito de
ofrecer un conocimiento exhaustivo y recomendaciones útiles para optimizar la dirección y
el rendimiento de las organizaciones.
Visualizar y comprender de manera explícita la incorporación de las diferentes
herramientas que pueden ser utilizadas en un proceso administrativo para llevar al éxito a
la organización o empresa.
Objetivos específicos
Para lograr una comprensión completa y dominar de manera correcta los diferentes
tópicos de este documento, se deben dominar los siguientes ítems:
• Las 4 etapas del proceso administrativo
Planificación – Organización - Dirección – Control
• Entender parte de la psicología humana para lograr la máxima capacidad del
grupo de trabajo.
• Entender las cualidades de un líder y el como controlar los resultados de la
organización.
iii
Introducción
En el complejo mundo empresarial, la eficaz gestión de una organización se Instaura
como un componente esencial para garantizar su éxito a largo plazo. Dentro de este
contexto, el proceso administrativo se presenta como un conjunto articulado de etapas que
dirigen tanto la estrategia y el camino que la empresa va a seguir para llegar al éxito. Desde
la definición de objetivos y estrategias hasta el seguimiento y la evaluación de resultados,
este proceso suma una serie de fases que permiten coordinar y mejorar el funcionamiento
de todos los aspectos de la organización.
Este documento se enfoca en un análisis detallado del proceso administrativo y su
aplicación práctica en el entorno empresarial. Se exploran minuciosamente cada una de
sus etapas, desde la planificación inicial hasta el control y ajuste continuo, identificando las
prácticas más efectivas y las estrategias óptimas para una gestión eficiente, entregando
herramientas claras y ejemplos de uso para comprobar la mejora de resultados al ser
aplicados. Además, se profundiza en la comprensión de teorías motivacionales, que ofrecen
perspectivas valiosas sobre las necesidades humanas y su impacto en la productividad de
la organización. También se examinan los diversos estilos de liderazgo y su influencia en
la dinámica en los grupos de trabajo, así como la importancia de implementar sistemas de
control adecuados para supervisar el desempeño y garantizar la alineación con los objetivos
estratégicos.
Al explorar estos tópicos fundamentales, no solo se logra una comprensión más
completa del proceso administrativo, sino que también se obtienen conocimientos valiosos
para mejorar la toma de decisiones, fortalecer la cultura organizacional y estimular el
crecimiento y desarrollo empresarial en un entorno competitivo y cambiante como lo es el
mundo hoy en día.
“Una empresa es tan buen como la gente que trabaja en ella.” (Mary Kay Ash)
iv
Etapas del proceso administrativo
El proceso administrativo es un conjunto de actividades interrelacionadas que se
llevan a cabo en cualquier organización para lograr objetivos específicos de manera
eficiente y eficaz. Este proceso se divide en varias etapas que están interconectadas y se
retroalimentan entre sí para garantizar un funcionamiento óptimo de la organización.
En la etapa de Planificación, se establecen los objetivos de la organización y se
delinean las acciones requeridas para alcanzarlos. Se determinan los recursos necesarios,
su asignación y se elaboran planes detallados que servirán de guía para las actividades
futuras.
Durante la fase de Organización, se asignan roles y responsabilidades, se
estructuran las jerarquías y se diseñan los procedimientos esenciales. Los recursos son
distribuidos de manera eficiente para llevar a cabo los planes establecidos en la etapa de
planificación.
En la etapa de Dirección, se lidera y motiva al personal para que desempeñe sus
funciones en pos de los objetivos organizacionales. Se comunica claramente las
expectativas, se abordan los conflictos, se toman decisiones estratégicas y se supervisan
las actividades para asegurar su alineación con los planes establecidos.
Finalmente, en la etapa de Control, se monitorean y evalúan las actividades y
resultados obtenidos, comparándolos con los estándares previamente establecidos. Se
detectan desviaciones, se implementan medidas correctivas cuando es necesario y se
realizan ajustes para asegurar que la organización continúe en la trayectoria correcta hacia
el logro de sus metas.
Control Planificacion
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Dirección Organización
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Etapas del proceso administrativo y sus principios
Los principios de la administración son conceptos esenciales y ampliamente
aplicables que proporcionan directrices éticas y prácticas para la toma de decisiones y la
gestión eficaz en cualquier ámbito organizativo.
En la etapa de la planeación destacan los siguientes principios:
• Factibilidad: Los planes deben ser prácticos y alcanzables, considerando los
recursos disponibles y las restricciones existentes. Es crucial evaluar
minuciosamente la capacidad de la organización para implementar los planes de
manera eficiente.
• Flexibilidad: Cuando se crea un plan, es recomendable incorporar márgenes
flexibles que permitan abordar imprevistos y ofrecer alternativas adaptables a las
circunstancias.
• Unidad: Cada plan particular dentro de la empresa debe alinearse con un plan
general y contribuir al cumplimiento de los propósitos y metas globales. Esto
garantiza coherencia en el enfoque y armonía en la relación y equilibrio entre ellos.
En la etapa de la organización destacan los siguientes principios:
• Especialización: Es preferible que cada individuo se enfoque en una sola tarea
siempre que sea posible. Cuanto más específica sea su labor y más limitado sea su
ámbito de acción, mayor será su eficiencia y habilidad en su desempeño.
• Jerarquía: Es esencial crear centros de autoridad desde los cuales se pueda
comunicar eficazmente para alcanzar los objetivos establecidos. Estos centros
deben asegurar que tanto la autoridad como la responsabilidad se transmitan de los
altos cargos directivos hasta los niveles inferiores de la organización.
• Unidad de mando: Cuando se establece un centro de autoridad y toma de
decisiones para cada función, es crucial designar a un líder único para dirigirlo. Los
subordinados deben reportarse exclusivamente a este líder y no a múltiples jefes.
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En la etapa de la dirección destacan los siguientes principios:
• De la jerarquía: Es crucial reconocer y seguir los canales de comunicación
establecidos por la organización formal. Esto garantiza que las órdenes se
transmitan correctamente a través de los niveles jerárquicos adecuados, evitando
conflictos, dilución de responsabilidades, debilitamiento de la autoridad de los
supervisores directos y pérdidas de tiempo.
• De la resolución del conflicto: Es esencial abordar de inmediato cualquier
problema que surja durante la gestión administrativa, tan pronto como se presente.
• Aprovechamiento del conflicto: El conflicto, aunque puede dificultar el logro de
las metas organizacionales, también puede ser una oportunidad. Al obligar al
administrador a buscar soluciones, puede abrir la puerta a nuevas estrategias y
alternativas.
En la etapa de control destacan los siguientes principios:
• Equilibrio: Cuando se delega autoridad, es necesario implementar mecanismos
adecuados para asegurarse de que se está cumpliendo con la responsabilidad
asignada y que la autoridad delegada se está ejerciendo correctamente.
• Oportunidad: Es esencial que el control se realice de manera anticipada, antes
de que ocurran errores, para que sea posible tomar medidas correctivas a tiempo.
• Las desviaciones: Es crucial examinar minuciosamente las razones detrás de las
desviaciones y considerar medidas preventivas para evitar su recurrencia en el
futuro.
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Carta Gantt
La carta Gantt es un recurso gráfico fundamental en la gestión de proyectos,
diseñado para organizar y supervisar las actividades a lo largo del tiempo. Se compone de
un gráfico de barras dispuestas horizontalmente, donde se detallan las tareas del proyecto
en relación con el tiempo, mostrando las fechas de inicio y finalización de cada tarea. Cada
barra representa una actividad específica y su longitud refleja la duración estimada de la
misma.
En una carta Gantt se puede visualizar la siguiente estructura:
• Identificación de actividades: Enumera todas las tareas necesarias para lograr los
objetivos del proyecto.
• Secuencia de actividades: Define el orden en que se deben realizar las tareas y
cualquier relación de dependencia entre ellas.
• Estimación de tiempo: Calcula la duración esperada de cada tarea, utilizando
información histórica, experiencia pasada o consultando a los responsables de las
actividades.
• Asignación de recursos: Asigna los recursos necesarios, como personal, equipos
o materiales, a cada tarea.
• Seguimiento y actualización: A medida que avanza el proyecto, actualiza la carta
Gantt con el progreso real de las tareas. Esto te permitirá identificar cualquier
desviación del plan original y realizar ajustes según sea necesario.
Planificación de proyecto Duración de programa Días no laborales
Remodelación Cocina Avance Duración extra
Fecha Total Fecha Mayo
Actividad Detalles M J V S D L M M J V S D L M M
Inicio días termino 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Nivelación
01/04/2024 1 01/04/2024
radier
Instalación
02/04/2024 3 06/04/2024
Gasfitería
Instalación
07/04/2024 3 09/04/2024
eléctrica
Pintura 10/04/2024 2 13/04/2024
Cerámica 14/04/2024 2 15/04/2024
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Organigrama
Un organigrama es una representación visual altamente estructurada y detallada
que proporciona una visión completa de la disposición organizativa de una empresa o
entidad. En este gráfico, se plasman minuciosamente las relaciones jerárquicas y
funcionales entre los diversos departamentos, unidades, cargos y empleados que
componen la organización. Cada componente se presenta de manera clara y precisa
mediante cajas o rectángulos, los cuales están interconectados mediante líneas que indican
las diferentes relaciones y responsabilidades que existen entre ellos. Asimismo, los
elementos se estructuran de manera jerárquica, de modo que los niveles superiores ocupan
una posición en la parte superior del organigrama, mientras que los niveles inferiores se
disponen debajo de ellos, lo que facilita la comprensión visual de la estructura de autoridad
y la cadena de mando dentro de la organización.
En un organigrama se puede visualizar la siguiente estructura:
• Niveles jerárquicos: Los diferentes niveles de autoridad dentro de la organización,
que pueden incluir, por ejemplo, la alta dirección, los gerentes intermedios y los
empleados de nivel básico.
• Departamentos y unidades: Los diversos departamentos, unidades o áreas
funcionales de la organización, como ventas, marketing, recursos humanos,
finanzas, operaciones, entre otros.
• Cargos y posiciones: Los cargos y posiciones específicos dentro de cada
departamento o unidad, que pueden incluir títulos como director ejecutivo, gerente
de ventas, especialista en recursos humanos, contador, entre otros.
CEO
Director de Director de Director de
ventas finanzas marketing
Agente de Agente de
Contador Diseñador Diseñador
ventas ventas
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Motivación
La motivación dentro del proceso administrativo es una labor importante de la
dirección, implica inspirar y estimular a los empleados para que se comprometan con los
objetivos de la organización. Esto se logra proporcionando incentivos, reconocimiento y un
entorno de trabajo positivo que fomente el crecimiento personal y el logro de metas. Al
comprender las necesidades individuales de los empleados, los líderes pueden adaptar las
estrategias de motivación para garantizar que estén comprometidos y enfocados en el éxito
organizacional. Una fuerza laboral motivada no solo aumenta la productividad, sino que
también mejora la moral y la satisfacción en el trabajo.
La Teoría de la Jerarquía de Necesidades de Maslow plantea que las personas
tienen distintos niveles de necesidades, desde lo más básico hasta lo más elevado, y que
estas necesidades influyen en su motivación y comportamiento. Según esta teoría, las
necesidades básicas como alimentación y seguridad deben satisfacerse primero antes de
que las personas puedan buscar la satisfacción de necesidades más altas, como la
autoestima y la autorrealización.
La jerarquía de esta teoría se debe es la siguiente:
Autorrealización
Maximo potencial
Desarrollo personal
Proceso de crecimiento
Reconocimiento Necesidad
de Estima
Confianza - Respeto -
Exito
Desarrollo afectivo - Aceptación Necesidad
- Intimidad social
Necesidad
Seguridad fisica - Empleo - Familia - de seguridad
salud
Necesidades
fisiológicas
Comer - Descansar - Respirar
Ejemplo de la Teoría de la Jerarquía de Necesidades de Maslow
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Un trabajador que acaba de ser contratado en una empresa. Para satisfacer sus
necesidades fisiológicas más básicas, como la alimentación y el agua, la empresa
proporciona acceso a una cocina bien equipada y un área de descanso con agua potable y
refrigerios saludables. (Necesidades fisiológicas). Una vez que el empleado se siente
satisfecho con sus necesidades fisiológicas, su atención se centra en la seguridad en el
trabajo. La empresa garantiza un entorno de trabajo seguro, con equipos y protocolos de
seguridad adecuados, y ofrece beneficios como un seguro de salud y un plan de jubilación
para proporcionar estabilidad financiera y emocional. (Necesidad de seguridad).
A medida que el empleado se integra en el equipo, busca sentirse parte de la
comunidad laboral. La empresa fomenta un ambiente de trabajo colaborativo y de apoyo,
donde se promueve la camaradería a través de actividades de integración, eventos sociales
y oportunidades para trabajar en equipo. (Necesidad social). Una vez que se satisfacen
las necesidades anteriores, el empleado busca reconocimiento y respeto en su trabajo. La
empresa implementa un sistema de reconocimiento y recompensas, donde se elogian los
logros individuales y se promueve el desarrollo profesional mediante la capacitación y la
promoción interna. (Necesidad de Estima). Finalmente, el empleado aspira a alcanzar su
máximo potencial y encontrar un propósito significativo en su trabajo. La empresa fomenta
el crecimiento personal y profesional al proporcionar oportunidades de desarrollo de
habilidades, asignando proyectos desafiantes y permitiendo la autonomía y la creatividad
en el trabajo. (Autorrealización)
De esta manera se puede entender cómo poner en práctica la teoría de la Jerarquía
de Necesidades de Maslow y como puede ser posible ponerla en practica en los lugares de
trabajo, afectando directamente el nivel y rendimiento de los colaboradores dentro de una
organización.
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Liderazgo
El liderazgo conlleva orientar y motivar a los trabajadores para alcanzar las metas
de la empresa. Los líderes definen la dirección a seguir, fomentan un clima laboral positivo
y aplican diversos enfoques de liderazgo según sea necesario. Su tarea principal consiste
en inspirar, capacitar y potenciar las habilidades del equipo para garantizar el progreso y la
excelencia de la organización.
Algunas de las características mas destacables que un líder posee son las
siguientes:
• La habilidad de inspirar: Los líderes deben ser capaces de inspirar confianza en
su equipo, manteniendo la moral alta incluso en tiempos de adversidad.
• La habilidad de comprender que todos los seres humanos tienen diferentes
fuerzas de motivación, según las ocasiones y las situaciones: Implica valorar y
respetar sus diferencias individuales. Esto significa ajustar el enfoque de liderazgo
y las tácticas de motivación para atender las necesidades únicas de cada uno,
creando así un entorno donde todos se sientan apreciados y estimulados.
• La habilidad de actuar de manera tal que desarrolle un clima que conduzca a
responder a las motivaciones y suscitarlas: Esta habilidad implica crear un
ambiente que motive y comprometa a los individuos. Se trata de comprender las
necesidades y metas de cada miembro del equipo, comunicarse de forma clara,
establecer expectativas precisas y ofrecer respaldo y reconocimiento cuando sea
apropiado. En esencia, se trata de inspirar y promover un entorno donde todos se
sientan impulsados y comprometidos.
• La habilidad de utilizar el poder eficientemente y de manera responsable: Se
trata de usar el poder de forma eficaz sin excederse, garantizando que las
decisiones se tomen con el beneficio de todos en mente y se actúe con honestidad
y moralidad. Consiste en influir de manera equitativa y respetuosa, manteniendo la
integridad y considerando siempre el bienestar de los demás.
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Tipos de control
El control en la gestión empresarial implica evaluar y supervisar la ejecución de los
planes para identificar desviaciones y tomar medidas correctivas según los objetivos de la
empresa. Se trata de garantizar que las actividades se lleven a cabo de manera eficiente y
efectiva, corrigiendo cualquier desviación que pueda surgir para mantener el rumbo hacia
el logro de los objetivos organizacionales, para esto existen tres tipos de controles:
• Control preliminar: El control preliminar se lleva a cabo antes de que comiencen
las operaciones, y abarca la formulación de políticas, procedimientos y reglas
destinados a garantizar que las actividades planificadas se realicen correctamente.
Los esfuerzos de control buscan fomentar la coherencia en la aplicación de políticas
y procedimientos.
• Control concurrente: Implica supervisar y dirigir las actividades mientras se están
llevando a cabo, asegurándose de que todo avance según lo planeado. Es como
estar "en la acción", monitoreando de cerca el progreso y ajustando según sea
necesario para alcanzar los objetivos.
• Control de retroalimentación: Se centra en utilizar la información obtenida de los
resultados pasados para prever y corregir posibles desviaciones futuras del estándar
deseado. En esencia, implica aprender de las experiencias pasadas para mejorar y
evitar errores en el futuro.
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Ejemplo de los tipos de control aplicados
Una empresa de software que está desarrollando una nueva aplicación. El equipo
de gestión revisa las necesidades del mercado y las expectativas de los clientes para definir
claramente los objetivos del proyecto. Se establecen políticas y procedimientos para el
desarrollo de software, que incluyen la selección de tecnologías, los plazos de entrega y los
estándares de calidad. Además, se asignan roles y responsabilidades a los miembros del
equipo. (Control preliminar). Durante el desarrollo de la aplicación, se realizan reuniones
diarias de seguimiento para revisar el progreso del proyecto. El equipo de desarrollo utiliza
herramientas de gestión de proyectos para monitorear el avance de las tareas y resolver
cualquier problema que surja de manera inmediata. Se llevan a cabo pruebas de software
continuas para detectar errores y asegurar que la aplicación cumpla con los requisitos
establecidos. (Control concurrente).
Una vez que la aplicación está lista para su lanzamiento, se realiza una fase de
pruebas beta con un grupo de usuarios seleccionados. Se recopilan comentarios y
sugerencias de los usuarios sobre la usabilidad, el rendimiento y las características de la
aplicación. Esta retroalimentación se utiliza para realizar mejoras finales antes del
lanzamiento oficial. Además, después del lanzamiento, se monitorean las métricas de uso
y se recopilan comentarios continuos de los usuarios para realizar actualizaciones y
mejoras periódicas (Control de retroalimentación)
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Resumen
El proceso administrativo es un conjunto de etapas secuenciales relacionadas que
se aplican en la gestión de una organización con el propósito de alcanzar sus metas de
manera eficaz y eficiente. Estas etapas, que conforman un ciclo continuo de gestión,
abarcan desde la formulación de objetivos y estrategias hasta la supervisión y evaluación
de resultados, en la primera etapa, la planificación, es el punto de partida donde se definen
los objetivos organizacionales y se diseñan los cursos de acción necesarios para
alcanzarlos. Aquí se analizan las condiciones internas y externas, se identifican los recursos
disponibles y se elaboran medidas detalladas que sirven de guía para las actividades
futuras, en la segunda etapa, la organización, implica la asignación de responsabilidades,
la creación de estructuras organizativas y la definición de procesos y procedimientos
necesarios para la ejecución de los planes establecidos en la etapa de planificación. Se
busca establecer un marco organizativo que permita una distribución eficiente de recursos
y una coordinación adecuada entre los diferentes departamentos y áreas de la
organización, en la tercera etapa, la dirección, es el momento en el que se ejerce el
liderazgo para guiar y motivar a los miembros de la organización hacia el logro de los
objetivos establecidos. Aquí se comunican las expectativas, se resuelven conflictos, se
toman decisiones y se supervisan las actividades para asegurar que se desarrollen de
acuerdo con lo planificado. Para finalizar con la fase de control, es el proceso mediante el
cual se evalúan y supervisan las actividades y los resultados obtenidos en relación con los
estándares establecidos durante la planificación. Se identifican desviaciones, se toman
medidas correctivas si es necesario y se realizan ajustes para garantizar que la
organización siga en el camino correcto hacia el logro de sus metas.
Este enfoque cíclico del proceso administrativo permite a las organizaciones
adaptarse a los cambios del entorno, corregir errores y mejorar continuamente su
desempeño para alcanzar el éxito a largo plazo. También el tener el conocimiento de ciertas
herramientas de organización de actividades, formas motivacionales y tipos de control
potencian los resultados finales de la organización.
11 | P á g i n a
Conclusión
El estudio del proceso administrativo junto con la revisión de teorías como la
de Maslow, aspectos del liderazgo y los distintos tipos de control, entrega una visión
completa sobre la gestión organizacional. A través de la comprensión de estas
herramientas, se puede apreciar la complejidad y la importancia de la administración
en el logro de los objetivos empresariales.
Al analizar la teoría de Maslow, se comprende la importancia de satisfacer
las necesidades humanas para motivar a los empleados y mejorar su desempeño.
Esto destaca la relevancia de las características humanas en la administración y la
necesidad de adoptar enfoques de liderazgo que reconozcan y fomenten el
desarrollo personal y profesional de los colaboradores, para lograr potenciar la
organización y obtener mejores resultados.
A su vez el liderazgo es crucial para inspirar y guiar a los equipos hacia el
éxito. La habilidad para adaptarse a diferentes situaciones, comprender las
necesidades individuales y crear un ambiente de trabajo positivo, estas son
características de un líder eficaz. Además, la aplicación de diversos tipos de control
proporciona una estructura para monitorear y evaluar el desempeño organizacional,
identificando desviaciones y tomando medidas correctivas cuando sea necesario.
Este enfoque sistemático y proactivo asegura que la organización se mantenga en
el camino correcto hacia el logro de las metas personales de los colaboradores y
las metas de la organización previamente establecidas.
El estudio del proceso administrativo en conjunto con la comprensión de
teorías motivacionales, aspectos del liderazgo y tipos de control, proporciona las
herramientas y los conocimientos necesarios para gestionar de manera eficaz una
organización en un entorno dinámico y competitivo. La aplicación adecuada de
estos conceptos colabora a mejorar el rendimiento organizacional y a alcanzar el
éxito a largo plazo.
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Bibliografía
• Córdova (2012). Proceso administrativo. Red tercer milenio S.C.
• Cano (2017). La administración y el proceso administrativo. Universidad de
Bogotá Jorge Tadeo Lozano
Linkografía
• Cruz & Jiménez (2021). Etapas del proceso administrativo: planeación,
organización, dirección y control. Obtenido de https://www.gestiopolis.com/etapas-
del-proceso-administrativo/#google_vignette.
• López (2024).Proceso administrativo: Qué es, características y ejemplos. Obtenido
de https://economipedia.com/definiciones/proceso-administrativo.html.
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